Doppelte Spesenabrechnung: Kündigung, Strafrecht und Prävention

Von einer doppelten Spesenabrechnung spricht man, wenn dieselbe geschäftliche Ausgabe mehr als einmal zur Erstattung eingereicht wird. Der Arbeitgeber zahlt den Betrag somit doppelt aus – einmal berechtigt, einmal unberechtigt. Die Doppelerfassung kann bewusst geschehen, um sich einen finanziellen Vorteil zu verschaffen, oder versehentlich, weil verschiedene Belegformen für denselben Vorgang existieren.

In der Praxis entstehen Doppelerfassungen häufig durch organisatorische Lücken im Spesenprozess. Besonders anfällig sind Unternehmen, die Spesen noch manuell per Excel oder Papierformular abrechnen und keine systematische Dublettenprüfung durchführen.

• Kreditkartenbeleg und Originalquittung: Die häufigste versehentliche Doppelerfassung: Der Mitarbeitende reicht sowohl die Kreditkartenabrechnung als auch die Restaurantquittung ein, obwohl beide denselben Vorgang betreffen.
• Monatsabrechnung und Einzelbelege: Eine Position erscheint bereits in der monatlichen Sammelabrechnung und wird zusätzlich als Einzelbeleg eingereicht – etwa bei Mobilfunkkosten oder Abonnements.
• Abteilungswechsel oder Stellvertretung: Bei Teamreisen oder Projektübergaben reichen zwei Personen denselben Beleg ein, weil unklar ist, wer die Abrechnung übernimmt.
• Bewusste Manipulation: Der Mitarbeitende reicht denselben Beleg absichtlich in verschiedenen Abrechnungsperioden oder leicht abgewandelt ein, um eine doppelte Erstattung zu erhalten. Dies ist Spesenbetrug.

Wer absichtlich Spesen doppelt abrechnet, verletzt die Treuepflicht nach Art. 321a OR schwerwiegend. Der Arbeitgeber hat in diesem Fall das Recht, das Arbeitsverhältnis fristlos aufzulösen. Art. 337 OR erlaubt die fristlose Kündigung, wenn ein wichtiger Grund vorliegt, der die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nach Treu und Glauben unzumutbar macht. Absichtlicher Spesenbetrug erfüllt dieses Kriterium gemäss ständiger Bundesgerichtspraxis selbst bei langjährigen Anstellungsverhältnissen.

Unabhängig von einer allfälligen Kündigung ist der Arbeitnehmer verpflichtet, den zu viel erhaltenen Betrag zurückzuzahlen. Der Arbeitgeber kann die Rückforderung mit einer laufenden Lohnzahlung verrechnen, muss dabei aber das betreibungsrechtliche Existenzminimum beachten. Bei grösseren Beträgen erfolgt die Verrechnung in der Regel über mehrere Lohnperioden.

Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter reicht über sechs Monate hinweg systematisch Tankquittungen doppelt ein – einmal als Originalbeleg, einmal als Scan. Der Gesamtbetrag beläuft sich auf CHF 2'400. Der Arbeitgeber entdeckt die Doppelerfassungen bei einer internen Revision und spricht die fristlose Kündigung aus. Das Bundesgericht hat in vergleichbaren Fällen bestätigt, dass bereits Beträge ab wenigen hundert Franken eine fristlose Kündigung rechtfertigen können, wenn Vorsatz nachgewiesen ist.

Neben den arbeitsrechtlichen Folgen kann eine absichtliche doppelte Spesenabrechnung auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Der Arbeitgeber ist berechtigt, Strafanzeige zu erstatten. Je nach Sachverhalt kommen zwei Tatbestände des Schweizerischen Strafgesetzbuches in Betracht.

Art. 138 StGB (Veruntreuung) kommt zur Anwendung, wenn der Mitarbeitende Gelder, die ihm im Rahmen des Spesenprozesses anvertraut wurden, zweckwidrig verwendet. Dies ist etwa der Fall, wenn ein Mitarbeitender eine Firmenkreditkarte besitzt und Ausgaben sowohl über die Karte als auch separat als Barauslagen abrechnet.

Art. 146 StGB (Betrug) setzt eine arglistige Täuschung voraus. Wer Belege manipuliert, Daten ändert oder systematisch Doppelerfassungen verschleiert, erfüllt dieses Kriterium. Die Arglist kann auch darin bestehen, dass der Mitarbeitende die fehlende Kontrolle des Arbeitgebers gezielt ausnutzt.

Eine strafrechtliche Verurteilung hat weitreichende Folgen über den konkreten Fall hinaus. Der Eintrag im Strafregister erschwert die Stellensuche erheblich, insbesondere bei Positionen mit Finanzverantwortung. Bei Kadermitarbeitenden oder Personen mit Unterschriftsberechtigung kann zusätzlich ein Berufsverbot ausgesprochen werden.

Unternehmen können doppelte Spesenabrechnungen durch systematische Kontrollmechanismen frühzeitig erkennen. Je automatisierter der Spesenprozess, desto geringer das Risiko, dass Doppelerfassungen unentdeckt bleiben.

• Automatische Dublettenprüfung: Moderne Spesensoftware erkennt identische oder ähnliche Belege anhand von Betrag, Datum, Händlername und Belegkategorie. Verdächtige Einreichungen werden automatisch markiert.
• Vier-Augen-Prinzip: Jede Spesenabrechnung wird von einer zweiten Person geprüft – idealerweise vom direkten Vorgesetzten, der die geschäftliche Notwendigkeit der Ausgabe beurteilen kann.
• Stichprobenkontrollen: Die Finanzabteilung prüft regelmässig eine Zufallsauswahl von Abrechnungen vertieft. Allein das Wissen um solche Kontrollen wirkt präventiv.
• Klare Belegrichtlinien im Spesenreglement: Das Spesenreglement definiert, welcher Belegtyp eingereicht werden muss – etwa nur die Originalquittung, nicht die Kreditkartenabrechnung. Dies reduziert Verwechslungen.

Wenn eine Doppelerfassung versehentlich passiert ist, gilt: Sofort den Vorgesetzten oder die Finanzabteilung informieren und den zu viel erhaltenen Betrag zurückzahlen. Wer den Fehler proaktiv meldet, bevor er entdeckt wird, hat in aller Regel keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu befürchten. Die Sorgfaltspflicht nach Art. 321a OR verlangt zwar, dass Mitarbeitende ihre Abrechnungen gewissenhaft erstellen, doch ein einmaliges Versehen begründet weder eine Kündigung noch eine Strafanzeige.

Anders verhält es sich, wenn ein Mitarbeitender wiederholt dieselben Fehler macht und trotz Hinweis keine Besserung zeigt. In diesem Fall kann der Arbeitgeber nach vorgängiger Verwarnung eine ordentliche Kündigung aussprechen, da die wiederholte Nachlässigkeit eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten darstellt.