Vorsteuerabzug Kilometerpauschale: Voraussetzungen, Alternativen und Steuerfolgen
Auf die Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge besteht in der Schweiz kein Vorsteuerabzug. Die Pauschale von CHF 0.75/km (ab 1. Januar 2026) deckt sämtliche Fahrzeugkosten pauschal ab und wird ohne Einzelbelege ausbezahlt — damit fehlt die gemäss Art. 28 MWSTG erforderliche Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer.
Wer als Unternehmen die Vorsteuer auf Fahrtkosten geltend machen will, muss auf ein belegbasiertes Modell umstellen: Firmenwagen mit Tankquittungen, Mietwagen mit Rechnungen oder öffentliche Verkehrsmittel mit MWST-konformen Belegen. Die Unterscheidung zwischen Pauschale und Effektivabrechnung ist steuerlich entscheidend.
01.Warum auf die Kilometerpauschale kein Vorsteuerabzug möglich ist
Der Vorsteuerabzug setzt gemäss Art. 28 Abs. 1 MWSTG voraus, dass die steuerpflichtige Person eine formgültige Rechnung im Sinne von Art. 26 MWSTG besitzt. Diese Rechnung muss unter anderem den MWST-Betrag separat ausweisen. Bei der Kilometerpauschale fehlt genau diese Voraussetzung: Der Arbeitgeber zahlt dem Arbeitnehmer einen festen Betrag pro gefahrenen Kilometer — ohne dass eine Rechnung eines Dritten (Tankstelle, Werkstatt, Versicherung) vorliegt.
Die Pauschale von CHF 0.75/km (ab 1.1.2026, zuvor CHF 0.70/km) ist eine Entschädigung an den Arbeitnehmer für die Nutzung seines Privatfahrzeugs. Sie deckt Treibstoff, Versicherung, Abschreibung, Unterhalt und Reifen ab. Da der Arbeitgeber diese Kosten nicht selbst trägt und keine Drittrechnung erhält, entsteht kein Vorsteueranspruch. Die ESTV behandelt die Kilometerpauschale als reine Spesenentschädigung ohne MWST-Relevanz.
Auch eine freiwillig höhere Pauschale ändert daran nichts. Selbst wenn ein Unternehmen mehr als CHF 0.75/km vergütet, bleibt der Vorsteuerabzug ausgeschlossen — der Mehrbetrag wird steuerlich als Lohnbestandteil behandelt und muss im Lohnausweis deklariert werden.
02.Pauschale vs. Effektivabrechnung: Vorsteuerabzug im Vergleich
Die steuerliche Behandlung von Fahrtkosten hängt massgeblich davon ab, ob das Unternehmen pauschal oder auf Basis effektiver Belege abrechnet. Nur bei der Effektivabrechnung mit formgültigen Rechnungen ist ein Vorsteuerabzug möglich. Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede der gängigen Abrechnungsmodelle.
Vorsteuerabzug nach Abrechnungsmodell
Ein konkretes Rechenbeispiel verdeutlicht den Unterschied: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt monatlich 1 000 km geschäftlich. Bei der Kilometerpauschale erhält er CHF 750 — ohne Vorsteuerabzug. Nutzt er stattdessen einen Firmenwagen und tankt monatlich für CHF 200 (inkl. 8,1 % MWST), kann das Unternehmen rund CHF 15 pro Monat als Vorsteuer geltend machen. Über ein Jahr summiert sich das auf rund CHF 180 — bei mehreren Aussendienstmitarbeitern ein relevanter Betrag.
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Mehr erfahren →03.Alternativen zur Kilometerpauschale für die Vorsteueroptimierung
Unternehmen, die den Vorsteuerabzug auf geschäftliche Fahrten systematisch nutzen wollen, haben mehrere Optionen. Jede Alternative hat eigene Voraussetzungen und eignet sich für unterschiedliche Unternehmensstrukturen.
- Firmenwagen: Das Fahrzeug gehört dem Unternehmen oder wird geleast. Sämtliche Kosten (Treibstoff, Service, Versicherung) laufen über Firmenrechnungen. Der Vorsteuerabzug ist auf allen Belegen mit ausgewiesener MWST möglich. Der Privatanteil muss als Lohnbestandteil deklariert werden (0,9 % des Kaufpreises pro Monat gemäss ESTV-Praxis).
- Mietwagen bei Bedarf: Für Unternehmen ohne eigene Flotte eignen sich Mietwagen für einzelne Geschäftsreisen. Die Mietrechnung enthält die MWST und berechtigt zum Vorsteuerabzug. Dieses Modell lohnt sich besonders bei seltenen, aber langen Fahrten.
- Öffentlicher Verkehr: SBB-Billette und Abonnemente weisen die MWST aus und berechtigen zum Vorsteuerabzug. GA und Halbtax-Abonnemente sind ebenfalls abzugsberechtigt, sofern sie geschäftlich genutzt werden.
- Kombiniertes Modell: Viele KMU setzen auf eine Mischform: Firmenwagen oder Mietwagen für regelmässige Aussendienstfahrten mit Vorsteuerabzug, Kilometerpauschale nur für gelegentliche Kurzfahrten mit dem Privatfahrzeug. So wird der Vorsteuerabzug dort genutzt, wo er sich finanziell lohnt.
Wichtig: Der Wechsel von der Kilometerpauschale zu einem belegbasierten Modell muss im Spesenreglement verankert werden. Das Reglement sollte klar festhalten, welche Abrechnungsart für welche Mitarbeiterkategorie gilt. Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70/km brauchen für die Anpassung auf CHF 0.75/km keine neue Genehmigung durch die Steuerbehörde.
04.Deklaration im Lohnausweis und steuerliche Folgen
Die Kilometerpauschale wird im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.2 (Effektive Autospesen) oder als Teil der Pauschalspesen unter Ziffer 13.2.1 deklariert — je nachdem, ob das Unternehmen ein genehmigtes Spesenreglement besitzt. Solange die Pauschale den ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km nicht übersteigt, gilt sie als steuerfreie Spesenentschädigung gemäss Art. 327a OR.
Steuerliche Behandlung der Kilometerpauschale
Übersteigt die ausbezahlte Pauschale den ESTV-Ansatz, muss die Differenz als Lohnbestandteil in Ziffer 1 des Lohnausweises aufgeführt werden. Darauf fallen Sozialversicherungsbeiträge und Einkommenssteuern an. Unternehmen sollten deshalb den aktuellen Ansatz von CHF 0.75/km nicht ohne sachlichen Grund überschreiten.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Vorsteuerabzug auf Kilometerpauschale geltend gemacht
Manche Unternehmen verbuchen die Kilometerpauschale mit einem fiktiven MWST-Anteil und ziehen diesen als Vorsteuer ab. Die ESTV akzeptiert dies nicht, da keine formgültige Rechnung vorliegt. Bei einer MWST-Revision wird der Abzug nachträglich aufgerechnet, zuzüglich Verzugszins.
Fehler 2: Tankquittungen des Mitarbeiters als Firmenbeleg verwendet
Tankquittungen, die auf den Namen des Mitarbeiters lauten, berechtigen das Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug. Die Rechnung muss auf das Unternehmen als Leistungsempfänger ausgestellt sein. Mitarbeiter mit Privatfahrzeug sollten daher konsequent über die Kilometerpauschale abrechnen.
Fehler 3: Pauschale und Effektivkosten gleichzeitig abgerechnet
Einige Mitarbeitende reichen neben der Kilometerpauschale zusätzlich Tankbelege oder Parkgebühren ein. Die Kilometerpauschale deckt jedoch sämtliche Fahrzeugkosten ab. Doppelentschädigungen führen zu Aufrechnungen bei der Steuerbehörde und können als verdeckte Lohnzahlung qualifiziert werden.
Fehler 4: Veralteten Kilometeransatz von CHF 0.70 weiterverwendet
Ab 1. Januar 2026 gilt der neue Ansatz von CHF 0.75/km. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km brauchen zwar keine neue Genehmigung, doch Mitarbeitende haben Anspruch auf den aktuellen Ansatz gemäss Art. 327a OR. Unternehmen sollten ihre Reglemente und Abrechnungssysteme zeitnah anpassen.
Fehler 5: Fehlende Fahrtennachweise bei der Kilometerpauschale
Auch ohne Einzelbelege für Treibstoff verlangt die Steuerbehörde einen Nachweis der gefahrenen Kilometer. Ein Fahrtenbuch oder eine digitale Erfassung mit Datum, Ziel und Zweck der Fahrt ist unerlässlich. Ohne Nachweis kann die gesamte Pauschale als Lohn aufgerechnet werden.
06.Häufige Fragen
Kann ich als Einzelfirma die Kilometerpauschale für mein Privatfahrzeug als Vorsteuer abziehen?
Nein. Auch Einzelfirmen können auf die Kilometerpauschale keine Vorsteuer geltend machen, da keine Drittrechnung mit ausgewiesener MWST vorliegt. Einzelunternehmer, die ihr Privatfahrzeug geschäftlich nutzen, können die Kilometerpauschale jedoch als Betriebsaufwand in der Erfolgsrechnung verbuchen. Der Vorsteuerabzug ist nur auf effektiven Kosten mit formgültigen Belegen möglich.
Gilt der neue Kilometeransatz von CHF 0.75 auch für die MWST-Abrechnung?
Die Kilometerpauschale hat keine direkte Auswirkung auf die MWST-Abrechnung, da sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Der Ansatz von CHF 0.75/km ist ein steuerlich anerkannter Pauschalwert für die Einkommens- und Gewinnsteuer. In der MWST-Abrechnung erscheinen nur effektive Kosten mit formgültigen Rechnungen.
Darf ich bei einem Firmenwagen die gesamten Treibstoffkosten als Vorsteuer abziehen?
Grundsätzlich ja, sofern die Tankquittungen auf das Unternehmen lauten und die MWST separat ausgewiesen ist. Bei gemischter Nutzung (geschäftlich und privat) muss der Privatanteil herausgerechnet werden. Die ESTV akzeptiert für den Privatanteil pauschal 0,9 % des Kaufpreises pro Monat als Lohnbestandteil.
Wie weise ich geschäftliche Kilometer nach, wenn ich die Pauschale abrechne?
Die Steuerbehörde verlangt einen nachvollziehbaren Nachweis der gefahrenen Geschäftskilometer. Ein Fahrtenbuch mit Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt und gefahrenen Kilometern ist der gängige Standard. Digitale Lösungen mit GPS-Erfassung werden ebenfalls akzeptiert, sofern die Daten vollständig und unveränderbar gespeichert sind.
Lohnt sich der Wechsel vom Privatfahrzeug zum Firmenwagen wegen der Vorsteuer?
Das hängt von der jährlichen Fahrleistung ab. Bei einem Aussendienstmitarbeiter mit 20 000 Geschäftskilometern pro Jahr kann der Vorsteuerabzug auf Treibstoff, Service und Leasing mehrere Hundert Franken jährlich ausmachen. Dem stehen die Kosten für Anschaffung oder Leasing sowie die Deklaration des Privatanteils gegenüber. Eine Vergleichsrechnung mit den konkreten Zahlen ist empfehlenswert.
Was passiert, wenn die ESTV bei einer Revision einen unberechtigten Vorsteuerabzug auf Kilometerpauschalen feststellt?
Die ESTV rechnet den unberechtigten Vorsteuerabzug nach und fordert den Betrag zuzüglich Verzugszins zurück. Der Verzugszins beträgt aktuell 4,5 % pro Jahr. Bei systematischen Fehlern über mehrere Abrechnungsperioden kann die Nachforderung erheblich ausfallen. Eine freiwillige Korrektur vor der Revision reduziert das Risiko von Strafzuschlägen.