Diäten für Auslandsdienstreisen: Pauschalen, Belege, Lohnausweis
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass für Auslandsdienstreisen höhere steuerfreie Diäten pro Land gelten, die die ESTV publiziert. Das trifft nicht zu: Für Schweizer Arbeitgeber gelten im Ausland dieselben Werte wie im Inland – gemäss Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis etwa höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit als Pauschale – oder die Ansätze eines vom Sitzkanton genehmigten Spesenreglements. Dieser Artikel erklärt die geltenden Werte, den Unterschied zwischen pauschaler und effektiver Abrechnung sowie die korrekte Deklaration im Lohnausweis.
01.Was Diäten und Tagesgelder bei Auslandsreisen sind
Diäten – auch Tagesgelder genannt – sind Entschädigungen, die der Arbeitgeber Mitarbeitenden für Verpflegung und Nebenkosten während einer Dienstreise ausrichtet. Sie decken den Mehraufwand ab, der entsteht, weil die Person nicht am gewohnten Arbeitsort verpflegt werden kann. Rechtsgrundlage ist Art. 327a OR, wonach der Arbeitgeber alle notwendigen Auslagen zu ersetzen hat.
Eine Liste der ESTV mit Diäten pro Land gibt es nicht. Ob Vergütungen für Auslandsreisen ohne Betragsangabe im Lohnausweis bleiben, richtet sich nach Rz 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises – mit denselben Werten wie im Inland – oder nach einem vom Sitzkanton genehmigten Spesenreglement.
Für Einzelfallpauschalen im Rahmen von Rz 52 braucht es kein genehmigtes Reglement; Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit. Ein genehmigtes Reglement ist nötig, wenn höhere oder andere Ansätze gelten sollen.
02.Ansätze 2026: Rz 52 und SSK-Muster statt Länderliste
Massgebend für 2026 ist die Wegleitung zum Lohnausweis in der Ausgabe 2026. Die folgenden Werte gelten für Inlands- und Auslandsreisen gleich; werden sie eingehalten, genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1.
Werte gemäss Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis 2026 (In- und Ausland)
Ein genehmigtes Spesenreglement kann eigene Ansätze festlegen. Das SSK-Muster-Spesenreglement (aktualisiert per 1. Januar 2026) sieht für die Verpflegung entweder effektive Kosten mit Richtwerten (Frühstück CHF 15, Mittagessen CHF 35, Abendessen CHF 40) oder Pauschalen (Frühstück CHF 15, Mittagessen CHF 30, Abendessen CHF 35) vor – ebenfalls ohne Unterscheidung nach Ländern.
Vergütet wird pro Mahlzeit. Ist das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen oder wird eine Mahlzeit vom Geschäftspartner bezahlt, wird sie nicht zusätzlich vergütet. Hinweise zu einzelnen Reiseländern, etwa zu den USA oder zu Frankreich, finden Sie in der Übersicht der Auslandsspesen nach Land.
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Mehr erfahren →03.Pauschal vs. effektiv: Zwei Abrechnungsmodelle
Unternehmen können Auslandsdiäten pauschal oder auf Basis effektiver Kosten abrechnen. Nach SSK-Muster ist die effektive Abrechnung gegen Originalbeleg der Grundsatz; Pauschalen gelten dort, wo das Reglement sie vorsieht. Ein Mischsystem – etwa Verpflegung pauschal und Übernachtung effektiv – ist üblich.
Vergleich: Pauschale und effektive Abrechnung
Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin reist drei Tage nach Deutschland. Bei pauschaler Abrechnung erhält sie für sechs Hauptmahlzeiten je CHF 30, total CHF 180, ohne Restaurantbelege. Bei effektiver Abrechnung reicht sie Restaurantbelege über insgesamt EUR 185 ein, die mit dem Kurs gemäss Reglement in CHF umgerechnet werden. Liegt eine Mahlzeit über rund CHF 35, ist die Vorgabe von Rz 52 nicht erfüllt; ohne genehmigtes Reglement sind die effektiven Spesen dann betragsmässig anzugeben.
Fremdwährungsbelege werden mit dem Kurs umgerechnet, den das Reglement festlegt, etwa mit dem ESTV-Monatsmittelkurs; bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.
04.Lohnausweis-Behandlung von Auslandsdiäten
Die korrekte Deklaration im Lohnausweis hängt davon ab, ob die Vergütungen die Vorgaben von Rz 52 einhalten und ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Die Wegleitung zum Lohnausweis 2026 regelt die Zuordnung zu den einzelnen Ziffern.
Lohnausweis-Ziffern für Auslandsdiäten
Konkret bedeutet das: Vergütet ein Unternehmen ohne genehmigtes Reglement auf einer USA-Reise ein Abendessen effektiv mit CHF 60, ist die Vorgabe von Rz 52 nicht erfüllt. Das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 entfällt, und die effektiv vergüteten Spesen sind betragsmässig anzugeben. Mehr zu Reisen in die USA steht auf der Länderseite.
Bei genehmigtem Reglement wird in Ziffer 15 vermerkt, durch welchen Kanton und wann das Reglement genehmigt wurde. Ob eine Vergütung im Einzelfall noch als Spesenersatz gilt, beurteilt im Zweifel die kantonale Steuerverwaltung.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Höhere offizielle Ansätze für das Ausland annehmen
Die ESTV publiziert keine höheren Diäten für Auslandsreisen. Die Werte von Rz 52 gelten im In- und Ausland gleich; wer im Ausland mehr vergüten will, braucht ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement.
Fehler 2: Annehmen, ohne Reglement sei keine Diät steuerfrei
Einzelfallpauschalen im Rahmen von Rz 52 sind auch ohne genehmigtes Reglement möglich; im Lohnausweis genügt dann ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit.
Fehler 3: Hotelfrühstück zusätzlich vergüten
Ist das Frühstück im Hotel inbegriffen oder wird das Abendessen vom Geschäftspartner bezahlt, wird diese Mahlzeit nicht zusätzlich vergütet. Sonst liegt eine Überentschädigung vor.
Fehler 4: Tagesgeld statt Pauschale pro Hauptmahlzeit
Die CHF 30 gemäss Rz 52 gelten pro Mittag- oder Abendessen, nicht pro Tag. Eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig.
Fehler 5: Wechselkurs nicht dokumentieren
Bei der Umrechnung von Fremdwährungsbelegen in CHF muss der verwendete Kurs nachvollziehbar sein. Legen Sie den Kurs im Reglement fest, etwa den ESTV-Monatsmittelkurs, und halten Sie ihn in der Abrechnung fest.
06.Häufige Fragen
Gibt es Diäten auch bei einer Tagesreise ins Ausland ohne Übernachtung?
Ja, vergütet werden die Mahlzeiten, die wegen der Reise auswärts anfallen; eine Stundenregel gibt es in der Schweiz nicht. Nach SSK-Muster wird das Frühstück bei Abreise vor 07.30 Uhr und das Abendessen bei Rückkehr nach 19.30 Uhr vergütet. Die Details regelt das Spesenreglement.
Kann ich für dasselbe Land Verpflegung pauschal und Übernachtung effektiv abrechnen?
Ja, das ist üblich: Nach SSK-Muster wird das Hotel effektiv gegen Originalbeleg vergütet, die Verpflegung kann pauschal abgerechnet werden. Im Rahmen von Rz 52 braucht es dafür kein genehmigtes Reglement.
Gelten bei effektiver Abrechnung Obergrenzen?
Arbeitsrechtlich ersetzt der Arbeitgeber die notwendigen Auslagen (Art. 327a OR). Für den Lohnausweis gilt: Bis in der Regel CHF 35 pro Mittag- oder Abendessen genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Darüber sind die effektiven Spesen betragsmässig anzugeben, ausser ein genehmigtes Reglement deckt sie.
Wie rechne ich Auslandsdiäten in Fremdwährung in CHF um?
Pauschalen pro Mahlzeit sind CHF-Beträge und werden nicht umgerechnet. Für Belege in Fremdwährung gilt der Kurs, den das Spesenreglement festlegt, etwa der ESTV-Monatsmittelkurs. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.
Was gilt, wenn Diäten über den Werten von Rz 52 liegen?
Dann genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 nicht mehr. Ohne genehmigtes Reglement sind die effektiv vergüteten Spesen betragsmässig anzugeben (Rz 53); Pauschalen über CHF 30 pro Hauptmahlzeit sollten vorab mit der kantonalen Steuerverwaltung geklärt werden. Mit genehmigtem Reglement gelten dessen Ansätze.
Brauche ich für jedes Land ein separates Spesenreglement?
Nein. Ein Spesenreglement gilt für In- und Auslandsreisen und legt seine Ansätze selbst fest, etwa nach SSK-Muster. Ein Verweis auf eine ESTV-Liste für das Ausland ist nicht möglich, weil es keine gibt.