Privatausgaben als Spesen abrechnen: Kündigung, Strafrecht, Rückzahlung

Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Der entscheidende Massstab ist der kausal-berufliche Zusammenhang: Eine Ausgabe muss unmittelbar und notwendig mit der beruflichen Tätigkeit verknüpft sein, damit sie als Spesen geltend gemacht werden darf. Fehlt dieser Zusammenhang, handelt es sich um eine Privatausgabe – unabhängig davon, ob der Beleg während der Arbeitszeit oder auf einer Geschäftsreise entstanden ist.

• Restaurantbesuch mit Partner: Ein Abendessen mit der Partnerin oder dem Partner ist privat, auch wenn es während einer Geschäftsreise stattfindet. Nur Mahlzeiten mit Geschäftskontakten oder allein auf Dienstreise gelten als Spesen.
• Tankfüllung für Privatfahrt: Treibstoff für Fahrten ohne beruflichen Zweck – etwa Wochenendausflüge oder Einkäufe – darf nicht als Spesen eingereicht werden, auch wenn die Tankkarte des Arbeitgebers verwendet wurde.
• Kleidung und persönliche Gegenstände: Alltagskleidung, Schuhe oder Accessoires sind Privatausgaben. Nur spezifische Berufskleidung (z. B. Sicherheitsschuhe, Uniformen) kann als Spesen gelten.
• Hobbyausgaben und Freizeitaktivitäten: Sportartikel, Konzerttickets oder Abonnements ohne Bezug zur beruflichen Tätigkeit sind eindeutig privat – selbst wenn sie auf einer Geschäftsreise anfallen.
• Private Geschenke: Geschenke an Familienangehörige oder Freunde sind keine Repräsentationsspesen. Geschäftliche Geschenke an Kunden sind nur im Rahmen der Naturalgeschenke-Grenze von CHF 600 pro Kalenderjahr (ab 2026) absetzbar.

Die Abgrenzung ist deshalb so entscheidend, weil bereits ein einziger bewusst falsch eingereichter Beleg das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber unwiderruflich beschädigen kann. Gerichte beurteilen nicht primär die Höhe des Betrags, sondern die Absicht hinter der Einreichung.

Wer private Ausgaben als Spesen einreicht, setzt sich auf drei Ebenen einem Risiko aus: arbeitsrechtlich, zivilrechtlich und strafrechtlich. Die Konsequenzen können kumulativ eintreten – eine fristlose Kündigung schliesst eine Rückforderung und eine Strafanzeige nicht aus.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Tragweite: Ein Aussendienstmitarbeiter reicht über sechs Monate hinweg private Tankquittungen im Wert von CHF 1'800 als Geschäftsfahrten ein. Der Arbeitgeber entdeckt den Missbrauch bei einer Stichprobe. Die Folge: fristlose Kündigung, Rückforderung der CHF 1'800 zuzüglich Verzugszins und eine Strafanzeige wegen Veruntreuung. Das Bundesgericht hat in vergleichbaren Fällen wiederholt bestätigt, dass eine fristlose Kündigung bei Spesenmissbrauch verhältnismässig ist – auch bei langjährigen Arbeitsverhältnissen.

Besonders heikel: Auch der Versuch, private Ausgaben als Spesen abzurechnen, kann bereits als Vertrauensbruch gewertet werden. Wird ein Beleg vor der Auszahlung entdeckt und abgelehnt, schützt dies den Arbeitnehmer nicht zwingend vor einer fristlosen Kündigung.

Die meisten Fälle von Spesenmissbrauch werden nicht durch Zufall entdeckt, sondern durch systematische Kontrollen. Unternehmen setzen zunehmend auf eine Kombination aus manuellen Prüfungen und softwaregestützten Analysen.

• Stichprobenprüfung: Vorgesetzte oder die Finanzabteilung prüfen regelmässig eine zufällige Auswahl von Spesenabrechnungen im Detail. Dabei werden Belege mit dem Kalender, Reiseplänen und Kundenterminen abgeglichen.
• Auffällige Muster: Belege an Wochenenden oder Feiertagen, Quittungen mit Privatadressen, ungewöhnlich hohe Verpflegungskosten ohne Kundentermin oder regelmässige runde Beträge fallen bei der Prüfung sofort auf.
• Software-Abgleich: Moderne Spesensoftware erkennt Duplikate, vergleicht eingereichte Beträge mit Durchschnittswerten und markiert Ausreisser automatisch. GPS-Daten können mit deklarierten Fahrtstrecken abgeglichen werden.
• 4-Augen-Prinzip: Jede Spesenabrechnung wird von mindestens zwei Personen geprüft – typischerweise vom direkten Vorgesetzten und von der Buchhaltung. Dieses Prinzip reduziert das Risiko, dass Missbrauch unentdeckt bleibt.
• Nachträgliche Revision: Interne oder externe Revisoren prüfen Spesenabrechnungen auch rückwirkend. Dabei werden oft Muster sichtbar, die bei der Einzelprüfung nicht auffallen – etwa systematisch überhöhte Kilometerangaben.

Ein häufiges Missverständnis: Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass kleine Beträge unter dem Radar bleiben. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass gerade die Häufung kleiner Unregelmässigkeiten bei systematischen Auswertungen auffällt. Eine Spesensoftware, die Belege automatisch kategorisiert und mit Kalenderdaten abgleicht, erkennt solche Muster zuverlässiger als eine manuelle Prüfung.

Nicht jede Ausgabe lässt sich eindeutig als privat oder geschäftlich einordnen. Bei Mischnutzung – etwa wenn ein Mobiltelefon sowohl beruflich als auch privat genutzt wird – ist eine anteilige Abrechnung zulässig. Entscheidend ist, dass der geschäftliche Anteil nachvollziehbar dokumentiert wird.

Die wichtigste Regel bei Mischnutzung: Im Zweifelsfall weniger abrechnen, nicht mehr. Wer den geschäftlichen Anteil grosszügig aufrundet, bewegt sich schnell in den Bereich der unzulässigen Spesenabrechnung. Ein genehmigtes Spesenreglement, das Pauschalen für Mischnutzung definiert, schafft Klarheit für beide Seiten und reduziert das Risiko von Streitigkeiten.

Bei der Kilometerpauschale gilt ab 1. Januar 2026 der Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer für das Privatfahrzeug. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung, sollten aber bei nächster Gelegenheit aktualisiert werden. Ein lückenloses Fahrtenbuch ist bei gemischter Nutzung des Privatfahrzeugs unverzichtbar – ohne Fahrtenbuch kann der Arbeitgeber die gesamte Erstattung verweigern.