Geldwerte Leistung bei Spesen: Abgrenzung, Steuerfolgen und Prävention

Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Dieser Auslagenersatz ist steuer- und abgabefrei, solange er den tatsächlichen geschäftlichen Aufwand abdeckt. Sobald eine Zahlung unter dem Titel Spesen über den echten Auslagenersatz hinausgeht, liegt aus steuerlicher Sicht eine geldwerte Leistung vor. Die ESTV und die kantonalen Steuerverwaltungen behandeln diesen Mehrbetrag als Lohnbestandteil.

Die Abgrenzung orientiert sich an drei Kriterien: dem geschäftlichen Anlass der Auslage, der Angemessenheit der Höhe und der Nachweisbarkeit durch Belege oder ein genehmigtes Spesenreglement. Fehlt auch nur eines dieser Kriterien, besteht das Risiko einer Umqualifikation.

• Fehlender Geschäftsbezug: Spesenzahlungen für Auslagen, die keinen direkten Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit haben, gelten als verdeckter Lohn. Beispiel: Ein Arbeitgeber vergütet monatlich CHF 500 Autospesen an einen Mitarbeitenden, der ausschliesslich im Büro arbeitet und keine Kundenbesuche macht.
• Überhöhte Pauschalspesen: Pauschalspesen, die über die im genehmigten Spesenreglement oder den ESTV-Ansätzen festgelegten Beträge hinausgehen, werden im übersteigenden Teil als geldwerte Leistung behandelt. Die Kilometerpauschale beträgt ab 2026 CHF 0.75 pro Kilometer, die Verpflegungspauschale CHF 30 pro Tag.
• Privatanteil in Spesen: Werden private Auslagen über das Spesenkonto abgerechnet, liegt eine geldwerte Leistung vor. Typische Fälle sind private Restaurantbesuche, Ferienreisekosten oder private Einkäufe, die als Geschäftsausgaben deklariert werden.
• Spesen ohne Belege und ohne genehmigtes Reglement: Effektivspesen ohne Originalbelege sind nicht als Auslagenersatz nachweisbar. Pauschalspesen ohne genehmigtes Spesenreglement werden von den Behörden grundsätzlich als Lohn eingestuft.

Wird eine Spesenzahlung als geldwerte Leistung umqualifiziert, hat dies Konsequenzen für beide Seiten des Arbeitsverhältnisses. Der Arbeitnehmer muss den Betrag als Einkommen versteuern, und der Arbeitgeber schuldet darauf Sozialversicherungsbeiträge. Die Umqualifikation erfolgt in der Regel rückwirkend für die gesamte Revisionsperiode, was zu erheblichen Nachzahlungen führen kann.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die finanzielle Tragweite: Ein Arbeitgeber zahlt einem Kadermitarbeitenden monatlich CHF 1 000 Pauschalspesen ohne genehmigtes Spesenreglement. Bei einer Revision über fünf Jahre werden CHF 60 000 als geldwerte Leistung umqualifiziert. Daraus resultieren AHV-Nachzahlungen von rund CHF 6 360 (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zusammen) zuzüglich Verzugszinsen, sowie eine Einkommenssteuer-Nachforderung beim Arbeitnehmer.

AHV-Revisionsstellen und kantonale Steuerverwaltungen prüfen Spesenzahlungen im Rahmen von Arbeitgeberkontrollen. Diese Kontrollen finden in der Regel alle fünf bis zehn Jahre statt, können aber auch anlassbezogen ausgelöst werden, etwa bei auffälligen Lohnausweisen oder Hinweisen auf Unregelmässigkeiten.

• Abgleich Spesenreglement und Auszahlungen: Die Revisionsstelle prüft, ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt und ob die tatsächlichen Auszahlungen den darin festgelegten Ansätzen entsprechen. Abweichungen nach oben werden als geldwerte Leistung beanstandet.
• Stichproben bei Effektivspesen: Bei Effektivspesen werden Belege stichprobenartig auf Geschäftsbezug, Plausibilität und Vollständigkeit geprüft. Fehlende Belege oder erkennbar private Auslagen führen zur Aufrechnung.
• Verhältnismässigkeit der Spesenhöhe: Die Behörden vergleichen die Spesenhöhe mit der Funktion und dem Tätigkeitsprofil des Mitarbeitenden. Hohe Repräsentationsspesen bei einem Mitarbeitenden ohne Kundenkontakt fallen auf.
• Quervergleich mit Lohnausweis: Die Deklaration im Lohnausweis wird mit den Buchhaltungsdaten abgeglichen. Spesen, die in der Buchhaltung als Personalaufwand verbucht, aber im Lohnausweis nicht deklariert sind, werden systematisch hinterfragt.

Ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Reglemente, die von diesen Vorgaben abweichen, bieten bei einer Revision keinen zuverlässigen Schutz vor Umqualifikationen. Arbeitgeber sollten bestehende Reglemente daher auf Konformität mit den aktuellen Mustervorlagen prüfen lassen.

Die wirksamste Absicherung gegen eine Umqualifikation ist ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement. Dieses legt verbindlich fest, welche Pauschalen der Arbeitgeber ausrichten darf, ohne dass diese als Lohn gelten. Für Effektivspesen gilt: Nur belegbare, geschäftlich veranlasste Auslagen sind abgabefrei.

• Spesenreglement genehmigen lassen: Reichen Sie das Reglement bei der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz des Unternehmens zur Genehmigung ein. Bereits genehmigte Reglemente mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung, sofern sie ansonsten den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
• Pauschalen innerhalb der ESTV-Ansätze halten: Halten Sie sich an die geltenden Höchstansätze: CHF 0.75 pro Kilometer, CHF 30 für Verpflegung, CHF 20 für Kleinspesen pro Tag. Repräsentationsspesen dürfen maximal 5 Prozent des Bruttolohns ab CHF 6 000 pro Jahr betragen, höchstens aber CHF 24 000 pro Jahr.
• Belege systematisch erfassen und aufbewahren: Verlangen Sie für Effektivspesen Originalbelege mit Datum, Betrag, Geschäftszweck und Empfänger. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre gemäss Art. 958f OR.
• Geschäftsbezug dokumentieren: Halten Sie bei Bewirtungs- und Repräsentationsspesen den Anlass, die Teilnehmenden und den geschäftlichen Zweck fest. Diese Angaben sind bei einer Revision entscheidend.
• Regelmässige interne Kontrolle: Prüfen Sie Spesenabrechnungen vor der Auszahlung auf Plausibilität, Doppeleinreichungen und Privatanteile. Eine systematische Freigabe durch Vorgesetzte reduziert das Risiko erheblich.