USt Rückerstattung Österreich für Schweizer Firmen: Fristen, Belege und FinanzOnline
Schweizer Unternehmen, die Mitarbeitende nach Österreich entsenden oder dort Waren und Dienstleistungen beziehen, zahlen auf viele Ausgaben 20 % österreichische Umsatzsteuer. Da sie in Österreich in der Regel nicht umsatzsteuerpflichtig sind, können sie diese Steuer nicht als Vorsteuer abziehen. Stattdessen steht ihnen das sogenannte Erstattungsverfahren für Drittstaatenunternehmen offen. Wer den Antrag nicht oder zu spät stellt, verliert den Anspruch unwiderruflich, denn die Frist ist eine Ausschlussfrist ohne Verlängerungsmöglichkeit.
Diese Anleitung führt Sie in sieben Schritten durch den gesamten Prozess: von der Prüfung der Anspruchsberechtigung über die Registrierung bei FinanzOnline bis zur Verbuchung der Erstattung und dem Vorgehen bei einer Ablehnung.
01.Voraussetzungen für die USt-Erstattung
Nicht jede Schweizer Firma kann die österreichische Umsatzsteuer zurückfordern. Das Erstattungsverfahren nach der österreichischen Umsatzsteuerrichtlinie (Verordnung BGBl. II Nr. 279/2003) richtet sich an Unternehmen aus Drittstaaten, die bestimmte Bedingungen erfüllen. Sind diese nicht gegeben, wird der Antrag vom Finanzamt Graz-Stadt ohne inhaltliche Prüfung abgelehnt.
- Kein Sitz oder Betriebsstätte in Österreich: Die antragstellende Firma darf weder einen Sitz noch eine feste Niederlassung in Österreich haben. Andernfalls wäre sie in Österreich umsatzsteuerpflichtig und müsste den Vorsteuerabzug über die reguläre USt-Erklärung geltend machen.
- Keine steuerpflichtigen Umsätze in Österreich: Im Erstattungszeitraum dürfen keine Umsätze in Österreich erbracht worden sein, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Ausnahmen gelten für bestimmte Reverse-Charge-Leistungen und innergemeinschaftliche Beförderungen.
- Unternehmereigenschaft nachgewiesen: Die Firma muss eine Unternehmerbescheinigung der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) oder der kantonalen Steuerverwaltung vorlegen. Diese Bescheinigung bestätigt, dass das Unternehmen in der Schweiz als Unternehmer im Sinne des Mehrwertsteuerrechts registriert ist.
- Gegenseitigkeit gewährleistet: Österreich erstattet die USt nur an Unternehmen aus Staaten, die österreichischen Firmen ein vergleichbares Recht einräumen. Die Schweiz erfüllt diese Gegenseitigkeitsbedingung.
- Mindesterstattungsbetrag erreicht: Der beantragte Betrag muss mindestens EUR 400 pro Kalenderjahr betragen. Bei Anträgen, die einen Zeitraum von mindestens drei aufeinanderfolgenden Kalendermonaten umfassen, liegt die Schwelle bei EUR 50.
02.Welche Ausgaben erstattungsfähig sind
Nicht auf alle in Österreich bezahlten Ausgaben kann die USt zurückgefordert werden. Die Erstattungsfähigkeit richtet sich nach den österreichischen Vorsteuerabzugsregeln. Bestimmte Kategorien sind ganz oder teilweise ausgeschlossen.
Erstattungsfähigkeit nach Ausgabenkategorie
Für Hotelübernachtungen gilt in Österreich der ermässigte Satz von 10 %. Frühstück, das separat auf der Rechnung ausgewiesen wird, unterliegt ebenfalls 10 %. Achten Sie darauf, dass die Rechnung den USt-Betrag korrekt ausweist, da pauschale Angaben wie inklusive Steuern nicht ausreichen.
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Mehr erfahren →03.USt-Erstattung in Österreich beantragen: Schritt für Schritt
Der Erstattungsprozess erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und die Einhaltung formaler Anforderungen. Die folgenden sieben Schritte decken den gesamten Ablauf ab, von der Erstregistrierung bis zur Verbuchung der Erstattung in Ihrer Schweizer Buchhaltung.
Schritt 1: Anspruchsberechtigung und Erstattungspotenzial prüfen
Bevor Sie den administrativen Aufwand einer Registrierung auf sich nehmen, sollten Sie prüfen, ob Ihr Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt und ob der Erstattungsbetrag den Mindestbetrag von EUR 400 pro Kalenderjahr erreicht. Sammeln Sie dazu alle österreichischen Rechnungen des betreffenden Zeitraums und addieren Sie die ausgewiesenen USt-Beträge.
- Prüfen Sie, ob Ihre Firma im Erstattungszeitraum keine steuerpflichtigen Umsätze in Österreich erbracht hat.
- Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens als Leistungsempfänger tragen.
- Rechnen Sie die USt-Beträge zusammen und prüfen Sie, ob der Mindestbetrag von EUR 400 (Jahresantrag) bzw. EUR 50 (Quartalsantrag) erreicht wird.
- Klären Sie, ob die Ausgabenkategorien erstattungsfähig sind. PKW-Kosten und reine Bewirtungskosten ohne Geschäftszweck sind ausgeschlossen.
Schritt 2: Unternehmerbescheinigung bei der ESTV anfordern
Für den Erstattungsantrag benötigen Sie eine aktuelle Unternehmerbescheinigung, die bestätigt, dass Ihre Firma in der Schweiz als Unternehmen im Sinne des Mehrwertsteuerrechts registriert ist. Die Bescheinigung stellt die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) oder Ihre kantonale Steuerverwaltung aus. Sie muss im Original oder als beglaubigte Kopie vorliegen und darf nicht älter als ein Jahr sein.
Beantragen Sie die Bescheinigung frühzeitig, da die Bearbeitungszeit bei der ESTV mehrere Wochen betragen kann. Die Bescheinigung muss den Erstattungszeitraum abdecken. Wenn Sie regelmässig Erstattungen beantragen, empfiehlt es sich, jährlich eine neue Bescheinigung anzufordern.
Schritt 3: FinanzOnline-Zugang beantragen und einrichten
Seit 2020 müssen Erstattungsanträge von Drittstaatenunternehmen elektronisch über das österreichische Portal FinanzOnline eingereicht werden. Papieranträge werden nicht mehr akzeptiert. Für die Erstregistrierung benötigen Sie ein spezielles Formular, das Sie beim Finanzamt Graz-Stadt anfordern oder von der Website des Bundesministeriums für Finanzen herunterladen können.
- Registrierungsformular ausfüllen: Laden Sie das Formular FON1 (Erstanmeldung für FinanzOnline) von der Website des BMF herunter. Tragen Sie die Firmendaten, die Schweizer UID-Nummer und eine gültige E-Mail-Adresse ein.
- Formular an das Finanzamt Graz-Stadt senden: Senden Sie das ausgefüllte Formular zusammen mit einem Handelsregisterauszug und der Unternehmerbescheinigung per Post an das Finanzamt Graz-Stadt, Conrad-von-Hötzendorf-Strasse 14-18, 8010 Graz, Österreich.
- Zugangsdaten erhalten und aktivieren: Nach der Bearbeitung erhalten Sie per Post die Zugangsdaten (Teilnehmer-ID, Benutzer-ID und PIN). Loggen Sie sich erstmals ein und ändern Sie das Passwort. Die Zustellung dauert erfahrungsgemäss zwei bis vier Wochen.
Beantragen Sie den FinanzOnline-Zugang rechtzeitig vor der Antragsfrist. Wenn Sie den Zugang erst kurz vor dem 30. Juni beantragen, riskieren Sie, die Frist zu versäumen. Bei technischen Problemen mit FinanzOnline bietet das BMF eine Hotline an.
Schritt 4: Belege sammeln, prüfen und digitalisieren
Alle Rechnungen, die Sie dem Erstattungsantrag beifügen, müssen den Anforderungen des österreichischen Umsatzsteuergesetzes (UStG) entsprechen. Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen führen zur Kürzung oder Ablehnung einzelner Positionen. Prüfen Sie jede Rechnung vor dem Upload auf die folgenden Pflichtangaben.
Pflichtangaben auf österreichischen Rechnungen
Scannen Sie alle Belege in guter Qualität als PDF oder JPEG. Die Dateigrösse pro Beleg darf bei FinanzOnline 5 MB nicht überschreiten. Benennen Sie die Dateien systematisch, zum Beispiel mit Rechnungsdatum und Lieferantenname, um die Zuordnung zu erleichtern. Bewahren Sie die Originalbelege mindestens sieben Jahre auf, da das Finanzamt diese nachfordern kann.
Schritt 5: Erstattungsantrag U5 über FinanzOnline einreichen
Der eigentliche Erstattungsantrag erfolgt über das Formular U5 in FinanzOnline. Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein und navigieren Sie zum Bereich Eingaben, dann Anträge, dann Vorsteuererstattung. Dort wählen Sie den Erstattungszeitraum und erfassen die einzelnen Rechnungspositionen.
- Erstattungszeitraum festlegen: Wählen Sie den Zeitraum, für den Sie die Erstattung beantragen. Möglich sind Quartalsanträge (mindestens drei aufeinanderfolgende Monate, Mindestbetrag EUR 50) oder ein Jahresantrag (Mindestbetrag EUR 400). Der Zeitraum muss innerhalb eines Kalenderjahres liegen.
- Rechnungspositionen erfassen: Geben Sie für jede Rechnung den Lieferanten, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, den Nettobetrag, den USt-Satz und den USt-Betrag ein. Ordnen Sie jede Position der passenden Ausgabenkategorie zu (z. B. Treibstoff, Beherbergung, Messe).
- Belege hochladen: Laden Sie die digitalisierten Belege zu den jeweiligen Positionen hoch. Jeder Beleg muss der entsprechenden Rechnungsposition zugeordnet sein.
- Unternehmerbescheinigung beifügen: Fügen Sie die aktuelle Unternehmerbescheinigung der ESTV als Scan bei. Bei Folgeanträgen im selben Kalenderjahr kann auf eine erneute Einreichung verzichtet werden, sofern die bestehende Bescheinigung noch gültig ist.
- Bankverbindung angeben: Geben Sie ein Bankkonto an, auf das die Erstattung überwiesen werden soll. Es kann ein Schweizer Konto in EUR oder CHF sein. Beachten Sie, dass die Erstattung in EUR erfolgt.
- Antrag absenden: Prüfen Sie alle Angaben und senden Sie den Antrag elektronisch ab. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit einer Referenznummer, die Sie für Rückfragen aufbewahren sollten.
Die Antragsfrist ist der 30. Juni des auf den Erstattungszeitraum folgenden Kalenderjahres. Für Ausgaben des Jahres 2025 muss der Antrag also spätestens am 30. Juni 2026 eingereicht sein. Diese Frist ist eine Ausschlussfrist: Ein verspäteter Antrag wird ohne Ausnahme abgelehnt, auch wenn alle anderen Voraussetzungen erfüllt sind.
Schritt 6: Bearbeitungsstand verfolgen und auf Rückfragen reagieren
Nach der Einreichung bearbeitet das Finanzamt Graz-Stadt den Antrag. Die gesetzliche Bearbeitungsfrist beträgt sechs Monate ab Eingang des vollständigen Antrags. In der Praxis dauert die Bearbeitung erfahrungsgemäss vier bis sechs Monate. Den aktuellen Status können Sie jederzeit in FinanzOnline unter dem Menüpunkt Abfragen einsehen.
Das Finanzamt kann während der Bearbeitung zusätzliche Unterlagen anfordern, etwa fehlende Belege, eine aktualisierte Unternehmerbescheinigung oder Erläuterungen zum Geschäftszweck einzelner Ausgaben. Reagieren Sie auf solche Anfragen innerhalb der gesetzten Frist, die in der Regel einen Monat beträgt. Versäumen Sie die Frist, kann das Finanzamt die betroffenen Positionen ablehnen.
Schritt 7: Erstattungsbetrag prüfen und in der Buchhaltung verbuchen
Sobald das Finanzamt den Antrag bewilligt hat, wird der Erstattungsbetrag auf das angegebene Bankkonto überwiesen. Prüfen Sie den Bescheid sorgfältig: Stimmt der erstattete Betrag mit dem beantragten überein? Wurden einzelne Positionen gekürzt oder abgelehnt? Der Bescheid enthält eine detaillierte Aufstellung.
In der Schweizer Buchhaltung verbuchen Sie die Erstattung als Ertrag oder als Reduktion der ursprünglichen Aufwandkonten. Wenn Sie die österreichische USt bei der Erfassung der Originalrechnung als Aufwand gebucht haben, reduzieren Sie diesen Aufwand um den erstatteten Betrag. Beachten Sie allfällige Wechselkursdifferenzen zwischen dem Buchungszeitpunkt der Originalrechnung und dem Eingang der Erstattung.
Bewahren Sie den Erstattungsbescheid zusammen mit den zugehörigen Belegen auf. Die Aufbewahrungspflicht beträgt in der Schweiz gemäss Art. 958f OR zehn Jahre.
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Antragsfrist 30. Juni verpasst
Die Frist am 30. Juni des Folgejahres ist eine Ausschlussfrist. Wird sie auch nur um einen Tag überschritten, verfällt der gesamte Erstattungsanspruch für das betreffende Kalenderjahr unwiderruflich. Tragen Sie die Frist frühzeitig in Ihren Kalender ein und reichen Sie den Antrag mindestens zwei Wochen vorher ein, um technische Probleme abzufangen.
Fehler 2: Rechnung auf den Mitarbeitenden statt auf die Firma ausgestellt
Rechnungen, die auf den Namen eines Mitarbeitenden statt auf die Schweizer Firma lauten, werden vom Finanzamt Graz-Stadt abgelehnt. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden vor Reiseantritt an, bei der Rechnungsstellung immer den Firmennamen und die Firmenadresse anzugeben. Nachträgliche Korrekturen durch den Leistungserbringer sind möglich, aber zeitaufwändig.
Fehler 3: Fehlende oder abgelaufene Unternehmerbescheinigung
Ohne gültige Unternehmerbescheinigung wird der gesamte Antrag abgelehnt. Die Bescheinigung darf nicht älter als ein Jahr sein und muss den Erstattungszeitraum abdecken. Fordern Sie die Bescheinigung rechtzeitig bei der ESTV an und prüfen Sie das Gültigkeitsdatum vor der Einreichung.
Fehler 4: USt-Betrag nicht separat auf der Rechnung ausgewiesen
Rechnungen mit Angaben wie inklusive aller Steuern oder ohne separaten Ausweis von Nettobetrag, USt-Satz und USt-Betrag werden nicht akzeptiert. Bitten Sie den Leistungserbringer um eine korrekte Rechnung mit allen Pflichtangaben gemäss dem österreichischen UStG. Kassenbons ohne diese Angaben reichen nicht aus.
Fehler 5: Nicht erstattungsfähige Ausgaben beantragt
Wer PKW-Kosten, reine Repräsentationsaufwendungen oder andere ausgeschlossene Kategorien beantragt, riskiert nicht nur die Ablehnung dieser Positionen, sondern kann auch eine genauere Prüfung des gesamten Antrags auslösen. Prüfen Sie jede Position vorab auf Erstattungsfähigkeit und schliessen Sie nicht berechtigte Ausgaben konsequent aus.
05.Häufige Fragen
Wie lange dauert die USt-Erstattung aus Österreich für Schweizer Firmen?
Die gesetzliche Bearbeitungsfrist beträgt sechs Monate ab Eingang des vollständigen Antrags beim Finanzamt Graz-Stadt. In der Praxis erhalten die meisten Antragsteller die Erstattung innerhalb von vier bis sechs Monaten. Bei Rückfragen des Finanzamts kann sich die Dauer verlängern.
Kann ich die österreichische USt auch ohne FinanzOnline zurückfordern?
Nein. Seit 2020 ist die elektronische Einreichung über FinanzOnline für Drittstaatenunternehmen zwingend vorgeschrieben. Papieranträge werden vom Finanzamt Graz-Stadt nicht mehr bearbeitet. Die Erstregistrierung bei FinanzOnline erfordert allerdings einen einmaligen Postversand der Unterlagen.
Was passiert, wenn mein USt-Erstattungsantrag in Österreich abgelehnt wird?
Gegen einen ablehnenden Bescheid können Sie innerhalb eines Monats ab Zustellung Beschwerde beim Finanzamt Graz-Stadt einlegen. Die Beschwerde muss schriftlich begründet sein und die beanstandeten Punkte konkret adressieren. Wird die Beschwerde abgewiesen, steht der Weg zum Bundesfinanzgericht offen.
Muss ich die Originalbelege nach Österreich schicken?
Nein. Die Belege werden als Scan (PDF oder JPEG) über FinanzOnline hochgeladen. Originalbelege müssen nicht postalisch eingereicht werden. Das Finanzamt kann sie jedoch im Rahmen der Prüfung nachfordern, weshalb Sie die Originale mindestens sieben Jahre aufbewahren sollten.
Kann ich einen Quartalsantrag und später einen Jahresantrag stellen?
Ja, Sie können unterjährig Quartalsanträge stellen und am Jahresende einen ergänzenden Antrag für die verbleibenden Monate einreichen. Der Mindestbetrag für Quartalsanträge liegt bei EUR 50. Achten Sie darauf, dass sich die Zeiträume nicht überschneiden und dass der Gesamtbetrag am Jahresende mindestens EUR 400 erreicht.
In welcher Währung erfolgt die Erstattung der österreichischen USt?
Die Erstattung erfolgt in Euro auf das im Antrag angegebene Bankkonto. Sie können ein Schweizer EUR-Konto oder ein CHF-Konto angeben. Bei einem CHF-Konto nimmt die Bank die Umrechnung zum Tageskurs vor. Allfällige Wechselkursdifferenzen sind in der Buchhaltung zu berücksichtigen.