Kilometerentschädigung: Steuerfreiheit, Lohnausweis und MWST
Km-Entschädigung bis CHF 0.75/km ist für den AN steuerfrei und AHV-befreit, für den AG als Personalaufwand abzugsfähig – höhere Ansätze müssen als steuerpflichtiger Lohn deklariert werden. Diese Grenze gilt seit dem 1. Januar 2026 gemäss der aktualisierten ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis und ersetzt den bisherigen Ansatz von CHF 0.70. Für die Praxis entscheidend ist, wie die Entschädigung im Lohnausweis korrekt deklariert und mehrwertsteuerlich behandelt wird.
01.Steuerlich anerkannt: bis CHF 0.75 pro Kilometer
Die ESTV anerkennt seit dem 1. Januar 2026 eine Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro gefahrenen Kilometer mit dem privaten Personenwagen als steuerfreien Spesenersatz. Dieser Ansatz deckt sämtliche Fahrzeugkosten pauschal ab: Treibstoff, Versicherung, Abschreibung, Unterhalt und Reifen. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, notwendige Auslagen zu ersetzen. Die steuerliche Anerkennung durch die ESTV konkretisiert, bis zu welcher Höhe dieser Ersatz ohne Steuerfolgen bleibt.
Steuerliche Behandlung der Kilometerentschädigung
Ein Beispiel verdeutlicht die Konsequenz: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt im Jahr 2026 insgesamt 12 000 Kilometer geschäftlich mit dem Privatfahrzeug. Sein Arbeitgeber vergütet CHF 0.85 pro Kilometer. Die steuerfreie Entschädigung beträgt 12 000 x CHF 0.75 = CHF 9 000. Die Differenz von 12 000 x CHF 0.10 = CHF 1 200 ist als Lohnbestandteil steuer- und AHV-pflichtig. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit und müssen nicht neu eingereicht werden.
02.Deklaration im Lohnausweis
Die korrekte Deklaration der Kilometerentschädigung im Lohnausweis hängt davon ab, ob ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Die ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises unterscheidet drei Szenarien, die in der Praxis häufig verwechselt werden.
Lohnausweis-Deklaration je nach Ausgangslage
Bei einem genehmigten Spesenreglement genügt das Kreuz in Ziffer 13.1.1. Die Steuerbehörde weiss damit, dass die Spesen innerhalb der anerkannten Pauschalen liegen und prüft den Einzelnachweis nicht weiter. Ohne genehmigtes Reglement muss der tatsächlich ausbezahlte Betrag in Ziffer 13.2 beziffert werden. Die Veranlagungsbehörde kann in diesem Fall Belege und Fahrtenprotokolle verlangen. Übersteigt die Entschädigung den ESTV-Ansatz, ist die Differenz zwingend in Ziffer 1 als Lohnbestandteil aufzuführen — unabhängig davon, ob ein Spesenreglement vorliegt oder nicht.
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Mehr erfahren →03.Keine MWST und kein Vorsteuerabzug
Die Kilometerpauschale ist eine interne Vergütung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie stellt keine Lieferung oder Dienstleistung im Sinne des MWSTG dar. Entsprechend fällt auf der Pauschale keine Mehrwertsteuer an, und der Arbeitgeber kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
- Pauschale ohne MWST: Die Auszahlung von CHF 0.75 pro Kilometer enthält keine Mehrwertsteuer. Es handelt sich um einen pauschalen Auslagenersatz, nicht um eine steuerbare Leistung.
- Kein Vorsteuerabzug auf der Pauschale: Da keine MWST in Rechnung gestellt wird, kann der Arbeitgeber auf der Kilometerpauschale keinen Vorsteuerabzug vornehmen. Die Pauschale wird brutto als Personalaufwand verbucht.
- Vorsteuer auf Tankquittungen: Tankt der Arbeitnehmende auf eigene Rechnung und erhält die Pauschale, bleibt die MWST auf der Tankquittung beim Arbeitnehmenden. Der Arbeitgeber hat keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug, da die Rechnung nicht auf ihn lautet.
- Geschäftsfahrzeug als Alternative: Nur wenn der Arbeitgeber selbst Treibstoff einkauft und die Rechnung auf die Firma lautet, ist ein Vorsteuerabzug möglich. Dies betrifft Geschäftsfahrzeuge, nicht die Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge.
In der Buchhaltung wird die Kilometerpauschale auf einem Aufwandkonto ohne Vorsteuercode erfasst. Wer versehentlich einen MWST-Code hinterlegt, riskiert eine Korrektur bei der nächsten MWST-Revision durch die ESTV.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Überschreitung nicht als Lohn deklariert
Zahlt der Arbeitgeber mehr als CHF 0.75 pro Kilometer, muss die Differenz im Lohnausweis unter Ziffer 1 als Lohn aufgeführt werden. Unterbleibt dies, drohen Nachsteuern, AHV-Nachforderungen und Ordnungsbussen. Die Steuerbehörde kann die Korrektur rückwirkend für die offenen Veranlagungsjahre verlangen.
Fehler 2: Vorsteuerabzug auf der Kilometerpauschale verbucht
Die Pauschale enthält keine MWST, weshalb kein Vorsteuerabzug zulässig ist. Wird in der Buchhaltung trotzdem ein MWST-Code hinterlegt, führt dies bei einer ESTV-Kontrolle zu einer Aufrechnung. Der fehlerhafte Abzug muss nachbezahlt werden, zuzüglich Verzugszins.
Fehler 3: Falsches Feld im Lohnausweis verwendet
Ziffer 13.1.1 (Kreuz) und Ziffer 13.2 (Betrag) werden häufig verwechselt. Das Kreuz in 13.1.1 ist nur bei genehmigtem Spesenreglement zulässig. Ohne Reglement muss der effektive Betrag in 13.2 stehen. Ein falsches Kreuz kann dazu führen, dass die Steuerbehörde den gesamten Spesenersatz als Lohn aufrechnet.
Fehler 4: Kein Fahrtenbuch oder Nachweis geführt
Ohne genehmigtes Spesenreglement kann die Steuerbehörde Belege und ein Fahrtenprotokoll verlangen. Fehlen diese Nachweise, wird die gesamte Kilometerentschädigung als steuerpflichtiger Lohn qualifiziert. Ein einfaches Fahrtenbuch mit Datum, Strecke, Zweck und Kilometerstand genügt als Nachweis.
Fehler 5: Alten Ansatz von CHF 0.70 für neue Reglemente verwendet
Seit dem 1. Januar 2026 gilt der Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer. Wer ein neues Spesenreglement einreicht oder ein bestehendes überarbeitet, muss den aktuellen Ansatz verwenden. Nur bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 behalten ohne Neueinreichung ihre Gültigkeit.
05.Häufige Fragen
Ist die Kilometerentschädigung AHV-pflichtig?
Nein, bis zum ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer ist die Entschädigung von der AHV-Beitragspflicht befreit. Nur der Betrag, der diesen Ansatz übersteigt, gilt als massgebender Lohn und wird AHV-pflichtig. Dies gilt analog für IV-, EO- und ALV-Beiträge.
Muss ich die Kilometerentschädigung in der Steuererklärung angeben?
Arbeitnehmende müssen die Kilometerentschädigung nicht separat in der Steuererklärung deklarieren, sofern sie den ESTV-Ansatz nicht übersteigt. Der Lohnausweis bildet die Grundlage für die Veranlagung. Übersteigt die Entschädigung CHF 0.75/km, erscheint der überschiessende Betrag bereits als Lohn in Ziffer 1 des Lohnausweises.
Kann der Arbeitgeber auch weniger als CHF 0.75 pro Kilometer zahlen?
Ja, der ESTV-Ansatz ist ein Maximum für die steuerfreie Behandlung, keine Pflicht. Der Arbeitgeber kann einen tieferen Ansatz festlegen, etwa CHF 0.60 pro Kilometer. Art. 327a OR verlangt lediglich den Ersatz der notwendigen Auslagen, ohne einen festen Betrag vorzuschreiben. Der Arbeitnehmende kann die Differenz zum ESTV-Ansatz nicht als Berufskosten abziehen.
Gilt der Ansatz von CHF 0.75 auch für Motorräder und Velos?
Nein, CHF 0.75 pro Kilometer gilt ausschliesslich für Personenwagen. Für Motorräder anerkennt die ESTV CHF 0.40 pro Kilometer, für Mofas und Velos CHF 0.25 pro Kilometer. Diese Ansätze sind ebenfalls in der ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis festgehalten.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber kein Spesenreglement hat?
Ohne genehmigtes Spesenreglement muss der effektiv ausbezahlte Betrag in Ziffer 13.2 des Lohnausweises deklariert werden. Die Steuerbehörde kann dann Einzelnachweise wie Fahrtenprotokolle verlangen. Ein genehmigtes Reglement vereinfacht die Abwicklung erheblich, da nur ein Kreuz in Ziffer 13.1.1 nötig ist.
Können Arbeitnehmende die Kilometerentschädigung zusätzlich als Berufskosten abziehen?
Nein, wer vom Arbeitgeber eine Kilometerentschädigung erhält, kann dieselben Fahrten nicht zusätzlich als Berufskosten in der Steuererklärung geltend machen. Ein Abzug ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber keinen oder einen ungenügenden Ersatz leistet. In diesem Fall kann die Differenz zu den effektiven Kosten als Berufskostenabzug deklariert werden.