Reisekosten nach Österreich: Währung, MWST und Abrechnung
Reisekosten nach Österreich rechnet man in CHF zum Tageskurs um – es gelten dieselben ESTV-Spesenregeln wie für inländische Dienstreisen. Österreich ist eines der häufigsten Reiseziele für Schweizer Geschäftsreisende, und die Nähe verleitet dazu, die Abrechnung wie eine Inlandreise zu behandeln. Tatsächlich stimmt das Grundprinzip – doch die Fremdwährungsumrechnung und die österreichische Umsatzsteuer von 20 % erfordern zusätzliche Sorgfalt, damit die Spesen steuerlich anerkannt werden und kein Geld verloren geht.
01.Grundprinzip für Auslandsreisen nach Österreich
Schweizer Arbeitgeber sind gemäss Art. 327a OR verpflichtet, Mitarbeitenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Dieses Prinzip gilt unabhängig davon, ob die Dienstreise nach Bern, Wien oder Salzburg führt. Die ESTV kennt keine länderspezifischen Pauschalen für Österreich – massgebend sind ausschliesslich die Schweizer Spesenansätze gemäss genehmigtem Spesenreglement.
Der zentrale Unterschied zur Inlandreise liegt in der Währung: Sämtliche in Euro bezahlten Ausgaben müssen in Schweizer Franken umgerechnet werden. Die ESTV akzeptiert den Tageskurs am Datum der Transaktion. Als Kursquelle eignen sich der offizielle Devisenkurs der SNB, der Kurs auf dem Kreditkartenauszug oder der Wechselkurs einer anerkannten Finanzplattform. Entscheidend ist, dass der verwendete Kurs nachvollziehbar dokumentiert wird.
Schweizer Spesenansätze 2026 für Österreich-Reisen
Bereits genehmigte Spesenreglemente, die noch CHF 0.70 pro Kilometer vorsehen, brauchen keine neue Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung. Der neue Ansatz von CHF 0.75 gilt ab 1.1.2026 und kann bei der nächsten Reglementsanpassung übernommen werden.
02.Besonderheiten Österreich: MWST und Vorsteuer
Auf österreichischen Belegen erscheint die österreichische Umsatzsteuer (USt) von regulär 20 %. Für Schweizer Unternehmen ist diese Steuer nicht als Vorsteuer im Rahmen der Schweizer MWST-Abrechnung abziehbar, da die Leistung im Ausland erbracht wurde. Die österreichische USt stellt somit zunächst einen echten Kostenfaktor dar.
MWST-pflichtige Schweizer Unternehmen können die in Österreich bezahlte Umsatzsteuer jedoch über das EU-Vorsteuervergütungsverfahren zurückfordern. Grundlage ist die EU-Richtlinie 86/560/EWG (sogenannte 13. Richtlinie). Der Antrag wird beim österreichischen Finanzamt Graz-Stadt eingereicht, das für alle Drittstaaten-Erstattungen zuständig ist.
- Antragsfrist: Der Vergütungsantrag muss bis spätestens 30. Juni des Folgejahres beim Finanzamt Graz-Stadt eingehen.
- Mindestbetrag: Die Erstattung wird erst ab einem Mindestbetrag von EUR 50 pro Kalenderjahr (bei Jahresantrag) bzw. EUR 400 pro Quartal gewährt.
- Erforderliche Unterlagen: Originalbelege, Unternehmerbescheinigung der ESTV (Formular 1222) und ausgefülltes Antragsformular U5 sind einzureichen.
- Erstattungsfähige Kategorien: Hotel, Verpflegung, Mietwagen, Treibstoff, Messe- und Kongressgebühren sowie Büromaterial sind typische erstattungsfähige Ausgaben.
- Nicht erstattungsfähig: Bewirtungskosten mit Repräsentationscharakter und Ausgaben für private Zwecke sind von der Vergütung ausgeschlossen.
Für nicht MWST-pflichtige Schweizer Unternehmen oder Einzelpersonen besteht kein Anspruch auf Rückerstattung. In diesem Fall wird die österreichische USt als Bestandteil der Gesamtkosten verbucht und als Aufwand in der Spesenabrechnung erfasst. Ein konkretes Beispiel: Eine Hotelrechnung über EUR 180 netto enthält EUR 36 USt (20 %). Ohne Vergütungsantrag betragen die effektiven Übernachtungskosten EUR 216, umgerechnet zum Tageskurs von beispielsweise 0.93 also rund CHF 232.
Reisekosten nach Österreich digital erfassen und abrechnen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Verpflegung und Übernachtung bei Österreich-Reisen
Die Schweizer Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Mahlzeit gilt auch für Dienstreisen nach Österreich. Es spielt keine Rolle, ob das Mittagessen in Zürich oder in Wien eingenommen wird. Arbeitgeber können im Spesenreglement festlegen, ob Verpflegung pauschal oder effektiv gegen Beleg abgerechnet wird. Bei Pauschalabrechnung entfällt die Belegpflicht für Mahlzeiten, der EUR-Kurs muss in diesem Fall nicht dokumentiert werden.
Verpflegung und Übernachtung: Pauschale vs. effektiv
Übernachtungen werden in der Schweizer Spesenpraxis immer effektiv gegen Beleg abgerechnet. Die Hotelrechnung in Euro wird zum Tageskurs des Check-out-Datums umgerechnet. Wurde mit Kreditkarte bezahlt, kann alternativ der Kurs auf der Kreditkartenabrechnung verwendet werden – dieser weicht häufig leicht vom SNB-Tageskurs ab, ist aber ebenfalls anerkannt, sofern er dokumentiert wird.
Ein Praxisbeispiel: Ein Mitarbeiter reist für zwei Tage nach Wien. Er rechnet Verpflegung pauschal ab (2 Mittagessen und 2 Abendessen = 4 x CHF 30 = CHF 120) und reicht die Hotelrechnung über EUR 290 effektiv ein. Beim Tageskurs von EUR/CHF 0.935 ergibt das CHF 310.15 für die Übernachtung. Zusammen mit der Kleinspesenpauschale von 2 x CHF 20 = CHF 40 beträgt die Gesamtabrechnung CHF 470.15 zuzüglich Reisekosten.
04.Reisekosten nach Österreich abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung zeigt den vollständigen Ablauf von der Belegsammlung bis zur eingereichten Spesenabrechnung. Wer diese vier Schritte konsequent befolgt, stellt sicher, dass die Reisekosten steuerlich anerkannt werden und keine österreichische MWST verloren geht.
Schritt 1: EUR-Belege sammeln und Tageskurs notieren
Bereits während der Reise sollten alle Belege systematisch erfasst werden. Jeder Beleg in Euro muss mit dem Tageskurs des Ausgabedatums versehen werden. Am einfachsten gelingt das, indem der Kurs direkt auf dem Beleg oder in einer digitalen Erfassungs-App notiert wird. Als Kursquelle eignet sich der SNB-Devisenmittelkurs, der täglich gegen 11 Uhr publiziert wird.
- Hotelrechnungen: Vollständige Rechnung mit Adresse, Datum, Betrag und USt-Ausweis aufbewahren.
- Restaurantbelege: Nur bei effektiver Abrechnung nötig. Bei Pauschalabrechnung genügt die Angabe von Ort und Datum.
- Transportbelege: Bahntickets, Mautquittungen, Tankbelege und Parkgebühren einzeln erfassen.
- Kreditkartenauszug: Als ergänzender Kursnachweis aufbewahren – der Kartenkurs ist eine anerkannte Alternative zum SNB-Kurs.
Schritt 2: CHF-Umrechnung vornehmen und dokumentieren
Nach der Reise werden alle EUR-Belege in CHF umgerechnet. Pro Beleg wird der EUR-Betrag mit dem notierten Tageskurs multipliziert. Wichtig: Der Kurs muss pro Beleg einzeln angewendet werden, nicht als Durchschnittskurs über die gesamte Reise. Bei Kreditkartenzahlungen kann stattdessen der effektive Belastungskurs der Kartenabrechnung verwendet werden.
Beispiel: Umrechnung einer zweitägigen Wien-Reise
Die Umrechnungstabelle wird der Spesenabrechnung beigelegt. So kann die Buchhaltung jeden Betrag nachvollziehen, ohne selbst Kurse recherchieren zu müssen.
Schritt 3: MWST-Situation prüfen und EU-Vergütung einleiten
Vor der Einreichung der Spesenabrechnung sollte geprüft werden, ob das Unternehmen Anspruch auf Rückerstattung der österreichischen Umsatzsteuer hat. Voraussetzung ist, dass das Schweizer Unternehmen im Inland MWST-pflichtig ist. Ist das der Fall, lohnt sich die Rückerstattung insbesondere bei höheren Hotelkosten und Mietwagenausgaben.
- Schritt A: Prüfen, ob das Unternehmen im Schweizer MWST-Register eingetragen ist.
- Schritt B: Alle Belege mit österreichischer USt separieren und die USt-Beträge summieren.
- Schritt C: Unternehmerbescheinigung (ESTV-Formular 1222) bei der ESTV anfordern, falls nicht bereits vorhanden.
- Schritt D: Vergütungsantrag (Formular U5) ausfüllen und mit Originalbelegen an das Finanzamt Graz-Stadt senden.
- Schritt E: Frist beachten: Der Antrag muss bis 30. Juni des Folgejahres eingehen. Verspätete Anträge werden abgelehnt.
Liegt der USt-Betrag unter EUR 50 pro Kalenderjahr, lohnt sich der Aufwand nicht, da das Finanzamt Graz-Stadt Anträge unter diesem Mindestbetrag nicht bearbeitet. In der Spesenabrechnung wird die österreichische USt in diesem Fall als Teil des Gesamtaufwands verbucht.
Schritt 4: Spesenabrechnung nach Schweizer Regeln einreichen
Die fertige Spesenabrechnung wird nach den Vorgaben des unternehmensinternen Spesenreglements eingereicht. Für die ESTV ist entscheidend, dass die Abrechnung den Schweizer Regeln entspricht – nicht den österreichischen Diätenregelungen. Die Abrechnung enthält die umgerechneten CHF-Beträge, die Pauschalen gemäss Reglement und die Beilagen.
- Beilagen: Originalbelege (oder digitale Kopien gemäss Spesenreglement), Umrechnungstabelle mit Kursnachweis und gegebenenfalls Kreditkartenabrechnung.
- Unterschrift: Die Abrechnung wird vom Mitarbeitenden unterzeichnet und vom Vorgesetzten visiert.
- Frist: Die meisten Spesenreglemente sehen eine Einreichungsfrist von 30 Tagen nach der Reise vor. Verspätete Abrechnungen können abgelehnt werden.
- Lohnausweis: Spesen, die das genehmigte Reglement übersteigen, müssen im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1 deklariert werden.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Durchschnittskurs statt Tageskurs verwenden
Wer alle EUR-Belege einer Reise mit einem einzigen Durchschnittskurs umrechnet, riskiert Beanstandungen bei einer Steuerrevision. Die ESTV verlangt den Tageskurs am Datum der jeweiligen Transaktion. Lösung: Den Kurs pro Beleg einzeln dokumentieren, idealerweise direkt bei der Erfassung.
Fehler 2: Österreichische USt als Schweizer Vorsteuer abziehen
Die österreichische Umsatzsteuer von 20 % darf nicht in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer geltend gemacht werden. Ein solcher Abzug wird bei der nächsten ESTV-Kontrolle korrigiert und kann zu Nachforderungen mit Verzugszins führen. Stattdessen das EU-Vorsteuervergütungsverfahren nutzen oder die USt als Aufwand verbuchen.
Fehler 3: Frist für USt-Vergütungsantrag verpassen
Der Antrag auf Rückerstattung der österreichischen USt muss bis 30. Juni des Folgejahres beim Finanzamt Graz-Stadt eingehen. Verspätete Anträge werden ausnahmslos abgelehnt. Empfehlung: Einen jährlichen Kalendereintrag im Januar setzen und alle Belege des Vorjahres gesammelt einreichen.
Fehler 4: Österreichische Diätenregelungen anwenden
Manche Mitarbeitende orientieren sich an den österreichischen Tagesgeldsätzen (EUR 26.40 pro Tag), die für österreichische Arbeitnehmer gelten. Für Schweizer Arbeitsverhältnisse sind ausschliesslich die Schweizer ESTV-Ansätze massgebend. Im Spesenreglement sollte klar festgehalten werden, dass auch für Auslandsreisen die Schweizer Pauschalen gelten.
Fehler 5: Hotelbelege ohne USt-Ausweis akzeptieren
Vereinfachte Rechnungen ohne detaillierten USt-Ausweis reichen für das Vergütungsverfahren nicht aus. Ohne korrekte Rechnung mit UID-Nummer, Nettobetrag und USt-Betrag lehnt das Finanzamt Graz-Stadt den Antrag ab. Mitarbeitende sollten beim Check-out immer eine vollständige Rechnung mit USt-Ausweis verlangen.
Fehler 6: Kein Kursnachweis in der Spesenabrechnung
Wird der verwendete Wechselkurs nicht dokumentiert, kann die Buchhaltung die Umrechnung nicht nachvollziehen. Bei einer Revision fehlt der Nachweis, dass der korrekte Kurs angewendet wurde. Lösung: Kursquelle (z. B. SNB oder Kreditkartenabrechnung) und Kursdatum pro Beleg angeben.
Fehler 7: Bargeldzahlungen ohne Wechselbeleg
Wer am Bankomaten Euro bezieht und bar bezahlt, muss den Wechselkursbeleg des Bankomaten aufbewahren. Ohne diesen Beleg fehlt der Nachweis des tatsächlichen Umrechnungskurses. Alternativ kann der SNB-Tageskurs des Abhebungsdatums verwendet werden, sofern der Bankomatbeleg nicht mehr vorhanden ist.
06.Häufige Fragen
Kann ich die österreichische MWST als Schweizer Firma zurückfordern?
Ja, sofern Ihr Unternehmen im Schweizer MWST-Register eingetragen ist. Die Rückerstattung erfolgt über das EU-Vorsteuervergütungsverfahren beim Finanzamt Graz-Stadt. Sie benötigen eine Unternehmerbescheinigung der ESTV (Formular 1222), das Antragsformular U5 und die Originalbelege. Die Frist endet am 30. Juni des Folgejahres.
Welchen Wechselkurs akzeptiert die ESTV für EUR-Belege?
Die ESTV akzeptiert den Tageskurs am Datum der Transaktion. Als Kursquelle eignen sich der SNB-Devisenmittelkurs, der Kurs auf der Kreditkartenabrechnung oder der Kurs einer anerkannten Finanzplattform. Entscheidend ist, dass der verwendete Kurs dokumentiert und nachvollziehbar ist.
Gelten für Österreich-Reisen die österreichischen Diätenregelungen?
Nein. Für Schweizer Arbeitsverhältnisse sind ausschliesslich die Schweizer ESTV-Spesenansätze massgebend, unabhängig vom Reiseziel. Die österreichischen Tagesgeldsätze (Diäten) gelten nur für österreichische Arbeitnehmer. Im Spesenreglement sollte dies klar festgehalten werden.
Muss ich bei Pauschalabrechnung der Verpflegung trotzdem EUR-Belege sammeln?
Nein. Wenn Ihr Spesenreglement eine pauschale Verpflegungsentschädigung von CHF 30 pro Mahlzeit vorsieht, entfällt die Belegpflicht für Mahlzeiten. Sie müssen lediglich Ort und Datum der Geschäftsreise nachweisen. Die Währungsumrechnung entfällt bei Pauschalen ebenfalls.
Wie rechne ich Mautgebühren und Vignette für Österreich ab?
Die österreichische Autobahnvignette und Mautgebühren (z. B. Brenner, Arlbergtunnel) werden effektiv gegen Beleg abgerechnet. Der EUR-Betrag wird zum Tageskurs in CHF umgerechnet. Die digitale Vignette kann mit dem Kaufbeleg nachgewiesen werden. Bei anteiliger Privatnutzung ist nur der geschäftliche Anteil erstattungsfähig.
Wie werden Reisekosten nach Österreich im Lohnausweis deklariert?
Spesen, die im Rahmen eines genehmigten Spesenreglements erstattet werden, erscheinen nicht im Lohnausweis. Im Feld F wird lediglich angekreuzt, dass ein genehmigtes Reglement vorliegt. Übersteigen die Spesen die Reglementsansätze, muss der übersteigende Betrag unter Ziffer 13.1.1 deklariert werden.