Reisekosten Österreich im Lohnausweis: Ziffern 13.1.1, 13.2 und 15

Die Deklaration von Österreich-Dienstreisekosten im Lohnausweis richtet sich nach der Art der Vergütung. Entscheidend ist, ob die Vorgaben von Rz 52 der Wegleitung eingehalten sind, ob ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement vorliegt und ob es sich um Einzelfallpauschalen oder um Pauschalen für einen Zeitabschnitt handelt.

Halten alle Vergütungen die Vorgaben von Rz 52 ein, genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1; die einzelnen Beträge müssen nicht aufgeschlüsselt werden, und ein Reglement ist dafür nicht nötig. Mit genehmigtem Spesenreglement entfällt das Kreuz, stattdessen gehört der Genehmigungsvermerk in Ziffer 15; empfohlen ist ein Aufbau nach den SSK-Mustervorlagen. Pauschalspesen für Zeitabschnitte sind in jedem Fall betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben.

Konkret: Ein Mitarbeitender reist für drei Tage nach Wien und isst an allen drei Tagen mittags und abends auswärts. Das Unternehmen vergütet pauschal CHF 35 pro Hauptmahlzeit (Annahme), also 6 × CHF 35 = CHF 210. Weil die Pauschale über den CHF 30 von Rz 52 liegt und kein genehmigtes Reglement vorliegt, genügt das Kreuz nicht: Die effektiv vergüteten Spesen sind betragsmässig in Ziffer 13.1.1 anzugeben (Rz 53). Als Lohn in Ziffer 1 gehört nur, was keinen Auslagen gegenübersteht oder überhöht ist; das beurteilen im Zweifel Steuerbehörde und AHV-Ausgleichskasse.

Nicht jede Zahlung im Zusammenhang mit einer Österreich-Dienstreise erscheint im Lohnausweis. Entscheidend ist, ob der Betrag dem Arbeitnehmenden zufliesst oder ob der Arbeitgeber die Kosten direkt an den Leistungserbringer bezahlt. Direkte Zahlungen des Arbeitgebers stellen keinen geldwerten Vorteil dar und bleiben deshalb ausserhalb des Lohnausweises.

• Direkte Hotelzahlungen: Bezahlt der Arbeitgeber das Hotel in Österreich direkt per Firmen-Kreditkarte oder auf Rechnung, erscheint dieser Betrag nicht im Lohnausweis. Die Zahlung fliesst nie dem Arbeitnehmenden zu.
• Vom Arbeitgeber gebuchte Tickets: Flug- oder Bahntickets, die der Arbeitgeber direkt über ein Firmenkonto bucht und bezahlt, sind nicht lohnausweisrelevant. Dies gilt auch für ÖBB-Tickets oder Inlandsflüge innerhalb Österreichs.
• Vollständig zurückgezahlte Vorauszahlungen: Erhält ein Mitarbeitender vor der Reise einen Vorschuss und zahlt den nicht verwendeten Teil vollständig zurück, erscheint nur der effektiv verbrauchte Betrag im Lohnausweis. Der zurückgezahlte Anteil ist lohnausweisneutral.
• Mietwagen auf Firmenrechnung: Wird ein Mietwagen in Österreich direkt auf die Firma gebucht und abgerechnet, handelt es sich um einen Geschäftsaufwand ohne Lohncharakter. Nutzt der Mitarbeitende hingegen sein Privatfahrzeug, greift die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 2026).

Wichtig: Sobald der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden einen Betrag auszahlt, auch wenn dieser anschliessend die Rechnung selbst begleicht, liegt ein Zufluss vor. In diesem Fall gilt die normale Deklarationslogik: Kreuz bei Ziffer 13.1.1, wenn alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind, sonst Betrag in Ziffer 13.1.1; periodische Pauschalen in Ziffer 13.2. Die Abgrenzung zwischen direkter Arbeitgeberzahlung und Spesenerstattung ist in der Praxis die häufigste Fehlerquelle.

Für quellenbesteuerte Arbeitnehmende mit Wohnsitz in Österreich, die in der Schweiz arbeiten, gilt: Spesen, die tatsächliche Auslagen ersetzen, gehören nicht zum quellensteuerpflichtigen Lohn. Das betrifft effektive Spesen und Einzelfallpauschalen im Rahmen von Rz 52 ebenso wie die Ansätze eines genehmigten Spesenreglements. Im Zweifel entscheidet die kantonale Steuerverwaltung.

Die Quellensteuerbefreiung von Spesen setzt kein genehmigtes Reglement voraus, solange die Vergütungen im Rahmen von Rz 52 bleiben. Ohne genehmigtes Reglement fehlt aber die Rechtssicherheit für höhere oder periodische Pauschalen; überhöhte Beträge können als Lohn behandelt und der Quellensteuer unterworfen werden. Für HR-Abteilungen mit österreichischen Grenzgängern lohnt sich ein genehmigtes Reglement deshalb vor allem, wenn sie Ansätze über Rz 52 vergüten.

Bei gemischten Dienstreisen, die sowohl in der Schweiz als auch in Österreich stattfinden, ist eine tageweise Zuordnung der Spesen sinnvoll. Die Werte von Rz 52 – etwa bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) – gelten unabhängig vom Einsatzland. Für die Quellensteuer werden Spesen, die tatsächliche Auslagen ersetzen, nicht zum Lohn gerechnet; eine Aufteilung nach Land ist dafür nicht nötig, wohl aber für die korrekte Zuordnung im Rahmen des Doppelbesteuerungsabkommens Schweiz-Österreich.