Auslands-Verpflegungspauschalen berechnen: Ansatz, Umrechnung und Deklaration
Auslands-Verpflegungspauschalen werden in der Schweiz nicht nach Ländern berechnet: Die ESTV publiziert keine Ansätze pro Land. Massgebend sind Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis – etwa höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit als Pauschale – oder die Ansätze eines vom Sitzkanton genehmigten Spesenreglements, und zwar pro Mahlzeit, nicht pro Tag. Diese Anleitung zeigt Arbeitnehmenden und HR-Verantwortlichen in vier Schritten, wie sie den Anspruch ermitteln, Fremdwährungsbelege umrechnen und die Vergütungen korrekt deklarieren.
01.Auslands-Verpflegungspauschalen berechnen: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung führt Sie von der Bestimmung des Ansatzes bis zur korrekten Deklaration im Lohnausweis. Halten Sie Ihr Spesenreglement, den Reiseplan mit Abreise- und Rückkehrzeiten sowie allfällige Belege bereit, bevor Sie beginnen.
Schritt 1: Ansatz gemäss Spesenreglement bestimmen
Eine ESTV-Tabelle mit Verpflegungsansätzen pro Land gibt es nicht. Für Auslandsreisen gelten dieselben Werte wie im Inland. Welche Ansätze Ihr Unternehmen anwendet, legt das Spesenreglement fest – entweder im Rahmen von Rz 52 der Wegleitung oder mit eigenen, vom Sitzkanton genehmigten Ansätzen.
- Ohne genehmigtes Reglement: Pauschale für eine Hauptmahlzeit höchstens CHF 30 oder effektive Vergütung für Mittag- oder Abendessen in der Regel höchstens CHF 35; Kleinspesen gegen Beleg oder Tagespauschale bis CHF 20 (Rz 52).
- Mit genehmigtem Reglement: Es gelten die genehmigten Ansätze, zum Beispiel nach SSK-Muster pauschal Frühstück CHF 15, Mittagessen CHF 30, Abendessen CHF 35.
- Reise in mehrere Länder: Die Ansätze hängen nicht vom Reiseland ab. Sie rechnen pro Mahlzeit ab, unabhängig davon, in welchem Land sie eingenommen wird.
Besonderheiten einzelner Reiseländer, etwa zur Rückforderung ausländischer Mehrwertsteuer, finden Sie in der Übersicht der Auslandsspesen nach Land.
Schritt 2: Vergütete Mahlzeiten nach Reisezeiten ermitteln
Eine Stundenschwelle oder Halbtagesansätze kennen weder Rz 52 der Wegleitung noch das SSK-Muster-Spesenreglement. Entscheidend ist, welche Mahlzeiten wegen der Geschäftsreise auswärts anfallen. Das SSK-Muster knüpft Frühstück und Abendessen an Uhrzeiten und Übernachtungen; dokumentieren Sie deshalb Abreise- und Rückkehrzeiten.
Mahlzeiten nach SSK-Muster-Spesenreglement
Die SSK-Pauschalen setzen ein genehmigtes Reglement voraus; ohne Reglement gilt für die Pauschale pro Hauptmahlzeit höchstens CHF 30 (Rz 52). Beispiel mit genehmigtem Reglement nach SSK-Muster: Eine Mitarbeiterin fährt um 06.45 Uhr nach Mailand und kehrt um 20.15 Uhr zurück. Vergütet werden Frühstück (Abreise vor 07.30 Uhr), Mittagessen und Abendessen (Rückkehr nach 19.30 Uhr), pauschal also CHF 15 + CHF 30 + CHF 35 = CHF 80.
Schritt 3: Belege in Fremdwährung in CHF umrechnen
Pauschalen gemäss Rz 52 oder Spesenreglement sind CHF-Beträge und müssen nicht umgerechnet werden. Umzurechnen sind effektiv abgerechnete Belege in Fremdwährung, etwa Hotel- oder Restaurantrechnungen. Welcher Kurs gilt, legt das Spesenreglement fest.
- ESTV-Monatsmittelkurs: Mittel der Tageskurse vom 25. eines Monats bis 24. des Folgemonats, publiziert am 25. (bzw. nächsten Werktag) und gültig für den ganzen darauffolgenden Monat.
- Kartenzahlung: Bei Zahlung mit Firmen- oder Privatkarte entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.
- Einheitlich anwenden: Halten Sie sich an die Kursregel des Reglements und vermerken Sie den verwendeten Kurs in der Abrechnung.
Die Berechnung lautet: Betrag in Fremdwährung × Kurs gemäss Reglement = Betrag in CHF. Halten Sie Kurs und Quelle in der Abrechnung fest, damit die Berechnung nachvollziehbar bleibt.
Schritt 4: Spesen einreichen und im Lohnausweis deklarieren
Nach der Berechnung reichen Arbeitnehmende die Spesenabrechnung mit Reiseplan, Reisezeiten und Belegen bei der zuständigen Stelle ein. Die Arbeitgeberin prüft die Angaben und ersetzt die notwendigen Auslagen gemäss Art. 327a OR. Wie die Vergütungen im Lohnausweis erscheinen, hängt davon ab, ob Rz 52 eingehalten ist und ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
Deklaration im Lohnausweis
Details zu den einzelnen Feldern erklärt der Beitrag zu Ziffer 13 des Lohnausweises. Ist unklar, ob eine Vergütung als Spesenersatz anerkannt wird, entscheidet die kantonale Steuerverwaltung.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Mit Länder-Tagessätzen rechnen
Tagessätze pro Land, die angeblich von der ESTV stammen, haben keine Grundlage. Wer damit rechnet, vergütet Beträge, die weder Rz 52 noch einem genehmigten Reglement entsprechen. Massgebend sind die Ansätze pro Mahlzeit gemäss Rz 52 oder Spesenreglement.
Fehler 2: Pauschale pro Tag statt pro Hauptmahlzeit
Die CHF 30 gemäss Rz 52 gelten pro Mittag- oder Abendessen, nicht pro Tag. Eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig.
Fehler 3: Kurs ohne Regel wählen
Wird für jede Abrechnung ein anderer Kurs verwendet, ist die Umrechnung kaum nachprüfbar. Verwenden Sie den im Reglement festgelegten Kurs, etwa den ESTV-Monatsmittelkurs, und halten Sie ihn in der Abrechnung fest.
Fehler 4: Reisezeiten nicht dokumentiert
Nach SSK-Muster hängen Frühstück und Abendessen von der Abreise vor 07.30 Uhr, der Rückkehr nach 19.30 Uhr oder einer auswärtigen Übernachtung ab. Ohne festgehaltene Zeiten lässt sich der Anspruch nicht belegen.
Fehler 5: Falsche Ziffer im Lohnausweis
Das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 setzt voraus, dass alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind. Mit genehmigtem Reglement wird stattdessen der Genehmigungsvermerk in Ziffer 15 angebracht; Pauschalen für Zeitabschnitte gehören immer betragsmässig in Ziffer 13.2.
03.Häufige Fragen
Gibt es eine ESTV-Liste mit Verpflegungsansätzen für alle Länder?
Nein. Die ESTV publiziert keine Ansätze pro Land. Für Auslandsreisen gelten dieselben Werte wie im Inland, gemäss Rz 52 der Wegleitung etwa höchstens CHF 30 als Pauschale pro Hauptmahlzeit, oder die Ansätze Ihres genehmigten Spesenreglements.
Welchen Wechselkurs muss ich für Belege in Fremdwährung verwenden?
Den Kurs, den Ihr Spesenreglement festlegt, zum Beispiel den ESTV-Monatsmittelkurs. Dieser ist das Mittel der Tageskurse vom 25. eines Monats bis 24. des Folgemonats und gilt für den ganzen darauffolgenden Monat. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.
Ab wie vielen Stunden Abwesenheit gibt es eine Verpflegungsentschädigung?
Eine Stundenregel kennen weder Rz 52 der Wegleitung noch das SSK-Muster. Vergütet werden die Mahlzeiten, die wegen der Geschäftsreise auswärts anfallen; nach SSK-Muster das Frühstück bei Abreise vor 07.30 Uhr oder nach auswärtiger Übernachtung und das Abendessen bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr. Die Details regelt Ihr Spesenreglement.
Wie berechne ich die Pauschale bei einer Reise in mehrere Länder?
Die Ansätze hängen nicht vom Land ab, deshalb ändert sich an der Berechnung nichts. Sie rechnen pro Mahlzeit nach Rz 52 bzw. nach Ihrem Reglement ab. Belege in Fremdwährung rechnen Sie mit dem Kurs gemäss Reglement um.
Muss ich für Auslands-Verpflegungspauschalen Belege aufbewahren?
Für Einzelfallpauschalen pro Mahlzeit braucht es keinen Restaurantbeleg, wohl aber den Nachweis der Geschäftsreise, etwa Reiseplan, Buchungsbestätigung oder Boardingpass. Voraussetzung für Pauschalen ist eine tatsächliche Reisetätigkeit. Effektiv abgerechnete Kosten wie Hotel oder Tickets werden gegen Beleg vergütet.