Pauschalspesen GmbH und AG: Reglement, Abgrenzung und Genehmigung

Bevor Sie ein Spesenreglement erstellen, müssen Sie die Struktur Ihrer GmbH oder AG genau erfassen. Entscheidend ist, welche Personen gleichzeitig Gesellschafter und Angestellte sind. Bei Einpersonen-GmbH oder Familien-AG mit wenigen Beteiligten ist die steuerliche Prüfungsdichte deutlich höher als bei Gesellschaften mit breit gestreutem Aktionariat.

• Gesellschafter-Geschäftsführer: Halten Anteile und sind gleichzeitig operativ tätig. Ihre Spesen werden besonders kritisch geprüft, weil sie sich selbst Zahlungen genehmigen können.
• Nahestehende Personen: Ehepartner, Kinder oder andere Familienangehörige, die im Betrieb angestellt sind. Deren Spesenbezüge müssen in einem angemessenen Verhältnis zur tatsächlichen Tätigkeit stehen.
• Externe Mitarbeitende: Angestellte ohne Beteiligung an der Gesellschaft. Für sie gelten die regulären Pauschalspesen-Regeln ohne verschärfte Abgrenzungsproblematik.
• MWST-Gruppe: Falls Ihre GmbH oder AG Teil einer MWST-Gruppe ist, müssen die Spesenregelungen gruppeneinheitlich ausgestaltet sein.

Dokumentieren Sie die Ergebnisse dieser Analyse schriftlich. Die Steuerbehörde erwartet bei der Genehmigung des Reglements, dass Sie die Personalstruktur offenlegen und die Pauschalen für jede Personenkategorie nachvollziehbar begründen können.

Das Spesenreglement bildet die vertragliche und steuerliche Grundlage für alle Pauschalspesen. Ab 2026 müssen Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Verwenden Sie daher die aktuelle Mustervorlage Ihrer kantonalen Steuerverwaltung als Ausgangsbasis und passen Sie diese an die Gegebenheiten Ihrer GmbH oder AG an.

Bereits genehmigte Reglemente mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung. Wenn Sie jedoch ein neues Reglement einreichen oder das bestehende anpassen, sollten Sie den aktuellen Ansatz von CHF 0.75 verwenden.

Achten Sie darauf, dass das Reglement für Gesellschafter-Geschäftsführer und nahestehende Personen keine höheren Pauschalen vorsieht als für vergleichbare externe Mitarbeitende. Unterschiedliche Pauschalen sind nur zulässig, wenn sie durch unterschiedliche Tätigkeitsprofile sachlich begründet sind, etwa bei deutlich höherer Reisetätigkeit.

Bei GmbH und AG mit wenigen Gesellschaftern ist die vertragliche Abgrenzung zwischen Lohn, Spesen und Gewinnausschüttung der kritischste Punkt. Die Steuerbehörden prüfen, ob die Gesamtvergütung des Geschäftsführers drittvergleichsfähig ist. Das bedeutet: Lohn plus Pauschalspesen plus allfällige Dividende müssen in der Summe dem entsprechen, was ein unabhängiger Dritter für dieselbe Tätigkeit erhalten würde.

• Arbeitsvertrag: Der Arbeitsvertrag des Gesellschafter-Geschäftsführers muss Lohn und Spesen separat ausweisen. Eine Gesamtvergütung ohne Aufschlüsselung ist unzulässig.
• Pflichtenheft: Ein schriftliches Pflichtenheft dokumentiert die Aufgaben und die damit verbundene Reisetätigkeit. Daraus leitet sich die Höhe der Pauschalspesen ab.
• Drittvergleich: Vergleichen Sie die Gesamtvergütung mit branchenüblichen Werten. Lohnstrukturerhebungen des BFS oder Branchenverbände liefern Referenzwerte.
• Protokollierung: Beschlüsse über Lohn und Spesen des Geschäftsführers sollten im Protokoll der Gesellschafterversammlung oder des Verwaltungsrats festgehalten werden.

Wenn die Steuerbehörde feststellt, dass die Pauschalspesen des Geschäftsführers nicht durch tatsächliche Auslagen gedeckt sind, wird die Differenz als verdeckte Gewinnausschüttung aufgerechnet. Dies betrifft sowohl die Gewinnsteuer der Gesellschaft als auch die Einkommenssteuer des Geschäftsführers und löst eine Verrechnungssteuerpflicht von 35 Prozent aus.

Familienangehörige, die in der GmbH oder AG angestellt sind, stehen bei der Spesenprüfung unter besonderer Beobachtung. Die Steuerbehörden prüfen, ob die Anstellung tatsächlich besteht, ob die Tätigkeit den Spesenbezug rechtfertigt und ob die Pauschalen angemessen sind. Diese Prüfung erfolgt unabhängig davon, ob die nahestehende Person selbst Anteile hält.

• Jede nahestehende Person muss einen schriftlichen Arbeitsvertrag mit klar definierten Aufgaben und Arbeitszeiten haben.
• Die Pauschalspesen müssen im Verhältnis zum Beschäftigungsgrad und zur tatsächlichen Reisetätigkeit stehen. Eine Teilzeitkraft mit 20 Prozent Pensum ohne Aussendienst hat keinen Anspruch auf volle Tagespauschalen.
• Führen Sie für nahestehende Personen dieselben Nachweise wie für externe Mitarbeitende: Arbeitszeiterfassung, Reiseberichte und gegebenenfalls Kundenbesuche.
• Vermeiden Sie Pauschalspesen an Familienangehörige, die nur auf dem Papier angestellt sind. Solche Konstruktionen werden als Steuerumgehung qualifiziert.

Die Konsequenzen bei Beanstandungen sind dieselben wie bei Gesellschafter-Geschäftsführern: Aufrechnung als verdeckte Gewinnausschüttung, Nachforderung der Verrechnungssteuer und Korrektur des Lohnausweises.

Pauschalspesen sind nur dann steuerfrei, wenn das zugrunde liegende Spesenreglement von der kantonalen Steuerbehörde am Sitz der Gesellschaft genehmigt wurde. Ohne Genehmigung müssen sämtliche Pauschalspesen im Lohnausweis als Lohnbestandteil deklariert werden und sind beim Empfänger einkommenssteuerpflichtig.

• Einreichung: Reichen Sie das Reglement zusammen mit dem Antragsformular bei der kantonalen Steuerverwaltung ein. Viele Kantone bieten Online-Einreichung an.
• Prüfungsdauer: Rechnen Sie mit einer Bearbeitungszeit von vier bis acht Wochen. In komplexen Fällen, etwa bei hohen Repräsentationspauschalen oder vielen nahestehenden Personen, kann die Prüfung länger dauern.
• Rückfragen: Die Steuerbehörde kann Nachweise zur Begründung der Pauschalen verlangen, insbesondere bei Gesellschafter-Geschäftsführern. Halten Sie Pflichtenheft, Reisestatistiken und Drittvergleichsdaten bereit.
• Genehmigungsverfügung: Die Genehmigung erfolgt schriftlich und gilt ab dem darin genannten Datum. Bewahren Sie die Verfügung dauerhaft auf, da sie bei Revisionen vorgelegt werden muss.

Wenn Ihre GmbH oder AG Betriebsstätten in mehreren Kantonen hat, benötigen Sie grundsätzlich die Genehmigung des Sitzkantons. Einige Kantone verlangen jedoch eine separate Meldung. Klären Sie dies vor der Einreichung mit den betroffenen Steuerverwaltungen.

Pauschalspesen enthalten keinen Vorsteuerabzug, da keine Einzelbelege vorliegen. Die MWST-Behandlung unterscheidet sich daher grundlegend von Effektivspesen. Für GmbH und AG, die MWST-pflichtig sind, bedeutet dies einen Verzicht auf den Vorsteuerabzug bei allen pauschal abgegoltenen Auslagen.

Falls Ihre GmbH oder AG Teil einer MWST-Gruppe ist, müssen die Spesenregelungen innerhalb der Gruppe einheitlich angewendet werden. Unterschiedliche Pauschalen für dieselbe Tätigkeit in verschiedenen Gruppengesellschaften sind nicht zulässig und können bei einer MWST-Revision beanstandet werden.

Die korrekte Deklaration im Lohnausweis ist der letzte und entscheidende Schritt. Fehler im Lohnausweis führen zu Rückfragen der Steuerbehörde, Nachveranlagungen beim Mitarbeitenden und im schlimmsten Fall zu einem Steuerstrafverfahren gegen die Gesellschaft.

• Feld 13.1.1: Hier kreuzen Sie an, dass ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Dieses Kreuz ist Voraussetzung dafür, dass die Pauschalspesen nicht als Lohn besteuert werden.
• Feld 13.2: Tragen Sie hier die effektiv ausbezahlten Pauschalspesen ein. Die Angabe erfolgt als Gesamtbetrag pro Jahr.
• Repräsentationsspesen über CHF 6000: Übersteigen die Repräsentationsspesen CHF 6000 pro Jahr, müssen sie separat im Lohnausweis ausgewiesen werden. Die Obergrenze liegt bei 5 Prozent des Bruttolohns, maximal CHF 24 000 pro Jahr.
• Naturalgeschenke: Ab 2026 gilt eine Freigrenze von CHF 600 pro Kalenderjahr und Mitarbeitenden. Darüber hinausgehende Beträge sind im Lohnausweis zu deklarieren.

Stellen Sie sicher, dass die Lohnausweise aller Gesellschafter-Geschäftsführer und nahestehenden Personen konsistent mit dem genehmigten Spesenreglement und den tatsächlichen Auszahlungen sind. Abweichungen zwischen Reglement, Buchhaltung und Lohnausweis sind ein typischer Auslöser für vertiefte Prüfungen.