Spesenbetrug Konsequenzen: Abgrenzung, Strafen und Prävention

Die zentrale Unterscheidung liegt im Vorsatz. Spesenbetrug erfordert, dass die Person bewusst und gewollt eine falsche Abrechnung einreicht, um sich einen unrechtmässigen Vermögensvorteil zu verschaffen. Ein fahrlässiger Fehler hingegen entsteht durch Unachtsamkeit, Unwissen oder organisatorische Mängel — etwa wenn ein Mitarbeitender versehentlich einen privaten Restaurantbeleg unter den Geschäftsbelegen einreicht.

In der Praxis gibt es eine Grauzone. Wer beispielsweise regelmässig Kilometerangaben um 10 bis 20 Prozent aufrundet, bewegt sich in einem Bereich, der bei einmaliger Feststellung als Schätzfehler durchgehen kann, bei systematischer Wiederholung aber als Betrug gewertet wird. Arbeitgeber sollten bei einem ersten Verdacht das Gespräch suchen und die Reaktion des Mitarbeitenden dokumentieren. Zeigt sich Einsicht und wird der Fehler korrigiert, spricht dies gegen Vorsatz. Ausweichende oder widersprüchliche Erklärungen hingegen erhärten den Betrugsverdacht.

Spesenbetrug zerstört das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Gemäss Art. 337 OR berechtigt dies zur fristlosen Auflösung des Arbeitsverhältnisses, wenn die Fortsetzung nach Treu und Glauben nicht mehr zumutbar ist. Das Bundesgericht hat in mehreren Entscheiden bestätigt, dass Spesenbetrug — unabhängig von der Schadenshöhe — einen wichtigen Grund für die fristlose Kündigung darstellt. Selbst bei langjährigen, bisher tadellosen Arbeitsverhältnissen wurde die fristlose Entlassung geschützt.

• Fristlose Kündigung: Bei nachgewiesenem Vorsatz ist eine sofortige Entlassung ohne Abmahnung zulässig. Der Arbeitgeber muss die Kündigung unverzüglich nach Kenntnis des Betrugs aussprechen — in der Regel innert zwei bis drei Arbeitstagen. Eine verspätete Reaktion kann als Verzicht auf das Recht zur fristlosen Kündigung gewertet werden.
• Schadenersatz: Der Arbeitgeber kann die zu Unrecht bezogenen Beträge zurückfordern. Zusätzlich kann er Schadenersatz für den Aufwand der internen Untersuchung geltend machen. Die Verjährungsfrist für Schadenersatzansprüche beträgt gemäss Art. 128 OR fünf Jahre.
• Verwarnung und ordentliche Kündigung: Bei Grenzfällen oder geringem Verschulden kann der Arbeitgeber statt der fristlosen Kündigung eine schriftliche Verwarnung aussprechen. Wiederholt sich das Verhalten, ist eine ordentliche Kündigung unter Einhaltung der Kündigungsfrist gerechtfertigt.
• Eintrag im Arbeitszeugnis: Eine fristlose Kündigung wegen Spesenbetrugs darf im Arbeitszeugnis nicht explizit als Betrug benannt werden, aber die Umstände der Beendigung und das zerstörte Vertrauensverhältnis fliessen in die Formulierung ein. Für Betroffene ist dies ein erheblicher Karrierenachteil.

Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter reicht über sechs Monate hinweg Kilometerabrechnungen ein, die systematisch 30 Prozent über den tatsächlich gefahrenen Strecken liegen. Der Gesamtschaden beträgt CHF 1'800. Der Arbeitgeber entdeckt die Abweichung durch einen Abgleich mit GPS-Daten des Firmenfahrzeugs und spricht die fristlose Kündigung aus. Das Arbeitsgericht schützt die Kündigung, weil der Vorsatz durch die systematische Überhöhung über einen längeren Zeitraum klar belegt ist.

Neben den arbeitsrechtlichen Folgen kann Spesenbetrug auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, Strafanzeige zu erstatten, tut dies in der Praxis aber häufig — insbesondere bei höheren Beträgen oder wenn mehrere Mitarbeitende beteiligt sind. Die Strafverfolgung erfolgt von Amtes wegen, sobald eine Anzeige vorliegt.

Bei einem Schaden unter CHF 300 wird der Betrug als geringfügiges Vermögensdelikt gemäss Art. 172ter StGB behandelt und nur auf Antrag des Geschädigten verfolgt. Die Strafe beschränkt sich in diesem Fall auf eine Busse. Bei höheren Beträgen handelt es sich um ein Offizialdelikt, das von der Staatsanwaltschaft von Amtes wegen verfolgt wird. Ein Strafregistereintrag kann weitreichende Folgen haben — etwa für Berufe mit Vertrauensstellung, Aufenthaltsbewilligungen oder die Kreditwürdigkeit.

Die wirksamste Prävention gegen Spesenbetrug ist ein genehmigtes Spesenreglement, das klare Regeln für alle Auslagenarten definiert. Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Ein solches Reglement schafft Transparenz und nimmt Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich auf Unkenntnis zu berufen. Ergänzend dazu reduzieren digitale Prozesse die Manipulationsmöglichkeiten erheblich.

• Genehmigtes Spesenreglement: Definiert verbindlich, welche Auslagen erstattungsfähig sind, welche Pauschalen gelten und welche Belege erforderlich sind. Die Genehmigung durch das kantonale Steueramt gibt dem Reglement zusätzliche Verbindlichkeit.
• Digitale Belegerfassung: Originalbelege werden per Foto erfasst und mit Zeitstempel, Standort und Metadaten versehen. Nachträgliche Manipulationen sind damit deutlich schwieriger als bei Papierbelegen.
• Vier-Augen-Prinzip: Jede Spesenabrechnung wird von einer vorgesetzten Person geprüft und freigegeben. Bei höheren Beträgen oder auffälligen Mustern empfiehlt sich eine zusätzliche Prüfung durch die Finanzabteilung.
• Stichprobenkontrollen: Regelmässige, unangekündigte Stichproben bei Spesenabrechnungen wirken abschreckend. Dabei werden Belege auf Plausibilität geprüft — etwa ob Restaurantbelege zu den angegebenen Geschäftsterminen passen.
• Datenabgleich und Anomalieerkennung: Automatisierte Systeme erkennen Auffälligkeiten wie doppelte Belege, ungewöhnlich hohe Kilometerangaben oder Einreichungen an Wochenenden und Feiertagen. Solche Anomalien lösen eine manuelle Nachprüfung aus.

Arbeitgeber sollten das Thema Spesenbetrug nicht tabuisieren. Eine offene Kommunikation über die geltenden Regeln, die Kontrollmechanismen und die möglichen Konsequenzen wirkt präventiv. Neue Mitarbeitende sollten bei Stellenantritt das Spesenreglement erhalten und dessen Kenntnisnahme schriftlich bestätigen.