Kilometerentschädigung: Steuerfreiheit, Lohnausweis und MWST
Km-Entschädigung bis CHF 0.75/km ist für den AN steuerfrei und AHV-befreit, für den AG als Personalaufwand abzugsfähig – höhere Ansätze brauchen ein genehmigtes Reglement oder eine Betragsdeklaration. Diese Grenze gilt seit dem 1. Januar 2026 gemäss der aktualisierten ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis und ersetzt den bisherigen Ansatz von CHF 0.70. Für die Praxis entscheidend ist, wie die Entschädigung im Lohnausweis korrekt deklariert und mehrwertsteuerlich behandelt wird.
01.Steuerlich anerkannt: bis CHF 0.75 pro Kilometer
Die ESTV anerkennt seit dem 1. Januar 2026 eine Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro gefahrenen Kilometer mit dem privaten Personenwagen als steuerfreien Spesenersatz. Dieser Ansatz deckt sämtliche Fahrzeugkosten pauschal ab: Treibstoff, Versicherung, Abschreibung, Unterhalt und Reifen. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, notwendige Auslagen zu ersetzen. Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis legt fest, bis zu welcher Höhe dieser Ersatz ohne Betragsdeklaration im Lohnausweis bleibt.
Steuerliche Behandlung der Kilometerentschädigung
Ein Beispiel verdeutlicht die Konsequenz: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt im Jahr 2026 insgesamt 12 000 Kilometer geschäftlich mit dem Privatfahrzeug. Sein Arbeitgeber vergütet CHF 0.85 pro Kilometer, also CHF 10 200, ohne genehmigtes Spesenreglement (Annahme). Weil der Wert von Rz 52 überschritten ist, genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 nicht; die Autospesen sind betragsmässig anzugeben. Entsprechen die tatsächlichen Fahrzeugkosten CHF 0.75/km, ist die Differenz von 12 000 × CHF 0.10 = CHF 1 200 überhöht und kann von Steuerbehörde und AHV-Ausgleichskasse als Lohn aufgerechnet werden. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit und müssen nicht neu eingereicht werden.
02.Deklaration im Lohnausweis
Die korrekte Deklaration der Kilometerentschädigung im Lohnausweis hängt davon ab, ob die Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind und ob ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Die ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises unterscheidet mehrere Fälle, die in der Praxis häufig verwechselt werden.
Lohnausweis-Deklaration je nach Ausgangslage
Werden höchstens CHF 0.75/km vergütet und auch die übrigen Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 – ein Spesenreglement ist dafür nicht nötig. Liegt ein genehmigtes Reglement vor, wird kein Kreuz gesetzt; der Genehmigungsvermerk gehört in Ziffer 15. Wird mehr vergütet und fehlt ein genehmigtes Reglement, ist der tatsächlich ausbezahlte Betrag in Ziffer 13.1.1 zu beziffern, und die Veranlagungsbehörde kann Fahrtenprotokolle verlangen. Als Lohn in Ziffer 1 gehört nur, was die tatsächlichen Kosten übersteigt.
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Mehr erfahren →03.Keine MWST und kein Vorsteuerabzug
Die Kilometerpauschale ist eine interne Vergütung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie stellt keine Lieferung oder Dienstleistung im Sinne des MWSTG dar. Entsprechend fällt auf der Pauschale keine Mehrwertsteuer an, und der Arbeitgeber kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
- Pauschale ohne MWST: Die Auszahlung von CHF 0.75 pro Kilometer enthält keine Mehrwertsteuer. Es handelt sich um einen pauschalen Auslagenersatz, nicht um eine steuerbare Leistung.
- Kein Vorsteuerabzug auf der Pauschale: Da keine MWST in Rechnung gestellt wird, kann der Arbeitgeber auf der Kilometerpauschale keinen Vorsteuerabzug vornehmen. Die Pauschale wird brutto als Personalaufwand verbucht.
- Vorsteuer auf Tankquittungen: Tankt der Arbeitnehmende auf eigene Rechnung und erhält die Pauschale, bleibt die MWST auf der Tankquittung beim Arbeitnehmenden. Der Arbeitgeber hat keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug, da die Rechnung nicht auf ihn lautet.
- Geschäftsfahrzeug als Alternative: Nur wenn der Arbeitgeber selbst Treibstoff einkauft und die Rechnung auf die Firma lautet, ist ein Vorsteuerabzug möglich. Dies betrifft Geschäftsfahrzeuge, nicht die Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge.
In der Buchhaltung wird die Kilometerpauschale auf einem Aufwandkonto ohne Vorsteuercode erfasst. Wer versehentlich einen MWST-Code hinterlegt, riskiert eine Korrektur bei der nächsten MWST-Revision durch die ESTV.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Überschreitung nur angekreuzt statt beziffert
Zahlt der Arbeitgeber mehr als CHF 0.75 pro Kilometer, ohne dass ein genehmigtes Reglement dies abdeckt, genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 nicht; der Betrag ist anzugeben. Unterbleibt dies oder ist die Entschädigung überhöht, drohen Nachsteuern und AHV-Nachforderungen. Die Steuerbehörde kann die Korrektur rückwirkend für die offenen Veranlagungsjahre verlangen.
Fehler 2: Vorsteuerabzug auf der Kilometerpauschale verbucht
Die Pauschale enthält keine MWST, weshalb kein Vorsteuerabzug zulässig ist. Wird in der Buchhaltung trotzdem ein MWST-Code hinterlegt, führt dies bei einer ESTV-Kontrolle zu einer Aufrechnung. Der fehlerhafte Abzug muss nachbezahlt werden, zuzüglich Verzugszins.
Fehler 3: Falsches Feld im Lohnausweis verwendet
Ziffer 13.1.1 (Kreuz oder Betrag) und Ziffer 13.2 (Pauschalen für Zeitabschnitte) werden häufig verwechselt. Das Kreuz in 13.1.1 setzt kein Reglement voraus, sondern die Einhaltung aller Vorgaben von Rz 52; mit genehmigtem Reglement entfällt es zugunsten des Vermerks in Ziffer 15. Eine Entschädigung pro gefahrenem Kilometer gehört nicht in 13.2 – dort steht nur eine monatliche oder jährliche Autopauschale.
Fehler 4: Kein Fahrtenbuch oder Nachweis geführt
Ohne Fahrtenprotokoll lässt sich die geschäftliche Veranlassung nicht nachweisen. Fehlen diese Nachweise, kann die Steuerbehörde die Kilometerentschädigung als steuerpflichtigen Lohn qualifizieren. Ein einfaches Fahrtenbuch mit Datum, Strecke, Zweck und Kilometerstand genügt als Nachweis.
Fehler 5: Alten Ansatz von CHF 0.70 für neue Reglemente verwendet
Seit dem 1. Januar 2026 gilt der Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer. Wer ein neues Spesenreglement einreicht oder ein bestehendes überarbeitet, muss den aktuellen Ansatz verwenden. Nur bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 behalten ohne Neueinreichung ihre Gültigkeit.
05.Häufige Fragen
Ist die Kilometerentschädigung AHV-pflichtig?
Nein, bis CHF 0.75 pro Kilometer ist die Entschädigung für tatsächliche Geschäftsfahrten Unkostenersatz; die Ausgleichskassen können die steuerlichen Vorgaben von Rz 52 übernehmen. Ein höherer Ansatz ist nicht automatisch Lohn: AHV-pflichtig wird, was die tatsächlichen Fahrzeugkosten übersteigt oder offensichtlich übersetzt ist (WML Rz 3010–3014). Dies gilt analog für IV-, EO- und ALV-Beiträge.
Muss ich die Kilometerentschädigung in der Steuererklärung angeben?
Arbeitnehmende müssen die Kilometerentschädigung nicht separat in der Steuererklärung deklarieren, sofern sie CHF 0.75/km nicht übersteigt. Der Lohnausweis bildet die Grundlage für die Veranlagung. Höhere Entschädigungen ohne genehmigtes Reglement stehen betragsmässig im Lohnausweis; die Steuerbehörde kann dann prüfen, ob ein Teil als Lohn gilt.
Kann der Arbeitgeber auch weniger als CHF 0.75 pro Kilometer zahlen?
Ja, der ESTV-Ansatz ist ein Maximum für die steuerfreie Behandlung, keine Pflicht. Der Arbeitgeber kann einen tieferen Ansatz festlegen, etwa CHF 0.60 pro Kilometer. Art. 327a OR verlangt lediglich den Ersatz der notwendigen Auslagen, ohne einen festen Betrag vorzuschreiben. Der Arbeitnehmende kann die Differenz zum ESTV-Ansatz nicht als Berufskosten abziehen.
Gilt der Ansatz von CHF 0.75 auch für Motorräder und Velos?
Rz 52 der Wegleitung nennt für die geschäftliche Benutzung des Privatfahrzeugs höchstens CHF 0.75 pro Kilometer, ohne nach Fahrzeugart zu unterscheiden. Eigene Ansätze für Motorräder, Mofas oder Velos enthält die Wegleitung nicht. Viele Spesenreglemente sehen dafür tiefere Ansätze vor; massgebend ist Ihr Reglement.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber kein Spesenreglement hat?
Ohne Spesenreglement gelten die Werte von Rz 52: Bis CHF 0.75/km genügt ein Kreuz in Ziffer 13.1.1, sofern auch die übrigen Vorgaben eingehalten sind. Werden höhere Ansätze vergütet, ist der ausbezahlte Betrag in Ziffer 13.1.1 anzugeben, und die Steuerbehörde kann Einzelnachweise wie Fahrtenprotokolle verlangen. Ein genehmigtes Reglement schafft Rechtssicherheit für höhere Ansätze.
Können Arbeitnehmende die Kilometerentschädigung zusätzlich als Berufskosten abziehen?
Nein, wer vom Arbeitgeber eine Kilometerentschädigung erhält, kann dieselben Fahrten nicht zusätzlich als Berufskosten in der Steuererklärung geltend machen. Ein Abzug ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber keinen oder einen ungenügenden Ersatz leistet. In diesem Fall kann die Differenz zu den effektiven Kosten als Berufskostenabzug deklariert werden.