Reisekosten Graz, Linz, Salzburg: Diätensätze, MWST und Abrechnung
Für Dienstreisen nach Graz, Linz oder Salzburg gelten die gleichen ESTV-Österreich-Diätensätze wie Wien – kein Schweizer Vorsteuerabzug auf österreichische Belege; MWST über EU-Verfahren rückforderbar. Schweizer KMU, die regelmässig Mitarbeitende nach Österreich entsenden, sollten die Abrechnungsregeln genau kennen. Fehler bei der Währungsumrechnung oder versäumte MWST-Rückforderungen führen zu unnötigen Mehrkosten und können bei einer Revision Probleme verursachen.
01.Gleiche Regeln wie Wien: ESTV-Diätensätze für ganz Österreich
Die ESTV unterscheidet bei den Diätensätzen für Österreich nicht zwischen einzelnen Städten. Ob Ihre Mitarbeitenden nach Graz, Linz, Salzburg oder Wien reisen, spielt für die Pauschalen keine Rolle. Es gelten einheitlich die ESTV-Ansätze für Österreich. Regionale Unterschiede, wie sie etwa bei den Hotelpreisen in der Praxis auftreten, sind in den Pauschalen bereits berücksichtigt.
ESTV-Diätensätze Österreich (2026)
Wichtig: Ein Schweizer Vorsteuerabzug auf österreichische Belege ist ausgeschlossen. Die auf Hotel- und Restaurantrechnungen ausgewiesene österreichische MWST von 10 % kann nicht über die Schweizer MWST-Abrechnung geltend gemacht werden. Stattdessen steht das EU-Erstattungsverfahren zur Verfügung.
02.MWST-Rückerstattung über das EU-Verfahren
Schweizer Unternehmen können die auf österreichischen Belegen ausgewiesene MWST über das EU-Erstattungsverfahren zurückfordern. Dieses Verfahren steht Drittstaaten-Unternehmen offen, die in Österreich keine steuerbaren Umsätze erzielen. Der Antrag wird direkt beim österreichischen Finanzamt eingereicht.
- Antragsfrist: Der Erstattungsantrag muss bis spätestens 30. September des auf das Erstattungsjahr folgenden Kalenderjahres eingereicht werden. Für Belege aus dem Jahr 2026 ist der Stichtag also der 30. September 2027.
- Mindestbetrag: Die Erstattung wird erst ab einem Mindestbetrag von EUR 50 pro Kalenderjahr gewährt. Bei Quartalsanträgen liegt die Schwelle bei EUR 400.
- Erforderliche Unterlagen: Dem Antrag sind Originalbelege oder beglaubigte Kopien beizulegen. Zusätzlich wird eine Unternehmerbescheinigung der ESTV benötigt, die bestätigt, dass das Schweizer Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist.
- Erstattungsfähige Positionen: Typisch erstattungsfähig sind Hotel-MWST (10 %), Restaurant-MWST (10 %) und Mietwagen-MWST (20 %). Nicht erstattungsfähig sind unter anderem Bewirtungskosten mit Repräsentationscharakter.
Die Bearbeitungsdauer durch das österreichische Finanzamt beträgt erfahrungsgemäss drei bis sechs Monate. Es empfiehlt sich, den Antrag frühzeitig einzureichen und alle Belege sorgfältig zu sortieren.
Reisekosten für Österreich-Dienstreisen digital abrechnen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Praxis: Währungsumrechnung und Belegaufbewahrung
Alle Auslagen in EUR müssen für die Schweizer Spesenabrechnung in CHF umgerechnet werden. Die ESTV veröffentlicht monatlich offizielle Mittelkurse, die für die Umrechnung massgebend sind. Der Kurs des Monats, in dem die Auslage getätigt wurde, ist anzuwenden. Tageskurse von Banken oder Kreditkartenabrechungen sind für die steuerliche Abrechnung nicht massgebend.
- ESTV-Monatsmittelkurs: Den aktuellen Kurs finden Sie auf der Website der ESTV unter der Rubrik Kurslisten. Verwenden Sie immer den Monatsmittelkurs des Reisemonats.
- Belegaufbewahrung: Gemäss Art. 958f OR sind Geschäftsunterlagen mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Dies gilt auch für ausländische Belege, Kreditkartenabrechnungen und die Spesenabrechnung selbst.
- Digitale Belege: Digitalisierte Belege (Scans, Fotos) werden akzeptiert, sofern die Lesbarkeit und Vollständigkeit gewährleistet ist. Die Originale sollten dennoch bis zur nächsten Revision aufbewahrt werden.
04.Dienstreise nach Graz, Linz oder Salzburg abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung führt Sie durch den gesamten Prozess – von der Reiseplanung bis zur MWST-Rückforderung. Jeder Schritt enthält die relevanten Beträge, Fristen und Zuständigkeiten für Schweizer KMU.
Schritt 1: Dienstreise planen und anwendbare Pauschalen prüfen
Vor der Reise sollten Sie die geltenden ESTV-Diätensätze für Österreich prüfen und den Mitarbeitenden mitteilen. Klären Sie, ob Ihr Spesenreglement Pauschalen oder effektive Kosten vorsieht. Falls Ihr Reglement eigene Ansätze definiert, die von den ESTV-Sätzen abweichen, gelten die Reglement-Ansätze – sofern das Reglement kantonal genehmigt ist.
- Verpflegungspauschale: Ca. EUR 36 pro ganzen Reisetag gemäss ESTV-Ansatz Österreich.
- Übernachtungspauschale: Ca. EUR 65 pro Nacht. Alternativ können effektive Hotelkosten mit Beleg abgerechnet werden.
- Kilometerpauschale: Falls die Anreise mit dem Privatfahrzeug erfolgt: CHF 0.75 pro Kilometer ab 1.1.2026.
Schritt 2: Reisekosten in EUR erfassen und Belege sammeln
Während der Dienstreise erfassen die Mitarbeitenden sämtliche Auslagen in der Originalwährung EUR. Jeder Beleg muss Datum, Betrag, Leistungsbeschreibung und den Namen des Anbieters enthalten. Achten Sie darauf, dass auf Hotel- und Restaurantrechnungen die österreichische MWST separat ausgewiesen ist – dies ist Voraussetzung für eine spätere Rückforderung.
- Hotelrechnung: Muss Übernachtungsdaten, Zimmerpreis und MWST-Ausweis (10 %) enthalten.
- Restaurantbelege: Name des Restaurants, Datum, Betrag und MWST-Ausweis (10 %). Bei Geschäftsessen zusätzlich den Anlass und die Teilnehmenden notieren.
- Transportbelege: Zugtickets, Mietwagenrechnungen oder Taxiquittungen mit Streckenangabe aufbewahren.
Fotografieren Sie Belege möglichst noch am selben Tag. Thermopapier-Belege verblassen schnell und sind nach wenigen Monaten oft nicht mehr lesbar.
Schritt 3: EUR-Beträge mit dem ESTV-Monatsmittelkurs in CHF umrechnen
Nach der Reise rechnen Sie alle EUR-Beträge mit dem offiziellen ESTV-Monatsmittelkurs in CHF um. Massgebend ist der Kurs des Monats, in dem die Auslage angefallen ist. Verwenden Sie nicht den Kreditkarten-Abrechnungskurs, da dieser für die steuerliche Abrechnung nicht anerkannt wird.
Beispielrechnung Umrechnung (fiktiver Kurs)
Dokumentieren Sie den verwendeten Kurs und die Quelle (ESTV-Kursliste) in der Spesenabrechnung. Dies erleichtert eine spätere Prüfung durch die Revisionsstelle.
Schritt 4: Spesenabrechnung erstellen und zur Freigabe einreichen
Die Mitarbeitenden erstellen die Spesenabrechnung mit allen umgerechneten Beträgen in CHF. Jede Position wird einer Kostenkategorie zugeordnet: Verpflegung, Übernachtung, Transport oder Nebenkosten. Die Abrechnung wird zusammen mit den digitalisierten Belegen zur Freigabe an die vorgesetzte Person oder die Buchhaltung eingereicht.
Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die Erstattung sollte zeitnah erfolgen – idealerweise innerhalb von 30 Tagen nach Einreichung.
Schritt 5: Belege für die MWST-Rückforderung separieren
Belege mit ausgewiesener österreichischer MWST werden separat erfasst und für den Erstattungsantrag vorbereitet. Sammeln Sie über das gesamte Kalenderjahr alle relevanten Belege aus Österreich – unabhängig davon, ob die Reise nach Graz, Linz, Salzburg oder eine andere Stadt führte. Die Belege werden nach Kategorien sortiert: Hotel, Verpflegung, Transport.
Erstattungsfähige MWST-Sätze in Österreich
Schritt 6: MWST-Erstattungsantrag beim österreichischen Finanzamt einreichen
Der Erstattungsantrag wird beim zuständigen österreichischen Finanzamt (Finanzamt Graz-Stadt für Drittstaaten-Unternehmen) eingereicht. Dem Antrag sind die Originalbelege oder beglaubigte Kopien sowie eine aktuelle Unternehmerbescheinigung der ESTV beizulegen. Die Unternehmerbescheinigung bestätigt, dass Ihr Unternehmen in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig ist.
- Frist: Bis 30. September des Folgejahres. Für Belege aus 2026 also bis 30. September 2027.
- Mindestbetrag Jahresantrag: EUR 50 pro Kalenderjahr. Unterhalb dieser Schwelle erfolgt keine Erstattung.
- Mindestbetrag Quartalsantrag: EUR 400 pro Quartal. Quartalsanträge lohnen sich nur bei hohem Reiseaufkommen.
- Bearbeitungsdauer: Erfahrungsgemäss drei bis sechs Monate ab Einreichung.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenkurs statt ESTV-Monatsmittelkurs verwendet
Der Kreditkarten-Abrechnungskurs weicht regelmässig vom ESTV-Monatsmittelkurs ab. Bei einer Steuerprüfung werden falsch umgerechnete Beträge beanstandet und müssen korrigiert werden. Verwenden Sie konsequent den offiziellen ESTV-Kurs und dokumentieren Sie diesen in der Abrechnung.
Fehler 2: Österreichische MWST als Schweizer Vorsteuer abgezogen
Ein Schweizer Vorsteuerabzug auf ausländische Belege ist nicht zulässig. Wird die österreichische MWST fälschlicherweise in der Schweizer MWST-Abrechnung geltend gemacht, drohen Nachforderungen und Verzugszinsen. Die Rückforderung erfolgt ausschliesslich über das EU-Erstattungsverfahren.
Fehler 3: Frist für MWST-Rückerstattung verpasst
Der Erstattungsantrag muss bis 30. September des Folgejahres eingereicht werden. Diese Frist ist nicht erstreckbar. Wer sie verpasst, verliert den Anspruch auf Rückerstattung endgültig. Tragen Sie die Frist fest in Ihren Kalender ein.
Fehler 4: Belege ohne separaten MWST-Ausweis akzeptiert
Ohne separaten MWST-Ausweis auf dem Beleg ist keine Rückforderung möglich. Bitten Sie Hotels und Restaurants in Österreich immer um eine Rechnung mit ausgewiesener MWST. Vereinfachte Quittungen ohne Steuerausweis reichen nicht aus.
Fehler 5: Unterschiedliche Pauschalen für verschiedene österreichische Städte angesetzt
Die ESTV kennt für Österreich nur einen einheitlichen Ländersatz. Wer für Graz, Linz oder Salzburg andere Pauschalen ansetzt als für Wien, erstellt eine fehlerhafte Abrechnung. Prüfen Sie die aktuellen ESTV-Diätensätze und wenden Sie diese einheitlich an.
06.Häufige Fragen
Gibt es regionale Unterschiede bei den österreichischen Diätensätzen der ESTV?
Nein. Die ESTV legt für Österreich einheitliche Diätensätze fest, die landesweit gelten. Ob die Dienstreise nach Graz, Linz, Salzburg oder Wien führt, spielt für die Höhe der Pauschalen keine Rolle. Regionale Preisunterschiede sind in den Pauschalen bereits eingerechnet.
Kann ich die österreichische MWST auf Hotelrechnungen in der Schweizer MWST-Abrechnung abziehen?
Nein, ein Schweizer Vorsteuerabzug auf ausländische Belege ist nicht möglich. Die österreichische MWST von 10 % auf Hotelrechnungen können Sie ausschliesslich über das EU-Erstattungsverfahren beim österreichischen Finanzamt zurückfordern. Der Antrag muss bis 30. September des Folgejahres eingereicht werden.
Welchen Wechselkurs muss ich für die Umrechnung von EUR in CHF verwenden?
Massgebend ist der offizielle ESTV-Monatsmittelkurs des Monats, in dem die Auslage entstanden ist. Diesen finden Sie auf der Website der ESTV unter den Kurslisten. Der Kreditkarten-Abrechnungskurs ist steuerlich nicht anerkannt.
Lohnt sich die MWST-Rückforderung bei nur einer Dienstreise pro Jahr?
Das hängt vom Gesamtbetrag ab. Der Mindestbetrag für einen Jahresantrag liegt bei EUR 50. Bei einer zweitägigen Reise mit Hotel und Verpflegung kommen schnell EUR 15 bis 20 an erstattungsfähiger MWST zusammen. Bei mehreren Reisen pro Jahr summiert sich der Betrag und die Rückforderung lohnt sich in der Regel.
Wie lange muss ich Belege von Dienstreisen nach Österreich aufbewahren?
Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen mindestens 10 Jahre. Dies gilt auch für ausländische Belege, Spesenformulare und die zugehörigen Kreditkartenabrechnungen. Digitale Kopien sind zulässig, sofern die Lesbarkeit gewährleistet ist.