Geschäftsreise Wien: MWST-Sätze, Diäten und Rückerstattung
Bei Geschäftsreisen nach Wien fallen österreichische MWST-Sätze an (Hotel 10%, Restaurant 10%) – kein Schweizer Vorsteuerabzug; österr. MWST über EU-Erstattungsverfahren zurückforderbar. Für Schweizer KMU bedeutet das: Die Spesenabrechnung einer Wien-Reise erfordert besondere Aufmerksamkeit bei Währungsumrechnung, Belegpflicht und MWST-Behandlung. Wer die Regeln nicht kennt, verschenkt bares Geld oder riskiert Korrekturen bei einer Steuerrevision.
01.Kosten einer Wien-Geschäftsreise: MWST-Sätze im Überblick
Österreich erhebt auf die meisten reiserelevanten Leistungen eine Umsatzsteuer, die sich von den Schweizer Sätzen unterscheidet. Da die Schweiz kein EU-Mitglied ist, können Schweizer Unternehmen die österreichische MWST nicht als Vorsteuer in der Schweizer MWST-Abrechnung geltend machen. Die Rückforderung erfolgt stattdessen über ein separates Erstattungsverfahren.
Österreichische MWST-Sätze für typische Reisekosten in Wien
Der ermässigte Satz von 10 % gilt in Österreich für Beherbergung, Gastronomie und Personenbeförderung. Auf Mietwagen und viele Dienstleistungen fällt der Normalsatz von 20 % an. Für Schweizer Unternehmen ist entscheidend, dass keiner dieser Beträge in die Schweizer MWST-Abrechnung einfliesst.
02.ESTV-Diätensätze für Österreich
Die ESTV publiziert jährlich Ansätze für Verpflegung und Übernachtung im Ausland. Diese Diätensätze gelten als steuerlich anerkannte Pauschalen: Werden sie eingehalten, akzeptiert die Steuerbehörde die Spesen ohne Einzelbelegnachweis für die Verpflegung. Die Sätze können sich jährlich ändern, weshalb vor jeder Reise eine Prüfung auf estv.admin.ch empfehlenswert ist.
ESTV-Diätensätze Österreich (Richtwerte, jährlich prüfen)
Übersteigen die effektiven Hotelkosten den Übernachtungsansatz, können die tatsächlichen Kosten mit Beleg abgerechnet werden. Bei der Verpflegung gilt: Entweder Pauschale oder effektive Kosten – eine Mischung innerhalb desselben Reisetags ist nicht zulässig. Das firmeninterne Spesenreglement sollte klar festlegen, welche Variante gilt.
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Mehr erfahren →03.MWST-Rückerstattung aus Österreich
Schweizer Unternehmen können die in Österreich bezahlte MWST über das sogenannte EU-Erstattungsverfahren (Richtlinie 86/560/EWG, auch Drittstaatenverfahren genannt) zurückfordern. Der Antrag wird direkt beim österreichischen Finanzamt eingereicht. Voraussetzung ist, dass das Schweizer Unternehmen in Österreich weder einen Sitz noch eine Betriebsstätte hat und dort keine steuerpflichtigen Umsätze erzielt.
- Antragsfrist: Der Erstattungsantrag muss bis spätestens 30. September des auf das Erstattungsjahr folgenden Kalenderjahres beim österreichischen Finanzamt Graz-Stadt eingereicht werden.
- Mindestbetrag: Der Erstattungsbetrag muss mindestens EUR 50 pro Kalenderjahr betragen (bei Quartalsanträgen mindestens EUR 400).
- Erforderliche Unterlagen: Originalbelege (oder beglaubigte Kopien), eine Unternehmerbescheinigung der ESTV (Formular 1222) sowie das ausgefüllte Antragsformular U5 des österreichischen Finanzamts.
- Bearbeitungsdauer: Die Bearbeitung dauert in der Regel 4 bis 6 Monate. Die Erstattung erfolgt auf ein vom Antragsteller angegebenes Bankkonto.
Nicht alle Ausgaben sind erstattungsfähig. Bewirtungskosten (Geschäftsessen) werden in Österreich nur zu 50 % erstattet. Treibstoffkosten für Mietwagen sind vollständig erstattungsfähig, sofern der Beleg den MWST-Betrag separat ausweist.
04.Praxis: EUR-Belege und Währungsumrechnung
Alle Belege einer Wien-Geschäftsreise sind in der Originalwährung (EUR) aufzubewahren. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre. Für die Spesenabrechnung müssen die EUR-Beträge in CHF umgerechnet werden. Die ESTV akzeptiert den offiziellen Tageskurs (Devisenkurs Verkauf) am Tag der Transaktion oder alternativ den Monatsmittelkurs der ESTV.
- Belegaufbewahrung: Originalbelege in EUR 10 Jahre aufbewahren. Digitale Kopien (Scan, Foto) sind zulässig, sofern die Lesbarkeit dauerhaft gewährleistet ist und das Spesenreglement dies vorsieht.
- Wechselkurs: Den ESTV-Tageskurs oder Monatsmittelkurs verwenden. Kreditkartenabrechnungskurse werden von der ESTV nicht als massgeblicher Umrechnungskurs anerkannt.
- Beleganforderungen: Jeder Beleg muss Datum, Betrag, MWST-Satz, Leistungserbringer und Art der Leistung enthalten. Trinkgelder ohne separaten Beleg sind über die Verpflegungspauschale abgedeckt.
Wer die MWST-Rückerstattung beantragen will, sollte die Originalbelege bis zum Abschluss des Erstattungsverfahrens separat aufbewahren, da diese dem österreichischen Finanzamt im Original oder als beglaubigte Kopie vorgelegt werden müssen.
05.Wien-Geschäftsreise abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung führt Sie durch den gesamten Prozess – von der Reiseplanung bis zur MWST-Rückerstattung. Halten Sie Ihr Spesenreglement und die aktuellen ESTV-Diätensätze bereit, bevor Sie beginnen.
Schritt 1: Reise planen und Kostenkategorien klären
Prüfen Sie vor der Reise, welche Kostenkategorien anfallen und welche Ansätze Ihr Spesenreglement dafür vorsieht. Klären Sie insbesondere, ob Verpflegung pauschal oder nach effektiven Kosten abgerechnet wird. Informieren Sie die reisende Person über die geltenden Ansätze und die Belegpflicht.
- Flug oder Bahn: Economy-Klasse ist Standard; Business-Klasse nur mit vorgängiger Genehmigung gemäss Spesenreglement.
- Hotel: Effektive Kosten mit Beleg oder ESTV-Pauschale (ca. EUR 65/Nacht) – Reglement prüfen.
- Verpflegung: Pauschale (ca. EUR 36/Tag) oder effektive Kosten – keine Mischung am selben Tag.
- Lokaltransport: Taxi, U-Bahn, Strassenbahn – Belege sammeln, auch für Kleinbeträge.
Schritt 2: Aktuelle ESTV-Diätensätze für Österreich prüfen
Rufen Sie vor Reiseantritt die aktuellen ESTV-Diätensätze für Österreich auf estv.admin.ch ab. Die Sätze werden jährlich angepasst und können sich gegenüber dem Vorjahr verändert haben. Verwenden Sie immer die Sätze, die zum Zeitpunkt der Reise gelten.
Beachten Sie: Dauert die Reise weniger als einen vollen Tag, werden die Pauschalen anteilig gekürzt. Bei einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden entfällt der Verpflegungsanspruch in der Regel ganz. Ihr Spesenreglement kann strengere Regeln vorsehen.
Schritt 3: Belege in EUR systematisch sammeln
Sammeln Sie während der Reise alle Belege konsequent und fotografieren Sie diese sofort. Achten Sie darauf, dass jeder Beleg die folgenden Angaben enthält: Datum, Betrag in EUR, MWST-Satz und -Betrag, Name des Leistungserbringers sowie Art der Leistung. Thermobelege verblassen schnell – ein Foto direkt nach Erhalt sichert die Lesbarkeit.
Für die spätere MWST-Rückerstattung aus Österreich sind Originalbelege oder beglaubigte Kopien erforderlich. Bewahren Sie daher alle Belege sorgfältig auf und trennen Sie sie von den übrigen Unterlagen.
Schritt 4: Wechselkurs festlegen und EUR-Beträge umrechnen
Rechnen Sie alle EUR-Beträge in CHF um. Verwenden Sie dafür den ESTV-Tageskurs (Devisenkurs Verkauf) am Tag der jeweiligen Transaktion oder den ESTV-Monatsmittelkurs. Beide Varianten sind steuerlich anerkannt. Wichtig: Der Kurs auf der Kreditkartenabrechnung gilt steuerlich nicht als korrekter Umrechnungskurs.
Zulässige Umrechnungskurse
Schritt 5: Spesenabrechnung in CHF erstellen und einreichen
Erstellen Sie die Spesenabrechnung in CHF. Jede Position enthält: Datum, Beschreibung der Ausgabe, Originalbetrag in EUR, angewandter Wechselkurs und Betrag in CHF. Fügen Sie die Belege (Original oder digitale Kopie) bei. Reichen Sie die Abrechnung gemäss den Fristen Ihres Spesenreglements ein – üblich sind 30 Tage nach Reiseende.
Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die Erstattung muss zeitnah erfolgen. Verzögerungen bei der Einreichung erschweren die Prüfung und können zu Rückfragen führen.
Schritt 6: Österreichische MWST-Rückerstattung beantragen
Sammeln Sie alle erstattungsfähigen Belege des Kalenderjahres und beantragen Sie die Rückerstattung der österreichischen MWST beim Finanzamt Graz-Stadt. Der Antrag muss bis spätestens 30. September des Folgejahres eingereicht werden. Verwenden Sie das Formular U5 und legen Sie eine aktuelle Unternehmerbescheinigung der ESTV (Formular 1222) bei.
- Formular U5: Offizielles Antragsformular des österreichischen Finanzamts für die MWST-Erstattung an Drittstaatenunternehmen.
- Formular 1222: Unternehmerbescheinigung der ESTV, die bestätigt, dass Ihr Unternehmen in der Schweiz MWST-pflichtig ist. Beantragung bei der ESTV.
- Belege: Originalbelege oder beglaubigte Kopien mit separat ausgewiesener österreichischer MWST beilegen.
Beachten Sie: Bewirtungskosten werden nur zu 50 % erstattet. Der Mindestbetrag für einen Jahresantrag liegt bei EUR 50. Die Bearbeitung dauert erfahrungsgemäss 4 bis 6 Monate.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenkurs statt ESTV-Kurs für die Umrechnung verwendet
Der Kurs auf der Kreditkartenabrechnung weicht regelmässig vom ESTV-Kurs ab und wird bei einer Steuerrevision nicht akzeptiert. Verwenden Sie konsequent den ESTV-Tageskurs oder Monatsmittelkurs und dokumentieren Sie den angewandten Kurs pro Beleg.
Fehler 2: Frist für die MWST-Rückerstattung verpasst
Der Antrag beim österreichischen Finanzamt muss bis 30. September des Folgejahres eingehen. Wird die Frist versäumt, verfällt der Erstattungsanspruch unwiderruflich. Tragen Sie die Frist im Buchhaltungskalender ein und sammeln Sie die Belege laufend.
Fehler 3: Österreichische MWST als Schweizer Vorsteuer abgezogen
Ein Schweizer Vorsteuerabzug für ausländische MWST ist nicht zulässig. Wird die österreichische MWST fälschlicherweise in der Schweizer MWST-Abrechnung geltend gemacht, drohen Nachforderungen und Verzugszinsen. Die Rückforderung erfolgt ausschliesslich über das EU-Erstattungsverfahren.
Fehler 4: Verpflegungspauschale und effektive Kosten am selben Tag gemischt
Pro Reisetag darf nur eine Methode angewendet werden: entweder die ESTV-Pauschale oder die effektiven Kosten mit Beleg. Eine Mischung führt bei einer Prüfung zur Aberkennung der gesamten Verpflegungskosten dieses Tages.
Fehler 5: Belege ohne separat ausgewiesene MWST für Rückerstattung eingereicht
Das österreichische Finanzamt erstattet nur MWST, die auf dem Beleg separat ausgewiesen ist. Vereinfachte Quittungen ohne MWST-Ausweis werden abgelehnt. Bitten Sie in Wien stets um eine ordentliche Rechnung mit MWST-Ausweis.
07.Häufige Fragen
Wie stelle ich einen MWST-Rückerstattungsantrag für Österreich?
Sie reichen das Formular U5 zusammen mit den Originalbelegen und einer Unternehmerbescheinigung der ESTV (Formular 1222) beim Finanzamt Graz-Stadt ein. Der Antrag muss bis 30. September des Folgejahres eingehen. Der Mindestbetrag beträgt EUR 50 pro Kalenderjahr.
Welchen Wechselkurs muss ich für Wien-Spesen verwenden?
Verwenden Sie den ESTV-Tageskurs (Devisenkurs Verkauf) am Tag der Transaktion oder den ESTV-Monatsmittelkurs. Beide Varianten sind steuerlich anerkannt. Der Kurs auf der Kreditkartenabrechnung wird von der ESTV nicht akzeptiert.
Kann ich die österreichische MWST als Vorsteuer in der Schweiz abziehen?
Nein. Ein Schweizer Vorsteuerabzug für ausländische MWST ist nicht möglich. Die in Österreich bezahlte MWST kann ausschliesslich über das EU-Erstattungsverfahren beim österreichischen Finanzamt zurückgefordert werden.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale für Wien?
Die ESTV-Verpflegungspauschale für Österreich beträgt rund EUR 36 pro Tag. Der Satz gilt landesweit, also auch für Wien. Prüfen Sie die aktuellen Werte vor jeder Reise auf estv.admin.ch, da sich die Sätze jährlich ändern können.
Wie lange muss ich EUR-Belege aus Wien aufbewahren?
Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbelege zehn Jahre. Bewahren Sie die Originalbelege in EUR auf und sichern Sie zusätzlich digitale Kopien. Für die MWST-Rückerstattung benötigen Sie die Originale bis zum Abschluss des Verfahrens.