Abwesenheitszeiten bei Auslands-Verpflegungspauschalen: Frühstück, Abendessen, Reisetage
Bei Auslandsreisen stellt sich oft die Frage, ab welcher Abwesenheit eine Verpflegungspauschale geschuldet ist. Eine Stundenregel kennen weder Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis noch das SSK-Muster-Spesenreglement – entscheidend ist, welche Mahlzeiten wegen der Reise auswärts anfallen. Dieser Artikel erklärt die Zeitregeln des SSK-Musters für Frühstück und Abendessen, die Behandlung von An- und Abreisetagen sowie mehrtägige Auslandsreisen.
01.Keine Stundenschwelle: Was für den Anspruch zählt
Stundenstufen für die Verpflegung, wie sie etwa das deutsche Reisekostenrecht für Arbeitgeber in Deutschland kennt, gelten für Schweizer Arbeitgeber nicht. Weder Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis noch das SSK-Muster-Spesenreglement knüpfen den Anspruch an eine Mindestdauer der Abwesenheit. Vergütet werden die Mahlzeiten, die wegen der Geschäftsreise auswärts anfallen; das SSK-Muster regelt dafür Uhrzeiten und Übernachtungen.
Mahlzeiten nach SSK-Muster-Spesenreglement
Die SSK-Ansätze gelten im Rahmen eines genehmigten Reglements. Ohne genehmigtes Reglement gilt Rz 52: Pauschale für eine Hauptmahlzeit höchstens CHF 30, effektive Vergütung für Mittag- oder Abendessen in der Regel höchstens CHF 35. Beispiel: Eine Mitarbeiterin fährt um 07.00 Uhr von Zürich nach München und ist um 14.30 Uhr zurück. Nach SSK-Muster werden Frühstück (Abreise vor 07.30 Uhr) und Mittagessen vergütet, kein Abendessen.
Halten Sie Abreise- und Rückkehrzeit deshalb in jeder Spesenabrechnung fest. Sie entscheiden darüber, ob Frühstück und Abendessen vergütet werden – nicht die Gesamtdauer der Abwesenheit.
02.Anreise- und Abreisetag: Welche Mahlzeiten vergütet werden
An- und Abreisetage werden nicht anteilig nach Stunden berechnet. Vergütet werden die Mahlzeiten, die an diesen Tagen wegen der Reise auswärts anfallen.
- Anreisetag: Frühstück nach SSK-Muster nur bei Abreise vor 07.30 Uhr; Mittagessen, wenn es unterwegs oder am Zielort anfällt; Abendessen, weil auswärts übernachtet wird.
- Abreisetag: Frühstück nach auswärtiger Übernachtung, sofern es nicht im Hotelpreis inbegriffen ist; Mittagessen, wenn es noch auswärts anfällt; Abendessen nur bei Rückkehr nach 19.30 Uhr.
- Keine Pro-rata-Kürzung: Ein Anteil eines Tagesansatzes nach Abwesenheitsstunden ist nicht vorgesehen. Gerechnet wird mit dem Ansatz pro Mahlzeit gemäss Rz 52 oder Reglement.
- Bereits bezahlte Mahlzeiten: Ist das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird kein Frühstück vergütet. Dieselbe Mahlzeit darf nicht doppelt bezahlt werden.
Ein Beispiel mit genehmigtem Reglement nach SSK-Muster: Ein Mitarbeiter verlässt am Montag um 16.00 Uhr seinen Arbeitsplatz in Basel und fliegt nach Wien. Am Montag wird das Abendessen vergütet (auswärtige Übernachtung). Am Freitag ist er um 11.00 Uhr zurück am Arbeitsplatz: Vergütet wird das Frühstück, sofern es nicht im Hotelpreis inbegriffen ist; das Mittagessen fällt am Arbeitsort an und wird nicht vergütet.
Welche Zeitregeln gelten, sollte das Spesenreglement festhalten. Das SSK-Muster mit 07.30 Uhr und 19.30 Uhr ist dafür eine bewährte Vorlage; ein Reglement mit höheren Ansätzen als nach Rz 52 braucht die Genehmigung des Sitzkantons.
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Mehr erfahren →03.Mehrtägige Auslandsreisen: Pro Mahlzeit statt pro Tag
Auch bei mehrtägigen Reisen gibt es keinen Tagesansatz pro Land. An vollen Reisetagen mit auswärtiger Übernachtung fallen in der Regel Frühstück, Mittag- und Abendessen auswärts an; das Frühstück nur, wenn es nicht im Hotelpreis inbegriffen ist.
Beispiel: fünftägige Geschäftsreise nach Deutschland (Reglement nach SSK-Muster)
* Nur, wenn das Frühstück nicht im Hotelpreis inbegriffen ist. Wechselt die Reise das Land, ändert sich an den Ansätzen nichts, denn sie hängen nicht vom Reiseland ab. Belege in Fremdwährung werden mit dem Kurs gemäss Reglement umgerechnet, etwa mit dem ESTV-Monatsmittelkurs.
- Regeln im Reglement: Das Spesenreglement sollte festhalten, wann Frühstück, Mittag- und Abendessen vergütet werden, etwa nach den Zeitregeln des SSK-Musters.
- Lohnausweis: Halten die Vergütungen die Vorgaben von Rz 52 ein, genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Bei genehmigtem Reglement wird in Ziffer 15 der Genehmigungsvermerk angebracht; sonst sind die Spesen betragsmässig anzugeben (Rz 53).
- Dokumentation: Für jede Auslandsreise Reisedaten, Abreise- und Rückkehrzeiten, Übernachtungen und vergütete Mahlzeiten festhalten.
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Das Spesenreglement konkretisiert diesen Anspruch und schafft für beide Seiten Rechtssicherheit. Hinweise zu einzelnen Reiseländern finden Sie in der Übersicht der Auslandsspesen nach Land.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Ausländische Stundenstufen übernehmen
Stundenstufen, wie sie etwa das deutsche Reisekostenrecht für Arbeitgeber in Deutschland kennt, gelten für Schweizer Arbeitgeber nicht. Massgebend sind Rz 52 der Wegleitung und Ihr Spesenreglement mit Ansätzen pro Mahlzeit.
Fehler 2: Tagesansatz anteilig nach Stunden kürzen
Eine Pro-rata-Berechnung nach Abwesenheitsstunden ist weder in Rz 52 noch im SSK-Muster vorgesehen. Rechnen Sie pro Mahlzeit ab, die wegen der Reise auswärts anfällt.
Fehler 3: Hotelfrühstück zusätzlich vergüten
Ist das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird nach SSK-Muster kein Frühstück vergütet. Sonst wird dieselbe Mahlzeit doppelt bezahlt.
Fehler 4: Abendessen ohne Übernachtung oder späte Rückkehr vergüten
Nach SSK-Muster wird das Abendessen nur bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr vergütet. Bei früherer Rückkehr fällt es am Wohnort an.
Fehler 5: Mit Tagessätzen pro Land rechnen
Tagessätze pro Land oder pro Übernachtungsland haben keine Grundlage, weil die ESTV keine solchen Ansätze publiziert. Massgebend sind die Ansätze pro Mahlzeit gemäss Rz 52 oder genehmigtem Reglement.
05.Häufige Fragen
Was gilt, wenn ich um 22 Uhr abreise und um Mitternacht ankomme?
Eine Stundenrechnung gibt es nicht; vergütet werden die Mahlzeiten, die wegen der Reise auswärts anfallen. Am nächsten Morgen kommt nach SSK-Muster das Frühstück nach auswärtiger Übernachtung dazu, sofern es nicht im Hotelpreis inbegriffen ist. Wie ein Abendessen bei so später Abreise behandelt wird, regelt Ihr Spesenreglement.
Zählt die Wartezeit am Flughafen zur Abwesenheitszeit?
Für die Verpflegung zählt keine Gesamtdauer, sondern ob eine Mahlzeit wegen der Reise auswärts anfällt. Die Uhrzeiten von Abreise und Rückkehr bleiben trotzdem wichtig: Nach SSK-Muster entscheiden sie über Frühstück (Abreise vor 07.30 Uhr) und Abendessen (Rückkehr nach 19.30 Uhr).
Welcher Ansatz gilt bei einer Reise mit Zwischenstopp in einem Drittland?
Das Land spielt für den Ansatz keine Rolle, weil die ESTV keine Ansätze pro Land publiziert. Es gelten überall dieselben Werte gemäss Rz 52 bzw. Ihrem Spesenreglement. Belege in Fremdwährung rechnen Sie mit dem Kurs gemäss Reglement um.
Muss ich die genauen Reisezeiten dokumentieren oder reicht das Reisedatum?
Halten Sie Abreise- und Rückkehrzeit sowie auswärtige Übernachtungen fest. Nach SSK-Muster hängen Frühstück und Abendessen genau davon ab. Für Pauschalen muss zudem eine tatsächliche Reisetätigkeit nachweisbar sein.
Kann das Unternehmen eigene Zeitregeln im Reglement festlegen?
Ja, das Spesenreglement legt fest, wann welche Mahlzeit vergütet wird; das SSK-Muster sieht 07.30 Uhr und 19.30 Uhr vor. Höhere oder andere Ansätze als nach Rz 52 brauchen die Genehmigung des Sitzkantons. Im Zweifel entscheidet die kantonale Steuerverwaltung.
Erhalte ich ein Frühstück vergütet, wenn das Hotel Frühstück inklusive hat?
Nein. Nach SSK-Muster wird das Frühstück nur vergütet, wenn es nicht im Hotelpreis inbegriffen ist. Mittag- und Abendessen sind davon nicht betroffen.