Kilometerentschädigung Arbeitgeber: Pflicht, Ansätze und Ausnahmen
Arbeitgeber in der Schweiz müssen Kilometerentschädigungen zahlen, sobald Mitarbeitende ihr Privatfahrzeug für geschäftlich notwendige Fahrten nutzen. Diese Pflicht ergibt sich direkt aus Art. 327a OR, der den Ersatz aller notwendigen Auslagen vorschreibt, und ist zwingender Natur: Sie kann vertraglich weder aufgehoben noch zum Nachteil der Arbeitnehmenden eingeschränkt werden.
Entscheidend ist die Abgrenzung zwischen geschäftlich notwendigen Fahrten und dem privaten Arbeitsweg. Letzterer fällt grundsätzlich nicht unter die Erstattungspflicht. Wie hoch die Entschädigung ausfällt, welche Branchen besonders betroffen sind und wo Ausnahmen gelten, hängt von der konkreten Arbeitssituation und dem Spesenreglement ab.
01.Gesetzliche Pflicht nach Art. 327a OR
Art. 327a Abs. 1 OR hält fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Diese Bestimmung ist gemäss Art. 327a Abs. 2 OR relativ zwingend: Abweichungen sind nur zugunsten der Arbeitnehmenden zulässig. Ein Arbeitsvertrag, der die Kilometerentschädigung ausschliesst, obwohl geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug verlangt werden, ist in diesem Punkt nichtig.
Die Pflicht greift immer dann, wenn drei Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind: Die Fahrt ist geschäftlich notwendig, der Arbeitgeber stellt kein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung und die Nutzung des Privatfahrzeugs erfolgt im Einverständnis oder auf Anweisung des Arbeitgebers. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, besteht kein zwingender Anspruch auf Kilometerentschädigung.
- Geschäftlich notwendige Fahrt: Kundenbesuche, Baustellen, Einsatzorte, Materialtransporte oder Fahrten zwischen Betriebsstandorten gelten als geschäftlich notwendig.
- Privater Arbeitsweg: Die Fahrt vom Wohnort zum festen Arbeitsort ist keine geschäftliche Fahrt und fällt nicht unter Art. 327a OR.
- Geschäftsfahrzeug vorhanden: Stellt der Arbeitgeber ein Firmenfahrzeug zur Verfügung, entfällt die Pflicht zur Kilometerentschädigung für Fahrten, die damit erledigt werden können.
02.Gültige Ansätze und Berechnung ab 2026
Die ESTV gibt jährlich Richtwerte für die Kilometerentschädigung vor. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der Ansatz für Personenwagen CHF 0.75 pro Kilometer. Dieser Wert deckt sämtliche Fahrzeugkosten pauschal ab: Treibstoff, Versicherung, Abschreibung, Unterhalt und Reifen. Arbeitgeber dürfen im Spesenreglement auch höhere Ansätze festlegen, müssen dann aber die steuerlichen Konsequenzen beachten.
ESTV-Kilometeransätze ab 1. Januar 2026
Ein konkretes Beispiel: Eine Pflegefachperson fährt mit dem Privatfahrzeug täglich drei Patientenbesuche an und legt dabei 45 Kilometer zurück. Bei 220 Arbeitstagen pro Jahr ergibt sich eine jährliche Kilometerentschädigung von 45 km x CHF 0.75 x 220 Tage = CHF 7'425. Bereits genehmigte Spesenreglemente, die noch CHF 0.70 pro Kilometer vorsehen, behalten ihre Gültigkeit und müssen nicht neu eingereicht werden.
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Mehr erfahren →03.Typische Branchen mit Pflicht und Ausnahmen
Die Zahlungspflicht betrifft grundsätzlich alle Branchen, in denen Mitarbeitende regelmässig oder gelegentlich geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug unternehmen. In der Praxis konzentriert sich die Thematik auf Berufe mit hoher Mobilität und wechselnden Einsatzorten.
- Aussendienst und Vertrieb: Kundenbesuche, Messebesuche und Verkaufsfahrten sind klassische Fälle, in denen Kilometerentschädigung geschuldet ist.
- Handwerk und Bau: Fahrten zu Baustellen, Kundenobjekten oder Materiallagern mit dem Privatfahrzeug lösen die Erstattungspflicht aus.
- Pflege und Spitex: Pflegefachpersonen mit wechselnden Patientenbesuchen haben regelmässig hohe Kilometerleistungen, die der Arbeitgeber erstatten muss.
- Beratung und Revision: Berater, Treuhänder und Revisoren, die Mandanten vor Ort besuchen, fallen ebenfalls unter die Erstattungspflicht.
Keine Pflicht zur Kilometerentschädigung besteht hingegen in folgenden Situationen: Der Mitarbeitende arbeitet ausschliesslich an einem festen Arbeitsort und fährt nur den privaten Arbeitsweg. Der Arbeitgeber stellt ein Geschäftsfahrzeug oder ein ÖV-Abonnement zur Verfügung, das die geschäftlichen Fahrten abdeckt. Oder der Mitarbeitende nutzt das Privatfahrzeug freiwillig, obwohl eine zumutbare Alternative besteht und der Arbeitgeber diese anbietet.
Wichtig: Auch bei Teilzeitangestellten und befristeten Arbeitsverhältnissen gilt Art. 327a OR uneingeschränkt. Der Anspruch auf Kilometerentschädigung ist nicht an den Beschäftigungsgrad gekoppelt, sondern an die tatsächlich geleisteten geschäftlichen Fahrten.
04.Spesenreglement und korrekte Umsetzung
Ein genehmigtes Spesenreglement schafft Rechtssicherheit für beide Seiten. Es legt fest, welche Fahrten als geschäftlich gelten, welcher Kilometeransatz gilt und wie die Abrechnung erfolgt. Seit der Präzisierung 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen, um von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt zu werden.
Pflichtinhalte im Spesenreglement zur Kilometerentschädigung
Ohne genehmigtes Spesenreglement muss der Arbeitgeber die Kilometerentschädigung im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.2 deklarieren. Mit genehmigtem Reglement entfällt diese Deklarationspflicht, sofern die Entschädigung innerhalb der ESTV-Ansätze liegt. Dies vereinfacht die Lohnbuchhaltung erheblich und vermeidet Rückfragen der Steuerbehörden.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Arbeitsweg als geschäftliche Fahrt abrechnen
Der tägliche Weg vom Wohnort zum festen Arbeitsort ist kein geschäftlicher Kilometer und darf nicht als Kilometerentschädigung abgerechnet werden. Wird er trotzdem erstattet, gilt die Zahlung als steuerpflichtiger Lohnbestandteil. Arbeitgeber sollten im Spesenreglement klar definieren, wo der Arbeitsweg endet und die geschäftliche Fahrt beginnt.
Fehler 2: Veralteten Kilometeransatz von CHF 0.70 bei neuen Reglementen verwenden
Seit 1. Januar 2026 gilt der ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer. Wer ein neues Spesenreglement einreicht oder ein bestehendes überarbeitet, muss den aktuellen Ansatz verwenden. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 bleiben zwar gültig, bei einer Neueinreichung wird der alte Ansatz aber nicht mehr akzeptiert.
Fehler 3: Kilometerentschädigung ohne Nachweis auszahlen
Auch bei Pauschalansätzen muss die geschäftliche Notwendigkeit der Fahrten nachvollziehbar sein. Ohne Fahrtenbuch oder digitale Erfassung fehlt der Nachweis gegenüber der Steuerbehörde. Im Revisionsfall können nicht belegte Kilometerentschädigungen als verdeckter Lohn aufgerechnet werden.
Fehler 4: Kilometerentschädigung vertraglich ausschliessen
Art. 327a OR ist relativ zwingend. Ein Arbeitsvertrag, der die Erstattung geschäftlicher Fahrten mit dem Privatfahrzeug ausschliesst, ist in diesem Punkt nichtig. Mitarbeitende können die Entschädigung auch nachträglich einfordern, wobei die ordentliche Verjährungsfrist von fünf Jahren gilt.
Fehler 5: Kilometerentschädigung über ESTV-Ansatz ohne Deklaration im Lohnausweis
Zahlt der Arbeitgeber mehr als CHF 0.75 pro Kilometer, muss der übersteigende Betrag im Lohnausweis als Lohnbestandteil deklariert werden. Unterbleibt die Deklaration, drohen bei einer Steuerrevision Nachsteuern und Verzugszinsen für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmenden.
06.Häufige Fragen
Muss mein Arbeitgeber Kilometerentschädigung zahlen, wenn ich freiwillig mit dem Auto zur Arbeit fahre?
Nein. Der private Arbeitsweg vom Wohnort zum festen Arbeitsort fällt nicht unter Art. 327a OR. Die Zahlungspflicht besteht nur für geschäftlich notwendige Fahrten, etwa Kundenbesuche oder Fahrten zwischen Betriebsstandorten. Fährt ein Mitarbeitender freiwillig mit dem Auto statt mit dem ÖV, besteht kein Anspruch auf Kilometerentschädigung für den Arbeitsweg.
Kann der Arbeitgeber statt Kilometerentschädigung ein ÖV-Abo bezahlen?
Ja, der Arbeitgeber kann ein ÖV-Abonnement als Alternative zur Kilometerentschädigung anbieten, sofern die geschäftlichen Fahrten damit zumutbar erledigt werden können. In diesem Fall entfällt die Pflicht zur Kilometerentschädigung. Ist das ÖV-Netz für bestimmte Einsatzorte unzureichend, bleibt die Erstattungspflicht für diese Fahrten bestehen.
Gilt die Kilometerentschädigung auch für Elektrofahrzeuge?
Ja. Der ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer gilt unabhängig vom Antriebstyp für alle Personenwagen. Es wird nicht zwischen Benzin-, Diesel-, Hybrid- und Elektrofahrzeugen unterschieden. Die Pauschale deckt sämtliche Betriebskosten pauschal ab.
Wie lange kann ich Kilometerentschädigung rückwirkend einfordern?
Der Anspruch auf Kilometerentschädigung verjährt nach fünf Jahren gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR. Die Frist beginnt mit der Fälligkeit der einzelnen Forderung, also in der Regel am Ende des Monats, in dem die Fahrt stattfand. Arbeitnehmende sollten ihre Ansprüche dennoch zeitnah geltend machen, da der Nachweis mit zunehmendem Zeitabstand schwieriger wird.
Darf der Arbeitgeber einen tieferen Ansatz als CHF 0.75 pro Kilometer festlegen?
Grundsätzlich ja, solange die tatsächlichen Kosten gedeckt sind. Der ESTV-Ansatz ist ein Richtwert, kein gesetzlicher Mindestbetrag. Liegt der betriebliche Ansatz jedoch deutlich unter den effektiven Fahrzeugkosten, kann der Mitarbeitende gestützt auf Art. 327a OR den vollen Auslagenersatz verlangen. In der Praxis orientieren sich die meisten Arbeitgeber am ESTV-Ansatz.
Muss die Kilometerentschädigung im Lohnausweis erscheinen?
Das hängt davon ab, ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne genehmigtes Reglement muss die Kilometerentschädigung unter Ziffer 13.1.2 im Lohnausweis deklariert werden. Mit genehmigtem Reglement entfällt die Deklaration, sofern die Entschädigung den ESTV-Ansatz nicht übersteigt.