Umrechnungskurs für Auslandsspesen: ESTV-Kurs, Methoden, Praxis
Für Auslandsspesen gilt steuerlich der ESTV-Tageskurs oder ESTV-Monatsmittelkurs des Ausgabedatums – beide sind anerkannt; die gewählte Methode muss konsistent angewendet werden. Diese Seite erläutert die drei zulässigen Umrechnungsmethoden, ihre jeweiligen Vor- und Nachteile sowie die korrekte Anwendung in der Praxis. Massgebend ist stets das Datum der Ausgabe, nicht das Datum der Spesenabrechnung oder der Rückerstattung.
01.Welcher Kurs gilt für Auslandsspesen?
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) anerkennt für die Umrechnung von Auslandsspesen in Schweizer Franken grundsätzlich zwei offizielle Kurse: den ESTV-Tageskurs des Ausgabedatums und den ESTV-Monatsmittelkurs des Ausgabemonats. Daneben akzeptieren die Steuerbehörden auch den effektiven Kreditkarten- oder Bankenkurs, sofern dieser konsistent verwendet und dokumentiert wird.
- ESTV-Tageskurs: Wechselkurs am genauen Tag der Ausgabe. Präziseste Methode, erfordert aber die Zuordnung jedes Belegs zu einem spezifischen Tageskurs.
- ESTV-Monatsmittelkurs: Durchschnittskurs des Monats, in dem die Ausgabe getätigt wurde. Einfacher in der Handhabung, da pro Währung nur ein Kurs pro Monat gilt.
- Kreditkarten-/Bankenkurs: Der effektive Umrechnungskurs gemäss Kreditkartenabrechnung. Zulässig, wenn er für alle Fremdwährungsspesen einheitlich angewendet und durch die Abrechnung belegt wird.
Entscheidend ist das Konsistenzprinzip: Ein Unternehmen wählt eine der drei Methoden und wendet diese für das gesamte Geschäftsjahr auf sämtliche Fremdwährungsspesen an. Ein Wechsel der Methode während des Jahres oder eine selektive Anwendung je nach Kursgunst ist steuerlich nicht zulässig. Die gewählte Methode sollte im Spesenreglement festgehalten werden.
02.ESTV-Monatsmittelkurs (Standardmethode)
Die ESTV veröffentlicht monatlich offizielle Devisen-Mittelkurse für rund 40 Währungen. Diese Kurse stehen jeweils zu Beginn des Folgemonats auf estv.admin.ch zur Verfügung. Für die Spesenabrechnung wird der Monatsmittelkurs desjenigen Monats verwendet, in dem die Ausgabe getätigt wurde – nicht der Monat der Einreichung oder Rückerstattung.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeitender bezahlt am 14. März 2026 ein Geschäftsessen in New York über USD 85.00. Beträgt der ESTV-Monatsmittelkurs für März 2026 beispielsweise 0.8750 (1 USD = 0.8750 CHF), ergibt sich ein Spesenbetrag von CHF 74.40 (85.00 x 0.8750). Dieser Betrag wird in der Spesenabrechnung erfasst und erstattet.
Vor- und Nachteile des ESTV-Monatsmittelkurses
Die ESTV-Monatsmittelkurse finden sich unter dem Suchbegriff «Kurslisten» auf estv.admin.ch. Sie werden als PDF und teilweise als maschinenlesbare Dateien bereitgestellt. Für die Buchhaltung empfiehlt es sich, die verwendeten Kurslisten als Beleg abzulegen.
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Mehr erfahren →03.ESTV-Tageskurs (präzisere Methode)
Der ESTV-Tageskurs bildet den Wechselkurs am exakten Datum der Ausgabe ab. Diese Methode ist präziser als der Monatsmittelkurs, da sie tägliche Kursschwankungen berücksichtigt. Der Mehraufwand liegt darin, dass für jeden einzelnen Beleg der Kurs des jeweiligen Ausgabedatums ermittelt und dokumentiert werden muss.
Bei der Verwendung von Tageskursen muss jeder Buchungsbeleg den angewendeten Kurs und das Ausgabedatum ausweisen. In der Praxis bedeutet das: Auf dem Spesenbeleg oder in der Spesenabrechnung wird neben dem Fremdwährungsbetrag auch der verwendete Tageskurs und der resultierende CHF-Betrag festgehalten. Diese Dokumentation ist bei einer Steuerrevision nachzuweisen.
Vor- und Nachteile des ESTV-Tageskurses
Fällt ein Ausgabedatum auf ein Wochenende oder einen Feiertag, wird in der Regel der Kurs des letzten vorangegangenen Bankwerktags verwendet. Diese Praxis ist allgemein anerkannt und sollte im Spesenreglement entsprechend festgehalten werden.
04.Praxis-Empfehlung
Die Wahl der Umrechnungsmethode hängt primär vom Volumen der Fremdwährungstransaktionen und den verfügbaren Ressourcen in der Buchhaltung ab. Beide ESTV-Methoden sind steuerlich gleichwertig – es gibt keinen steuerlichen Vorteil der einen gegenüber der anderen.
Empfehlung nach Unternehmensgrösse
Unabhängig von der gewählten Methode gilt: Die Umrechnungsmethode wird im Spesenreglement definiert und allen Mitarbeitenden kommuniziert. Bei einer Revision prüfen die Steuerbehörden die konsistente Anwendung. Ein Methodenwechsel ist nur auf Beginn eines neuen Geschäftsjahres sinnvoll und sollte dokumentiert begründet werden.
Für Unternehmen, die den Kreditkartenkurs verwenden, empfiehlt es sich, die monatliche Kreditkartenabrechnung als Belegnachweis aufzubewahren. Der dort ausgewiesene Kurs weicht in der Regel leicht vom ESTV-Kurs ab, da Banken eigene Spreads anwenden. Diese Differenz ist steuerlich unproblematisch, solange die Methode einheitlich angewendet wird.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Methodenmix innerhalb eines Geschäftsjahres
Manche Unternehmen verwenden für einzelne Spesen den Tageskurs und für andere den Monatsmittelkurs – je nachdem, welcher Kurs günstiger ausfällt. Die Steuerbehörden können bei einer Revision die gesamte Spesenabrechnung beanstanden. Legen Sie die Methode im Spesenreglement fest und wenden Sie diese ausnahmslos auf alle Fremdwährungsspesen an.
Fehler 2: Google- oder Bloomberg-Kurs als Steuerbeleg
Wechselkurse von Google, Bloomberg oder XE.com sind keine steuerlich anerkannten Quellen. Die Steuerbehörden akzeptieren ausschliesslich die offiziellen ESTV-Kurse oder den nachgewiesenen Bankenkurs. Verwenden Sie immer die ESTV-Kurslisten oder die Kreditkartenabrechnung als Nachweis.
Fehler 3: Kurs des Abrechnungsdatums statt des Ausgabedatums
Häufig wird der Wechselkurs zum Zeitpunkt der Speseneinreichung oder der Rückerstattung verwendet statt zum Datum der tatsächlichen Ausgabe. Massgebend ist immer das Datum, an dem die Ausgabe getätigt wurde – also das Belegdatum. Zwischen Ausgabe und Abrechnung können Wochen liegen, in denen sich der Kurs erheblich verändert.
Fehler 4: Fehlende Kursdokumentation auf dem Beleg
Wird der verwendete Umrechnungskurs nicht auf dem Beleg oder in der Spesenabrechnung festgehalten, fehlt bei einer Revision der Nachweis. Jeder Fremdwährungsbeleg muss den Originalbetrag in Fremdwährung, den angewendeten Kurs und den resultierenden CHF-Betrag ausweisen.
Fehler 5: Monatsmittelkurs vor Publikation verwenden
Der ESTV-Monatsmittelkurs wird erst zu Beginn des Folgemonats veröffentlicht. Wer Spesen noch im laufenden Monat abrechnen will, kann den Monatsmittelkurs noch nicht verwenden. In diesem Fall muss entweder der Tageskurs oder der Bankenkurs herangezogen werden, oder die Abrechnung erfolgt im Folgemonat.
06.Häufige Fragen
Kann ich den Google-Kurs oder Bloomberg-Kurs für Steuerbelege verwenden?
Nein. Für steuerliche Zwecke anerkennen die Schweizer Steuerbehörden ausschliesslich die offiziellen ESTV-Kurse (Tages- oder Monatsmittelkurs) oder den effektiven Bankenkurs gemäss Kreditkartenabrechnung. Kurse von Google, Bloomberg, XE.com oder anderen Drittquellen gelten nicht als steuerlich anerkannter Nachweis.
Wo finde ich die aktuellen ESTV-Wechselkurse?
Die ESTV publiziert die offiziellen Devisen-Kurslisten auf estv.admin.ch unter dem Stichwort «Kurslisten». Die Monatsmittelkurse erscheinen jeweils zu Beginn des Folgemonats. Tageskurse sind tagesaktuell abrufbar. Es empfiehlt sich, die verwendeten Kurslisten als PDF herunterzuladen und als Beleg zu archivieren.
Darf ich während des Jahres die Umrechnungsmethode wechseln?
Ein Wechsel der Umrechnungsmethode während des laufenden Geschäftsjahres ist nicht zulässig. Die gewählte Methode muss konsistent auf alle Fremdwährungsspesen des gesamten Jahres angewendet werden. Ein Methodenwechsel ist nur auf Beginn eines neuen Geschäftsjahres möglich und sollte im Spesenreglement dokumentiert werden.
Welcher Kurs gilt bei einer Kreditkartenzahlung im Ausland?
Bei Kreditkartenzahlungen können Sie den effektiven Umrechnungskurs der Kreditkartenabrechnung verwenden. Dieser Kurs ist automatisch dokumentiert und wird von den Steuerbehörden akzeptiert, sofern er für alle Fremdwährungsspesen einheitlich angewendet wird. Alternativ können Sie auch den ESTV-Kurs verwenden – dann ist aber der ESTV-Kurs massgebend, nicht der Kreditkartenkurs.
Was gilt, wenn die Ausgabe an einem Wochenende oder Feiertag erfolgt?
Fällt das Ausgabedatum auf ein Wochenende oder einen Feiertag, wird bei der Tageskursmethode der Kurs des letzten vorangegangenen Bankwerktags verwendet. Beim Monatsmittelkurs spielt der genaue Tag keine Rolle, da ohnehin der Durchschnittskurs des gesamten Monats gilt.
Muss der Umrechnungskurs auf jedem einzelnen Beleg stehen?
Der verwendete Umrechnungskurs muss nachvollziehbar dokumentiert sein – entweder direkt auf dem Beleg oder in der Spesenabrechnung. Wichtig ist, dass für jeden Fremdwährungsbeleg der Originalbetrag, der angewendete Kurs und der CHF-Betrag ersichtlich sind. Bei einer Steuerrevision muss diese Zuordnung lückenlos nachgewiesen werden können.