MWST Spesen buchen in der Buchhaltung: Buchungsschema, Vorsteuer und Kontenplan
Wer Geschäftsspesen in der Schweizer Buchhaltung verbucht, muss die Mehrwertsteuer sauber vom Aufwand trennen. Unterbleibt diese Aufteilung, zahlt das Unternehmen zu viel Vorsteuer an die ESTV oder verzichtet umgekehrt auf berechtigte Abzüge. Beide Fehler können bei einer MWST-Revision zu Nachforderungen, Verzugszinsen und Korrekturbuchungen führen.
Diese Anleitung führt Sie in 7 Schritten durch den Prozess: von der Prüfung der Vorsteuer-Voraussetzungen über das korrekte Buchungsschema bis zur Abstimmung des Vorsteuerkontos und der MWST-Abrechnung.
01.Rechtliche Grundlagen des Vorsteuerabzugs auf Spesen
Der Vorsteuerabzug auf Geschäftsspesen ist im Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) geregelt. Gemäss Art. 28 MWSTG darf ein steuerpflichtiges Unternehmen die ihm in Rechnung gestellte Vorsteuer abziehen, sofern die Aufwendungen für steuerbare Leistungen verwendet werden. Für Spesen bedeutet das: Nur wenn der Beleg die formellen Anforderungen erfüllt und die Ausgabe geschäftlich begründet ist, darf die Vorsteuer geltend gemacht werden.
- Art. 28 MWSTG: Grundsatz des Vorsteuerabzugs: Vorsteuer darf abgezogen werden, wenn die Leistung für steuerbare Umsätze verwendet wird.
- Art. 29 MWSTG: Formelle Voraussetzungen: Der Beleg muss Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag enthalten.
- Art. 33 MWSTG: Ausschlüsse vom Vorsteuerabzug: Kein Abzug bei Aufwendungen für von der Steuer ausgenommene Leistungen (z. B. bestimmte Finanzdienstleistungen).
- Pauschale Spesen: Bei Pauschalentschädigungen (z. B. Verpflegungspauschale CHF 30.00/Tag, Kleinspesenpauschale CHF 20.00/Tag) fehlt ein Einzelbeleg mit ausgewiesener MWST. Ein Vorsteuerabzug ist daher ausgeschlossen.
Unternehmen, die nach der Saldosteuersatzmethode abrechnen, berechnen die geschuldete Steuer pauschal auf dem Umsatz. Ein separater Vorsteuerabzug auf Spesen entfällt bei dieser Methode vollständig. Die nachfolgenden Buchungsschritte gelten daher primär für Unternehmen mit effektiver Abrechnungsmethode.
02.Relevante Konten im Schweizer KMU-Kontenrahmen
Für die korrekte Verbuchung von Spesen mit MWST sind im KMU-Kontenrahmen (Kontenrahmen KMU nach Walter Sterchi) mehrere Konten relevant. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Konten, die bei Spesenbuchungen regelmässig angesprochen werden.
Wichtige Konten für Spesenbuchungen mit MWST
In der Praxis verwenden viele KMU ein Sammelkonto (z. B. 6500 Reise- und Repräsentationsaufwand) für alle Spesen. Für eine aussagekräftige Kostenstellenrechnung und eine saubere MWST-Abstimmung empfiehlt sich jedoch die direkte Zuweisung auf spezifische Unterkonten. So lassen sich Spesenarten mit unterschiedlichen MWST-Sätzen (z. B. Verpflegung 8.1 %, Hotelübernachtung 3.8 %) einfacher kontrollieren.
Spesenbuchungen mit automatischer MWST-Erkennung erfassen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.MWST-Spesen korrekt buchen: Schritt für Schritt
Die folgenden sieben Schritte decken den gesamten Prozess ab: von der Belegprüfung über die Buchungserfassung bis zur MWST-Abrechnung. Halten Sie Ihren Kontenplan, die Spesenbelege und Zugang zu Ihrer Buchhaltungssoftware bereit.
Schritt 1: Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug prüfen
Bevor Sie eine Spesenbuchung mit Vorsteuer erfassen, prüfen Sie jeden Beleg auf die formellen Anforderungen gemäss Art. 29 MWSTG. Fehlt auch nur ein Pflichtbestandteil, darf die Vorsteuer nicht abgezogen werden. Die ESTV streicht bei Revisionen regelmässig Vorsteuerabzüge auf unvollständigen Belegen.
- Name und Adresse des Leistungserbringers: Der Lieferant oder Dienstleister muss auf dem Beleg eindeutig identifizierbar sein.
- MWST-Nummer des Leistungserbringers: Die Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST muss auf dem Beleg stehen. Prüfen Sie die Nummer im MWST-Register der ESTV.
- Datum und Art der Leistung: Der Beleg muss das Leistungsdatum und eine Beschreibung der erbrachten Leistung enthalten.
- Entgelt und Steuerbetrag: Der Bruttobetrag, der anwendbare Steuersatz und der Steuerbetrag müssen separat ausgewiesen sein.
- Geschäftliche Verwendung: Die Ausgabe muss für die steuerbaren Umsätze des Unternehmens verwendet werden. Private Anteile sind auszuscheiden.
Bei Kleinbeträgen bis CHF 400.00 (inkl. MWST) gelten vereinfachte Anforderungen: Hier genügt eine Quittung mit MWST-Nummer, Datum, Leistungsbeschreibung und Bruttobetrag mit Hinweis auf den Steuersatz. Name des Leistungsempfängers ist bei Kleinbeträgen nicht zwingend.
Schritt 2: Spesen nach MWST-Satz klassieren
Sortieren Sie die geprüften Belege nach dem anwendbaren MWST-Satz. In der Schweiz gelten seit 2024 drei Steuersätze, die bei Spesen unterschiedlich häufig vorkommen. Eine saubere Klassierung ist Voraussetzung für die korrekte Buchung und die spätere MWST-Abrechnung.
MWST-Sätze und typische Spesenarten (Stand 2026)
Achten Sie bei Hotelrechnungen besonders auf die Aufteilung: Übernachtung wird mit 3.8 % besteuert, Frühstück und Minibar hingegen mit 8.1 %. Viele Hotels weisen die Sätze bereits getrennt aus. Falls nicht, fragen Sie eine aufgeschlüsselte Rechnung an.
Schritt 3: Kontenstruktur im KMU-Kontenrahmen einrichten
Bevor Sie die erste Buchung erfassen, stellen Sie sicher, dass Ihr Kontenplan die nötigen Konten enthält. Im KMU-Kontenrahmen sind die Spesenkonten in der Kontenklasse 6 (Übriger betrieblicher Aufwand) angesiedelt. Das Vorsteuerkonto 1170 gehört zur Kontenklasse 1 (Umlaufvermögen).
- Vorsteuerkonto einrichten: Prüfen Sie, ob Konto 1170 (Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen) in Ihrem Kontenplan aktiv ist. In manchen Buchhaltungsprogrammen existiert zusätzlich Konto 1171 (Vorsteuer auf Investitionen) für Anlagegüter.
- Aufwandkonten differenzieren: Legen Sie separate Aufwandkonten für Reisespesen (6500), Fahrzeugaufwand (6510), Repräsentation (6530) und Kleinspesen (6570) an. So können Sie die MWST-Sätze pro Kategorie einfacher kontrollieren.
- Steuercodes konfigurieren: Richten Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware die Steuercodes für Vorsteuer ein: VSt 8.1 %, VSt 3.8 % und VSt 2.6 %. Die Software berechnet dann bei Eingabe des Bruttobeitrags automatisch die Vorsteuer.
- Sammelkonto vs. Einzelkonten: Ein Sammelkonto (z. B. nur 6500) vereinfacht die Buchung, erschwert aber die Kontrolle. Einzelkonten bieten mehr Transparenz und erleichtern die MWST-Abstimmung am Quartalsende.
Schritt 4: Buchungssatz mit Vorsteuer-Splitting erstellen
Der zentrale Schritt: Jede Spesenbuchung mit Vorsteuerabzug besteht aus einem Splitting in drei Konten. Der Bruttobetrag wird in den Nettoaufwand und die Vorsteuer aufgeteilt. Das Gegenkonto ist entweder das Kreditorenkonto (wenn die Erstattung noch aussteht) oder direkt das Bankkonto (bei sofortiger Zahlung).
Beispiel: Ein Mitarbeiter reicht eine Restaurantquittung über CHF 54.05 (inkl. 8.1 % MWST) ein. Der Nettobetrag beträgt CHF 50.00, die Vorsteuer CHF 4.05.
Buchungssatz Restaurantspesen CHF 54.05 (inkl. 8.1 % MWST)
Bei der Auszahlung an den Mitarbeitenden folgt der zweite Buchungssatz: Kreditoren (Soll) an Bank (Haben) über CHF 54.05. Wird die Spese direkt ausbezahlt, entfällt der Umweg über das Kreditorenkonto, und Sie buchen direkt Aufwand und Vorsteuer an Bank.
Buchungssatz bei direkter Auszahlung (ohne Kreditorenkonto)
Die Berechnung der Vorsteuer aus dem Bruttobetrag erfolgt mit der Formel: Vorsteuer = Bruttobetrag x Steuersatz / (100 + Steuersatz). Für 8.1 %: CHF 54.05 x 8.1 / 108.1 = CHF 4.05. Für 3.8 %: Bruttobetrag x 3.8 / 103.8.
Schritt 5: Verschiedene Spesenarten korrekt verbuchen
Nicht jede Spesenart wird gleich gebucht. Die folgenden Beispiele zeigen die korrekte Verbuchung der häufigsten Spesenarten in Schweizer KMU. Achten Sie jeweils auf den richtigen MWST-Satz und das passende Aufwandkonto.
Buchungsbeispiele für typische Spesenarten
Wichtig: Bei der Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 1.1.2026) handelt es sich um eine Pauschalentschädigung gemäss Spesenreglement. Da kein Einzelbeleg mit ausgewiesener MWST vorliegt, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Dasselbe gilt für die Verpflegungspauschale und die Kleinspesenpauschale.
Schritt 6: Vorsteuerkonto periodisch abstimmen
Das Vorsteuerkonto 1170 muss regelmässig abgestimmt werden, idealerweise bei jedem MWST-Abrechnungszeitraum (quartalsweise oder halbjährlich). Bei der Abstimmung vergleichen Sie den Saldo auf Konto 1170 mit den in der MWST-Abrechnung deklarierten Vorsteuerbeträgen.
- Kontrollsumme bilden: Addieren Sie alle Vorsteuerbeträge der Periode aus den Spesenbuchungen. Dieser Betrag muss mit dem Saldo auf Konto 1170 übereinstimmen (zusammen mit der Vorsteuer aus anderen Einkäufen).
- Steuersätze einzeln prüfen: Lassen Sie sich in der Buchhaltungssoftware die Vorsteuer nach Steuersatz aufschlüsseln. So erkennen Sie, ob ein Beleg mit dem falschen Satz gebucht wurde.
- Differenzen klären: Häufige Ursachen für Differenzen: Beleg ohne Vorsteuer gebucht, falscher Steuersatz verwendet, Bruttobetrag statt Nettobetrag auf Aufwandkonto gebucht.
- Konto nach Deklaration ausgleichen: Nach Einreichung der MWST-Abrechnung wird das Vorsteuerkonto 1170 gegen das MWST-Abrechnungskonto (z. B. 2200) ausgeglichen. Der Saldo auf 1170 muss danach null betragen.
Schritt 7: MWST-Abrechnung vorbereiten und einreichen
Die Vorsteuer aus Spesenbuchungen fliesst in die MWST-Abrechnung ein, die quartalsweise (oder halbjährlich) bei der ESTV eingereicht wird. Die Vorsteuer auf Spesen wird zusammen mit der Vorsteuer aus anderen Einkäufen in Ziffer 400 der MWST-Abrechnung deklariert.
- Ziffer 400 der MWST-Abrechnung: Hier tragen Sie die gesamte Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand ein, inklusive der Vorsteuer aus Spesenbuchungen.
- Belege aufbewahren: Alle Spesenbelege müssen gemäss Art. 958f OR während 10 Jahren aufbewahrt werden. Digitale Kopien sind zulässig, sofern sie den Anforderungen der GeBüV entsprechen.
- Frist einhalten: Die MWST-Abrechnung muss innerhalb von 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode bei der ESTV eingereicht werden.
Buchhaltungssoftware wie Bexio oder AbaNinja erstellt die MWST-Abrechnung weitgehend automatisch aus den gebuchten Belegen. Voraussetzung ist, dass die Steuercodes bei jeder Buchung korrekt gesetzt wurden. Prüfen Sie vor der Einreichung stichprobenartig, ob die Software die Vorsteuer aus Spesenbuchungen korrekt in Ziffer 400 übernommen hat.
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Gesamtbetrag als Aufwand buchen ohne Vorsteuer-Splitting
Der häufigste Fehler: Der Bruttobetrag wird vollständig auf das Aufwandkonto gebucht, ohne die Vorsteuer auf Konto 1170 auszuscheiden. Das Unternehmen verzichtet damit auf den berechtigten Vorsteuerabzug und zahlt effektiv zu viel. Korrektur: Jede Spesenbuchung mit MWST-Beleg muss in Nettobetrag und Vorsteuer aufgeteilt werden.
Fehler 2: Falschen MWST-Satz auf Spesenbeleg anwenden
Hotelübernachtungen werden mit 8.1 % statt 3.8 % gebucht oder Verpflegung mit dem reduzierten Satz. Dies führt zu falschen Vorsteuerbeträgen und Differenzen in der MWST-Abrechnung. Prüfen Sie den auf dem Beleg ausgewiesenen Steuersatz und übernehmen Sie diesen exakt in die Buchung.
Fehler 3: Vorsteuerabzug auf Pauschalen ohne Einzelbeleg
Bei Verpflegungspauschalen (CHF 30.00/Tag), Kleinspesenpauschalen (CHF 20.00/Tag) oder Kilometerpauschalen (CHF 0.75/km) wird fälschlicherweise Vorsteuer gebucht. Da kein Einzelbeleg mit ausgewiesener MWST vorliegt, ist der Vorsteuerabzug unzulässig. Die ESTV korrigiert solche Abzüge bei Revisionen systematisch.
Fehler 4: Beleg ohne MWST-Nummer des Lieferanten akzeptieren
Fehlt die MWST-Nummer auf dem Beleg, ist der Vorsteuerabzug formell nicht zulässig (Art. 29 MWSTG). Mitarbeitende sollten angewiesen werden, bei fehlender MWST-Nummer eine vollständige Rechnung anzufordern. Quittungen von nicht MWST-pflichtigen Anbietern (z. B. Kleinunternehmen unter CHF 100'000 Umsatz) berechtigen grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug.
Fehler 5: Vorsteuerkonto nicht periodisch abstimmen
Wird Konto 1170 nicht regelmässig mit der MWST-Abrechnung abgestimmt, schleichen sich Differenzen ein, die am Jahresende schwer nachvollziehbar sind. Stimmen Sie das Vorsteuerkonto mindestens quartalsweise ab und gleichen Sie es nach jeder MWST-Deklaration auf null aus.
05.Häufige Fragen
Kann ich auf der Verpflegungspauschale von CHF 30 Vorsteuer abziehen?
Nein. Die Verpflegungspauschale von CHF 30.00 pro Tag wird ohne Einzelbeleg ausbezahlt. Ohne Beleg mit ausgewiesener MWST ist kein Vorsteuerabzug möglich. Nur wenn der Mitarbeitende einen Restaurantbeleg mit MWST-Ausweis einreicht, darf die Vorsteuer geltend gemacht werden.
Welches Konto verwende ich für die Vorsteuer auf Spesen im KMU-Kontenrahmen?
Im Schweizer KMU-Kontenrahmen ist Konto 1170 (Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen) das richtige Konto. Konto 1171 (Vorsteuer auf Investitionen) wird nur für Anlagegüter verwendet, nicht für laufende Spesen.
Wie berechne ich die Vorsteuer aus einem Bruttobetrag?
Die Formel lautet: Vorsteuer = Bruttobetrag x Steuersatz / (100 + Steuersatz). Beispiel bei 8.1 %: CHF 108.10 x 8.1 / 108.1 = CHF 8.10. Bei 3.8 %: CHF 103.80 x 3.8 / 103.8 = CHF 3.80.
Muss ich Hotelrechnungen bei der MWST-Buchung aufteilen?
Ja. Die Übernachtung (Logis) wird mit 3.8 % besteuert, Verpflegung (Frühstück, Minibar) mit 8.1 %. Wenn das Hotel die Sätze nicht getrennt ausweist, sollten Sie eine aufgeschlüsselte Rechnung anfordern. Andernfalls riskieren Sie einen falschen Vorsteuerabzug.
Bucht Bexio die Vorsteuer auf Spesen automatisch?
Ja, sofern Sie den korrekten Steuersatz bei der Buchung auswählen. Bexio, AbaNinja und andere Schweizer Buchhaltungsprogramme berechnen die Vorsteuer automatisch und buchen sie auf Konto 1170. Voraussetzung ist, dass die Steuercodes korrekt konfiguriert sind.
Darf ich auf der Kilometerpauschale von CHF 0.75 Vorsteuer geltend machen?
Nein. Die Kilometerpauschale ist eine pauschale Entschädigung ohne Einzelbeleg. Ein Vorsteuerabzug ist nur auf effektiven Treibstoffkosten mit MWST-konformer Tankquittung möglich. Wer die Kilometerpauschale wählt, verzichtet auf den Vorsteuerabzug für Treibstoff.