MWST Rückerstattung Österreich für Schweizer Firmen: Fristen, Belege und FinanzOnline
Schweizer Unternehmen, deren Mitarbeitende regelmässig nach Österreich reisen, zahlen auf Hotelübernachtungen, Geschäftsessen und Mietwagen österreichische Umsatzsteuer (USt). Diese Steuer ist für Drittstaaten-Unternehmen ohne österreichische UID-Nummer nicht als Vorsteuer abziehbar, kann aber über ein spezielles Erstattungsverfahren zurückgefordert werden. Wer den Antrag nicht stellt oder Fristen verpasst, verschenkt je nach Reiseaufkommen mehrere tausend Franken pro Jahr.
Diese Anleitung führt Sie in 6 Schritten durch den gesamten Prozess der österreichischen MWST-Rückerstattung, von der Prüfung der Voraussetzungen bis zur Auszahlung.
01.Rechtsgrundlage: Drittstaaten-Verfahren nach der 13. EU-Richtlinie
Für Schweizer Firmen gilt nicht das innereuropäische Erstattungsverfahren nach der 8. EU-Richtlinie (Richtlinie 2008/9/EG), das ausschliesslich EU-ansässigen Unternehmen vorbehalten ist. Stattdessen kommt das Drittstaaten-Verfahren gemäss der 13. EU-Richtlinie (Richtlinie 86/560/EWG) zur Anwendung. In Österreich ist dieses Verfahren in § 3 Abs. 3 der Verordnung BGBl. Nr. 279/1995 geregelt.
Der wesentliche Unterschied: Während EU-Unternehmen ihren Antrag elektronisch über ein einheitliches EU-Portal im Sitzstaat stellen, müssen Schweizer Firmen den Antrag direkt beim zuständigen österreichischen Finanzamt einreichen. Zuständig ist ausschliesslich das Finanzamt Graz-Stadt, unabhängig davon, wo in Österreich die Ausgaben angefallen sind.
Vergleich EU-Verfahren vs. Drittstaaten-Verfahren
02.Erstattungsfähige Ausgaben und österreichische USt-Sätze
Nicht alle in Österreich bezahlten Umsatzsteuern sind erstattungsfähig. Grundsätzlich gilt: Erstattungsfähig sind nur jene Vorsteuern, die auch ein in Österreich ansässiges Unternehmen als Vorsteuer abziehen könnte. Bewirtungskosten sind in Österreich nur zu 50 Prozent vorsteuerabzugsberechtigt, Treibstoffkosten für PKW sind vollständig ausgeschlossen.
Typische Reisekosten und Erstattungsfähigkeit
Achtung: Seit 2024 gilt in Österreich für Beherbergungsleistungen ein USt-Satz von 10 Prozent. Viele Hotelrechnungen weisen Übernachtung und Frühstück separat aus. Prüfen Sie, ob die USt korrekt aufgeschlüsselt ist, bevor Sie den Antrag stellen.
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Mehr erfahren →03.MWST-Rückerstattung aus Österreich: Schritt für Schritt
Der folgende Ablauf beschreibt den vollständigen Prozess von der Voraussetzungsprüfung bis zur Auszahlung. Planen Sie insbesondere für die Erstregistrierung bei FinanzOnline genügend Vorlaufzeit ein, da die Freischaltung mehrere Wochen dauern kann.
Schritt 1: Anspruch und Voraussetzungen prüfen
Bevor Sie den Erstattungsprozess starten, prüfen Sie, ob Ihre Firma die Grundvoraussetzungen erfüllt. Das Drittstaaten-Verfahren setzt voraus, dass zwischen der Schweiz und Österreich Gegenseitigkeit besteht, was der Fall ist. Ihre Firma muss zudem in der Schweiz MWST-pflichtig sein und darf in Österreich weder einen Sitz noch eine Betriebsstätte haben.
- MWST-Pflicht in der Schweiz: Ihre Firma muss im MWST-Register der ESTV eingetragen sein. Nicht registrierte Unternehmen haben keinen Erstattungsanspruch.
- Kein Sitz oder Betriebsstätte in Österreich: Firmen mit österreichischer UID-Nummer ziehen die Vorsteuer direkt in ihrer österreichischen USt-Erklärung ab und nutzen nicht das Erstattungsverfahren.
- Keine steuerpflichtigen Umsätze in Österreich: Wer in Österreich steuerbare Lieferungen oder Leistungen erbringt, muss sich dort registrieren und den regulären Vorsteuerabzug nutzen.
- Mindestbetrag erreicht: Der Erstattungsbetrag muss mindestens EUR 400 betragen, wenn der Antragszeitraum kürzer als ein Kalenderjahr ist. Für Ganzjahresanträge gilt ein Minimum von EUR 50.
Schritt 2: Unternehmerbescheinigung bei der ESTV beantragen
Für den Erstattungsantrag benötigen Sie eine Unternehmerbescheinigung (auch: Bescheinigung der Unternehmereigenschaft). Dieses Dokument bestätigt, dass Ihre Firma in der Schweiz als Mehrwertsteuerpflichtige registriert ist. Die Bescheinigung wird von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) ausgestellt.
Beantragen Sie die Bescheinigung schriftlich oder über das ESTV-Portal. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel ein bis zwei Wochen. Die Bescheinigung muss im Original vorliegen und darf zum Zeitpunkt der Antragstellung nicht älter als ein Jahr sein. Bestellen Sie die Bescheinigung rechtzeitig vor der Antragsfrist am 30. Juni.
Wichtig: Österreich akzeptiert ausschliesslich Unternehmerbescheinigungen, die den Namen, die Adresse, die MWST-Nummer und den Gültigkeitszeitraum der Firma enthalten. Unvollständige Bescheinigungen führen regelmässig zur Ablehnung des gesamten Antrags.
Schritt 3: Originalbelege sammeln und auf Vollständigkeit prüfen
Sammeln Sie alle Originalrechnungen aus Österreich, auf denen Umsatzsteuer separat ausgewiesen ist. Österreich verlangt im Drittstaaten-Verfahren die Einreichung von Originalbelegen. Kopien oder Scans allein genügen nicht. Die Belege müssen den Anforderungen des österreichischen Umsatzsteuergesetzes (§ 11 UStG) entsprechen.
- Pflichtangaben auf der Rechnung: Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, UID-Nummer des Leistenden, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Nettobetrag, USt-Satz und USt-Betrag.
- Kleinbetragsrechnungen bis EUR 400: Bei Rechnungen bis EUR 400 brutto genügen vereinfachte Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und USt-Satz. Die UID-Nummer des Empfängers ist nicht erforderlich.
- Hotelrechnungen: Achten Sie darauf, dass Übernachtung und Verpflegung getrennt ausgewiesen sind. Pauschalrechnungen ohne Aufschlüsselung erschweren die Erstattung, da unterschiedliche USt-Sätze gelten.
- Restaurantbelege: Bewirtungsbelege müssen den geschäftlichen Anlass erkennen lassen. Notieren Sie auf der Rückseite den Anlass und die bewirteten Personen, bevor Sie den Beleg einreichen.
Sortieren Sie die Belege chronologisch und nummerieren Sie sie fortlaufend. Diese Nummerierung muss mit der Aufstellung im Erstattungsantrag übereinstimmen. Fehlende oder unleserliche Belege werden vom Finanzamt Graz-Stadt nicht nachgefordert, sondern führen zur Kürzung des Erstattungsbetrags.
Schritt 4: Zugang zu FinanzOnline einrichten
Seit 2020 müssen auch Drittstaaten-Unternehmen den Erstattungsantrag elektronisch über das österreichische Portal FinanzOnline (finanzonline.bmf.gv.at) einreichen. Papieranträge werden nicht mehr akzeptiert. Für die Erstregistrierung benötigen Sie eine österreichische Steuernummer, die das Finanzamt Graz-Stadt auf Antrag zuteilt.
Die Erstregistrierung bei FinanzOnline erfolgt in zwei Schritten: Zuerst beantragen Sie beim Finanzamt Graz-Stadt schriftlich eine Steuernummer für Ihr Unternehmen. Anschliessend registrieren Sie sich mit dieser Steuernummer bei FinanzOnline. Die Zugangsdaten werden per Post an Ihre Schweizer Geschäftsadresse zugestellt. Rechnen Sie mit einer Gesamtdauer von drei bis sechs Wochen für den Erstregistrierungsprozess.
Alternativ können Sie einen in Österreich ansässigen steuerlichen Vertreter (Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer) bevollmächtigen, der den Antrag über seinen eigenen FinanzOnline-Zugang für Sie einreicht. Dies ist insbesondere bei der erstmaligen Antragstellung empfehlenswert, da der Vertreter mit den Formularanforderungen vertraut ist.
Schritt 5: Erstattungsantrag elektronisch einreichen
Melden Sie sich bei FinanzOnline an und wählen Sie das Formular U5 (Antrag auf Erstattung der Umsatzsteuer für Drittstaaten-Unternehmer). Füllen Sie den Antrag sorgfältig aus und laden Sie die eingescannten Belege als PDF hoch. Die Originalbelege müssen Sie zusätzlich per Post an das Finanzamt Graz-Stadt senden.
- Antragszeitraum: Der Antrag kann einen Zeitraum von mindestens drei Monaten bis maximal einem Kalenderjahr umfassen. Für das vierte Quartal oder den Rest des Jahres darf der Zeitraum auch kürzer als drei Monate sein.
- Frist: Der Antrag muss bis spätestens 30. Juni des auf den Erstattungszeitraum folgenden Jahres eingereicht sein. Für Ausgaben des Jahres 2025 ist der Stichtag der 30. Juni 2026. Diese Frist ist nicht verlängerbar.
- Bankverbindung: Geben Sie ein Bankkonto an, auf das die Erstattung überwiesen werden soll. Ein österreichisches Konto ist nicht erforderlich; die Auszahlung erfolgt auch auf Schweizer Bankkonten in EUR.
- Postversand der Originale: Senden Sie die Originalbelege und die Unternehmerbescheinigung im Original per Einschreiben an: Finanzamt Graz-Stadt, Conrad-von-Hötzendorf-Strasse 14-18, 8010 Graz, Österreich.
Bewahren Sie eine vollständige Kopie aller eingereichten Unterlagen auf. Die Originalbelege werden nach Abschluss des Verfahrens vom Finanzamt zurückgesendet, allerdings kann dies mehrere Monate dauern.
Schritt 6: Bescheid prüfen und Auszahlung abwarten
Das Finanzamt Graz-Stadt prüft den Antrag und erlässt einen Erstattungsbescheid. Die Bearbeitungsdauer beträgt in der Regel drei bis sechs Monate, kann aber in Einzelfällen länger dauern. Österreich ist verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Eingang eines vollständigen Antrags zu entscheiden.
Prüfen Sie den Bescheid sorgfältig. Wurde der Erstattungsbetrag gekürzt, enthält der Bescheid eine Begründung. Häufige Gründe für Kürzungen sind fehlende Belege, nicht erstattungsfähige Ausgaben oder formale Mängel auf Rechnungen. Gegen einen ablehnenden oder gekürzten Bescheid können Sie innerhalb eines Monats Beschwerde beim Bundesfinanzgericht einlegen.
Die Auszahlung erfolgt nach Rechtskraft des Bescheids auf das im Antrag angegebene Bankkonto. Verbuchen Sie die Erstattung in Ihrer Schweizer Buchhaltung als Ertrag oder als Reduktion des ursprünglichen Aufwands, je nach gewählter Verbuchungsmethode.
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Antragsfrist am 30. Juni verpasst
Die Frist für das Drittstaaten-Verfahren endet am 30. Juni des Folgejahres und ist nicht verlängerbar. Wer diesen Termin verpasst, verliert den Erstattungsanspruch für das gesamte Kalenderjahr unwiderruflich. Tragen Sie die Frist fest in Ihren Finanzkalender ein und beginnen Sie spätestens im März mit der Vorbereitung.
Fehler 2: Unternehmerbescheinigung fehlt oder ist abgelaufen
Ohne gültige Unternehmerbescheinigung der ESTV wird der Antrag vom Finanzamt Graz-Stadt abgelehnt. Die Bescheinigung darf bei Einreichung nicht älter als ein Jahr sein. Bestellen Sie jährlich eine neue Bescheinigung rechtzeitig vor der Antragsfrist.
Fehler 3: Kopien statt Originalbelege eingereicht
Österreich verlangt im Drittstaaten-Verfahren zwingend Originalrechnungen. Eingescannte Belege oder Fotokopien werden nicht akzeptiert und führen zur Kürzung oder Ablehnung. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden an, Originalbelege aus Österreich immer aufzubewahren und nicht nur digital zu erfassen.
Fehler 4: Nicht erstattungsfähige Ausgaben beantragt
Treibstoffkosten für PKW sind in Österreich vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, und Bewirtungskosten sind nur zu 50 Prozent erstattungsfähig. Wer den vollen USt-Betrag für Restaurantbelege oder Tankquittungen beantragt, riskiert eine Kürzung und verzögert die Bearbeitung des gesamten Antrags.
Fehler 5: Rechnungen ohne korrekte USt-Angaben
Rechnungen, auf denen der USt-Betrag nicht separat ausgewiesen ist oder die keine UID-Nummer des Leistenden enthalten, werden vom Finanzamt nicht anerkannt. Prüfen Sie jeden Beleg vor der Einreichung auf die Pflichtangaben gemäss § 11 UStG und fordern Sie bei Mängeln rechtzeitig eine korrigierte Rechnung an.
05.Häufige Fragen
Wie hoch ist der Mindestbetrag für die MWST-Rückerstattung aus Österreich?
Für Anträge, die einen Zeitraum von weniger als einem Kalenderjahr abdecken, beträgt der Mindesterstattungsbetrag EUR 400. Für Ganzjahresanträge, die das gesamte Kalenderjahr umfassen, liegt das Minimum bei EUR 50. Wird der Mindestbetrag nicht erreicht, können Sie Belege aus mehreren Quartalen in einem Jahresantrag zusammenfassen.
Kann ich die österreichische USt auf Hotelrechnungen vollständig zurückfordern?
Ja, die USt auf Hotelübernachtungen ist vollständig erstattungsfähig. Der USt-Satz für Beherbergungsleistungen beträgt in Österreich 10 Prozent. Achten Sie darauf, dass Übernachtung und Verpflegung auf der Rechnung getrennt ausgewiesen sind, da für Restaurantleistungen nur 50 Prozent der USt erstattet werden.
Brauche ich einen österreichischen Steuerberater für den Erstattungsantrag?
Ein österreichischer Steuerberater ist nicht zwingend erforderlich, aber empfehlenswert, insbesondere bei der erstmaligen Antragstellung. Der Steuerberater kann als bevollmächtigter Vertreter den Antrag über seinen FinanzOnline-Zugang einreichen und kennt die formalen Anforderungen des Finanzamts Graz-Stadt. Dies spart Ihnen die mehrwöchige Erstregistrierung bei FinanzOnline.
Wie lange dauert die Bearbeitung des Erstattungsantrags in Österreich?
Die Bearbeitungsdauer beträgt in der Regel drei bis sechs Monate ab Eingang des vollständigen Antrags. Österreich ist verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten zu entscheiden. Bei unvollständigen Anträgen oder Rückfragen kann sich die Bearbeitung verlängern.
Werden die Originalbelege nach der Prüfung zurückgeschickt?
Ja, das Finanzamt Graz-Stadt sendet die Originalbelege nach Abschluss des Verfahrens zurück. Dies kann jedoch mehrere Monate dauern. Erstellen Sie vor dem Versand vollständige Kopien aller Belege für Ihre eigene Buchhaltung und senden Sie die Originale per Einschreiben, um den Versand nachverfolgen zu können.
Kann ich die österreichische USt auf Treibstoff zurückfordern?
Nein, Treibstoffkosten für PKW sind in Österreich generell vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Dies gilt sowohl für in Österreich ansässige Unternehmen als auch für Drittstaaten-Unternehmen im Erstattungsverfahren. Erstattungsfähig sind hingegen Mietwagenkosten, Taxi und Parkgebühren.