MWST auf Spesen korrekt verbuchen: Vorsteuer, Kontierung und Abrechnung
Spesen mit MWST werden getrennt verbucht – Nettobetrag auf das Aufwandkonto, Vorsteuerbetrag auf Konto 1170; Pauschalspesen ohne Beleg ohne Vorsteueranteil. Wer die Vorsteuer auf Mitarbeiterspesen nicht korrekt erfasst, verschenkt bares Geld oder riskiert bei einer ESTV-Kontrolle Nachforderungen. Dieser Leitfaden zeigt die buchhalterische Behandlung von Spesen mit MWST nach Schweizer Recht, basierend auf Art. 28 MWSTG und den aktuellen Steuersätzen 2026.
01.Grundstruktur der Spesenverbuchung mit MWST
Die buchhalterische Behandlung von Spesen hängt davon ab, ob ein Einzelbeleg mit ausgewiesener MWST vorliegt oder ob es sich um eine Pauschale handelt. Art. 28 MWSTG regelt die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug: Nur wer einen formgültigen Beleg mit MWST-Nummer, Steuersatz und Steuerbetrag vorlegen kann, darf die Vorsteuer geltend machen.
Verbuchung Effektivspesen vs. Pauschalspesen
Ist unklar, ob ein Vorsteuerabzug zulässig ist, gilt folgende Faustregel: Fehlt auf dem Beleg die MWST-Nummer des Lieferanten oder ist kein Steuerbetrag ausgewiesen, wird der Gesamtbetrag brutto auf das Aufwandkonto gebucht. Eine nachträgliche Korrektur ist möglich, sobald ein formgültiger Beleg vorliegt. Bei Unternehmen, die nach der Saldosteuersatzmethode abrechnen, entfällt der Vorsteuerabzug auf Spesen vollständig – die Vorsteuer ist bereits im Saldosteuersatz pauschal berücksichtigt.
02.MWST auf Spesen verbuchen: Schritt für Schritt
Die folgenden vier Schritte beschreiben den vollständigen Prozess von der Belegprüfung bis zur Deklaration in der MWST-Abrechnung. Die Anleitung richtet sich an Buchhalterinnen und Buchhalter, die nach der effektiven Methode abrechnen.
Schritt 1: MWST-Angaben auf dem Beleg prüfen
Bevor eine Spesenbuchung mit Vorsteuer erfolgt, muss der Beleg auf formelle Gültigkeit geprüft werden. Art. 26 MWSTG definiert die Mindestanforderungen an einen vorsteuerabzugsberechtigten Beleg. Fehlt auch nur ein Pflichtmerkmal, ist kein Vorsteuerabzug zulässig.
- MWST-Nummer: Der Beleg muss die MWST-Nummer des Lieferanten im Format CHE-123.456.789 MWST enthalten. Ohne diese Angabe ist kein Vorsteuerabzug möglich.
- Steuersatz: Der angewandte Steuersatz muss ersichtlich sein: 8.1 % (Normalsatz), 3.8 % (Beherbergung) oder 2.6 % (reduzierter Satz für Lebensmittel, Bücher etc.).
- Steuerbetrag: Der MWST-Betrag muss in Schweizer Franken ausgewiesen oder aus dem Beleg berechenbar sein.
- Leistungsbeschreibung: Art und Umfang der Leistung müssen erkennbar sein. Ein Kassenbon mit nur einer Totalsumme ohne Positionsdetails genügt bei Beträgen über CHF 400.– nicht.
Bei Kleinbeträgen bis CHF 400.– (inkl. MWST) gelten vereinfachte Anforderungen: Hier genügt ein Beleg mit MWST-Nummer und Totalbetrag, sofern der Steuersatz erkennbar ist. Belege in Fremdwährung müssen zum Tageskurs in CHF umgerechnet werden.
Schritt 2: Vorsteuerbetrag berechnen
Ist der Beleg formgültig, wird der Vorsteuerbetrag aus dem Bruttobetrag herausgerechnet. Die Formel lautet: Bruttobetrag multipliziert mit dem MWST-Satz, geteilt durch 1 plus MWST-Satz. Der Nettobetrag ergibt sich als Differenz zwischen Bruttobetrag und Vorsteuerbetrag.
Berechnungsbeispiele nach Steuersatz
Weist der Beleg den Steuerbetrag bereits separat aus, kann dieser direkt übernommen werden. Eine Nachrechnung empfiehlt sich dennoch, um Rundungsdifferenzen oder fehlerhafte Angaben zu erkennen. Differenzen von wenigen Rappen sind tolerierbar und werden in der Praxis akzeptiert.
Schritt 3: Nettobetrag und Vorsteuer verbuchen
Die Buchung erfolgt in zwei Teilen: Der Nettobetrag wird auf das sachlich zutreffende Aufwandkonto gebucht, der Vorsteuerbetrag auf Konto 1170 (Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen). Als Gegenkonto dient je nach Abrechnungsart das Konto 2000 (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen) oder das Konto 1020 (Bank), wenn die Erstattung direkt erfolgt.
Buchungsbeispiel: Geschäftsessen CHF 108.10 (8.1 % MWST)
- Reisekosten: Nettobetrag auf Konto 6500 (Reisespesen), Vorsteuer auf 1170.
- Verpflegung mit Beleg: Nettobetrag auf Konto 6530 (Verpflegungsspesen), Vorsteuer auf 1170.
- Büromaterial: Nettobetrag auf Konto 6500 oder 6510, Vorsteuer auf 1170.
- Pauschalspesen: Bruttobetrag direkt auf das Aufwandkonto, kein Eintrag auf 1170.
Bei der Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 1.1.2026) handelt es sich um eine Pauschale ohne Einzelbeleg. Ein Vorsteuerabzug ist hier nicht möglich. Der Gesamtbetrag wird brutto auf das Konto 6500 gebucht.
Schritt 4: Vorsteuer in der Quartalsabrechnung deklarieren
Die auf Spesen geltend gemachte Vorsteuer wird in der MWST-Abrechnung des Quartals deklariert, in dem die Zahlung an den Mitarbeitenden erfolgt ist. Die Deklaration erfolgt auf dem MWST-Abrechnungsformular unter Ziffer 400 (Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand). Der Saldo aus Konto 1170 fliesst direkt in diese Position ein.
- Abrechnungsperiode: Die Vorsteuer wird in der Periode deklariert, in der die Spesen dem Mitarbeitenden erstattet wurden (Vereinnahmungsprinzip) oder in der die Leistung bezogen wurde (Vereinbarungsprinzip).
- Ziffer 400: Vorsteuern auf Material- und Dienstleistungsaufwand inklusive Spesen werden unter Ziffer 400 des Abrechnungsformulars zusammengefasst.
- Abstimmung: Vor der Einreichung ist Konto 1170 mit den eingereichten Belegen abzustimmen. Der Saldo muss nach der Abrechnung null betragen.
- Aufbewahrung: Alle Spesenbelege sind gemäss Art. 70 MWSTG während zehn Jahren aufzubewahren. Digitale Kopien sind zulässig, sofern die Lesbarkeit gewährleistet ist.
Die Einreichungsfrist für die MWST-Abrechnung beträgt 60 Tage nach Ablauf der Abrechnungsperiode. Wer die Frist verpasst, riskiert Verzugszinsen von 4 % pro Jahr auf den geschuldeten Betrag.
Prozessübersicht
03.Häufige Fehler
Fehler 1: Vorsteuer auf Pauschalspesen geltend gemacht
Pauschalspesen wie die Verpflegungspauschale von CHF 30.– oder die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug, da kein Einzelbeleg mit MWST-Angaben vorliegt. Die ESTV korrigiert solche Abzüge bei Kontrollen rückwirkend und erhebt Verzugszinsen.
Fehler 2: Beleg ohne MWST-Nummer akzeptiert
Ein Beleg ohne gültige MWST-Nummer des Lieferanten berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug, auch wenn ein Steuerbetrag ausgewiesen ist. Mitarbeitende sollten angewiesen werden, bei fehlender MWST-Nummer einen korrigierten Beleg zu verlangen.
Fehler 3: Falschen Steuersatz angewendet
Wird ein Hotelbeleg mit 3.8 % versehentlich mit 8.1 % verbucht, entsteht ein zu hoher Vorsteuerabzug. Bei einer ESTV-Revision führt dies zu Nachforderungen. Jeder Beleg muss einzeln auf den korrekten Steuersatz geprüft werden.
Fehler 4: Vorsteuer bei Saldosteuersatzmethode separat gebucht
Unternehmen, die nach der Saldosteuersatzmethode abrechnen, dürfen keine separate Vorsteuer geltend machen. Die Vorsteuer ist im Saldosteuersatz bereits pauschal enthalten. Eine Doppelverbuchung führt zu einer Rückforderung durch die ESTV.
Fehler 5: Konto 1170 nicht quartalsweise abgestimmt
Wird das Vorsteuerkonto nicht regelmässig abgestimmt, entstehen Differenzen zwischen Buchhaltung und MWST-Abrechnung. Der Saldo von Konto 1170 muss nach jeder Quartalsabrechnung null betragen. Offene Posten deuten auf fehlende oder doppelte Buchungen hin.
04.Häufige Fragen
Kann ich die Vorsteuer auf Spesen im selben Quartal geltend machen?
Ja, die Vorsteuer auf Spesen wird in der Abrechnungsperiode deklariert, in der die Erstattung an den Mitarbeitenden erfolgt (bei Vereinnahmung) oder in der die Leistung bezogen wurde (bei Vereinbarung). Ein Aufschieben in ein späteres Quartal ist nicht vorgesehen, aber eine nachträgliche Korrektur innerhalb der Verjährungsfrist von fünf Jahren ist möglich.
Ist ein Vorsteuerabzug auf die Kilometerpauschale möglich?
Nein. Die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer ist eine Pauschale ohne Einzelbeleg. Da kein Beleg mit ausgewiesener MWST vorliegt, ist kein Vorsteuerabzug zulässig. Der Gesamtbetrag wird brutto auf das Aufwandkonto gebucht.
Welches Konto verwende ich für die Vorsteuer auf Spesen?
Die Vorsteuer auf Spesen wird auf Konto 1170 (Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen) gebucht. Dies gilt für alle Spesenkategorien wie Reisekosten, Verpflegung und Repräsentation, sofern ein formgültiger Beleg vorliegt.
Wie verbuche ich Spesen mit verschiedenen MWST-Sätzen auf einem Beleg?
Weist ein Beleg mehrere Steuersätze aus (z. B. Hotelübernachtung mit 3.8 % und Minibar mit 8.1 %), wird jede Position separat verbucht. Der Nettobetrag jeder Position geht auf das passende Aufwandkonto, die jeweilige Vorsteuer auf Konto 1170. Die meisten Buchhaltungsprogramme unterstützen Splitbuchungen.
Darf ich die Vorsteuer auf Geschäftsessen vollständig abziehen?
Ja, sofern der Beleg alle formellen Anforderungen erfüllt und das Essen geschäftlich begründet ist. Anders als in einigen EU-Ländern kennt die Schweiz keine anteilige Kürzung der Vorsteuer auf Geschäftsessen. Der volle Vorsteuerbetrag ist abzugsfähig.