Kreditkartenabrechnung aufbewahren: Frist, Belegwert und MWST
Kreditkartenabrechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – sie ersetzen aber keinen Originalbeleg; für den MWST-Vorsteuerabzug bleibt der Originalbeleg des Leistungserbringers zwingend. In der Praxis führt diese Unterscheidung regelmässig zu Problemen: Mitarbeitende reichen die Kreditkartenabrechnung als Spesenbeleg ein und gehen davon aus, damit sei alles dokumentiert. Tatsächlich erfüllt die Kreditkartenabrechnung aber nur eine ergänzende Funktion im Belegwesen.
01.Was eine Kreditkartenabrechnung belegt
Eine Kreditkartenabrechnung dokumentiert, dass eine Zahlung zu einem bestimmten Zeitpunkt an einen bestimmten Händler erfolgt ist. Sie enthält das Transaktionsdatum, den belasteten Betrag in der jeweiligen Währung sowie den Händlernamen. Damit ist sie ein reiner Zahlungsnachweis – vergleichbar mit einem Kontoauszug.
Entscheidend ist, was die Kreditkartenabrechnung nicht belegt: Sie enthält keine Angaben zur Art der bezogenen Leistung, keine Mengenangaben und vor allem keine MWST-relevanten Informationen wie die MWST-Nummer des Leistungserbringers oder den ausgewiesenen Steuersatz. Für den Vorsteuerabzug ist sie deshalb unbrauchbar.
Kreditkartenabrechnung vs. Originalbeleg im Vergleich
02.Warum Kreditkartenabrechnungen trotzdem aufbewahrt werden müssen
Obwohl die Kreditkartenabrechnung keinen vollständigen Geschäftsbeleg darstellt, hat sie im Belegwesen eine wichtige ergänzende Funktion. Sie dient als Zahlungsnachweis und schliesst die Lücke zwischen dem Originalbeleg (der die Leistung dokumentiert) und dem Bankkonto (das die Belastung zeigt). Gerade bei Firmenkreditkarten mit zahlreichen Transaktionen pro Monat ist die Monatsabrechnung das zentrale Bindeglied.
- Zahlungsnachweis: Die Kreditkartenabrechnung bestätigt, dass eine Zahlung tatsächlich erfolgt ist. Zusammen mit dem Originalbeleg ergibt sich ein lückenloser Nachweis von der Leistung bis zur Bezahlung.
- Revisionssicherheit: Bei einer Buchprüfung oder Steuerrevision dient die Kreditkartenabrechnung als Abgleichinstrument. Revisoren prüfen regelmässig, ob alle Kreditkartentransaktionen mit entsprechenden Einzelbelegen hinterlegt sind.
- Mindestnachweis bei Belegverlust: Geht ein Originalbeleg verloren, liefert die Kreditkartenabrechnung zumindest den Nachweis, dass eine Zahlung an einen bestimmten Händler erfolgt ist. Ein vollwertiger Ersatz ist sie nicht, aber sie stützt die Glaubwürdigkeit der Spesenabrechnung.
- Abstimmung Kreditkartenkonto: Die Monatsabrechnung ermöglicht die Abstimmung zwischen den verbuchten Einzeltransaktionen und der Gesamtbelastung auf dem Bankkonto. Ohne diese Abstimmung entstehen Differenzen in der Buchhaltung.
Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter bezahlt ein Geschäftsessen für CHF 185.– mit der Firmenkreditkarte. Der Originalbeleg des Restaurants geht verloren. Die Kreditkartenabrechnung zeigt die Transaktion bei «Restaurant Löwen, Zürich, CHF 185.–». Damit lässt sich die Zahlung nachweisen, aber der Vorsteuerabzug auf den CHF 185.– ist ohne Originalbeleg mit MWST-Angaben nicht möglich.
Kreditkartenbelege und Spesenabrechnungen digital verwalten mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Aufbewahrungsfrist für Kreditkartenabrechnungen
Kreditkartenabrechnungen fallen unter die allgemeine Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 958f OR. Die Frist beträgt 10 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob die Kreditkartenabrechnung als vollständiger Geschäftsbeleg qualifiziert oder nicht – sie ist Teil der Geschäftskorrespondenz und der buchhalterischen Unterlagen.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Für Firmenkreditkarten gilt: Die Monatsabrechnung sollte zusammen mit den zugehörigen Einzelbelegen archiviert werden. Idealerweise wird jede Transaktion auf der Kreditkartenabrechnung einem Originalbeleg zugeordnet. Fehlende Einzelbelege sollten dokumentiert und mit einer Eigendeklaration des Mitarbeitenden ergänzt werden. Diese Zuordnung erleichtert spätere Prüfungen erheblich.
04.Digitale Aufbewahrung von Kreditkartenabrechnungen
Die meisten Kreditkartenanbieter stellen Monatsabrechnungen als PDF im Online-Portal bereit. Diese PDFs können direkt heruntergeladen und digital archiviert werden. Wichtig: Viele Anbieter löschen ältere Abrechnungen nach 12 bis 24 Monaten aus dem Portal. Wer sich auf den Online-Zugang verlässt, riskiert den Verlust der Dokumente vor Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist.
- PDF-Download sicherstellen: Laden Sie die Monatsabrechnung unmittelbar nach Erhalt als PDF herunter. Richten Sie eine Erinnerung ein oder automatisieren Sie den Download, damit keine Abrechnung vergessen wird.
- GeBÜV-konforme Archivierung: Die digitale Aufbewahrung muss den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV) entsprechen. Das bedeutet: Unveränderbarkeit, jederzeitige Lesbarkeit und systematische Ordnung. Ein einfacher Ordner auf dem Desktop genügt diesen Anforderungen nicht.
- Zuordnung zu Einzelbelegen: Archivieren Sie die Kreditkartenabrechnung zusammen mit den zugehörigen Einzelbelegen. Idealerweise wird jede Transaktion mit dem entsprechenden Originalbeleg verknüpft – etwa durch einheitliche Dateinamen oder eine Referenznummer.
- Backup und Zugänglichkeit: Stellen Sie sicher, dass die archivierten Daten regelmässig gesichert werden und während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben. Ein Wechsel des Archivierungssystems darf nicht zum Datenverlust führen.
Wer Spesenabrechnungen digital verarbeitet, kann die Kreditkartenabrechnung direkt im gleichen System ablegen. So entsteht eine durchgängige Dokumentation von der Transaktion über den Einzelbeleg bis zur Spesenabrechnung – alles an einem Ort und revisionssicher archiviert.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenabrechnung als Originalbeleg einreichen
Mitarbeitende reichen häufig nur die Kreditkartenabrechnung ein und verzichten auf den Originalbeleg. Die Folge: Der Vorsteuerabzug ist nicht möglich, und bei einer Revision fehlt der Nachweis der Geschäftsmässigkeit. Bestehen Sie darauf, dass zu jeder Kreditkartentransaktion der Originalbeleg eingereicht wird.
Fehler 2: Abrechnungen nicht rechtzeitig herunterladen
Viele Kreditkartenanbieter löschen Monatsabrechnungen nach 12 bis 24 Monaten aus dem Online-Portal. Wer den Download versäumt, verliert den Zahlungsnachweis unwiederbringlich. Richten Sie einen monatlichen Prozess ein, der den PDF-Download sicherstellt.
Fehler 3: Keine Zuordnung zwischen Abrechnung und Einzelbelegen
Werden Kreditkartenabrechnungen und Einzelbelege getrennt abgelegt, ist die Zuordnung bei einer späteren Prüfung kaum noch möglich. Archivieren Sie beide Dokumenttypen zusammen und verknüpfen Sie jede Transaktion mit dem zugehörigen Beleg.
Fehler 4: Aufbewahrung nur im E-Mail-Postfach
Kreditkartenabrechnungen, die nur als E-Mail-Anhang im Postfach liegen, erfüllen die GeBÜV-Anforderungen nicht. E-Mail-Postfächer sind weder unveränderbar noch systematisch durchsuchbar. Überführen Sie die Abrechnungen in ein geeignetes Archivierungssystem.
Fehler 5: Private und geschäftliche Transaktionen nicht trennen
Bei gemischt genutzten Kreditkarten werden private und geschäftliche Ausgaben auf derselben Abrechnung aufgeführt. Ohne klare Kennzeichnung entstehen Abgrenzungsprobleme in der Buchhaltung. Verwenden Sie nach Möglichkeit separate Karten oder markieren Sie geschäftliche Transaktionen eindeutig.
06.Häufige Fragen
Reicht die Kreditkartenabrechnung, wenn der Originalbeleg verloren ist?
Nein, die Kreditkartenabrechnung ersetzt den Originalbeleg nicht vollständig. Sie dient als Mindestnachweis für die erfolgte Zahlung, aber der Vorsteuerabzug ist ohne Originalbeleg mit MWST-Angaben nicht möglich. Erstellen Sie in diesem Fall eine Eigendeklaration mit Angaben zu Zweck, Datum und Betrag der Ausgabe und legen Sie diese zusammen mit der Kreditkartenabrechnung ab.
Muss ich private Kreditkartenabrechnungen aufbewahren, wenn ich geschäftliche Spesen darüber bezahlt habe?
Ja, zumindest die Seiten oder Transaktionen, die geschäftliche Ausgaben betreffen. Sie können die relevanten Transaktionen markieren oder einen Auszug erstellen. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht gilt für alle geschäftsrelevanten Unterlagen, unabhängig davon, ob die Karte privat oder geschäftlich ist.
Genügt ein Screenshot der Kreditkartenabrechnung aus der App?
Ein Screenshot ist grundsätzlich weniger geeignet als das offizielle PDF der Monatsabrechnung. Screenshots können beschnitten oder unvollständig sein und erfüllen die GeBÜV-Anforderungen an Vollständigkeit und Unveränderbarkeit nur bedingt. Laden Sie stattdessen die vollständige Monatsabrechnung als PDF herunter.
Wie lange stellt mein Kreditkartenanbieter die Abrechnungen online bereit?
Die meisten Schweizer Kreditkartenanbieter stellen Abrechnungen für 12 bis 24 Monate im Online-Portal bereit. Danach werden sie gelöscht. Da die gesetzliche Aufbewahrungsfrist 10 Jahre beträgt, müssen Sie die Abrechnungen selbst herunterladen und archivieren.
Muss die Kreditkartenabrechnung im Original aufbewahrt werden oder reicht eine digitale Kopie?
Eine digitale Kopie genügt, sofern sie GeBÜV-konform archiviert wird. Das bedeutet: Das Dokument muss unveränderbar, jederzeit lesbar und systematisch geordnet sein. Ein PDF-Download der Monatsabrechnung erfüllt diese Anforderungen, wenn er in einem geeigneten Archivierungssystem abgelegt wird.