Reisekosten korrekt abrechnen: Fahrt, Unterkunft und Verpflegung

Reisekosten entstehen, wenn Mitarbeitende für berufliche Zwecke ausserhalb ihres gewöhnlichen Arbeitsortes unterwegs sind. Die ESTV unterscheidet drei Hauptkategorien: Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand. Entscheidend ist die berufliche Veranlassung: Der reguläre Arbeitsweg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz zählt nicht zu den Reisekosten, sondern zu den Berufsauslagen, die Arbeitnehmende in der Steuererklärung geltend machen.

• Fahrtkosten: Kosten für den öffentlichen Verkehr (Bahn, Bus, Tram), Flüge, Mietwagen oder die Nutzung des Privatfahrzeugs. Bei ÖV gilt der effektive Tarif in der 2. Klasse, sofern das Spesenreglement nichts anderes vorsieht. Für Privatfahrzeuge beträgt die Kilometerpauschale ab 2026 CHF 0.75 pro Kilometer.
• Übernachtungskosten: Hotelkosten, Serviced Apartments oder andere Unterkünfte, die aufgrund einer mehrtägigen Geschäftsreise notwendig werden. Es gilt der Grundsatz der Verhältnismässigkeit: Ein Mittelklassehotel ist erstattungsfähig, eine Luxussuite in der Regel nicht.
• Verpflegungsmehraufwand: Zusätzliche Kosten für Mahlzeiten, die entstehen, weil Mitarbeitende unterwegs nicht am gewohnten Ort essen können. Die ESTV-Pauschale beträgt CHF 30 pro Mahlzeit (Mittag- oder Abendessen) ohne Belegpflicht. Alternativ können effektive Kosten mit Beleg abgerechnet werden.
• Nebenkosten: Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckkosten, Internetgebühren im Hotel oder Telefonkosten im Ausland. Diese werden in der Regel effektiv abgerechnet und erfordern einen Beleg.

Praxisbeispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt mit dem Privatfahrzeug von Zürich zu einem Kundentermin in Bern (ca. 125 km einfach). Er rechnet ab: 250 km x CHF 0.75 = CHF 187.50 Fahrtkosten, CHF 30 Verpflegungspauschale für das Mittagessen und CHF 15 Parkgebühren mit Beleg. Total erstattungsfähig: CHF 232.50.

Art. 327a OR bildet die gesetzliche Grundlage: Der Arbeitgeber ersetzt dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen. Diese Pflicht ist zwingend und kann vertraglich nicht zuungunsten des Arbeitnehmers abgeändert werden. Für die steuerfreie Erstattung braucht es ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement, das die Erstattungsmodalitäten verbindlich regelt.

Grundsätzlich stehen zwei Erstattungsmodelle zur Verfügung: die effektive Abrechnung mit Belegen oder die pauschale Erstattung gemäss Spesenreglement. Beide Modelle lassen sich kombinieren, etwa Pauschalen für Verpflegung und effektive Abrechnung für Übernachtungen. Das Spesenreglement muss inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen, was seit 2026 ausdrücklich präzisiert wurde.

Beruflich veranlasst bedeutet: Die Reise dient unmittelbar der Erfüllung der Arbeitspflicht. Kundenbesuche, Messeauftritte, Schulungen am externen Standort oder Montagearbeiten sind typische Beispiele. Nicht erstattungsfähig sind private Verlängerungen einer Geschäftsreise, Reisen zum Bewerbungsgespräch bei einem anderen Arbeitgeber oder Pendelfahrten zum regulären Arbeitsort.

Bei Kombireisen mit privatem und beruflichem Anteil gilt: Nur der berufliche Teil ist erstattungsfähig. Verlängert ein Mitarbeiter eine dreitägige Geschäftsreise nach München um zwei private Ferientage, übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für drei Übernachtungen und die Hinreise. Die Rückreise und die zwei zusätzlichen Nächte gehen zulasten des Mitarbeiters. Diese Aufteilung muss im Voraus dokumentiert werden.

Die Qualität der Belege entscheidet über die steuerliche Anerkennung und den MWST-Vorsteuerabzug. Grundsätzlich gilt: Jede effektiv abgerechnete Auslage braucht einen Originalbeleg. Für den Vorsteuerabzug muss der Beleg MWST-konform sein, also Name und MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Art der Leistung, Betrag inklusive MWST-Satz und den Empfänger enthalten.

• Fahrtkosten ÖV: Fahrkarte, E-Ticket oder Buchungsbestätigung mit Strecke, Datum und Preis. Bei Halbtax- oder GA-Nutzung: Anteil der beruflichen Fahrten dokumentieren. Online-Buchungen als PDF sichern.
• Fahrtkosten Privatfahrzeug: Kilometernachweis mit Start- und Zielort, Datum und gefahrener Strecke. Ein Fahrtenbuch oder eine digitale Erfassung per App genügt. Kein Tankbeleg nötig, da die Pauschale von CHF 0.75/km alle Kosten abdeckt.
• Flugkosten: Buchungsbestätigung oder Boarding Pass mit Strecke und Preis. Bei Umbuchungen oder Stornierungen den effektiv bezahlten Betrag nachweisen. Business-Class-Flüge nur erstattungsfähig, wenn das Spesenreglement dies vorsieht.
• Übernachtung: Hotelrechnung mit Einzelaufstellung (Zimmer, Frühstück, Minibar separat). Nur die beruflich notwendige Übernachtung ist erstattungsfähig. Frühstück wird oft der Verpflegungspauschale zugerechnet.
• Verpflegung: Bei Pauschalabrechnung (CHF 30/Mahlzeit) kein Beleg nötig. Bei effektiver Abrechnung: Restaurantquittung mit Datum, Betrag und idealerweise Anzahl Personen. Bei Geschäftsessen zusätzlich den Anlass und die Teilnehmenden vermerken.

Digitale Belegerfassung ist rechtlich gleichwertig mit Papierbelegen, sofern die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) eingehalten werden. Belege müssen unveränderbar gespeichert, während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren zugänglich und jederzeit lesbar reproduzierbar sein. Ein Foto per Smartphone genügt, wenn Datum, Betrag und Leistungserbringer klar erkennbar sind.

Häufige Grenzfälle erfordern klare Regeln im Spesenreglement: Bei einem Umweg auf einer Geschäftsreise (etwa ein privater Zwischenstopp) wird nur die direkte Strecke erstattet. Begleitpersonen wie Ehepartner auf einer Geschäftsreise sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig, es sei denn, die Begleitung ist geschäftlich begründet (z.B. Repräsentationsanlass). Zwischenstopps an einem anderen Kundenstandort erhöhen die erstattungsfähige Strecke, müssen aber dokumentiert werden.