Aufbewahrungspflicht für Lohnausweise: Fristen, Archivierung und Konsequenzen
Lohnausweise müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – sie dienen als Grundlage für AHV-Revisionen, Steuerveranlagungen und Rentenanspruchsnachweise. Die Aufbewahrungspflicht betrifft Arbeitgebende direkt: Wer Lohnausweise nicht fristgerecht archiviert, riskiert bei Kontrollen empfindliche Nachzahlungen. Dieser Artikel erläutert die gesetzlichen Grundlagen, die Anforderungen an die digitale Archivierung und die Konsequenzen bei fehlenden Unterlagen.
01.Gesetzliche Grundlage der Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrungspflicht für Lohnausweise ergibt sich aus dem Obligationenrecht. Gemäss Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege während 10 Jahren aufzubewahren. Lohnausweise fallen als Buchungsbelege unter diese Bestimmung, da sie die Grundlage für die Verbuchung von Lohnaufwand und Sozialversicherungsbeiträgen bilden.
Die 10-jährige Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem der Lohnausweis erstellt wurde. Ein Lohnausweis für das Steuerjahr 2025, ausgestellt im Januar 2026, muss somit bis Ende 2035 aufbewahrt werden. Diese Frist gilt unabhängig davon, ob das Arbeitsverhältnis noch besteht oder bereits beendet ist.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Zusätzlich zur handelsrechtlichen Pflicht verlangt auch das Steuerrecht die Aufbewahrung von Lohnausweisen. Die kantonalen Steuerbehörden können im Rahmen von Nachveranlagungen auf Lohnausweise zurückgreifen. Arbeitgebende sind daher gut beraten, die 10-Jahres-Frist konsequent einzuhalten.
02.Wofür Lohnausweise über Jahre hinweg wichtig bleiben
Lohnausweise sind weit mehr als ein jährliches Pflichtdokument für die Steuererklärung. Sie dienen verschiedenen Behörden und Institutionen als Nachweis und können auch Jahre nach der Ausstellung noch relevant werden. Für HR-Abteilungen bedeutet das: Eine lückenlose Archivierung ist keine Kür, sondern betriebliche Notwendigkeit.
- AHV-Revision: Die Ausgleichskassen prüfen Arbeitgebende rückwirkend bis zu 5 Jahre. Dabei werden Lohnausweise mit den AHV-Abrechnungen abgeglichen. Stimmen die Angaben nicht überein, drohen Nachzahlungen inklusive Verzugszinsen gemäss Art. 41bis AHVV.
- Steuerveranlagung der Arbeitnehmenden: Kantonale Steuerbehörden verwenden den Lohnausweis als zentrale Grundlage für die Einkommensveranlagung. Bei Unstimmigkeiten oder Nachveranlagungen fordern sie den Lohnausweis direkt beim Arbeitgebenden an.
- Nachweis von Rentenansprüchen: Arbeitnehmende benötigen Lohnausweise unter Umständen als Nachweis für AHV-Beitragsjahre und Lohnhöhe, etwa bei der Berechnung der AHV-Rente oder bei Lücken im individuellen Konto (IK) der SVA.
- Rechtsstreitigkeiten: Bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen – etwa über ausstehende Lohnzahlungen, Boni oder Spesenvergütungen – dient der Lohnausweis als Beweismittel. Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses können solche Streitigkeiten auftreten.
Ein konkretes Beispiel: Eine AHV-Revision im Jahr 2028 kann Lohnausweise der Jahre 2023 bis 2027 verlangen. Stellt die Ausgleichskasse fest, dass ein Arbeitgebender auf Spesenpauschalen von CHF 24 000 pro Jahr keine Sozialversicherungsbeiträge abgerechnet hat, obwohl kein genehmigtes Spesenreglement vorlag, werden die Beiträge nachgefordert – zuzüglich 5 % Verzugszins.
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Mehr erfahren →03.Digitale Aufbewahrung von Lohnausweisen
Die digitale Archivierung von Lohnausweisen ist zulässig und in der Praxis weit verbreitet. Voraussetzung ist die Einhaltung der Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV). Diese verlangt, dass digital aufbewahrte Dokumente jederzeit lesbar, vollständig und unverändert reproduzierbar sind.
- GeBÜV-konformer Scan: Papier-Lohnausweise dürfen gescannt und anschliessend digital archiviert werden. Der Scan muss den Inhalt vollständig und originalgetreu wiedergeben. Nach dem Scannen darf das Papierdokument vernichtet werden, sofern die digitale Version die GeBÜV-Anforderungen erfüllt.
- PDF aus dem Lohnsystem: Lohnausweise, die direkt aus der Lohnsoftware als PDF generiert werden, gelten als digitale Originale. Sie müssen in einem unveränderlichen Format gespeichert werden – idealerweise als PDF/A. Eine nachträgliche Bearbeitung muss technisch ausgeschlossen oder zumindest protokolliert sein.
- Speichermedium und Zugriff: Die GeBÜV schreibt kein bestimmtes Speichermedium vor. Zulässig sind Server, Cloud-Lösungen oder WORM-Speicher. Entscheidend ist, dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren zugänglich und lesbar bleiben.
Für HR-Abteilungen empfiehlt sich eine klare Ordnerstruktur: Lohnausweise pro Kalenderjahr und pro Mitarbeitende ablegen, mit einheitlicher Benennung. So lassen sich bei einer AHV-Revision oder Steueranfrage die benötigten Dokumente innert Minuten bereitstellen. Wer Lohnausweise zusammen mit Lohnabrechnungen und Spesenbelegen im selben System archiviert, reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.
04.Was passiert, wenn Lohnausweise fehlen
Fehlende Lohnausweise sind kein Kavaliersdelikt. Bei einer AHV-Revision ohne vollständige Unterlagen schätzt die Ausgleichskasse die beitragspflichtigen Löhne. Diese Schätzung fällt in der Regel höher aus als die tatsächlichen Werte, da die Beweislast beim Arbeitgebenden liegt. Zu den nachgeforderten Beiträgen kommen Verzugszinsen von 5 % pro Jahr hinzu.
Mögliche Konsequenzen bei fehlenden Lohnausweisen
Als Ersatznachweis können Arbeitgebende bei der zuständigen SVA einen Auszug aus dem individuellen Konto (IK) anfordern. Dieser belegt die gemeldeten AHV-pflichtigen Löhne pro Jahr. Allerdings enthält der IK-Auszug keine Detailangaben zu Spesen, Zulagen oder Lohnausweis-Ziffern. Der Aufwand für die Rekonstruktion ist erheblich und ersetzt eine ordentliche Archivierung nicht.
Auch strafrechtlich kann eine fehlende Aufbewahrung relevant werden. Gemäss Art. 325 StGB wird mit Busse bestraft, wer die gesetzlich vorgeschriebene Buchführung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen unterlässt. In der Praxis wird diese Bestimmung selten isoliert angewandt, sie kann aber bei Konkurs oder Betreibung zusätzlich zum Tragen kommen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Lohnausweise nach Austritt des Mitarbeitenden vernichten
Der Austritt eines Mitarbeitenden beendet die Aufbewahrungspflicht nicht. Die 10-Jahres-Frist gemäss Art. 958f OR läuft unabhängig vom Arbeitsverhältnis weiter. Wer Lohnausweise nach dem Austritt entsorgt, riskiert bei einer späteren AHV-Revision oder Steueranfrage empfindliche Nachzahlungen.
Fehler 2: Nur den letzten Lohnausweis aufbewahren
Manche Unternehmen archivieren nur den Lohnausweis des letzten Beschäftigungsjahres. Die Aufbewahrungspflicht gilt jedoch für jeden einzelnen Jahreslohnausweis. Bei einer AHV-Revision werden alle Lohnausweise der Prüfperiode verlangt – nicht nur der aktuellste.
Fehler 3: Digitale Lohnausweise in bearbeitbaren Formaten speichern
Lohnausweise als Word-Dokument oder editierbare Excel-Datei zu speichern, erfüllt die GeBÜV-Anforderungen nicht. Solche Formate sind nachträglich veränderbar und gelten nicht als beweissicher. Verwenden Sie stattdessen PDF/A oder ein vergleichbares unveränderliches Format.
Fehler 4: Keine Sicherungskopie der digitalen Archive
Ein einzelner Speicherort ohne Backup genügt nicht. Fällt die Festplatte oder der Server aus, sind sämtliche Lohnausweise unwiederbringlich verloren. Die GeBÜV verlangt, dass die Lesbarkeit und Verfügbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist sichergestellt ist – ein regelmässiges Backup ist daher unerlässlich.
Fehler 5: Fristbeginn falsch berechnen
Die 10-Jahres-Frist beginnt nicht mit dem Ausstellungsdatum des Lohnausweises, sondern mit dem Ende des Geschäftsjahres. Ein Lohnausweis 2025, ausgestellt im Februar 2026, muss bis mindestens Ende 2035 aufbewahrt werden – nicht bis Februar 2036. Dieser Unterschied kann bei Grenzfällen entscheidend sein.
06.Häufige Fragen
Muss ich Lohnausweise einzeln pro Mitarbeitende aufbewahren oder reicht eine Gesamtliste?
Sie müssen den individuellen Lohnausweis pro Mitarbeitende und pro Jahr aufbewahren. Eine Gesamtliste oder Lohnjournal ersetzt den Lohnausweis nicht, da dieser die detaillierten Angaben zu Spesen, Zulagen und Lohnausweis-Ziffern enthält, die bei einer AHV-Revision oder Steuerprüfung verlangt werden. Idealerweise archivieren Sie beides: den individuellen Lohnausweis und die Gesamtübersicht.
Darf ich Papier-Lohnausweise nach dem Scannen vernichten?
Ja, sofern der Scan GeBÜV-konform erfolgt ist. Das bedeutet: Der Scan muss den Inhalt vollständig und originalgetreu wiedergeben, in einem unveränderlichen Format gespeichert sein und während der gesamten 10-Jahres-Frist lesbar bleiben. Dokumentieren Sie den Scanprozess und das Vernichtungsdatum der Papieroriginale.
Wie lange muss ein Arbeitnehmer seinen Lohnausweis privat aufbewahren?
Für Arbeitnehmende gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht im Sinne des OR. Es ist jedoch dringend empfehlenswert, Lohnausweise mindestens bis zur rechtskräftigen Steuerveranlagung aufzubewahren – und idealerweise bis zur Pensionierung. Bei Lücken im individuellen AHV-Konto dient der Lohnausweis als Nachweis für geleistete Beiträge.
Was gilt bei einem Firmenwechsel oder einer Übernahme für bestehende Lohnausweise?
Bei einer Firmenübernahme gehen die Aufbewahrungspflichten auf das übernehmende Unternehmen über. Die 10-Jahres-Frist läuft unverändert weiter. Stellen Sie bei Übernahmen sicher, dass sämtliche Lohnausweise der übernommenen Mitarbeitenden vollständig übergeben und im Archiv des neuen Unternehmens integriert werden.
Kann die Aufbewahrungsfrist für Lohnausweise länger als 10 Jahre sein?
In bestimmten Fällen ja. Läuft ein Steuer- oder Sozialversicherungsverfahren am Ende der 10-Jahres-Frist noch, müssen die betroffenen Lohnausweise bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt werden. Auch bei hängigen Rechtsstreitigkeiten empfiehlt es sich, die relevanten Unterlagen nicht zu vernichten.