Pauschalspesen Änderung 2026: Neuerungen, Gültigkeit und Handlungsbedarf
Ab dem 1. Januar 2026 gelten in der Schweiz angepasste Pauschalspesen-Ansätze, wobei die grösste Änderung die Erhöhung der Kilometerpauschale von CHF 0.70 auf CHF 0.75 betrifft. Die Verpflegungs- und Kleinspesentagespauschalen bleiben dagegen auf dem bisherigen Niveau. Für Unternehmen mit einem bereits genehmigten Spesenreglement stellt sich vor allem die Frage, ob ein Neuantrag beim kantonalen Steueramt nötig ist oder ob das bestehende Reglement weiterhin gilt.
Die Grundlage für die neuen Ansätze bilden die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis ab 1. Januar 2026 sowie die aktualisierten SSK-Musterreglemente vom Januar 2026. Dieser Beitrag ordnet die einzelnen Änderungen ein, zeigt die konkreten Auswirkungen auf bestehende Reglemente und klärt, wann Handlungsbedarf besteht.
01.Welche Pauschalspesen-Ansätze sich 2026 ändern
Die ESTV hat per 1. Januar 2026 mehrere Anpassungen an den steuerlich anerkannten Pauschalspesen vorgenommen. Die folgende Übersicht zeigt alle relevanten Ansätze im Vergleich zum Vorjahr.
Pauschalspesen-Ansätze 2025 vs. 2026
Die Erhöhung der Kilometerpauschale um CHF 0.05 auf CHF 0.75 reflektiert die gestiegenen Betriebskosten für Privatfahrzeuge. Bei einem Aussendienst-Mitarbeitenden mit 15'000 Geschäftskilometern pro Jahr ergibt sich daraus eine Mehrerstattung von CHF 750 jährlich. Die Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag bleibt trotz der MWST-Erhöhung per 1. Januar 2024 unverändert, da Pauschalspesen netto berechnet werden und die MWST-Anpassung keinen direkten Einfluss auf die steuerlich anerkannten Ansätze hat.
Bei den Naturalgeschenken ändert sich neben dem Betrag auch die Bezugsgrösse: Statt CHF 500 pro Ereignis gilt neu ein Jahresmaximum von CHF 600 pro Kalenderjahr. Unternehmen, die bisher mehrere Anlässe pro Jahr mit Geschenken bedacht haben, müssen diese Änderung in ihrer Spesenplanung berücksichtigen.
02.SSK-Musterreglement 2026: Was sich inhaltlich ändert
Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) hat ihre Musterreglemente per Januar 2026 aktualisiert. Eine zentrale Präzisierung betrifft die inhaltliche Übereinstimmung: Spesenreglemente müssen den SSK-Mustervorlagen inhaltlich entsprechen, um steuerlich anerkannt zu werden. Diese Anforderung galt zwar bereits zuvor, wird aber ab 2026 expliziter formuliert und von den kantonalen Steuerverwaltungen strenger geprüft.
- Inhaltliche Konformität: Spesenreglemente müssen die Struktur und die wesentlichen Bestimmungen der SSK-Mustervorlagen abbilden. Eigenständige Formulierungen sind zulässig, dürfen aber nicht von den Musterinhalten abweichen.
- Aktualisierte Ansätze: Die neuen Kilometeransätze und die geänderte Naturalgeschenke-Regelung sind in den Mustervorlagen bereits eingearbeitet. Unternehmen, die ihr Reglement an die Mustervorlage anlehnen, übernehmen die neuen Werte automatisch.
- Genehmigungsverfahren: Neue Spesenreglemente oder wesentliche Änderungen an bestehenden Reglementen müssen dem zuständigen kantonalen Steueramt zur Genehmigung vorgelegt werden. Die Bearbeitungsdauer variiert je nach Kanton zwischen zwei und acht Wochen.
- Pflicht zur Einhaltung gemäss Art. 327a OR: Unabhängig von der steuerlichen Genehmigung bleibt die Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung gemäss Art. 327a OR bestehen. Das Spesenreglement regelt lediglich die Modalitäten, nicht die grundsätzliche Erstattungspflicht.
Unternehmen sollten ihr bestehendes Spesenreglement mit der aktuellen SSK-Mustervorlage abgleichen. Weicht das Reglement in wesentlichen Punkten ab, empfiehlt sich eine Überarbeitung und Neueinreichung beim Steueramt, auch wenn das Reglement formal noch genehmigt ist.
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Mehr erfahren →03.Bestehendes Reglement behalten oder Neuantrag stellen?
Die häufigste Frage in der Praxis lautet: Muss ein bereits genehmigtes Spesenreglement wegen der Änderungen 2026 neu eingereicht werden? Die Antwort hängt davon ab, welche Anpassungen das Unternehmen vornehmen möchte und wie stark das bestehende Reglement von den aktuellen SSK-Mustervorlagen abweicht.
Neuantrag nötig oder nicht?
Ein konkretes Beispiel: Ein KMU mit zehn Aussendienstmitarbeitenden hat seit 2022 ein genehmigtes Spesenreglement mit CHF 0.70 pro Kilometer. Das Unternehmen kann diesen Ansatz beibehalten, ohne das Reglement neu einreichen zu müssen. Möchte es den Mitarbeitenden jedoch den neuen Ansatz von CHF 0.75 gewähren, muss das angepasste Reglement dem kantonalen Steueramt zur Genehmigung vorgelegt werden. Ohne Genehmigung würde die Differenz von CHF 0.05 pro Kilometer als Lohnbestandteil gelten und wäre sozialversicherungspflichtig.
Wichtig: Auch wenn kein Neuantrag zwingend nötig ist, lohnt sich eine Überprüfung des bestehenden Reglements. Reglemente, die vor 2024 genehmigt wurden, enthalten möglicherweise veraltete Formulierungen oder fehlende Bestimmungen, die bei einer künftigen Revision oder Steuerprüfung beanstandet werden könnten.
04.Praktische Schritte für die Umstellung 2026
Die Umstellung auf die neuen Pauschalspesen-Ansätze erfordert je nach Ausgangslage unterschiedliche Massnahmen. Die folgenden Schritte helfen, den Übergang strukturiert und rechtskonform zu gestalten.
- Reglement mit SSK-Mustervorlage abgleichen: Laden Sie die aktuelle SSK-Mustervorlage (Stand Januar 2026) herunter und vergleichen Sie diese Punkt für Punkt mit Ihrem bestehenden Reglement. Achten Sie besonders auf die Struktur, die aufgeführten Spesenkategorien und die Formulierungen zu Belegnachweisen.
- Kilometeransatz intern entscheiden: Klären Sie, ob Ihr Unternehmen den bisherigen Ansatz von CHF 0.70 beibehalten oder auf CHF 0.75 erhöhen möchte. Berücksichtigen Sie dabei die Kostenfolgen: Bei 50 Mitarbeitenden mit durchschnittlich 5'000 km pro Jahr bedeutet die Erhöhung Mehrkosten von CHF 12'500 jährlich.
- Naturalgeschenke-Regelung anpassen: Prüfen Sie, ob Ihr Reglement die bisherige Formulierung pro Ereignis enthält, und passen Sie diese auf die neue Jahrespauschale von CHF 600 an. Diese Änderung betrifft insbesondere Unternehmen mit Jubiläums- oder Weihnachtsgeschenken.
- Lohnbuchhaltung und Abrechnungssysteme aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass die neuen Ansätze ab dem 1. Januar 2026 in der Lohnbuchhaltung und in allfälligen Spesentools hinterlegt sind. Falsche Ansätze führen zu fehlerhaften Lohnausweisen und können bei einer Revision beanstandet werden.
- Mitarbeitende informieren: Kommunizieren Sie die Änderungen rechtzeitig an alle betroffenen Mitarbeitenden. Insbesondere Aussendienstmitarbeitende mit hoher Kilometerleistung profitieren von der Erhöhung und sollten über den neuen Ansatz informiert werden.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Neuen Kilometeransatz ohne Reglement-Genehmigung auszahlen
Wer den Ansatz von CHF 0.70 auf CHF 0.75 erhöht, ohne das angepasste Reglement dem Steueramt vorzulegen, riskiert, dass die Differenz als Lohnbestandteil qualifiziert wird. Die Folge sind Nachforderungen bei Sozialversicherungsbeiträgen und eine Korrektur im Lohnausweis. Reichen Sie das geänderte Reglement vor der ersten Auszahlung mit dem neuen Ansatz ein.
Fehler 2: Verpflegungspauschale eigenmächtig erhöhen
Manche Unternehmen erhöhen die Verpflegungspauschale über CHF 30 pro Tag hinaus, weil sie die MWST-Erhöhung 2024 kompensieren wollen. Da die ESTV den Ansatz von CHF 30 unverändert belässt, gilt jeder darüber hinausgehende Betrag als steuerpflichtiger Lohn. Halten Sie sich an die offiziellen ESTV-Ansätze.
Fehler 3: Naturalgeschenke weiterhin pro Ereignis statt pro Jahr berechnen
Die Umstellung von CHF 500 pro Ereignis auf CHF 600 pro Kalenderjahr wird leicht übersehen. Unternehmen, die weiterhin pro Ereignis rechnen, könnten die Jahresgrenze unbemerkt überschreiten. Passen Sie die interne Buchhaltung auf die neue Jahresbezugsgrösse an und führen Sie eine kumulative Erfassung pro Mitarbeitenden.
Fehler 4: Veraltetes Spesenreglement nicht auf SSK-Konformität prüfen
Reglemente, die vor mehreren Jahren genehmigt wurden, entsprechen häufig nicht mehr den aktuellen SSK-Mustervorlagen. Bei einer Steuerrevision kann dies zur Aberkennung der Pauschalspesen führen, selbst wenn das Reglement formal noch gültig ist. Gleichen Sie Ihr Reglement mindestens alle zwei bis drei Jahre mit der aktuellen Mustervorlage ab.
Fehler 5: Kilometeransatz im Lohnausweis falsch deklarieren
Wird im Lohnausweis der neue Ansatz von CHF 0.75 ausgewiesen, obwohl das Reglement noch CHF 0.70 vorsieht, entsteht eine Diskrepanz zwischen Reglement und Deklaration. Steuerbehörden können in diesem Fall die gesamte Pauschale als nicht reglementkonform einstufen. Stellen Sie sicher, dass Lohnausweis und genehmigtes Reglement übereinstimmen.
06.Häufige Fragen
Muss ich mein Spesenreglement wegen der Kilometerpauschale 2026 neu genehmigen lassen?
Nur wenn Sie den neuen Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer übernehmen möchten. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 bleiben ohne Neuantrag gültig. Möchten Sie den Ansatz erhöhen, muss das angepasste Reglement dem kantonalen Steueramt vor der ersten Auszahlung vorgelegt werden.
Warum wurde die Verpflegungspauschale trotz MWST-Erhöhung 2024 nicht angepasst?
Pauschalspesen werden netto berechnet, das heisst die Mehrwertsteuer fliesst nicht in die Berechnung der steuerlich anerkannten Ansätze ein. Die MWST-Erhöhung von 7.7 auf 8.1 Prozent per 1. Januar 2024 hat daher keinen direkten Einfluss auf die Höhe der Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag.
Ab wann gelten die neuen Pauschalspesen-Ansätze 2026?
Die neuen Ansätze gelten ab dem 1. Januar 2026. Für Geschäftsreisen und Auslagen, die noch im Dezember 2025 anfallen, gelten die bisherigen Ansätze. Massgebend ist das Datum der Auslage, nicht das Datum der Abrechnung oder Auszahlung.
Kann ich im Spesenreglement einen höheren Kilometeransatz als CHF 0.75 festlegen?
Grundsätzlich ja, aber der Betrag über CHF 0.75 pro Kilometer gilt steuerlich als Lohnbestandteil und ist sozialversicherungspflichtig. Er muss im Lohnausweis entsprechend deklariert werden. Die meisten Unternehmen halten sich daher an den ESTV-Maximalansatz.
Was passiert, wenn mein Spesenreglement nicht der SSK-Mustervorlage entspricht?
Bei einer Steuerrevision kann die kantonale Steuerverwaltung die Pauschalspesen als nicht reglementkonform einstufen. In diesem Fall werden die ausbezahlten Pauschalen als Lohnbestandteil qualifiziert und es fallen Nachforderungen bei Sozialversicherungen und Steuern an. Eine freiwillige Anpassung an die Mustervorlage ist daher empfehlenswert.
Gilt die neue Naturalgeschenke-Grenze von CHF 600 auch für Weihnachtsgeschenke?
Ja, die Grenze von CHF 600 pro Kalenderjahr umfasst sämtliche Naturalgeschenke an Mitarbeitende, einschliesslich Weihnachts-, Geburtstags- und Jubiläumsgeschenke. Anders als bisher wird nicht mehr pro Ereignis gerechnet, sondern kumuliert über das gesamte Kalenderjahr.