Tankquittung Firmenwagen: Vorsteuerabzug, Privatanteil und Verbuchung
Treibstoff für Firmenfahrzeuge wird mit 8.1% MWST besteuert – der Vorsteuerabzug ist nur auf den betrieblichen Anteil möglich; Privatanteil berechtigt nicht zum Abzug. Fehlerhafte oder unvollständige Tankquittungen führen bei einer MWST-Revision regelmässig zu Aufrechnungen, weil die ESTV den Vorsteuerabzug mangels formeller Voraussetzungen streicht. Dieser Leitfaden zeigt, welche Angaben die Quittung enthalten muss, wie der Privatanteil korrekt abgegrenzt wird und wie die Buchung in der Finanzbuchhaltung erfolgt.
01.MWST-Satz auf Treibstoff in der Schweiz
Sämtliche Treibstoffe für Motorfahrzeuge unterliegen gemäss Art. 25 Abs. 1 MWSTG dem Normalsatz von 8.1 %. Das gilt unabhängig davon, ob es sich um Benzin, Diesel, Erdgas oder elektrischen Ladestrom an einer öffentlichen Ladestation handelt. Der MWST-Betrag ist auf der Tankquittung separat ausgewiesen, sofern die Tankstelle als MWST-pflichtiges Unternehmen registriert ist.
MWST-Sätze nach Treibstoffart (Stand 2026)
Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass das Unternehmen selbst im MWST-Register eingetragen ist und die Leistung für einen steuerbaren Geschäftszweck verwendet wird (Art. 28 Abs. 1 MWSTG). Nicht MWST-pflichtige Unternehmen können keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
02.Vorsteuerabzug nur auf den Geschäftsanteil
Art. 33 Abs. 1 MWSTG schliesst den Vorsteuerabzug auf privat genutzte Leistungen ausdrücklich aus. Bei Firmenwagen mit gemischter Nutzung muss der betriebliche Anteil nachvollziehbar ermittelt und dokumentiert werden. Die ESTV akzeptiert dafür ein Fahrtenbuch oder eine pauschale Methode, sofern diese im Voraus festgelegt und konsistent angewendet wird.
- Firmenwagen 100 % betrieblich: Der gesamte Vorsteuerabzug auf Treibstoff ist zulässig. Ein Fahrtenbuch ist nicht zwingend, aber empfehlenswert als Nachweis bei einer Revision.
- Firmenwagen mit Privatanteil: Der Vorsteuerabzug ist nur auf den betrieblichen Anteil möglich. Der Privatanteil wird üblicherweise mit 0.9 % des Kaufpreises pro Monat (mindestens CHF 150/Monat) pauschal berechnet oder über ein Fahrtenbuch ermittelt.
- Privatfahrzeug für Geschäftsfahrten: Der Mitarbeitende erhält eine Kilometerentschädigung (CHF 0.75/km ab 2026). Ein Vorsteuerabzug auf Treibstoff ist für das Unternehmen nicht möglich, da die Tankquittung auf den Mitarbeitenden lautet und das Fahrzeug nicht im Geschäftsvermögen steht.
Wird kein Fahrtenbuch geführt und kein anderer Nachweis erbracht, kann die ESTV den Privatanteil schätzen. Erfahrungsgemäss setzt sie in solchen Fällen einen Privatanteil von mindestens 20 % an.
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Mehr erfahren →03.Was die Tankquittung belegen muss
Damit eine Tankquittung als Vorsteuerbeleg anerkannt wird, muss sie die formellen Anforderungen gemäss Art. 26 MWSTG erfüllen. Bei Beträgen bis CHF 400 (inkl. MWST) genügt eine vereinfachte Rechnung; darüber ist eine vollständige Rechnung mit Angabe des Leistungsempfängers erforderlich.
Pflichtangaben auf der Tankquittung
Ein Kreditkartenbeleg oder eine Bankauszugsposition allein reicht nicht als Vorsteuerbeleg. Diese Dokumente enthalten in der Regel weder die MWST-Nummer der Tankstelle noch die Treibstoffart. Die originale Tankquittung muss zusätzlich aufbewahrt werden.
04.Buchung in der Buchhaltung
Die Verbuchung einer Tankquittung erfolgt in drei Schritten: Erfassung des Nettobetrags, Buchung der Vorsteuer und Ausbuchung des Privatanteils. Die Konten richten sich nach dem Schweizer Kontenrahmen KMU.
Buchungsbeispiel: Tankquittung CHF 108.10 (inkl. 8.1 % MWST), Privatanteil 20 %
Die Belegnummer der Tankquittung wird im Buchungstext erfasst, damit der Beleg bei einer Revision direkt zugeordnet werden kann. Bei elektronischer Belegarchivierung muss die Quittung in lesbarer Qualität gespeichert sein und während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (Art. 958f OR) verfügbar bleiben.
05.Tankquittung korrekt abrechnen: Schritt für Schritt
Der folgende Ablauf beschreibt die vollständige Verarbeitung einer Tankquittung vom Tankvorgang bis zur Archivierung. Er richtet sich an Buchhalterinnen und Buchhalter, die den Vorsteuerabzug korrekt geltend machen und revisionssicher dokumentieren wollen.
Schritt 1: Tankquittung am Automaten oder an der Kasse verlangen
Beim Tankvorgang muss immer die vollständige Quittung verlangt werden – nicht nur der Kreditkartenbeleg. An Selbstbedienungssäulen wird die Quittung am Automaten gedruckt; an bedienten Tankstellen an der Kasse. Bei Ladestationen für Elektrofahrzeuge wird die Quittung in der Regel per E-Mail oder über die App des Anbieters zugestellt.
Fahrer und Fahrerinnen sollten angewiesen werden, die Quittung sofort auf Vollständigkeit zu prüfen: Ist die MWST-Nummer der Tankstelle aufgedruckt? Sind Datum, Betrag und Treibstoffart lesbar? Fehlende Angaben lassen sich nur vor Ort korrigieren.
Schritt 2: Quittung auf MWST-Konformität prüfen
Vor der Verbuchung wird jede Tankquittung auf die formellen Anforderungen gemäss Art. 26 MWSTG geprüft. Fehlt eine Pflichtangabe, ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig.
- MWST-Nummer: Die Nummer der Tankstelle muss im Format CHE-123.456.789 MWST aufgedruckt sein.
- Datum: Das Betankungsdatum muss mit dem Fahrtenbuch oder der Reisekostenabrechnung übereinstimmen.
- Betrag und MWST: Der Gesamtbetrag inkl. MWST sowie der MWST-Satz (8.1 %) oder der MWST-Betrag müssen ersichtlich sein.
- Treibstoffart und Menge: Die Art (Benzin, Diesel, Ladestrom) und die Menge in Litern oder kWh müssen angegeben sein.
Schritt 3: Betrieblichen und privaten Fahranteil ermitteln
Der Vorsteuerabzug ist nur auf den betrieblich genutzten Anteil des Treibstoffs zulässig. Die Aufteilung erfolgt entweder über ein Fahrtenbuch oder über die pauschale Methode der ESTV.
Methoden zur Ermittlung des Privatanteils
Wird der Firmenwagen ausschliesslich geschäftlich genutzt und steht den Mitarbeitenden kein Privatgebrauch zu, entfällt die Aufteilung. Dies muss jedoch im Arbeitsvertrag oder Spesenreglement festgehalten sein.
Schritt 4: Vorsteuerabzug auf den Geschäftsanteil berechnen
Der abzugsfähige Vorsteuerbetrag ergibt sich aus dem Bruttobetrag der Tankquittung, multipliziert mit dem betrieblichen Nutzungsanteil, geteilt durch 108.1 und multipliziert mit 8.1. Bei einem Tankbeleg über CHF 108.10 und einem Geschäftsanteil von 80 % beträgt die abzugsfähige Vorsteuer CHF 6.48.
Formel: Abzugsfähige Vorsteuer = Bruttobetrag x Geschäftsanteil x 8.1 / 108.1. Diese Berechnung muss pro Beleg dokumentiert werden, damit die Herleitung bei einer Revision nachvollziehbar ist.
Schritt 5: Nettobetrag und Vorsteuer verbuchen
Der Nettobetrag (Bruttobetrag abzüglich MWST) wird auf das Konto 6260 (Fahrzeugaufwand) gebucht. Die abzugsfähige Vorsteuer wird auf das Konto 1170 (Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen) gebucht. Als Gegenkonto dient 1020 (Bank) oder 1000 (Kasse), je nach Zahlungsmittel.
- Soll 6260: Nettobetrag des Treibstoffs (Gesamtbetrag abzüglich MWST).
- Soll 1170: Vorsteuer auf den betrieblichen Anteil (8.1 % auf den Geschäftsanteil).
- Haben 1020 oder 1000: Bruttobetrag der Tankquittung als Zahlung.
Im Buchungstext wird die Belegnummer der Tankquittung, das Fahrzeugkennzeichen und das Betankungsdatum erfasst. Dies erleichtert die Zuordnung bei der Jahresabschlussrevision.
Schritt 6: Privatanteil ausbuchen und Vorsteuer korrigieren
Der Privatanteil des Treibstoffs wird vom Fahrzeugaufwand auf ein Verrechnungskonto (z. B. 1091 Aktivdarlehen oder direkt über die Lohnabrechnung) umgebucht. Gleichzeitig wird die auf den Privatanteil entfallende Vorsteuer storniert, da sie nicht abzugsfähig ist.
Diese Korrekturbuchung kann pro Beleg oder gesammelt per Monatsende erfolgen. Bei der monatlichen Methode wird der Privatanteil anhand des durchschnittlichen Nutzungsverhältnisses berechnet. Wichtig: Die Methode muss über das gesamte Geschäftsjahr konsistent angewendet werden.
Schritt 7: Beleg archivieren und Aufbewahrungsfrist einhalten
Tankquittungen müssen gemäss Art. 958f OR während zehn Jahren aufbewahrt werden. Bei elektronischer Archivierung muss die Quittung in lesbarer Qualität gespeichert sein. Thermobelege verblassen erfahrungsgemäss innerhalb weniger Monate – eine zeitnahe Digitalisierung ist daher zwingend.
- Papierbeleg: Sofort scannen oder fotografieren, da Thermodruck verblasst. Original zusätzlich aufbewahren, solange lesbar.
- Digitaler Beleg: PDF oder Bilddatei im Dokumentenmanagementsystem ablegen. Dateiname mit Belegnummer und Datum versehen.
- Zuordnung: Jeder Beleg muss über die Belegnummer eindeutig der Buchung zugeordnet werden können.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenbeleg statt Tankquittung aufbewahrt
Der Kreditkartenbeleg enthält weder die MWST-Nummer der Tankstelle noch die Treibstoffart. Ohne die originale Tankquittung verweigert die ESTV den Vorsteuerabzug. Fahrer und Fahrerinnen müssen angewiesen werden, immer die Kassenquittung zu verlangen.
Fehler 2: Vorsteuerabzug auf den gesamten Betrag statt nur auf den Geschäftsanteil
Bei Firmenwagen mit Privatnutzung wird häufig die volle Vorsteuer geltend gemacht. Bei einer MWST-Revision führt dies zu Nachforderungen inklusive Verzugszins. Der Privatanteil muss konsequent abgegrenzt und die Vorsteuer entsprechend korrigiert werden.
Fehler 3: Kein Fahrtenbuch und kein Nachweis des Geschäftsanteils
Ohne dokumentierten Nachweis des betrieblichen Nutzungsanteils schätzt die ESTV den Privatanteil – oft höher als der tatsächliche Wert. Ein Fahrtenbuch oder eine im Voraus festgelegte pauschale Methode schützt vor unvorteilhaften Schätzungen.
Fehler 4: Thermobeleg nicht rechtzeitig digitalisiert
Tankquittungen auf Thermopapier werden innerhalb weniger Monate unleserlich. Ist der Beleg bei einer Revision nicht mehr lesbar, gilt er als fehlend. Die Digitalisierung sollte spätestens am Tag der Buchung erfolgen.
Fehler 5: Belegnummer fehlt im Buchungstext
Ohne Belegnummer im Buchungstext kann der Revisor die Buchung nicht dem Originalbeleg zuordnen. Dies führt zu Beanstandungen und Mehraufwand bei der Prüfung. Die Belegnummer muss bei jeder Buchung systematisch erfasst werden.
07.Häufige Fragen
Gilt für Ladestationen bei Elektroautos derselbe MWST-Satz wie für Benzin und Diesel?
Ja, Ladestrom an öffentlichen Ladestationen unterliegt dem MWST-Normalsatz von 8.1 %. Die Quittung wird in der Regel digital über die App des Ladeanbieters zugestellt und muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine klassische Tankquittung. Der Vorsteuerabzug ist unter denselben Bedingungen möglich.
Kann ich den Vorsteuerabzug geltend machen, wenn ich mein Privatfahrzeug für Geschäftsfahrten nutze?
Nein, wenn das Fahrzeug im Privatvermögen steht und die Tankquittung auf Sie persönlich lautet, kann das Unternehmen keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Stattdessen erhalten Sie eine Kilometerentschädigung von CHF 0.75/km (ab 2026), die den Treibstoff pauschal abdeckt.
Reicht ein Kreditkartenbeleg als Nachweis für den Vorsteuerabzug?
Nein, ein Kreditkartenbeleg erfüllt die formellen Anforderungen nach Art. 26 MWSTG nicht. Er enthält in der Regel weder die MWST-Nummer der Tankstelle noch die Treibstoffart. Die originale Tankquittung muss zusätzlich aufbewahrt werden.
Wie lange muss ich Tankquittungen aufbewahren?
Tankquittungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gemäss Art. 958f OR. Da Thermobelege schnell verblassen, sollten sie zeitnah digitalisiert werden. Die digitale Kopie muss in lesbarer Qualität und jederzeit abrufbar sein.
Muss ich den Privatanteil pro Tankbeleg oder monatlich ausbuchen?
Beide Methoden sind zulässig. Die Ausbuchung pro Beleg ist genauer, die monatliche Pauschale ist effizienter. Entscheidend ist, dass die gewählte Methode über das gesamte Geschäftsjahr konsistent angewendet und dokumentiert wird.