MWST-Vorsteuer auf Übernachtungsspesen: Sätze, Buchung und Abzug

Übernachtet ein Mitarbeitender in einem Schweizer Hotel, fällt auf die Beherbergungsleistung der MWST-Sondersatz von 3.8% an (Art. 25 Abs. 4 MWSTG). Als Beherbergungsleistung gilt die Gewährung von Unterkunft einschliesslich der Abgabe eines Frühstücks, auch wenn dieses separat berechnet wird. Weitere Leistungen wie Mittag- oder Abendessen, Minibar, Parkplatz, Wellness oder Wäscheservice unterliegen dem Normalsatz von 8.1%.

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine formell korrekte Rechnung. Gemäss Art. 26 MWSTG muss die Hotelrechnung folgende Angaben enthalten: Name und Adresse des Hotels, MWST-Nummer (UID mit MWST-Zusatz), Datum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie den anwendbaren Steuersatz und den Steuerbetrag. Fehlt die MWST-Nummer oder ist der Steuersatz nicht ausgewiesen, ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig. Bei Rechnungen unter CHF 400 (inkl. MWST) genügt eine vereinfachte Rechnung ohne Angabe des Empfängers.

Wichtig: Viele Hotels weisen auf der Rechnung einen Gesamtbetrag für Übernachtung und Frühstück aus. Für den Vorsteuerabzug ist das unproblematisch: Der Sondersatz von 3.8% gilt auf den Gesamtbetrag, und auch ein separat ausgewiesenes Frühstück unterliegt 3.8%. Eine Aufschlüsselung ist nur für Positionen zum Normalsatz von 8.1% nötig, etwa Minibar, Parkplatz oder weitere Mahlzeiten.

Für Hotelübernachtungen im Ausland besteht kein Anspruch auf Schweizer Vorsteuerabzug. Die ausländische Mehrwertsteuer ist keine Schweizer MWST und kann daher nicht in der Schweizer MWST-Abrechnung geltend gemacht werden. Der Aufwand wird brutto (inkl. ausländischer Steuer) als Betriebsaufwand verbucht.

• EU-Erstattungsverfahren: Für Hotels in EU-Mitgliedstaaten können Schweizer Unternehmen die ausländische Mehrwertsteuer über das sogenannte 13. Richtlinien-Verfahren zurückfordern. Der Antrag wird direkt beim Steuerstaat des Hotels eingereicht, meist elektronisch. Die Fristen variieren je nach Land, betragen aber in der Regel sechs Monate nach Ablauf des Kalenderjahres.
• Nicht-EU-Staaten: Ausserhalb der EU besteht in den meisten Ländern kein Erstattungsverfahren für ausländische Unternehmen. Die Steuer verbleibt als Aufwand in der Erfolgsrechnung.
• Belegaufbewahrung: Auch wenn kein Schweizer Vorsteuerabzug möglich ist, müssen die Originalbelege zehn Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Sie dienen als Nachweis für den geschäftsmässig begründeten Aufwand und sind bei einer MWST-Revision vorzulegen.

Praxisbeispiel: Ein Mitarbeitender übernachtet in einem deutschen Hotel für EUR 150 netto zzgl. 7% deutsche Umsatzsteuer (EUR 10.50). Das Schweizer Unternehmen verbucht den Gesamtbetrag von EUR 160.50 als Übernachtungsaufwand. Die EUR 10.50 deutsche USt kann über das 13. Richtlinien-Verfahren beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern zurückgefordert werden.

Die korrekte Verbuchung erfordert eine Aufteilung der Hotelrechnung nach Steuersätzen. Die Beherbergung (inkl. Frühstück) wird netto auf dem Aufwandkonto 6260 (Unterkunft/Reisekosten) bzw. das Frühstück auf einem Verpflegungskonto erfasst, die Vorsteuer zu 3.8% auf dem entsprechenden Vorsteuerkonto. Weitere Nebenleistungen wie Minibar oder Parkplatz werden ebenfalls netto verbucht, die Vorsteuer jedoch zum Normalsatz von 8.1%.

Konkretes Buchungsbeispiel: Ein Mitarbeitender übernachtet in einem Schweizer Hotel. Die Rechnung lautet auf CHF 180 für die Übernachtung und CHF 35 für das separat ausgewiesene Frühstück. Beide Positionen enthalten 3.8% MWST, da das Frühstück zur Beherbergung gehört (Art. 25 Abs. 4 MWSTG).

Bei Auslandshotels entfällt die Vorsteuerzeile. Der Gesamtbetrag wird brutto auf dem Aufwandkonto 6260 verbucht. Wird die ausländische MWST über ein Erstattungsverfahren zurückgefordert, ist der Erstattungsbetrag bei Eingang als Ertrag oder als Reduktion des Aufwands zu erfassen.