Abwesenheitszeiten für Auslands-Verpflegungspauschalen: 6-Stunden-Regel, An-/Abreisetag, Pro-rata
Die Auslands-Verpflegungspauschale gilt ab 6 Stunden ununterbrochener Abwesenheit – unter 6h kein Anspruch; An- und Abreisetage werden pro-rata berechnet wenn das Reglement dies so vorsieht. Die korrekte Berechnung der Abwesenheitszeit ist entscheidend, weil sie bestimmt, ob und in welcher Höhe ein Verpflegungsanspruch entsteht. Dieser Artikel erläutert die drei zentralen Szenarien: Tagesreisen ab 6 Stunden, An- und Abreisetage sowie mehrtägige Auslandsaufenthalte.
01.Ab 6 Stunden Abwesenheit: Wann der Anspruch entsteht
Die Grundregel für Auslands-Verpflegungspauschalen orientiert sich an der ununterbrochenen Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsort. Massgeblich ist nicht die reine Arbeitszeit im Ausland, sondern die gesamte Zeitspanne zwischen Verlassen des Arbeitsorts (oder Wohnorts, falls die Reise von dort startet) und der Rückkehr. Reisezeit zählt vollständig zur Abwesenheit.
Anspruch nach Abwesenheitsdauer
Ob bei einer Abwesenheit zwischen 6 und 12 Stunden der volle oder nur der halbe Tagesansatz gilt, bestimmt das genehmigte Spesenreglement des Unternehmens. Die ESTV schreibt keine zwingende Abstufung vor, verlangt aber, dass die gewählte Methode im Reglement klar definiert ist. Ein Beispiel: Reist eine Mitarbeiterin um 07:00 Uhr von Zürich nach München und kehrt um 14:30 Uhr zurück, beträgt die Abwesenheit 7,5 Stunden. Der Anspruch auf die Verpflegungspauschale für Deutschland ist damit gegeben.
Wichtig: Die 6-Stunden-Schwelle bezieht sich auf die ununterbrochene Abwesenheit. Kehrt jemand zwischendurch an den Arbeitsort zurück und reist erneut ab, werden die Zeitabschnitte nicht addiert. Jede Abwesenheitsperiode wird separat beurteilt.
02.Anreise- und Abreisetag: Berechnung der Abwesenheitszeit
An- und Abreisetage sind bei Auslandsreisen häufig keine vollen Arbeitstage im Zielland. Die Verpflegungspauschale richtet sich deshalb nach der tatsächlichen Abwesenheitsdauer an diesen Tagen. Entscheidend ist, ob die Abwesenheit am jeweiligen Tag die 6-Stunden-Schwelle erreicht.
- Anreisetag: Die Abwesenheit beginnt mit dem Verlassen des Arbeitsorts oder Wohnorts und endet um Mitternacht (24:00 Uhr). Beträgt diese Zeitspanne mindestens 6 Stunden, entsteht der Anspruch auf die Verpflegungspauschale.
- Abreisetag: Die Abwesenheit beginnt um 00:00 Uhr und endet mit der Rückkehr an den Arbeitsort oder Wohnort. Auch hier gilt: Mindestens 6 Stunden Abwesenheit sind erforderlich.
- Pro-rata-Berechnung: Sieht das Spesenreglement eine proportionale Berechnung vor, wird der Tagesansatz anteilig nach Abwesenheitsstunden bemessen. Beispiel: 8 von 24 Stunden abwesend ergibt einen Drittel des vollen Tagesansatzes.
- Voller Ansatz bei Überschreitung: Viele Reglemente verzichten auf Pro-rata und gewähren ab 6 Stunden den vollen Tagesansatz. Diese Variante ist administrativ einfacher und von der ESTV akzeptiert, sofern im Reglement verankert.
Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Berechnung: Ein Mitarbeiter verlässt am Montag um 16:00 Uhr seinen Arbeitsplatz in Basel, um nach Wien zu fliegen. Die Abwesenheit am Anreisetag beträgt 8 Stunden (16:00 bis 24:00 Uhr). Der volle ESTV-Diätensatz für Österreich steht ihm zu. Am Freitag kehrt er um 11:00 Uhr an seinen Arbeitsplatz zurück. Die Abwesenheit am Abreisetag beträgt 11 Stunden (00:00 bis 11:00 Uhr), womit auch für diesen Tag der volle Ansatz gilt.
Reglemente, die eine Pro-rata-Methode vorsehen, müssen die Berechnungsformel klar definieren. Die ESTV akzeptiert sowohl stundenbasierte als auch mahlzeitenbasierte Abstufungen, solange die Methode konsistent angewendet wird und im genehmigten Reglement steht.
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Mehr erfahren →03.Mehrtägige Auslandsreisen: Voller Tagesansatz und Reglement-Vorgaben
Bei mehrtägigen Geschäftsreisen mit Übernachtung im Ausland gilt für jeden vollen Reisetag (mit Übernachtung) der volle ESTV-Diätensatz des jeweiligen Ziellandes. Die 6-Stunden-Regel ist an diesen Tagen nicht relevant, da die Abwesenheit naturgemäss 24 Stunden beträgt. Lediglich der erste und der letzte Tag unterliegen der separaten Berechnung gemäss den Regeln für An- und Abreisetage.
Beispiel: 5-tägige Geschäftsreise nach Deutschland
Wechselt die Mitarbeiterin während einer mehrtägigen Reise das Zielland, gilt für jeden Tag der Diätensatz des Landes, in dem die Übernachtung stattfindet. Übernachtet sie beispielsweise von Dienstag auf Mittwoch in München und von Mittwoch auf Donnerstag in Wien, gilt für Dienstag der deutsche und für Mittwoch der österreichische Satz.
- Reglement-Pflicht: Das Spesenreglement muss festhalten, ob An- und Abreisetage mit vollem Tagesansatz, Pro-rata oder nach einer anderen Methode abgerechnet werden. Ohne klare Regelung riskiert das Unternehmen Beanstandungen bei einer Lohnausweis-Revision.
- Lohnausweis-Relevanz: Korrekt berechnete Verpflegungspauschalen gemäss genehmigtem Reglement erscheinen nicht im Lohnausweis. Werden die Pauschalen jedoch ohne Reglement oder über den ESTV-Ansatz hinaus ausbezahlt, sind sie in Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises zu deklarieren.
- Dokumentation: Für jede Auslandsreise sollten Reisedaten, Abwesenheitszeiten, Zielland und die angewandte Berechnungsmethode dokumentiert werden. Diese Unterlagen dienen als Nachweis gegenüber der Steuerbehörde.
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die Verpflegungspauschale für Auslandsreisen ist eine solche Auslage. Das Spesenreglement konkretisiert diesen gesetzlichen Anspruch und schafft für beide Seiten Rechtssicherheit.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Abwesenheitszeiten verschiedener Reisen am selben Tag addieren
Wer morgens für 3 Stunden ins Ausland reist und nachmittags erneut für 4 Stunden, darf die beiden Abwesenheiten nicht zu 7 Stunden zusammenzählen. Jede Abwesenheitsperiode wird separat beurteilt. In diesem Fall besteht für keine der beiden Reisen ein Pauschalanspruch.
Fehler 2: Kein Spesenreglement oder fehlende Berechnungsmethode
Ohne genehmigtes Spesenreglement gelten Verpflegungspauschalen steuerlich als Lohnbestandteil und müssen im Lohnausweis deklariert werden. Auch ein vorhandenes Reglement nützt wenig, wenn es die Berechnungsmethode für An- und Abreisetage nicht definiert. Die Steuerbehörde kann in diesem Fall die gesamte Pauschale als Lohn qualifizieren.
Fehler 3: Reisezeit nicht zur Abwesenheit zählen
Ein häufiger Fehler ist, nur die Zeit am Zielort als Abwesenheit zu werten. Die Abwesenheit beginnt jedoch mit dem Verlassen des Arbeitsorts und endet mit der Rückkehr. Wer die Reisezeit ignoriert, kürzt Mitarbeitenden unter Umständen berechtigte Pauschalansprüche.
Fehler 4: Falschen Ländersatz bei Länderwechsel anwenden
Bei mehrtägigen Reisen durch mehrere Länder gilt der Diätensatz des Übernachtungslandes. Wird stattdessen pauschal der Satz des Hauptziellandes für alle Tage verwendet, entstehen Differenzen, die bei einer Revision beanstandet werden können. Jeder Tag muss einzeln dem korrekten Land zugeordnet werden.
Fehler 5: Pro-rata-Berechnung ohne Reglement-Grundlage anwenden
Manche Unternehmen berechnen An- und Abreisetage anteilig, obwohl ihr Spesenreglement keine Pro-rata-Methode vorsieht. Ohne explizite Grundlage im Reglement ist diese Praxis nicht gedeckt. Entweder wird das Reglement angepasst oder es gilt der volle Tagesansatz ab 6 Stunden Abwesenheit.
05.Häufige Fragen
Gilt der volle Tagesansatz auch wenn ich um 22 Uhr abreise und um Mitternacht ankomme?
Wenn Sie um 22:00 Uhr Ihren Arbeitsort verlassen, beträgt die Abwesenheit am Abreisetag nur 2 Stunden (22:00 bis 24:00 Uhr). Damit wird die 6-Stunden-Schwelle nicht erreicht und es besteht kein Anspruch auf die Verpflegungspauschale für diesen Tag. Am Folgetag (Ankunftstag) beginnt die Abwesenheit um 00:00 Uhr und wird bis zur Rückkehr oder bis Mitternacht gezählt.
Zählt die Wartezeit am Flughafen zur Abwesenheitszeit?
Ja, die gesamte Reisezeit inklusive Wartezeiten am Flughafen, Bahnhof oder bei Umsteigeverbindungen zählt zur Abwesenheit. Massgeblich ist die Zeitspanne zwischen Verlassen des Arbeitsorts und Rückkehr, unabhängig davon, ob Sie aktiv reisen oder warten.
Welcher Diätensatz gilt bei einer Reise mit Zwischenstopp in einem Drittland?
Entscheidend ist das Land, in dem Sie übernachten. Ein reiner Transit ohne Übernachtung begründet keinen eigenen Diätenanspruch für das Transitland. Übernachten Sie jedoch im Transitland, gilt für diesen Tag der Diätensatz des Transitlandes.
Muss ich die genauen Abwesenheitszeiten dokumentieren oder reicht das Reisedatum?
Für An- und Abreisetage sollten die genauen Uhrzeiten dokumentiert werden, da nur so die Einhaltung der 6-Stunden-Schwelle nachgewiesen werden kann. Für volle Reisetage mit Übernachtung genügt in der Regel das Reisedatum. Eine lückenlose Dokumentation schützt bei einer allfälligen Revision durch die Steuerbehörde.
Kann das Unternehmen eine höhere Schwelle als 6 Stunden im Reglement festlegen?
Grundsätzlich ja, das Unternehmen kann im Spesenreglement eine strengere Schwelle definieren, beispielsweise 8 Stunden. Eine tiefere Schwelle als 6 Stunden ist ebenfalls möglich, führt aber dazu, dass die Pauschalen steuerlich genauer geprüft werden. Die ESTV orientiert sich an der 6-Stunden-Grenze als Richtwert.
Erhalte ich die Verpflegungspauschale auch wenn das Hotel Frühstück inklusive hat?
Das hängt vom Spesenreglement ab. Viele Reglemente sehen eine Kürzung der Verpflegungspauschale vor, wenn Mahlzeiten im Hotelpreis enthalten sind. Üblich ist eine Reduktion um 15 bis 20 Prozent des Tagesansatzes pro enthaltene Mahlzeit. Ohne entsprechende Regelung im Reglement wird der volle Satz ausbezahlt.