Vorsteuerabzug auf Homeoffice-Spesen: Internet, Miete, Büromaterial

Grundvoraussetzung für jeden Vorsteuerabzug ist Art. 29 Abs. 1 MWSTG: Die steuerpflichtige Person kann die ihr in Rechnung gestellte Inlandsteuer als Vorsteuer abziehen, sofern sie die Leistung für einen steuerbaren Zweck verwendet. Bei Homeoffice-Spesen scheitert der Abzug häufig bereits daran, dass die Kosten gar nicht der MWST unterliegen – oder dass eine gemischte (private und berufliche) Verwendung vorliegt.

Die Privatwohnung als Homeoffice-Standort führt dazu, dass die grösste Kostenposition – die Miete – nie zum Vorsteuerabzug berechtigt. Vermieter von Wohnraum stellen keine MWST in Rechnung, da Wohnraumvermietung gemäss Art. 21 Abs. 2 Ziff. 21 MWSTG von der Steuer ausgenommen ist. Wo keine MWST anfällt, gibt es keine Vorsteuer zum Abziehen.

Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass die Kosten nachweislich für steuerbare unternehmerische Tätigkeiten anfallen. Bei Homeoffice-Spesen bedeutet das: Die steuerpflichtige Person muss den beruflichen Nutzungsanteil glaubhaft belegen können. Ein pauschaler Abzug von 100 % ist nur bei Kosten zulässig, die ausschliesslich betrieblich verwendet werden.

• Internetkosten: Der Internetanschluss wird typischerweise sowohl privat als auch beruflich genutzt. Die ESTV akzeptiert einen anteiligen Abzug, wenn der berufliche Nutzungsanteil plausibel geschätzt wird. Ein Anteil von 40–60 % gilt in der Praxis als realistisch, sofern keine weiteren Personen im Haushalt den Anschluss intensiv nutzen. Beispiel: Bei einer monatlichen Rechnung von CHF 80.– inkl. 8.1 % MWST und einem beruflichen Anteil von 50 % beträgt die abziehbare Vorsteuer rund CHF 3.– pro Monat.
• Büromaterial: Druckerpapier, Toner, Ordner und ähnliches Material, das ausschliesslich für die berufliche Tätigkeit beschafft wird, berechtigt vollständig zum Vorsteuerabzug. Voraussetzung ist eine MWST-konforme Rechnung gemäss Art. 26 MWSTG mit Angabe der MWST-Nummer des Lieferanten, des Steuersatzes und des Steuerbetrags.
• Arbeitsmittel und Mobiliar: Ein Bürostuhl oder Schreibtisch, der auch privat genutzt wird, berechtigt nur anteilig zum Vorsteuerabzug. Wird das Möbelstück ausschliesslich im Arbeitszimmer verwendet und ist dieses klar vom Wohnbereich getrennt, kann der volle Abzug vertretbar sein – die Beweislast liegt bei der steuerpflichtigen Person.

Selbständigerwerbende, die im Handelsregister eingetragen und MWST-pflichtig sind, können den Vorsteuerabzug direkt in ihrer MWST-Abrechnung geltend machen. Arbeitnehmende hingegen haben keinen eigenen Vorsteuerabzug – hier kann nur der Arbeitgeber die Vorsteuer geltend machen, sofern er die Kosten trägt und die Belege auf sein Unternehmen lauten.

Nicht jede Homeoffice-Ausgabe berechtigt zum Vorsteuerabzug. Einige Kostenarten scheitern bereits an der fehlenden MWST-Belastung, andere an der schwierigen Nachweisbarkeit des beruflichen Anteils.

Beim Strom ist der Vorsteuerabzug theoretisch möglich, in der Praxis aber aufwendig. Die steuerpflichtige Person müsste den Stromverbrauch des Arbeitszimmers separat berechnen – etwa über die Quadratmeterfläche im Verhältnis zur Gesamtwohnung und die Nutzungsstunden. Ohne nachvollziehbare Berechnung wird die ESTV den Abzug bei einer Kontrolle streichen.

Die Beweislast für den Vorsteuerabzug liegt bei der steuerpflichtigen Person (Art. 29 MWSTG). Bei Homeoffice-Spesen ist die Dokumentation besonders wichtig, weil fast alle Kosten eine gemischte Verwendung aufweisen. Die ESTV kann bei einer Kontrolle verlangen, dass der berufliche Nutzungsanteil nachvollziehbar belegt wird.

• Beruflichen Nutzungsanteil festlegen: Halten Sie schriftlich fest, wie Sie den beruflichen Anteil berechnet haben. Bei Internetkosten kann dies ein Prozentsatz basierend auf Arbeitsstunden im Homeoffice im Verhältnis zur Gesamtnutzung sein. Wählen Sie eine konservative Schätzung – ein Anteil von 80 % oder mehr wird ohne detaillierte Begründung kaum akzeptiert.
• MWST-konforme Belege aufbewahren: Bewahren Sie die Originalrechnungen Ihres Internet- und Telefonproviders auf. Diese müssen die Anforderungen von Art. 26 MWSTG erfüllen: Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Art der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Monatsrechnungen von Swisscom, Sunrise oder Salt erfüllen diese Anforderungen in der Regel.
• Konservative Schätzung bevorzugen: Im Zweifelsfall ist ein tieferer beruflicher Anteil sicherer als ein zu hoher. Wird bei einer ESTV-Kontrolle ein überhöhter Anteil festgestellt, droht eine Nachbelastung der zu viel abgezogenen Vorsteuer zuzüglich Verzugszins.
• Aufbewahrungsfrist beachten: Belege und Berechnungsgrundlagen müssen gemäss Art. 70 Abs. 2 MWSTG während zehn Jahren aufbewahrt werden. Dies gilt auch für digitale Belege, sofern deren Integrität gewährleistet ist.

Ein praktischer Ansatz: Erstellen Sie zu Beginn des Jahres eine einfache Berechnung des beruflichen Nutzungsanteils für Internet und Telefon. Legen Sie diese Berechnung zusammen mit den monatlichen Rechnungen ab. Bei gleichbleibenden Verhältnissen genügt eine jährliche Neubeurteilung.