Übernachtungsspesen buchen: Konten, Vorsteuer und Fremdwährung
Übernachtungsspesen auf Konto 6260; Frühstück auf 6650 – CH-Hotel: 3.8% VSt auf 1170; Auslandshotel: kein CH-VSt, Bruttobetrag auf 6260. Fehler bei der Kontierung oder der Vorsteuerbehandlung führen zu Korrekturen bei der MWST-Abrechnung und können bei einer Revision beanstandet werden. Dieser Leitfaden zeigt die korrekte Verbuchung von Übernachtungsspesen nach KMU-Kontenplan Schritt für Schritt – von der Belegkategorisierung bis zur Abstimmung.
01.Übernachtungsspesen buchen: Schritt für Schritt
Die folgenden vier Schritte decken den gesamten Buchungsprozess ab – von der Belegsichtung bis zur Abstimmung der Vorsteuer. Halten Sie die Originalbelege (physisch oder digital) griffbereit, bevor Sie mit der Verbuchung beginnen.
Schritt 1: Belege kategorisieren und MWST-Sätze zuordnen
Bevor eine Buchung erfolgt, muss jeder Beleg einer Kategorie zugeordnet werden. Entscheidend ist, ob es sich um ein Schweizer Hotel, ein Auslandshotel oder eine separate Verpflegungsleistung handelt. Die Kategorie bestimmt den anwendbaren MWST-Satz und damit die Vorsteuerabzugsberechtigung.
MWST-Sätze nach Belegkategorie
Schweizer Hotelrechnungen weisen die MWST in der Regel separat aus. Prüfen Sie, ob Beherbergung und Frühstück auf der Rechnung getrennt aufgeführt sind. Ist das Frühstück im Zimmerpreis inbegriffen und nicht separat ausgewiesen, gilt der Sondersatz von 3.8 % auf den Gesamtbetrag gemäss Art. 25 Abs. 4 MWSTG. Bei Auslandshotels entfällt der Schweizer Vorsteuerabzug vollständig – unabhängig davon, ob im Ausland eine lokale Steuer erhoben wurde.
Schritt 2: Übernachtung und Frühstück korrekt verbuchen
Die Kontierung richtet sich nach dem KMU-Kontenplan (Kontenrahmen KMU). Übernachtungskosten gehören auf Konto 6260 (Reise- und Repräsentationsaufwand), Frühstückskosten auf Konto 6650 (Übriger Personalaufwand bzw. Verpflegungsspesen). Die Vorsteuer wird auf Konto 1170 (Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen) erfasst.
Buchungsbeispiel: Schweizer Hotel, CHF 180 Übernachtung + CHF 25 Frühstück
Bei Auslandshotels entfällt die Vorsteuerzeile. Der gesamte Bruttobetrag (nach Umrechnung in CHF) wird auf Konto 6260 gebucht. Frühstück im Ausland wird ebenfalls brutto auf Konto 6650 erfasst, sofern es separat ausgewiesen ist.
Buchungsbeispiel: Auslandshotel, EUR 150 (umgerechnet CHF 142.50)
Schritt 3: Fremdwährungsbeträge umrechnen und dokumentieren
Hotelrechnungen in Fremdwährung müssen für die Buchhaltung in CHF umgerechnet werden. Massgebend ist der ESTV-Monatsmittelkurs des Monats, in dem die Ausgabe getätigt wurde. Die ESTV publiziert diese Kurse monatlich auf ihrer Website. Alternativ kann der Tageskurs der Kreditkartenabrechnung verwendet werden, sofern das Unternehmen diese Methode im Spesenreglement festgelegt hat und konsistent anwendet.
- ESTV-Monatsmittelkurs: Standardmethode gemäss MWST-Praxis. Der Kurs wird jeweils Anfang des Folgemonats publiziert. Für die laufende Buchung kann der Vormonatskurs als Näherung dienen, mit Korrektur nach Publikation.
- Kreditkartenkurs: Zulässig, wenn im Spesenreglement als Methode definiert. Der Kurs ergibt sich aus der Kreditkartenabrechnung und weicht in der Regel leicht vom ESTV-Kurs ab.
- Dokumentationspflicht: Der verwendete Umrechnungskurs muss pro Beleg nachvollziehbar sein. Bewahren Sie einen Ausdruck oder Screenshot des ESTV-Kurses bzw. die Kreditkartenabrechnung als Kursbeleg auf.
Kursdifferenzen zwischen dem Buchungszeitpunkt und der effektiven Bankbelastung werden auf Konto 6960 (Kursverluste) oder 6960 (Kursgewinne) erfasst. Bei geringen Beträgen ist eine Verbuchung der Differenz direkt auf dem Aufwandkonto 6260 in der Praxis ebenfalls üblich.
Schritt 4: Buchungen abstimmen und Vorsteuer prüfen
Nach der Verbuchung aller Übernachtungsspesen erfolgt die Abstimmung. Dabei wird geprüft, ob die gebuchten Beträge mit den genehmigten Spesenabrechnungen übereinstimmen und ob die Vorsteuer auf Konto 1170 korrekt erfasst ist. Diese Kontrolle sollte mindestens monatlich vor der MWST-Abrechnung durchgeführt werden.
- Spesenbetrag prüfen: Die Summe der Buchungen auf Konto 6260 und 6650 muss mit den genehmigten Spesenformularen übereinstimmen. Differenzen deuten auf fehlende oder doppelte Buchungen hin.
- Vorsteuer abstimmen: Das Konto 1170 wird gegen die MWST-Beträge auf den Originalbelegen abgestimmt. Nur Belege mit gültiger MWST-Nummer und korrektem Steuerausweis berechtigen zum Vorsteuerabzug gemäss Art. 28 MWSTG.
- Belegvollständigkeit sicherstellen: Jede Buchung muss einem Originalbeleg zugeordnet werden können. Fehlende Belege sind vor der MWST-Abrechnung nachzufordern oder die entsprechende Vorsteuer ist zu stornieren.
- Fremdwährungsdifferenzen klären: Prüfen Sie, ob Kursdifferenzen zwischen Buchung und Bankbelastung korrekt erfasst wurden. Offene Differenzen auf dem Bankkonto deuten auf fehlende Kursbuchungen hin.
Für die MWST-Abrechnung (quartalsweise oder halbjährlich) muss das Konto 1170 vollständig abgestimmt sein. Nicht abzugsfähige Vorsteuer – etwa aus Auslandshotelrechnungen, die versehentlich mit Vorsteuer gebucht wurden – ist vor Einreichung der Abrechnung zu korrigieren.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Frühstück nicht separat auf Konto 6650 gebucht
Wird das Frühstück zusammen mit der Übernachtung auf Konto 6260 verbucht, stimmt die Kontierung nicht mit dem KMU-Kontenplan überein. Zudem wird der Vorsteuerabzug falsch berechnet, da für Frühstück 8.1 % statt 3.8 % gelten. Korrektur: Frühstück immer separat auf 6650 buchen und den Normalsatz anwenden.
Fehler 2: Vorsteuer auf Auslandshotelrechnungen gebucht
Ausländische Hotels erheben keine Schweizer MWST. Wird trotzdem eine Vorsteuer auf Konto 1170 erfasst, führt dies zu einer zu hohen Vorsteuergutschrift und wird bei einer MWST-Revision beanstandet. Auslandshotelrechnungen sind immer brutto – ohne Vorsteuerzeile – zu verbuchen.
Fehler 3: Falscher Umrechnungskurs bei Fremdwährungen
Die Verwendung eines beliebigen Tageskurses oder eines veralteten Kurses führt zu Differenzen in der Buchhaltung. Massgebend ist der ESTV-Monatsmittelkurs des Ausgabemonats oder der im Spesenreglement definierte Kreditkartenkurs. Der verwendete Kurs muss pro Beleg dokumentiert sein.
Fehler 4: Fehlender oder unvollständiger Beleg
Ohne gültigen Originalbeleg mit MWST-Nummer und separatem Steuerausweis entfällt der Vorsteuerabzug gemäss Art. 28 MWSTG. Belege müssen den Namen des Leistungserbringers, das Datum, den Betrag und die MWST-Nummer enthalten. Fehlende Belege sind umgehend beim Hotel nachzufordern.
Fehler 5: Keine regelmässige Abstimmung von Konto 1170
Wird die Vorsteuer nicht laufend abgestimmt, summieren sich Fehler bis zur MWST-Abrechnung. Korrekturen sind dann aufwändig und fehleranfällig. Eine monatliche Abstimmung des Kontos 1170 gegen die Originalbelege verhindert dieses Problem.
03.Häufige Fragen
Auf welches Konto buche ich ein Hotelfrühstück?
Ein Hotelfrühstück wird auf Konto 6650 (Verpflegungsspesen / Übriger Personalaufwand) gebucht. Bei Schweizer Hotels gilt der Normalsatz von 8.1 % MWST, die Vorsteuer wird auf Konto 1170 erfasst. Bei Auslandshotels entfällt der Schweizer Vorsteuerabzug.
Welcher MWST-Satz gilt für Schweizer Hotelübernachtungen?
Für die Beherbergung in der Schweiz gilt der Sondersatz von 3.8 % gemäss Art. 25 Abs. 4 MWSTG. Dieser Satz ist seit dem 1. Januar 2024 in Kraft. Zusatzleistungen wie Frühstück oder Minibar unterliegen dem Normalsatz von 8.1 %.
Kann ich bei einem Auslandshotel Vorsteuer abziehen?
Nein. Ausländische Hotels erheben keine Schweizer MWST, weshalb kein Schweizer Vorsteuerabzug möglich ist. Der gesamte Bruttobetrag wird nach Umrechnung in CHF auf Konto 6260 gebucht. Eine allfällige ausländische Mehrwertsteuer kann unter Umständen im jeweiligen Land zurückgefordert werden.
Welchen Wechselkurs verwende ich für Hotelrechnungen in Euro?
Massgebend ist der ESTV-Monatsmittelkurs des Monats, in dem die Übernachtung stattfand. Alternativ kann der Kreditkartenkurs verwendet werden, sofern dies im Spesenreglement festgelegt ist. Der verwendete Kurs muss pro Beleg dokumentiert werden.
Was passiert, wenn das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen ist?
Ist das Frühstück nicht separat auf der Rechnung ausgewiesen, gilt der Sondersatz von 3.8 % auf den Gesamtbetrag. Eine separate Buchung auf Konto 6650 entfällt in diesem Fall. Es empfiehlt sich, beim Hotel eine Rechnung mit separatem Frühstücksausweis anzufordern, um den höheren Vorsteuerabzug von 8.1 % auf das Frühstück geltend zu machen.