Privatausgaben als Spesen: Graubereiche, Konsequenzen und Abgrenzung

Gemäss Art. 327a OR muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen ersetzen. Entscheidend ist das Wort «notwendig»: Nur Ausgaben, die in einem direkten sachlichen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen, sind erstattungsfähig. Private Ausgaben — also Kosten, die auch ohne die berufliche Tätigkeit angefallen wären — gehören nicht dazu.

Das Spesenreglement des Unternehmens konkretisiert, welche Ausgaben in welcher Höhe erstattungsfähig sind. Ist ein Reglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt, gilt es als verbindlicher Rahmen. Ausgaben, die nicht im Reglement vorgesehen sind, dürfen grundsätzlich nicht als Spesen eingereicht werden — selbst wenn sie einen gewissen geschäftlichen Bezug haben.

Wer private Ausgaben bewusst als Geschäftsspesen einreicht, verletzt die Treuepflicht nach Art. 321a OR. Die Konsequenzen hängen von der Schwere des Verstosses ab, können aber bis zur strafrechtlichen Verfolgung reichen. Auch bei geringen Beträgen ist der Vertrauensbruch oft gravierender als der finanzielle Schaden.

• Verwarnung und Rückforderung: Bei einem erstmaligen, geringfügigen Verstoss spricht der Arbeitgeber in der Regel eine schriftliche Verwarnung aus und fordert den zu Unrecht erstatteten Betrag zurück. Der Vorfall wird dokumentiert und kann bei Wiederholung als Grundlage für weitergehende Massnahmen dienen.
• Ordentliche Kündigung: Wiederholte oder systematische Falschangaben bei Spesenabrechnungen rechtfertigen eine ordentliche Kündigung. Der Arbeitgeber muss die Pflichtverletzung nachweisen können, was bei digitaler Spesenerfassung in der Regel gut dokumentiert ist.
• Fristlose Kündigung: Bei schwerwiegenden Fällen — etwa systematischem Einreichen fingierter Belege oder hohen Beträgen — ist eine fristlose Kündigung nach Art. 337 OR gerechtfertigt. Das Bundesgericht hat dies in mehreren Urteilen bestätigt, selbst bei langjährigen Arbeitsverhältnissen.
• Strafanzeige wegen Betrugs: Vorsätzliches Einreichen falscher Spesenabrechnungen kann den Tatbestand des Betrugs nach Art. 146 StGB erfüllen. Voraussetzung ist eine arglistige Täuschung, etwa durch gefälschte oder manipulierte Belege. Es drohen Freiheitsstrafen bis zu fünf Jahren oder Geldstrafen.
• Steuerliche Aufrechnungen: Zu Unrecht erstattete Spesen gelten steuerlich als verdeckter Lohn. Die Steuerverwaltung kann den Betrag im Lohnausweis aufrechnen, was zu Nachsteuern und Verzugszinsen führt. Bei Vorsatz droht zusätzlich ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung — sowohl für den Arbeitnehmer als auch für das Unternehmen.

Auch der Arbeitgeber trägt ein Risiko: Werden systematisch private Ausgaben als Spesen durchgewunken, kann die Steuerverwaltung bei einer Revision sämtliche Pauschalspesen aufrechnen und das genehmigte Spesenreglement widerrufen. Die Folge sind Nachzahlungen bei Sozialversicherungsbeiträgen und Quellensteuern.

Nicht jede Ausgabe lässt sich eindeutig als privat oder geschäftlich einordnen. Gemischte Ausgaben — also Kosten mit sowohl privatem als auch geschäftlichem Anteil — sind in der Praxis häufig und grundsätzlich zulässig, sofern der geschäftliche Anteil korrekt ermittelt und dokumentiert wird. Entscheidend ist, dass nur der nachweisbar geschäftliche Teil als Spese abgerechnet wird.

Ein konkretes Beispiel: Eine Mitarbeiterin fährt mit dem Privatauto zu einem Kundenmeeting (85 km einfach) und besucht anschliessend eine Freundin in derselben Stadt. Erstattungsfähig sind die 170 km Hin- und Rückfahrt zum Meeting (170 x CHF 0.75 = CHF 127.50). Der private Umweg zur Freundin darf nicht abgerechnet werden. Ohne Fahrtenbuch lässt sich der geschäftliche Anteil nicht belegen — die gesamte Erstattung wäre angreifbar.

Grundsätzlich gilt: Im Zweifelsfall lieber den Vorgesetzten oder die Finanzabteilung fragen, bevor eine gemischte Ausgabe eingereicht wird. Eine vorgängige Genehmigung schützt vor späteren Beanstandungen und dokumentiert den geschäftlichen Anlass.

Die meisten Fälle von fälschlich als Spesen deklarierten Privatausgaben entstehen nicht aus böser Absicht, sondern aus Unwissen oder Nachlässigkeit. Mit wenigen Grundregeln lässt sich das Risiko auf beiden Seiten — Arbeitnehmer und Arbeitgeber — deutlich reduzieren.

• Spesenreglement kennen und einhalten: Lesen Sie das Spesenreglement Ihres Arbeitgebers vollständig durch. Es definiert, welche Ausgaben in welcher Höhe erstattungsfähig sind. Was nicht im Reglement steht, ist grundsätzlich nicht abrechenbar.
• Geschäftlichen Anlass dokumentieren: Vermerken Sie auf jedem Beleg den geschäftlichen Anlass, beteiligte Personen und den Bezug zur beruflichen Tätigkeit. Diese Angaben sind bei einer Revision durch die Steuerverwaltung entscheidend.
• Belege sofort erfassen: Erfassen Sie Belege zeitnah nach der Ausgabe. Je länger die Zeitspanne, desto schwieriger wird die korrekte Zuordnung und desto grösser die Gefahr, dass private und geschäftliche Ausgaben vermischt werden.
• Gemischte Ausgaben transparent aufteilen: Teilen Sie gemischte Ausgaben proaktiv auf und weisen Sie den privaten Anteil separat aus. Transparenz schafft Vertrauen und verhindert Rückfragen.
• Bei Unsicherheit nachfragen: Klären Sie Zweifelsfälle vor der Einreichung mit dem Vorgesetzten oder der Finanzabteilung. Eine kurze Rückfrage ist immer besser als eine nachträgliche Beanstandung oder ein Verdacht auf Spesenmissbrauch.