Auslandsspesen in US-Dollar: Umrechnung, Belege und MWST
US-Dollar-Spesen werden mit dem ESTV-Monatsmittelkurs in CHF umgerechnet – englischsprachige Belege sind vollständig anerkannt; US-Sales Tax kann nicht als Schweizer MWST-Vorsteuer abgezogen werden. Geschäftsreisen in die USA gehören für viele Schweizer KMU zum Alltag, doch bei der Spesenabrechnung stellen sich regelmässig Fragen zur korrekten Währungsumrechnung, zur Belegsprache und zur steuerlichen Behandlung der amerikanischen Sales Tax. Diese Seite fasst die geltenden Regeln für 2026 zusammen und zeigt anhand konkreter Beispiele, worauf Arbeitgeber und Arbeitnehmer achten müssen.
01.Umrechnung USD in CHF
Für die Umrechnung von US-Dollar-Spesen in Schweizer Franken ist der offizielle Monatsmittelkurs der ESTV massgebend. Die Eidgenössische Steuerverwaltung publiziert diese Kurse monatlich auf estv.admin.ch unter der Rubrik Devisenkurse. Massgebend ist jeweils der Kurs des Monats, in dem die Ausgabe getätigt wurde – nicht der Kurs zum Zeitpunkt der Spesenabrechnung oder der Kreditkartenbelastung.
Ein Beispiel verdeutlicht die Berechnung: Ein Mitarbeiter bezahlt im März 2026 ein Hotelzimmer in New York für USD 350. Der ESTV-Monatsmittelkurs für März beträgt 0.89 CHF/USD. Die Umrechnung ergibt USD 350 × 0.89 = CHF 311.50. Dieser Betrag wird in der Spesenabrechnung als erstattungsfähiger Aufwand erfasst.
Beispielrechnung USD-Spesen mit ESTV-Monatsmittelkurs
Der Kurs auf der Kreditkartenabrechnung weicht in der Regel vom ESTV-Monatsmittelkurs ab, da Kartenherausgeber eigene Tageskurse und Gebühren anwenden. Für die steuerliche Deklaration und den Lohnausweis ist dennoch der ESTV-Kurs verbindlich. Die Differenz zwischen Kreditkartenkurs und ESTV-Kurs wird buchhalterisch als Kursdifferenz erfasst.
02.Akzeptanz von englischsprachigen Belegen
Belege aus den USA sind in der Regel auf Englisch ausgestellt. Die Schweizer Steuerbehörden anerkennen englischsprachige Belege vollständig – eine Übersetzung ins Deutsche, Französische oder Italienische ist nicht erforderlich. Dies gilt sowohl für Hotelrechnungen, Restaurantquittungen als auch für Transportbelege und Konferenzgebühren.
Der Geschäftszweck der Auslage darf wahlweise auf Englisch oder Deutsch auf dem Beleg vermerkt werden. Ein Vermerk wie "Client meeting NYC" oder "Kundenbesprechung New York" ist gleichermassen gültig. Entscheidend ist, dass der geschäftliche Zusammenhang für die Revisionsstelle oder die Steuerbehörde nachvollziehbar bleibt.
- Hotelrechnungen: Name des Gastes, Aufenthaltsdaten und Einzelpositionen (Room, Tax, Parking) müssen ersichtlich sein.
- Restaurantbelege: Datum, Restaurantname und Gesamtbetrag genügen. Bei Bewirtung von Geschäftspartnern zusätzlich die Namen der Teilnehmenden notieren.
- Transportbelege: Uber- und Lyft-Quittungen per E-Mail sind anerkannt, sofern Strecke, Datum und Betrag ersichtlich sind.
- Konferenz- und Messegebühren: Die Registrierungsbestätigung mit Betrag und Veranstaltungsname gilt als vollwertiger Beleg.
Falls ein US-Beleg keine verständliche Kategorisierung enthält – etwa bei kryptischen Abkürzungen oder unklaren Positionen – empfiehlt es sich, den Geschäftszweck und die Kategorie handschriftlich oder digital auf dem Beleg zu ergänzen. Eine formelle Übersetzung ist auch in diesem Fall nicht nötig.
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Mehr erfahren →03.MWST-Behandlung US-Belege
US-Belege enthalten häufig eine separat ausgewiesene Sales Tax. Diese amerikanische Verkaufssteuer ist keine Mehrwertsteuer im Schweizer Sinne und unterscheidet sich grundlegend vom Schweizer MWST-System. Die Sales Tax variiert je nach US-Bundesstaat und Stadt – in New York City beträgt sie beispielsweise rund 8.875 %, in Oregon hingegen 0 %.
Vergleich US-Sales Tax und Schweizer MWST
Für Schweizer Unternehmen bedeutet dies: Die auf US-Belegen ausgewiesene Sales Tax wird als Bestandteil des Gesamtaufwands verbucht. Ein Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen, da die Sales Tax kein Schweizer MWST-Äquivalent darstellt. Der Bruttobetrag inklusive Sales Tax bildet die Basis für die Spesenerstattung und die Umrechnung in CHF.
In der Buchhaltung wird der gesamte USD-Betrag inklusive Sales Tax als geschäftlicher Aufwand erfasst. Eine separate Verbuchung der Sales Tax ist nicht erforderlich, kann aber aus Transparenzgründen sinnvoll sein, wenn das Unternehmen regelmässig hohe US-Spesen verarbeitet.
04.Was aufbewahren
Die ordnungsgemässe Aufbewahrung von US-Spesen umfasst drei Elemente: den Originalbeleg, den Kursnachweis und gegebenenfalls die Kreditkartenabrechnung. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres.
- Originalbeleg oder GeBÜV-konformer Scan: Der physische Beleg oder ein Scan, der den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV) entspricht, muss aufbewahrt werden. Ein GeBÜV-konformer Scan setzt voraus, dass das digitale Abbild vollständig, unverändert und jederzeit lesbar ist. Thermobelege aus den USA verblassen oft schnell – ein zeitnaher Scan ist daher besonders wichtig.
- Kursnachweis: Als Nachweis des angewandten Wechselkurses dient das ESTV-Monatsblatt (Devisenkurse) oder ein entsprechender Ausdruck von estv.admin.ch. Dieser Nachweis dokumentiert, dass der korrekte Umrechnungskurs verwendet wurde.
- Kreditkartenabrechnung: Bei Kartenzahlung dient die Kreditkartenabrechnung als zusätzlicher Zahlungsnachweis. Sie belegt, dass die Ausgabe tatsächlich getätigt wurde, und enthält den von der Kartengesellschaft angewandten Kurs. Die KK-Abrechnung ersetzt jedoch nicht den Originalbeleg.
Checkliste Belegaufbewahrung US-Spesen
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenkurs statt ESTV-Monatsmittelkurs verwenden
Viele Mitarbeitende übernehmen den CHF-Betrag direkt von der Kreditkartenabrechnung. Dieser Kurs weicht jedoch vom ESTV-Monatsmittelkurs ab und wird von den Steuerbehörden nicht akzeptiert. Die Umrechnung muss immer mit dem offiziellen ESTV-Kurs des Ausgabemonats erfolgen.
Fehler 2: Sales Tax als Schweizer Vorsteuer geltend machen
US-Sales Tax ist keine Schweizer MWST und darf nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Wird sie dennoch im MWST-Formular deklariert, droht eine Korrektur durch die ESTV samt Verzugszins. Die Sales Tax gehört zum Gesamtaufwand und wird brutto verbucht.
Fehler 3: Thermobelege nicht rechtzeitig scannen
Kassenbons aus US-Restaurants und Geschäften sind häufig auf Thermopapier gedruckt und verblassen innerhalb weniger Monate. Ohne rechtzeitigen GeBÜV-konformen Scan fehlt der Belegnachweis, und die Spese kann bei einer Revision nicht mehr belegt werden.
Fehler 4: Kursnachweis nicht archivieren
Der angewandte ESTV-Monatsmittelkurs muss dokumentiert und zusammen mit dem Beleg aufbewahrt werden. Fehlt der Kursnachweis, kann die Steuerbehörde die Umrechnung beanstanden. Ein einfacher Ausdruck oder Screenshot des ESTV-Monatsblatts genügt als Nachweis.
Fehler 5: Geschäftszweck auf US-Belegen nicht vermerken
Auch wenn englischsprachige Belege anerkannt sind, muss der geschäftliche Zusammenhang nachvollziehbar sein. Fehlt ein Vermerk zum Geschäftszweck, kann die Revisionsstelle den Beleg als privat einstufen. Ein kurzer Hinweis wie "Client dinner" oder "Kundenbesprechung" auf dem Beleg reicht aus.
06.Häufige Fragen
Was tun, wenn der US-Beleg keine verständliche Kategorisierung hat?
Ergänzen Sie den Geschäftszweck und die Ausgabekategorie handschriftlich oder digital direkt auf dem Beleg. Eine formelle Übersetzung ist nicht nötig – ein kurzer Vermerk wie "Business lunch with client" oder "Geschäftsessen" genügt. Wichtig ist, dass die Revisionsstelle den geschäftlichen Zusammenhang nachvollziehen kann.
Kann ich den Wechselkurs meiner Bank statt des ESTV-Kurses verwenden?
Nein. Für die steuerliche Deklaration und den Lohnausweis ist ausschliesslich der ESTV-Monatsmittelkurs massgebend. Der Bankkurs oder Kreditkartenkurs dient lediglich als Zahlungsnachweis. Die Differenz zwischen den Kursen wird buchhalterisch als Kursdifferenz erfasst.
Muss ich US-Trinkgelder separat auf der Spesenabrechnung ausweisen?
Trinkgelder (Tips) sind in den USA üblich und gelten als erstattungsfähiger Geschäftsaufwand, sofern sie branchenüblich sind (15–20 % in der Gastronomie). Sie sollten auf dem Beleg ersichtlich sein, etwa als Tip-Zeile auf der Kreditkartenquittung. Der Gesamtbetrag inklusive Trinkgeld wird mit dem ESTV-Kurs umgerechnet.
Werden digitale Uber- oder Lyft-Quittungen als Spesenbelege akzeptiert?
Ja. Digitale Quittungen von Fahrdiensten wie Uber oder Lyft sind als Spesenbelege anerkannt, sofern Datum, Strecke und Betrag ersichtlich sind. Die per E-Mail erhaltene Quittung kann direkt als PDF archiviert werden und erfüllt die GeBÜV-Anforderungen.
Wie rechne ich Spesen um, wenn eine US-Reise über zwei Monate geht?
Jede Ausgabe wird mit dem ESTV-Monatsmittelkurs des jeweiligen Ausgabemonats umgerechnet. Bei einer Reise vom 28. März bis 3. April verwenden Sie für die März-Ausgaben den März-Kurs und für die April-Ausgaben den April-Kurs. Eine einheitliche Umrechnung der gesamten Reise mit einem Kurs ist nicht zulässig.