Kilometerentschädigung steuerlich: Steuerfreigrenze, Abzug und Deklaration
Die Kilometerentschädigung ist in der Schweiz steuerfrei, solange sie den von der ESTV festgelegten Ansatz nicht übersteigt und einen geschäftlich begründeten Aufwand abdeckt. Ab 1. Januar 2026 beträgt dieser Ansatz CHF 0.75 pro Kilometer für Personenwagen. Entscheidend ist dabei nicht allein die Höhe, sondern auch die formale Grundlage: Ohne genehmigtes Spesenreglement oder nachvollziehbare Einzelabrechnung behandelt die Steuerbehörde die Zahlung als Lohn.
Für Arbeitgeber stellt sich die Frage, wie sie die Entschädigung korrekt im Lohnausweis deklarieren. Für Arbeitnehmer geht es darum, ob und in welcher Höhe sie nicht erstattete Fahrkosten in der Steuererklärung abziehen dürfen. Beide Perspektiven hängen von denselben ESTV-Grenzwerten ab, unterscheiden sich aber in der praktischen Umsetzung.
01.Wann die Kilometerentschädigung steuerfrei bleibt
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die Kilometerentschädigung für geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug fällt unter diese Pflicht. Steuerlich wird sie als Spesenersatz behandelt und bleibt steuerfrei, sofern drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind.
- Geschäftliche Veranlassung: Die Fahrt muss im Interesse des Arbeitgebers erfolgen. Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsort (Arbeitsweg) gelten nicht als geschäftliche Fahrten und sind daher nicht als steuerfreie Kilometerentschädigung erstattungsfähig.
- Einhaltung des ESTV-Ansatzes: Die Entschädigung darf den von der ESTV anerkannten Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 2026) nicht übersteigen. Wird mehr vergütet, ist die Differenz als Lohnbestandteil steuer- und sozialversicherungspflichtig.
- Formale Grundlage: Die Auszahlung erfolgt entweder auf Basis eines von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglements oder gegen Einzelabrechnung mit Angabe von Datum, Strecke, Zweck und Kilometeranzahl.
Bereits genehmigte Spesenreglemente, die noch den bisherigen Ansatz von CHF 0.70 pro Kilometer enthalten, müssen nicht allein wegen der Erhöhung auf CHF 0.75 neu eingereicht werden. Die Anpassung kann beim nächsten regulären Update des Reglements erfolgen. Arbeitgeber dürfen den neuen Ansatz aber sofort anwenden, sofern das Reglement keine tiefere Obergrenze vorschreibt.
02.Steuerliche Behandlung aus Arbeitgebersicht und Lohnausweis
Die Art der Deklaration im Lohnausweis hängt davon ab, ob der Arbeitgeber über ein genehmigtes Spesenreglement verfügt oder Spesen auf Einzelnachweis erstattet. In beiden Fällen muss die Kilometerentschädigung korrekt ausgewiesen werden, damit die Steuerbehörde die Steuerfreiheit anerkennt.
Deklaration der Kilometerentschädigung im Lohnausweis
Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Abgrenzung: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt monatlich 800 Geschäftskilometer mit dem Privatwagen. Der Arbeitgeber vergütet CHF 0.85 pro Kilometer, also CHF 680 pro Monat. Davon sind CHF 600 (800 km mal CHF 0.75) steuerfrei. Die restlichen CHF 80 pro Monat erscheinen im Lohnausweis unter Ziffer 1 als Lohnbestandteil und unterliegen der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben.
Arbeitgeber, die ein genehmigtes Spesenreglement mit Pauschalspesen führen, müssen im Lohnausweis das Kreuz bei Feld F (Pauschalspesen) setzen. Die Steuerverwaltung prüft bei Pauschalregelungen stichprobenweise, ob die ausbezahlten Beträge den tatsächlichen geschäftlichen Aufwand plausibel abbilden. Überhöhte Pauschalen ohne Bezug zur effektiven Fahrleistung werden als verdeckter Lohn qualifiziert.
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Mehr erfahren →03.Abzugsmöglichkeiten für Arbeitnehmer in der Steuererklärung
Arbeitnehmer, die vom Arbeitgeber keine oder eine unvollständige Kilometerentschädigung erhalten, können die nicht gedeckten Berufsauslagen in der Steuererklärung geltend machen. Bei der direkten Bundessteuer ist der Abzug der effektiven Berufskosten möglich, sofern diese nachgewiesen werden. Alternativ steht ein Pauschalabzug für Berufsauslagen zur Verfügung, der allerdings auch Fahrkosten, Verpflegung und Übrige umfasst.
- Effektiver Abzug: Der Arbeitnehmer weist die tatsächlich gefahrenen Geschäftskilometer nach (Fahrtenbuch, Rapporte) und rechnet mit dem ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer ab. Dieser Abzug ist nur für geschäftliche Fahrten zulässig, nicht für den Arbeitsweg.
- Pauschalabzug Berufsauslagen: Bei der direkten Bundessteuer beträgt der Pauschalabzug 3 Prozent des Nettolohns, mindestens CHF 2'000 und höchstens CHF 4'000. Dieser Abzug deckt sämtliche Berufsauslagen pauschal ab und kann nicht zusätzlich mit effektiven Fahrkosten kombiniert werden.
- Arbeitsweg (Pendlerabzug): Der Arbeitsweg wird separat als Fahrtkostenabzug behandelt. Bei der direkten Bundessteuer ist der Abzug auf CHF 3'200 pro Jahr begrenzt. Kantonal gelten unterschiedliche Obergrenzen. Dieser Abzug betrifft nicht die geschäftliche Kilometerentschädigung, sondern den täglichen Weg zum Arbeitsort.
Wichtig ist die saubere Trennung zwischen Arbeitsweg und geschäftlichen Fahrten. Wer vom Arbeitgeber eine Kilometerentschädigung für Geschäftsfahrten erhält, darf denselben Aufwand nicht zusätzlich in der Steuererklärung abziehen. Doppelabzüge werden von den Steuerbehörden systematisch geprüft und führen zu Aufrechnungen.
04.ESTV-Ansätze 2026 im Vergleich
Die ESTV legt die steuerlich anerkannten Kilometeransätze in der Wegleitung zum Lohnausweis fest. Ab 1. Januar 2026 gelten die folgenden Werte, die sowohl für die Steuerfreiheit beim Arbeitgeber als auch für den Abzug beim Arbeitnehmer massgebend sind.
Steuerlich anerkannte Kilometeransätze ab 2026
Die Erhöhung beim Personenwagen von CHF 0.70 auf CHF 0.75 berücksichtigt die gestiegenen Betriebskosten (Treibstoff, Versicherung, Unterhalt, Abschreibung). Für Elektrofahrzeuge gilt derselbe Ansatz wie für konventionelle Personenwagen. Die ESTV unterscheidet nicht nach Antriebsart, sondern nach Fahrzeugkategorie.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Arbeitsweg als geschäftliche Fahrt abrechnen
Der tägliche Weg zwischen Wohnort und Arbeitsort ist kein geschäftlicher Aufwand und darf nicht als steuerfreie Kilometerentschädigung vergütet werden. Wird der Arbeitsweg dennoch als Spesen abgerechnet, qualifiziert die Steuerbehörde den Betrag als Lohnbestandteil und fordert Einkommenssteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge nach. Der Arbeitsweg ist ausschliesslich über den Pendlerabzug in der Steuererklärung absetzbar.
Fehler 2: Kilometerentschädigung ohne Fahrtenbuch oder Nachweis
Pauschale Kilometerentschädigungen ohne Nachweis der tatsächlich gefahrenen Geschäftskilometer werden bei einer Steuerrevision als Lohn aufgerechnet. Arbeitgeber sollten mindestens Datum, Start- und Zielort, Zweck und Kilometeranzahl pro Fahrt dokumentieren lassen. Ein digitales Fahrtenbuch oder eine Spesenapp mit Kilometererfassung erfüllt diese Anforderung effizient.
Fehler 3: Überschreitung des ESTV-Ansatzes nicht im Lohnausweis deklariert
Vergütet der Arbeitgeber mehr als CHF 0.75 pro Kilometer, muss die Differenz zwingend als Lohn in Ziffer 1 des Lohnausweises erscheinen. Wird dies unterlassen, drohen dem Arbeitgeber Nachsteuern, Verzugszinsen und im Wiederholungsfall ein Steuerhinterziehungsverfahren. Die korrekte Aufteilung in steuerfreien Spesenersatz und steuerpflichtigen Mehrbetrag ist Pflicht.
Fehler 4: Doppelabzug durch Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Erhält der Arbeitnehmer eine Kilometerentschädigung vom Arbeitgeber, darf er denselben Aufwand nicht zusätzlich in der Steuererklärung als Berufsauslage abziehen. Die Steuerbehörden gleichen Lohnausweis und Steuererklärung systematisch ab. Wer doppelt abzieht, riskiert eine Aufrechnung mit Nachsteuer und Verzugszins.
Fehler 5: Spesenreglement nicht genehmigen lassen
Ein internes Spesenreglement entfaltet steuerliche Wirkung erst nach Genehmigung durch die zuständige kantonale Steuerverwaltung. Ohne diese Genehmigung werden Pauschalentschädigungen von der Steuerbehörde nicht als steuerfreie Spesen anerkannt, selbst wenn die Beträge den ESTV-Ansatz einhalten. Die Genehmigung sollte vor der ersten Auszahlung vorliegen.
06.Häufige Fragen
Ist die Kilometerentschädigung von CHF 0.75 auch für Elektroautos gültig?
Ja, die ESTV unterscheidet nicht nach Antriebsart. Der Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer gilt ab 2026 gleichermassen für Benzin-, Diesel-, Hybrid- und Elektrofahrzeuge, sofern es sich um Personenwagen handelt. Eine separate Kategorie für Elektroautos existiert in der Wegleitung zum Lohnausweis nicht.
Muss ich als Arbeitnehmer die Kilometerentschädigung in der Steuererklärung angeben?
Wenn die Entschädigung korrekt im Lohnausweis als steuerfreier Spesenersatz deklariert ist, müssen Sie sie nicht separat in der Steuererklärung aufführen. Sie erscheint nicht als steuerbares Einkommen. Wurde die Entschädigung hingegen als Lohnbestandteil in Ziffer 1 ausgewiesen, ist sie bereits im deklarierten Bruttolohn enthalten.
Kann der Arbeitgeber weniger als CHF 0.75 pro Kilometer vergüten?
Ja, der ESTV-Ansatz ist eine Obergrenze für die Steuerfreiheit, keine Mindestpflicht. Der Arbeitgeber kann im Spesenreglement einen tieferen Ansatz festlegen. Art. 327a OR verpflichtet ihn jedoch, die notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Liegt der interne Ansatz deutlich unter den effektiven Kosten, kann der Arbeitnehmer die Differenz als Berufsauslage in der Steuererklärung abziehen.
Was passiert steuerlich, wenn kein Spesenreglement vorliegt?
Ohne genehmigtes Spesenreglement muss der Arbeitgeber jede Kilometerentschädigung auf Einzelnachweis abrechnen. Die Steuerfreiheit bleibt gewahrt, sofern die Fahrten geschäftlich begründet und dokumentiert sind und der ESTV-Ansatz eingehalten wird. Pauschale Zahlungen ohne Reglement und ohne Einzelnachweis gelten als steuerpflichtiger Lohn.
Gilt die Erhöhung auf CHF 0.75 auch rückwirkend für 2025?
Nein, die Erhöhung gilt ausschliesslich ab dem 1. Januar 2026. Für das Steuerjahr 2025 bleibt der bisherige Ansatz von CHF 0.70 pro Kilometer massgebend. Arbeitgeber, die den neuen Ansatz bereits vor dem 1. Januar 2026 anwenden, riskieren, dass die Differenz von CHF 0.05 pro Kilometer als Lohnbestandteil aufgerechnet wird.
Wie viele Kilometer pro Jahr sind steuerlich plausibel?
Die ESTV definiert keine fixe Kilometergrenze. Entscheidend ist die Plausibilität im Verhältnis zur Tätigkeit. Bei Aussendienstmitarbeitern sind 20'000 bis 40'000 Geschäftskilometer pro Jahr üblich. Bei Büromitarbeitern mit gelegentlichen Kundenbesuchen fallen deutlich weniger an. Ein lückenloses Fahrtenbuch schützt bei einer Steuerrevision vor Aufrechnungen.