Verpflegungsmehraufwand abrechnen: Pauschale, Belege und Lohnausweis
Der Verpflegungsmehraufwand (VMW) wird pro Hauptmahlzeit vergütet, die wegen der Arbeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts anfällt: nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis pauschal bis CHF 30 pro Mittag- oder Abendessen, ohne Beleg und ohne dass es ein genehmigtes Spesenreglement braucht. Eine Mindestabwesenheit in Stunden gibt es nicht. Wer den VMW falsch abrechnet, riskiert Rückfragen der Steuerbehörde oder eine Aufrechnung überhöhter Beträge als Lohn. Diese Anleitung zeigt Arbeitnehmenden in vier Schritten, wie sie den Verpflegungsmehraufwand korrekt geltend machen und welche Nachweise nötig sind.
01.Verpflegungsmehraufwand abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgenden vier Schritte führen Sie von der Prüfung, welche Mahlzeiten vergütet werden, bis zur korrekten Deklaration im Lohnausweis. Halten Sie sich an die Reihenfolge, damit keine Angaben fehlen und die Abrechnung bei einer Steuerrevision standhält.
Schritt 1: Prüfen, welche Mahlzeiten auswärts anfallen
Verpflegungsmehraufwand entsteht für jede Hauptmahlzeit, die Sie wegen der Arbeit – Geschäftsreise oder auswärtiger Einsatz – ausserhalb Ihres üblichen Arbeitsorts einnehmen. Eine Mindestdauer der Abwesenheit kennen weder Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis noch das SSK-Muster-Spesenreglement. Massgebend ist der übliche Arbeitsort, nicht Ihr Wohnort: Wer im Aussendienst unterwegs ist und über Mittag nicht an den Firmenstandort zurückkehren kann, erhält das Mittagessen vergütet.
- Mittagessen: Wird vergütet, wenn es wegen der Reise oder des Einsatzes auswärts anfällt. Wer zum Mittagessen an den Arbeitsort zurückkehrt, hat keinen Anspruch.
- Frühstück und Abendessen: Nach SSK-Muster: Frühstück bei Abreise vor 07.30 Uhr oder nach auswärtiger Übernachtung (sofern nicht im Hotelpreis inbegriffen), Abendessen bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr.
- Mehrtägige Reisen: Für jeden Reisetag werden die Mahlzeiten vergütet, die wegen der Reise auswärts anfallen. An- und Abreisetage werden nicht nach Stunden gekürzt, sondern pro Mahlzeit beurteilt.
Notieren Sie Datum, Abreise- und Rückkehrzeit, den Grund der Reise und die auswärts eingenommenen Mahlzeiten. Diese Angaben benötigen Sie im nächsten Schritt für die Spesenabrechnung; die Uhrzeiten entscheiden nach SSK-Muster über Frühstück und Abendessen.
Schritt 2: Pauschale oder effektive Abrechnung wählen
Sie haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten, den Verpflegungsmehraufwand abzurechnen: pauschal oder effektiv. Welche Variante für Sie gilt, hängt vom Spesenreglement Ihres Arbeitgebers ab. Viele Unternehmen setzen auf die Pauschale, weil sie den administrativen Aufwand reduziert.
Vergleich: Pauschale vs. effektive Abrechnung
Wenn Sie die Pauschale nutzen, benötigen Sie keinen Restaurantbeleg. Bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit braucht Ihr Arbeitgeber dafür kein genehmigtes Spesenreglement (Rz 52); wer mittags und abends auswärts isst, kann bis CHF 60 pauschal erhalten. Höhere Ansätze, etwa nach SSK-Muster CHF 35 für das Abendessen, setzen ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement voraus oder müssen im Lohnausweis betragsmässig angegeben werden.
Bei der effektiven Abrechnung reichen Sie den Originalbeleg ein. Achten Sie darauf, dass der Beleg den Namen des Restaurants, das Datum, den Gesamtbetrag und die MWST-Angaben enthält. Handschriftliche Quittungen ohne diese Angaben werden von Revisionsstellen häufig beanstandet.
Schritt 3: Verpflegungsmehraufwand einreichen und genehmigen lassen
Reichen Sie den Verpflegungsmehraufwand über die Spesenabrechnung Ihres Unternehmens ein. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, notwendige Auslagen zu ersetzen. Die interne Frist für die Einreichung ist im Spesenreglement geregelt und liegt typischerweise bei 30 Tagen nach der Geschäftsreise. Versäumen Sie diese Frist, kann der Arbeitgeber die Erstattung verweigern.
- Angaben pro Eintrag: Datum, Reiseziel, Zweck der Reise, Abreise- und Rückkehrzeit, auswärts eingenommene Mahlzeiten, gewählte Abrechnungsart (pauschal oder effektiv).
- Bei Pauschalabrechnung: Tragen Sie pro auswärts eingenommener Hauptmahlzeit die Pauschale ein, bis CHF 30. Ein Beleg ist nicht erforderlich, aber Reisedaten und Uhrzeiten müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.
- Bei effektiver Abrechnung: Heften Sie den Originalbeleg an oder laden Sie ein Foto des Belegs hoch. Stellen Sie sicher, dass der Beleg lesbar ist und alle Pflichtangaben enthält.
- Genehmigung: Die Spesenabrechnung muss von der vorgesetzten Person oder der zuständigen Stelle freigegeben werden. Erst nach der Genehmigung erfolgt die Auszahlung.
Prüfen Sie vor der Einreichung, ob Ihr Unternehmen eine digitale Spesenerfassung oder ein Papierformular verwendet. Bei digitalen Lösungen werden Pflichtfelder automatisch geprüft, was Rückweisungen reduziert. Bewahren Sie Originalbelege auch nach dem Hochladen mindestens bis zur rechtskräftigen Steuerveranlagung auf.
Schritt 4: Deklaration im Lohnausweis kontrollieren
Am Jahresende erscheint der Verpflegungsmehraufwand im Lohnausweis. Die korrekte Deklaration ist entscheidend, weil die Steuerbehörde anhand des Lohnausweises prüft, ob Spesen korrekt behandelt wurden. Als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer sollten Sie den Lohnausweis bei Erhalt kontrollieren.
Deklaration im Lohnausweis nach Abrechnungsart
Wenn in Ziffer 13.1.1 ein Kreuz steht, bedeutet das: Die Spesen halten die Vorgaben von Rz 52 oder eines genehmigten Reglements ein und gelten als Auslagenersatz. Sie müssen diese Beträge nicht als Einkommen versteuern. Fehlen Kreuz und Betrag in Ziffer 13.1.1, obwohl Sie Verpflegungsmehraufwand erhalten haben, sollten Sie die Lohnbuchhaltung kontaktieren.
Kontrollieren Sie den Lohnausweis spätestens vor dem Einreichen der Steuererklärung. Korrekturen sind nur möglich, solange der Arbeitgeber den Lohnausweis noch nicht an die Steuerverwaltung übermittelt hat. Beanstandungen nach Einreichung der Steuererklärung führen zu aufwändigen Nachverfahren.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Mahlzeiten ohne auswärtigen Anlass abgerechnet
Vergütet wird nur eine Mahlzeit, die wegen der Arbeit auswärts anfällt. Wer nach einem Vormittagstermin zum Mittagessen an den Arbeitsort zurückkehrt, hat keinen Anspruch; eine Pauschale pro Arbeitstag ist nicht zulässig. Dokumentieren Sie Abreise- und Rückkehrzeit sowie die Mahlzeiten konsequent.
Fehler 2: Pauschale über CHF 30 ohne genehmigtes Reglement
Bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit braucht es kein Reglement. Liegt die Pauschale darüber und fehlt ein genehmigtes Reglement, muss der Arbeitgeber die Spesen im Lohnausweis betragsmässig angeben; überhöhte Beträge können Steuerbehörde und AHV als Lohn aufrechnen. Klären Sie mit der Personalabteilung, welche Ansätze gelten.
Fehler 3: Restaurantbeleg ohne MWST-Angaben eingereicht
Bei effektiver Abrechnung verlangen Revisionsstellen Belege mit Datum, Betrag und MWST-Nummer des Restaurants. Handschriftliche Quittungen ohne diese Angaben werden häufig zurückgewiesen. Verlangen Sie im Restaurant immer eine vollständige Quittung oder Rechnung.
Fehler 4: Einreichungsfrist verpasst
Die meisten Spesenreglemente sehen eine Frist von 30 Tagen vor. Wird diese überschritten, kann der Arbeitgeber die Erstattung ablehnen. Reichen Sie Spesen zeitnah nach jeder Geschäftsreise ein, idealerweise innerhalb einer Woche.
Fehler 5: Lohnausweis nicht kontrolliert
Fehlerhafte Einträge in Ziffer 13 des Lohnausweises führen zu falschen Steuerveranlagungen. Wird der VMW fälschlicherweise als Lohn deklariert, zahlen Sie zu viel Einkommenssteuer. Prüfen Sie den Lohnausweis bei Erhalt und melden Sie Unstimmigkeiten sofort der Lohnbuchhaltung.
03.Häufige Fragen
Gilt die Pauschale von CHF 30 pro Mahlzeit oder pro Tag?
Die Pauschale von bis zu CHF 30 gilt pro Hauptmahlzeit, nicht pro Tag. Nehmen Sie an einem Tag wegen der Arbeit Mittag- und Abendessen auswärts ein, sind pauschal bis CHF 60 möglich. Eine Hochrechnung auf Arbeitstage ist dagegen nicht zulässig.
Muss ich für den Verpflegungsmehraufwand einen Beleg aufbewahren?
Bei der Pauschalabrechnung bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit benötigen Sie keinen Restaurantbeleg; ein genehmigtes Spesenreglement ist dafür nicht nötig. Sie sollten jedoch Reisedaten, Abreise- und Rückkehrzeit dokumentieren können. Bei effektiver Abrechnung ist der Originalbeleg mit Datum, Betrag und MWST-Angaben zwingend.
Kann ich den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung abziehen?
Wenn Ihr Arbeitgeber den VMW über die Spesenabrechnung erstattet, ist der Betrag bereits steuerfrei und kann nicht zusätzlich abgezogen werden. Erhalten Sie keine Erstattung vom Arbeitgeber, können Sie die effektiven Mehrkosten unter den Berufsauslagen in der Steuererklärung geltend machen.
Gibt es eine Mindestabwesenheit in Stunden?
Nein. Weder Rz 52 noch das SSK-Muster kennen eine Stundenschwelle; vergütet wird jede Hauptmahlzeit, die wegen der Arbeit auswärts anfällt. Die Uhrzeiten sind trotzdem wichtig: Nach SSK-Muster gibt es ein Frühstück bei Abreise vor 07.30 Uhr und ein Abendessen bei Rückkehr nach 19.30 Uhr oder auswärtiger Übernachtung.
Was passiert, wenn mein Arbeitgeber kein genehmigtes Spesenreglement hat?
Bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit und mit Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag kann der Arbeitgeber auch ohne genehmigtes Reglement vergüten; im Lohnausweis genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Höhere Beträge muss er betragsmässig angeben, und sie müssen den effektiven Auslagen entsprechen. Ein genehmigtes Reglement schafft für höhere Ansätze Rechtssicherheit.