Österreichische MWST zurückfordern: EU-Verfahren, Fristen und Mindestbeträge
Schweizer MWST-pflichtige Firmen können österreichische MWST per EU-Verfahren zurückfordern – Jahresantrag bis 30. September; Mindestbetrag EUR 50; via ESTV-Portal. Gerade bei regelmässigen Geschäftsreisen nach Österreich oder bei Einkäufen österreichischer Dienstleistungen summieren sich die erstattungsfähigen Beträge rasch auf mehrere tausend Franken pro Jahr. Wer die Frist verpasst oder unvollständige Belege einreicht, verliert den Anspruch unwiderruflich – eine sorgfältige Vorbereitung lohnt sich deshalb in jedem Fall.
01.Rückforderbare MWST-Sätze in Österreich
Österreich kennt drei reguläre Umsatzsteuersätze. Alle drei sind für Schweizer MWST-pflichtige Unternehmen grundsätzlich erstattungsfähig, sofern die zugrunde liegende Leistung betrieblich veranlasst ist und kein Ausschlussgrund vorliegt.
Österreichische Umsatzsteuersätze und typische Anwendungsbereiche
Bei Hotelrechnungen ist zu beachten, dass Österreich den Beherbergungsanteil mit 10 % besteuert, während Nebenleistungen wie Parkplatz oder Minibar dem Normalsatz von 20 % unterliegen können. Die korrekte Aufschlüsselung auf der Rechnung ist Voraussetzung für die Erstattung.
02.EU-Erstattungsverfahren für Drittstaaten
Österreich ist EU-Mitglied. Für Schweizer Unternehmen als Drittstaatsangehörige gilt daher das EU-Erstattungsverfahren gemäss der 13. EU-Richtlinie (86/560/EWG). Der Antrag wird nicht direkt beim österreichischen Finanzamt eingereicht, sondern elektronisch über das Portal der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) übermittelt.
- Antragsweg: Elektronisch über das ESTV-Portal (Formular 1222). Die ESTV leitet den Antrag an die zuständige österreichische Behörde weiter.
- Antragsfrist: Bis spätestens 30. September des auf das Erstattungsjahr folgenden Kalenderjahres. Für Ausgaben im Jahr 2025 endet die Frist am 30. September 2026.
- Mindestbetrag Jahresantrag: EUR 50 pro Kalenderjahr. Wird dieser Betrag nicht erreicht, ist kein Antrag möglich.
- Mindestbetrag Quartalsantrag: EUR 400 bei unterjährigen Anträgen (Quartalsanträge). Diese Option ist nur sinnvoll bei hohen laufenden Ausgaben in Österreich.
Die Schweiz und Österreich gewähren sich gegenseitig die Erstattung (Gegenseitigkeitsprinzip). Ohne dieses Abkommen wäre eine Rückforderung nicht möglich. Das Gegenseitigkeitsprinzip ist aktuell erfüllt und gilt bis auf Weiteres.
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Mehr erfahren →03.Voraussetzungen für die Rückerstattung
Nicht jede Schweizer Firma kann österreichische MWST zurückfordern. Es müssen mehrere Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein, damit der Antrag bewilligt wird.
- MWST-Pflicht in der Schweiz: Das antragstellende Unternehmen muss im Schweizer MWST-Register eingetragen sein. Nicht MWST-pflichtige Firmen oder Privatpersonen sind vom Verfahren ausgeschlossen.
- Betriebliche Veranlassung: Die österreichischen Ausgaben müssen in direktem Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit stehen. Private Anteile sind auszuscheiden.
- Vollständige Belege: Jede Rechnung muss den österreichischen Anforderungen an eine ordnungsgemässe Rechnung entsprechen: Name und Adresse des Leistungserbringers, UID-Nummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.
- Kein Sitz oder Betriebsstätte in Österreich: Unternehmen mit Sitz oder fester Niederlassung in Österreich müssen die Vorsteuer über die reguläre österreichische MWST-Abrechnung geltend machen und können das Erstattungsverfahren nicht nutzen.
- Keine ausgeschlossenen Leistungen: Bestimmte Ausgaben wie Bewirtung zu mehr als 50 % oder Pkw-Anschaffungen sind in Österreich generell vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen – auch im Erstattungsverfahren.
04.Österreichische MWST zurückfordern: Schritt für Schritt
Der folgende Ablauf beschreibt den vollständigen Prozess von der Belegsammlung bis zur Gutschrift. Planen Sie ausreichend Vorlaufzeit ein, da die Bearbeitung durch die österreichische Finanzverwaltung mehrere Monate in Anspruch nimmt.
Schritt 1: Österreichische Belege separat sammeln und prüfen
Richten Sie intern einen separaten Ablageort für alle Belege mit österreichischer Umsatzsteuer ein. Jeder Beleg muss bereits beim Eingang auf Vollständigkeit geprüft werden, da nachträgliche Korrekturen bei ausländischen Lieferanten aufwendig sind.
- Pflichtangaben prüfen: Name, Adresse und UID-Nummer des österreichischen Leistungserbringers; Leistungsdatum; Nettobetrag; Steuersatz und Steuerbetrag in EUR.
- Rechnungsadresse: Die Rechnung muss auf das Schweizer Unternehmen ausgestellt sein – nicht auf den reisenden Mitarbeitenden persönlich.
- Digitalisierung: Scannen oder fotografieren Sie jeden Beleg zeitnah. Originalbelege müssen für die Antragstellung in der Regel als Kopie beigefügt werden.
Kassenzettel ohne vollständige Rechnungsangaben reichen für die Erstattung nicht aus. Bitten Sie bei Beträgen über EUR 400 immer um eine ordentliche Rechnung mit UID-Nummer.
Schritt 2: Erstattungsfähigkeit der Ausgaben beurteilen
Nicht alle in Österreich bezahlten Umsatzsteuerbeträge sind erstattungsfähig. Österreich schliesst bestimmte Ausgabenkategorien vom Vorsteuerabzug aus. Prüfen Sie vor der Antragstellung, ob Ihre Ausgaben unter einen Ausschlussgrund fallen.
Erstattungsfähigkeit nach Ausgabenkategorie
Schritt 3: ESTV-Portal aufrufen und Zugang einrichten
Der Antrag auf Erstattung österreichischer Umsatzsteuer wird über das elektronische Portal der ESTV eingereicht. Wenn Ihr Unternehmen zum ersten Mal einen Erstattungsantrag stellt, müssen Sie zunächst einen Zugang einrichten.
- Registrierung: Melden Sie sich auf der ESTV-Plattform mit der Unternehmens-Identifikation (UID) an. Falls noch kein Konto besteht, ist eine Erstregistrierung erforderlich.
- Vollmacht: Wird der Antrag durch einen Treuhänder oder eine externe Buchhaltung eingereicht, ist eine schriftliche Vollmacht beizulegen.
- Formular 1222: Wählen Sie das Formular für die Rückerstattung ausländischer MWST und geben Sie Österreich als Erstattungsland an.
Schritt 4: Antrag ausfüllen und Belege hochladen
Füllen Sie den elektronischen Antrag vollständig aus. Jede Position muss einzeln erfasst werden, mit Angabe des Rechnungsdatums, des Leistungserbringers, des Nettobetrags, des Steuersatzes und des Steuerbetrags in EUR. Achten Sie darauf, die Beträge in Euro anzugeben – nicht in Schweizer Franken.
- Belegkopien: Laden Sie Scans oder Fotos aller Originalbelege als PDF oder JPEG hoch. Die Dateien müssen lesbar und vollständig sein.
- Ansässigkeitsbescheinigung: Dem Erstantrag ist eine Ansässigkeitsbescheinigung der ESTV beizulegen, die bestätigt, dass Ihr Unternehmen in der Schweiz MWST-pflichtig ist. Diese Bescheinigung können Sie bei der ESTV anfordern.
- Bankverbindung: Geben Sie ein EUR-Konto an, um Wechselkursverluste bei der Gutschrift zu vermeiden. Alternativ ist auch ein CHF-Konto möglich.
Prüfen Sie den Antrag vor dem Absenden sorgfältig. Fehlerhafte oder unvollständige Anträge führen zu Rückfragen der österreichischen Behörde und verzögern die Bearbeitung erheblich.
Schritt 5: Antrag fristgerecht einreichen
Die Einreichungsfrist ist der 30. September des auf das Erstattungsjahr folgenden Kalenderjahres. Diese Frist ist eine Verwirkungsfrist und kann nicht verlängert werden. Wer sie verpasst, verliert den Erstattungsanspruch endgültig.
Fristen und Mindestbeträge im Überblick
Planen Sie die Einreichung für spätestens Mitte September ein, um bei technischen Problemen mit dem Portal noch einen Puffer zu haben. Setzen Sie sich eine Kalendererinnerung für Anfang September.
Schritt 6: Bearbeitungszeit abwarten und Rückfragen beantworten
Nach der Einreichung leitet die ESTV den Antrag an die zuständige österreichische Finanzbehörde weiter. Die Bearbeitungsdauer beträgt erfahrungsgemäss 6 bis 12 Monate. In dieser Zeit kann die österreichische Behörde Rückfragen stellen oder zusätzliche Unterlagen anfordern.
- Rückfragen: Antworten Sie auf Rückfragen der österreichischen Behörde innerhalb der gesetzten Frist (in der Regel 30 Tage). Verspätete Antworten können zur Ablehnung führen.
- Teilablehnungen: Es kommt vor, dass einzelne Positionen abgelehnt werden, etwa wegen unvollständiger Belege oder nicht erstattungsfähiger Ausgaben. Prüfen Sie den Bescheid genau.
- Einspruch: Gegen eine Ablehnung können Sie innerhalb der im Bescheid genannten Frist Einspruch bei der österreichischen Behörde erheben.
Schritt 7: Erstattung verbuchen und dokumentieren
Sobald die Erstattung auf Ihrem Bankkonto eingeht, muss der Betrag korrekt verbucht werden. Die Gutschrift erfolgt in Euro. Bei einem CHF-Konto wird der Betrag zum Tageskurs der Bank umgerechnet.
Verbuchen Sie die Erstattung als Ertrag oder als Reduktion des ursprünglichen Aufwands – je nach interner Buchungspraxis. Bewahren Sie den Erstattungsbescheid zusammen mit dem Antrag und den Belegen während mindestens 10 Jahren auf, da die Schweizer Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 958f OR gilt.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Frist am 30. September verpasst
Die Einreichungsfrist ist eine Verwirkungsfrist. Wird sie überschritten, verfällt der gesamte Erstattungsanspruch für das betreffende Kalenderjahr – ohne Ausnahme. Setzen Sie sich eine Erinnerung für Anfang September und reichen Sie den Antrag mit Zeitpuffer ein.
Fehler 2: Belege auf den Mitarbeitenden statt auf die Firma ausgestellt
Rechnungen, die auf den Namen eines Mitarbeitenden lauten, werden von der österreichischen Behörde abgelehnt. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden vor Geschäftsreisen an, Rechnungen immer auf den Firmennamen mit vollständiger Adresse ausstellen zu lassen.
Fehler 3: Fehlende UID-Nummer auf der Rechnung
Ohne die österreichische UID-Nummer (ATU-Nummer) des Leistungserbringers ist die Rechnung für das Erstattungsverfahren unvollständig. Fordern Sie bei Beträgen über EUR 400 immer eine ordentliche Rechnung mit UID-Nummer an.
Fehler 4: Beträge in CHF statt in EUR angegeben
Der Antrag muss in Euro ausgefüllt werden. Werden die Beträge versehentlich in Schweizer Franken eingetragen, stimmen sie nicht mit den Belegen überein und der Antrag wird zurückgewiesen. Übernehmen Sie die EUR-Beträge direkt von den Originalrechnungen.
Fehler 5: Nicht erstattungsfähige Ausgaben beantragt
Ausgaben wie Pkw-Kauf oder der volle Bewirtungsaufwand sind in Österreich vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Werden solche Positionen trotzdem beantragt, verzögert dies die Bearbeitung und kann im schlimmsten Fall den gesamten Antrag in Frage stellen. Prüfen Sie jede Position vorab auf Erstattungsfähigkeit.
06.Häufige Fragen
Muss ich den Antrag über die ESTV einreichen oder direkt beim österreichischen Finanzamt?
Der Antrag wird ausschliesslich über das elektronische Portal der ESTV eingereicht. Die ESTV leitet den Antrag an die zuständige österreichische Finanzbehörde weiter. Eine direkte Einreichung beim österreichischen Finanzamt ist im Erstattungsverfahren für Drittstaaten nicht vorgesehen.
Wie hoch ist der Mindestbetrag für die MWST-Rückerstattung aus Österreich?
Für einen Jahresantrag beträgt der Mindestbetrag EUR 50 an erstattungsfähiger Umsatzsteuer. Wer unterjährig einen Quartalsantrag stellen möchte, muss mindestens EUR 400 pro Quartal erreichen. Wird der Mindestbetrag nicht erreicht, ist kein Antrag möglich.
Kann ich österreichische MWST zurückfordern, wenn meine Firma nicht MWST-pflichtig ist?
Nein. Nur Unternehmen, die im Schweizer MWST-Register eingetragen sind, können das EU-Erstattungsverfahren nutzen. Nicht MWST-pflichtige Firmen und Privatpersonen sind vom Verfahren ausgeschlossen.
Wie lange dauert die Bearbeitung des Erstattungsantrags?
Die österreichische Finanzverwaltung hat grundsätzlich vier Monate Zeit für die Bearbeitung. In der Praxis dauert es jedoch häufig 6 bis 12 Monate, insbesondere wenn Rückfragen gestellt werden. Bei Quartalsanträgen kann die Bearbeitung etwas schneller erfolgen.
Welche Belege brauche ich für die österreichische MWST-Rückerstattung?
Sie benötigen Originalrechnungen (bzw. lesbare Kopien) mit vollständigen Angaben: Name und Adresse des Leistungserbringers, österreichische UID-Nummer, Leistungsbeschreibung, Rechnungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag in EUR. Kassenzettel ohne diese Angaben werden nicht akzeptiert.
Kann ich die österreichische MWST auch für Restaurantbesuche zurückfordern?
Teilweise. In Österreich ist der Vorsteuerabzug für Bewirtungsaufwand auf 50 % beschränkt. Sie können also nur die Hälfte der auf Restaurantrechnungen ausgewiesenen Umsatzsteuer zurückfordern, sofern der Restaurantbesuch betrieblich veranlasst war.