Reisekosten abrechnen: Belege, Pauschalen und Genehmigung
Reisekosten werden in fünf Schritten abgerechnet: Genehmigung, Belegsammlung, Abrechnung mit ESTV-Ansätzen, Einreichung mit Vier-Augen-Prinzip, Auszahlung und Verbuchung. Wer diesen Ablauf nicht sauber einhält, riskiert Rückfragen der Revisionsstelle, steuerliche Aufrechnungen oder den Verlust des Erstattungsanspruchs. Diese Anleitung richtet sich an Arbeitnehmende, die ihre Reisekosten korrekt einreichen wollen, und an HR-Verantwortliche, die den Prozess intern steuern.
01.Reisekosten abrechnen: fünf Schritte von der Planung bis zur Verbuchung
Der folgende Ablauf orientiert sich an den ESTV-Ansätzen 2026 und den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV). Halten Sie die Schritte in der vorgegebenen Reihenfolge ein, damit Belege, Genehmigungen und Buchungen lückenlos zusammenpassen.
Schritt 1: Reiseauftrag einholen und Reise planen
Vor jeder Geschäftsreise braucht es eine klare Grundlage: Der Zweck der Reise muss definiert und die Genehmigung des Arbeitgebers eingeholt sein. Ohne dokumentierten Reiseauftrag fehlt später der Nachweis, dass die Auslagen geschäftlich notwendig waren. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber nur zur Erstattung notwendiger Auslagen — eine vorgängige Genehmigung schützt beide Seiten.
- Reisezweck: Halten Sie den geschäftlichen Anlass schriftlich fest, z. B. Kundenbesuch, Messebesuch oder Projektmeeting. Ein allgemeiner Vermerk wie «Geschäftsreise» genügt nicht.
- Genehmigung: Lassen Sie den Reiseauftrag von der vorgesetzten Person oder der zuständigen Stelle freigeben, bevor Sie Buchungen vornehmen.
- Vorauszahlung: Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen Vorschüsse für Reisekosten gewährt. Falls ja, beantragen Sie den Vorschuss zusammen mit dem Reiseauftrag.
- Abwesenheitstage: Notieren Sie die geplanten Reisetage inklusive An- und Abreisetag. Diese Angabe ist Grundlage für Tages- und Verpflegungspauschalen.
Schritt 2: Belege sammeln und Fahrtenbuch führen
Während der Reise gilt: Jeden Beleg sofort sichern. Quittungen für Verpflegung, Übernachtung, Parkgebühren und öffentlichen Verkehr müssen vollständig und lesbar aufbewahrt werden. Thermopapier-Belege verblassen schnell — fotografieren Sie diese am besten direkt mit einer GeBÜV-konformen App, damit die digitale Kopie als Originalbeleg gilt.
- Sofort digitalisieren: Nutzen Sie eine App, die den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV) entspricht. Damit ist die digitale Kopie rechtlich gleichwertig zum Papierbeleg.
- Fahrtenbuch bei Privatfahrzeug: Wenn Sie Ihr privates Auto nutzen, führen Sie ein Fahrtenbuch mit Datum, Start- und Zielort, Kilometerstand und Geschäftszweck. Ohne Fahrtenbuch kann die Steuerbehörde die Kilometerpauschale streichen.
- Geschäftszweck notieren: Vermerken Sie auf jedem Beleg oder in der App den konkreten Geschäftszweck, z. B. «Mittagessen mit Kundin Müller, Projekt XY». Bei Bewirtungsbelegen ist zusätzlich die Anzahl der Teilnehmenden anzugeben.
Fehlende oder unleserliche Belege sind der häufigste Grund für abgelehnte Spesenabrechnungen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Belege noch am selben Tag zu erfassen.
Schritt 3: Spesenabrechnung ausfüllen und Pauschalen anwenden
Ordnen Sie alle gesammelten Belege den richtigen Kategorien zu und tragen Sie die Beträge in die Spesenabrechnung ein. Für bestimmte Auslagen gelten feste Pauschalen gemäss ESTV-Wegleitung 2026, die ohne Einzelbeleg abgerechnet werden können — vorausgesetzt, das Spesenreglement Ihres Unternehmens sieht dies vor.
ESTV-Pauschalen 2026 für Reisekosten
Beträge in Fremdwährungen rechnen Sie zum offiziellen ESTV-Tageskurs des jeweiligen Reisetags um. Den Kurs finden Sie auf der Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Halten Sie den verwendeten Kurs und das Datum in der Abrechnung fest.
Bereits erhaltene Vorauszahlungen müssen in der Abrechnung als Abzug aufgeführt werden. Nur der Differenzbetrag wird ausbezahlt. Wurde mehr vorgeschossen als ausgegeben, ist der Überschuss zurückzuerstatten.
Schritt 4: Abrechnung einreichen und genehmigen lassen
Reichen Sie die vollständige Spesenabrechnung innerhalb der internen Frist ein. Viele Unternehmen setzen eine Frist von 30 Tagen nach Reiseende. Prüfen Sie die Vorgabe in Ihrem Spesenreglement. Verspätete Einreichungen können gemäss Reglement abgelehnt werden.
Jede Abrechnung muss nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft werden: Eine zweite Person — in der Regel die vorgesetzte Stelle oder die Finanzabteilung — kontrolliert Belege, Beträge und Geschäftszweck. Die Genehmigung ist schriftlich zu dokumentieren, sei es per Unterschrift, digitale Freigabe oder E-Mail-Bestätigung.
- Vollständigkeit prüfen: Alle Belege beiliegen, Geschäftszweck auf jedem Posten vermerkt, Fremdwährungskurse dokumentiert.
- Plausibilität kontrollieren: Stimmen die Daten mit dem Reiseauftrag überein? Sind die Beträge verhältnismässig?
- Genehmigung festhalten: Datum und Name der genehmigenden Person müssen auf der Abrechnung ersichtlich sein.
Schritt 5: Auszahlung veranlassen und Positionen verbuchen
Nach der Genehmigung erfolgt die Auszahlung. Die meisten Unternehmen überweisen Spesen zusammen mit dem nächsten Lohn. Eine separate Auszahlung ist ebenfalls zulässig und bei grösseren Beträgen üblich. Gemäss Art. 327a OR muss die Erstattung zeitnah erfolgen — eine Verzögerung über mehrere Monate hinaus ist nicht zulässig.
In der Buchhaltung sind die einzelnen Positionen auf die korrekten Konten zu verbuchen. Reisekosten, Verpflegung und Übernachtung gehören auf unterschiedliche Aufwandkonten. Die Belege werden der Buchung zugeordnet und gemäss GeBÜV während zehn Jahren aufbewahrt.
Typische Kontierung von Reisekosten
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Beleg fehlt oder ist unleserlich
Ohne gültigen Beleg kann die Buchhaltung den Aufwand nicht verbuchen, und die Revisionsstelle wird die Position beanstanden. Fotografieren Sie Thermopapier-Belege sofort mit einer GeBÜV-konformen App und prüfen Sie die Lesbarkeit des Scans.
Fehler 2: Geschäftszweck nicht oder zu vage angegeben
Ein Vermerk wie «Geschäftsessen» reicht nicht aus. Die Steuerbehörde verlangt den konkreten Anlass, die beteiligten Personen und den geschäftlichen Bezug. Fehlt diese Angabe, kann die Auslage als privat eingestuft und aufgerechnet werden.
Fehler 3: Falsche Kilometerpauschale verwendet
Seit 1. Januar 2026 gilt CHF 0.75 pro Kilometer. Wer noch mit dem alten Ansatz von CHF 0.70 rechnet, erhält zu wenig erstattet. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 bleiben zwar gültig, neue Abrechnungen sollten aber den aktuellen Ansatz verwenden.
Fehler 4: Einreichungsfrist verpasst
Viele Spesenreglemente sehen eine Frist von 30 Tagen nach Reiseende vor. Wird die Frist überschritten, kann der Arbeitgeber die Erstattung verweigern. Reichen Sie die Abrechnung möglichst unmittelbar nach der Reise ein.
Fehler 5: Fremdwährung zum falschen Kurs umgerechnet
Massgebend ist der offizielle ESTV-Tageskurs am Reisetag, nicht der Kreditkartenkurs oder ein Monatsdurchschnitt. Dokumentieren Sie den verwendeten Kurs und das Datum direkt in der Abrechnung, damit die Buchhaltung den Betrag nachvollziehen kann.
03.Häufige Fragen
Wie detailliert muss ich Reiseroute und Geschäftszweck angeben?
Die Reiseroute muss mindestens Start- und Zielort sowie das Datum enthalten. Der Geschäftszweck ist konkret zu formulieren, z. B. «Kundenpräsentation bei Firma XY in Zürich». Bei Bewirtungsbelegen sind zusätzlich die Namen der Teilnehmenden und der geschäftliche Anlass anzugeben.
Kann ich Reisekosten ohne Beleg abrechnen?
Nur für Pauschalen, die im genehmigten Spesenreglement vorgesehen sind, entfällt die Belegpflicht. Das betrifft typischerweise die Verpflegungspauschale von CHF 30 und die Kleinspesentpauschale von CHF 20 pro Tag. Für alle anderen Auslagen ist ein Originalbeleg erforderlich.
Welchen Wechselkurs verwende ich für Auslandsreisen?
Massgebend ist der offizielle ESTV-Tageskurs am Tag der Ausgabe. Den Kurs publiziert die Eidgenössische Steuerverwaltung auf ihrer Website. Der Kreditkartenkurs oder ein Monatsdurchschnitt ist nicht zulässig.
Muss der Arbeitgeber Reisekosten mit dem Lohn auszahlen?
Nein, eine separate Auszahlung ist zulässig und bei grösseren Beträgen sogar üblich. Art. 327a OR verlangt lediglich, dass die Erstattung zeitnah erfolgt. Eine Verzögerung über mehrere Monate ist nicht zulässig.
Gilt die neue Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für bestehende Spesenreglemente?
Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 pro Kilometer brauchen keine neue Genehmigung. Für neue Abrechnungen empfiehlt es sich jedoch, den aktuellen ESTV-Ansatz von CHF 0.75 zu verwenden. Bei der nächsten Reglementsanpassung sollte der neue Wert übernommen werden.