Spesen im Lohnausweis: Deklaration, Haftung und Korrektur

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, für jede arbeitnehmende Person einen vollständigen und wahrheitsgetreuen Lohnausweis auszustellen. Diese Pflicht ergibt sich aus Art. 127 Abs. 1 lit. a DBG und den kantonalen Steuergesetzen. Die ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises konkretisiert, welche Spesenarten in welcher Ziffer zu deklarieren sind. Der Arbeitgeber unterschreibt den Lohnausweis und bestätigt damit die Richtigkeit sämtlicher Angaben.

Art. 327c OR regelt die Pflicht des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Auslagen müssen im Lohnausweis korrekt abgebildet werden. Dabei gilt: Echte Spesenersatz-Zahlungen – also Auslagenersatz für geschäftlich bedingte Kosten – sind kein Lohnbestandteil und daher nicht als Einkommen zu deklarieren. Werden Spesen jedoch zu hoch angesetzt oder ohne geschäftliche Notwendigkeit ausbezahlt, gelten sie als verdeckter Lohn und müssen entsprechend deklariert werden.

Der Arbeitnehmer trägt die steuerlichen Folgen einer falschen Deklaration, etwa wenn zu wenig Einkommen versteuert wird. Die Verantwortung für die Erstellung des Lohnausweises liegt jedoch ausschliesslich beim Arbeitgeber. Konkret bedeutet das: Stellt die Steuerbehörde fest, dass Spesen falsch deklariert wurden, wendet sie sich zuerst an den Arbeitgeber.

Die ESTV-Wegleitung unterscheidet klar zwischen zwei Deklarationsarten für Spesen im Lohnausweis. Welche Ziffer zum Einsatz kommt, hängt davon ab, ob der Arbeitgeber Pauschalspesen oder tatsächlich angefallene Spesen (Effektivspesen) vergütet. Bei gemischten Modellen – also Pauschalspesen für bestimmte Kategorien und Effektivspesen für andere – müssen beide Ziffern ausgefüllt werden.

Für Ziffer 13.1.1 gilt: Das Kreuz darf nur gesetzt werden, wenn ein von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne diese Genehmigung sind Pauschalspesen als Lohnbestandteil zu behandeln. Ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bereits genehmigte Reglemente behalten ihre Gültigkeit, sofern sie nicht wesentlich von den neuen Vorgaben abweichen.

In Ziffer 13.2.2 wird der Gesamtbetrag aller im Kalenderjahr effektiv erstatteten Spesen eingetragen. Dazu zählen etwa Kilometerentschädigungen (CHF 0.75/km ab 2026 für Privatfahrzeuge), Übernachtungskosten und weitere belegbare Auslagen. Ein häufiger Praxisfall: Ein Unternehmen vergütet Verpflegung pauschal (Ziffer 13.1.1) und Reisekosten effektiv (Ziffer 13.2.2). In diesem Fall werden beide Ziffern im selben Lohnausweis ausgefüllt.

Die Haftung bei fehlerhafter Spesendeklaration im Lohnausweis ist zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt – allerdings nicht symmetrisch. Der Arbeitgeber haftet gegenüber der ESTV und den kantonalen Steuerbehörden für die formelle Richtigkeit des Lohnausweises. Stellt die Behörde fest, dass Spesen falsch oder unvollständig deklariert wurden, kann sie den Arbeitgeber zur Korrektur auffordern und bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit eine Busse aussprechen.

• Haftung des Arbeitgebers: Der Arbeitgeber haftet für die korrekte Erstellung und fristgerechte Zustellung des Lohnausweises. Bei falscher Deklaration drohen Bussen bis CHF 10 000 gemäss Art. 174 DBG. Zusätzlich können Sozialversicherungsnachforderungen (AHV, ALV, UVG) entstehen, wenn verdeckter Lohn aufgedeckt wird.
• Haftung des Arbeitnehmers: Der Arbeitnehmer haftet gegenüber dem Steueramt für die korrekte Deklaration seines Einkommens in der Steuererklärung. Reicht er einen fehlerhaften Lohnausweis ein und deklariert dadurch zu wenig Einkommen, kann das Steueramt Nachsteuern und Verzugszinsen erheben – auch wenn der Fehler beim Arbeitgeber lag.
• Solidarische Verantwortung bei AHV-Beiträgen: Werden Spesen nachträglich als verdeckter Lohn qualifiziert, schulden Arbeitgeber und Arbeitnehmer die AHV-Beiträge je hälftig. Der Arbeitgeber muss jedoch den gesamten Betrag der Ausgleichskasse abliefern und den Arbeitnehmeranteil einfordern.

Ein konkretes Beispiel: Ein Arbeitgeber zahlt einem Kadermitarbeiter monatlich CHF 1 000 als Pauschalspesen aus, ohne über ein genehmigtes Spesenreglement zu verfügen. Er setzt kein Kreuz in Ziffer 13.1.1 und trägt den Betrag auch nicht in Ziffer 13.2.2 ein. Bei einer Revision stellt die Steuerbehörde fest, dass CHF 12 000 pro Jahr als verdeckter Lohn zu qualifizieren sind. Die Folge: Nachsteuern beim Arbeitnehmer, AHV-Nachforderungen an den Arbeitgeber und eine mögliche Busse wegen unrichtiger Lohnausweisausstellung.

Fehler im Lohnausweis lassen sich korrigieren – der Zeitpunkt der Entdeckung bestimmt jedoch das Verfahren. Grundsätzlich gilt: Der Lohnausweis muss bis Ende Januar des Folgejahres erstellt und dem Arbeitnehmer zugestellt werden. Korrekturen sind bis Ende Februar des Folgejahres ohne formelle Hürden möglich, da die Steuererklärungsfrist in den meisten Kantonen erst danach beginnt.

Bei einer nachträglichen Korrektur erstellt der Arbeitgeber einen neuen, vollständigen Lohnausweis mit dem Vermerk «korrigiert» und dem Ausstellungsdatum der Korrektur. Der fehlerhafte Lohnausweis wird nicht vernichtet, sondern ebenfalls aufbewahrt. Beide Dokumente – Original und Korrektur – werden der zuständigen Steuerbehörde zugestellt. Der Arbeitnehmer erhält den korrigierten Lohnausweis und muss gegebenenfalls seine Steuererklärung anpassen.

Wird ein Fehler erst nach der rechtskräftigen Veranlagung des Arbeitnehmers entdeckt, ist ein Revisionsgesuch an die Steuerbehörde nötig. Dieses Verfahren ist aufwendig und erfordert den Nachweis, dass der Fehler erheblich ist und die Veranlagung wesentlich beeinflusst hat. In der Praxis empfiehlt es sich daher, die Spesendeklaration vor der Lohnausweiserstellung systematisch zu prüfen.