Kilometerentschädigung: Pflicht des Arbeitgebers, Ansatz und Rechtsweg
Ja – OR 327a verpflichtet den AG alle notwendigen Auslagen zu erstatten; bei betrieblich notwendigen Fahrten mit Privatfahrzeug ist CHF 0.75/km der steuerlich anerkannte und rechtlich geschuldete Mindestansatz. Diese Pflicht ist zwingend und kann weder durch Einzelarbeitsvertrag noch durch Weisungen des Arbeitgebers wegbedungen werden. Die folgende Übersicht zeigt, wann der Anspruch entsteht, wo die Grenzen liegen und welche Mittel dem Arbeitnehmer bei Nichtbezahlung zur Verfügung stehen.
01.Rechtliche Pflicht des Arbeitgebers
Art. 327a Abs. 1 OR hält fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Diese Bestimmung ist gemäss Art. 327a Abs. 3 OR zugunsten des Arbeitnehmers zwingend: Eine vertragliche Vereinbarung, die den Auslagenersatz ausschliesst oder unter das gesetzliche Minimum drückt, ist nichtig.
Verlangt oder duldet der Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug für betriebliche Fahrten einsetzt, schuldet er eine Kilometerentschädigung. Die ESTV setzt den steuerlich anerkannten Ansatz seit dem 1. Januar 2026 auf CHF 0.75 pro Kilometer fest. Dieser Wert deckt Treibstoff, Abnutzung, Versicherung und Unterhalt pauschal ab und gilt als rechtlich geschuldeter Mindestansatz.
Kilometeransatz Privatfahrzeug im Überblick
Der Arbeitgeber kann den Ansatz nicht einseitig auf beispielsweise CHF 0.50 pro Kilometer festlegen. Selbst wenn ein Spesenreglement einen tieferen Betrag vorsieht, bleibt Art. 327a OR als zwingende Norm vorrangig. Einzig wenn der Arbeitgeber eine gleichwertige Alternative anbietet — etwa ein Geschäftsfahrzeug oder ein ÖV-Abonnement — entfällt die Pflicht zur Kilometerentschädigung, weil die Auslage dann gar nicht erst entsteht.
02.Wann die Kilometerentschädigung fällig ist
Nicht jede Fahrt mit dem Privatfahrzeug löst einen Anspruch auf Kilometerentschädigung aus. Drei Voraussetzungen müssen kumulativ erfüllt sein, damit der Arbeitgeber zur Zahlung verpflichtet ist.
- Betriebliche Notwendigkeit: Die Fahrt muss im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung stehen und ausserhalb der festen Arbeitsstätte erfolgen — zum Beispiel Kundenbesuche, Lieferfahrten oder Einsätze auf wechselnden Baustellen.
- Keine zumutbare Alternative: Der Arbeitgeber hat weder ein Geschäftsfahrzeug noch ein ÖV-Abonnement zur Verfügung gestellt, und die Fahrt konnte nicht zumutbar mit öffentlichen Verkehrsmitteln durchgeführt werden.
- Einsatz des eigenen Fahrzeugs: Der Arbeitnehmer hat sein Privatfahrzeug tatsächlich eingesetzt. Der Anspruch entsteht unabhängig davon, ob das Fahrzeug neu oder alt ist — massgebend ist die gefahrene Strecke.
Ein konkretes Beispiel: Ein Servicetechniker fährt von seinem Wohnort direkt zu einem Kunden, der 40 km entfernt liegt. Sein üblicher Arbeitsweg zum Firmensitz beträgt 15 km. Die entschädigungspflichtige Strecke berechnet sich als Differenz: 40 km minus 15 km Pendelweg ergibt 25 km Hin- und 25 km Rückfahrt, also 50 km. Bei CHF 0.75/km schuldet der Arbeitgeber CHF 37.50 für diesen Einsatz. Fährt der Techniker hingegen zuerst zum Firmensitz und dann zum Kunden, ist die gesamte Strecke ab Firmensitz entschädigungspflichtig.
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Mehr erfahren →03.Was der Arbeitgeber verweigern darf
Die Erstattungspflicht nach Art. 327a OR hat klare Grenzen. In bestimmten Situationen darf der Arbeitgeber die Kilometerentschädigung rechtmässig ablehnen.
- Täglicher Pendelweg: Der Arbeitsweg zwischen Wohnort und fester Arbeitsstätte ist Privatsache des Arbeitnehmers. Hier besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Kilometerentschädigung, auch wenn der Arbeitnehmer das Auto nutzt.
- Fahrten mit zumutbarer ÖV-Alternative: Hat der Arbeitgeber ein ÖV-Abonnement angeboten oder ist die Strecke mit öffentlichen Verkehrsmitteln in zumutbarer Zeit erreichbar, kann er die Erstattung der Autopauschale verweigern. Er schuldet dann höchstens die Kosten des ÖV-Billetts.
- Fahrten ohne Dienstauftrag: Private Umwege, Fahrten zu persönlichen Erledigungen während der Arbeitszeit oder eigenmächtig gewählte Routen, die nicht dem Dienstauftrag entsprechen, sind nicht erstattungspflichtig.
- Geschäftsfahrzeug vorhanden: Stellt der Arbeitgeber ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung und der Arbeitnehmer nutzt trotzdem sein Privatfahrzeug, entfällt der Anspruch auf Kilometerentschädigung — es sei denn, das Geschäftsfahrzeug war im konkreten Fall nicht verfügbar.
Wichtig: Die Verweigerung muss sachlich begründet sein. Ein pauschaler Ausschluss der Kilometerentschädigung im Arbeitsvertrag oder Spesenreglement ist nicht zulässig, wenn der Arbeitnehmer regelmässig betriebliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug ausführen muss.
04.Was wenn der Arbeitgeber weniger zahlt
Zahlt der Arbeitgeber weniger als CHF 0.75 pro Kilometer oder verweigert er die Erstattung ganz, stehen dem Arbeitnehmer mehrere Schritte zur Verfügung. Da Art. 327a OR zwingend ist, kann sich der Arbeitgeber nicht auf eine abweichende vertragliche Regelung berufen.
Eskalationsstufen bei Unterbezahlung der Kilometerentschädigung
Ein Rechenbeispiel verdeutlicht die Differenz: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt monatlich 800 km für betriebliche Zwecke. Der Arbeitgeber zahlt nur CHF 0.50 pro Kilometer. Die monatliche Differenz beträgt 800 km mal CHF 0.25, also CHF 200.00. Über ein Jahr summiert sich der Fehlbetrag auf CHF 2 400.00. Dieser Betrag kann rückwirkend für die letzten fünf Jahre eingefordert werden, da die Verjährungsfrist für Lohnforderungen gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR fünf Jahre beträgt.
Arbeitnehmer sollten von Beginn an ein lückenloses Fahrtenjournal führen. Darin werden Datum, Start- und Zielort, gefahrene Kilometer und der betriebliche Zweck jeder Fahrt festgehalten. Dieses Journal dient im Streitfall als Beweismittel und erleichtert die Bezifferung der Forderung erheblich.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kilometerentschädigung im Arbeitsvertrag pauschal ausschliessen
Manche Arbeitgeber nehmen eine Klausel in den Arbeitsvertrag auf, die jegliche Kilometerentschädigung ausschliesst. Da Art. 327a OR zugunsten des Arbeitnehmers zwingend ist, ist eine solche Klausel nichtig. Der Arbeitnehmer behält seinen Anspruch unabhängig von der vertraglichen Formulierung.
Fehler 2: Pendelweg als betriebliche Fahrt abrechnen
Arbeitnehmer reichen gelegentlich den täglichen Arbeitsweg als Kilometerentschädigung ein. Der Pendelweg zur festen Arbeitsstätte ist jedoch keine betrieblich notwendige Auslage im Sinne von Art. 327a OR. Solche Abrechnungen werden bei einer Revision beanstandet und können zu Nachforderungen führen.
Fehler 3: Veralteten Kilometeransatz von CHF 0.70 weiterverwenden
Seit dem 1. Januar 2026 gilt der ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer. Arbeitgeber, die weiterhin CHF 0.70 abrechnen, zahlen zu wenig — es sei denn, ihr bereits genehmigtes Spesenreglement enthält noch den alten Ansatz. In diesem Fall ist keine neue Genehmigung nötig, aber eine Anpassung empfehlenswert.
Fehler 4: Kein Fahrtenjournal führen
Ohne dokumentierte Fahrten fehlt im Streitfall die Beweisgrundlage. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten darauf achten, dass jede betriebliche Fahrt mit Datum, Strecke und Zweck erfasst wird. Fehlende Dokumentation schwächt die Position beider Seiten erheblich.
Fehler 5: ÖV-Alternative nicht prüfen
Arbeitgeber, die pauschal die volle Kilometerentschädigung zahlen, obwohl eine zumutbare ÖV-Verbindung besteht, riskieren steuerliche Korrekturen. Umgekehrt dürfen Arbeitgeber die Entschädigung nicht einfach auf den ÖV-Tarif kürzen, wenn das Privatfahrzeug betrieblich notwendig war. Eine Einzelfallprüfung ist unerlässlich.
06.Häufige Fragen
Muss der Arbeitgeber auch zahlen, wenn ich ein sehr altes oder teures Auto fahre?
Ja. Die Kilometerentschädigung von CHF 0.75/km ist ein Pauschalbetrag, der unabhängig von Alter, Marke oder Wert des Fahrzeugs gilt. Der Arbeitgeber schuldet denselben Ansatz für einen 15-jährigen Kleinwagen wie für einen Neuwagen. Massgebend ist einzig die gefahrene Strecke.
Gilt die Kilometerentschädigung auch für Fahrten mit dem Motorrad?
Für Motorräder und Motorroller sieht die ESTV einen tieferen Ansatz vor als für Personenwagen. Die Erstattungspflicht nach Art. 327a OR besteht gleichermassen, jedoch richtet sich der Betrag nach dem eingesetzten Fahrzeugtyp. Prüfen Sie die aktuelle ESTV-Tabelle für den genauen Ansatz.
Kann der Arbeitgeber verlangen, dass ich den ÖV nehme statt mein Auto?
Ja, sofern die ÖV-Verbindung zumutbar ist. Der Arbeitgeber kann ein ÖV-Abonnement anbieten oder die Erstattung auf den ÖV-Tarif beschränken. Ist das Privatfahrzeug jedoch betrieblich notwendig — etwa weil schweres Material transportiert werden muss oder der Einsatzort mit dem ÖV nicht erreichbar ist — muss der Arbeitgeber die volle Kilometerentschädigung zahlen.
Wie berechne ich die Kilometerentschädigung bei Fahrten direkt vom Wohnort zum Kunden?
Bei Direktfahrten vom Wohnort zum Kunden wird der übliche Pendelweg abgezogen. Beträgt Ihr normaler Arbeitsweg 10 km und die Strecke zum Kunden 35 km, sind 25 km pro Weg entschädigungspflichtig. Hin- und Rückfahrt ergeben 50 km, also CHF 37.50 bei CHF 0.75/km.
Verfällt mein Anspruch auf Kilometerentschädigung, wenn ich sie nicht sofort einfordere?
Der Anspruch verjährt erst nach fünf Jahren gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR. Sie können also auch rückwirkend Kilometerentschädigungen einfordern, sofern Sie die Fahrten belegen können. Ein lückenloses Fahrtenjournal ist dafür unerlässlich.
Muss die Kilometerentschädigung im Lohnausweis deklariert werden?
Kilometerentschädigungen, die den ESTV-Ansatz nicht übersteigen und auf einem genehmigten Spesenreglement basieren, müssen nicht separat im Lohnausweis ausgewiesen werden. Übersteigt die Entschädigung den Pauschalansatz oder fehlt ein genehmigtes Reglement, ist eine Deklaration in Ziffer 13.1.2 des Lohnausweises erforderlich.