Umrechnungskurs Spesen Steuer: ESTV-Kurs, Tageskurs, Verbuchung

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) akzeptiert für die Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen in CHF mehrere Kursvarianten. Die Wahl hängt davon ab, ob es sich um die laufende Buchhaltung, die Jahresrechnung oder die MWST-Abrechnung handelt. In jedem Fall muss die Methode über das gesamte Geschäftsjahr hinweg einheitlich beibehalten werden.

Für die MWST-Abrechnung erlaubt die ESTV ausdrücklich die Verwendung ihrer Monatsmittelkurse. Wer den Tageskurs bevorzugt, darf diesen ebenfalls verwenden, muss aber auch hier konsequent bei dieser Methode bleiben. Ein Wechsel zwischen Tages- und Monatskurs je nach Vorteilhaftigkeit ist unzulässig.

Die Entscheidung zwischen Tageskurs und ESTV-Durchschnittskurs ist in erster Linie eine Frage des Aufwands und der Transaktionshäufigkeit. Beide Methoden sind steuerlich gleichwertig, unterscheiden sich aber in der praktischen Handhabung erheblich.

• Tageskurs am Leistungsdatum: Empfehlenswert bei wenigen Fremdwährungstransaktionen pro Monat. Der Kurs wird am Tag der Spesenauslage ermittelt, etwa über eine Bankenseite oder einen anerkannten Kursanbieter. Diese Methode bildet den tatsächlichen Wert am genauesten ab, erfordert aber eine tägliche Kursrecherche und Dokumentation.
• ESTV-Monatsmittelkurs: Sinnvoll bei regelmässigen Auslandsspesen oder vielen Transaktionen in derselben Währung. Die ESTV publiziert die Kurse jeweils Anfang des Folgemonats. Der Vorteil liegt in der Vereinfachung: Alle Transaktionen eines Monats werden mit demselben Kurs umgerechnet. Nachteil: Bei starken Kursschwankungen innerhalb eines Monats kann die Abweichung zum tatsächlichen Wert erheblich sein.
• ESTV-Jahresmittelkurs: Wird primär für die Bewertung von Fremdwährungsbeständen im Jahresabschluss verwendet. Für die laufende Spesenabrechnung ist er weniger geeignet, da er Schwankungen über zwölf Monate glättet und einzelne Transaktionen ungenau abbildet.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Auswirkung: Ein Mitarbeiter bezahlt am 15. März 2026 ein Geschäftsessen in Berlin für EUR 120.00. Der Tageskurs an diesem Datum beträgt 0.9580 (1 EUR = CHF 0.9580), was CHF 114.96 ergibt. Der ESTV-Monatsmittelkurs für März 2026 liegt bei 0.9540, was CHF 114.48 ergibt. Die Differenz von CHF 0.48 ist bei einer einzelnen Transaktion gering, summiert sich aber bei Unternehmen mit vielen Auslandsreisen über das Jahr.

Ein häufiges Missverständnis betrifft den Unterschied zwischen dem buchhalterischen Umrechnungskurs und dem tatsächlichen Zahlungskurs der Bank oder Kreditkarte. Beide Kurse stimmen fast nie überein, was zwangsläufig zu Kursdifferenzen führt.

Die Differenz zwischen buchhalterischem Kurs und Bankkurs wird in der Buchhaltung als Kursgewinn oder Kursverlust erfasst. Gemäss den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung nach Art. 957a OR müssen diese Differenzen separat ausgewiesen werden. Für die Rückerstattung an Mitarbeitende gemäss Art. 327a OR ist der tatsächlich entstandene Aufwand massgebend, also der Betrag, der effektiv vom Konto des Mitarbeitenden abgebucht wurde.

Zahlt ein Mitarbeiter beispielsweise USD 200.00 mit seiner privaten Kreditkarte und belastet die Bank CHF 178.50, so hat der Mitarbeiter Anspruch auf Erstattung von CHF 178.50. In der Buchhaltung wird die Spese jedoch zum gewählten Umrechnungskurs verbucht, etwa CHF 176.00 bei Verwendung des ESTV-Monatsmittelkurses. Die Differenz von CHF 2.50 erscheint als Kursverlust.

Die gewählte Umrechnungsmethode gehört zwingend ins Spesenreglement. Nur so ist bei einer Steuerrevision nachvollziehbar, auf welcher Grundlage die Fremdwährungsbeträge umgerechnet wurden. Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) verlangt in ihren Mustervorlagen, dass Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Vorgaben entsprechen. Seit der Präzisierung 2026 wird dies strenger geprüft.

• Umrechnungsmethode festlegen: Das Spesenreglement muss klar definieren, ob der Tageskurs, der ESTV-Monatsmittelkurs oder der ESTV-Jahresmittelkurs verwendet wird. Eine Formulierung wie «Fremdwährungsbeträge werden zum ESTV-Monatsmittelkurs des jeweiligen Abrechnungsmonats umgerechnet» genügt.
• Kursquelle benennen: Bei Verwendung des Tageskurses muss die Quelle angegeben werden, etwa «Tageskurs gemäss Oanda Midpoint Rate» oder «Tageskurs gemäss ESTV-Devisenkurse». Dies verhindert Diskussionen über die Kursherkunft.
• Umgang mit Kursdifferenzen regeln: Das Reglement sollte festhalten, ob Mitarbeitende den effektiven Kreditkartenbetrag oder den buchhalterisch umgerechneten Betrag erstattet bekommen. Die Erstattung des effektiven Betrags ist gemäss Art. 327a OR der Regelfall.
• Belege in Fremdwährung aufbewahren: Originalbelege müssen den Fremdwährungsbetrag ausweisen. Zusätzlich ist der angewendete Umrechnungskurs und der resultierende CHF-Betrag zu dokumentieren. Bei Kreditkartenzahlungen dient die Kartenabrechnung als Nachweis des effektiven Kurses.

Unternehmen, die bereits ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement besitzen, sollten prüfen, ob die Umrechnungsmethode darin explizit geregelt ist. Fehlt eine entsprechende Klausel, empfiehlt sich eine Ergänzung beim nächsten regulären Update des Reglements.