Auslandsspesen Österreich: AHV-Pflicht, Entsendung und Quellensteuer

Spesenvergütungen an Schweizer Mitarbeitende, die auf Dienstreise nach Österreich sind, unterliegen grundsätzlich den gleichen AHV-Regeln wie Inlandsspesen. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen echtem Spesenersatz und verdecktem Lohn. Gemäss Art. 9 AHVG und Art. 7 AHVV gehören Unkostenentschädigungen nicht zum massgebenden Lohn, sofern sie die tatsächlichen Auslagen oder die von der ESTV anerkannten Pauschalansätze nicht übersteigen.

Zahlt ein Arbeitgeber beispielsweise CHF 50.– pro Mahlzeit statt der zulässigen CHF 30.–, gelten die überschiessenden CHF 20.– als massgebender AHV-pflichtiger Lohn. Dieser Betrag ist im Lohnausweis unter Ziffer 2.3 (übrige Gehaltsnebenleistungen) auszuweisen und unterliegt den AHV/IV/EO/ALV-Beiträgen. Für Österreich-Dienstreisen gelten keine höheren ESTV-Ansätze als für Inlandreisen, sofern das Spesenreglement keine abweichenden, genehmigten Auslandsansätze vorsieht.

Ein genehmigtes Spesenreglement kann für Auslanddienstreisen höhere Pauschalen vorsehen, etwa für die höheren Übernachtungskosten in Wien oder Salzburg. Solche Ansätze müssen jedoch von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sein und den SSK-Mustervorlagen inhaltlich entsprechen (Präzisierung 2026). Ohne Genehmigung gelten die Standard-ESTV-Ansätze als Obergrenze für die AHV-Befreiung.

Bei Langzeiteinsätzen in Österreich von mehr als 30 Tagen greift das Freizügigkeitsabkommen Schweiz-EU. Dieses regelt, dass entsandte Arbeitnehmende grundsätzlich im Sozialversicherungssystem des Entsendestaates verbleiben, sofern die Entsendung voraussichtlich nicht länger als 24 Monate dauert. Voraussetzung ist eine A1-Bescheinigung (Formular A1), die bei der zuständigen AHV-Ausgleichskasse in der Schweiz beantragt werden muss.

• A1-Bescheinigung: Muss vor Beginn des Einsatzes bei der AHV-Ausgleichskasse beantragt werden. Sie bestätigt, dass der Mitarbeitende weiterhin dem Schweizer Sozialversicherungsrecht untersteht. Ohne A1 kann Österreich die Unterstellung unter das österreichische System verlangen.
• AHV-Koordination: Solange die A1-Bescheinigung gültig ist, werden AHV/IV/EO/ALV-Beiträge weiterhin in der Schweiz abgerechnet. Der Arbeitgeber führt die Beiträge wie gewohnt an die Schweizer Ausgleichskasse ab.
• Spesenbehandlung bei Entsendung: Die Spesen entsandter Mitarbeitender richten sich weiterhin nach Schweizer Regeln. Die ESTV-Pauschalansätze und das genehmigte Spesenreglement des Arbeitgebers bleiben massgebend, nicht die österreichischen Tagessätze.
• Überschreitung der 24-Monats-Frist: Dauert der Einsatz länger als 24 Monate, wechselt die Sozialversicherungspflicht grundsätzlich nach Österreich. Eine Ausnahmevereinbarung zwischen den zuständigen Behörden beider Staaten ist möglich, muss aber rechtzeitig beantragt werden.

Ein konkretes Beispiel: Ein Zürcher Unternehmen entsendet eine Projektleiterin für sechs Monate nach Wien. Vor Einsatzbeginn beantragt das HR die A1-Bescheinigung bei der SVA Zürich. Die Mitarbeiterin erhält eine Verpflegungspauschale von CHF 30.– pro Tag und die effektiven Hotelkosten werden gegen Beleg erstattet. Sämtliche Beiträge an AHV, IV, EO und ALV werden weiterhin in der Schweiz abgerechnet. Die Spesen bleiben AHV-befreit, da sie die ESTV-Ansätze nicht übersteigen.

Quellensteuerpflichtige Mitarbeitende, die Dienstreisen nach Österreich unternehmen, profitieren von einer Quellensteuerbefreiung auf Spesenvergütungen, sofern zwei Bedingungen erfüllt sind: Die Spesen liegen innerhalb der ESTV-Pauschalansätze, und der Arbeitgeber verfügt über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement.

Ohne genehmigtes Spesenreglement werden sämtliche Spesenvergütungen dem quellensteuerpflichtigen Einkommen zugerechnet. Dies gilt auch dann, wenn die Vergütungen die ESTV-Ansätze nicht übersteigen. Das Reglement muss inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen und die Auslandsansätze explizit regeln. Für die Quellensteuerabrechnung ist der Arbeitgeber verantwortlich: Er muss die Spesen korrekt vom steuerbaren Lohn abgrenzen und die Belege oder Pauschalansätze dokumentieren.

Wichtig: Die Quellensteuerbefreiung und die AHV-Befreiung sind zwei getrennte Prüfungen. Es ist möglich, dass Spesen zwar AHV-befreit, aber quellensteuerpflichtig sind, nämlich dann, wenn kein genehmigtes Reglement vorliegt. Umgekehrt kann ein Mehrbetrag über den ESTV-Ansätzen sowohl AHV-pflichtig als auch quellensteuerpflichtig sein.