Vorsteuerabzug Kilometerpauschale: Pauschale, effektive Kosten, Firmenwagen

Die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km (gültig ab 1. Januar 2026, zuvor CHF 0.70/km) entschädigt Arbeitnehmende pauschal für die Nutzung ihres Privatfahrzeugs zu geschäftlichen Zwecken. Sie deckt sämtliche Fahrzeugkosten ab: Treibstoff, Versicherung, Abschreibung, Unterhalt und Reifen. Weil es sich um eine pauschale Kostenvergütung handelt, liegt kein konkreter Leistungsaustausch zwischen dem Arbeitgeber und einem Dritten vor. Es existiert kein MWST-Beleg, der die Steuer separat ausweist.

Gemäss Art. 28 Abs. 1 MWSTG setzt der Vorsteuerabzug voraus, dass die steuerpflichtige Person eine Leistung bezogen hat und diese mit einem Beleg nachweisen kann, auf dem die MWST offen ausgewiesen ist. Bei der Kilometerpauschale fehlt genau dieser Beleg. Der Arbeitgeber zahlt dem Arbeitnehmenden einen Pauschalbetrag aus, ohne dass eine Rechnung eines Lieferanten (z. B. einer Tankstelle) an das Unternehmen gerichtet ist. Damit sind die formellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht erfüllt.

Auch eine rechnerische Herausrechnung der MWST aus der Pauschale ist nicht zulässig. Die ESTV hat wiederholt klargestellt, dass Pauschalentschädigungen keinen Vorsteuerabzug begründen, unabhängig davon, ob die zugrunde liegenden Kosten teilweise MWST-belastet waren. Die Pauschale gilt steuerlich als Auslagenersatz gemäss Art. 327a OR und wird im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1 deklariert.

Ein Vorsteuerabzug auf Fahrtkosten ist ausschliesslich dann möglich, wenn das Unternehmen die effektiven Kosten übernimmt und ein MWST-konformer Beleg vorliegt. Der Beleg muss auf das Unternehmen lauten oder zumindest dem Unternehmen zuordenbar sein, und die MWST muss separat ausgewiesen sein. Die folgenden Kostenarten kommen in der Praxis am häufigsten vor.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht den Unterschied: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt 200 km mit dem Privatfahrzeug. Bei der Pauschale erhält er CHF 150.00 (200 km x CHF 0.75) ohne Vorsteuerabzug. Legt er stattdessen eine Tankquittung über CHF 40.00 inkl. 8.1 % MWST vor, kann das Unternehmen CHF 3.00 Vorsteuer geltend machen. Die restlichen Fahrzeugkosten (Abschreibung, Versicherung etc.) bleiben allerdings beim Arbeitnehmenden und sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt.

Wichtig: Bei Belegen unter CHF 400.00 genügt eine vereinfachte Rechnung gemäss Art. 37 Abs. 1–3 MWSTV. Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Art der Leistung und Gesamtbetrag inkl. MWST müssen ersichtlich sein. Tankquittungen erfüllen diese Anforderungen in der Regel.

Beim Firmenwagen ist die Situation grundlegend anders als bei der Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge. Das Unternehmen ist Halter des Fahrzeugs und bezieht sämtliche Leistungen (Treibstoff, Service, Reifen, Versicherung) direkt von Dritten. Die Rechnungen lauten auf das Unternehmen, und die MWST ist offen ausgewiesen. Damit sind die formellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug grundsätzlich erfüllt.

• Betrieblicher Anteil: Die Vorsteuer auf Treibstoff und Unterhalt ist im Umfang der geschäftlichen Nutzung abzugsfähig. Wird das Fahrzeug auch privat genutzt, muss der Privatanteil ausgeschieden werden.
• Privatanteil: Die ESTV akzeptiert für den Privatanteil pauschal 0.9 % des Kaufpreises pro Monat (mindestens CHF 150.00/Monat). Dieser Betrag wird im Lohnausweis unter Ziffer 2.2 deklariert und ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt.
• Tankquittungen: Jede Tankquittung mit MWST-Ausweis berechtigt zum Vorsteuerabzug auf den geschäftlichen Anteil. Eine lückenlose Belegführung ist Pflicht.
• Leasing: Auch auf Leasingraten für Firmenfahrzeuge ist der Vorsteuerabzug auf den geschäftlichen Anteil möglich, sofern die Leasingrechnung die MWST separat ausweist.

Entscheidend ist die saubere Trennung zwischen geschäftlicher und privater Nutzung. Unternehmen, die kein Fahrtenbuch führen, müssen den Privatanteil pauschal abrechnen. Bei einem Fahrtenbuch kann der effektive geschäftliche Anteil nachgewiesen werden, was bei überwiegend geschäftlicher Nutzung zu einem höheren Vorsteuerabzug führt.

Ob sich die effektive Abrechnung mit Belegen gegenüber der Kilometerpauschale lohnt, hängt vom Fahraufwand und vom administrativen Aufwand ab. Die Kilometerpauschale ist einfach zu handhaben: Kilometeranzahl erfassen, mit CHF 0.75 multiplizieren, auszahlen. Kein Beleg nötig, kein Vorsteuerabzug möglich. Bei der effektiven Abrechnung sammelt der Arbeitnehmende Tankquittungen und reicht sie ein. Das Unternehmen kann die Vorsteuer geltend machen, hat aber einen höheren Verwaltungsaufwand.

Bei einem Aussendienstmitarbeiter mit 30 000 km pro Jahr ergibt die Pauschale CHF 22 500.00. Die effektiven Treibstoffkosten liegen bei rund CHF 4 500.00 (bei ca. 7 l/100 km und CHF 1.80/l). Der Vorsteuerabzug auf den Treibstoff beträgt rund CHF 338.00 pro Jahr. Dieser Betrag muss gegen den Mehraufwand für Belegsammlung und -verarbeitung abgewogen werden. Für Unternehmen mit vielen Aussendienstmitarbeitenden kann sich die effektive Abrechnung dennoch lohnen, insbesondere wenn die Belegerfassung digital erfolgt.

Eine Kombination beider Methoden ist ebenfalls denkbar: Das Unternehmen zahlt die Kilometerpauschale an den Arbeitnehmenden und verzichtet auf den Vorsteuerabzug. Gleichzeitig macht es die Vorsteuer auf Firmenwagen-Treibstoff geltend. Wichtig ist, dass die gewählte Methode im Spesenreglement festgehalten und einheitlich angewendet wird.