Spesenbetrug: Kündigung, Rückzahlung und Strafverfahren

Spesenbetrug liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer vorsätzlich Auslagen geltend macht, die nicht geschäftlich veranlasst sind oder in der eingereichten Höhe nicht angefallen sind. Entscheidend ist die Absicht: Wer versehentlich einen privaten Restaurantbeleg einreicht und den Fehler nach Hinweis sofort korrigiert, begeht keinen Betrug. Wer hingegen bewusst private Kosten als Geschäftsausgaben deklariert, überschreitet die Grenze zum strafbaren Verhalten – unabhängig vom Betrag.

• Private Ausgaben als Spesen deklarieren: Ein privates Abendessen wird als Geschäftsessen mit Kundenangabe eingereicht. Selbst bei kleinen Beträgen liegt Vorsatz vor, wenn die Privatnatur der Ausgabe bekannt war.
• Doppelte Einreichung: Derselbe Beleg wird zweimal eingereicht – etwa einmal als Scan und einmal als Original. Dies geschieht häufig bei Mitarbeitenden, die parallel Kreditkartenabrechnung und Einzelbelege einreichen.
• Überhöhte Beträge: Der tatsächliche Betrag wird auf dem Abrechnungsformular höher angegeben als auf dem Beleg ausgewiesen. Beispiel: Ein Taxi kostete CHF 45.–, abgerechnet werden CHF 65.–.
• Fiktive Belege: Es wird eine Ausgabe abgerechnet, die nie stattgefunden hat – etwa ein erfundenes Kundenessen oder eine nicht angetretene Reise.
• Belege fälschen: Quittungen werden nachträglich verändert, etwa durch Manipulation des Betrags oder des Datums. Dies erfüllt zusätzlich den Tatbestand der Urkundenfälschung nach Art. 251 StGB.

Spesenbetrug zerstört das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer grundlegend. Das Bundesgericht hat in mehreren Entscheiden bestätigt, dass selbst bei langjährigen Anstellungsverhältnissen und geringen Beträgen eine fristlose Kündigung nach Art. 337 OR gerechtfertigt sein kann. Eine vorgängige Abmahnung ist bei Spesenbetrug in der Regel nicht erforderlich, da die Vertrauensbasis unwiderruflich beschädigt ist.

• Fristlose Kündigung (Art. 337 OR): Der Arbeitgeber kann das Arbeitsverhältnis sofort und ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist auflösen. Der Arbeitnehmer verliert den Lohnanspruch ab dem Tag der Kündigung. Ein Anspruch auf eine Abfindung entfällt.
• Rückzahlungspflicht: Sämtliche zu Unrecht bezogenen Spesenbeträge müssen vollständig zurückgezahlt werden. Der Arbeitgeber kann die Rückforderung mit noch ausstehenden Lohnguthaben verrechnen, soweit die Verrechnung gesetzlich zulässig ist.
• Schadenersatzpflicht: Über die Rückzahlung hinaus kann der Arbeitgeber Schadenersatz fordern – etwa für den internen Aufwand der Untersuchung oder für entgangene Erträge, wenn der Betrug Geschäftsbeziehungen beschädigt hat.
• Eintrag im Arbeitszeugnis: Der Arbeitgeber darf den Grund der fristlosen Kündigung im Arbeitszeugnis nicht explizit nennen, muss aber wahrheitsgemäss formulieren. Die Formulierung lässt für künftige Arbeitgeber Rückschlüsse zu.

Wird der Spesenbetrug erst nach einer ordentlichen Kündigung oder nach Austritt des Mitarbeitenden entdeckt, bleibt die Rückforderung bestehen. Der Arbeitgeber kann den zu Unrecht bezogenen Betrag zivilrechtlich einklagen. Die Verjährungsfrist für solche Forderungen beträgt nach Art. 127 OR zehn Jahre. Auch eine nachträgliche Strafanzeige ist möglich.

Neben den arbeitsrechtlichen Folgen kann Spesenbetrug mehrere Straftatbestände erfüllen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, Strafanzeige zu erstatten, tut dies in der Praxis aber häufig – insbesondere bei höheren Beträgen oder systematischem Vorgehen. Die Strafverfolgung erfolgt durch die zuständige Staatsanwaltschaft.

In der Praxis werden die Tatbestände häufig kombiniert: Wer einen Beleg fälscht und damit eine Auszahlung erwirkt, kann gleichzeitig wegen Urkundenfälschung und Betrug verfolgt werden. Bei einem Schuldspruch droht neben der Strafe ein Eintrag im Strafregister, der bei Bewerbungen und Sicherheitsüberprüfungen sichtbar wird. Auch bei bedingten Strafen (Bewährung) bleibt der Eintrag mehrere Jahre bestehen.

Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter reicht über 18 Monate hinweg gefälschte Taxiquittungen im Gesamtwert von CHF 4'800.– ein. Der Arbeitgeber entdeckt die Manipulation bei einer Stichprobe, kündigt fristlos und erstattet Strafanzeige. Das Verfahren führt zu einer bedingten Geldstrafe wegen Betrugs und Urkundenfälschung sowie zur vollständigen Rückzahlungspflicht.

Die wirksamste Massnahme gegen Spesenbetrug ist ein Kontrollsystem, das Manipulation frühzeitig erkennt und potenzielle Täter abschreckt. Ein genehmigtes Spesenreglement bildet die Grundlage: Es definiert, welche Ausgaben erstattungsfähig sind, welche Belege erforderlich sind und welche Konsequenzen bei Verstössen drohen. Die SSK-Musterreglemente (Stand Januar 2026) geben den inhaltlichen Rahmen vor.

• Vier-Augen-Prinzip: Jede Spesenabrechnung wird von einer zweiten Person geprüft und freigegeben. Idealerweise prüft der direkte Vorgesetzte die inhaltliche Plausibilität, während die Buchhaltung die formale Korrektheit kontrolliert.
• Dublettenprüfung: Automatisierte Systeme erkennen doppelt eingereichte Belege anhand von Betrag, Datum und Lieferant. Dies verhindert die häufigste Form des Spesenbetrugs – die mehrfache Einreichung desselben Belegs.
• Regelmässige Plausibilitätsprüfungen: Stichprobenartige Kontrollen vergleichen eingereichte Spesen mit Kalendereinträgen, Reisebuchungen und Projektplänen. Auffällige Muster – etwa konstant hohe Taxispesen ohne erkennbaren Anlass – werden gezielt überprüft.
• Klare Kommunikation der Konsequenzen: Das Spesenreglement benennt explizit, dass Spesenbetrug zur fristlosen Kündigung und Strafanzeige führen kann. Neue Mitarbeitende bestätigen die Kenntnisnahme schriftlich. Diese Transparenz wirkt präventiv.

Digitale Spesenlösungen unterstützen die Prävention zusätzlich: Belege werden direkt beim Erfassen fotografiert und mit einem Zeitstempel versehen, Beträge automatisch mit dem Belegbild abgeglichen und Auffälligkeiten markiert. Das reduziert Manipulationsmöglichkeiten erheblich und entlastet die prüfenden Personen.