Reisekosten steuerlich absetzen: AG-Abzug, AN-Deklaration, Lohnausweis
Erstattete Reisekosten sind für den AG Personalaufwand und für den AN steuerfrei (Ziffer 13 Lohnausweis) – nicht erstattete Berufsreisekosten kann der AN in der Steuererklärung selbst abziehen. Die korrekte steuerliche Behandlung hängt davon ab, ob der Arbeitgeber die Kosten erstattet oder nicht, ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt und ob die ESTV-Ansätze eingehalten werden. Diese Seite zeigt für beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – die steuerlichen Regeln, Grenzen und typischen Stolperfallen bei Reisekosten in der Schweiz.
01.Reisekosten als Personalaufwand beim Arbeitgeber
Erstattet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden Reisekosten im Rahmen eines genehmigten Spesenreglements, sind diese Zahlungen für das Unternehmen vollständig als Personalaufwand abzugsfähig. Die Erstattung kann auf Basis effektiver Kosten (mit Beleg) oder als Pauschale gemäss den ESTV-Ansätzen erfolgen. Voraussetzung ist, dass die Reise geschäftlich veranlasst war und die Erstattung die zulässigen Höchstbeträge nicht übersteigt.
Für den Arbeitnehmer sind korrekt erstattete Reisekosten steuerfrei. Sie erscheinen im Lohnausweis unter Ziffer 13.1 (effektive Spesen) oder Ziffer 13.2 (Pauschalspesen). Entscheidend ist, dass das Spesenreglement von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigt wurde. Ohne genehmigtes Reglement müssen Pauschalentschädigungen unter Ziffer 7 als Lohnbestandteil deklariert werden.
Steuerliche Behandlung erstatteter Reisekosten im Lohnausweis
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese gesetzliche Pflicht besteht unabhängig davon, ob ein Spesenreglement vorliegt. Das Reglement regelt lediglich die steuerliche Qualifikation der Erstattung.
02.Nicht erstattete Reisekosten beim Arbeitnehmer
Erstattet der Arbeitgeber berufsnotwendige Reisekosten nicht oder nur teilweise, kann der Arbeitnehmer die nicht gedeckten Kosten in der Steuererklärung als Berufsauslagen geltend machen. Rechtsgrundlage ist Art. 26 DBG (Bundessteuer) beziehungsweise die entsprechenden kantonalen Bestimmungen. Der Abzug setzt voraus, dass die Reise beruflich veranlasst war und der Arbeitnehmer die Kosten tatsächlich selbst getragen hat.
- Berufsnotwendige Reisen: Fahrten zu Kunden, Messen, Schulungen oder Filialen, die der Arbeitgeber nicht erstattet, sind als Berufskosten abziehbar.
- Nachweis mit Belegen: Der Arbeitnehmer muss die Kosten mit Originalbelegen (Zugtickets, Hotelrechnungen, Tankquittungen) oder einem Fahrtenbuch nachweisen können.
- Kilometerpauschale: Wird das Privatfahrzeug für Geschäftsreisen genutzt, akzeptieren die Steuerbehörden ab 2026 maximal CHF 0.75 pro Kilometer als Abzug.
- Abgrenzung zum Arbeitsweg: Der tägliche Arbeitsweg (Wohnung–Arbeitsort) ist kein Reisekostenabzug, sondern ein separater Fahrtkostenabzug mit kantonalen Obergrenzen.
Ein Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt mit dem Privatfahrzeug jährlich 8'000 Kilometer für Kundenbesuche. Der Arbeitgeber erstattet nichts. In der Steuererklärung kann der Mitarbeiter 8'000 km x CHF 0.75 = CHF 6'000 als Berufskosten abziehen. Zusätzlich sind nachgewiesene Verpflegungsmehrkosten und allfällige Übernachtungskosten abzugsfähig, sofern sie nicht bereits durch den Arbeitgeber gedeckt sind.
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Mehr erfahren →03.Wann Reisekosten nicht steuerfrei sind
Nicht jede Reisekostenerstattung bleibt steuerfrei. Die ESTV kennt klare Grenzen, bei deren Überschreitung die Erstattung ganz oder teilweise als steuerpflichtiger Lohn qualifiziert wird. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten diese Fälle kennen, um Nachforderungen bei einer Lohnausweiskontrolle zu vermeiden.
- Private Anteile bei Geschäftsreisen: Hängt ein Arbeitnehmer an eine Geschäftsreise private Ferientage an, muss der private Anteil (z. B. zusätzliche Übernachtungen, Rückreise ab Ferienort) ausgeschieden werden. Dieser Teil ist weder beim AG abzugsfähig als Spesen noch beim AN steuerfrei.
- Überschreitung der ESTV-Kilometeransätze: Erstattet der Arbeitgeber mehr als CHF 0.75 pro Kilometer, gilt die Differenz als steuerpflichtiger Lohn. Bei einer Erstattung von CHF 0.90/km auf 10'000 km sind CHF 1'500 (Differenz von CHF 0.15 x 10'000 km) als Lohn in Ziffer 7 zu deklarieren.
- Überhöhte Pauschalspesen: Pauschalentschädigungen, die über die im genehmigten Spesenreglement festgelegten Beträge hinausgehen, werden von der Steuerverwaltung als verdeckter Lohn behandelt.
- Fehlende geschäftliche Veranlassung: Reisen ohne nachweisbaren geschäftlichen Zweck (z. B. Incentive-Reisen mit überwiegend touristischem Charakter) gelten steuerlich als geldwerte Leistung und sind beim Arbeitnehmer als Lohn steuerbar.
ESTV-Ansätze 2026: Grenzen für steuerfreie Erstattung
04.Steuerliche Behandlung für den Arbeitgeber
Reisekosten sind für den Arbeitgeber unabhängig von der Erstattungsform als geschäftsmässig begründeter Aufwand abzugsfähig. Sie werden in der Erfolgsrechnung als Personalaufwand oder als Reise- und Repräsentationsaufwand verbucht. Steuerlich relevant ist die Unterscheidung zwischen effektiven Kosten und Pauschalen vor allem bei der Mehrwertsteuer.
Vorsteuerabzug bei Reisekosten
MWST-pflichtige Unternehmen sollten daher bei Hotelübernachtungen und Restaurantbesuchen auf korrekte Originalbelege achten, um den Vorsteuerabzug nicht zu verlieren. Bei Pauschalen entfällt der Vorsteuerabzug grundsätzlich, da kein Beleg mit ausgewiesener MWST vorliegt. Für die Gewinnsteuer sind beide Varianten gleichermassen abzugsfähig, sofern die Kosten geschäftsmässig begründet sind.
Bereits genehmigte Spesenreglemente mit einer Kilometerpauschale von CHF 0.70 brauchen nach der Erhöhung auf CHF 0.75 per 1. Januar 2026 keine neue Genehmigung. Der Arbeitgeber kann den bisherigen Ansatz beibehalten oder freiwillig auf CHF 0.75 erhöhen. Eine Anpassung des Reglements ist erst bei der nächsten regulären Überarbeitung nötig.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement auszahlen
Ohne ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement gelten Pauschalentschädigungen als Lohn. Sie müssen unter Ziffer 7 des Lohnausweises deklariert werden und sind beim Arbeitnehmer steuerbar. Vor der Einführung von Pauschalen sollte das Reglement immer zur Genehmigung eingereicht werden.
Fehler 2: Private Reiseanteile nicht ausscheiden
Wird eine Geschäftsreise um private Ferientage verlängert, müssen die privaten Kosten (Übernachtungen, Verpflegung, Rückreise) separat erfasst und vom Arbeitnehmer selbst getragen werden. Erstattet der Arbeitgeber den Gesamtbetrag, qualifiziert die Steuerverwaltung den privaten Anteil als geldwerte Leistung.
Fehler 3: Kilometerpauschale über CHF 0.75 erstatten
Manche Unternehmen erstatten aus Gewohnheit höhere Kilometeransätze. Ab 2026 gilt CHF 0.75/km als steuerfreie Obergrenze. Jeder darüber hinausgehende Betrag ist als Lohn zu deklarieren und unterliegt der Sozialversicherungspflicht. Die Lohnbuchhaltung muss die Differenz monatlich korrekt abgrenzen.
Fehler 4: Arbeitsweg als Reisekosten abrechnen
Der tägliche Weg zwischen Wohnung und Arbeitsort ist kein Reisekostenabzug, sondern ein Fahrtkostenabzug mit kantonalen Obergrenzen. Wird der Arbeitsweg fälschlicherweise als Geschäftsreise erstattet, droht eine Umqualifikation in Lohn. Nur Fahrten vom Arbeitsort zu einem anderen geschäftlichen Einsatzort gelten als Reisekosten.
Fehler 5: Belege für den Vorsteuerabzug fehlen
Bei Pauschalerstattungen entfällt der Vorsteuerabzug. Viele Unternehmen verschenken so MWST-Guthaben, insbesondere bei Hotelübernachtungen. Wer den Vorsteuerabzug nutzen will, muss Originalbelege mit ausgewiesener MWST und auf die Firma lautend einfordern.
06.Häufige Fragen
Kann der Arbeitnehmer alle Reisekosten in der Steuererklärung abziehen, wenn der Arbeitgeber nichts erstattet?
Ja, sofern die Reisen beruflich notwendig waren und der Arbeitnehmer die Kosten mit Belegen oder einem Fahrtenbuch nachweisen kann. Abziehbar sind effektive Kosten oder die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km sowie nachgewiesene Verpflegungs- und Übernachtungskosten. Der tägliche Arbeitsweg fällt jedoch nicht unter die Reisekosten, sondern unter den separaten Fahrtkostenabzug.
Muss der Arbeitgeber Reisekosten im Lohnausweis deklarieren?
Ja. Effektive Spesen werden unter Ziffer 13.1, Pauschalspesen unter Ziffer 13.2 ausgewiesen. Liegt kein genehmigtes Spesenreglement vor, müssen Pauschalentschädigungen unter Ziffer 7 als Lohnbestandteil deklariert werden. Die korrekte Deklaration ist Pflicht des Arbeitgebers.
Gilt die neue Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für bestehende Spesenreglemente?
Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km behalten ihre Gültigkeit und müssen nicht neu eingereicht werden. Der Arbeitgeber kann freiwillig auf CHF 0.75/km erhöhen. Eine formelle Anpassung des Reglements ist erst bei der nächsten regulären Überarbeitung erforderlich.
Sind Reisekosten für Weiterbildungen steuerlich abziehbar?
Berufsnotwendige Weiterbildungen, die der Arbeitgeber anordnet oder die zur Erhaltung der beruflichen Qualifikation dienen, gelten als geschäftlich veranlasst. Die damit verbundenen Reisekosten sind beim Arbeitgeber abzugsfähig und beim Arbeitnehmer steuerfrei, sofern sie korrekt erstattet werden. Freiwillige Weiterbildungen ohne direkten Bezug zur aktuellen Tätigkeit werden von den Steuerbehörden kritischer beurteilt.
Was passiert, wenn die Steuerverwaltung Reisekosten als Lohn umqualifiziert?
Bei einer Umqualifikation wird die Differenz als steuerpflichtiger Lohn behandelt. Der Arbeitnehmer schuldet darauf Einkommenssteuer, der Arbeitgeber muss Sozialversicherungsbeiträge (AHV, IV, EO, ALV) nachzahlen. Zusätzlich können Verzugszinsen und bei Vorsatz Bussen anfallen. Ein genehmigtes Spesenreglement und saubere Belege sind der beste Schutz.