Reisekosten und OR 327a: Erstattungspflicht, Grenzen und Reglement
OR 327a verpflichtet den Arbeitgeber alle notwendigen Reisekosten zu erstatten – er kann die Erstattung nicht grundlos verweigern; höherwertige Leistungen dürfen aber auf angemessenes Mass begrenzt werden. Diese Bestimmung ist zwingender Natur und kann weder durch Einzelarbeitsvertrag noch durch Gesamtarbeitsvertrag zuungunsten des Arbeitnehmers abgeändert werden. Entscheidend ist in der Praxis, wo die Grenze zwischen notwendigen und überhöhten Reisekosten verläuft und wie ein Spesenreglement diese Grenze verbindlich festlegt.
01.Was OR 327a vorschreibt
Art. 327a Abs. 1 OR hält fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Das Gesetz unterscheidet dabei nicht nach Branche oder Hierarchiestufe: Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf vollständige Erstattung seiner geschäftlich bedingten Reisekosten. Die Bestimmung ist einseitig zwingend – das heisst, sie darf nur zugunsten des Arbeitnehmers abgeändert werden.
Konkret bedeutet das: Der Arbeitgeber darf den Arbeitnehmer nicht dazu zwingen, Geschäftskosten aus dem eigenen Portemonnaie zu bezahlen. Verweigert er die Erstattung nachweislich notwendiger Reisekosten, liegt eine Vertragsverletzung vor. Der Arbeitnehmer kann die ausstehenden Beträge gerichtlich einfordern und hat gemäss Art. 327c Abs. 2 OR sogar ein Retentionsrecht an Arbeitsmitteln, bis die Auslagen beglichen sind.
Art. 327a Abs. 2 OR erlaubt es den Parteien, die Auslagenerstattung durch Vereinbarung, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag pauschal zu regeln – vorausgesetzt, die Pauschale deckt die tatsächlich anfallenden Kosten. Liegt die Pauschale systematisch unter den realen Auslagen, ist die Vereinbarung nichtig.
02.Was als notwendige Reisekosten gilt
Notwendig sind Reisekosten, die betrieblich veranlasst sind und ausserhalb der festen Arbeitsstätte anfallen. Der tägliche Arbeitsweg vom Wohnort zum üblichen Arbeitsort zählt nicht dazu – dieser gilt als Privatsache des Arbeitnehmers. Sobald jedoch eine Dienstreise, ein Kundenbesuch oder ein Einsatz an einem anderen Standort angeordnet wird, greift die Erstattungspflicht nach OR 327a.
- Fahrkosten ÖV: Öffentlicher Verkehr in der 2. Klasse gilt als Minimalstandard. Reist der Arbeitnehmer regelmässig, kann ein GA oder Halbtax wirtschaftlicher sein – der Arbeitgeber darf die günstigere Variante vorschreiben.
- Kilometerpauschale Privatfahrzeug: Wird das Privatfahrzeug mit Einverständnis des Arbeitgebers genutzt, beträgt die Pauschale ab 1. Januar 2026 CHF 0.75 pro Kilometer. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung.
- Verpflegung: Bei ganztägigen Dienstreisen ist eine Verpflegungspauschale von CHF 30.– pro Mahlzeit (Mittag- oder Abendessen) ohne Beleg erstattungsfähig. Wird am Einsatzort eine Kantine zur Verfügung gestellt, entfällt der Anspruch.
- Übernachtung: Hotel in ortsangemessener Kategorie – in der Regel Mittelklasse. Der Arbeitgeber darf Obergrenzen im Spesenreglement festlegen, solange diese am jeweiligen Einsatzort realistisch sind.
- Nebenkosten: Kleinspesen wie Parkgebühren, Trinkgelder in üblichem Rahmen oder Gepäckaufbewahrung gelten als notwendig, sofern sie betrieblich bedingt sind. Die Tagespauschale für Kleinspesen beträgt CHF 20.–.
Erstattungsansätze für Reisekosten (Stand 2026)
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Mehr erfahren →03.Was der Arbeitgeber ablehnen darf
Die Erstattungspflicht nach OR 327a ist nicht grenzenlos. Der Arbeitgeber schuldet nur die notwendigen Auslagen – nicht die bestmöglichen. Wer ohne betriebliche Notwendigkeit Business-Class fliegt oder ein Fünf-Sterne-Hotel bucht, hat keinen Anspruch auf Erstattung der Mehrkosten. Entscheidend ist, ob die Ausgabe für die Aufgabenerfüllung objektiv erforderlich war.
- Überhöhte Buchungen: Business-Class-Flüge, Suiten oder Luxushotels darf der Arbeitgeber ablehnen, wenn eine günstigere Alternative zumutbar gewesen wäre. Ausnahme: Gesundheitliche Gründe oder besonders lange Reisen, die im Reglement als Ausnahme definiert sind.
- Privatausgaben: Minibar, Pay-TV, private Telefonate, touristische Ausflüge oder Verlängerungsnächte nach Geschäftsabschluss sind keine notwendigen Auslagen und müssen nicht erstattet werden.
- Beträge über dem Reglementsansatz: Definiert das genehmigte Spesenreglement einen Höchstbetrag – etwa CHF 180.– pro Hotelnacht – darf der Arbeitgeber alles darüber ablehnen. Voraussetzung: Der Ansatz muss am Einsatzort realistisch sein.
- Fehlende Belege: Ausserhalb der genehmigten Pauschalen darf der Arbeitgeber Erstattungen ohne Originalbeleg verweigern. Das Spesenreglement sollte klar regeln, welche Belege in welcher Form einzureichen sind.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter bucht für eine Konferenz in Zürich ein Hotel für CHF 320.– pro Nacht. Das Spesenreglement setzt die Obergrenze bei CHF 200.–. Der Arbeitgeber erstattet CHF 200.– und lehnt die Differenz von CHF 120.– ab. Das ist zulässig, sofern in Zürich Mittelklassehotels für CHF 200.– verfügbar waren.
04.Was im Spesenreglement zu regeln ist
Ein genehmigtes Spesenreglement schafft Transparenz und schützt beide Seiten. Es konkretisiert die allgemeine Erstattungspflicht aus OR 327a und legt fest, welche Kosten in welcher Höhe erstattet werden. Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen, damit die kantonale Steuerverwaltung sie genehmigt.
- Erstattungsfähige Kategorien: Das Reglement listet alle Kostenarten auf, die erstattet werden: Fahrkosten, Verpflegung, Übernachtung, Kommunikation, Repräsentation. Was nicht aufgeführt ist, wird im Zweifelsfall nicht erstattet.
- Höchstbeträge und Pauschalen: Pro Kategorie werden Obergrenzen oder Pauschalen definiert – etwa CHF 0.75/km für das Privatfahrzeug oder CHF 30.– für eine Mahlzeit. Die Ansätze müssen die tatsächlichen Kosten decken, dürfen aber nicht systematisch darüber liegen.
- Genehmigungspflicht: Das Reglement legt fest, ab welchem Betrag oder für welche Kostenarten eine Vorabgenehmigung durch den Vorgesetzten erforderlich ist. Typisch: Flüge und Hotelübernachtungen ab einem bestimmten Schwellenwert.
- Einreichefrist: Eine klare Frist – häufig 30 oder 60 Tage nach Entstehung der Auslage – verhindert, dass Belege monatelang liegen bleiben. Verspätet eingereichte Spesen darf der Arbeitgeber gemäss Reglement ablehnen.
- Belegpflicht und Belegform: Das Reglement definiert, welche Belege in welcher Form einzureichen sind: Originalquittung, Scan oder Foto per App. Für Pauschalen entfällt die Belegpflicht, für effektive Erstattungen ist sie zwingend.
Ohne genehmigtes Spesenreglement gelten die gesetzlichen Mindestansätze, und der Arbeitgeber muss Spesen im Lohnausweis als Einkommen deklarieren. Ein Reglement lohnt sich daher nicht nur organisatorisch, sondern auch steuerlich – für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermassen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Erstattungspflicht vertraglich ausschliessen
Manche Arbeitgeber versuchen, die Spesenerstattung im Arbeitsvertrag wegzubedingen. Da Art. 327a OR einseitig zwingend ist, sind solche Klauseln nichtig. Der Arbeitnehmer kann die Erstattung trotzdem einfordern – im Streitfall auch rückwirkend.
Fehler 2: Pauschale unter den tatsächlichen Kosten ansetzen
Eine Reisekostenpauschale von beispielsweise CHF 0.40/km deckt die realen Fahrzeugkosten nicht. Liegt die Pauschale systematisch unter den effektiven Auslagen, ist sie gemäss OR 327a unzulässig. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf die Differenz.
Fehler 3: Erstattung wegen fehlender Vorabgenehmigung verweigern
Wurde eine Dienstreise zwar nicht vorab genehmigt, war sie aber betrieblich notwendig, bleibt die Erstattungspflicht bestehen. Der Arbeitgeber darf die Genehmigungspflicht im Reglement verankern und bei Verstoss disziplinarisch reagieren – die Kostenerstattung selbst darf er aber nicht verweigern.
Fehler 4: Kein Spesenreglement vorhanden
Ohne genehmigtes Reglement fehlt die Grundlage für steuerfreie Pauschalerstattungen. Alle Spesen müssen dann im Lohnausweis unter Ziffer 13.1 deklariert werden, was für den Arbeitnehmer zu einer höheren Steuerbelastung führt.
Fehler 5: Arbeitsweg als Dienstreise abrechnen
Der tägliche Weg vom Wohnort zum festen Arbeitsort ist keine Dienstreise und fällt nicht unter OR 327a. Wird er trotzdem als Spese erstattet, handelt es sich steuerlich um Lohn. Das kann bei einer Revision zu Nachforderungen führen.
06.Häufige Fragen
Was kann ich tun, wenn mein Arbeitgeber Reisekosten ablehnt, weil er die Reise nicht vorab genehmigt hat?
War die Reise betrieblich notwendig, muss der Arbeitgeber die Kosten gemäss Art. 327a OR trotzdem erstatten. Die fehlende Vorabgenehmigung berechtigt ihn zu einer Ermahnung oder disziplinarischen Massnahme, nicht aber zur Verweigerung der Kostenerstattung. Dokumentieren Sie die betriebliche Notwendigkeit der Reise schriftlich und fordern Sie die Erstattung mit Fristsetzung ein.
Muss der Arbeitgeber auch Reisekosten erstatten, wenn ich im Homeoffice arbeite?
Fahrten vom Homeoffice zu Kunden oder zum Firmenstandort für Meetings gelten als Dienstreisen und sind erstattungspflichtig. Der tägliche Arbeitsweg – auch wenn er nur gelegentlich anfällt – bleibt hingegen Privatsache. Entscheidend ist, ob die Fahrt betrieblich angeordnet oder notwendig war.
Darf der Arbeitgeber verlangen, dass ich immer 2. Klasse fahre?
Ja, ÖV 2. Klasse gilt als gesetzlicher Minimalstandard. Der Arbeitgeber darf im Spesenreglement festlegen, dass nur 2.-Klasse-Tickets erstattet werden. Gewährt er freiwillig 1. Klasse, darf er diese Leistung jederzeit auf 2. Klasse reduzieren, sofern kein vertraglicher Anspruch besteht.
Gilt die neue Kilometerpauschale von CHF 0.75 automatisch für alle Unternehmen?
Die Pauschale von CHF 0.75/km gilt ab 1. Januar 2026 als steuerlich anerkannter Ansatz. Unternehmen mit einem bereits genehmigten Reglement, das CHF 0.70 vorsieht, müssen dieses nicht zwingend anpassen – die alte Pauschale bleibt gültig. Eine Anpassung ist aber empfehlenswert, da der höhere Ansatz die realen Fahrzeugkosten besser abbildet.
Wie lange habe ich Zeit, meine Reisekosten einzureichen?
Das Gesetz nennt keine explizite Einreichefrist. In der Praxis setzen die meisten Spesenreglemente eine Frist von 30 bis 60 Tagen nach Entstehung der Auslage. Fehlt eine Regelung, gilt die allgemeine Verjährungsfrist von fünf Jahren gemäss Art. 128 OR – was aber organisatorisch nicht sinnvoll ist.