Pauschalspesen: Kilometerpauschale, Naturalgeschenke, SSK-Vorgaben
Ab 2026 gilt eine Kilometerentschädigung von CHF 0.75/km und eine Naturalgeschenke-Grenze von CHF 600/Jahr; die SSK-Mustervorlagen für Spesenreglemente wurden per 1. Januar 2026 aktualisiert – bestehende genehmigte Reglemente bleiben gültig. Die Änderungen basieren auf der Wegleitung zum Lohnausweis 2026 und den aktualisierten SSK-Mustervorlagen. Für HR-Verantwortliche und Geschäftsleitungen ist entscheidend, ob und wann das eigene Spesenreglement angepasst werden sollte.
01.Was sich 2026 bei Pauschalspesen geändert hat
Die Wegleitung zum Lohnausweis 2026 enthält mehrere Anpassungen. Gleichzeitig hat die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) ihre Mustervorlagen für Spesenreglemente per 1. Januar 2026 aktualisiert. Die Wegleitung empfiehlt, Spesenreglemente inhaltlich danach aufzubauen; vom Sitzkanton genehmigte Reglemente werden von den anderen Kantonen anerkannt, wenn sie die Richtlinien der Mustervorlagen einhalten.
Übersicht der wichtigsten Änderungen 2026
Die übrigen Pauschalansätze von Rz 52 – bis CHF 30.– pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) und Kleinspesen bis CHF 20.– pro Tag – bleiben 2026 unverändert. Ebenso gelten die SSK-Regeln für pauschale Repräsentationsspesen weiterhin: Sie müssen den effektiven Auslagen entsprechen; über CHF 6'000 pro Jahr dürfen sie höchstens 5 Prozent des Bruttolohns betragen, mit einem Maximalansatz von CHF 24'000 jährlich.
02.Kilometerpauschale CHF 0.75/km
Die Kilometerpauschale für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs steigt per 1. Januar 2026 von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer. Dieser Ansatz deckt sämtliche Fahrzeugkosten pauschal ab – Treibstoff, Versicherung, Abschreibung und Unterhalt. Die Erhöhung um CHF 0.05 pro Kilometer trägt den gestiegenen Betriebskosten Rechnung.
Für Unternehmen mit bereits genehmigtem Spesenreglement gilt Bestandsschutz: Enthält das Reglement noch den Ansatz von CHF 0.70/km, muss es nicht neu zur Genehmigung eingereicht werden. Der alte Ansatz bleibt gültig, bis das Reglement aus anderen Gründen geändert und erneut eingereicht wird. Bei der nächsten Anpassung ist dann der neue Ansatz von CHF 0.75/km zu übernehmen.
Ein konkretes Beispiel: Eine Aussendienstmitarbeiterin fährt monatlich 800 Geschäftskilometer mit dem Privatfahrzeug. Mit dem neuen Ansatz erhält sie CHF 600.– statt bisher CHF 560.– pro Monat – eine Differenz von CHF 40.– monatlich oder CHF 480.– pro Jahr. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, die notwendigen Auslagen zu ersetzen; die Kilometerpauschale ist die gängige Umsetzung dieser Pflicht.
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Mehr erfahren →03.Naturalgeschenke CHF 600/Jahr
Die Freigrenze für Naturalgeschenke an Mitarbeitende wurde per 2026 grundlegend umgestellt. Bisher galt eine Freigrenze von CHF 500 pro Ereignis – etwa pro Geburtstag oder Dienstjubiläum. Neu liegt die Freigrenze bei CHF 600 pro Kalenderjahr, unabhängig von der Anzahl der Anlässe. Naturalgeschenke bis zu diesem Betrag müssen nicht im Lohnausweis deklariert werden.
Vergleich Naturalgeschenke: alte vs. neue Regelung
Für Arbeitgeber ist die neue Regelung in vielen Fällen günstiger. Wer bisher pro Mitarbeitenden nur ein Geschenk pro Jahr machte, profitiert von der höheren Freigrenze. Wer hingegen mehrere Anlässe mit je knapp CHF 500 bedachte, muss nun die Jahressumme im Blick behalten. Übersteigt die Summe aller Naturalgeschenke an eine Person CHF 600 im Kalenderjahr, ist der gesamte Betrag lohnausweispflichtig – nicht nur der übersteigende Teil.
04.Welche Reglemente angepasst werden sollten
Die SSK hat ihre Mustervorlagen für Spesenreglemente per 1. Januar 2026 aktualisiert. Die Wegleitung zum Lohnausweis empfiehlt, Reglemente inhaltlich danach aufzubauen; nur dann anerkennen auch die anderen Kantone ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement. Individuelle Ergänzungen sind möglich; Regelungen, die von den Richtlinien abweichen, sind für die Wohnsitzkantone der Mitarbeitenden nicht bindend.
- Neues Reglement erstellen: Verwenden Sie die SSK-Mustervorlage 2026 als Grundlage. Tragen Sie die aktuellen Ansätze ein (CHF 0.75/km, CHF 600 Naturalgeschenke) und reichen Sie das Reglement bei der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung zur Genehmigung ein.
- Bestehendes genehmigtes Reglement ohne Änderungsbedarf: Es besteht kein Handlungszwang. Das Reglement bleibt gültig, auch wenn es noch die alten Ansätze enthält. Der Bestandsschutz greift, solange keine inhaltliche Änderung vorgenommen wird.
- Bestehendes Reglement mit geplanter Änderung: Sobald Sie das Reglement aus einem beliebigen Grund anpassen, ist die Änderung vorgängig zur Genehmigung einzureichen. Nutzen Sie diesen Anlass, um das Reglement mit der aktualisierten SSK-Mustervorlage abzugleichen und sämtliche Ansätze auf den aktuellen Stand zu bringen.
- Reglement ohne bisherige Genehmigung: Unternehmen, die bisher kein genehmigtes Spesenreglement hatten, sollten die Gelegenheit nutzen und direkt ein Reglement nach der aktualisierten SSK-Mustervorlage erstellen. Ohne genehmigtes Reglement sind Spesen effektiv gegen Beleg oder mit Einzelfallpauschalen nach Rz 52 abzurechnen; Monatspauschalen müssen den effektiven Auslagen entsprechen.
Beachten Sie, dass die Genehmigung eines Spesenreglements durch die kantonale Steuerverwaltung in der Regel einige Wochen dauert. Planen Sie bei einer Neueinreichung genügend Vorlauf ein, damit das Reglement rechtzeitig in Kraft treten kann. Zuständig ist der Kanton, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat; die anderen Kantone anerkennen das genehmigte Reglement, sofern es die Richtlinien der SSK-Mustervorlagen einhält.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Altes Reglement freiwillig neu einreichen
Manche Unternehmen reichen ihr bestehendes Reglement vorsorglich neu ein, obwohl keine Änderung nötig wäre. Das verursacht Aufwand und Rückfragen, ohne dass sich an der Gültigkeit etwas ändert. Reichen Sie nur neu ein, wenn tatsächlich eine inhaltliche Änderung ansteht – und gleichen Sie dann mit der aktualisierten SSK-Mustervorlage ab.
Fehler 2: Naturalgeschenke weiterhin pro Ereignis rechnen
Die alte Praxis, Geschenke pro Anlass einzeln zu beurteilen, gilt seit 2026 nicht mehr. Wer weiterhin pro Ereignis rechnet, riskiert eine fehlerhafte Lohnausweisdeklaration. Führen Sie eine Jahresübersicht pro Mitarbeitenden, um die Freigrenze von CHF 600 zu überwachen.
Fehler 3: Kilometerpauschale eigenmächtig auf CHF 0.75 erhöhen
Steht im genehmigten Reglement noch CHF 0.70/km, ist intern zunächst dieser Betrag massgebend. Die Wegleitung lässt für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs zwar bis CHF 0.75/km ohne Betragsangabe zu, eine Erhöhung sollte aber im Reglement nachgeführt werden, damit Reglement und Praxis übereinstimmen. Klären Sie im Zweifel mit der kantonalen Steuerverwaltung, ob die Anpassung eine Neugenehmigung erfordert.
Fehler 4: SSK-Mustervorlage nur teilweise übernehmen
Die kantonale Steuerverwaltung prüft bei der Genehmigung, ob das Reglement den SSK-Richtlinien entspricht. Wer nur einzelne Passagen übernimmt und den Rest frei formuliert, riskiert Nachbesserungsforderungen und fehlende Anerkennung durch andere Kantone. Verwenden Sie die Vorlage vollständig als Grundlage.
Fehler 5: Fehlende Kommunikation an Mitarbeitende
Geänderte Pauschalen und neue Freigrenzen müssen den Mitarbeitenden mitgeteilt werden, damit diese korrekt abrechnen. Ohne klare Kommunikation entstehen Fehlabrechnungen, die nachträglich korrigiert werden müssen. Informieren Sie alle Betroffenen schriftlich über die neuen Ansätze.
06.Häufige Fragen
Muss ich mein genehmigtes Spesenreglement sofort anpassen?
Nein. Bereits genehmigte Spesenreglemente bleiben gültig. Ein Abgleich mit der aktualisierten SSK-Mustervorlage empfiehlt sich, wenn Sie ohnehin eine inhaltliche Änderung vornehmen und das Reglement neu einreichen. Solange keine Änderung erfolgt, bleibt das bestehende Reglement gültig.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für Motorräder und Fahrräder?
Die Wegleitung zum Lohnausweis nennt für die geschäftliche Benutzung des Privatfahrzeugs maximal CHF 0.75 pro Kilometer; eigene Ansätze für Motorräder oder Fahrräder nennt sie nicht. Solche Ansätze kann das Spesenreglement festlegen; im Zweifel entscheidet die kantonale Steuerverwaltung.
Was passiert, wenn die Naturalgeschenke CHF 600 pro Jahr übersteigen?
Übersteigt die Summe aller Naturalgeschenke an eine Person CHF 600 im Kalenderjahr, wird der gesamte Betrag lohnausweispflichtig – nicht nur der übersteigende Teil. Der Arbeitgeber muss den vollen Wert im Lohnausweis unter Ziffer 2.3 deklarieren.
Können wir im Spesenreglement höhere Pauschalen als die SSK-Ansätze festlegen?
Ein Reglement legt seine Ansätze selbst fest; die kantonale Steuerverwaltung genehmigt sie, wenn sie den effektiven Auslagen entsprechen. Deutlich überhöhte Pauschalen werden in der Regel nicht genehmigt, und für Repräsentationspauschalen gelten die SSK-Grenzen. Werden mehr als die angemessenen Beträge ausbezahlt, ist der Überschuss als Lohn zu deklarieren.
Braucht ein Einzelunternehmen auch ein genehmigtes Spesenreglement?
Ein genehmigtes Spesenreglement ist vor allem für Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) relevant, da es die steuerfreie Auszahlung von Pauschalspesen ermöglicht. Einzelunternehmen können Geschäftsaufwände direkt als Betriebsausgaben verbuchen. Ein Reglement kann dennoch sinnvoll sein, wenn Mitarbeitende beschäftigt werden.