Pauschalspesen: Kilometerpauschale, Naturalgeschenke, SSK-Vorgaben
Ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen; Kilometerpauschale neu CHF 0.75/km; Naturalgeschenke-Freigrenze CHF 600/Jahr – bestehende Reglemente geniessen Bestandsschutz. Die Änderungen basieren auf der aktualisierten ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis und den SSK-Musterreglementen vom Januar 2026. Für HR-Verantwortliche und Geschäftsleitungen ist entscheidend, ob und wann das eigene Spesenreglement angepasst werden muss.
01.Was sich 2026 bei Pauschalspesen geändert hat
Die ESTV hat per 1. Januar 2026 mehrere Anpassungen an den Pauschalspesen-Ansätzen vorgenommen. Gleichzeitig hat die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) ihre Mustervorlagen für Spesenreglemente aktualisiert. Neue Reglemente, die zur Genehmigung eingereicht werden, müssen diesen Vorlagen inhaltlich entsprechen. Das betrifft sowohl die Struktur als auch die zulässigen Pauschalen und deren Bezeichnungen.
Übersicht der wichtigsten Änderungen 2026
Die übrigen Pauschalansätze – etwa CHF 30.– für Verpflegung oder CHF 20.– für Kleinspesen pro Tag – bleiben 2026 unverändert. Ebenso gelten die bisherigen Regeln für Repräsentationsspesen weiterhin: maximal 5 Prozent des Bruttolohns ab CHF 6'000 pro Jahr, mit einem absoluten Maximum von CHF 24'000 jährlich.
02.Kilometerpauschale CHF 0.75/km
Die Kilometerpauschale für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs steigt per 1. Januar 2026 von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer. Dieser Ansatz deckt sämtliche Fahrzeugkosten pauschal ab – Treibstoff, Versicherung, Abschreibung und Unterhalt. Die Erhöhung um CHF 0.05 pro Kilometer trägt den gestiegenen Betriebskosten Rechnung.
Für Unternehmen mit bereits genehmigtem Spesenreglement gilt Bestandsschutz: Enthält das Reglement noch den Ansatz von CHF 0.70/km, muss es nicht neu zur Genehmigung eingereicht werden. Der alte Ansatz bleibt gültig, bis das Reglement aus anderen Gründen geändert und erneut eingereicht wird. Bei der nächsten Anpassung ist dann der neue Ansatz von CHF 0.75/km zu übernehmen.
Ein konkretes Beispiel: Eine Aussendienstmitarbeiterin fährt monatlich 800 Geschäftskilometer mit dem Privatfahrzeug. Mit dem neuen Ansatz erhält sie CHF 600.– statt bisher CHF 560.– pro Monat – eine Differenz von CHF 40.– monatlich oder CHF 480.– pro Jahr. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, die notwendigen Auslagen zu ersetzen; die Kilometerpauschale ist die gängige Umsetzung dieser Pflicht.
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Mehr erfahren →03.Naturalgeschenke CHF 600/Jahr
Die Freigrenze für Naturalgeschenke an Mitarbeitende wurde per 2026 grundlegend umgestellt. Bisher galt eine Freigrenze von CHF 500 pro Ereignis – etwa pro Geburtstag oder Dienstjubiläum. Neu liegt die Freigrenze bei CHF 600 pro Kalenderjahr, unabhängig von der Anzahl der Anlässe. Naturalgeschenke bis zu diesem Betrag müssen nicht im Lohnausweis deklariert werden.
Vergleich Naturalgeschenke: alte vs. neue Regelung
Für Arbeitgeber ist die neue Regelung in vielen Fällen günstiger. Wer bisher pro Mitarbeitenden nur ein Geschenk pro Jahr machte, profitiert von der höheren Freigrenze. Wer hingegen mehrere Anlässe mit je knapp CHF 500 bedachte, muss nun die Jahressumme im Blick behalten. Übersteigt die Summe aller Naturalgeschenke an eine Person CHF 600 im Kalenderjahr, ist der gesamte Betrag lohnausweispflichtig – nicht nur der übersteigende Teil.
04.Welche Reglemente angepasst werden sollten
Die SSK hat ihre Mustervorlagen für Spesenreglemente im Januar 2026 aktualisiert. Neue Reglemente, die ab 2026 zur Genehmigung bei der kantonalen Steuerverwaltung eingereicht werden, müssen inhaltlich diesen Mustervorlagen entsprechen. Das bedeutet: Struktur, Begriffe und Pauschalhöhen müssen mit der SSK-Vorlage übereinstimmen. Individuelle Ergänzungen sind möglich, dürfen aber nicht von den Musterbestimmungen abweichen.
- Neues Reglement erstellen: Verwenden Sie die SSK-Mustervorlage 2026 als Grundlage. Tragen Sie die aktuellen Ansätze ein (CHF 0.75/km, CHF 600 Naturalgeschenke) und reichen Sie das Reglement bei der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung zur Genehmigung ein.
- Bestehendes genehmigtes Reglement ohne Änderungsbedarf: Es besteht kein Handlungszwang. Das Reglement bleibt gültig, auch wenn es noch die alten Ansätze enthält. Der Bestandsschutz greift, solange keine inhaltliche Änderung vorgenommen wird.
- Bestehendes Reglement mit geplanter Änderung: Sobald Sie das Reglement aus einem beliebigen Grund anpassen, muss es bei der Neueinreichung den SSK-Mustervorlagen 2026 entsprechen. Nutzen Sie diesen Anlass, um sämtliche Ansätze auf den aktuellen Stand zu bringen.
- Reglement ohne bisherige Genehmigung: Unternehmen, die bisher kein genehmigtes Spesenreglement hatten, sollten die Gelegenheit nutzen und direkt ein Reglement nach SSK-Mustervorlage 2026 erstellen lassen. Ohne genehmigtes Reglement müssen sämtliche Spesen einzeln belegt werden.
Beachten Sie, dass die Genehmigung eines Spesenreglements durch die kantonale Steuerverwaltung in der Regel einige Wochen dauert. Planen Sie bei einer Neueinreichung genügend Vorlauf ein, damit das Reglement rechtzeitig in Kraft treten kann. Die Genehmigung gilt jeweils für den Kanton, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Kantonen benötigen unter Umständen separate Genehmigungen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Altes Reglement freiwillig neu einreichen
Manche Unternehmen reichen ihr bestehendes Reglement vorsorglich neu ein, obwohl keine Änderung nötig wäre. Damit verlieren sie den Bestandsschutz und müssen das gesamte Reglement an die SSK-Mustervorlage 2026 anpassen. Reichen Sie nur neu ein, wenn tatsächlich eine inhaltliche Änderung ansteht.
Fehler 2: Naturalgeschenke weiterhin pro Ereignis rechnen
Die alte Praxis, Geschenke pro Anlass einzeln zu beurteilen, gilt seit 2026 nicht mehr. Wer weiterhin pro Ereignis rechnet, riskiert eine fehlerhafte Lohnausweisdeklaration. Führen Sie eine Jahresübersicht pro Mitarbeitenden, um die Freigrenze von CHF 600 zu überwachen.
Fehler 3: Kilometerpauschale eigenmächtig auf CHF 0.75 erhöhen
Der neue Ansatz von CHF 0.75/km gilt nur, wenn das Spesenreglement diesen Betrag auch vorsieht. Steht im genehmigten Reglement noch CHF 0.70/km, ist dieser Betrag massgebend. Eine einseitige Erhöhung ohne Reglementanpassung kann zu Beanstandungen bei der Steuerrevision führen.
Fehler 4: SSK-Mustervorlage nur teilweise übernehmen
Die kantonale Steuerverwaltung prüft bei der Genehmigung, ob das Reglement inhaltlich mit der SSK-Mustervorlage übereinstimmt. Wer nur einzelne Passagen übernimmt und den Rest frei formuliert, riskiert eine Ablehnung oder Nachbesserungsforderung. Verwenden Sie die Vorlage vollständig als Grundlage.
Fehler 5: Fehlende Kommunikation an Mitarbeitende
Geänderte Pauschalen und neue Freigrenzen müssen den Mitarbeitenden mitgeteilt werden, damit diese korrekt abrechnen. Ohne klare Kommunikation entstehen Fehlabrechnungen, die nachträglich korrigiert werden müssen. Informieren Sie alle Betroffenen schriftlich über die neuen Ansätze.
06.Häufige Fragen
Muss ich mein genehmigtes Spesenreglement sofort anpassen?
Nein. Bereits genehmigte Spesenreglemente geniessen Bestandsschutz. Sie müssen das Reglement erst dann an die SSK-Mustervorlage 2026 anpassen, wenn Sie ohnehin eine inhaltliche Änderung vornehmen und das Reglement neu einreichen. Solange keine Änderung erfolgt, bleibt das bestehende Reglement gültig.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für Motorräder und Fahrräder?
Der Ansatz von CHF 0.75/km gilt spezifisch für Privatfahrzeuge (Personenwagen). Für Motorräder und Fahrräder gelten andere, tiefere Pauschalen. Die konkreten Ansätze sind in der ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis festgehalten und können im Spesenreglement entsprechend definiert werden.
Was passiert, wenn die Naturalgeschenke CHF 600 pro Jahr übersteigen?
Übersteigt die Summe aller Naturalgeschenke an eine Person CHF 600 im Kalenderjahr, wird der gesamte Betrag lohnausweispflichtig – nicht nur der übersteigende Teil. Der Arbeitgeber muss den vollen Wert im Lohnausweis unter Ziffer 2.3 deklarieren.
Können wir im Spesenreglement höhere Pauschalen als die SSK-Ansätze festlegen?
Pauschalen, die über den SSK-Ansätzen liegen, werden von der kantonalen Steuerverwaltung in der Regel nicht genehmigt. Höhere Beträge müssten als Lohnbestandteil deklariert und entsprechend versteuert werden. Die SSK-Ansätze gelten als steuerlich anerkannte Obergrenzen für Pauschalspesen.
Braucht ein Einzelunternehmen auch ein genehmigtes Spesenreglement?
Ein genehmigtes Spesenreglement ist vor allem für Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) relevant, da es die steuerfreie Auszahlung von Pauschalspesen ermöglicht. Einzelunternehmen können Geschäftsaufwände direkt als Betriebsausgaben verbuchen. Ein Reglement kann dennoch sinnvoll sein, wenn Mitarbeitende beschäftigt werden.