Reisekosten steuerlich absetzen: AG-Abzug, AN-Deklaration, Lohnausweis

Erstattet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden Reisekosten, sind diese Zahlungen für das Unternehmen vollständig als Personalaufwand abzugsfähig. Die Erstattung kann auf Basis effektiver Kosten (mit Beleg) oder als Pauschale erfolgen – als Einzelfallpauschale nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis oder gemäss genehmigtem Spesenreglement. Voraussetzung ist, dass die Reise geschäftlich veranlasst war und die Erstattung die tatsächlichen Auslagen nicht übersteigt.

Für den Arbeitnehmer sind korrekt erstattete Reisekosten steuerfrei. Sie erscheinen im Lohnausweis unter Ziffer 13.1 (effektive Spesen) oder Ziffer 13.2 (Pauschalspesen für Zeitabschnitte). Ein genehmigtes Spesenreglement ist dafür keine Voraussetzung: Einzelfallpauschalen nach Rz 52 der Wegleitung – etwa bis CHF 30.– pro Hauptmahlzeit – sind auch ohne Reglement zulässig. Ohne genehmigtes Reglement fehlt aber die Rechtssicherheit; Pauschalen müssen den effektiven Auslagen entsprechen, sonst können überhöhte Beträge als Lohn aufgerechnet werden.

Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese gesetzliche Pflicht besteht unabhängig davon, ob ein Spesenreglement vorliegt. Das Reglement regelt lediglich die steuerliche Qualifikation der Erstattung.

Erstattet der Arbeitgeber berufsnotwendige Reisekosten nicht oder nur teilweise, kann der Arbeitnehmer die nicht gedeckten Kosten in der Steuererklärung als Berufsauslagen geltend machen. Rechtsgrundlage ist Art. 26 DBG (Bundessteuer) beziehungsweise die entsprechenden kantonalen Bestimmungen. Der Abzug setzt voraus, dass die Reise beruflich veranlasst war und der Arbeitnehmer die Kosten tatsächlich selbst getragen hat.

• Berufsnotwendige Reisen: Fahrten zu Kunden, Messen, Schulungen oder Filialen, die der Arbeitgeber nicht erstattet, sind als Berufskosten abziehbar.
• Nachweis mit Belegen: Der Arbeitnehmer muss die Kosten mit Originalbelegen (Zugtickets, Hotelrechnungen, Tankquittungen) oder einem Fahrtenbuch nachweisen können.
• Kilometerpauschale: Wird das Privatfahrzeug für Geschäftsreisen genutzt, akzeptieren die Steuerbehörden ab 2026 maximal CHF 0.75 pro Kilometer als Abzug.
• Abgrenzung zum Arbeitsweg: Der tägliche Arbeitsweg (Wohnung–Arbeitsort) ist kein Reisekostenabzug, sondern ein separater Fahrtkostenabzug mit kantonalen Obergrenzen.

Ein Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt mit dem Privatfahrzeug jährlich 8'000 Kilometer für Kundenbesuche. Der Arbeitgeber erstattet nichts. In der Steuererklärung kann der Mitarbeiter 8'000 km x CHF 0.75 = CHF 6'000 als Berufskosten abziehen. Zusätzlich sind nachgewiesene Verpflegungsmehrkosten und allfällige Übernachtungskosten abzugsfähig, sofern sie nicht bereits durch den Arbeitgeber gedeckt sind.

Nicht jede Reisekostenerstattung bleibt steuerfrei. Steuerfrei ist Spesenersatz nur, soweit er geschäftlich bedingte Auslagen deckt. Die Wegleitung zum Lohnausweis nennt in Rz 52 Werte, bis zu denen keine Betragsangabe nötig ist; darüber sind die Spesen ohne genehmigtes Reglement betragsmässig zu deklarieren (Rz 53). Erstattungen, die die tatsächlichen Kosten übersteigen oder privat veranlasst sind, können ganz oder teilweise als steuerpflichtiger Lohn aufgerechnet werden.

• Private Anteile bei Geschäftsreisen: Hängt ein Arbeitnehmer an eine Geschäftsreise private Ferientage an, muss der private Anteil (z. B. zusätzliche Übernachtungen, Rückreise ab Ferienort) ausgeschieden werden. Dieser Teil ist weder beim AG abzugsfähig als Spesen noch beim AN steuerfrei.
• Überschreitung der ESTV-Kilometeransätze: Erstattet der Arbeitgeber mehr als CHF 0.75 pro Kilometer, entfällt die vereinfachte Deklaration nach Rz 52: Ohne genehmigtes Reglement sind die Reisespesen betragsmässig anzugeben (Rz 53). Deckt der höhere Ansatz keine entsprechend höheren tatsächlichen Kosten, kann die Steuerbehörde die Differenz als Lohn aufrechnen – bei CHF 0.90/km auf 10'000 km wären das bis zu CHF 1'500 (CHF 0.15 x 10'000 km).
• Überhöhte Pauschalspesen: Pauschalentschädigungen, die über die im genehmigten Spesenreglement festgelegten Beträge hinausgehen, werden von der Steuerverwaltung als verdeckter Lohn behandelt.
• Fehlende geschäftliche Veranlassung: Reisen ohne nachweisbaren geschäftlichen Zweck (z. B. Incentive-Reisen mit überwiegend touristischem Charakter) gelten steuerlich als geldwerte Leistung und sind beim Arbeitnehmer als Lohn steuerbar.

Reisekosten sind für den Arbeitgeber unabhängig von der Erstattungsform als geschäftsmässig begründeter Aufwand abzugsfähig. Sie werden in der Erfolgsrechnung als Personalaufwand oder als Reise- und Repräsentationsaufwand verbucht. Steuerlich relevant ist die Unterscheidung zwischen effektiven Kosten und Pauschalen vor allem bei der Mehrwertsteuer.

MWST-pflichtige Unternehmen sollten daher bei Hotelübernachtungen und Restaurantbesuchen auf korrekte Originalbelege achten, um den Vorsteuerabzug nicht zu verlieren. Bei Pauschalen entfällt der Vorsteuerabzug grundsätzlich, da kein Beleg mit ausgewiesener MWST vorliegt. Für die Gewinnsteuer sind beide Varianten gleichermassen abzugsfähig, sofern die Kosten geschäftsmässig begründet sind.

Bereits genehmigte Spesenreglemente mit einer Kilometerpauschale von CHF 0.70 brauchen nach der Erhöhung auf CHF 0.75 per 1. Januar 2026 keine neue Genehmigung. Der Arbeitgeber kann den bisherigen Ansatz beibehalten oder freiwillig auf CHF 0.75 erhöhen. Eine Anpassung des Reglements ist erst bei der nächsten regulären Überarbeitung nötig.