Auslandsspesen USA Dollar: Umrechnung, Tagessätze und Sales Tax
Geschäftsreisen in die USA verursachen Spesen in US-Dollar, die für die Schweizer Buchhaltung korrekt in CHF umgerechnet und deklariert werden müssen. Dabei gelten besondere Regeln: Die ESTV akzeptiert entweder den offiziellen Monatsmittelkurs oder einen belegten Tageskurs, und die in den USA bezahlte Sales Tax lässt sich weder als Schweizer Vorsteuer abziehen noch über ein Erstattungsverfahren zurückfordern.
Wer Mitarbeitende regelmässig in die USA entsendet, muss neben der Währungsumrechnung auch die stark variierenden Lebenshaltungskosten berücksichtigen. Übernachtungen in New York oder San Francisco kosten ein Vielfaches gegenüber Kleinstädten, und die Sales Tax unterscheidet sich von Staat zu Staat erheblich.
01.USD-Spesen in CHF umrechnen: ESTV-Kurs oder Tageskurs
Die ESTV veröffentlicht monatlich offizielle Devisenkurse (Monatsmittelkurse), die für die Umrechnung von Fremdwährungsspesen herangezogen werden dürfen. Alternativ akzeptiert die Steuerverwaltung den tatsächlichen Tageskurs, sofern dieser durch einen Beleg nachgewiesen wird. Als Nachweis eignen sich die Kreditkartenabrechnung mit dem effektiven Umrechnungskurs, ein Bankbeleg über den Geldwechsel oder der dokumentierte Kurs einer anerkannten Finanzplattform am Transaktionstag.
Vergleich der Umrechnungsmethoden für USD-Spesen
Wichtig: Innerhalb einer Spesenabrechnung sollte konsequent dieselbe Methode angewendet werden. Ein Mischverfahren, bei dem einzelne Belege zum Tageskurs und andere zum Monatsmittelkurs umgerechnet werden, führt bei einer Steuerrevision regelmässig zu Rückfragen. Das Spesenreglement sollte die gewählte Methode verbindlich festlegen.
02.Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für die USA
Für Geschäftsreisen in die USA existieren keine verbindlichen Schweizer Pauschalen. In der Praxis orientieren sich viele Unternehmen an den Per-Diem-Rates der US General Services Administration (GSA), die nach Bundesstaat und Stadt differenzieren. Die ESTV akzeptiert diese Ansätze als Richtwerte, sofern sie im genehmigten Spesenreglement verankert sind. Ohne genehmigtes Reglement müssen sämtliche Auslagen effektiv belegt werden.
Richtwerte Verpflegung und Übernachtung USA (Auswahl, 2025/2026 GSA-Rates)
Die GSA-Rates werden jährlich per 1. Oktober angepasst. Für die Schweizer Spesenabrechnung ist der Betrag in USD massgebend, der anschliessend gemäss der gewählten Methode in CHF umgerechnet wird. Liegt die effektive Auslage über dem Richtwert, ist ein Originalbeleg zwingend. Beispiel: Ein Mitarbeiter übernachtet drei Nächte in New York zu USD 320 pro Nacht. Bei einem ESTV-Monatsmittelkurs von CHF 0.88 pro USD ergibt das CHF 844.80 pro Nacht bzw. CHF 2 534.40 total. Dieser Betrag wird als effektive Spese verbucht und im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.2 deklariert.
Auslandsspesen in USD erfassen und korrekt abrechnen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.US Sales Tax: Kein Vorsteuerabzug und keine Erstattung
Die USA erheben keine einheitliche Mehrwertsteuer. Stattdessen gibt es die Sales Tax, die von Bundesstaat, County und teilweise von der Stadt festgelegt wird. Der Satz variiert zwischen 0 % (z. B. Oregon, Montana, Delaware) und über 10 % (z. B. Chicago mit kombiniertem Satz von 10.25 %). Die Sales Tax wird auf den Nettopreis aufgeschlagen und ist auf dem Kassenbeleg separat ausgewiesen.
Sales-Tax-Sätze ausgewählter US-Standorte (gerundet)
Für Schweizer Unternehmen gilt: Die US Sales Tax ist kein Äquivalent zur europäischen Mehrwertsteuer. Es besteht kein bilaterales Erstattungsabkommen zwischen der Schweiz und den USA, wie es etwa mit EU-Staaten über die 13. MwSt-Richtlinie existiert. Die bezahlte Sales Tax kann in der Schweiz weder als Vorsteuer nach Art. 28 MWSTG abgezogen noch über ein Rückerstattungsverfahren zurückgefordert werden. Die Sales Tax ist daher als Teil der effektiven Auslage zu verbuchen und erhöht den Spesenbetrag entsprechend.
Praxisbeispiel: Ein Geschäftsessen in New York kostet USD 150 netto. Mit 8.875 % Sales Tax beträgt die Rechnung USD 163.31. Der gesamte Betrag von USD 163.31 wird als Spese erfasst und in CHF umgerechnet. Eine Aufteilung in Nettobetrag und Steuer ist für die Schweizer Buchhaltung nicht erforderlich.
04.Deklaration der USA-Spesen im Lohnausweis
Die korrekte Deklaration von Auslandsspesen im Lohnausweis richtet sich nach der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der ESTV. Entscheidend ist, ob die Spesen effektiv abgerechnet oder als Pauschale ausbezahlt werden und ob ein von der ESTV genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
- Effektive Spesen mit genehmigtem Reglement: Effektiv abgerechnete Auslandsspesen werden unter Ziffer 13.1.2 des Lohnausweises deklariert. Bei einem genehmigten Spesenreglement genügt der Vermerk, dass ein solches vorliegt. Die Einzelbeträge müssen nicht aufgeschlüsselt werden.
- Pauschalspesen mit genehmigtem Reglement: Werden Auslandspauschalen gemäss genehmigtem Reglement ausbezahlt, erfolgt die Deklaration unter Ziffer 13.2.2. Die Pauschale muss den im Reglement festgelegten Ansätzen entsprechen.
- Spesen ohne genehmigtes Reglement: Ohne genehmigtes Spesenreglement sind sämtliche Spesenzahlungen unter Ziffer 13.1.1 (effektiv) bzw. Ziffer 13.2.1 (pauschal) zu deklarieren. Pauschalzahlungen ohne Reglement gelten als Lohnbestandteil und sind AHV- und steuerpflichtig.
- Kreuzfeld G: Bei Vorliegen eines genehmigten Spesenreglements ist im Lohnausweis das Kreuzfeld G anzukreuzen. Dies signalisiert der Steuerbehörde, dass die Spesenregelung geprüft und bewilligt wurde.
Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Dies gilt unabhängig davon, ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Die Erstattungspflicht umfasst auch Auslandsspesen in Fremdwährungen, wobei der Arbeitgeber den Umrechnungskurs im Reglement oder Arbeitsvertrag regeln sollte.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenkurs und ESTV-Kurs gemischt verwenden
Werden innerhalb derselben Abrechnung einzelne Belege zum Kreditkartenkurs und andere zum ESTV-Monatsmittelkurs umgerechnet, entsteht ein inkonsistentes Bild. Bei einer Steuerrevision kann die Behörde die gesamte Abrechnung beanstanden. Das Spesenreglement sollte eine einheitliche Methode vorschreiben, die konsequent angewendet wird.
Fehler 2: Sales Tax als Vorsteuer geltend machen
Die US Sales Tax ist keine Mehrwertsteuer im europäischen Sinne und kann in der Schweiz nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Wer die Sales Tax dennoch in der MWST-Abrechnung als Vorsteuer deklariert, riskiert eine Nachforderung durch die ESTV zuzüglich Verzugszins. Die Sales Tax ist vollständig als Aufwand zu verbuchen.
Fehler 3: Keine Differenzierung der Pauschalen nach Standort
Wer für alle US-Reisen denselben Tagessatz ansetzt, benachteiligt Mitarbeitende in teuren Städten wie New York oder San Francisco oder überkompensiert Reisen in günstige Regionen. Ein genehmigtes Spesenreglement sollte nach Standortkategorie differenzieren oder auf die GSA-Rates verweisen.
Fehler 4: Trinkgeld nicht als Spese erfassen
In den USA ist Trinkgeld von 15 bis 20 % bei Restaurantbesuchen üblich und wird oft erwartet. Wird das Trinkgeld nicht als Teil der Verpflegungsspese erfasst, fehlt ein wesentlicher Kostenbestandteil. Das Trinkgeld sollte auf dem Beleg vermerkt oder separat dokumentiert und als Teil der Verpflegungsauslage abgerechnet werden.
Fehler 5: Belege nur in USD aufbewahren ohne CHF-Umrechnung
Originalbelege in USD allein genügen nicht für die Schweizer Buchhaltung. Jeder Beleg muss mit dem angewendeten Umrechnungskurs und dem CHF-Betrag ergänzt werden. Fehlt diese Dokumentation, kann die Steuerbehörde die Spese als nicht ordnungsgemäss belegt zurückweisen.
06.Häufige Fragen
Welchen Wechselkurs muss ich für USD-Spesen in der Schweiz verwenden?
Die ESTV akzeptiert den offiziellen Monatsmittelkurs oder einen belegten Tageskurs. Als Beleg für den Tageskurs eignet sich die Kreditkartenabrechnung mit dem effektiven Umrechnungskurs. Das Spesenreglement sollte festlegen, welche Methode im Unternehmen gilt.
Kann ich die US Sales Tax in der Schweizer MWST-Abrechnung abziehen?
Nein. Zwischen der Schweiz und den USA besteht kein Erstattungsabkommen für indirekte Steuern. Die US Sales Tax ist weder als Vorsteuer abziehbar noch rückforderbar. Sie wird als Teil der effektiven Auslage verbucht.
Gibt es offizielle Schweizer Tagespauschalen für Geschäftsreisen in die USA?
Die Schweiz kennt keine verbindlichen Auslandspauschalen für die USA. Viele Unternehmen orientieren sich an den Per-Diem-Rates der US General Services Administration (GSA). Diese Ansätze werden von der ESTV als Richtwerte akzeptiert, sofern sie im genehmigten Spesenreglement verankert sind.
Muss das Trinkgeld in den USA separat als Spese erfasst werden?
Trinkgeld ist in den USA ein üblicher Bestandteil der Verpflegungskosten und sollte als Teil der Verpflegungsspese erfasst werden. Idealerweise wird das Trinkgeld auf dem Restaurantbeleg vermerkt. Ist dies nicht möglich, genügt eine Eigendeklaration mit Datum, Betrag und Anlass.
Wie rechne ich Uber- oder Lyft-Fahrten in den USA als Spesen ab?
Fahrten mit Ridesharing-Diensten gelten als Transportspesen und werden wie Taxifahrten behandelt. Die App-Quittung in USD dient als Beleg. Der Betrag wird zum gewählten Umrechnungskurs in CHF umgerechnet und als effektive Transportauslage verbucht.
Was passiert, wenn der Kreditkartenkurs stark vom ESTV-Kurs abweicht?
Kreditkartenherausgeber berechnen oft einen Fremdwährungszuschlag von 1 bis 2 %, wodurch der Kurs vom ESTV-Monatsmittelkurs abweichen kann. Beide Kurse sind zulässig, solange die Methode einheitlich angewendet wird. Bei grossen Abweichungen empfiehlt sich der belegte Kreditkartenkurs, da er den tatsächlichen Aufwand abbildet.