Spesen und AHV: Haftung, Revision und Nachzahlungen

Gemäss Art. 12 Abs. 1 AHVG ist der Arbeitgeber Schuldner der gesamten AHV/IV/EO-Beiträge – sowohl des Arbeitgeber- als auch des Arbeitnehmeranteils. Qualifiziert der Arbeitgeber eine Zahlung fälschlicherweise als Spesenersatz statt als Lohn, schuldet er die gesamten Sozialversicherungsbeiträge auf diesem Betrag. Die AHV-Ausgleichskasse richtet ihre Nachforderung ausschliesslich an den Arbeitgeber.

Ein typisches Beispiel: Ein Unternehmen zahlt monatlich CHF 500 als Pauschalspesen aus, ohne über ein genehmigtes Spesenreglement zu verfügen. Bei einer Arbeitgeberkontrolle werden diese CHF 500 pro Monat und Mitarbeitenden als massgebender Lohn umqualifiziert. Bei zehn betroffenen Mitarbeitenden und einer Nachberechnung über fünf Jahre ergibt sich rasch eine Nachforderung im sechsstelligen Bereich – zuzüglich Verzugszinsen von 5 Prozent pro Jahr (Art. 41bis AHVV).

Art. 12 Abs. 2 AHVG erlaubt dem Arbeitgeber zwar, den Arbeitnehmeranteil bei der Lohnzahlung vom Lohn abzuziehen. Wurde der Abzug aber versäumt, kann der Arbeitgeber den Anteil nur noch unter engen Voraussetzungen nachfordern. In der Praxis bleibt der Arbeitgeber deshalb häufig auf dem gesamten Betrag sitzen.

Damit Spesenzahlungen nicht zum massgebenden Lohn zählen, müssen je nach Spesenart unterschiedliche Bedingungen erfüllt sein. Die Wegleitung zum massgebenden Lohn (WML) der AHV unterscheidet zwischen Pauschalspesen und Effektivspesen.

Fehlt bei Pauschalspesen das genehmigte Reglement, behandelt die AHV-Ausgleichskasse die gesamte Pauschale als massgebenden Lohn. Dasselbe gilt, wenn die Pauschale die ESTV-Ansätze übersteigt: Der übersteigende Teil wird beitragspflichtig. Bei Effektivspesen führt ein fehlender Beleg oder eine fehlende berufliche Veranlassung dazu, dass die Erstattung als verdeckter Lohn qualifiziert wird.

Seit 2026 müssen genehmigte Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bestehende Reglemente, die vor 2026 genehmigt wurden, behalten ihre Gültigkeit, sollten aber bei der nächsten Überarbeitung an die neuen Vorgaben angepasst werden. Die Kilometerpauschale beträgt ab 1. Januar 2026 CHF 0.75 pro Kilometer; bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 benötigen keine neue Genehmigung.

Die AHV-Ausgleichskasse führt periodisch Arbeitgeberkontrollen durch. Dabei prüft ein Revisor vor Ort oder anhand eingereichter Unterlagen, ob die Lohnbuchhaltung mit den gemeldeten AHV-Löhnen übereinstimmt. Spesenzahlungen stehen regelmässig im Fokus, weil sie ein häufiges Einfallstor für Beitragslücken sind.

• Spesenreglement: Der Revisor prüft, ob ein genehmigtes Reglement vorliegt und ob die darin festgelegten Ansätze den ESTV-Vorgaben entsprechen.
• Lohnausweise: Die Angaben in Ziffer 13.1.1 (Pauschalspesen) und 13.1.2 (Effektivspesen) werden mit den tatsächlichen Zahlungen abgeglichen.
• Einzelfälle: Bei Effektivspesen werden stichprobenartig Belege und deren berufliche Veranlassung geprüft.
• Rückwirkende Nachberechnung: Die Verjährungsfrist beträgt fünf Jahre. Der Revisor kann sämtliche Spesenzahlungen dieses Zeitraums umqualifizieren und AHV-Beiträge nachfordern.

Die Nachzahlung umfasst den vollen AHV/IV/EO-Beitrag (aktuell 10,6 Prozent des massgebenden Lohns) auf den umqualifizierten Beträgen, zuzüglich Verzugszinsen. Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmeranteil (5,3 Prozent) theoretisch vom Arbeitnehmenden zurückfordern, sofern dieser den Fehler mitverursacht hat. In der Praxis ist diese Rückforderung jedoch selten durchsetzbar, insbesondere bei bereits beendeten Arbeitsverhältnissen.

Stellt ein Unternehmen fest, dass Spesenzahlungen nicht korrekt als AHV-frei qualifiziert wurden, sollte es rasch handeln. Je früher die Korrektur erfolgt, desto geringer fallen Verzugszinsen und Nachforderungen aus.

• Spesenreglement nachträglich genehmigen lassen: Ein nachträglich eingereichtes und genehmigtes Reglement wirkt nur prospektiv – also ab dem Datum der Genehmigung. Für die Vergangenheit bleiben die Pauschalspesen AHV-pflichtig.
• Lohnausweise korrigieren: Bereits ausgestellte Lohnausweise müssen für die betroffenen Jahre korrigiert und den Steuerbehörden sowie den Arbeitnehmenden erneut zugestellt werden.
• AHV-Lohnmeldungen berichtigen: Die korrigierten massgebenden Löhne sind der AHV-Ausgleichskasse zu melden. Die Kasse berechnet die Nachforderung und stellt eine Verfügung aus.
• Abklärung mit der AHV-Kasse suchen: Bei Unsicherheiten empfiehlt sich eine proaktive Kontaktaufnahme mit der zuständigen Ausgleichskasse. Eine freiwillige Meldung wird in der Regel wohlwollender behandelt als ein Befund bei der Revision.

Unternehmen, die bisher ohne genehmigtes Reglement Pauschalspesen ausbezahlt haben, sollten das Reglement umgehend erstellen und zur Genehmigung einreichen. Parallel dazu ist zu prüfen, ob die bisherigen Pauschalen die ESTV-Ansätze eingehalten haben. Falls ja, kann argumentiert werden, dass die Zahlungen dem Charakter nach echte Spesenerstattungen waren – die AHV-Kasse hat hier jedoch einen Ermessensspielraum.