Reisekosten abrechnen: Belege, Fristen und Erstattung
Wer geschäftlich reist, hat Anspruch auf Erstattung der dabei anfallenden Kosten. Damit die Rückerstattung reibungslos funktioniert, müssen Arbeitnehmende ihre Reisekosten korrekt dokumentieren, die richtigen Belege einreichen und die internen Fristen einhalten. Fehler bei der Einreichung führen zu Rückfragen, Verzögerungen oder im schlimmsten Fall zur Ablehnung einzelner Positionen.
Diese Anleitung führt Sie in sechs Schritten durch den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung aus Arbeitnehmerperspektive. Von der Vorbereitung vor der Reise bis zur Kontrolle der Erstattung auf der Lohnabrechnung erfahren Sie, worauf es in der Praxis ankommt.
01.Rechtliche Grundlagen und erstattungsfähige Kosten
Die Pflicht des Arbeitgebers zur Erstattung von Reisekosten ergibt sich aus Art. 327a OR. Danach hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Bei Geschäftsreisen umfasst dies sämtliche Kosten, die unmittelbar mit der Reise zusammenhängen und geschäftlich veranlasst sind. Das interne Spesenreglement konkretisiert, welche Positionen in welcher Höhe erstattet werden.
- Transportkosten: Bahn, Bus, Tram, Flug, Taxi sowie die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km bei Nutzung des Privatfahrzeugs (ab 1.1.2026). Parkgebühren und Mautkosten gehören ebenfalls dazu.
- Verpflegung: Mittag- und Abendessen bei auswärtiger Tätigkeit. Ohne Einzelbelege gilt die Pauschale von CHF 30.00 pro Tag. Bei Einladungen durch Dritte entfällt der Anspruch.
- Unterkunft: Hotelübernachtungen bei mehrtägigen Reisen. Erstattet wird in der Regel die tatsächliche Übernachtung in einer dem Anlass angemessenen Kategorie.
- Nebenkosten: Telefon- und Internetkosten unterwegs, Gepäckgebühren, Trinkgelder in branchenüblichem Rahmen sowie Kleinspesen bis CHF 20.00 pro Tag.
Nicht erstattungsfähig sind private Ausgaben wie Minibar, Pay-TV, private Telefonate, Bussen oder Kosten für die Anreise vom Wohnort zum regulären Arbeitsplatz. Die Abgrenzung zwischen geschäftlichen und privaten Kosten ist bei kombinierten Reisen besonders sorgfältig vorzunehmen.
02.Reisekosten abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgenden sechs Schritte beschreiben den vollständigen Ablauf einer Reisekostenabrechnung aus Sicht der Arbeitnehmenden. Halten Sie sich an diese Reihenfolge, um Rückfragen und Verzögerungen bei der Erstattung zu vermeiden.
Schritt 1: Spesenreglement und Richtlinien vor der Reise prüfen
Bevor Sie eine Geschäftsreise antreten, sollten Sie das Spesenreglement Ihres Arbeitgebers kennen. Dort ist festgelegt, welche Kostenarten erstattet werden, welche Pauschalen gelten und ob bestimmte Ausgaben vorab genehmigt werden müssen. Viele Unternehmen verlangen beispielsweise eine Vorabgenehmigung für Flugreisen oder Hotelübernachtungen ab einer bestimmten Preisklasse.
- Prüfen Sie, ob für die geplante Reise eine Vorabgenehmigung durch die vorgesetzte Person erforderlich ist.
- Klären Sie, welche Transportmittel und Hotelkategorien das Reglement vorsieht.
- Informieren Sie sich über die geltenden Pauschalen für Verpflegung und Kilometergeld.
- Fragen Sie nach, welches Formular oder welche Software für die Abrechnung verwendet wird.
Wer das Reglement erst nach der Reise liest, riskiert, dass einzelne Positionen nicht erstattet werden, weil sie nicht den internen Vorgaben entsprechen oder die Vorabgenehmigung fehlt.
Schritt 2: Belege während der Reise sammeln und sichern
Sammeln Sie alle Belege konsequent ab dem ersten Reisetag. Jeder Beleg muss den Geschäftsvorfall eindeutig dokumentieren. Fotografieren Sie Belege zusätzlich mit dem Smartphone, um bei Verlust des Originals eine Kopie zu haben. Thermopapier-Quittungen verblassen erfahrungsgemäss schnell, weshalb eine digitale Sicherung besonders wichtig ist.
Anforderungen an einen vollständigen Beleg
Bei Pauschalen wie der Verpflegungspauschale von CHF 30.00 pro Tag oder der Kleinspesenpauschale von CHF 20.00 pro Tag sind keine Einzelbelege erforderlich. Die Pauschale wird pro Reisetag abgerechnet. Achten Sie darauf, dass Sie bei Einladungen durch Kunden oder Geschäftspartner keinen Verpflegungsanspruch geltend machen.
Schritt 3: Reisekostenabrechnung vollständig ausfüllen
Füllen Sie die Reisekostenabrechnung zeitnah nach der Reise aus. Je frischer die Erinnerung, desto genauer und vollständiger wird die Abrechnung. Verwenden Sie das vom Arbeitgeber vorgegebene Formular oder die interne Spesen-Software. Tragen Sie jede Position einzeln ein und ordnen Sie sie der richtigen Kostenkategorie zu.
Praxisbeispiel: Zweitägige Geschäftsreise Zürich nach Genf
Achten Sie darauf, dass der Reisezweck klar ersichtlich ist. Notieren Sie den Kundennamen, den Anlass der Reise und gegebenenfalls die Projektnummer. Bei Fahrten mit dem Privatfahrzeug geben Sie Start- und Zielort sowie die gefahrenen Kilometer an. Die Kilometerpauschale beträgt ab 2026 CHF 0.75 pro Kilometer.
Schritt 4: Belege zuordnen und der Abrechnung beilegen
Ordnen Sie jeden Beleg der entsprechenden Position in der Abrechnung zu. Bei einer Papierabrechnung nummerieren Sie die Belege und tragen die Belegnummer in der jeweiligen Zeile ein. Bei einer digitalen Abrechnung laden Sie die Fotos oder Scans der Belege hoch und verknüpfen sie mit der passenden Position.
- Originalbelege: Reichen Sie Originalbelege ein, sofern das Reglement dies verlangt. Bewahren Sie in jedem Fall eine Kopie oder ein Foto auf.
- Kreditkartenabrechnungen: Eine Kreditkartenabrechnung allein genügt in der Regel nicht als Beleg. Sie benötigen zusätzlich die Detailquittung des Anbieters.
- Fremdwährungen: Geben Sie bei Ausgaben in Fremdwährung den Originalbetrag und den verwendeten Wechselkurs an. Der Kreditkartenbeleg mit dem CHF-Betrag dient als Nachweis.
- Pauschalpositionen: Für Verpflegungs- und Kleinspesenpauschalen ist kein Beleg nötig. Tragen Sie die Pauschale pro Reisetag ein und kennzeichnen Sie die Position entsprechend.
Unvollständige oder unleserliche Belege sind der häufigste Grund für Rückfragen. Prüfen Sie vor der Einreichung, ob alle Belege lesbar sind und die Angaben mit den Positionen in der Abrechnung übereinstimmen.
Schritt 5: Fristen einhalten und Abrechnung einreichen
Die Einreichungsfrist für Reisekostenabrechnungen ist im Spesenreglement des Arbeitgebers festgelegt. In der Praxis verlangen die meisten Unternehmen eine Einreichung innerhalb von 30 bis 90 Tagen nach der Reise. Einige Firmen setzen kürzere Fristen, etwa monatlich oder bis zum 5. des Folgemonats. Verspätete Einreichungen können gemäss Reglement abgelehnt werden.
- Reichen Sie die Abrechnung möglichst innerhalb von zwei Wochen nach der Reise ein.
- Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen einen festen Stichtag pro Monat für die Einreichung vorgibt.
- Beachten Sie, dass zum Jahresende häufig verkürzte Fristen gelten, damit die Buchhaltung den Jahresabschluss fristgerecht erstellen kann.
- Holen Sie die Unterschrift oder digitale Freigabe der vorgesetzten Person ein, bevor Sie die Abrechnung an die Buchhaltung weiterleiten.
Der gesetzliche Anspruch auf Spesenersatz gemäss Art. 327a OR verjährt nach fünf Jahren. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie fünf Jahre Zeit haben: Das interne Reglement kann deutlich kürzere Verwirkungsfristen vorsehen, und eine verspätete Einreichung erschwert die Prüfung und Zuordnung erheblich.
Schritt 6: Rückfragen beantworten und Erstattung auf der Lohnabrechnung prüfen
Nach der Einreichung prüft die Buchhaltung oder die vorgesetzte Person Ihre Abrechnung. Bei Unklarheiten erhalten Sie Rückfragen, die Sie zeitnah beantworten sollten. Typische Rückfragen betreffen fehlende Belege, unklare Reisezwecke oder Positionen, die über den im Reglement vorgesehenen Ansätzen liegen.
Die Erstattung erfolgt in der Regel mit der nächsten Lohnabrechnung. Prüfen Sie auf der Lohnabrechnung, ob der erstattete Betrag mit Ihrer eingereichten Abrechnung übereinstimmt. Spesenerstattungen werden separat ausgewiesen und sind bei korrekter Abrechnung nicht lohnsteuerpflichtig. Weicht der erstattete Betrag ab, klären Sie die Differenz umgehend mit der Buchhaltung.
- Beantworten Sie Rückfragen der Buchhaltung innerhalb weniger Arbeitstage.
- Vergleichen Sie den erstatteten Betrag auf der Lohnabrechnung mit Ihrer eingereichten Summe.
- Bewahren Sie eine Kopie der eingereichten Abrechnung und der Belege für Ihre eigenen Unterlagen auf.
Prozessübersicht
03.Häufige Fehler
Fehler 1: Belege fehlen oder sind unleserlich
Fehlende oder unleserliche Belege sind der häufigste Grund für abgelehnte Positionen. Die Buchhaltung kann ohne Beleg keine Erstattung verbuchen. Fotografieren Sie jeden Beleg direkt nach Erhalt mit dem Smartphone und prüfen Sie, ob das Foto lesbar ist.
Fehler 2: Reisezweck nicht angegeben
Ohne Angabe des geschäftlichen Anlasses kann die Buchhaltung die Ausgabe nicht als Geschäftsspese verbuchen. Tragen Sie bei jeder Position den Kundennamen, den Anlass und gegebenenfalls die Projektnummer ein.
Fehler 3: Private und geschäftliche Kosten vermischt
Bei kombinierten Reisen mit privatem Anteil müssen die Kosten sauber getrennt werden. Wer private Ausgaben wie Minibar oder Verlängerungsnächte einreicht, riskiert die Ablehnung der gesamten Abrechnung und disziplinarische Konsequenzen.
Fehler 4: Einreichungsfrist verpasst
Viele Spesenreglemente sehen eine Verwirkungsfrist vor, nach deren Ablauf kein Anspruch mehr besteht. Reichen Sie die Abrechnung idealerweise innerhalb von zwei Wochen nach der Reise ein, spätestens jedoch vor dem im Reglement genannten Stichtag.
Fehler 5: Falsche Pauschalen oder veraltete Ansätze verwendet
Ab 2026 gilt eine Kilometerpauschale von CHF 0.75 statt bisher CHF 0.70. Wer mit veralteten Ansätzen rechnet, erhält entweder zu wenig oder reicht eine fehlerhafte Abrechnung ein. Prüfen Sie vor jeder Abrechnung die aktuell gültigen Pauschalen im Spesenreglement.
04.Häufige Fragen
Muss ich für jede Ausgabe auf einer Geschäftsreise einen Beleg einreichen?
Für Ausgaben mit Einzelbeleg wie Hotel, Bahn oder Taxi ist ein Originalbeleg erforderlich. Für Verpflegung und Kleinspesen können Sie stattdessen die Pauschale von CHF 30.00 bzw. CHF 20.00 pro Tag geltend machen, ohne Einzelbelege vorzulegen. Das Spesenreglement Ihres Arbeitgebers legt fest, welche Variante gilt.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale in der Schweiz 2026?
Ab dem 1. Januar 2026 beträgt die Kilometerpauschale für die Nutzung des Privatfahrzeugs CHF 0.75 pro Kilometer. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung. Prüfen Sie im Reglement Ihres Arbeitgebers, welcher Ansatz konkret gilt.
Wie lange habe ich Zeit, meine Reisekosten einzureichen?
Die Einreichungsfrist ist im Spesenreglement Ihres Arbeitgebers geregelt und beträgt in der Praxis meist 30 bis 90 Tage nach der Reise. Der gesetzliche Anspruch auf Spesenersatz gemäss Art. 327a OR verjährt zwar erst nach fünf Jahren, das interne Reglement kann jedoch deutlich kürzere Verwirkungsfristen vorsehen.
Werden Reisekosten über den Lohn versteuert?
Korrekt abgerechnete Spesenerstattungen sind nicht lohnsteuerpflichtig und werden auf der Lohnabrechnung separat ausgewiesen. Voraussetzung ist, dass die Erstattung den tatsächlichen Auslagen oder den genehmigten Pauschalen entspricht. Übersteigen die Spesen die üblichen Ansätze, kann der Mehrbetrag als Lohnbestandteil gelten.
Was mache ich, wenn ich einen Beleg verloren habe?
Versuchen Sie, beim Leistungserbringer eine Kopie oder Zweitquittung anzufordern. Ist das nicht möglich, erstellen Sie eine Eigendeklaration mit Datum, Betrag, Anbieter und Grund der Ausgabe. Ob eine Eigendeklaration akzeptiert wird, entscheidet der Arbeitgeber. Fotografieren Sie Belege künftig sofort nach Erhalt.
Kann mein Arbeitgeber die Erstattung von Reisekosten verweigern?
Der Arbeitgeber darf einzelne Positionen ablehnen, wenn sie nicht geschäftlich veranlasst sind, das Spesenreglement nicht eingehalten wurde oder Belege fehlen. Den grundsätzlichen Anspruch auf Ersatz notwendiger Auslagen gemäss Art. 327a OR kann er jedoch nicht vertraglich ausschliessen.