Geschäftsreise Wien: MWST-Sätze, Spesen und Rückerstattung
Bei Geschäftsreisen nach Wien fallen österreichische MWST-Sätze an (Hotel 10 %, Restaurant 10 %) – kein Schweizer Vorsteuerabzug; die österreichische MWST ist im Erstattungsverfahren für Drittlandsunternehmen zurückforderbar. Für Schweizer KMU bedeutet das: Die Spesenabrechnung einer Wien-Reise erfordert besondere Aufmerksamkeit bei Währungsumrechnung, Belegpflicht und MWST-Behandlung. Wer die Regeln nicht kennt, verschenkt bares Geld oder riskiert Korrekturen bei einer Steuerrevision.
01.Kosten einer Wien-Geschäftsreise: MWST-Sätze im Überblick
Österreich erhebt auf die meisten reiserelevanten Leistungen eine Umsatzsteuer, die sich von den Schweizer Sätzen unterscheidet. Da die Schweiz kein EU-Mitglied ist, können Schweizer Unternehmen die österreichische MWST nicht als Vorsteuer in der Schweizer MWST-Abrechnung geltend machen. Die Rückforderung erfolgt stattdessen über ein separates Erstattungsverfahren.
Österreichische MWST-Sätze für typische Reisekosten in Wien
Der ermässigte Satz von 10 % gilt in Österreich unter anderem für Beherbergung, Restaurationsumsätze mit Speisen und Personenbeförderung; bei Getränken hängt der Satz von der Art ab. Auf Mietwagen und viele Dienstleistungen fällt der Normalsatz von 20 % an. Für Schweizer Unternehmen ist entscheidend, dass keiner dieser Beträge in die Schweizer MWST-Abrechnung einfliesst.
02.Verpflegung und Übernachtung: Welche Ansätze gelten?
Die ESTV publiziert keine Länderansätze für Verpflegung oder Übernachtung im Ausland. Für eine Wien-Reise gelten dieselben Werte wie im Inland: Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis und das eigene Spesenreglement. Werden die Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Eine Übersicht für weitere Länder bietet die Seite Auslandsspesen nach Land.
Spesenansätze für Wien (ESTV-Wegleitung 2026, Rz 52; SSK-Muster-Spesenreglement)
Ob Mahlzeiten effektiv oder pauschal vergütet werden, legt das Spesenreglement fest; höhere oder andere Ansätze braucht ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement. Eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf alle Arbeitstage ist nicht zulässig.
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Mehr erfahren →03.MWST-Rückerstattung aus Österreich
Schweizer Unternehmen können die in Österreich bezahlte MWST im Vorsteuererstattungsverfahren für Drittlandsunternehmen zurückfordern. Der Antrag wird auf Papier direkt beim Finanzamt Österreich, Dienststelle Graz-Stadt, eingereicht – nicht über die ESTV. Das elektronische Verfahren mit Frist 30. September gilt nur für EU-Unternehmen. Quelle: Unternehmensserviceportal usp.gv.at, «Vorsteuererstattungsverfahren», Stand 1.1.2026.
- Antragsfrist: Der Antrag muss bis 30. Juni des Folgejahres zur Post gegeben werden. Die Frist ist nicht verlängerbar.
- Mindestbetrag: EUR 400; für ein ganzes Kalenderjahr oder den letzten Zeitraum eines Jahres EUR 50.
- Erforderliche Unterlagen: Formular U 5, beim Erstantrag Fragebogen Verf 18, Unternehmerbestätigung der ESTV im Original (höchstens ein Jahr alt) sowie die Originalrechnungen – Kopien werden nicht anerkannt.
- Erstattungszeitraum: Mindestens drei volle Kalendermonate, höchstens ein Kalenderjahr.
Nicht alle Ausgaben sind erstattungsfähig: Erstattet wird nur Vorsteuer, die nach österreichischem Recht (§ 12 UStG) abziehbar wäre. Kraftstoffbezüge nach dem 14. Jänner 2021 – etwa Treibstoff für Mietwagen – sind ausdrücklich ausgeschlossen.
04.Praxis: EUR-Belege und Währungsumrechnung
Alle Belege einer Wien-Geschäftsreise sind in der Originalwährung (EUR) aufzubewahren. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre. Für die Spesenabrechnung müssen die EUR-Beträge in CHF umgerechnet werden – nach der Methode, die das Spesenreglement festlegt, etwa mit dem ESTV-Monatsmittelkurs.
- Belegaufbewahrung: Originalbelege in EUR 10 Jahre aufbewahren. Digitale Kopien (Scan, Foto) sind zulässig, sofern die Lesbarkeit dauerhaft gewährleistet ist und das Spesenreglement dies vorsieht.
- Wechselkurs: Die im Spesenreglement festgelegte Methode verwenden, z. B. den ESTV-Monatsmittelkurs. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.
- Beleganforderungen: Jeder Beleg muss Datum, Betrag, MWST-Satz, Leistungserbringer und Art der Leistung enthalten. Trinkgelder ohne Beleg werden gemäss Spesenreglement behandelt, etwa als Kleinspesen.
Wer die MWST-Rückerstattung beantragen will, muss die Originalrechnungen separat aufbewahren, da sie dem österreichischen Finanzamt im Original vorgelegt werden müssen – Kopien werden nicht anerkannt.
05.Wien-Geschäftsreise abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung führt Sie durch den gesamten Prozess – von der Reiseplanung bis zur MWST-Rückerstattung. Halten Sie Ihr Spesenreglement und die Wegleitung zum Lohnausweis bereit, bevor Sie beginnen.
Schritt 1: Reise planen und Kostenkategorien klären
Prüfen Sie vor der Reise, welche Kostenkategorien anfallen und welche Ansätze Ihr Spesenreglement dafür vorsieht. Klären Sie insbesondere, ob Verpflegung pauschal oder nach effektiven Kosten abgerechnet wird. Informieren Sie die reisende Person über die geltenden Ansätze und die Belegpflicht.
- Flug oder Bahn: Die Klasse regelt das Spesenreglement; das SSK-Muster sieht Bahn 1. Klasse und Flug Business-Class vor.
- Hotel: Effektive Kosten gegen Beleg (Rz 52 Wegleitung); eine ESTV-Übernachtungspauschale für Österreich gibt es nicht.
- Verpflegung: Effektiv (in der Regel bis CHF 35) oder Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit – was gilt, legt das Spesenreglement fest.
- Lokaltransport: Taxi, U-Bahn, Strassenbahn – Belege sammeln, auch für Kleinbeträge.
Schritt 2: Ansätze aus Wegleitung und Spesenreglement prüfen
Für Österreich gibt es keine besonderen ESTV-Ansätze: Die ESTV publiziert keine Länderansätze, und die Werte von Rz 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises gelten für In- und Auslandsreisen gleich. Massgebend ist Ihr Spesenreglement; höhere oder andere Ansätze braucht ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement.
Bei Tagesreisen gelten keine Stunden-Stufen, sondern die Zeitregeln des SSK-Muster-Spesenreglements: Frühstück wird bei Abreise vor 07.30 Uhr vergütet, das Abendessen bei Rückkehr nach 19.30 Uhr oder bei auswärtiger Übernachtung. Ihr Spesenreglement kann die Einzelheiten festlegen.
Schritt 3: Belege in EUR systematisch sammeln
Sammeln Sie während der Reise alle Belege konsequent und fotografieren Sie diese sofort. Achten Sie darauf, dass jeder Beleg die folgenden Angaben enthält: Datum, Betrag in EUR, MWST-Satz und -Betrag, Name des Leistungserbringers sowie Art der Leistung. Thermobelege verblassen schnell – ein Foto direkt nach Erhalt sichert die Lesbarkeit.
Für die spätere MWST-Rückerstattung aus Österreich sind die Originalrechnungen erforderlich; Kopien werden nicht anerkannt. Bewahren Sie diese Belege daher sorgfältig auf und trennen Sie sie von den übrigen Unterlagen.
Schritt 4: Wechselkurs festlegen und EUR-Beträge umrechnen
Rechnen Sie alle EUR-Beträge in CHF um – nach der Methode, die Ihr Spesenreglement festlegt, zum Beispiel mit dem ESTV-Monatsmittelkurs des Ausgabemonats. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag. Für die MWST erlaubt Art. 45 MWSTV wahlweise den Monatsmittelkurs oder den Tageskurs (Devisen Verkauf), mindestens eine Steuerperiode lang einheitlich.
Gängige Umrechnungsmethoden
Schritt 5: Spesenabrechnung in CHF erstellen und einreichen
Erstellen Sie die Spesenabrechnung in CHF. Jede Position enthält: Datum, Beschreibung der Ausgabe, Originalbetrag in EUR, angewandter Wechselkurs und Betrag in CHF. Fügen Sie die Belege (Original oder digitale Kopie) bei. Reichen Sie die Abrechnung gemäss den Fristen Ihres Spesenreglements ein – üblich sind 30 Tage nach Reiseende.
Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die Erstattung muss zeitnah erfolgen. Verzögerungen bei der Einreichung erschweren die Prüfung und können zu Rückfragen führen.
Schritt 6: Österreichische MWST-Rückerstattung beantragen
Sammeln Sie alle erstattungsfähigen Originalrechnungen und beantragen Sie die Rückerstattung der österreichischen MWST beim Finanzamt Österreich, Dienststelle Graz-Stadt. Für Schweizer Unternehmen gilt ein Papierverfahren: Der Antrag muss bis 30. Juni des Folgejahres zur Post gegeben werden; die Frist ist nicht verlängerbar. Quelle: Unternehmensserviceportal usp.gv.at, «Vorsteuererstattungsverfahren», Stand 1.1.2026.
- Formular U 5: Antragsformular für die Vorsteuererstattung, firmenmässig gezeichnet. Beim Erstantrag zusätzlich den Fragebogen Verf 18 beilegen.
- Unternehmerbestätigung: Von der ESTV ausgestellt, im Original, höchstens ein Jahr alt (vergleichbar mit dem österreichischen Formular U 70).
- Belege: Originalrechnungen mit ausgewiesener österreichischer MWST beilegen – Kopien werden nicht anerkannt.
Beachten Sie: Erstattet wird nur Vorsteuer, die nach österreichischem Recht (§ 12 UStG) abziehbar wäre; Kraftstoffbezüge nach dem 14. Jänner 2021 sind ausgeschlossen. Der Mindestbetrag liegt bei EUR 400, für ein ganzes Kalenderjahr oder den letzten Zeitraum eines Jahres bei EUR 50. Der Erstattungszeitraum umfasst mindestens drei volle Kalendermonate und höchstens ein Kalenderjahr.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Keine einheitliche Umrechnungsmethode festgelegt
Wird der Kurs von Abrechnung zu Abrechnung unterschiedlich gewählt, ist die Verbuchung schwer nachvollziehbar. Legen Sie im Spesenreglement fest, ob der ESTV-Monatsmittelkurs oder bei Kartenzahlung der belastete CHF-Betrag gilt, und dokumentieren Sie den angewandten Kurs pro Beleg.
Fehler 2: Frist für die MWST-Rückerstattung verpasst
Der Antrag beim österreichischen Finanzamt muss bis 30. Juni des Folgejahres zur Post gegeben werden – nicht bis 30. September, wie es nur für EU-Unternehmen gilt. Wird die Frist versäumt, verfällt der Erstattungsanspruch, da sie nicht verlängerbar ist. Tragen Sie die Frist im Buchhaltungskalender ein und sammeln Sie die Originalbelege laufend.
Fehler 3: Österreichische MWST als Schweizer Vorsteuer abgezogen
Ein Schweizer Vorsteuerabzug für ausländische MWST ist nicht zulässig. Wird die österreichische MWST fälschlicherweise in der Schweizer MWST-Abrechnung geltend gemacht, drohen Nachforderungen und Verzugszinsen. Die Rückforderung erfolgt ausschliesslich im Erstattungsverfahren in Österreich.
Fehler 4: Pauschalen ohne Grundlage im Reglement abgerechnet
Für Wien gibt es keine ESTV-Pauschalen. Ohne genehmigtes Reglement sind nur die Werte von Rz 52 abgedeckt, etwa eine Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit. Höhere Pauschalen ohne Genehmigung führen dazu, dass die vergüteten Spesen im Lohnausweis betragsmässig anzugeben sind.
Fehler 5: Belege ohne separat ausgewiesene MWST für Rückerstattung eingereicht
Das österreichische Finanzamt erstattet nur MWST, die auf dem Beleg separat ausgewiesen ist. Vereinfachte Quittungen ohne MWST-Ausweis werden abgelehnt. Bitten Sie in Wien stets um eine ordentliche Rechnung mit MWST-Ausweis.
07.Häufige Fragen
Wie stelle ich einen MWST-Rückerstattungsantrag für Österreich?
Sie senden das Formular U 5 – beim Erstantrag zusammen mit dem Fragebogen Verf 18 – mit den Originalrechnungen und einer Unternehmerbestätigung der ESTV im Original an das Finanzamt Österreich, Dienststelle Graz-Stadt. Der Antrag muss bis 30. Juni des Folgejahres zur Post gegeben sein. Der Mindestbetrag beträgt EUR 400, für ein ganzes Kalenderjahr EUR 50.
Welchen Wechselkurs muss ich für Wien-Spesen verwenden?
Massgebend ist die Methode, die Ihr Spesenreglement festlegt, zum Beispiel der ESTV-Monatsmittelkurs des Ausgabemonats. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung an die reisende Person in der Regel dem belasteten CHF-Betrag. Für die MWST kann wahlweise der Monatsmittelkurs oder der Tageskurs (Devisen Verkauf) verwendet werden, mindestens eine Steuerperiode lang einheitlich.
Kann ich die österreichische MWST als Vorsteuer in der Schweiz abziehen?
Nein. Ein Schweizer Vorsteuerabzug für ausländische MWST ist nicht möglich. Die in Österreich bezahlte MWST kann nur über das Erstattungsverfahren für Drittlandsunternehmen beim Finanzamt Österreich, Dienststelle Graz-Stadt, zurückgefordert werden.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale für Wien?
Für Wien gibt es keine eigene Pauschale und keine ESTV-Länderansätze. Es gelten dieselben Werte wie im Inland: eine Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) oder effektiv in der Regel bis CHF 35 (Rz 52 Wegleitung). Höhere Ansätze braucht ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement.
Wie lange muss ich EUR-Belege aus Wien aufbewahren?
Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbelege zehn Jahre. Für die österreichische MWST-Rückerstattung müssen die Originalrechnungen dem Antrag beigelegt werden; Kopien werden nicht anerkannt. Bewahren Sie deshalb vor dem Versand Kopien bzw. Scans für Ihre Buchhaltung auf.