Pauschalspesen für GmbH und AG: Reglement, GF- und VR-Spesen
GmbH und AG können Pauschalspesen ausrichten wie jeder Arbeitgeber: Einzelfallpauschalen nach Rz 52 der Wegleitung brauchen kein Reglement, für Monatspauschalen und höhere Ansätze schafft ein kantonal genehmigtes Spesenreglement Rechtssicherheit – für GF und VR gelten besondere Deklarationsregeln im Lohnausweis. Gerade bei inhabergeführten Gesellschaften prüfen Steuerbehörden Pauschalspesen besonders genau, weil Nahestehende als Organe und Mitarbeitende gleichzeitig auftreten. Wer die Regeln kennt und den Lohnausweis korrekt ausfüllt, vermeidet Aufrechnungen.
01.Gleiche Regeln wie bei Einzelunternehmen
Die Rechtsform spielt bei Pauschalspesen keine Rolle. GmbH und AG können für sämtliche Mitarbeitenden Pauschalspesen ausrichten. Einzelfallpauschalen nach Rz 52 brauchen kein Reglement; Monatspauschalen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen, und ein kantonal genehmigtes Spesenreglement schafft dafür Rechtssicherheit. Die Grundlage bildet Art. 327a OR, der den Arbeitgeber zur Erstattung aller notwendigen Auslagen verpflichtet.
- Genehmigung: Für Monatspauschalen und höhere Ansätze sollte das Spesenreglement vor der ersten Auszahlung von der kantonalen Steuerbehörde am Sitz der Gesellschaft genehmigt sein.
- SSK-Mustervorlage: Die Wegleitung empfiehlt, Spesenreglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen. Regelungen, die von den SSK-Richtlinien abweichen, sind für die Wohnsitzkantone der Mitarbeitenden nicht bindend.
- Keine Sonderregeln für Gesellschaftsform: Ob Einzelunternehmen, GmbH oder AG – die Ansätze der Wegleitung und die Genehmigungsvoraussetzungen sind identisch.
- Geltungsbereich: Das Reglement gilt für alle Personen mit Arbeitsvertrag, also auch für angestellte Gesellschafter und Geschäftsführende.
02.Besonderheiten für Geschäftsführer in GmbH und AG
Geschäftsführende einer GmbH oder CEO einer AG sind in der Regel über einen Arbeitsvertrag angestellt. Damit gelten für sie dieselben Spesenregeln wie für alle anderen Mitarbeitenden. Allerdings haben Geschäftsführende häufig höhere berufsbedingte Auslagen – etwa für Repräsentation, Reisetätigkeit oder Geschäftsessen. Diese höheren Pauschalen lassen sich über ein separates Kaderreglement abbilden.
- Kaderreglement: Für Geschäftsführende und weitere Kadermitarbeitende kann ein Zusatzreglement nach SSK-Muster mit pauschalen Repräsentationsspesen eingereicht werden. Auch dieses sollte kantonal genehmigt sein.
- Repräsentationsspesen: Pauschale Repräsentationsspesen müssen den effektiven Auslagen entsprechen. Bei Überschreitung von CHF 6'000 pro Jahr dürfen sie maximal 5 % des Bruttolohns betragen, höchstens CHF 24'000 pro Jahr. Sie werden betragsmässig in Ziffer 13.2.1 angegeben.
- Firmenwagen-Privatanteil: Stellt die Gesellschaft dem GF einen Firmenwagen zur Verfügung, ist der Privatanteil in Ziffer 2.2 des Lohnausweises zu deklarieren. Die Pauschale beträgt 0,9 % des Kaufpreises (exkl. MWST) pro Monat, mindestens CHF 150.
- Nahestehende Personen: Bei inhabergeführten GmbH und AG prüfen Steuerbehörden besonders, ob die Pauschalspesen geschäftsmässig begründet sind. Unverhältnismässig hohe Pauschalen können als geldwerte Leistung qualifiziert werden.
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Mehr erfahren →03.VR-Spesen in GmbH und AG
Verwaltungsratsmitglieder stehen in der Regel nicht in einem Arbeitsverhältnis zur Gesellschaft. Ihr Honorar wird dennoch als Lohn behandelt und in Ziffer 1 des Lohnausweises deklariert. Für die Spesenerstattung gelten deshalb besondere Regeln.
Deklaration von VR-Bezügen im Lohnausweis
Pauschale VR-Spesen sollten in einem genehmigten Reglement geregelt sein, damit Rechtssicherheit besteht. Ohne Reglement müssen sie den effektiven Auslagen entsprechen; übersetzte Teile werden dem Honorar zugerechnet. In der Praxis reichen viele Gesellschaften ein kombiniertes Reglement ein, das sowohl Mitarbeitende als auch Organmitglieder umfasst.
04.Steuerliche Anerkennung der Pauschalspesen
Damit Pauschalspesen steuerfrei ausbezahlt werden können, sollten drei Punkte erfüllt sein: angemessene Höhe (Einzelfallpauschalen innerhalb von Rz 52, Monatspauschalen in Höhe der effektiven Auslagen), ein korrekt ausgefüllter Lohnausweis und – für Monatspauschalen und höhere Ansätze – ein kantonal genehmigtes Spesenreglement. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, werden überhöhte Pauschalen im übersetzten Teil als Lohnbestandteil aufgerechnet.
Pauschalansätze 2026 (Wegleitung)
Im Lohnausweis werden Pauschalen für Zeitabschnitte immer betragsmässig in Ziffer 13.2 angegeben, auch mit genehmigtem Reglement. Effektive Spesen und Einzelfallpauschalen gehören in Ziffer 13.1.1; mit genehmigtem Reglement genügt dort ein Kreuz, und in Ziffer 15 steht der Genehmigungsvermerk. Bereits genehmigte Reglemente mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung – die Anpassung auf CHF 0.75 kann bei der nächsten Reglementänderung erfolgen.
05.Pauschalspesen in GmbH und AG einführen: Schritt für Schritt
Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie als Geschäftsleitung oder HR-Verantwortliche Pauschalspesen in Ihrer GmbH oder AG korrekt einführen und im Lohnausweis abbilden. Der Prozess gilt unabhängig davon, ob Sie ein neues Reglement erstellen oder ein bestehendes anpassen.
Schritt 1: Spesenreglement nach SSK-Mustervorlage erstellen
Erstellen Sie ein Spesenreglement nach der SSK-Mustervorlage, wie es die Wegleitung zum Lohnausweis empfiehlt. Definieren Sie darin, welche Spesenkategorien pauschal und welche effektiv erstattet werden. Legen Sie die Pauschalhöhen fest – orientieren Sie sich an Rz 52 der Wegleitung (z. B. bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit) und an den SSK-Ansätzen; Monatspauschalen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
- Geltungsbereich: Definieren Sie, für welche Mitarbeitenden das Reglement gilt (alle Angestellten, nur Aussendienst, nur Kader).
- Spesenkategorien: Unterscheiden Sie mindestens Verpflegung, Reisekosten, Übernachtung, Kleinspesen und Repräsentation.
- Abrechnungsmodus: Halten Sie fest, ob die Pauschale monatlich, quartalsweise oder jährlich ausbezahlt wird.
Schritt 2: Kaderspesen separat regeln
Prüfen Sie, ob Geschäftsführende oder andere Kadermitarbeitende höhere berufsbedingte Auslagen haben als das übrige Personal. Falls ja, regeln Sie dies im Zusatzreglement für Mitarbeitende mit leitender Funktion nach SSK-Muster. Es wird zusammen mit dem Grundreglement oder als Änderung genehmigt.
Achten Sie bei inhabergeführten Gesellschaften besonders auf die Verhältnismässigkeit. Pauschalen, die deutlich über dem Branchenüblichen liegen, werden von der Steuerbehörde als verdeckte Gewinnausschüttung qualifiziert. Dokumentieren Sie deshalb die geschäftliche Notwendigkeit höherer Pauschalen nachvollziehbar.
Schritt 3: VR-Spesen im Reglement berücksichtigen
VR-Mitglieder ohne Arbeitsvertrag fallen nicht unter das Spesenreglement der Mitarbeitenden. Wenn Sie auch für den Verwaltungsrat Pauschalspesen vorsehen möchten, müssen Sie entweder ein separates VR-Spesenreglement erstellen oder das bestehende Reglement um einen VR-Abschnitt erweitern und erneut genehmigen lassen.
- Separates VR-Reglement: Empfehlenswert bei grösseren Verwaltungsräten mit regelmässiger Reisetätigkeit.
- Kombiniertes Reglement: Praktisch bei kleinen Gesellschaften, in denen GF und VR personell überlappen. Die kantonale Behörde muss die Erweiterung ausdrücklich genehmigen.
- Nur Effektivspesen: Alternativ erstatten Sie VR-Spesen ausschliesslich gegen Beleg – dann ist kein separates Reglement nötig.
Schritt 4: Kantonale Genehmigung einholen
Reichen Sie das fertige Spesenreglement bei der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz der Gesellschaft ein. Die meisten Kantone bieten ein Online-Einreichungsformular an. Die Bearbeitungsdauer beträgt je nach Kanton zwei bis acht Wochen. Reichen Sie das Reglement rechtzeitig vor dem gewünschten Inkrafttreten ein.
Wichtig: Rechtssicherheit für die genehmigten Pauschalen besteht ab dem Datum der Genehmigung; rückwirkende Genehmigungen sind in den meisten Kantonen nicht möglich. Monatspauschalen, die vorher ausbezahlt werden, müssen mit den effektiven Auslagen begründet werden können. Planen Sie deshalb genügend Vorlaufzeit ein.
Schritt 5: GF-Spesen im Lohnausweis korrekt deklarieren
Der Lohnausweis des Geschäftsführers erfordert besondere Sorgfalt, weil hier mehrere Positionen zusammenkommen können: Lohn, Pauschalspesen, Firmenwagen-Privatanteil und allenfalls Repräsentationsspesen.
Lohnausweis-Positionen für Geschäftsführende
Schritt 6: VR-Spesen separat erfassen und ausweisen
Jedes VR-Mitglied erhält einen eigenen Lohnausweis. Das VR-Honorar erscheint in Ziffer 1, effektive Reisespesen in Ziffer 13.1.1. Pauschale VR-Spesen werden immer betragsmässig in Ziffer 13.2 angegeben; bei genehmigtem Reglement kommt der Vermerk in Ziffer 15 hinzu.
Führen Sie die VR-Spesen buchhalterisch getrennt von den Mitarbeiterspesen. Das erleichtert die Deklaration im Lohnausweis und die Nachvollziehbarkeit bei einer Steuerrevision. Sitzungsgelder gelten als Honorarbestandteil und gehören in Ziffer 1, nicht in die Spesenabrechnung.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Mitarbeiter-Reglement auf VR-Mitglieder angewendet
Das Spesenreglement für Mitarbeitende deckt VR-Mitglieder ohne Arbeitsvertrag nicht ab. Werden dennoch Pauschalspesen an VR-Mitglieder ausbezahlt, fehlt die Rechtssicherheit, und die Steuerbehörde rechnet übersetzte Beträge als Lohn auf. Erstellen Sie ein separates oder kombiniertes Reglement und lassen Sie es genehmigen.
Fehler 2: Pauschalspesen nur in Ziffer 15 statt mit Betrag in Ziffer 13.2
Pauschalen für Zeitabschnitte müssen immer betragsmässig in Ziffer 13.2 angegeben werden, auch bei genehmigtem Spesenreglement. Ziffer 15 enthält nur den Genehmigungsvermerk. Fehlt der Betrag in Ziffer 13.2, führt das zu Rückfragen der Steuerbehörde und kann eine Aufrechnung auslösen.
Fehler 3: Unverhältnismässig hohe Pauschalen für GF-Gesellschafter
Bei inhabergeführten Gesellschaften werden überhöhte Pauschalspesen als verdeckte Gewinnausschüttung qualifiziert. Die Folge: Aufrechnung beim Gesellschafter als Einkommen und bei der Gesellschaft als geldwerte Leistung. Orientieren Sie sich an Rz 52 und den SSK-Ansätzen und dokumentieren Sie höhere Beträge nachvollziehbar.
Fehler 4: Reglement nicht vor erster Auszahlung genehmigt
Rechtssicherheit für Monatspauschalen besteht erst ab dem Genehmigungsdatum. Werden sie vorher ausbezahlt und übersteigen die effektiven Auslagen, gilt der Überschuss als Lohnbestandteil und ist AHV- und steuerpflichtig. Planen Sie mindestens zwei Monate Vorlaufzeit für die kantonale Genehmigung ein.
Fehler 5: Firmenwagen-Privatanteil nicht im Lohnausweis deklariert
Nutzt der GF einen Firmenwagen auch privat, muss der Privatanteil in Ziffer 2.2 des Lohnausweises erscheinen. Fehlt diese Angabe, drohen Nachsteuern und Bussen. Der Privatanteil beträgt pauschal 0,9 % des Kaufpreises pro Monat, mindestens CHF 150.
07.Häufige Fragen
Kann eine GmbH mehr als ein Spesenreglement haben?
Ja, eine GmbH kann neben dem allgemeinen Reglement für alle Mitarbeitenden ein Zusatzreglement für Mitarbeitende mit leitender Funktion führen, wie es das SSK-Muster vorsieht. Zusätzlich können VR-Mitglieder geregelt werden. Jedes Reglement bzw. jede Änderung wird von der kantonalen Steuerbehörde genehmigt.
Gelten für eine AG andere Spesenregeln als für eine GmbH?
Nein, die Spesenregeln sind für beide Rechtsformen identisch. Die Ansätze der Wegleitung, die Genehmigung und die Deklaration im Lohnausweis gelten gleichermassen für GmbH und AG. Unterschiede ergeben sich nur aus der internen Organisation, etwa wenn eine AG einen grösseren Verwaltungsrat hat.
Muss der GF einer GmbH seine Spesen belegen wenn ein Pauschalreglement vorliegt?
Nein, bei einem genehmigten Pauschalreglement entfällt die Belegpflicht für die pauschalierten Spesenkategorien. Werden jedoch zusätzlich effektive Spesen erstattet, die nicht von der Pauschale abgedeckt sind, müssen diese weiterhin mit Belegen nachgewiesen werden.
Wie werden VR-Sitzungsgelder im Lohnausweis deklariert?
Sitzungsgelder gelten als Bestandteil des VR-Honorars und werden in Ziffer 1 des Lohnausweises aufgeführt. Sie sind AHV-pflichtig. Sitzungsgelder dürfen nicht als Spesenerstattung in Ziffer 13 deklariert werden.
Was passiert wenn die Steuerbehörde das Spesenreglement ablehnt?
Wird das Reglement abgelehnt, fehlt die Rechtssicherheit für die beantragten Pauschalen. Bereits ausbezahlte Pauschalen sind nicht automatisch Lohn, müssen aber den effektiven Auslagen entsprechen; übersetzte Teile sind AHV- und steuerpflichtig. In der Regel gibt die Steuerbehörde Hinweise zur Überarbeitung, sodass eine erneute Einreichung möglich ist.
Braucht ein bereits genehmigtes Reglement mit CHF 0.70 Kilometerpauschale eine neue Genehmigung?
Nein, bereits genehmigte Reglemente mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 bleiben gültig. Die Anpassung auf den neuen Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer kann bei der nächsten regulären Reglementänderung erfolgen. Eine separate Neugenehmigung nur wegen der Kilometeranpassung ist nicht erforderlich.