Reisekosten Österreich im Lohnausweis: Ziffern 13.1, 13.2 und Ziffer 1
Österreich-Dienstreisekosten im Lohnausweis: Pauschalspesen als Kreuz in 13.1, Effektivspesen mit Betrag in 13.2 – Überschreitung der ESTV-Ansätze müssen als Lohn in Ziffer 1 deklariert werden. Die korrekte Zuordnung zu den Lohnausweis-Ziffern ist gerade bei Österreich-Dienstreisen fehleranfällig, weil Pauschalen, Effektivspesen und direkte Arbeitgeberzahlungen unterschiedlich behandelt werden. Diese Seite zeigt HR-Verantwortlichen die exakte Deklarationslogik für jeden Fall.
01.Lohnausweis-Deklaration Österreich-Dienstreisen
Die Deklaration von Österreich-Dienstreisekosten im Lohnausweis richtet sich nach der Art der Spesenabrechnung. Entscheidend ist, ob das Unternehmen über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement verfügt und ob die ausbezahlten Beträge innerhalb der ESTV-Ansätze liegen. Die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises unterscheidet drei Konstellationen.
Deklaration nach Spesenart im Lohnausweis
Bei Pauschalspesen mit genehmigtem Reglement genügt ein Kreuz in Ziffer 13.1. Der Arbeitgeber muss die einzelnen Beträge nicht aufschlüsseln. Voraussetzung ist, dass das Reglement inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entspricht, was seit 2026 explizit als Anforderung gilt. Ohne genehmigtes Reglement müssen sämtliche Pauschalspesen mit dem Totalbetrag in Ziffer 13.2 ausgewiesen werden.
Konkret: Ein Mitarbeitender reist für drei Tage nach Wien. Das Unternehmen zahlt eine Verpflegungspauschale von CHF 35 pro Tag aus, obwohl der ESTV-Ansatz bei CHF 30 liegt. Die Differenz von CHF 5 pro Tag, also CHF 15 für drei Tage, muss als Lohnbestandteil in Ziffer 1 deklariert und der AHV/IV/EO-Abrechnung unterstellt werden.
02.Was nicht in den Lohnausweis muss
Nicht jede Zahlung im Zusammenhang mit einer Österreich-Dienstreise erscheint im Lohnausweis. Entscheidend ist, ob der Betrag dem Arbeitnehmenden zufliesst oder ob der Arbeitgeber die Kosten direkt an den Leistungserbringer bezahlt. Direkte Zahlungen des Arbeitgebers stellen keinen geldwerten Vorteil dar und bleiben deshalb ausserhalb des Lohnausweises.
- Direkte Hotelzahlungen: Bezahlt der Arbeitgeber das Hotel in Österreich direkt per Firmen-Kreditkarte oder auf Rechnung, erscheint dieser Betrag nicht im Lohnausweis. Die Zahlung fliesst nie dem Arbeitnehmenden zu.
- Vom Arbeitgeber gebuchte Tickets: Flug- oder Bahntickets, die der Arbeitgeber direkt über ein Firmenkonto bucht und bezahlt, sind nicht lohnausweisrelevant. Dies gilt auch für ÖBB-Tickets oder Inlandsflüge innerhalb Österreichs.
- Vollständig zurückgezahlte Vorauszahlungen: Erhält ein Mitarbeitender vor der Reise einen Vorschuss und zahlt den nicht verwendeten Teil vollständig zurück, erscheint nur der effektiv verbrauchte Betrag im Lohnausweis. Der zurückgezahlte Anteil ist lohnausweisneutral.
- Mietwagen auf Firmenrechnung: Wird ein Mietwagen in Österreich direkt auf die Firma gebucht und abgerechnet, handelt es sich um einen Geschäftsaufwand ohne Lohncharakter. Nutzt der Mitarbeitende hingegen sein Privatfahrzeug, greift die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 2026).
Wichtig: Sobald der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden einen Betrag auszahlt, auch wenn dieser anschliessend die Rechnung selbst begleicht, liegt ein Zufluss vor. In diesem Fall muss der Betrag als Effektivspesen in Ziffer 13.2 oder bei Pauschalen gemäss Reglement in Ziffer 13.1 deklariert werden. Die Abgrenzung zwischen direkter Arbeitgeberzahlung und Spesenerstattung ist in der Praxis die häufigste Fehlerquelle.
Österreich-Reisekosten korrekt erfassen und im Lohnausweis abbilden mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Quellensteuer AT-Grenzgänger
Für quellenbesteuerte Arbeitnehmende mit Wohnsitz in Österreich, die in der Schweiz arbeiten, gelten besondere Regeln bei der Spesenbehandlung. Spesen, die gestützt auf ein genehmigtes Spesenreglement ausbezahlt werden, sind von der Quellensteuer befreit. Sie werden vom Bruttolohn abgezogen, bevor der Quellensteuertarif angewendet wird.
Quellensteuerbehandlung von Spesen bei AT-Grenzgängern
Die Quellensteuerbefreiung setzt zwingend ein genehmigtes Spesenreglement voraus. Ohne dieses Reglement werden sämtliche Pauschalspesen als Lohnbestandteil behandelt und unterliegen der Quellensteuer. Für HR-Abteilungen mit österreichischen Grenzgängern lohnt sich die Genehmigung des Spesenreglements daher doppelt: Sie vereinfacht die Lohnausweis-Deklaration und reduziert die Quellensteuerbelastung der Mitarbeitenden.
Bei gemischten Dienstreisen, die sowohl in der Schweiz als auch in Österreich stattfinden, ist eine tageweise Zuordnung der Spesen erforderlich. Die Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag gilt für jeden Reisetag unabhängig vom Einsatzland. Für die Quellensteuerberechnung wird der gesamte Spesenbetrag vom Bruttolohn abgezogen, sofern das Reglement genehmigt ist. Eine länderspezifische Aufteilung der Spesen ist für die Quellensteuer nicht notwendig, wohl aber für die korrekte Zuordnung im Rahmen des Doppelbesteuerungsabkommens Schweiz-Österreich.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement in Ziffer 13.1 deklariert
Ohne genehmigtes Spesenreglement darf kein Kreuz in Ziffer 13.1 gesetzt werden. Die Steuerverwaltung kann in diesem Fall sämtliche Pauschalen als Lohn qualifizieren und nachbesteuern. Lösung: Spesenreglement gemäss SSK-Mustervorlage erstellen und vor der Lohnausweis-Erstellung genehmigen lassen.
Fehler 2: Direkte Hotelzahlungen zusätzlich in Ziffer 13.2 aufgeführt
Bezahlt der Arbeitgeber das Hotel direkt, darf dieser Betrag nicht nochmals als Effektivspesen in Ziffer 13.2 erscheinen. Eine Doppelerfassung führt zu einem überhöhten Spesenausweis und kann bei der Steuerveranlagung Rückfragen auslösen. Nur tatsächlich dem Mitarbeitenden ausbezahlte Beträge gehören in den Lohnausweis.
Fehler 3: Überschreitung der ESTV-Ansätze nicht als Lohn deklariert
Werden Verpflegungspauschalen über CHF 30 pro Tag ausbezahlt, muss die Differenz in Ziffer 1 als Lohn erscheinen. Unterbleibt dies, drohen AHV-Nachforderungen und Steuerkorrekturen. Die Lohnbuchhaltung sollte bei jeder Spesenabrechnung automatisch prüfen, ob die ESTV-Ansätze eingehalten werden.
Fehler 4: Quellensteuerabzug bei Grenzgängern ohne Spesenbereinigung
Bei quellenbesteuerten AT-Grenzgängern müssen Spesen aus genehmigtem Reglement vor der Quellensteuerberechnung vom Bruttolohn abgezogen werden. Wird dieser Abzug vergessen, zahlt der Mitarbeitende zu viel Quellensteuer. Eine nachträgliche Korrektur ist aufwendig und erfordert ein Gesuch an die zuständige Steuerverwaltung.
Fehler 5: Gemischte CH/AT-Reise pauschal als Inlandreise abgerechnet
Bei Dienstreisen, die sowohl Schweizer als auch österreichische Destinationen umfassen, muss die Spesenzuordnung tageweise erfolgen. Eine pauschale Behandlung als reine Inlandreise kann dazu führen, dass die DBA-relevante Aufteilung der Arbeitstage nicht korrekt dokumentiert ist. Dies ist besonders bei Grenzgängern problematisch.
05.Häufige Fragen
Wie deklariere ich gemischte CH+AT-Dienstreisen im Lohnausweis?
Bei gemischten Dienstreisen mit Stationen in der Schweiz und Österreich werden die Spesen im Lohnausweis nicht nach Land aufgeteilt. Pauschalspesen erscheinen gesamthaft als Kreuz in Ziffer 13.1 (bei genehmigtem Reglement), Effektivspesen als Totalbetrag in Ziffer 13.2. Die tageweise Zuordnung nach Land ist jedoch intern zu dokumentieren, da sie für das Doppelbesteuerungsabkommen und die Quellensteuerberechnung relevant sein kann.
Muss ich österreichische Hotelbelege in CHF umrechnen für den Lohnausweis?
Ja, alle Beträge im Lohnausweis sind in CHF anzugeben. Für die Umrechnung von EUR-Belegen verwenden Sie den Tageskurs am Zahlungsdatum oder den Monatsmittelkurs der ESTV. Wichtig: Wird das Hotel direkt vom Arbeitgeber bezahlt, erscheint der Betrag gar nicht im Lohnausweis.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für Fahrten nach Österreich?
Ja, die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer gilt ab 2026 für alle geschäftlichen Fahrten mit dem Privatfahrzeug, unabhängig davon, ob die Fahrt ins In- oder Ausland führt. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung, der höhere Ansatz kann aber freiwillig übernommen werden.
Was passiert, wenn das Spesenreglement nach der Lohnausweis-Erstellung genehmigt wird?
Ein Spesenreglement muss vor der Auszahlung der Pauschalen genehmigt sein, damit das Kreuz in Ziffer 13.1 gesetzt werden darf. Wird das Reglement erst nachträglich genehmigt, müssen die bereits erstellten Lohnausweise korrigiert werden. Für das laufende Jahr können korrigierte Lohnausweise bis zur Einreichefrist nachgereicht werden.
Sind Trinkgelder bei Geschäftsessen in Österreich im Lohnausweis zu deklarieren?
Trinkgelder, die der Mitarbeitende aus eigener Tasche bezahlt und als Effektivspesen geltend macht, erscheinen im Gesamtbetrag in Ziffer 13.2. Sie gelten als Repräsentationsaufwand und müssen angemessen sein. Bei Pauschalspesen sind Trinkgelder durch die Pauschale abgedeckt und werden nicht separat ausgewiesen.