Kein Beleg, kein MWST-Vorsteuerabzug: Pauschalen, Belege und Grenzen
Ohne Originalbeleg mit MWST-Nummer ist kein Vorsteuerabzug möglich – Pauschalspesen ohne Beleg wie die CHF 30 Verpflegungspauschale berechtigen nicht zum MWST-Vorsteuerabzug. Diese Grundregel aus dem MWSTG betrifft jedes Schweizer Unternehmen, das Mitarbeiterspesen abrechnet. Die Seite erklärt, welche Belege für den Vorsteuerabzug zwingend sind, wann die Kleinbetragsregelung greift und welche Konsequenzen bei fehlenden Belegen drohen.
01.Grundregel: kein Beleg = kein Vorsteuerabzug
Art. 28 Abs. 1 MWSTG regelt den Vorsteuerabzug: Ein steuerpflichtiges Unternehmen darf die ihm in Rechnung gestellte Inlandsteuer als Vorsteuer abziehen, sofern es die Leistung für einen zum Vorsteuerabzug berechtigenden Zweck verwendet. Voraussetzung ist gemäss Art. 26 MWSTG ein Originalbeleg, der bestimmte Pflichtangaben enthält.
- MWST-Nummer des Leistungserbringers: Die UID-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST muss auf dem Beleg stehen. Ohne diese Angabe ist der Beleg für den Vorsteuerabzug unbrauchbar.
- Steuersatz und Steuerbetrag: Der angewandte MWST-Satz (8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %) und der daraus resultierende Steuerbetrag in CHF müssen separat ausgewiesen sein.
- Leistungsbeschreibung und Datum: Art und Umfang der Leistung sowie das Rechnungsdatum sind zwingend. Ein blosser Kreditkartenbeleg ohne Leistungsbeschreibung genügt nicht.
- Name und Adresse des Leistungsempfängers: Bei Rechnungen ab CHF 400 muss der Empfänger namentlich aufgeführt sein. Fehlt diese Angabe, wird der Vorsteuerabzug bei einer Kontrolle gestrichen.
Pauschalspesen – etwa die CHF 30 Verpflegungspauschale pro Tag – werden ohne Einzelbeleg ausbezahlt. Da kein Originalbeleg mit MWST-Angaben vorliegt, ist ein Vorsteuerabzug auf diesen Beträgen ausgeschlossen. Das gilt unabhängig davon, ob das Spesenreglement von der ESTV genehmigt ist.
02.Was ohne Beleg trotzdem abrechenbar ist
Nicht jeder Aufwand ohne Beleg geht steuerlich verloren. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen dem Kostenabzug bei der Gewinnsteuer und dem MWST-Vorsteuerabzug. Beide folgen unterschiedlichen Regeln.
Kostenabzug vs. Vorsteuerabzug bei fehlenden Belegen
Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter erhält die Tagespauschale von CHF 30 für Verpflegung. Das Unternehmen verbucht diesen Betrag als Personalaufwand und zieht ihn bei der Gewinnsteuer ab. Einen Vorsteuerabzug von CHF 2.23 (8,1 % auf CHF 30) darf es jedoch nicht geltend machen, weil kein Beleg mit MWST-Angaben existiert. Hätte der Mitarbeiter stattdessen eine Restaurantquittung mit MWST-Ausweis eingereicht, wäre der Vorsteuerabzug auf dem effektiven Betrag möglich.
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Mehr erfahren →03.Kleinbetragsregelung unter CHF 400
Das MWSTG kennt eine Erleichterung für Rechnungen unter CHF 400 (inkl. MWST). Bei solchen Kleinbeträgen gelten reduzierte Anforderungen an den Beleg. Die MWST-Nummer des Leistungserbringers ist nicht zwingend erforderlich, und der Name des Leistungsempfängers muss nicht aufgeführt sein.
Beleganforderungen nach Rechnungsbetrag
In der Praxis betrifft die Kleinbetragsregelung typische Spesensituationen: Taxiquittungen, Restaurantrechnungen, Büromaterial oder Parkgebühren. Auch wenn die Anforderungen reduziert sind, empfiehlt es sich, vollständige Belege mit MWST-Nummer einzuholen. Bei einer MWST-Kontrolle erleichtert dies den Nachweis erheblich. Die Kleinbetragsregelung bedeutet zudem nicht, dass kein Beleg nötig ist – ein Beleg mit Datum, Betrag und Aussteller muss in jedem Fall vorliegen.
04.Konsequenzen bei fehlendem Beleg
Wird ein Vorsteuerabzug ohne gültigen Beleg geltend gemacht, hat das bei einer MWST-Kontrolle durch die ESTV konkrete finanzielle Folgen. Die Steuerbehörde prüft stichprobenartig oder systematisch, ob die verbuchten Vorsteuern durch korrekte Belege gedeckt sind.
- Aufrechnung des Vorsteuerabzugs: Die ESTV streicht den beanspruchten Vorsteuerabzug vollständig. Der Betrag wird als geschuldete Steuer nachgefordert.
- Verzugszins: Auf den nachgeforderten Betrag fällt ein Verzugszins von aktuell 4,5 % pro Jahr an, rückwirkend ab dem Zeitpunkt der fehlerhaften Abrechnung.
- Höhere effektive Kosten: Ohne Vorsteuerabzug trägt das Unternehmen die MWST als Endverbraucher. Bei einem Restaurantbesuch von CHF 80 inkl. 8,1 % MWST gehen CHF 5.99 Vorsteuer verloren.
- Systematische Mängel: Stellt die ESTV bei der Kontrolle fest, dass Belege systematisch fehlen, kann sie eine Ermessenseinschätzung vornehmen. Dabei schätzt sie die geschuldete Steuer nach eigenem Ermessen – oft zu Ungunsten des Unternehmens.
Ein Rechenbeispiel verdeutlicht die Auswirkung: Ein KMU rechnet monatlich CHF 3'000 an Mitarbeiterspesen ab, davon CHF 1'500 als Pauschalen ohne Beleg. Beansprucht das Unternehmen fälschlicherweise den Vorsteuerabzug auf den Pauschalen, ergibt sich bei 8,1 % ein unberechtigter Abzug von rund CHF 112 pro Monat. Über drei Jahre (typischer Kontrollzeitraum) summiert sich das auf rund CHF 4'040 Nachforderung plus Verzugszins.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenbeleg statt Originalrechnung aufbewahren
Ein Kreditkartenbeleg zeigt nur Betrag, Datum und Händlername – es fehlen MWST-Nummer, Steuersatz und Leistungsbeschreibung. Für den Vorsteuerabzug ist immer die Originalrechnung oder Quittung des Leistungserbringers erforderlich. Mitarbeitende sollten angewiesen werden, stets die detaillierte Rechnung zu verlangen.
Fehler 2: Vorsteuerabzug auf Pauschalspesen verbuchen
Manche Buchhaltungen verbuchen die CHF 30 Verpflegungspauschale oder die CHF 20 Kleinspesentagespauschale mit Vorsteuer. Da kein Beleg mit MWST-Angaben vorliegt, ist dieser Abzug unzulässig. Pauschalspesen sind brutto als Personalaufwand zu verbuchen.
Fehler 3: Beleg ohne MWST-Nummer bei Beträgen über CHF 400 akzeptieren
Die Kleinbetragsregelung gilt nur für Rechnungen unter CHF 400. Bei höheren Beträgen ist die MWST-Nummer zwingend. Fehlt sie, muss der Mitarbeitende beim Leistungserbringer eine korrekte Rechnung nachfordern, bevor der Vorsteuerabzug geltend gemacht wird.
Fehler 4: Eigenbelege mit Vorsteuer abrechnen
Eigenbelege für Parkuhren, Trinkgelder oder Automaten werden intern erstellt und enthalten keine MWST-Nummer eines Dritten. Sie sind als Kostennachweis zulässig, berechtigen aber nie zum Vorsteuerabzug. Die Verbuchung muss ohne Vorsteuer erfolgen.
Fehler 5: Unleserliche oder beschädigte Belege nicht rechtzeitig sichern
Thermopapier-Quittungen verblassen oft innerhalb weniger Monate. Ist der Beleg bei einer MWST-Kontrolle nicht mehr lesbar, gilt er als fehlend. Belege sollten unmittelbar nach Erhalt digital erfasst oder kopiert werden, um die Lesbarkeit dauerhaft zu sichern.
06.Häufige Fragen
Kann ich den Vorsteuerabzug nachträglich geltend machen, wenn ich den Beleg später finde?
Ja, der Vorsteuerabzug kann nachträglich korrigiert werden, sofern der Beleg alle Pflichtangaben gemäss Art. 26 MWSTG enthält. Die Korrektur erfolgt in der MWST-Abrechnung der Periode, in der der Beleg gefunden wird. Rückwirkende Korrekturen sind innerhalb der fünfjährigen Verjährungsfrist möglich.
Gilt die Kleinbetragsregelung unter CHF 400 auch für ausländische Belege?
Nein, die Kleinbetragsregelung bezieht sich auf die Schweizer MWST und auf inländische Leistungserbringer. Bei ausländischen Belegen fällt ohnehin keine Schweizer Vorsteuer an. Für die Rückforderung ausländischer Mehrwertsteuer gelten die jeweiligen Regelungen des betreffenden Landes.
Reicht ein Foto des Belegs für den MWST-Vorsteuerabzug?
Ja, ein digitales Foto oder ein Scan des Originalbelegs wird von der ESTV als gleichwertig anerkannt, sofern alle Pflichtangaben lesbar sind. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre. Wichtig ist, dass die digitale Kopie vollständig und unverändert ist.
Muss ich bei der CHF 0.75 Kilometerpauschale einen Beleg einreichen?
Für die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer ist kein Tankbeleg erforderlich. Es genügt ein Fahrtennachweis mit Datum, Strecke und Zweck. Da kein Drittbeleg mit MWST-Angaben vorliegt, ist auf die Kilometerpauschale kein Vorsteuerabzug möglich.
Was passiert, wenn der Lieferant keine MWST-Nummer auf die Rechnung schreibt?
Bei Rechnungen unter CHF 400 ist das kein Problem – die Kleinbetragsregelung greift. Bei Rechnungen ab CHF 400 sollte das Unternehmen den Lieferanten auffordern, eine korrekte Rechnung mit MWST-Nummer auszustellen. Ohne diese Angabe ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig.