Pauschalspesen für GmbH und AG: Reglement, GF- und VR-Spesen
GmbH und AG können Pauschalspesen geltend machen wenn ein kantonal genehmigtes Spesenreglement vorliegt – für GF und VR gelten besondere Deklarationsregeln im Lohnausweis. Gerade bei inhabergeführten Gesellschaften prüfen Steuerbehörden Pauschalspesen besonders genau, weil Nahestehende als Organe und Mitarbeitende gleichzeitig auftreten. Wer die Regeln kennt und den Lohnausweis korrekt ausfüllt, vermeidet Aufrechnungen und sichert die steuerfreie Auszahlung der Pauschalen.
01.Gleiche Regeln wie bei Einzelunternehmen
Die Rechtsform spielt bei Pauschalspesen keine Rolle. GmbH und AG können für sämtliche Mitarbeitenden Pauschalspesen geltend machen, sofern ein kantonal genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Die Grundlage bildet Art. 327a OR, der den Arbeitgeber zur Erstattung aller notwendigen Auslagen verpflichtet. Ob die Erstattung effektiv oder pauschal erfolgt, regelt das Spesenreglement.
- Genehmigungspflicht: Das Spesenreglement muss vor der ersten Auszahlung von der kantonalen Steuerbehörde am Sitz der Gesellschaft genehmigt werden.
- SSK-Mustervorlage: Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Abweichungen sind möglich, bedürfen aber einer ausdrücklichen Genehmigung.
- Keine Sonderregeln für Gesellschaftsform: Ob Einzelunternehmen, GmbH oder AG – die ESTV-Ansätze und Genehmigungsvoraussetzungen sind identisch.
- Geltungsbereich: Das Reglement gilt für alle Personen mit Arbeitsvertrag, also auch für angestellte Gesellschafter und Geschäftsführende.
02.Besonderheiten für Geschäftsführer in GmbH und AG
Geschäftsführende einer GmbH oder CEO einer AG sind in der Regel über einen Arbeitsvertrag angestellt. Damit gelten für sie dieselben Spesenregeln wie für alle anderen Mitarbeitenden. Allerdings haben Geschäftsführende häufig höhere berufsbedingte Auslagen – etwa für Repräsentation, Reisetätigkeit oder Geschäftsessen. Diese höheren Pauschalen lassen sich über ein separates Kaderreglement abbilden.
- Kaderreglement: Für Geschäftsführende und weitere Kadermitarbeitende kann ein separates Spesenreglement mit höheren Pauschalen eingereicht werden. Auch dieses muss kantonal genehmigt sein.
- Repräsentationsspesen: Repräsentationsspesen müssen den effektiven Auslagen entsprechen. Bei Überschreitung von CHF 6'000 pro Jahr dürfen sie maximal 5 % des Bruttolohns betragen, absolut höchstens CHF 24'000 pro Jahr.
- Firmenwagen-Privatanteil: Stellt die Gesellschaft dem GF einen Firmenwagen zur Verfügung, ist der Privatanteil in Ziffer 2.2 des Lohnausweises zu deklarieren. Die Pauschale beträgt 0,9 % des Kaufpreises pro Monat.
- Nahestehende Personen: Bei inhabergeführten GmbH und AG prüfen Steuerbehörden besonders, ob die Pauschalspesen geschäftsmässig begründet sind. Unverhältnismässig hohe Pauschalen können als geldwerte Leistung qualifiziert werden.
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Mehr erfahren →03.VR-Spesen in GmbH und AG
Verwaltungsratsmitglieder stehen in der Regel nicht in einem Arbeitsverhältnis zur Gesellschaft. Ihr Honorar wird dennoch als Lohn behandelt und in Ziffer 1 des Lohnausweises deklariert. Für die Spesenerstattung gelten deshalb besondere Regeln.
Deklaration von VR-Bezügen im Lohnausweis
Pauschale VR-Spesen setzen ein eigenes genehmigtes Reglement voraus. Das Spesenreglement der Mitarbeitenden deckt VR-Mitglieder ohne Arbeitsvertrag nicht ab. In der Praxis reichen viele Gesellschaften ein kombiniertes Reglement ein, das sowohl Mitarbeitende als auch Organmitglieder umfasst – die kantonale Steuerbehörde muss dies ausdrücklich genehmigen.
04.Steuerliche Anerkennung der Pauschalspesen
Damit Pauschalspesen steuerfrei ausbezahlt werden können, müssen drei Voraussetzungen kumulativ erfüllt sein: ein kantonal genehmigtes Spesenreglement, die Einhaltung der ESTV-Ansätze und ein korrekt ausgefüllter Lohnausweis. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, werden die Pauschalen als Lohnbestandteil aufgerechnet.
ESTV-Pauschalansätze 2026
Im Lohnausweis kreuzt der Arbeitgeber in Ziffer 15 an, dass ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Die Pauschalspesen selbst werden nicht in Ziffer 13 aufgeführt, sondern nur die effektiv erstatteten Spesen. Bereits genehmigte Reglemente mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung – die Anpassung auf CHF 0.75 kann bei der nächsten Reglementänderung erfolgen.
05.Pauschalspesen in GmbH und AG einführen: Schritt für Schritt
Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie als Geschäftsleitung oder HR-Verantwortliche Pauschalspesen in Ihrer GmbH oder AG korrekt einführen und im Lohnausweis abbilden. Der Prozess gilt unabhängig davon, ob Sie ein neues Reglement erstellen oder ein bestehendes anpassen.
Schritt 1: Spesenreglement nach SSK-Mustervorlage erstellen
Erstellen Sie ein Spesenreglement, das inhaltlich der SSK-Mustervorlage entspricht. Definieren Sie darin, welche Spesenkategorien pauschal und welche effektiv erstattet werden. Legen Sie die Pauschalhöhen fest – orientieren Sie sich an den ESTV-Ansätzen, da höhere Beträge eine besondere Begründung erfordern.
- Geltungsbereich: Definieren Sie, für welche Mitarbeitenden das Reglement gilt (alle Angestellten, nur Aussendienst, nur Kader).
- Spesenkategorien: Unterscheiden Sie mindestens Verpflegung, Reisekosten, Übernachtung, Kleinspesen und Repräsentation.
- Abrechnungsmodus: Halten Sie fest, ob die Pauschale monatlich, quartalsweise oder jährlich ausbezahlt wird.
Schritt 2: Kaderspesen separat regeln
Prüfen Sie, ob Geschäftsführende oder andere Kadermitarbeitende höhere berufsbedingte Auslagen haben als das übrige Personal. Falls ja, erstellen Sie ein separates Kaderreglement oder einen Anhang zum bestehenden Reglement. Beide Varianten müssen separat genehmigt werden.
Achten Sie bei inhabergeführten Gesellschaften besonders auf die Verhältnismässigkeit. Pauschalen, die deutlich über dem Branchenüblichen liegen, werden von der Steuerbehörde als verdeckte Gewinnausschüttung qualifiziert. Dokumentieren Sie deshalb die geschäftliche Notwendigkeit höherer Pauschalen nachvollziehbar.
Schritt 3: VR-Spesen im Reglement berücksichtigen
VR-Mitglieder ohne Arbeitsvertrag fallen nicht unter das Spesenreglement der Mitarbeitenden. Wenn Sie auch für den Verwaltungsrat Pauschalspesen vorsehen möchten, müssen Sie entweder ein separates VR-Spesenreglement erstellen oder das bestehende Reglement um einen VR-Abschnitt erweitern und erneut genehmigen lassen.
- Separates VR-Reglement: Empfehlenswert bei grösseren Verwaltungsräten mit regelmässiger Reisetätigkeit.
- Kombiniertes Reglement: Praktisch bei kleinen Gesellschaften, in denen GF und VR personell überlappen. Die kantonale Behörde muss die Erweiterung ausdrücklich genehmigen.
- Nur Effektivspesen: Alternativ erstatten Sie VR-Spesen ausschliesslich gegen Beleg – dann ist kein separates Reglement nötig.
Schritt 4: Kantonale Genehmigung einholen
Reichen Sie das fertige Spesenreglement bei der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz der Gesellschaft ein. Die meisten Kantone bieten ein Online-Einreichungsformular an. Die Bearbeitungsdauer beträgt je nach Kanton zwei bis acht Wochen. Reichen Sie das Reglement rechtzeitig vor dem gewünschten Inkrafttreten ein.
Wichtig: Pauschalspesen dürfen erst ab dem Datum der Genehmigung steuerfrei ausbezahlt werden. Rückwirkende Genehmigungen sind in den meisten Kantonen nicht möglich. Planen Sie deshalb genügend Vorlaufzeit ein.
Schritt 5: GF-Spesen im Lohnausweis korrekt deklarieren
Der Lohnausweis des Geschäftsführers erfordert besondere Sorgfalt, weil hier mehrere Positionen zusammenkommen können: Lohn, Pauschalspesen, Firmenwagen-Privatanteil und allenfalls Repräsentationsspesen.
Lohnausweis-Positionen für Geschäftsführende
Schritt 6: VR-Spesen separat erfassen und ausweisen
Jedes VR-Mitglied erhält einen eigenen Lohnausweis. Das VR-Honorar erscheint in Ziffer 1, effektive Spesenerstattungen in Ziffer 13.1. Pauschale VR-Spesen werden nur dann nicht in Ziffer 13 aufgeführt, wenn ein genehmigtes VR-Spesenreglement vorliegt und Ziffer 15 angekreuzt ist.
Führen Sie die VR-Spesen buchhalterisch getrennt von den Mitarbeiterspesen. Das erleichtert die Deklaration im Lohnausweis und die Nachvollziehbarkeit bei einer Steuerrevision. Sitzungsgelder gelten als Honorarbestandteil und gehören in Ziffer 1, nicht in die Spesenabrechnung.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Mitarbeiter-Reglement auf VR-Mitglieder angewendet
Das Spesenreglement für Mitarbeitende deckt VR-Mitglieder ohne Arbeitsvertrag nicht ab. Werden dennoch Pauschalspesen an VR-Mitglieder ausbezahlt, rechnet die Steuerbehörde diese als Lohn auf. Erstellen Sie ein separates oder kombiniertes Reglement und lassen Sie es genehmigen.
Fehler 2: Pauschalspesen in Ziffer 13 statt Ziffer 15 deklariert
Bei einem genehmigten Spesenreglement werden Pauschalspesen nicht in Ziffer 13 aufgeführt, sondern über das Kreuz in Ziffer 15 abgedeckt. Eine Doppeldeklaration führt zu Rückfragen der Steuerbehörde und kann eine Aufrechnung auslösen.
Fehler 3: Unverhältnismässig hohe Pauschalen für GF-Gesellschafter
Bei inhabergeführten Gesellschaften werden überhöhte Pauschalspesen als verdeckte Gewinnausschüttung qualifiziert. Die Folge: Aufrechnung beim Gesellschafter als Einkommen und bei der Gesellschaft als geldwerte Leistung. Orientieren Sie sich an den ESTV-Ansätzen und dokumentieren Sie höhere Beträge nachvollziehbar.
Fehler 4: Reglement nicht vor erster Auszahlung genehmigt
Pauschalspesen sind erst ab dem Genehmigungsdatum steuerfrei. Werden sie vorher ausbezahlt, gelten sie als Lohnbestandteil und sind AHV- und steuerpflichtig. Planen Sie mindestens zwei Monate Vorlaufzeit für die kantonale Genehmigung ein.
Fehler 5: Firmenwagen-Privatanteil nicht im Lohnausweis deklariert
Nutzt der GF einen Firmenwagen auch privat, muss der Privatanteil in Ziffer 2.2 des Lohnausweises erscheinen. Fehlt diese Angabe, drohen Nachsteuern und Bussen. Der Privatanteil beträgt pauschal 0,9 % des Kaufpreises pro Monat.
07.Häufige Fragen
Kann eine GmbH mehr als ein Spesenreglement haben?
Ja, eine GmbH kann mehrere Spesenreglemente führen – zum Beispiel ein allgemeines Reglement für alle Mitarbeitenden und ein Kaderreglement mit höheren Pauschalen für Geschäftsführende. Zusätzlich kann ein separates Reglement für VR-Mitglieder bestehen. Jedes Reglement muss einzeln von der kantonalen Steuerbehörde genehmigt werden.
Gelten für eine AG andere Spesenregeln als für eine GmbH?
Nein, die Spesenregeln sind für beide Rechtsformen identisch. Die ESTV-Ansätze, die Genehmigungspflicht und die Deklaration im Lohnausweis gelten gleichermassen für GmbH und AG. Unterschiede ergeben sich nur aus der internen Organisation, etwa wenn eine AG einen grösseren Verwaltungsrat hat.
Muss der GF einer GmbH seine Spesen belegen wenn ein Pauschalreglement vorliegt?
Nein, bei einem genehmigten Pauschalreglement entfällt die Belegpflicht für die pauschalierten Spesenkategorien. Werden jedoch zusätzlich effektive Spesen erstattet, die nicht von der Pauschale abgedeckt sind, müssen diese weiterhin mit Belegen nachgewiesen werden.
Wie werden VR-Sitzungsgelder im Lohnausweis deklariert?
Sitzungsgelder gelten als Bestandteil des VR-Honorars und werden in Ziffer 1 des Lohnausweises aufgeführt. Sie sind AHV-pflichtig. Sitzungsgelder dürfen nicht als Spesenerstattung in Ziffer 13 deklariert werden.
Was passiert wenn die Steuerbehörde das Spesenreglement ablehnt?
Wird das Reglement abgelehnt, können keine Pauschalspesen steuerfrei ausbezahlt werden. Bereits ausbezahlte Pauschalen gelten als Lohn und sind nachträglich AHV- und steuerpflichtig. In der Regel gibt die Steuerbehörde Hinweise zur Überarbeitung, sodass eine erneute Einreichung möglich ist.
Braucht ein bereits genehmigtes Reglement mit CHF 0.70 Kilometerpauschale eine neue Genehmigung?
Nein, bereits genehmigte Reglemente mit der bisherigen Kilometerpauschale von CHF 0.70 bleiben gültig. Die Anpassung auf den neuen Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer kann bei der nächsten regulären Reglementänderung erfolgen. Eine separate Neugenehmigung nur wegen der Kilometeranpassung ist nicht erforderlich.