Reisekosten Österreich im Lohnausweis: Ziffer 13, Pauschalspesen und Steuerpflicht

Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis unterscheidet bei der Deklaration von Spesen zwei Grundvarianten. Beide sind für Auslandsreisen nach Österreich anwendbar, stellen aber unterschiedliche Anforderungen an Belege und Reglement.

Werden sowohl effektive Spesen als auch Pauschalspesen ausgerichtet, sind beide Ziffern anzukreuzen. In der Praxis kommt dies vor, wenn ein Unternehmen Verpflegung pauschal vergütet, aber Flug- und Hotelkosten effektiv abrechnet. Entscheidend ist, dass keine Doppelvergütung entsteht: Wer eine Verpflegungspauschale erhält, darf nicht zusätzlich einen Restaurantbeleg für dasselbe Mittagessen einreichen.

Wer Mitarbeitenden für Österreich-Reisen Pauschalspesen auszahlen möchte, muss dies im Spesenreglement separat regeln. Die SSK-Musterreglemente (Stand Januar 2026) verlangen, dass Auslandspauschalen nach Ländern oder Ländergruppen differenziert und betragsmässig festgelegt werden. Ein pauschaler Zuschlag auf die Inlandansätze ohne Länderbezug genügt nicht.

• Verpflegungspauschale Ausland: Für Österreich setzen viele Schweizer Unternehmen Tagespauschalen zwischen CHF 40 und CHF 60 an. Die Ansätze müssen marktüblich sein und dürfen die tatsächlichen Mehrkosten gegenüber dem Inland nicht wesentlich übersteigen. Als Orientierung dienen die ESTV-Ansätze für Inlandspauschalen (CHF 30 pro Mahlzeit) sowie die Erfahrungswerte für das Preisniveau in Österreich.
• Übernachtungspauschale: Übernachtungspauschalen für Österreich sind möglich, werden von den Steuerverwaltungen aber kritisch geprüft. In der Praxis empfiehlt sich die effektive Abrechnung mit Hotelbeleg, da die Hotelpreise in Österreich je nach Region stark variieren und eine Pauschale schwer zu rechtfertigen ist.
• Kleinspesen und Nebenkosten: Die Schweizer Kleinspesentagespauschale von CHF 20 pro Reisetag gilt grundsätzlich auch bei Auslandsreisen. Ein höherer Ansatz für Österreich muss im Reglement begründet und genehmigt sein.
• Kilometerpauschale: Für Fahrten mit dem Privatfahrzeug nach Österreich gilt ab 2026 die Pauschale von CHF 0.75 pro Kilometer. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 pro Kilometer brauchen keine neue Genehmigung, sollten aber bei nächster Gelegenheit angepasst werden.

Das Spesenreglement muss der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz des Arbeitgebers zur Genehmigung vorgelegt werden. Die Genehmigung bezieht sich auf das gesamte Reglement einschliesslich der Auslandsansätze. Änderungen an den Österreich-Pauschalen erfordern eine erneute Einreichung. Ab 2026 müssen Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.

Arbeitet ein Mitarbeitender regelmässig in Österreich, kann dort eine beschränkte Steuerpflicht entstehen. Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Schweiz und Österreich (DBA CH-AT) weist das Besteuerungsrecht für unselbständige Erwerbstätigkeit grundsätzlich dem Tätigkeitsstaat zu, sofern der Aufenthalt 183 Tage innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten überschreitet oder der Lohn von einer österreichischen Betriebsstätte getragen wird.

Für den Schweizer Lohnausweis hat dies konkrete Folgen. Der Arbeitgeber muss die Arbeitstage in der Schweiz und in Österreich im Lohnausweis unter Ziffer 15 (Bemerkungen) aufschlüsseln. Die Spesen sind anteilig den jeweiligen Arbeitstagen zuzuordnen. Reisekosten, die direkt einer Österreich-Reise zugeordnet werden können (Flug Wien, Hotel Salzburg), gelten als österreichische Aufwendungen. Pauschalen müssen proportional aufgeteilt werden.

Der Mitarbeitende benötigt diese Aufschlüsselung für die österreichische Steuererklärung. In Österreich werden die Reisekosten nach österreichischem Steuerrecht beurteilt, was zu abweichenden Ansätzen führen kann. Der Schweizer Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die österreichischen Steuerregeln anzuwenden, muss aber die Grundlagen für die Aufteilung korrekt dokumentieren.

Die Nachweispflicht gemäss Art. 327a OR liegt beim Arbeitgeber. Für Auslandsreisen nach Österreich gelten erhöhte Anforderungen an die Dokumentation, da sowohl die Schweizer als auch die österreichische Steuerbehörde Einsicht verlangen können.

• Reisezweck und Geschäftsgrund: Jede Österreich-Reise muss mit einem geschäftlichen Anlass dokumentiert werden. Kundenbesuche, Messeteilnahmen oder Projektarbeiten sind mit Datum, Ort und Ansprechperson festzuhalten.
• Belege in Fremdwährung: Belege in Euro sind mit dem Tageskurs zum Zeitpunkt der Auslage in CHF umzurechnen. Als Referenz dient der Devisenkurs der SNB. Der verwendete Kurs muss nachvollziehbar dokumentiert sein.
• Aufenthaltsdauer und Arbeitstage: Bei Mitarbeitenden mit regelmässigen Österreich-Einsätzen ist ein Arbeitstage-Kalender zu führen. Dieser dient als Grundlage für die Aufteilung im Lohnausweis und für eine allfällige österreichische Steuererklärung.
• Aufbewahrungsfrist: Spesenbelege und Abrechnungen sind in der Schweiz zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR). Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten empfiehlt sich eine Aufbewahrung von mindestens sieben Jahren auch nach österreichischem Recht.

Besondere Vorsicht ist bei Repräsentationsspesen geboten. Geschäftsessen mit österreichischen Kunden fallen unter die Schweizer Obergrenze von maximal 5 Prozent des Bruttolohns ab CHF 6'000 pro Jahr, mit einem absoluten Maximum von CHF 24'000 pro Jahr. Diese Grenze gilt unabhängig davon, ob das Essen in der Schweiz oder in Österreich stattfindet.