Vorsteuerabzug Spesen: Recht, Voraussetzungen und Praxis
Geschäftliche Spesen enthalten in der Regel Mehrwertsteuer. Für MWST-pflichtige Unternehmen in der Schweiz stellt sich deshalb bei jeder Spesenabrechnung die Frage, ob und in welcher Höhe die enthaltene MWST als Vorsteuer abgezogen werden darf. Der Vorsteuerabzug auf Spesen betrifft Treuhänder, Finanzverantwortliche und KMU-Geschäftsführer gleichermassen und hat direkte Auswirkungen auf die Steuerlast des Unternehmens.
Die rechtliche Grundlage bildet das Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG), insbesondere Art. 28 (Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs), Art. 29 (Ausschluss des Vorsteuerabzugs) und Art. 26 (Anforderungen an Belege). Fehler beim Vorsteuerabzug auf Spesen werden bei MWST-Revisionen regelmässig beanstandet und können zu Nachforderungen, Verzugszinsen und im Wiederholungsfall zu Bussen führen.
01.Was ist der Vorsteuerabzug auf Spesen?
Der Vorsteuerabzug ist das Recht eines MWST-pflichtigen Unternehmens, die beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen bezahlte Mehrwertsteuer von der eigenen Steuerschuld abzuziehen. Bei Spesen bedeutet dies konkret: Wenn ein Mitarbeitender ein Geschäftsessen bezahlt und die Rechnung 8,1 % MWST enthält, kann das Unternehmen diesen Steuerbetrag in seiner MWST-Abrechnung als Vorsteuer geltend machen. Das Unternehmen trägt damit wirtschaftlich nur den Nettobetrag der Spesen.
Art. 28 Abs. 1 MWSTG definiert die Grundvoraussetzung: Die steuerpflichtige Person kann Vorsteuern im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit abziehen, sofern sie die Aufwendungen für steuerbare Leistungen verwendet. Für Spesen bedeutet dies, dass der geschäftliche Zweck der Auslage nachgewiesen sein muss. Rein private Aufwendungen sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
Der Vorsteuerabzug auf Spesen unterscheidet sich von der steuerlichen Abzugsfähigkeit bei der direkten Bundessteuer. Während Spesen bei der Gewinnsteuer als Aufwand verbucht werden, betrifft der Vorsteuerabzug ausschliesslich die Mehrwertsteuer. Beide Aspekte sind unabhängig voneinander zu prüfen.
02.Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug auf Spesen
Damit ein Unternehmen die in Spesen enthaltene MWST als Vorsteuer abziehen darf, müssen vier kumulative Voraussetzungen erfüllt sein. Fehlt auch nur eine davon, ist der Abzug ausgeschlossen.
- MWST-Pflicht des Unternehmens: Nur Unternehmen, die im MWST-Register eingetragen sind und nach der effektiven Abrechnungsmethode abrechnen, können Vorsteuern separat geltend machen. Unternehmen mit Saldosteuersatz haben keinen separaten Vorsteuerabzug.
- Geschäftlicher Verwendungszweck: Die Spesen müssen für eine zum Vorsteuerabzug berechtigende Tätigkeit angefallen sein (Art. 28 Abs. 1 MWSTG). Rein private Auslagen oder Aufwendungen für von der Steuer ausgenommene Leistungen (z. B. Gesundheitswesen, Bildung) berechtigen nicht zum Abzug.
- Formgültiger Beleg: Der Beleg muss die Anforderungen nach Art. 26 MWSTG erfüllen: Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Art der Leistung, Entgelt, anwendbarer Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Beträgen unter CHF 400 gelten vereinfachte Anforderungen.
- Inländische MWST: Nur die schweizerische Mehrwertsteuer ist als Vorsteuer abziehbar. Ausländische Umsatzsteuer (z. B. deutsche MwSt oder österreichische USt) kann nicht in der Schweizer MWST-Abrechnung geltend gemacht werden, sondern muss im jeweiligen Land zurückgefordert werden.
Ein Beispiel verdeutlicht die Wirkung: Ein Aussendienstmitarbeiter reicht eine Hotelrechnung über CHF 216.20 ein (CHF 200 netto plus CHF 16.20 MWST zu 8,1 %). Ist das Unternehmen MWST-pflichtig mit effektiver Methode, der Aufenthalt geschäftlich begründet und der Beleg formgültig, kann das Unternehmen CHF 16.20 als Vorsteuer abziehen. Fehlt auf dem Beleg die MWST-Nummer des Hotels, entfällt der Abzug.
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Mehr erfahren →03.Welche Spesentypen berechtigen zum Vorsteuerabzug?
Nicht alle Spesenarten sind gleichermassen für den Vorsteuerabzug geeignet. Entscheidend ist, ob ein Einzelbeleg mit ausgewiesener MWST vorliegt und ob die Leistung der Schweizer Mehrwertsteuer unterliegt. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Spesentypen und ihre Vorsteuerabzugsberechtigung.
Vorsteuerabzug nach Spesentyp
Die zentrale Regel lautet: Wo eine Pauschale ohne Einzelbeleg ausbezahlt wird, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Dies betrifft insbesondere die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer, die Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag und die Kleinspesenentschädigung von CHF 20 pro Tag. Bei diesen Pauschalen fehlt der Nachweis der tatsächlich bezahlten MWST.
04.Beleganforderungen und Dokumentationspflichten
Art. 26 MWSTG und die zugehörige MWST-Verordnung definieren, welche Angaben ein Beleg enthalten muss, damit er zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Rechnungsbetrag. Bei MWST-Revisionen sind unvollständige Belege der häufigste Grund für die Verweigerung des Vorsteuerabzugs.
Beleganforderungen nach Betragshöhe
Für Spesenbelege bedeutet dies in der Praxis: Restaurantquittungen, Hotelrechnungen und Taxibelege müssen mindestens die MWST-Nummer des Anbieters, den Steuersatz und den Steuerbetrag ausweisen. Kassenbons ohne diese Angaben reichen für den Vorsteuerabzug nicht aus. Mitarbeitende sollten deshalb bei Beträgen über CHF 400 immer eine vollständige Rechnung auf den Firmennamen verlangen.
Die Aufbewahrungspflicht für MWST-relevante Belege beträgt gemäss Art. 70 MWSTG zehn Jahre. Digitale Kopien sind zulässig, sofern die Integrität und Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist. Die ESTV akzeptiert gescannte Belege als Nachweis, wenn das Original nicht mehr verfügbar ist.
05.Vorsteuerabzug auf Spesen geltend machen: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess beschreibt, wie Unternehmen den Vorsteuerabzug auf Spesen systematisch und revisionssicher umsetzen. Er richtet sich an Finanzverantwortliche und Treuhänder, die den gesamten Ablauf von der Belegerfassung bis zur MWST-Abrechnung steuern.
Schritt 1: MWST-Status und Abrechnungsmethode klären
Bevor Vorsteuern auf Spesen geltend gemacht werden können, muss die Grundlage geprüft werden: Ist das Unternehmen im MWST-Register eingetragen und rechnet es nach der effektiven Methode ab? Unternehmen mit Saldosteuersatz können keinen separaten Vorsteuerabzug vornehmen, da die Vorsteuer bereits pauschal im reduzierten Satz berücksichtigt ist.
- Effektive Methode: Vorsteuerabzug auf jeden einzelnen Beleg möglich. Die tatsächlich bezahlte MWST wird in der Abrechnung als Vorsteuer deklariert.
- Saldosteuersatzmethode: Kein separater Vorsteuerabzug. Die Vorsteuer ist im reduzierten Abrechnungssatz pauschal enthalten. Spesen werden brutto verbucht.
- Befreiung von der Steuerpflicht: Unternehmen unter der Umsatzgrenze von CHF 100 000, die nicht freiwillig registriert sind, haben keinen Vorsteuerabzug.
Schritt 2: Spesenrichtlinien um MWST-Vorgaben ergänzen
Das interne Spesenreglement sollte klare Vorgaben enthalten, welche Beleganforderungen für den Vorsteuerabzug gelten. Mitarbeitende müssen wissen, dass Kassenbons ohne MWST-Nummer nicht ausreichen und bei Beträgen über CHF 400 eine vollständige Rechnung auf den Firmennamen verlangt werden muss.
- Vorgabe im Reglement, dass Belege die MWST-Nummer des Anbieters, den Steuersatz und den Steuerbetrag enthalten müssen.
- Hinweis, dass bei Beträgen ab CHF 400 eine Rechnung mit Firmenname und -adresse als Leistungsempfänger erforderlich ist.
- Klarstellung, dass bei Pauschalspesen (Kilometerpauschale, Verpflegungspauschale) kein Vorsteuerabzug möglich ist.
- Regelung zur Kennzeichnung von gemischt genutzten Spesen (geschäftlich und privat), damit die Vorsteuerkorrektur korrekt vorgenommen werden kann.
Schritt 3: Spesenbelege erfassen und auf MWST-Konformität prüfen
Bei der Erfassung jeder Spesenabrechnung ist zu prüfen, ob der Beleg die formellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt. Diese Prüfung sollte idealerweise bereits bei der Einreichung durch den Mitarbeitenden erfolgen, nicht erst bei der Verbuchung. Digitale Spesenlösungen können diese Prüfung teilweise automatisieren.
- MWST-Nummer prüfen: Ist die UID-Nummer des Leistungserbringers auf dem Beleg vorhanden? Die Nummer kann im UID-Register des BFS verifiziert werden.
- Steuersatz und Steuerbetrag prüfen: Ist der anwendbare MWST-Satz (8,1 %, 3,8 % oder 2,6 %) und der Steuerbetrag korrekt ausgewiesen?
- Geschäftlichen Zweck dokumentieren: Ist der geschäftliche Anlass der Auslage erkennbar? Bei Bewirtungsspesen sollten Anlass und Teilnehmer vermerkt sein.
- Inland oder Ausland unterscheiden: Handelt es sich um Schweizer MWST oder um ausländische Umsatzsteuer? Nur Schweizer MWST ist als Vorsteuer abziehbar.
Schritt 4: Vorsteuerbeträge korrekt ermitteln und zuordnen
Für jeden vorsteuerabzugsberechtigten Beleg ist der Vorsteuerbetrag zu ermitteln. Bei Belegen mit dem Vermerk MWST inkl. muss der Steuerbetrag herausgerechnet werden. Die Formel lautet: Vorsteuerbetrag = Bruttobetrag × Steuersatz / (100 + Steuersatz). Bei einem Restaurantbeleg über CHF 108.10 inkl. 8,1 % MWST ergibt sich ein Vorsteuerbetrag von CHF 8.10.
Berechnung Vorsteuer nach Steuersatz
Bei gemischter Verwendung (geschäftlich und privat) ist eine Vorsteuerkorrektur vorzunehmen. Der private Anteil muss geschätzt und die Vorsteuer entsprechend gekürzt werden. Ein typisches Beispiel ist ein Geschäftsfahrzeug, das auch privat genutzt wird: Hier ist der Vorsteuerabzug auf den geschäftlichen Nutzungsanteil zu beschränken.
Schritt 5: Spesen mit korrektem Vorsteuerkonto verbuchen
In der Buchhaltung werden Spesen mit Vorsteuerabzug netto verbucht: Der Nettobetrag geht auf das entsprechende Aufwandkonto, der Vorsteuerbetrag auf das Vorsteuerkonto. Die Zuordnung zum richtigen Steuersatz ist entscheidend, da die MWST-Abrechnung die Vorsteuer nach Sätzen aufschlüsselt.
Buchungsbeispiel Hotelrechnung CHF 207.60
Spesen ohne Vorsteuerabzugsberechtigung (Pauschalspesen, Belege ohne MWST-Ausweis, ausländische Spesen) werden brutto auf das Aufwandkonto gebucht. Eine saubere Trennung zwischen vorsteuerabzugsberechtigten und nicht berechtigten Spesen in der Buchhaltung erleichtert die MWST-Abrechnung und die spätere Revision erheblich.
Schritt 6: Vorsteuer in der MWST-Abrechnung deklarieren
Die geltend gemachten Vorsteuern auf Spesen fliessen in die periodische MWST-Abrechnung ein. Je nach Abrechnungsperiode (quartalsweise oder halbjährlich) werden die Vorsteuerbeträge in Ziffer 400 der MWST-Abrechnung deklariert. Die Vorsteuer wird von der geschuldeten Umsatzsteuer abgezogen, woraus sich die Zahllast oder ein Vorsteuerüberschuss ergibt.
- Ziffer 400: Total der Vorsteuern auf Material- und Dienstleistungsaufwand, einschliesslich Spesen mit formgültigem Beleg.
- Ziffer 405: Vorsteuern auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand, sofern Spesen in diese Kategorie fallen.
- Ziffer 410: Einlageentsteuerung bei nachträglicher Registrierung oder Methodenwechsel.
- Ziffer 415: Vorsteuerkorrekturen bei gemischter Verwendung, Eigenverbrauch oder Nutzungsänderung.
Schritt 7: Belege revisionssicher archivieren
Alle Spesenbelege, die als Grundlage für den Vorsteuerabzug dienen, müssen gemäss Art. 70 MWSTG zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende der Steuerperiode, in der die Vorsteuer geltend gemacht wurde. Digitale Archivierung ist zulässig, sofern die Belege während der gesamten Frist lesbar und unverändert abrufbar sind.
- Originalbelege oder qualitativ gleichwertige digitale Kopien aufbewahren.
- Zuordnung zwischen Beleg, Buchung und MWST-Abrechnung jederzeit nachvollziehbar sicherstellen.
- Bei digitaler Archivierung die Integrität der Daten durch geeignete technische Massnahmen gewährleisten.
- Spesenbelege getrennt nach Abrechnungsperioden ablegen, um bei einer Revision schnellen Zugriff zu ermöglichen.
Schritt 8: Jahresabstimmung und Vorsteuerkorrektur durchführen
Am Jahresende ist eine Abstimmung der geltend gemachten Vorsteuern auf Spesen vorzunehmen. Dabei wird geprüft, ob die in den periodischen Abrechnungen deklarierten Vorsteuern mit den Buchhaltungsdaten übereinstimmen. Gleichzeitig sind allfällige Vorsteuerkorrekturen vorzunehmen, etwa bei Änderungen im Nutzungsverhältnis (geschäftlich/privat) oder bei Eigenverbrauch.
Die Jahresabstimmung umfasst den Abgleich der Vorsteuerkonten mit den MWST-Abrechnungen, die Überprüfung der korrekten Steuersatzzuordnung und die Berechnung allfälliger Vorsteuerkorrekturen nach Art. 31 MWSTG. Differenzen sind in der Finalisierung der letzten Abrechnungsperiode oder in einer Korrekturabrechnung zu bereinigen.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Vorsteuerabzug auf Pauschalspesen geltend gemacht
Pauschalspesen wie die Kilometerpauschale (CHF 0.75/km), die Verpflegungspauschale (CHF 30/Tag) oder die Kleinspesenentschädigung (CHF 20/Tag) enthalten keine ausgewiesene MWST. Ein Vorsteuerabzug auf diese Pauschalen ist unzulässig und wird bei einer Revision nachbelastet. Pauschalen sind immer brutto zu verbuchen.
Fehler 2: Belege ohne MWST-Nummer oder Steuerbetrag akzeptiert
Kassenbons und Quittungen ohne MWST-Nummer des Leistungserbringers oder ohne ausgewiesenen Steuerbetrag berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Die ESTV verweigert den Abzug bei formell ungenügenden Belegen konsequent. Mitarbeitende sollten geschult werden, bei Spesen immer eine vollständige Rechnung zu verlangen.
Fehler 3: Ausländische Umsatzsteuer als Schweizer Vorsteuer abgezogen
Deutsche MwSt, österreichische USt oder italienische IVA können nicht in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer geltend gemacht werden. Die Rückforderung muss im jeweiligen Land über das dort geltende Erstattungsverfahren erfolgen. Auslandsspesen sind in der Schweizer Buchhaltung brutto zu verbuchen.
Fehler 4: Vorsteuerabzug bei Saldosteuersatzmethode beansprucht
Unternehmen, die nach der Saldosteuersatzmethode abrechnen, haben keinen Anspruch auf separaten Vorsteuerabzug. Die Vorsteuer ist bereits pauschal im reduzierten Saldosteuersatz berücksichtigt. Ein zusätzlicher Abzug einzelner Vorsteuerbeträge führt zu einer Doppelberücksichtigung und wird bei der Revision korrigiert.
Fehler 5: Gemischte Verwendung ohne Vorsteuerkorrektur
Werden Spesen sowohl geschäftlich als auch privat genutzt (z. B. Geschäftsfahrzeug mit Privatnutzung), muss der Vorsteuerabzug auf den geschäftlichen Anteil beschränkt werden. Ohne Vorsteuerkorrektur nach Art. 31 MWSTG wird bei einer Revision der gesamte private Anteil nachbelastet, zuzüglich Verzugszins.
Fehler 6: Falscher Steuersatz bei der Verbuchung angewendet
Die Zuordnung zum falschen MWST-Satz (z. B. 8,1 % statt 3,8 % bei Hotelübernachtungen) verfälscht die MWST-Abrechnung. Bei zu hohem Satz wird zu viel Vorsteuer abgezogen, bei zu niedrigem Satz verschenkt das Unternehmen Abzugspotenzial. Die Steuersatzzuordnung ist bei jeder Buchung anhand des Belegs zu prüfen.
Fehler 7: Aufbewahrungspflicht nicht eingehalten
Spesenbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Werden Belege vor Ablauf dieser Frist vernichtet oder sind sie bei einer Revision nicht auffindbar, kann die ESTV den Vorsteuerabzug nachträglich verweigern. Eine systematische digitale Archivierung mit Zuordnung zur jeweiligen Buchung schafft Sicherheit.
07.Häufige Fragen
Kann ich auf Pauschalspesen Vorsteuer abziehen?
Nein. Pauschalspesen wie die Kilometerpauschale (CHF 0.75/km), die Verpflegungspauschale (CHF 30/Tag) oder die Kleinspesenentschädigung (CHF 20/Tag) enthalten keine ausgewiesene MWST. Ohne Einzelbeleg mit MWST-Ausweis ist kein Vorsteuerabzug möglich. Pauschalen werden in der Buchhaltung brutto verbucht.
Welche Angaben muss ein Spesenbeleg für den Vorsteuerabzug enthalten?
Jeder Beleg muss die MWST-Nummer (UID) des Leistungserbringers, den anwendbaren Steuersatz, den Steuerbetrag, das Datum und die Art der Leistung enthalten. Bei Beträgen ab CHF 400 sind zusätzlich Name und Adresse des Leistungsempfängers (Firma) erforderlich. Diese Anforderungen ergeben sich aus Art. 26 MWSTG.
Ist der Vorsteuerabzug bei der Saldosteuersatzmethode möglich?
Nein. Bei der Saldosteuersatzmethode ist die Vorsteuer bereits pauschal im reduzierten Abrechnungssatz berücksichtigt. Ein separater Vorsteuerabzug auf einzelne Belege ist nicht zulässig. Unternehmen mit hohen Spesen sollten prüfen, ob ein Wechsel zur effektiven Methode vorteilhafter wäre.
Kann ich ausländische Mehrwertsteuer auf Geschäftsreisespesen in der Schweiz abziehen?
Nein. In der Schweizer MWST-Abrechnung ist ausschliesslich die schweizerische Mehrwertsteuer als Vorsteuer abziehbar. Ausländische Umsatzsteuer (z. B. deutsche MwSt) muss über das Erstattungsverfahren des jeweiligen Landes zurückgefordert werden. Innerhalb der EU gilt dafür das elektronische Erstattungsverfahren.
Wie lange müssen Spesenbelege für den Vorsteuerabzug aufbewahrt werden?
Gemäss Art. 70 MWSTG beträgt die Aufbewahrungspflicht zehn Jahre ab Ende der Steuerperiode, in der die Vorsteuer geltend gemacht wurde. Digitale Kopien sind zulässig, sofern Lesbarkeit und Integrität gewährleistet sind. Bei fehlenden Belegen kann die ESTV den Vorsteuerabzug nachträglich verweigern.
Muss bei Bewirtungsspesen der Geschäftszweck dokumentiert werden?
Ja. Für den Vorsteuerabzug auf Bewirtungsspesen muss der geschäftliche Anlass nachgewiesen sein. Es empfiehlt sich, auf dem Beleg oder in der Spesenabrechnung den Anlass, die eingeladenen Personen und deren Firmenzugehörigkeit zu vermerken. Ohne diese Angaben kann die ESTV den geschäftlichen Charakter anzweifeln und den Vorsteuerabzug verweigern.