Reisekosten Österreich für KMU: Tagessätze, MWST und Steuerfolgen
Österreich gehört für Schweizer KMU zu den wichtigsten Geschäftsreisezielen im DACH-Raum. Ob Kundentermin in Wien, Messebesuch in Salzburg oder Projektarbeit in Graz: Sobald Mitarbeitende die Landesgrenze überschreiten, gelten besondere Regeln für Verpflegung, Übernachtung, Transport und Mehrwertsteuer. Die korrekte Abrechnung dieser Reisekosten betrifft Geschäftsführende, Finanzverantwortliche und alle reisenden Mitarbeitenden gleichermassen.
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, sämtliche notwendigen Auslagen zu ersetzen, die im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung entstehen. Bei Auslandsreisen nach Österreich kommen zusätzlich Währungsumrechnung, die österreichische Umsatzsteuer und unterschiedliche Belegvorschriften hinzu. Fehler in der Abrechnung führen zu Nachforderungen bei der AHV, Korrekturen im Lohnausweis und dem Verlust des USt-Erstattungsanspruchs.
01.Reisekosten Österreich: Definition und rechtliche Grundlage
Als Reisekosten Österreich gelten alle Aufwendungen, die einem Schweizer Arbeitnehmer bei einer geschäftlich veranlassten Reise nach Österreich entstehen. Dazu zählen Transportkosten (Bahn, Flug, Mietwagen, Privatfahrzeug), Verpflegung, Übernachtung, Kommunikation und weitere Nebenkosten. Die rechtliche Grundlage bildet Art. 327a OR: Der Arbeitgeber ersetzt dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen. Diese Pflicht ist zwingend und kann vertraglich nicht wegbedungen werden.
Für Schweizer KMU ist die Abgrenzung zwischen Schweizer Recht und österreichischem Recht zentral. Die Erstattungspflicht und die steuerliche Behandlung richten sich nach Schweizer Recht (OR, ESTV-Wegleitung Lohnausweis, AHV-Verordnung). Die österreichische Umsatzsteuer betrifft dagegen die Vorsteuererstattung, die nach österreichischem Recht über ein separates Verfahren abgewickelt wird. Das Doppelbesteuerungsabkommen Schweiz-Österreich regelt, in welchem Staat die Einkünfte besteuert werden, hat aber auf die Spesenerstattung selbst keinen direkten Einfluss.
Ein genehmigtes Spesenreglement ist die wichtigste Voraussetzung für eine steuerfreie Erstattung. Ohne Reglement gelten sämtliche Pauschalentschädigungen als Lohnbestandteil und sind AHV-pflichtig. Das Reglement muss inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen und vom zuständigen kantonalen Steueramt genehmigt sein.
02.Kostenarten und massgebliche Tagessätze 2026
Reisekosten nach Österreich lassen sich in fünf Hauptkategorien einteilen. Für jede Kategorie gelten unterschiedliche Erstattungsregeln, Belegpflichten und steuerliche Behandlungen. Die nachfolgende Tabelle zeigt die aktuellen ESTV-Ansätze und Richtwerte für 2026.
Reisekosten Österreich: Kostenarten und Ansätze 2026
Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter reist für zwei Tage nach Wien. Er übernachtet eine Nacht im Hotel (EUR 140 inkl. 10 % USt), fährt mit dem ÖBB-Zug (EUR 89 inkl. 10 % USt) und hat zwei Mittag- und ein Abendessen. Die Verpflegungspauschale beträgt 2 x CHF 30 = CHF 60. Die Hotelkosten und Bahnfahrt werden zum Tageskurs umgerechnet, beispielsweise bei einem Kurs von 0.94 ergibt das CHF 148.94 für das Hotel und CHF 94.68 für die Bahn. Insgesamt belaufen sich die erstattungsfähigen Kosten auf rund CHF 303.62 zuzüglich Kleinspesenpauschale.
Reisekosten Österreich digital erfassen und abrechnen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Österreichische Umsatzsteuer und MWST-Rückerstattung
Österreich erhebt eine Umsatzsteuer (USt) auf die meisten Waren und Dienstleistungen. Für Schweizer Unternehmen, die nicht in Österreich umsatzsteuerpflichtig sind, besteht die Möglichkeit, die bezahlte USt über das Erstattungsverfahren zurückzufordern. Dies ist ein wesentlicher Kostenfaktor: Bei einer Hotelrechnung von EUR 1000 sind EUR 100 USt enthalten (Beherbergung 10 %), bei Bewirtung sogar EUR 200 (Normalsteuersatz 20 %).
Österreichische USt-Sätze auf typische Reisekosten
Die Erstattung erfolgt über das Finanzamt Graz-Stadt, das für alle Drittstaaten-Erstattungen zuständig ist. Der Antrag muss bis zum 30. Juni des Folgejahres eingereicht werden. Voraussetzung sind Originalrechnungen mit korrekter USt-Ausweisung, die den österreichischen Rechnungslegungsvorschriften entsprechen. Die Mindesterstattung beträgt EUR 50 pro Kalenderjahr bzw. EUR 400 pro Quartal bei unterjährigen Anträgen.
- Rechnungsanforderungen: Name und Adresse des leistenden Unternehmens, UID-Nummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, USt-Satz und USt-Betrag separat ausgewiesen.
- Antragsfrist: Bis 30. Juni des auf das Erstattungsjahr folgenden Kalenderjahres. Verspätete Anträge werden abgewiesen.
- Zuständige Behörde: Finanzamt Graz-Stadt, Abteilung Vorsteuererstattung an ausländische Unternehmer.
- Mindestbetrag: EUR 50 pro Kalenderjahr oder EUR 400 bei unterjährigen Anträgen (Quartal oder Halbjahr).
04.Steuerliche Behandlung und Lohnausweis-Deklaration
Die steuerliche Behandlung von Reisekosten nach Österreich richtet sich vollständig nach Schweizer Recht. Entscheidend ist, ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt und ob die Erstattungen die ESTV-Ansätze einhalten. Korrekt abgerechnete Spesen sind einkommenssteuerfrei und AHV-befreit. Im Lohnausweis werden sie unter Ziffer 13.1.1 (Effektivspesen) oder Ziffer 13.1.2 (Pauschalspesen) deklariert.
Lohnausweis-Deklaration bei Österreich-Reisekosten
Bei Mitarbeitenden, die regelmässig nach Österreich reisen, summieren sich die Spesen schnell. Ein Aussendienstmitarbeiter mit monatlich zwei Zweitagesreisen nach Wien generiert jährlich rund CHF 7200 an Verpflegungs- und Kleinspesenpauschalenund zusätzlich effektive Kosten für Hotel und Transport. Ohne genehmigtes Reglement würden die Pauschalen als Lohn qualifiziert, was bei einem Grenzsteuersatz von 30 Prozent und AHV-Beiträgen von rund 10.6 Prozent eine erhebliche Mehrbelastung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedeutet.
Das Doppelbesteuerungsabkommen Schweiz-Österreich ist relevant, wenn Mitarbeitende mehr als 183 Tage pro Kalenderjahr in Österreich tätig sind oder wenn der Arbeitgeber eine Betriebsstätte in Österreich unterhält. In diesen Fällen kann eine anteilige Steuerpflicht in Österreich entstehen, was die Spesenabrechnung zusätzlich verkompliziert.
05.Reisekosten Österreich abrechnen: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess beschreibt die vollständige Abrechnung einer Geschäftsreise nach Österreich aus Sicht eines Schweizer KMU. Er umfasst die Vorbereitung, die Erfassung vor Ort, die Abrechnung im Unternehmen und die USt-Rückerstattung.
Schritt 1: Spesenreglement prüfen und Reise genehmigen
Vor jeder Geschäftsreise nach Österreich sollte geprüft werden, ob das genehmigte Spesenreglement Auslandsreisen abdeckt und welche Ansätze es vorsieht. Viele Reglemente enthalten separate Bestimmungen für Auslandsreisen oder verweisen auf die ESTV-Ansätze. Falls das Reglement keine Auslandsregelung enthält, gelten die allgemeinen ESTV-Ansätze.
- Reisegenehmigung: Je nach Unternehmensgrösse und Reisekosten ist eine Vorabgenehmigung durch die Vorgesetzten oder die Geschäftsleitung erforderlich.
- Reglementsprüfung: Enthält das Reglement Bestimmungen zu Auslandsreisen, Währungsumrechnung und Hotelkategorien?
- Reisebudget: Bei mehrtägigen Reisen empfiehlt sich eine Kostenschätzung vorab, insbesondere für Hotel und Transport.
Schritt 2: Belege vor Ort korrekt sammeln und sichern
Während der Reise in Österreich müssen alle Belege systematisch gesammelt werden. Besonders wichtig sind Hotelrechnungen und Restaurantbelege, da diese für die USt-Rückerstattung benötigt werden. Österreichische Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie sowohl für die Schweizer Spesenabrechnung als auch für die USt-Erstattung gültig sind.
- Hotelrechnung: Muss auf den Firmennamen lauten, die UID-Nummer des Hotels enthalten und die USt separat ausweisen. Frühstück sollte separat aufgeführt sein.
- Restaurantbelege: Bei Bewirtung Dritter den Geschäftszweck und die bewirteten Personen auf dem Beleg notieren. USt-Satz 20 Prozent.
- Transportbelege: ÖBB-Tickets, Taxiquittungen und Mietwagenrechnungen aufbewahren. Bei Taxifahrten über EUR 150 ist eine Rechnung mit UID-Nummer erforderlich.
- Digitale Sicherung: Belege sofort fotografieren oder scannen. Thermobelege verblassen schnell und sind nach wenigen Monaten unleserlich.
Schritt 3: Währungsumrechnung EUR in CHF vornehmen
Alle Auslagen in Euro müssen für die Schweizer Spesenabrechnung in Schweizer Franken umgerechnet werden. Als Umrechnungskurs gilt grundsätzlich der Tageskurs am Tag der Auslage. Wurde mit Firmenkreditkarte bezahlt, kann alternativ der Kreditkartenkurs verwendet werden, der auf der Abrechnung ausgewiesen ist.
Methoden der Währungsumrechnung
Das Spesenreglement sollte festlegen, welche Umrechnungsmethode gilt. Bei Barzahlung empfiehlt sich der ESTV-Monatsmittelkurs, da er einfach nachvollziehbar ist. Bei Kreditkartenzahlung ist der effektive Kreditkartenkurs am genauesten und wird von den Steuerbehörden akzeptiert.
Schritt 4: Spesenabrechnung erstellen und einreichen
Nach der Rückkehr erstellt der Mitarbeitende die Spesenabrechnung. Diese enthält alle Auslagen mit Datum, Beschreibung, Betrag in EUR, Umrechnungskurs und Betrag in CHF. Pauschalspesen (Verpflegung, Kleinspesen) werden separat von den Effektivspesen (Hotel, Transport) aufgeführt. Die Abrechnung sollte innerhalb der im Spesenreglement festgelegten Frist eingereicht werden, üblicherweise innert 30 Tagen nach Reiseende.
- Pflichtangaben: Reisedatum, Reiseziel, Geschäftszweck, Abfahrts- und Rückkehrzeit, Einzelpositionen mit Beträgen.
- Beilagen: Originalbelege oder digitale Kopien, Kreditkartenabrechnung als Kursnachweis, Reisegenehmigung.
- Unterschrift: Abrechnung durch den Mitarbeitenden unterzeichnen und durch die vorgesetzte Person visieren lassen.
Schritt 5: Abrechnung prüfen und freigeben
Die Finanzabteilung oder die zuständige Person prüft die eingereichte Abrechnung auf Vollständigkeit, Plausibilität und Reglementskonformität. Dabei wird kontrolliert, ob die Pauschalen den ESTV-Ansätzen entsprechen, ob die Belege vollständig und korrekt sind und ob die Währungsumrechnung nachvollziehbar ist.
- Pauschalen prüfen: Stimmen die Tagespauschalen mit dem Spesenreglement und den ESTV-Ansätzen überein? Wurden Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber oder Kunden bezahlt wurden, korrekt abgezogen?
- Belege prüfen: Sind alle Effektivspesen mit Originalbelegen dokumentiert? Enthalten die Belege die erforderlichen Angaben für die USt-Erstattung?
- Kursumrechnung prüfen: Wurde der korrekte Umrechnungskurs verwendet? Stimmt der Kreditkartenkurs mit der Abrechnung überein?
- Geschäftszweck prüfen: Ist der geschäftliche Anlass dokumentiert? Sind Bewirtungsbelege mit Teilnehmenden und Zweck versehen?
Schritt 6: Auszahlung veranlassen und verbuchen
Nach der Freigabe wird die Erstattung an den Mitarbeitenden ausbezahlt. Die Verbuchung erfolgt auf den entsprechenden Aufwandkonten. Pauschalspesen und Effektivspesen werden getrennt verbucht, da sie im Lohnausweis unterschiedlich deklariert werden. Die Belege werden gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert.
Verbuchung der Reisekosten Österreich
Schritt 7: USt-Erstattungsantrag in Österreich einreichen
Die auf österreichischen Belegen ausgewiesene Umsatzsteuer kann über das Erstattungsverfahren beim Finanzamt Graz-Stadt zurückgefordert werden. Der Antrag wird schriftlich eingereicht und muss die Originalrechnungen enthalten. Die Frist endet am 30. Juni des Folgejahres. Bei regelmässigen Österreich-Reisen lohnt sich ein quartalsweiser Antrag, sofern der Mindestbetrag von EUR 400 erreicht wird.
- Antragsformular: Formular U5 des österreichischen Bundesministeriums für Finanzen, ausgefüllt und unterzeichnet.
- Unternehmerbescheinigung: Bestätigung der ESTV oder des kantonalen Steueramts, dass das Schweizer Unternehmen Unternehmereigenschaft besitzt.
- Originalrechnungen: Alle Rechnungen im Original beilegen. Kopien werden nicht akzeptiert. Die Rechnungen werden nach Bearbeitung zurückgesandt.
- Bearbeitungsdauer: Die Bearbeitung dauert in der Regel drei bis sechs Monate. Die Erstattung erfolgt auf ein vom Antragsteller angegebenes Bankkonto.
Schritt 8: Lohnausweis erstellen und Jahresabschluss vorbereiten
Am Jahresende werden die kumulierten Reisekosten nach Österreich im Lohnausweis deklariert. Effektivspesen erscheinen unter Ziffer 13.1.1, Pauschalspesen unter Ziffer 13.1.2. Bei genehmigtem Spesenreglement wird in Ziffer 15 ein Kreuz bei Feld G gesetzt. Die erstattete österreichische USt wird als Ertrag verbucht und hat keinen Einfluss auf den Lohnausweis.
Für den Jahresabschluss empfiehlt sich eine Abstimmung der Spesenkonten mit den Lohnausweis-Daten. Differenzen zwischen verbuchten Spesen und deklarierten Beträgen führen bei Steuerrevisionen zu Rückfragen. Die USt-Erstattung aus Österreich wird als übriger Ertrag verbucht und ist in der Schweiz nicht MWST-pflichtig.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Kein genehmigtes Spesenreglement für Auslandsreisen
Ohne genehmigtes Spesenreglement gelten sämtliche Pauschalentschädigungen als Lohnbestandteil. Die Folge sind AHV-Nachforderungen und Steuernachzahlungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Lassen Sie das Reglement vor der ersten Österreich-Reise vom kantonalen Steueramt genehmigen und stellen Sie sicher, dass es Auslandsreisen explizit abdeckt.
Fehler 2: Hotelrechnung auf Privatnamen statt Firmennamen
Lautet die Hotelrechnung auf den Privatnamen des Mitarbeitenden, wird der USt-Erstattungsantrag vom Finanzamt Graz-Stadt abgelehnt. Weisen Sie reisende Mitarbeitende an, bei der Hotelregistrierung immer den Firmennamen und die Firmenadresse anzugeben.
Fehler 3: Frist für USt-Erstattung verpasst
Die Frist für den USt-Erstattungsantrag endet am 30. Juni des Folgejahres. Wird diese Frist versäumt, verfällt der Erstattungsanspruch unwiderruflich. Richten Sie eine jährliche Erinnerung ein und sammeln Sie die Belege laufend, um den Antrag rechtzeitig vorbereiten zu können.
Fehler 4: Fehlende oder unvollständige Belege für Effektivspesen
Österreichische Thermobelege verblassen oft innerhalb weniger Wochen. Ohne lesbaren Originalbeleg ist weder die Spesenerstattung noch die USt-Rückforderung möglich. Belege sollten sofort nach Erhalt fotografiert oder gescannt und zusammen mit dem Original archiviert werden.
Fehler 5: Verpflegungspauschale nicht um bezahlte Mahlzeiten gekürzt
Wird das Mittag- oder Abendessen vom Kunden, vom Arbeitgeber oder im Rahmen einer Konferenz bezahlt, muss die Tagespauschale entsprechend gekürzt werden. Unterlassene Kürzungen führen bei Steuerrevisionen zu Aufrechnungen und AHV-Nachforderungen.
Fehler 6: Falsche oder fehlende Währungsumrechnung
Euro-Beträge ohne dokumentierten Umrechnungskurs in die Spesenabrechnung zu übernehmen, ist ein häufiger Fehler. Die Steuerbehörden verlangen einen nachvollziehbaren Kursnachweis. Verwenden Sie den Kreditkartenkurs oder den ESTV-Monatsmittelkurs und dokumentieren Sie die Quelle auf der Abrechnung.
Fehler 7: Vermischung von Privat- und Geschäftsauslagen
Bei kombinierten Geschäfts- und Privatreisen nach Österreich müssen die geschäftlichen Auslagen klar von den privaten getrennt werden. Werden private Kosten als Geschäftsspesen abgerechnet, drohen strafrechtliche Konsequenzen und der Verlust der Steuerfreiheit für sämtliche Spesen der betroffenen Reise.
07.Häufige Fragen
Gelten für Österreich-Reisen andere Verpflegungspauschalen als für Inlandreisen?
Nein, die ESTV-Ansätze unterscheiden nicht nach Reiseland. Die Verpflegungspauschale beträgt CHF 30 pro Tag, unabhängig davon, ob die Reise innerhalb der Schweiz oder nach Österreich führt. Das genehmigte Spesenreglement kann jedoch höhere oder tiefere Sätze für Auslandsreisen vorsehen, sofern diese vom kantonalen Steueramt genehmigt sind.
Kann ein Schweizer KMU die österreichische Umsatzsteuer auf Hotelrechnungen zurückfordern?
Ja, Schweizer Unternehmen können die österreichische USt über das Erstattungsverfahren beim Finanzamt Graz-Stadt zurückfordern. Voraussetzung ist, dass die Rechnungen auf den Firmennamen lauten, die USt separat ausgewiesen ist und der Antrag bis zum 30. Juni des Folgejahres eingereicht wird. Die Bearbeitung dauert in der Regel drei bis sechs Monate.
Wie wird die Kilometerpauschale bei Fahrten mit dem Privatfahrzeug nach Österreich berechnet?
Die Kilometerpauschale beträgt seit 1.1.2026 CHF 0.75 pro Kilometer und gilt für die gesamte Strecke, also auch für den österreichischen Streckenanteil. Die Distanz wird anhand der kürzesten oder schnellsten Route berechnet. Maut- und Vignettenkosten werden zusätzlich als Effektivspesen erstattet und sind nicht in der Pauschale enthalten.
Müssen Reisekosten nach Österreich im Lohnausweis deklariert werden?
Ja, alle erstatteten Reisekosten erscheinen im Lohnausweis. Effektivspesen werden unter Ziffer 13.1.1, Pauschalspesen unter Ziffer 13.1.2 deklariert. Bei genehmigtem Spesenreglement sind diese Beträge steuerfrei. Ohne genehmigtes Reglement werden Pauschalen als Lohn unter Ziffer 1 aufgeführt und sind AHV-pflichtig.
Was gilt bei einer Kurzreise nach Österreich, die weniger als einen Tag dauert?
Bei Kurzreisen ohne Übernachtung wird die Verpflegungspauschale anteilig berechnet. Ist der Mitarbeitende über die Mittagszeit abwesend, steht die halbe Tagespauschale zu. Die genaue Regelung hängt vom genehmigten Spesenreglement ab. Viele Reglemente sehen eine Mindestabwesenheit von sechs Stunden vor, bevor ein Anspruch auf Verpflegungspauschale entsteht.
Sind Grenzgänger zwischen Österreich und der Schweiz bei den Reisekosten anders zu behandeln?
Grenzgänger mit Wohnsitz in Österreich und Arbeitsort in der Schweiz haben keinen Anspruch auf Reisekostenvergütung für den täglichen Arbeitsweg. Geschäftsreisen innerhalb Österreichs oder in Drittländer werden jedoch gleich behandelt wie bei in der Schweiz wohnhaften Mitarbeitenden. Die steuerliche Behandlung richtet sich nach dem Grenzgängerabkommen im DBA Schweiz-Österreich.