Verpflegungspauschalen Ausland Abwesenheitszeiten: Berechnung, Schwellenwerte und Praxisbeispiele
Wer Mitarbeitende ins Ausland entsendet, muss die Abwesenheitszeit korrekt berechnen, um die richtige Verpflegungspauschale auszuzahlen. Die Abwesenheit beginnt beim Verlassen des Arbeitsorts oder der Wohnung und endet bei der Rückkehr dorthin. Der Grenzübertritt ist für die Berechnung nicht massgebend.
Die Höhe der Pauschale richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit und dem Zielland. Fehler bei der Berechnung führen dazu, dass Pauschalen als steuerpflichtiger Lohn qualifiziert werden. Die folgenden Abschnitte erklären die konkreten Schwellenwerte, die Behandlung von Reisen über Mitternacht und ein durchgerechnetes Praxisbeispiel.
01.Beginn und Ende der Abwesenheitszeit
Die Abwesenheitszeit wird von Tür zu Tür gemessen. Startpunkt ist der Zeitpunkt, an dem die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter die Wohnung oder den gewöhnlichen Arbeitsort verlässt. Endpunkt ist die Rückkehr an einen dieser beiden Orte. Der Grenzübertritt spielt für die Berechnung keine Rolle. Auch die Anreise innerhalb der Schweiz zählt zur Abwesenheitszeit, sofern sie Teil der Geschäftsreise ist.
Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die Verpflegungspauschale deckt den Mehraufwand ab, der durch die auswärtige Verpflegung entsteht. Die Abwesenheitszeit bestimmt, ob dieser Mehraufwand tatsächlich anfällt und in welcher Höhe er pauschal vergütet werden darf.
- Abfahrt ab Wohnung: Verlässt die Mitarbeiterin die Wohnung direkt, beginnt die Abwesenheit mit dem Schliessen der Haustür.
- Abfahrt ab Arbeitsort: Fährt die Mitarbeiterin zuerst ins Büro und reist von dort weiter, beginnt die Abwesenheit beim Verlassen des Büros.
- Rückkehr: Die Abwesenheit endet beim Eintreffen am Arbeitsort oder an der Wohnung, je nachdem welcher Ort zuerst erreicht wird.
02.Schwellenwerte: volle und halbe Pauschale
Die Höhe der Verpflegungspauschale hängt von der Dauer der Abwesenheit ab. Die meisten genehmigten Spesenreglemente und die ESTV-Praxis unterscheiden zwei Stufen: eine halbe Pauschale bei kürzerer Abwesenheit und die volle Pauschale ab einer bestimmten Schwelle. Die genauen Schwellenwerte müssen im Spesenreglement definiert sein. In der Praxis hat sich die Acht-Stunden-Grenze als Standard etabliert.
Übliche Schwellenwerte für Auslands-Verpflegungspauschalen
Die konkreten CHF-Beträge richten sich nach dem Zielland. Für Inlandreisen gilt die Pauschale von CHF 30.00 pro Tag. Für Auslandsreisen gelten die länderspezifischen Ansätze gemäss Anhang zum Spesenreglement oder gemäss den ESTV-Richtlinien. Weicht das Spesenreglement von den ESTV-Ansätzen ab, muss es von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sein, damit die Pauschalen steuerfrei bleiben.
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Mehr erfahren →03.Reisen über Mitternacht und mehrtägige Dienstreisen
Erstreckt sich eine Geschäftsreise über Mitternacht, wird die gesamte Abwesenheit als zusammenhängende Reise betrachtet. Die Abwesenheitszeit wird nicht um Mitternacht unterbrochen und in zwei separate Kalendertage aufgeteilt. Entscheidend ist die Gesamtdauer von der Abfahrt bis zur Rückkehr.
Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung gilt eine andere Logik: Jeder Kalendertag wird einzeln bewertet. Der Anreisetag und der Abreisetag erhalten je nach Abwesenheitsdauer die volle oder halbe Pauschale. Die dazwischenliegenden vollen Reisetage erhalten automatisch die volle Tagespauschale, da die Abwesenheit jeweils 24 Stunden beträgt.
Berechnung bei mehrtägiger Auslandsreise (Beispiel Deutschland, Pauschale CHF 52.00)
04.Praxisbeispiel: Tagesreise Zürich–Frankfurt
Ein Mitarbeiter eines Zürcher KMU fliegt für ein Kundengespräch nach Frankfurt. Er verlässt seine Wohnung in Zürich um 05:30 Uhr, um den Frühflug um 07:15 Uhr ab Zürich Flughafen zu erreichen. Das Meeting in Frankfurt dauert von 10:00 bis 15:00 Uhr. Der Rückflug landet um 19:30 Uhr in Zürich, und der Mitarbeiter ist um 20:15 Uhr zurück in seiner Wohnung.
Berechnung der Abwesenheitszeit und Pauschale
Die Abwesenheit beträgt 14 Stunden und 45 Minuten. Da die Schwelle von acht Stunden klar überschritten ist, steht dem Mitarbeiter die volle Tagespauschale für Deutschland zu. Massgebend ist die Pauschale des Landes, in dem die Haupttätigkeit stattfindet. Der Mitarbeiter erhält die volle Deutschland-Pauschale gemäss Spesenreglement. Hätte die Abwesenheit weniger als acht Stunden betragen, wäre nur die halbe Pauschale geschuldet gewesen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Abwesenheit erst ab Grenzübertritt berechnen
Manche Unternehmen starten die Abwesenheitszeit erst beim Grenzübertritt statt beim Verlassen des Arbeitsorts oder der Wohnung. Dadurch wird die Abwesenheit systematisch zu kurz berechnet, und Mitarbeitende erhalten weniger Pauschale als ihnen zusteht. Die korrekte Berechnung erfolgt immer von Tür zu Tür.
Fehler 2: Keine Schwellenwerte im Spesenreglement definiert
Fehlen im Spesenreglement klare Schwellenwerte für die halbe und volle Pauschale, entsteht Interpretationsspielraum. Die Steuerbehörde kann in diesem Fall die gesamte Pauschale als steuerpflichtigen Lohn qualifizieren. Das Reglement muss die Stundengrenze und die zugehörigen Pauschalstufen explizit nennen.
Fehler 3: Reise über Mitternacht in zwei Kalendertage aufspalten
Bei einer eintägigen Reise, die über Mitternacht dauert, wird die Abwesenheit manchmal fälschlich auf zwei Tage verteilt. Das führt zu einer doppelten Pauschale, obwohl nur eine zusammenhängende Reise vorliegt. Korrekt ist die Berechnung der Gesamtdauer von Abfahrt bis Rückkehr als eine Abwesenheit.
Fehler 4: Pauschale des Transitlandes statt des Ziellandes anwenden
Führt die Reise durch mehrere Länder, gilt die Pauschale des Landes, in dem die Haupttätigkeit stattfindet. Wer stattdessen die Pauschale des Transitlandes oder des letzten besuchten Landes anwendet, riskiert eine falsche Abrechnung. Bei Zweifelsfällen ist das Land mit der längsten Aufenthaltsdauer massgebend.
Fehler 5: Abwesenheitszeiten nicht dokumentieren
Ohne Nachweis der tatsächlichen Abwesenheitszeiten fehlt die Grundlage für die Pauschalberechnung. Boardingpässe, Zugtickets oder Kalendereinträge mit Uhrzeiten sollten als Belege aufbewahrt werden. Bei einer Revision durch die Steuerbehörde muss die Abwesenheitsdauer nachvollziehbar sein.
06.Häufige Fragen
Zählt die Wartezeit am Flughafen zur Abwesenheitszeit?
Ja, die Wartezeit am Flughafen zählt vollständig zur Abwesenheitszeit. Massgebend ist der Zeitpunkt, an dem die Mitarbeiterin die Wohnung oder den Arbeitsort verlässt, nicht der Abflugzeitpunkt. Auch die Anreise zum Flughafen und die Wartezeit nach der Landung bis zur Rückkehr an die Wohnung werden eingerechnet.
Welche Pauschale gilt, wenn ich an einem Tag in zwei verschiedenen Ländern arbeite?
Es gilt die Pauschale des Landes, in dem die Haupttätigkeit stattfindet. Ist die Aufenthaltsdauer in beiden Ländern annähernd gleich, wird das Land mit der längeren Verweildauer herangezogen. Eine Aufteilung der Tagespauschale auf zwei Länder ist nicht vorgesehen.
Muss ich die genauen Uhrzeiten meiner Abwesenheit festhalten?
Ja, die Uhrzeiten von Abfahrt und Rückkehr sollten dokumentiert werden. Boardingpässe, Zugtickets oder digitale Reisebelege dienen als Nachweis. Ohne diese Dokumentation kann die Steuerbehörde die Pauschale als nicht belegt beanstanden und als steuerpflichtigen Lohn umqualifizieren.
Erhalte ich bei einer Abwesenheit von genau acht Stunden die volle oder die halbe Pauschale?
Die meisten Spesenreglemente setzen die volle Pauschale ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden an. Bei exakt acht Stunden gilt demnach noch die halbe Pauschale. Entscheidend ist die Formulierung im genehmigten Spesenreglement des Unternehmens.
Gilt die Auslandspauschale auch für die Anreise innerhalb der Schweiz?
Die Anreise innerhalb der Schweiz zählt zur Abwesenheitszeit, wird aber nicht separat mit einer Inlandpauschale vergütet. Für die gesamte Reise gilt die Pauschale des Ziellandes. Die Inlandstrecke verlängert lediglich die Gesamtabwesenheit und kann dazu beitragen, dass die Schwelle für die volle Pauschale erreicht wird.
Wie wird die Verpflegungspauschale gekürzt, wenn der Arbeitgeber eine Mahlzeit bezahlt?
Wird eine Mahlzeit vom Arbeitgeber oder einem Geschäftspartner bezahlt, wird die Tagespauschale anteilig gekürzt. Üblich ist eine Kürzung um je einen Drittel für Frühstück, Mittagessen oder Abendessen. Die genauen Kürzungsregeln müssen im Spesenreglement festgehalten sein.