Auslandsspesen pauschal abrechnen: Einzelfallpauschalen, Reglement und Praxis
Auslandsspesen können pauschal abgerechnet werden, ohne dass für jede Mahlzeit ein Beleg gesammelt werden muss. Massgebend sind Rz 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, die für In- und Auslandsreisen gleich gilt, oder ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement mit eigenen Ansätzen. Eine ESTV-Liste mit Pauschalen pro Land gibt es nicht. Diese Seite zeigt, wann eine Pauschalabrechnung möglich ist, welche Werte gelten und was ins Spesenreglement gehört.
01.Wann ist eine Pauschalabrechnung möglich?
Grundsätzlich werden Spesen nach dem SSK-Muster-Spesenreglement effektiv gegen Originalbeleg abgerechnet; Pauschalen sind dort möglich, wo das Reglement sie vorsieht. Steuerlich gibt es zwei Wege: Einzelfallpauschalen im Rahmen von Rz 52 der Wegleitung oder Pauschalen gemäss einem vom Sitzkanton genehmigten Spesenreglement. Unabhängig davon besteht die Pflicht des Arbeitgebers, die notwendigen Auslagen zu ersetzen (Art. 327a OR).
- Einzelfallpauschalen nach Rz 52: Pauschale für eine Hauptmahlzeit höchstens CHF 30, Kleinspesen als Tagespauschale höchstens CHF 20. Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit; eine Hochrechnung auf die Arbeitstage ist nicht zulässig. Ein genehmigtes Reglement ist dafür nicht nötig.
- Genehmigtes Spesenreglement: Höhere oder andere Pauschalen, zum Beispiel nach SSK-Muster Frühstück CHF 15, Mittagessen CHF 30, Abendessen CHF 35, setzen die Genehmigung des Sitzkantons voraus.
- Pauschalen für Zeitabschnitte: Monatliche oder andere periodische Pauschalen sind immer betragsmässig in Ziffer 13.2 des Lohnausweises anzugeben, auch mit genehmigtem Reglement, und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
02.Gibt es ESTV-Ansätze nach Land?
Nein. Die ESTV publiziert keine Pauschalen pro Land. Die Werte von Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis 2026 gelten für Inlands- und Auslandsreisen gleich; Spesen im Rahmen dieser Werte können ohne Betragsangabe im Lohnausweis vergütet werden.
Werte gemäss Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis 2026 (In- und Ausland)
Ein Beispiel: Ein Mitarbeitender reist für drei Tage nach Deutschland. Vergütet der Arbeitgeber Mittag- und Abendessen pauschal mit je CHF 30, ergeben sich sechs Hauptmahlzeiten zu CHF 30, total CHF 180 – ohne Restaurantbelege und ohne Währungsumrechnung, da die Pauschale in CHF festgelegt ist. Hotel und Bahn werden gegen Beleg vergütet. Hinweise zu einzelnen Reiseländern, etwa zu Frankreich oder Grossbritannien, finden Sie in der Übersicht der Auslandsspesen nach Land.
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Mehr erfahren →03.Pauschal vs. Effektiv: Welche Methode wann?
Beide Abrechnungsmethoden haben Vor- und Nachteile. Die Wahl hängt vom Reiseziel, der Reisehäufigkeit und dem administrativen Aufwand ab. Grundsätzlich gilt: Die Pauschale vereinfacht die Abrechnung, kann aber bei Reisen in teure Städte die tatsächlichen Kosten nicht decken.
Vergleich Pauschal- und Effektivabrechnung
Ein Spesenreglement kann beide Methoden zulassen, etwa Verpflegung pauschal und Hotel effektiv gegen Beleg, oder bei besonders teuren Städten die effektive Abrechnung. Wichtig ist, dass dieselbe Mahlzeit nicht doppelt vergütet wird und das Reglement die Regeln klar festhält.
04.Was muss ins Spesenreglement?
Ein Spesenreglement legt seine Ansätze selbst fest. Die Wegleitung empfiehlt, Reglemente nach den Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) aufzubauen; genehmigte Reglemente des Sitzkantons werden von den anderen Kantonen anerkannt, wenn sie auf diesen Mustervorlagen beruhen (Rz 59). Das SSK-Muster wurde per 1. Januar 2026 aktualisiert.
- Eigene Ansätze: Das Reglement nennt die Ansätze selbst, etwa pro Mahlzeit nach SSK-Muster. Ein Verweis auf eine ESTV-Liste für das Ausland ist nicht möglich, weil es keine gibt.
- Abrechnungsmethode: Es muss klar geregelt sein, ob Spesen pauschal, effektiv oder wahlweise abgerechnet werden.
- Zeitregeln: Wann Frühstück und Abendessen vergütet werden, etwa nach SSK-Muster bei Abreise vor 07.30 Uhr bzw. bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr.
- Übernachtungskosten: Nach SSK-Muster Hotel der Mittelklasse effektiv gegen Originalbeleg; private Übernachtung effektiv bis CHF 80 oder pauschal CHF 60 für ein Geschenk.
- Fremdwährung: Welcher Kurs für Belege in Fremdwährung gilt, etwa der ESTV-Monatsmittelkurs; bei Kartenzahlung in der Regel der belastete CHF-Betrag.
Höhere oder andere Ansätze als nach Rz 52 brauchen die Genehmigung des Sitzkantons. Im Zweifel entscheidet die kantonale Steuerverwaltung, ob eine Regelung genehmigt werden kann.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Höhere Pauschalen ohne genehmigtes Reglement
Werden ohne genehmigtes Reglement Pauschalen über den Werten von Rz 52 vergütet, genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 nicht mehr. Ob die Vergütung noch als Spesenersatz gilt, beurteilt im Zweifel die kantonale Steuerverwaltung. Lassen Sie höhere Ansätze vor der ersten Auszahlung vom Sitzkanton genehmigen.
Fehler 2: Mit Länder-Tagessätzen rechnen
Tagessätze pro Land, die angeblich von der ESTV stammen, haben keine Grundlage. Massgebend sind Rz 52 und das genehmigte Reglement; die Werte gelten im In- und Ausland gleich.
Fehler 3: Dieselbe Mahlzeit doppelt abrechnen
Wird eine Mahlzeit pauschal vergütet und zusätzlich mit Beleg effektiv abgerechnet, ist sie doppelt bezahlt. Das Reglement sollte klar festlegen, welche Methode für welche Kosten gilt.
Fehler 4: Im Reglement auf eine ESTV-Liste verweisen
Ein Verweis auf «die jeweils gültigen ESTV-Ansätze für das Ausland» läuft ins Leere, weil die ESTV keine solchen Ansätze publiziert. Schreiben Sie die Ansätze selbst ins Reglement, etwa nach SSK-Muster.
Fehler 5: Fehlende Reisedokumentation
Auch bei Pauschalabrechnung muss der geschäftliche Zweck der Reise dokumentiert sein, etwa durch Reiseauftrag, Terminbestätigung oder Flugbuchung. Einzelfallpauschalen setzen eine tatsächliche Reisetätigkeit voraus. Eine Abrechnung mit Datum, Zielort, Zweck und Reisezeiten genügt in der Regel.
06.Häufige Fragen
Gibt es einen maximalen Reisezeitraum für die Pauschalabrechnung von Auslandsspesen?
Weder Rz 52 noch das SSK-Muster nennen eine feste Höchstdauer. Voraussetzung für Einzelfallpauschalen ist eine tatsächliche Reisetätigkeit; bei langen Einsätzen am selben Ort ist das genau zu prüfen. Im Zweifel klären Sie die Frage mit der kantonalen Steuerverwaltung und regeln sie im Spesenreglement.
Muss ich bei Pauschalabrechnung trotzdem Belege aufbewahren?
Für pauschal abgerechnete Mahlzeiten sind keine Restaurantbelege erforderlich. Der geschäftliche Zweck und der Ablauf der Reise müssen jedoch dokumentiert sein, etwa durch Reiseauftrag oder Buchungsbestätigung. Hotelbelege sind aufzubewahren, da Übernachtungen gegen Beleg vergütet werden.
Kann ich für verschiedene Länder unterschiedliche Abrechnungsmethoden wählen?
Ja, sofern das Spesenreglement das vorsieht, etwa Pauschalen für Standardreisen und effektive Abrechnung für besonders teure Städte. Die Ansätze selbst hängen aber nicht vom Land ab, denn die ESTV publiziert keine Länderpauschalen. Höhere Ansätze als nach Rz 52 braucht ein genehmigtes Reglement.
Wie werden An- und Abreisetage bei der Pauschalabrechnung berechnet?
Vergütet wird pro Mahlzeit, die wegen der Reise auswärts anfällt, nicht mit einem halben oder ganzen Tagessatz. Nach SSK-Muster gibt es ein Frühstück bei Abreise vor 07.30 Uhr oder nach auswärtiger Übernachtung und ein Abendessen bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr. Die genaue Regelung gehört ins Spesenreglement.
Werden Auslandsspesen-Pauschalen im Lohnausweis deklariert?
Einzelfallpauschalen im Rahmen von Rz 52 erscheinen ohne Betrag; es genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Bei genehmigtem Reglement wird in Ziffer 15 der Genehmigungsvermerk angebracht. Pauschalen für Zeitabschnitte sind immer betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben.