Reisekosten Graz, Linz, Salzburg: Spesenansätze, MWST und Abrechnung
Für Dienstreisen nach Graz, Linz oder Salzburg gelten dieselben Spesenregeln wie für Wien – es gibt weder Städte- noch ESTV-Länderansätze; kein Schweizer Vorsteuerabzug auf österreichische Belege; MWST im Erstattungsverfahren für Drittlandsunternehmen rückforderbar. Schweizer KMU, die regelmässig Mitarbeitende nach Österreich entsenden, sollten die Abrechnungsregeln genau kennen. Fehler bei der Währungsumrechnung oder versäumte MWST-Rückforderungen führen zu unnötigen Mehrkosten und können bei einer Revision Probleme verursachen.
01.Gleiche Regeln wie Wien: keine Städte- oder Länderansätze
Die ESTV publiziert keine Länderansätze und unterscheidet erst recht nicht zwischen einzelnen Städten. Ob Ihre Mitarbeitenden nach Graz, Linz, Salzburg oder Wien reisen, spielt keine Rolle: Es gelten die Werte von Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis wie im Inland sowie Ihr Spesenreglement. Unterschiedliche Hotelpreise sind kein Problem, weil Übernachtungen effektiv gegen Beleg vergütet werden. Eine Übersicht für weitere Länder bietet die Seite Auslandsspesen nach Land.
Spesenansätze für ganz Österreich (ESTV-Wegleitung 2026, Rz 52; SSK-Muster-Spesenreglement)
Wichtig: Ein Schweizer Vorsteuerabzug auf österreichische Belege ist ausgeschlossen. Die auf Hotel- und Restaurantrechnungen ausgewiesene österreichische MWST von 10 % kann nicht über die Schweizer MWST-Abrechnung geltend gemacht werden. Stattdessen steht das Erstattungsverfahren für Drittlandsunternehmen in Österreich zur Verfügung.
02.MWST-Rückerstattung im Verfahren für Drittlandsunternehmen
Schweizer Unternehmen können die auf österreichischen Belegen ausgewiesene MWST im Vorsteuererstattungsverfahren für Drittlandsunternehmen zurückfordern. Der Antrag wird auf Papier direkt beim Finanzamt Österreich, Dienststelle Graz-Stadt, eingereicht. Das elektronische Verfahren mit Frist 30. September gilt nur für EU-Unternehmen. Quelle: Unternehmensserviceportal usp.gv.at, «Vorsteuererstattungsverfahren», Stand 1.1.2026.
- Antragsfrist: Der Antrag muss bis 30. Juni des Folgejahres zur Post gegeben werden; die Frist ist nicht verlängerbar. Für Belege aus dem Jahr 2026 ist der Stichtag also der 30. Juni 2027.
- Mindestbetrag: EUR 400; umfasst der Antrag ein ganzes Kalenderjahr oder den letzten Zeitraum eines Jahres, genügen EUR 50.
- Erforderliche Unterlagen: Formular U 5, beim Erstantrag Fragebogen Verf 18, Originalrechnungen (Kopien werden nicht anerkannt) und eine Unternehmerbestätigung der ESTV im Original, höchstens ein Jahr alt.
- Erstattungsfähige Positionen: Erstattet wird nur Vorsteuer, die nach österreichischem Recht (§ 12 UStG) abziehbar wäre. Kraftstoffbezüge nach dem 14. Jänner 2021 sind ausgeschlossen.
Eine Bearbeitungsdauer für Anträge aus Drittländern nennt das Unternehmensserviceportal nicht. Fehlende oder unvollständige Unterlagen können die Bearbeitung verzögern oder zur Ablehnung führen; reichen Sie den Antrag deshalb vollständig ein.
Reisekosten für Österreich-Dienstreisen digital abrechnen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Praxis: Währungsumrechnung und Belegaufbewahrung
Alle Auslagen in EUR müssen für die Schweizer Spesenabrechnung in CHF umgerechnet werden. Massgebend ist die Methode, die das Spesenreglement festlegt – häufig der ESTV-Monatsmittelkurs des Monats, in dem die Auslage getätigt wurde. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.
- ESTV-Monatsmittelkurs: Den Kurs finden Sie auf der Website der ESTV unter der Rubrik Kurslisten. Er gilt für den ganzen Monat, der auf seine Publikation folgt.
- Belegaufbewahrung: Gemäss Art. 958f OR sind Geschäftsunterlagen mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Dies gilt auch für ausländische Belege, Kreditkartenabrechnungen und die Spesenabrechnung selbst.
- Digitale Belege: Digitalisierte Belege (Scans, Fotos) werden akzeptiert, sofern die Lesbarkeit und Vollständigkeit gewährleistet ist. Die Originale sollten dennoch bis zur nächsten Revision aufbewahrt werden.
04.Dienstreise nach Graz, Linz oder Salzburg abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung führt Sie durch den gesamten Prozess – von der Reiseplanung bis zur MWST-Rückforderung. Jeder Schritt enthält die relevanten Beträge, Fristen und Zuständigkeiten für Schweizer KMU.
Schritt 1: Dienstreise planen und anwendbare Pauschalen prüfen
Vor der Reise sollten Sie die anwendbaren Ansätze prüfen und den Mitarbeitenden mitteilen. Für Österreich gibt es keine ESTV-Länderansätze; massgebend sind Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis und Ihr Spesenreglement. Definiert Ihr Reglement höhere oder andere Ansätze, gelten diese – sofern das Reglement vom Sitzkanton genehmigt ist.
- Verpflegung: Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) oder effektiv in der Regel bis CHF 35 gemäss Rz 52 Wegleitung.
- Übernachtung: Effektiv gegen Beleg; das SSK-Muster sieht ein Hotel der Mittelklasse vor. Eine ESTV-Übernachtungspauschale für Österreich gibt es nicht.
- Kilometerpauschale: Falls die Anreise mit dem Privatfahrzeug erfolgt: CHF 0.75 pro Kilometer ab 1.1.2026.
Schritt 2: Reisekosten in EUR erfassen und Belege sammeln
Während der Dienstreise erfassen die Mitarbeitenden sämtliche Auslagen in der Originalwährung EUR. Jeder Beleg muss Datum, Betrag, Leistungsbeschreibung und den Namen des Anbieters enthalten. Achten Sie darauf, dass auf Hotel- und Restaurantrechnungen die österreichische MWST separat ausgewiesen ist – dies ist Voraussetzung für eine spätere Rückforderung.
- Hotelrechnung: Muss Übernachtungsdaten, Zimmerpreis und MWST-Ausweis (10 %) enthalten.
- Restaurantbelege: Name des Restaurants, Datum, Betrag und MWST-Ausweis (10 %). Bei Geschäftsessen zusätzlich den Anlass und die Teilnehmenden notieren.
- Transportbelege: Zugtickets, Mietwagenrechnungen oder Taxiquittungen mit Streckenangabe aufbewahren.
Fotografieren Sie Belege möglichst noch am selben Tag. Thermopapier-Belege verblassen schnell und sind nach wenigen Monaten oft nicht mehr lesbar.
Schritt 3: EUR-Beträge gemäss Reglement in CHF umrechnen
Nach der Reise rechnen Sie alle EUR-Beträge nach der Methode in CHF um, die Ihr Spesenreglement festlegt – zum Beispiel mit dem ESTV-Monatsmittelkurs des Monats, in dem die Auslage angefallen ist. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.
Beispielrechnung Umrechnung (fiktiver Kurs)
Dokumentieren Sie den verwendeten Kurs und die Quelle (ESTV-Kursliste) in der Spesenabrechnung. Dies erleichtert eine spätere Prüfung durch die Revisionsstelle.
Schritt 4: Spesenabrechnung erstellen und zur Freigabe einreichen
Die Mitarbeitenden erstellen die Spesenabrechnung mit allen umgerechneten Beträgen in CHF. Jede Position wird einer Kostenkategorie zugeordnet: Verpflegung, Übernachtung, Transport oder Nebenkosten. Die Abrechnung wird zusammen mit den digitalisierten Belegen zur Freigabe an die vorgesetzte Person oder die Buchhaltung eingereicht.
Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die Erstattung sollte zeitnah erfolgen – idealerweise innerhalb von 30 Tagen nach Einreichung.
Schritt 5: Belege für die MWST-Rückforderung separieren
Belege mit ausgewiesener österreichischer MWST werden separat erfasst und für den Erstattungsantrag vorbereitet. Sammeln Sie über das gesamte Kalenderjahr alle relevanten Belege aus Österreich – unabhängig davon, ob die Reise nach Graz, Linz, Salzburg oder eine andere Stadt führte. Die Belege werden nach Kategorien sortiert: Hotel, Verpflegung, Transport.
Erstattungsfähige MWST-Sätze in Österreich
Schritt 6: MWST-Erstattungsantrag beim Finanzamt Graz-Stadt einreichen
Der Erstattungsantrag (Formular U 5) wird auf Papier beim Finanzamt Österreich, Dienststelle Graz-Stadt, eingereicht – beim Erstantrag zusammen mit dem Fragebogen Verf 18. Beizulegen sind die Originalrechnungen (Kopien werden nicht anerkannt) sowie eine Unternehmerbestätigung der ESTV im Original, höchstens ein Jahr alt. Quelle: Unternehmensserviceportal usp.gv.at, «Vorsteuererstattungsverfahren», Stand 1.1.2026.
- Frist: Bis 30. Juni des Folgejahres zur Post gegeben, nicht verlängerbar. Für Belege aus 2026 also bis 30. Juni 2027.
- Mindestbetrag: EUR 400; für ein ganzes Kalenderjahr oder den letzten Zeitraum eines Jahres EUR 50.
- Erstattungszeitraum: Mindestens drei volle Kalendermonate, höchstens ein Kalenderjahr.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Umrechnungsmethode nicht festgelegt
Ohne klare Methode werden EUR-Belege uneinheitlich umgerechnet, und die Abrechnung ist schwer prüfbar. Legen Sie im Spesenreglement fest, ob der ESTV-Monatsmittelkurs oder bei Kartenzahlung der belastete CHF-Betrag gilt, und dokumentieren Sie den Kurs in der Abrechnung.
Fehler 2: Österreichische MWST als Schweizer Vorsteuer abgezogen
Ein Schweizer Vorsteuerabzug auf ausländische Belege ist nicht zulässig. Wird die österreichische MWST fälschlicherweise in der Schweizer MWST-Abrechnung geltend gemacht, drohen Nachforderungen und Verzugszinsen. Die Rückforderung erfolgt ausschliesslich im Erstattungsverfahren in Österreich.
Fehler 3: Frist für MWST-Rückerstattung verpasst
Der Erstattungsantrag muss bis 30. Juni des Folgejahres zur Post gegeben werden. Diese Frist ist nicht verlängerbar. Wer sie verpasst, verliert den Anspruch auf Rückerstattung. Tragen Sie die Frist fest in Ihren Kalender ein.
Fehler 4: Belege ohne separaten MWST-Ausweis akzeptiert
Ohne separaten MWST-Ausweis auf dem Beleg ist keine Rückforderung möglich. Bitten Sie Hotels und Restaurants in Österreich immer um eine Rechnung mit ausgewiesener MWST. Vereinfachte Quittungen ohne Steuerausweis reichen nicht aus.
Fehler 5: Länder- oder Städtepauschalen angesetzt, die es nicht gibt
Die ESTV publiziert weder für Österreich noch für einzelne Städte Pauschalen. Wer für Graz, Linz, Salzburg oder Wien eigene Tagespauschalen ansetzt, ohne dass ein genehmigtes Reglement sie vorsieht, erfüllt die Vorgaben von Rz 52 nicht. Wenden Sie die Werte von Rz 52 bzw. Ihres genehmigten Reglements einheitlich an.
06.Häufige Fragen
Gibt es regionale Unterschiede bei den Spesenansätzen in Österreich?
Nein. Die ESTV publiziert weder Länder- noch Städteansätze; die Werte von Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis gelten für In- und Auslandsreisen gleich. Ob die Dienstreise nach Graz, Linz, Salzburg oder Wien führt, spielt deshalb keine Rolle. Unterschiedliche Hotelpreise werden abgedeckt, weil Übernachtungen effektiv gegen Beleg vergütet werden.
Kann ich die österreichische MWST auf Hotelrechnungen in der Schweizer MWST-Abrechnung abziehen?
Nein, ein Schweizer Vorsteuerabzug auf ausländische Belege ist nicht möglich. Die österreichische MWST von 10 % auf Hotelrechnungen können Sie nur im Erstattungsverfahren für Drittlandsunternehmen beim Finanzamt Österreich, Dienststelle Graz-Stadt, zurückfordern. Der Antrag muss bis 30. Juni des Folgejahres zur Post gegeben werden.
Welchen Wechselkurs muss ich für die Umrechnung von EUR in CHF verwenden?
Massgebend ist die Methode, die Ihr Spesenreglement festlegt, zum Beispiel der ESTV-Monatsmittelkurs des Monats, in dem die Auslage entstanden ist. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag. Dokumentieren Sie den verwendeten Kurs in der Abrechnung.
Lohnt sich die MWST-Rückforderung bei nur einer Dienstreise pro Jahr?
Das hängt vom Gesamtbetrag ab. Der Mindestbetrag liegt bei EUR 400; umfasst der Antrag ein ganzes Kalenderjahr, genügen EUR 50. Bei einer einzelnen kurzen Reise wird dieser Betrag oft knapp erreicht – bei mehreren Reisen pro Jahr summiert sich die erstattungsfähige MWST, und der Antrag lohnt sich eher.
Wie lange muss ich Belege von Dienstreisen nach Österreich aufbewahren?
Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen mindestens 10 Jahre. Dies gilt auch für ausländische Belege, Spesenformulare und die zugehörigen Kreditkartenabrechnungen. Digitale Kopien sind zulässig, sofern die Lesbarkeit gewährleistet ist.