Diäten für Auslandsdienstreisen: Pauschalen, Belege, Lohnausweis
Für Auslandsdienstreisen gelten erhöhte steuerfreie ESTV-Diätensätze je nach Land – wer effektive Kosten geltend macht, braucht Belege ohne Betragslimit; Pauschalabrechnung nur mit genehmigtem Reglement. Die Diätenliste der ESTV wird jährlich aktualisiert und unterscheidet sich deutlich von den Inlandspauschalen von CHF 30.– pro Mahlzeit. Dieser Artikel erklärt die geltenden Ansätze, den Unterschied zwischen pauschaler und effektiver Abrechnung sowie die korrekte Deklaration im Lohnausweis.
01.Was Diäten und Tagesgelder bei Auslandsreisen sind
Diäten – auch Tagesgelder genannt – sind pauschale Entschädigungen, die der Arbeitgeber Mitarbeitenden für Verpflegung und Unterkunft während einer Auslandsdienstreise ausrichtet. Sie decken den Mehraufwand ab, der entsteht, weil die Person nicht am gewohnten Arbeitsort verpflegt werden kann. Rechtsgrundlage ist Art. 327a OR, wonach der Arbeitgeber alle notwendigen Auslagen zu ersetzen hat.
Für Auslandsdienstreisen veröffentlicht die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) eine länderspezifische Diätenliste. Diese enthält pro Land separate Ansätze für Verpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) sowie für Übernachtung. Die Ansätze liegen in der Regel deutlich über den Schweizer Inlandspauschalen, weil sie das lokale Preisniveau und die Währung des Ziellandes berücksichtigen.
Steuerfreiheit besteht nur, wenn die Pauschalansätze in einem von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglement festgehalten sind. Ohne genehmigtes Reglement muss der Arbeitgeber sämtliche Auslandsdiäten im Lohnausweis als Lohnbestandteil deklarieren – selbst wenn die Beträge den ESTV-Ansatz nicht übersteigen.
02.ESTV-Ansätze nach Land: Beispiele 2026
Die ESTV-Diätenliste 2026 umfasst über 150 Länder mit jeweils eigenen Tagessätzen für Verpflegung und Übernachtung. Die Beträge sind in der Landeswährung oder in EUR bzw. USD angegeben. Die folgende Tabelle zeigt häufig bereiste Destinationen als Orientierung. Die vollständige und verbindliche Liste ist auf estv.admin.ch abrufbar.
Ausgewählte ESTV-Diätensätze 2026 (Richtwerte)
Die Angaben in der Tabelle sind gerundete Richtwerte. Die ESTV kann die Ansätze unterjährig anpassen, etwa bei starken Wechselkursschwankungen. Massgebend ist immer die zum Reisezeitpunkt gültige Liste. Für die Umrechnung in CHF gilt der Tageskurs am Reisetag oder der von der ESTV publizierte Monatsmittelkurs.
Wichtig: Die Verpflegungspauschale deckt alle Mahlzeiten eines Tages ab. Wird eine Mahlzeit vom Geschäftspartner oder Hotel übernommen (z. B. Frühstück inklusive), ist der Tagessatz anteilig zu kürzen. Die ESTV-Liste gibt dazu prozentuale Aufteilungen vor – typischerweise 20 Prozent Frühstück, 40 Prozent Mittagessen und 40 Prozent Abendessen.
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Mehr erfahren →03.Pauschal vs. effektiv: Zwei Abrechnungsmodelle
Unternehmen können Auslandsdiäten entweder pauschal oder auf Basis effektiver Kosten abrechnen. Beide Varianten sind zulässig, müssen aber im genehmigten Spesenreglement klar geregelt sein. Ein Mischsystem – etwa Verpflegung pauschal und Übernachtung effektiv – ist ebenfalls möglich, sofern das Reglement dies explizit vorsieht.
Vergleich: Pauschale und effektive Abrechnung
Ein Beispiel verdeutlicht den Unterschied: Eine Mitarbeiterin reist drei Tage nach Deutschland. Bei pauschaler Abrechnung erhält sie 3 x EUR 36 = EUR 108 für Verpflegung, ohne Belege einreichen zu müssen. Bei effektiver Abrechnung reicht sie Restaurantbelege über insgesamt EUR 185 ein – der volle Betrag wird erstattet, sofern die Ausgaben geschäftsmässig begründet sind. In beiden Fällen bleibt die Erstattung steuerfrei, vorausgesetzt das Spesenreglement ist genehmigt.
Ohne genehmigtes Reglement muss der Arbeitgeber auch bei pauschaler Abrechnung innerhalb der ESTV-Ansätze die Diäten im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 ausweisen. Die Steuerbehörde prüft dann im Veranlagungsverfahren, ob die Beträge als Spesen anerkannt werden.
04.Lohnausweis-Behandlung von Auslandsdiäten
Die korrekte Deklaration im Lohnausweis hängt davon ab, ob die ausbezahlten Diäten innerhalb oder ausserhalb des steuerfreien ESTV-Rahmens liegen. Die Wegleitung zum Lohnausweis der ESTV (gültig ab 1.1.2026) regelt die Zuordnung zu den einzelnen Ziffern.
Lohnausweis-Ziffern für Auslandsdiäten
Konkret bedeutet das: Zahlt ein Unternehmen einer Mitarbeiterin für eine USA-Reise USD 100 pro Tag Verpflegung, obwohl der ESTV-Ansatz bei ca. USD 79 liegt, sind USD 79 steuerfrei (Ziffer 13.1). Die Differenz von USD 21 pro Tag wird in Ziffer 1 als Lohnbestandteil deklariert und unterliegt der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben.
Bei genehmigtem Reglement vermerkt der Arbeitgeber in Ziffer 13.1 lediglich, dass ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Die einzelnen Diätenbeträge müssen nicht aufgeschlüsselt werden. Ohne genehmigtes Reglement sind die effektiv ausbezahlten Spesen in Ziffer 13.2 zu beziffern, damit die Steuerbehörde die Abzugsfähigkeit individuell prüfen kann.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Inlandspauschale für Auslandsreisen anwenden
Die Schweizer Verpflegungspauschale von CHF 30.– pro Mahlzeit gilt nur für Inlandsreisen. Wer diesen Satz auch für Auslandsdienstreisen verwendet, verschenkt steuerfreies Erstattungspotenzial oder riskiert bei teuren Destinationen unzufriedene Mitarbeitende. Massgebend sind immer die länderspezifischen ESTV-Ansätze.
Fehler 2: Pauschale Diäten ohne genehmigtes Reglement auszahlen
Ohne genehmigtes Spesenreglement sind selbst Diäten innerhalb der ESTV-Ansätze nicht automatisch steuerfrei. Der Arbeitgeber muss sie im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 ausweisen, und die Steuerbehörde prüft die Abzugsfähigkeit individuell. Das Reglement sollte vor der ersten Auslandsdienstreise genehmigt sein.
Fehler 3: Keine Kürzung bei inkludierten Mahlzeiten
Ist das Frühstück im Hotel inbegriffen oder wird das Abendessen vom Geschäftspartner bezahlt, muss die Tagespauschale anteilig gekürzt werden. Unterbleibt die Kürzung, liegt eine Überentschädigung vor, die als steuerbarer Lohn qualifiziert werden kann.
Fehler 4: Veraltete ESTV-Diätenliste verwenden
Die ESTV aktualisiert die Diätensätze jährlich, teilweise auch unterjährig. Wer mit einer veralteten Liste arbeitet, riskiert zu hohe oder zu tiefe Erstattungen. Vor jeder Abrechnungsperiode sollte die aktuelle Liste auf estv.admin.ch geprüft werden.
Fehler 5: Wechselkurs nicht dokumentieren
Bei der Umrechnung von Fremdwährungsdiäten in CHF muss der verwendete Kurs nachvollziehbar sein. Ohne Dokumentation des Tageskurses oder Monatsmittelkurses kann die Steuerbehörde die Berechnung beanstanden. Am einfachsten ist die Verwendung der offiziellen ESTV-Monatsmittelkurse.
06.Häufige Fragen
Gelten die ESTV-Diätensätze auch für Teilabwesenheiten, z. B. nur 8 Stunden im Ausland?
Bei Teilabwesenheiten wird die Tagespauschale anteilig gekürzt. Massgebend ist, welche Mahlzeiten tatsächlich im Ausland eingenommen werden. Reist eine Person morgens ab und kehrt abends zurück, entfällt in der Regel der Frühstücksanteil. Die genaue Regelung sollte im Spesenreglement festgehalten sein.
Kann ich für dasselbe Land Verpflegung pauschal und Übernachtung effektiv abrechnen?
Ja, ein Mischsystem ist zulässig, sofern das genehmigte Spesenreglement dies ausdrücklich vorsieht. In der Praxis rechnen viele Unternehmen die Verpflegung pauschal und die Übernachtung effektiv ab, weil Hotelkosten stark variieren.
Muss ich bei effektiver Abrechnung trotzdem die ESTV-Diätenliste beachten?
Bei effektiver Abrechnung mit Belegen gibt es kein Betragslimit durch die ESTV-Liste. Die Kosten müssen jedoch geschäftsmässig begründet sein. Die ESTV-Ansätze dienen der Steuerbehörde aber als Referenzwert – deutlich höhere Beträge können Rückfragen auslösen.
Wie rechne ich Auslandsdiäten in Fremdwährung in CHF um?
Für die Umrechnung gilt der Tageskurs am Reisetag oder der von der ESTV publizierte Monatsmittelkurs. Beide Methoden sind zulässig, das Unternehmen muss sich aber innerhalb einer Abrechnungsperiode für eine Variante entscheiden und diese konsistent anwenden.
Sind Auslandsdiäten auch AHV-pflichtig, wenn sie den ESTV-Ansatz übersteigen?
Ja. Der Betrag, der den ESTV-Ansatz übersteigt, gilt als Lohnbestandteil und unterliegt neben der Einkommenssteuer auch den Sozialversicherungsabgaben (AHV, IV, EO, ALV). Der Arbeitgeber muss diesen Anteil in der Lohnbuchhaltung entsprechend abrechnen.
Brauche ich für jedes Land ein separates Spesenreglement?
Nein. Ein einziges genehmigtes Spesenreglement genügt, sofern es einen generellen Verweis auf die jeweils gültige ESTV-Diätenliste enthält. Damit sind automatisch alle Länder und allfällige Anpassungen der Ansätze abgedeckt.