Spesen Lohnausweis Arbeitgeber: Ziffer 13, Kreuzregel und Deklaration
Arbeitgeber in der Schweiz sind verpflichtet, alle Spesenentschädigungen auf dem Lohnausweis korrekt zu deklarieren. Die zentrale Frage lautet dabei: Reicht ein Kreuz in Ziffer 13.1.1, oder müssen die Beträge einzeln ausgewiesen werden? Die Antwort hängt davon ab, ob ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
Die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der ESTV regelt die Deklaration im Detail. Seit 2026 gelten verschärfte Anforderungen an Spesenreglemente, die sich direkt auf die Lohnausweis-Deklaration auswirken. Wer die Regeln nicht kennt, riskiert Korrekturen durch die Steuerbehörde und finanzielle Folgen für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermassen.
01.Kreuzregel oder Betrag: Wann genügt was in Ziffer 13
Die Deklaration von Spesen auf dem Lohnausweis folgt einem klaren Grundsatz: Wer ein genehmigtes Spesenreglement hat, deklariert einfacher. Ziffer 13 des Lohnausweises unterscheidet zwischen drei Unterfeldern, die je nach Situation unterschiedlich ausgefüllt werden.
Deklaration in Ziffer 13 je nach Ausgangslage
Das Kreuz in Ziffer 13.1.1 signalisiert der Steuerbehörde, dass ein genehmigtes Reglement existiert und die Pauschalspesen innerhalb der bewilligten Ansätze liegen. Die Steuerverwaltung verzichtet in diesem Fall auf eine Einzelprüfung der Spesenbeträge. Voraussetzung ist, dass das Reglement tatsächlich gültig genehmigt ist und die ausbezahlten Pauschalen die im Reglement definierten Höchstbeträge nicht überschreiten.
Übersteigen die ausbezahlten Pauschalen die im genehmigten Reglement vorgesehenen Ansätze, muss der übersteigende Betrag in Ziffer 13.1.2 separat deklariert werden. Dieser Mehrbetrag gilt steuerlich als Lohnbestandteil und unterliegt der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben.
02.Genehmigtes Spesenreglement: Anforderungen und Wirkung auf den Lohnausweis
Die Genehmigung des Spesenreglements erfolgt durch die kantonale Steuerverwaltung am Sitz des Unternehmens. Seit Januar 2026 müssen Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bestehende Genehmigungen bleiben gültig, sofern das Reglement nicht wesentlich von den neuen Mustervorlagen abweicht. Arbeitgeber sollten ihre Reglemente dennoch prüfen und bei Bedarf anpassen.
- Pauschalspesen im Reglement: Das Reglement definiert die Höhe der Pauschalen für Verpflegung, Kleinspesen und gegebenenfalls Repräsentation. Die ESTV-Ansätze 2026 betragen CHF 30 pro Tag für Verpflegung und CHF 20 pro Tag für Kleinspesen. Höhere Pauschalen sind möglich, müssen aber im Reglement begründet und von der Steuerverwaltung genehmigt sein.
- Effektive Spesen im Reglement: Das Reglement legt fest, welche effektiven Auslagen erstattungsfähig sind und welche Belege verlangt werden. Typische Kategorien sind Reisekosten, Übernachtungen und Kundeneinladungen. Die Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge beträgt ab 2026 CHF 0.75 pro Kilometer.
- Repräsentationsspesen: Repräsentationsspesen dürfen maximal 5 Prozent des Bruttolohns betragen, frühestens ab einem Bruttolohn von CHF 6000 pro Jahr. Das absolute Maximum liegt bei CHF 24 000 pro Jahr. Diese Grenzen gelten unabhängig davon, ob das Reglement genehmigt ist.
- Wirkung der Genehmigung: Mit der Genehmigung akzeptiert die Steuerverwaltung die im Reglement definierten Pauschalen als geschäftsmässig begründet. Der Arbeitgeber muss auf dem Lohnausweis keine Einzelbeträge mehr ausweisen und setzt lediglich das Kreuz in Ziffer 13.1.1.
Ein konkretes Beispiel: Ein Unternehmen mit genehmigtem Reglement zahlt einer Aussendienstmitarbeiterin monatlich CHF 600 Pauschalspesen für Verpflegung und CHF 400 für Kleinspesen. Auf dem Lohnausweis erscheint lediglich das Kreuz in Ziffer 13.1.1. Ohne genehmigtes Reglement müsste der Arbeitgeber CHF 12 000 (12 x CHF 1000) in Ziffer 13.1.2 deklarieren. Die Mitarbeiterin müsste diesen Betrag in der Steuererklärung als Einkommen deklarieren und könnte nur die tatsächlich angefallenen Berufsauslagen als Abzug geltend machen.
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Mehr erfahren →03.Konsequenzen bei falscher oder fehlender Deklaration
Der Lohnausweis ist eine Urkunde im steuerrechtlichen Sinn. Falsche Angaben können sowohl für den Arbeitgeber als auch für die verantwortlichen Personen rechtliche Folgen haben. Die Steuerbehörden prüfen Lohnausweise systematisch und gleichen die Angaben mit den eingereichten Steuererklärungen der Arbeitnehmenden ab.
Mögliche Folgen bei fehlerhafter Spesendeklaration
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht besteht unabhängig von der Deklaration auf dem Lohnausweis. Die steuerliche Deklarationspflicht ergibt sich aus den kantonalen Steuergesetzen und der Wegleitung der ESTV zum Ausfüllen des Lohnausweises. Arbeitgeber, die unsicher sind, ob ihr Lohnausweis korrekt ausgefüllt ist, können bei der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung eine Vorabklärung einholen.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreuz in Ziffer 13.1.1 ohne genehmigtes Reglement
Manche Arbeitgeber setzen das Kreuz, obwohl ihr Spesenreglement nie eingereicht oder nicht genehmigt wurde. Die Steuerverwaltung beanstandet den Lohnausweis und verlangt eine Nachdeklaration sämtlicher Pauschalspesen. Die betroffenen Arbeitnehmenden müssen die Beträge als Einkommen versteuern und können nur effektiv nachgewiesene Berufsauslagen abziehen.
Fehler 2: Pauschalspesen über den genehmigten Ansätzen nicht separat deklariert
Wenn ein Unternehmen höhere Pauschalen auszahlt als im genehmigten Reglement vorgesehen, muss der übersteigende Betrag in Ziffer 13.1.2 erscheinen. Wird dies unterlassen, gilt der Mehrbetrag als verdeckter Lohn. Es drohen Nachsteuern und Sozialversicherungsnachforderungen für beide Seiten.
Fehler 3: Effektive Spesen und Pauschalspesen vermischt
Einige Arbeitgeber deklarieren effektive Spesenerstattungen und Pauschalspesen in derselben Ziffer. Korrekt ist: Pauschalspesen gehören in Ziffer 13.1.1 oder 13.1.2, effektive Spesen in Ziffer 13.2. Eine Vermischung erschwert die Prüfung durch die Steuerbehörde und führt regelmässig zu Rückfragen.
Fehler 4: Veraltetes Spesenreglement nicht aktualisiert
Ab 2026 müssen Spesenreglemente den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Wer ein altes Reglement unverändert weiterverwendet, riskiert, dass die Genehmigung als hinfällig betrachtet wird. In diesem Fall verliert das Kreuz in Ziffer 13.1.1 seine Wirkung, und sämtliche Pauschalen müssen betragsmässig deklariert werden.
Fehler 5: Privatanteil Geschäftswagen in Ziffer 13 statt Ziffer 2.2 deklariert
Der Privatanteil eines Geschäftswagens ist kein Spesenersatz, sondern ein geldwerter Vorteil. Er gehört in Ziffer 2.2 des Lohnausweises, nicht in Ziffer 13. Eine falsche Zuordnung verfälscht sowohl das steuerbare Einkommen als auch die Sozialversicherungsabrechnung.
05.Häufige Fragen
Muss ich als Arbeitgeber auch kleine Spesenbeträge auf dem Lohnausweis deklarieren?
Ja, grundsätzlich müssen alle Spesenentschädigungen deklariert werden. Bei einem genehmigten Spesenreglement genügt das Kreuz in Ziffer 13.1.1, das sämtliche Pauschalen abdeckt, unabhängig von deren Höhe. Ohne genehmigtes Reglement sind auch kleine Pauschalbeträge in Ziffer 13.1.2 auszuweisen.
Was passiert, wenn die Steuerverwaltung das Kreuz in Ziffer 13.1.1 nicht akzeptiert?
Die Steuerverwaltung fordert den Arbeitgeber auf, einen korrigierten Lohnausweis mit den effektiven Beträgen auszustellen. Die betroffenen Arbeitnehmenden erhalten eine Nachveranlagung, bei der die Pauschalspesen als Einkommen aufgerechnet werden. Dagegen können nur tatsächlich angefallene und belegte Berufsauslagen als Abzug geltend gemacht werden.
Gilt die Kreuzregel auch für Repräsentationsspesen?
Ja, sofern die Repräsentationsspesen im genehmigten Spesenreglement enthalten sind und die Ansätze eingehalten werden. Die Obergrenze liegt bei 5 Prozent des Bruttolohns ab CHF 6000 pro Jahr, maximal CHF 24 000 pro Jahr. Werden diese Grenzen überschritten, muss der übersteigende Betrag separat deklariert werden.
Wie deklariere ich Spesen für Mitarbeitende, die unterjährig eintreten oder austreten?
Die Deklaration erfolgt pro rata für die effektive Anstellungsdauer. Bei einem genehmigten Reglement genügt weiterhin das Kreuz, sofern die anteiligen Pauschalen die Reglementansätze nicht überschreiten. Ohne genehmigtes Reglement werden die tatsächlich ausbezahlten Beträge in Ziffer 13.1.2 bzw. 13.2 eingetragen.
Kann ich den Lohnausweis nachträglich korrigieren, wenn ich einen Fehler bei den Spesen bemerke?
Ja, der Arbeitgeber ist verpflichtet, einen fehlerhaften Lohnausweis zu korrigieren und den berichtigten Ausweis sowohl dem Arbeitnehmenden als auch der Steuerverwaltung zuzustellen. Eine freiwillige Korrektur vor einer behördlichen Beanstandung wird in der Regel nicht sanktioniert. Je früher die Korrektur erfolgt, desto geringer ist das Risiko von Verzugszinsen.
Müssen Naturalgeschenke an Mitarbeitende auch in Ziffer 13 erscheinen?
Naturalgeschenke bis CHF 600 pro Kalenderjahr (Ansatz ab 2026) sind lohnausweisbefreit und müssen nicht deklariert werden. Übersteigt der Wert diese Grenze, ist der gesamte Betrag als Lohnbestandteil in Ziffer 2.3 des Lohnausweises auszuweisen, nicht in Ziffer 13.