Reisekostenabrechnungen aufbewahren: Belege, Fristen und Archivierung
Reisekostenabrechnungen inkl. aller Belege und Fahrtenbuch müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – auch Genehmigungsprotokolle; digitale GeBÜV-konforme Archivierung ist zulässig. Gerade bei Reisekosten ist die Belegvielfalt gross: Zugtickets, Hotelrechnungen, Mietwagenquittungen, Verpflegungsbelege und Kilometernachweise bilden zusammen einen komplexen Dokumentensatz. Dieser Artikel zeigt, welche Unterlagen konkret aufbewahrt werden müssen, wie lange die Pflicht dauert und worauf HR-Abteilungen und Buchhaltungen bei der digitalen Archivierung achten sollten.
01.Was bei Reisekostenabrechnungen aufbewahrt werden muss
Die Aufbewahrungspflicht erfasst nicht nur die eigentliche Spesenabrechnung, sondern sämtliche Unterlagen, die den Geschäftsvorfall belegen. Bei Reisekosten ist der Dokumentenumfang typischerweise grösser als bei anderen Spesenarten, weil mehrere Kostenarten pro Reise anfallen. Massgebend ist Art. 957a OR: Alle Buchungsbelege, die eine Geschäftsbuchung stützen, müssen aufbewahrt werden.
- Originalbelege: Zugtickets, Flugtickets, Hotelrechnungen, Mietwagenquittungen, Parkgebühren, Taxiquittungen und Verpflegungsbelege. Jeder Beleg muss Datum, Betrag und Leistungserbringer ausweisen.
- Ausgefüllte Spesenabrechnung: Das vollständig ausgefüllte Abrechnungsformular mit Zuordnung der Belege zu den einzelnen Kostenpositionen. Die Abrechnung muss den Namen des Reisenden, den Reisezweck und die Kostenstelle enthalten.
- Genehmigungsprotokoll: Der Nachweis, dass die Abrechnung durch eine vorgesetzte Person oder gemäss internem Spesenreglement freigegeben wurde. Dies kann eine Unterschrift, ein digitaler Workflow-Stempel oder eine exportierte Genehmigungsmail sein.
- Fahrtenbuch: Wird eine Kilometerentschädigung geltend gemacht (CHF 0.75/km ab 2026), muss ein Fahrtenbuch mit Datum, Start- und Zielort, Zweck und gefahrenen Kilometern vorliegen. Ohne Fahrtenbuch kann die Steuerbehörde die Pauschale streichen.
Ein häufig übersehener Punkt: Auch Belege für Verpflegungspauschalen von CHF 30.– pro Tag müssen dokumentiert werden – nicht durch Einzelbelege, aber durch den Nachweis, dass die Reise tatsächlich stattgefunden hat (z. B. Zugticket oder Hotelrechnung als Reisenachweis).
02.Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre gemäss OR
Die Aufbewahrungsfrist für Reisekostenabrechnungen beträgt 10 Jahre. Diese Pflicht ergibt sich aus Art. 958f OR, der für Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz eine einheitliche Frist von 10 Jahren vorsieht. Die Frist beginnt nicht mit dem Datum der Reise, sondern mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Abrechnung verbucht wurde.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Ein konkretes Beispiel: Eine Geschäftsreise im März 2026 wird im April 2026 abgerechnet und verbucht. Das Geschäftsjahr endet am 31. Dezember 2026. Die 10-Jahres-Frist läuft somit bis zum 31. Dezember 2036. Erst ab dem 1. Januar 2037 dürfen die Unterlagen vernichtet werden. Für das Spesenreglement gilt zusätzlich: Solange es in Kraft ist, läuft keine Frist – die 10 Jahre beginnen erst nach der Ablösung durch ein neues Reglement.
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Mehr erfahren →03.Was digital aufbewahrt werden darf
Grundsätzlich dürfen alle Reisekostenbelege digital aufbewahrt werden, sofern die Archivierung den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV) entspricht. Art. 958f Abs. 2 OR erlaubt die Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträgern, wenn die Übereinstimmung mit dem Original jederzeit nachgewiesen werden kann. Nach einer GeBÜV-konformen Digitalisierung dürfen Papierbelege vernichtet werden.
- Originalbelege scannen: Zugtickets, Hotelrechnungen und Quittungen können gescannt oder fotografiert werden. Die Bilddatei muss vollständig, lesbar und unveränderbar gespeichert werden. Ein Zeitstempel und eine Protokollierung des Scanvorgangs sind erforderlich.
- Abrechnung als PDF archivieren: Die Spesenabrechnung kann als PDF erstellt und archiviert werden. Das PDF muss in einem GeBÜV-konformen System gespeichert werden, das Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet. Ein einfacher Dateiordner auf dem Server genügt nicht.
- Genehmigungsmails exportieren und archivieren: Freigabe-E-Mails müssen aus dem Mailsystem exportiert und im Archivierungssystem abgelegt werden. Ein reines Verbleiben im E-Mail-Postfach erfüllt die GeBÜV-Anforderungen nicht, da E-Mails dort verändert oder gelöscht werden können.
- Digitale Fahrtenbücher: Elektronisch geführte Fahrtenbücher sind zulässig, wenn sie manipulationssicher gespeichert werden. GPS-basierte Lösungen bieten den Vorteil, dass Start- und Zielort automatisch dokumentiert werden.
Die GeBÜV verlangt im Kern drei Dinge: Integrität (keine nachträgliche Veränderung möglich), Verfügbarkeit (Zugriff innerhalb der gesamten Aufbewahrungsfrist) und Ordnung (systematische Ablage mit Verknüpfung zur Buchung). Wer eine Spesen-Software mit integrierter Archivierung einsetzt, erfüllt diese Anforderungen in der Regel automatisch.
04.Revisionspraxis: Was AHV und Steueramt prüfen
AHV-Revisoren und kantonale Steuerämter prüfen Reisekostenabrechnungen regelmässig und gezielt. Die AHV-Revision erfolgt in der Regel alle fünf bis zehn Jahre und umfasst stichprobenartig auch Spesenabrechnungen. Das Steueramt prüft insbesondere dann, wenn Reisekosten im Verhältnis zum Umsatz oder zur Mitarbeiterzahl auffällig hoch erscheinen.
Typische Prüfpunkte bei Revisionen
Besonders heikel sind fehlende Fahrtenbücher bei Kilometerentschädigungen. Kann ein Unternehmen das Fahrtenbuch nicht vorlegen, wird die gesamte Km-Entschädigung als AHV-pflichtiger Lohn qualifiziert. Bei einem Aussendienst-Mitarbeitenden mit 20 000 km pro Jahr und CHF 0.75/km ergibt das eine Lohnaufrechnung von CHF 15 000.– und entsprechende AHV-Nachzahlungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Fahrtenbuch nicht geführt oder lückenhaft
Viele Unternehmen zahlen Kilometerentschädigungen aus, ohne ein vollständiges Fahrtenbuch zu verlangen. Bei einer AHV-Revision wird die gesamte Entschädigung als Lohn aufgerechnet. Lösung: Fahrtenbuch mit Datum, Route, Zweck und Kilometern konsequent führen lassen – idealerweise digital und zeitnah nach jeder Fahrt.
Fehler 2: Genehmigungsmails nur im Postfach belassen
Freigabe-E-Mails verbleiben häufig im Outlook-Postfach des Vorgesetzten und werden nach einigen Jahren gelöscht. Das Postfach ist kein GeBÜV-konformes Archiv. Genehmigungsmails müssen exportiert und im Archivierungssystem zusammen mit der zugehörigen Abrechnung abgelegt werden.
Fehler 3: Belege nach Digitalisierung sofort vernichten
Papierbelege dürfen erst vernichtet werden, wenn die digitale Kopie nachweislich GeBÜV-konform archiviert ist. Wer Belege scannt und sofort wegwirft, ohne den Scanprozess zu protokollieren und die Integrität sicherzustellen, riskiert bei einer Revision die Aberkennung der Belege.
Fehler 4: Verpflegungspauschalen ohne Reisenachweis
Die Tagespauschale von CHF 30.– für Verpflegung erfordert zwar keinen Restaurantbeleg, aber einen Nachweis, dass die Reise stattgefunden hat. Fehlt jeder Beleg zur Reise selbst (Zugticket, Hotelrechnung), kann die Pauschale als unbelegter Aufwand gestrichen werden.
Fehler 5: Aufbewahrungsfrist ab Reisedatum berechnen
Die 10-Jahres-Frist beginnt nicht mit dem Datum der Geschäftsreise, sondern mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Abrechnung verbucht wurde. Wer die Frist ab Reisedatum berechnet, vernichtet Unterlagen unter Umständen ein Jahr zu früh.
06.Häufige Fragen
Muss ich auch die Genehmigungsmails 10 Jahre aufbewahren?
Ja. Genehmigungsmails gelten als Geschäftskorrespondenz im Sinne von Art. 958f OR und unterliegen der gleichen 10-Jahres-Frist wie die Abrechnung selbst. Sie müssen aus dem E-Mail-System exportiert und in einem GeBÜV-konformen Archiv abgelegt werden. Ein Verbleib im Postfach genügt nicht.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Ja, sofern der Scanvorgang GeBÜV-konform durchgeführt wurde. Das bedeutet: Die digitale Kopie muss vollständig, lesbar und unveränderbar gespeichert sein, und der Scanprozess muss protokolliert werden. Erst wenn diese Bedingungen erfüllt sind, dürfen die Papieroriginale vernichtet werden.
Brauche ich ein Fahrtenbuch, wenn ich die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auszahle?
Ja. Die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km (ab 2026) setzt ein vollständiges Fahrtenbuch voraus. Dieses muss Datum, Start- und Zielort, Reisezweck und gefahrene Kilometer enthalten. Ohne Fahrtenbuch kann die AHV-Revision die gesamte Entschädigung als Lohn aufrechnen.
Gilt die 10-Jahres-Frist auch für Kleinbeträge wie Parkgebühren?
Ja. Die Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig vom Betrag für alle Buchungsbelege. Eine Parkquittung über CHF 5.– unterliegt derselben Frist wie eine Hotelrechnung über CHF 500.–. Entscheidend ist, dass der Beleg eine verbuchte Geschäftstransaktion stützt.
Was passiert, wenn bei einer AHV-Revision Belege fehlen?
Fehlende Belege führen dazu, dass der entsprechende Spesenabzug gestrichen wird. Die Ausgabe wird als AHV-pflichtiger Lohn aufgerechnet, was Nachzahlungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer nach sich zieht. Zusätzlich können Verzugszinsen anfallen.
Reicht ein Excel-Fahrtenbuch für die Aufbewahrungspflicht?
Ein Excel-Fahrtenbuch ist grundsätzlich zulässig, birgt aber Risiken. Excel-Dateien sind leicht veränderbar, was bei einer Revision Zweifel an der Integrität wecken kann. Besser geeignet sind PDF-Exporte mit Zeitstempel oder digitale Fahrtenbuch-Lösungen, die Änderungen protokollieren.