Kein Beleg, kein MWST-Vorsteuerabzug: Pauschalen, Belege und Grenzen

Art. 28 Abs. 1 MWSTG regelt den Vorsteuerabzug: Ein steuerpflichtiges Unternehmen darf die ihm in Rechnung gestellte Inlandsteuer als Vorsteuer abziehen, sofern es die Leistung für einen zum Vorsteuerabzug berechtigenden Zweck verwendet. Voraussetzung ist gemäss Art. 26 MWSTG ein Originalbeleg, der bestimmte Pflichtangaben enthält.

• MWST-Nummer des Leistungserbringers: Die UID-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST muss auf dem Beleg stehen. Ohne diese Angabe ist der Beleg für den Vorsteuerabzug unbrauchbar.
• Steuersatz und Steuerbetrag: Der angewandte MWST-Satz (8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %) muss ersichtlich sein, dazu der Steuerbetrag; schliesst der Preis die MWST ein, genügt die Angabe des Satzes (Art. 26 Abs. 2 Bst. f MWSTG).
• Leistungsbeschreibung und Datum: Art und Umfang der Leistung sowie das Rechnungsdatum sind zwingend. Ein blosser Kreditkartenbeleg ohne Leistungsbeschreibung genügt nicht.
• Name und Adresse des Leistungsempfängers: Bei Rechnungen über CHF 400 muss der Empfänger aufgeführt sein; bei Kassenzetteln bis CHF 400 kann diese Angabe fehlen (Art. 26 Abs. 3 MWSTG). Fehlt die Angabe bei einer höheren Rechnung, kann der Vorsteuerabzug bei einer Kontrolle gestrichen werden.

Pauschalspesen – etwa eine Mahlzeitenpauschale von bis zu CHF 30 pro Hauptmahlzeit oder die Kleinspesenpauschale bis CHF 20 pro Tag – werden ohne Einzelbeleg ausbezahlt. Da kein Originalbeleg mit MWST-Angaben vorliegt, ist ein Vorsteuerabzug auf diesen Beträgen ausgeschlossen. Das gilt unabhängig davon, ob ein Spesenreglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt ist.

Nicht jeder Aufwand ohne Beleg geht steuerlich verloren. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen dem Kostenabzug bei der Gewinnsteuer und dem MWST-Vorsteuerabzug. Beide folgen unterschiedlichen Regeln.

Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter erhält für ein auswärtiges Mittagessen eine Pauschale von CHF 30. Das Unternehmen verbucht diesen Betrag als Aufwand und zieht ihn bei der Gewinnsteuer ab. Einen Vorsteuerabzug von CHF 2.25 (30 × 8,1 / 108,1) darf es jedoch nicht geltend machen, weil kein Beleg mit MWST-Angaben existiert. Hätte der Mitarbeiter stattdessen eine Restaurantquittung mit MWST-Ausweis eingereicht, wäre der Vorsteuerabzug auf dem effektiven Betrag möglich.

Das MWSTG kennt eine Erleichterung für Kassenzettel bis CHF 400 (inkl. MWST): Der Name des Leistungsempfängers muss nicht aufgeführt sein (Art. 26 Abs. 3 MWSTG). Die übrigen Angaben – insbesondere die MWST-Nummer des Leistungserbringers und der Steuersatz – bleiben auch bei Kleinbeträgen nötig. Schliesst der Preis die MWST ein, genügt die Angabe des Steuersatzes; der Steuerbetrag muss nicht separat ausgewiesen sein.

In der Praxis betrifft die Kleinbetragsregelung typische Spesensituationen: Taxiquittungen, Restaurantrechnungen, Büromaterial oder Parkgebühren. Die Erleichterung betrifft nur die Empfängerangabe – ein Kassenzettel ohne MWST-Nummer berechtigt auch bis CHF 400 nicht zum Vorsteuerabzug. Ein Beleg mit Datum, Betrag, Aussteller, MWST-Nummer und Steuersatz muss in jedem Fall vorliegen.

Wird ein Vorsteuerabzug ohne gültigen Beleg geltend gemacht, hat das bei einer MWST-Kontrolle durch die ESTV konkrete finanzielle Folgen. Die Steuerbehörde prüft stichprobenartig oder systematisch, ob die verbuchten Vorsteuern durch korrekte Belege gedeckt sind.

• Aufrechnung des Vorsteuerabzugs: Die ESTV streicht den beanspruchten Vorsteuerabzug vollständig. Der Betrag wird als geschuldete Steuer nachgefordert.
• Verzugszins: Auf den nachgeforderten Betrag fällt ein Verzugszins von 4,0 % pro Jahr (Stand 2026) an, rückwirkend ab dem Zeitpunkt der fehlerhaften Abrechnung.
• Höhere effektive Kosten: Ohne Vorsteuerabzug trägt das Unternehmen die MWST als Endverbraucher. Bei einem Restaurantbesuch von CHF 80 inkl. 8,1 % MWST gehen CHF 5.99 Vorsteuer verloren.
• Systematische Mängel: Stellt die ESTV bei der Kontrolle fest, dass Belege systematisch fehlen, kann sie eine Ermessenseinschätzung vornehmen. Dabei schätzt sie die geschuldete Steuer nach eigenem Ermessen – oft zu Ungunsten des Unternehmens.

Ein Rechenbeispiel verdeutlicht die Auswirkung: Ein KMU rechnet monatlich CHF 3'000 an Mitarbeiterspesen ab, davon CHF 1'500 als Pauschalen ohne Beleg. Beansprucht das Unternehmen fälschlicherweise den Vorsteuerabzug auf den Pauschalen, ergibt sich bei 8,1 % ein unberechtigter Abzug von rund CHF 112 pro Monat. Über drei Jahre (typischer Kontrollzeitraum) summiert sich das auf rund CHF 4'046 Nachforderung plus Verzugszins.