Wie lange müssen Sie Spesenbelege aufbewahren? Die Aufbewahrungspflicht nach GebüV für Schweizer Unternehmen
- Spesenbelege müssen in der Schweiz 10 Jahre aufbewahrt werden, ab Ende des Geschäftsjahres, in dem sie entstanden sind.
- Digitale Aufbewahrung ist vollständig zulässig – das Papieroriginal kann vernichtet werden, wenn die GebüV-Anforderungen erfüllt sind (unveränderbar, lesbar, auffindbar).
- Fehlt ein Beleg bei einer Prüfung, wird der Aufwand nicht anerkannt – das kostet bares Geld.
Inhalt
Die 10-Jahres-Frist: Was genau gilt
Ein Mitarbeitender reicht einen Taxibeleg ein, die Buchhaltung verbucht ihn, und dann verschwindet er meist in irgendeinem Ordner – oder eben nicht, wenn niemand so richtig weiss, wie lange er eigentlich aufbewahrt werden muss. Die Antwort ist eindeutig: 10 Jahre, ab Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Ein Spesenbeleg vom 15. März 2026 muss also bis mindestens 31. Dezember 2036 auffindbar und lesbar sein.
Diese Frist gilt unabhängig davon, ob Sie eine Einzelfirma, GmbH oder AG führen, und unabhängig vom Betrag des einzelnen Belegs. Auch nach Ablauf der Verjährungsfrist für die zugrundeliegende Forderung (meist 5 oder 10 Jahre nach OR) bleibt die Aufbewahrungspflicht für den Beleg selbst bestehen.
| Unterlagenart | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Spesenbelege, Buchungsbelege, Geschäftsbücher | 10 Jahre |
| Lohnbuchhaltung, Verträge, Geschäftsberichte | 10 Jahre |
| MWST-relevante Unterlagen | 10 Jahre |
| Unterlagen zu Immobilien/unbeweglichen Gegenständen | 20 Jahre |
Rechtsgrundlage: OR und GebüV
Zwei Rechtsquellen regeln das Thema gemeinsam: Art. 958f des Obligationenrechts (OR) schreibt die zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbücher und Buchungsbelege vor. Die Geschäftsbücherverordnung (GebüV) konkretisiert in den Artikeln 3–10, unter welchen technischen Voraussetzungen diese Aufbewahrung auch elektronisch statt auf Papier erfolgen darf. Zusätzlich verlangen das MWST-Gesetz (Art. 70) und das Steuerrecht (Mitwirkungspflicht) die Aufbewahrung MWST- bzw. steuerrelevanter Unterlagen über denselben Zeitraum.
Digital statt Papier: Was die GebüV verlangt
Die gute Nachricht zuerst: Sie müssen keine zehn Jahre lang Ordner voller Papierbelege lagern. Die GebüV stellt digital archivierte Belege den Papieroriginalen rechtlich gleich – das Original darf vernichtet werden, sobald der digitale Beleg die folgenden Anforderungen erfüllt:
Tankstellen- oder Taxiquittungen auf Thermopapier verblassen oft innerhalb weniger Monate – deutlich bevor die 10-jährige Frist um ist. Eine zeitnahe digitale Kopie zusätzlich zum Original ist deshalb keine Kür, sondern Risikomanagement.
Rechner: Bis wann muss ich diesen Beleg aufbewahren?
Die Frist beginnt nicht am Belegdatum selbst, sondern am Ende des Geschäftsjahres. Bei einem Geschäftsjahr, das nicht dem Kalenderjahr entspricht, verschiebt sich das Ergebnis entsprechend. Rechnen Sie es für Ihren Fall nach:
Aufbewahrungsfrist-Rechner
Geben Sie das Belegdatum und das Ende Ihres Geschäftsjahres ein.
Was passiert, wenn ein Beleg fehlt
Fehlt ein Spesenbeleg bei einer Buchprüfung oder Steuerrevision, kann die Steuerbehörde den entsprechenden Aufwand nicht anerkennen. Im Zweifel wird zulasten des Unternehmens geschätzt – der Abzug wird aufgerechnet, was unmittelbar zu einer höheren Steuerlast führt. Bei systematisch lückenhafter Dokumentation kann das zudem das Vertrauen in die gesamte Buchhaltung erschüttern und zu einer umfassenderen Prüfung führen.
Checkliste: Rechtssichere Spesenbeleg-Archivierung
GebüV-konforme Archivierung, ohne selbst daran zu denken: Die Spesen App speichert jeden Beleg automatisch unveränderbar und revisionssicher – Sie müssen sich um die 10-Jahres-Frist nicht mehr manuell kümmern.
Spesen App kennenlernenHäufig gestellte Fragen
Wie lange müssen Spesenbelege in der Schweiz aufbewahrt werden?
10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg entstanden ist (Art. 958f OR). Ein Beleg vom März 2026 muss also bis Ende 2036 aufbewahrt werden.
Reicht ein Foto oder Scan des Spesenbelegs, oder brauche ich das Original?
Ein digitaler Beleg genügt, sofern er die GebüV-Anforderungen erfüllt: unveränderbar gespeichert, jederzeit lesbar und auffindbar während der gesamten 10-jährigen Frist. Das Papieroriginal kann danach vernichtet werden.
Was ist die GebüV?
Die Geschäftsbücherverordnung regelt in Art. 3–10, unter welchen Bedingungen Geschäftsbücher und Belege elektronisch statt auf Papier geführt und aufbewahrt werden dürfen.
Was passiert, wenn ein Spesenbeleg bei einer Steuerprüfung fehlt?
Die Steuerbehörde kann den entsprechenden Aufwand nicht anerkennen und schätzt im Zweifel zulasten des Unternehmens – der Abzug wird aufgerechnet.
Vertiefende Details finden Sie in unseren Wiki-Beiträgen Digitale Belege aufbewahren nach GebüV, Digitale Belege steuerlich anerkannt und Belegaufbewahrung in der Einzelfirma.
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