Verpflegungsmehraufwand abrechnen: Pauschale, Belege und Lohnausweis
Der Verpflegungsmehraufwand (VMW) beträgt CHF 30/Tag ab 6 Stunden Abwesenheit vom Arbeitsort – ohne Beleg möglich wenn genehmigtes Spesenreglement; Deklaration in Lohnausweis Ziffer 13. Wer den VMW falsch abrechnet, riskiert Nachforderungen bei der Steuererklärung oder eine Aufrechnung als Lohnbestandteil durch die Ausgleichskasse. Diese Anleitung zeigt Arbeitnehmenden in vier Schritten, wie sie den Verpflegungsmehraufwand korrekt geltend machen und welche Nachweise nötig sind.
01.Verpflegungsmehraufwand abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgenden vier Schritte führen Sie von der Prüfung Ihrer Abwesenheit bis zur korrekten Deklaration im Lohnausweis. Halten Sie sich an die Reihenfolge, damit keine Angaben fehlen und die Abrechnung bei einer Steuerrevision standhält.
Schritt 1: Abwesenheit vom Arbeitsort prüfen
Der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand entsteht erst, wenn Sie sich ununterbrochen mindestens 6 Stunden ausserhalb Ihres gewöhnlichen Arbeitsortes aufhalten. Massgebend ist der Arbeitsort gemäss Arbeitsvertrag, nicht Ihr Wohnort. Wer beispielsweise im Aussendienst unterwegs ist und über Mittag nicht an den Firmenstandort zurückkehren kann, erfüllt diese Voraussetzung in der Regel.
- Unter 6 Stunden: Kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Allfällige Verpflegungskosten können nur als effektive Spesen mit Beleg geltend gemacht werden, sofern das Spesenreglement dies vorsieht.
- Ab 6 Stunden: Anspruch auf CHF 30 pro Tag als Pauschale oder auf Erstattung der effektiven Kosten. Die 6-Stunden-Grenze bezieht sich auf die ununterbrochene Abwesenheit vom Arbeitsort.
- Mehrtägige Reisen: Für jeden Tag, an dem die 6-Stunden-Regel erfüllt ist, kann der VMW separat geltend gemacht werden. An- und Abreisetage zählen nur, wenn die Mindestdauer erreicht wird.
Notieren Sie Datum, Abfahrts- und Rückkehrzeit sowie den Grund der Abwesenheit. Diese Angaben benötigen Sie im nächsten Schritt für die Spesenabrechnung. Bei Grenzfällen knapp über oder unter 6 Stunden empfiehlt sich eine genaue Dokumentation, um Rückfragen der Buchhaltung oder der Steuerbehörde zu vermeiden.
Schritt 2: Pauschale oder effektive Abrechnung wählen
Sie haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten, den Verpflegungsmehraufwand abzurechnen: pauschal oder effektiv. Welche Variante für Sie gilt, hängt vom Spesenreglement Ihres Arbeitgebers ab. Viele Unternehmen setzen auf die Pauschale, weil sie den administrativen Aufwand reduziert.
Vergleich: Pauschale vs. effektive Abrechnung
Wenn Sie die Pauschale nutzen, benötigen Sie keinen Restaurantbeleg. Die Voraussetzung ist allerdings, dass Ihr Arbeitgeber über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement verfügt, das die Pauschale von CHF 30 pro Tag vorsieht. Ohne genehmigtes Reglement muss der Arbeitgeber die Pauschale als Lohnbestandteil deklarieren.
Bei der effektiven Abrechnung reichen Sie den Originalbeleg ein. Achten Sie darauf, dass der Beleg den Namen des Restaurants, das Datum, den Gesamtbetrag und die MWST-Angaben enthält. Handschriftliche Quittungen ohne diese Angaben werden von Revisionsstellen häufig beanstandet.
Schritt 3: Verpflegungsmehraufwand einreichen und genehmigen lassen
Reichen Sie den Verpflegungsmehraufwand über die Spesenabrechnung Ihres Unternehmens ein. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, notwendige Auslagen zu ersetzen. Die interne Frist für die Einreichung ist im Spesenreglement geregelt und liegt typischerweise bei 30 Tagen nach der Geschäftsreise. Versäumen Sie diese Frist, kann der Arbeitgeber die Erstattung verweigern.
- Angaben pro Eintrag: Datum der Abwesenheit, Reiseziel, Zweck der Reise, Abfahrts- und Rückkehrzeit, gewählte Abrechnungsart (pauschal oder effektiv).
- Bei Pauschalabrechnung: Tragen Sie CHF 30 pro Tag ein. Ein Beleg ist nicht erforderlich, aber die Abwesenheitszeiten müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.
- Bei effektiver Abrechnung: Heften Sie den Originalbeleg an oder laden Sie ein Foto des Belegs hoch. Stellen Sie sicher, dass der Beleg lesbar ist und alle Pflichtangaben enthält.
- Genehmigung: Die Spesenabrechnung muss von der vorgesetzten Person oder der zuständigen Stelle freigegeben werden. Erst nach der Genehmigung erfolgt die Auszahlung.
Prüfen Sie vor der Einreichung, ob Ihr Unternehmen eine digitale Spesenerfassung oder ein Papierformular verwendet. Bei digitalen Lösungen werden Pflichtfelder automatisch geprüft, was Rückweisungen reduziert. Bewahren Sie Originalbelege auch nach dem Hochladen mindestens bis zur rechtskräftigen Steuerveranlagung auf.
Schritt 4: Deklaration im Lohnausweis kontrollieren
Am Jahresende erscheint der Verpflegungsmehraufwand im Lohnausweis. Die korrekte Deklaration ist entscheidend, weil die Steuerbehörde anhand des Lohnausweises prüft, ob Spesen korrekt behandelt wurden. Als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer sollten Sie den Lohnausweis bei Erhalt kontrollieren.
Deklaration im Lohnausweis nach Abrechnungsart
Wenn in Ziffer 13.1.1 ein Kreuz steht, bedeutet das: Ihr Arbeitgeber verfügt über ein genehmigtes Spesenreglement und die Pauschalen gelten steuerlich als Spesenersatz. Sie müssen diese Beträge nicht als Einkommen versteuern. Fehlt das Kreuz und erscheint kein Betrag in Ziffer 13.2, obwohl Sie Verpflegungsmehraufwand erhalten haben, sollten Sie die Lohnbuchhaltung kontaktieren.
Kontrollieren Sie den Lohnausweis spätestens vor dem Einreichen der Steuererklärung. Korrekturen sind nur möglich, solange der Arbeitgeber den Lohnausweis noch nicht an die Steuerverwaltung übermittelt hat. Beanstandungen nach Einreichung der Steuererklärung führen zu aufwändigen Nachverfahren.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Abwesenheit unter 6 Stunden trotzdem abgerechnet
Wer die 6-Stunden-Grenze nicht erreicht, hat keinen Anspruch auf die VMW-Pauschale. Wird der Betrag trotzdem ausbezahlt, kann die Steuerbehörde ihn als Lohnbestandteil aufrechnen. Dokumentieren Sie Abfahrts- und Rückkehrzeit konsequent, um Grenzfälle zu vermeiden.
Fehler 2: Pauschale ohne genehmigtes Spesenreglement abgerechnet
Ohne ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement gilt die Pauschale nicht als steuerfreier Spesenersatz. Der Arbeitgeber muss den Betrag als Lohn deklarieren und darauf Sozialversicherungsbeiträge abrechnen. Klären Sie mit der Personalabteilung, ob ein genehmigtes Reglement vorliegt.
Fehler 3: Restaurantbeleg ohne MWST-Angaben eingereicht
Bei effektiver Abrechnung verlangen Revisionsstellen Belege mit Datum, Betrag und MWST-Nummer des Restaurants. Handschriftliche Quittungen ohne diese Angaben werden häufig zurückgewiesen. Verlangen Sie im Restaurant immer eine vollständige Quittung oder Rechnung.
Fehler 4: Einreichungsfrist verpasst
Die meisten Spesenreglemente sehen eine Frist von 30 Tagen vor. Wird diese überschritten, kann der Arbeitgeber die Erstattung ablehnen. Reichen Sie Spesen zeitnah nach jeder Geschäftsreise ein, idealerweise innerhalb einer Woche.
Fehler 5: Lohnausweis nicht kontrolliert
Fehlerhafte Einträge in Ziffer 13 des Lohnausweises führen zu falschen Steuerveranlagungen. Wird der VMW fälschlicherweise als Lohn deklariert, zahlen Sie zu viel Einkommenssteuer. Prüfen Sie den Lohnausweis bei Erhalt und melden Sie Unstimmigkeiten sofort der Lohnbuchhaltung.
03.Häufige Fragen
Gilt die Pauschale von CHF 30 pro Mahlzeit oder pro Tag?
Die Pauschale von CHF 30 gilt pro Tag, nicht pro Mahlzeit. Auch wenn Sie an einem Tag sowohl Mittag- als auch Abendessen auswärts einnehmen, beträgt der Verpflegungsmehraufwand insgesamt CHF 30. Höhere Kosten können nur über die effektive Abrechnung mit Belegen geltend gemacht werden.
Muss ich für den Verpflegungsmehraufwand einen Beleg aufbewahren?
Bei der Pauschalabrechnung benötigen Sie keinen Restaurantbeleg, sofern Ihr Arbeitgeber über ein genehmigtes Spesenreglement verfügt. Sie müssen jedoch die Abwesenheitszeiten dokumentieren können. Bei effektiver Abrechnung ist der Originalbeleg mit Datum, Betrag und MWST-Angaben zwingend.
Kann ich den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung abziehen?
Wenn Ihr Arbeitgeber den VMW über die Spesenabrechnung erstattet, ist der Betrag bereits steuerfrei und kann nicht zusätzlich abgezogen werden. Erhalten Sie keine Erstattung vom Arbeitgeber, können Sie die effektiven Mehrkosten unter den Berufsauslagen in der Steuererklärung geltend machen.
Zählt die Fahrzeit zur 6-Stunden-Abwesenheit?
Ja, die Fahrzeit zählt zur Abwesenheitsdauer. Massgebend ist der Zeitraum, in dem Sie den gewöhnlichen Arbeitsort verlassen haben, bis zu Ihrer Rückkehr. Die 6 Stunden müssen ununterbrochen sein.
Was passiert, wenn mein Arbeitgeber kein genehmigtes Spesenreglement hat?
Ohne genehmigtes Spesenreglement kann der Arbeitgeber den VMW trotzdem erstatten, muss ihn aber im Lohnausweis als Lohnbestandteil deklarieren. Das bedeutet, dass auf den Betrag Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Es lohnt sich, den Arbeitgeber auf die Vorteile eines genehmigten Reglements hinzuweisen.