Vorsteuerabzug Homeoffice Spesen: Voraussetzungen, Rechnungsstellung und Lösungen

Der Vorsteuerabzug auf Homeoffice-Spesen unterliegt denselben Grundregeln wie jeder andere Vorsteuerabzug im Schweizer MWST-Recht. Gemäss Art. 28 Abs. 1 MWSTG darf eine steuerpflichtige Person die ihr in Rechnung gestellte Inlandsteuer als Vorsteuer abziehen, sofern sie die Leistung für eine zum Vorsteuerabzug berechtigende unternehmerische Tätigkeit verwendet. Art. 29 MWSTG verlangt zusätzlich, dass die Vorsteuer durch eine auf den Namen der steuerpflichtigen Person lautende Rechnung belegt wird.

• Steuerpflicht des Unternehmens: Nur MWST-pflichtige Unternehmen sind zum Vorsteuerabzug berechtigt. Nicht registrierte Firmen oder Kleinunternehmen unter der Umsatzgrenze von CHF 100 000 (ohne freiwillige Unterstellung) haben keinen Anspruch.
• Rechnung auf Firmennamen: Die Rechnung muss auf den Namen und die Adresse des Unternehmens lauten. Eine Rechnung auf den Privatnamen des Mitarbeitenden genügt nicht, selbst wenn die Firma die Kosten erstattet.
• Geschäftliche Verwendung: Die bezogene Leistung muss für die unternehmerische Tätigkeit verwendet werden. Bei rein privater Nutzung entfällt der Vorsteuerabzug vollständig.
• Korrekte MWST-Angaben auf der Rechnung: Die Rechnung muss die MWST-Nummer des Leistungserbringers, den MWST-Betrag oder den MWST-Satz sowie die übrigen Pflichtangaben gemäss Art. 26 MWSTG enthalten.

Fehlt auch nur eine dieser Voraussetzungen, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen. In der Praxis ist die Rechnungsstellung auf den Firmennamen die grösste Hürde bei Homeoffice-Kosten, da Mitarbeitende ihre Internet- und Telefonverträge in der Regel privat abschliessen.

Nicht alle Homeoffice-Kosten sind gleich zu behandeln. Entscheidend ist jeweils, ob die Rechnung auf die Firma lautet und ob eine geschäftliche Verwendung vorliegt. Die folgende Übersicht zeigt die gängigsten Kostenkategorien und deren Vorsteuer-Behandlung.

Ein konkretes Beispiel: Ein Unternehmen übernimmt den Internetvertrag eines Mitarbeitenden direkt beim Provider. Die monatliche Rechnung über CHF 59.– (inkl. 8.1 % MWST) lautet auf die Firma. Der Mitarbeitende nutzt den Anschluss zu 60 % geschäftlich. Der abziehbare Vorsteuerbetrag beträgt somit CHF 59.– / 1.081 × 0.081 × 0.60 = rund CHF 2.66 pro Monat. Über ein Jahr summiert sich das auf rund CHF 32.–. Ohne Vertragsübernahme wäre der Abzug CHF 0.–.

Unternehmen, die den Vorsteuerabzug auf Homeoffice-Kosten nutzen möchten, müssen die Rechnungsstellung aktiv steuern. Die blosse Erstattung privater Auslagen genügt nicht. Es gibt drei bewährte Ansätze, die je nach Kostenkategorie unterschiedlich praktikabel sind.

• Direkte Vertragsübernahme beim Anbieter: Der Arbeitgeber schliesst den Internet- oder Telefonvertrag direkt mit dem Provider ab oder übernimmt den bestehenden Vertrag des Mitarbeitenden. Die Rechnung lautet dann auf die Firma. Dies ist die sicherste Methode für den Vorsteuerabzug. Viele Schweizer Provider bieten entsprechende Geschäftskundenmodelle an.
• Zentraler Einkauf von Büromaterial und Geräten: Büromaterial, Druckerpatronen, Bildschirme oder Bürostühle werden zentral über das Unternehmen bestellt und an die Mitarbeitenden geliefert. Die Rechnung lautet automatisch auf die Firma. Der Vorsteuerabzug ist vollständig möglich, sofern die Gegenstände geschäftlich genutzt werden.
• Anteilige Abrechnung bei gemischter Nutzung: Wird ein auf die Firma lautender Anschluss sowohl privat als auch geschäftlich genutzt, ist der Vorsteuerabzug anteilig vorzunehmen. Der geschäftliche Nutzungsanteil muss sachgerecht geschätzt und dokumentiert werden. Die ESTV akzeptiert in der Regel eine nachvollziehbare Schätzung, etwa basierend auf Arbeitszeit oder Nutzungsprotokollen.

Wichtig: Eine nachträgliche Umadressierung der Rechnung durch den Mitarbeitenden reicht nicht aus. Die Rechnung muss von Anfang an auf die Firma ausgestellt sein, oder der Vertrag muss formell auf die Firma übertragen werden. Reine Kostenerstattungen an Mitarbeitende, die auf Basis privater Rechnungen erfolgen, begründen keinen Vorsteuerabzug, auch wenn die Erstattung buchhalterisch korrekt erfasst wird.

Viele Arbeitgeber zahlen ihren Mitarbeitenden eine monatliche Homeoffice-Pauschale, um die anfallenden Kosten für Internet, Strom und Arbeitsplatz pauschal abzugelten. Aus Sicht der Spesenverwaltung ist das effizient und gemäss Art. 327a OR auch zulässig, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Für den Vorsteuerabzug ist die Pauschale jedoch wertlos.

Der Grund: Eine Pauschale basiert nicht auf einer konkreten Rechnung mit ausgewiesener MWST. Es fehlt der Beleg, der den Vorsteuerabzug nach Art. 29 MWSTG ermöglicht. Die Pauschale stellt aus MWST-Sicht eine interne Vergütung dar, nicht den Bezug einer Leistung von einem Dritten. Selbst wenn der Mitarbeitende Belege sammelt und der Pauschale zuordnet, ändert das nichts, solange die Rechnungen auf den Privatnamen lauten.

Unternehmen stehen damit vor einer Abwägung: Die Pauschale ist administrativ einfach, verzichtet aber auf den Vorsteuerabzug. Die direkte Kostenübernahme erfordert mehr Aufwand bei der Vertragsgestaltung, ermöglicht aber den Vorsteuerabzug. Bei grösseren Teams mit hohen Homeoffice-Kosten kann sich die Direktübernahme finanziell lohnen.