Spesen ohne Beleg: Pauschalen, Eigenbelege und Steuerrisiken
Arbeitnehmer in der Schweiz haben gemäss Art. 327a OR Anspruch auf Ersatz aller Auslagen, die ihnen im Rahmen der Arbeit entstehen. Fehlt der Originalbeleg, stellt sich die Frage, ob und wie die Erstattung trotzdem steuerlich korrekt erfolgen kann. Die Antwort hängt davon ab, ob ein genehmigtes Spesenreglement mit Pauschalansätzen vorliegt oder ob ein Eigenbeleg die Auslage hinreichend dokumentiert.
Viele KMU unterschätzen die Anforderungen der ESTV an beleglose Spesen. Wer ohne Reglement oder ohne nachvollziehbare Dokumentation erstattet, riskiert Aufrechnungen bei der Lohnbuchprüfung und Nachsteuern für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermassen.
01.Wann sind Spesen ohne Beleg zulässig?
Grundsätzlich gilt in der Schweiz die Belegpflicht: Wer Spesen geltend macht, muss die Auslage mit einem Originalbeleg nachweisen. Es gibt jedoch zwei anerkannte Ausnahmen, bei denen eine Erstattung ohne Originalbeleg steuerlich zulässig ist.
- Pauschalspesen mit genehmigtem Reglement — Hat die kantonale Steuerverwaltung das Spesenreglement des Arbeitgebers genehmigt, dürfen die darin festgelegten Pauschalen ohne Einzelbelege ausbezahlt werden. Die Pauschalen decken typische Auslagen wie Verpflegung, Kleinspesen oder Kilometerkosten ab und gelten steuerlich nicht als Lohn.
- Eigenbeleg bei fehlendem Originalbeleg — Ist kein Originalbeleg erhältlich (z. B. bei Parkuhren, Trinkgeldern oder Automaten), kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Dieser muss Datum, Betrag, Geschäftszweck und die Unterschrift des Mitarbeitenden enthalten. Eigenbelege sind nur als Ausnahme gedacht und ersetzen kein systematisches Belegmanagement.
- Effektive Spesen ohne Beleg — Effektive Spesen ohne Beleg und ohne genehmigtes Pauschalreglement sind steuerlich nicht anerkannt. Die ESTV behandelt solche Erstattungen als Lohnbestandteil, der den Sozialversicherungsabzügen und der Einkommenssteuer unterliegt.
Die Genehmigung des Spesenreglements erfolgt durch die Steuerverwaltung des Sitzkantons. Ab 2026 müssen Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bereits genehmigte Reglemente behalten ihre Gültigkeit, sofern sie nicht wesentlich von den neuen Vorgaben abweichen.
02.Pauschalansätze der ESTV ohne Belegpflicht (2026)
Die ESTV legt in der Wegleitung zum Lohnausweis Höchstansätze fest, die bei genehmigtem Spesenreglement ohne Einzelbelege ausbezahlt werden dürfen. Diese Ansätze gelten ab dem 1. Januar 2026 und ersetzen teilweise die bisherigen Werte.
Pauschalansätze ohne Belegpflicht ab 1.1.2026
Die Kilometerpauschale wurde per 1. Januar 2026 von CHF 0.70 auf CHF 0.75 angehoben. Bereits genehmigte Reglemente, die noch CHF 0.70 vorsehen, brauchen keine neue Genehmigung. Arbeitgeber können den neuen Ansatz aber freiwillig übernehmen. Für Übernachtungen gibt es keinen anerkannten Pauschalansatz ohne Beleg; hier ist immer ein Originalbeleg erforderlich.
Ein konkretes Beispiel: Eine Aussendienstmitarbeiterin fährt an einem Tag 80 km mit dem Privatfahrzeug zu einem Kundenbesuch und verpflegt sich auswärts. Mit genehmigtem Spesenreglement kann der Arbeitgeber CHF 60 (80 km x CHF 0.75) plus CHF 30 Verpflegung plus CHF 20 Kleinspesen, also insgesamt CHF 110, ohne Einzelbelege erstatten. Diese CHF 110 erscheinen nicht als Lohn im Lohnausweis.
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Mehr erfahren →03.Eigenbeleg korrekt erstellen und einsetzen
Ein Eigenbeleg ist ein vom Mitarbeitenden selbst erstelltes Dokument, das eine geschäftliche Auslage dokumentiert, für die kein Originalbeleg vorliegt. Die ESTV akzeptiert Eigenbelege nur als Ausnahme und nur dann, wenn ein Originalbeleg objektiv nicht beschafft werden kann. Typische Fälle sind Parkuhren, Automaten, Trinkgelder oder verlorene Belege bei Kleinbeträgen.
- Pflichtangaben — Jeder Eigenbeleg muss Datum der Auslage, genauen Betrag in CHF, Geschäftszweck (z. B. Kundentermin Firma XY), Ort und die Unterschrift des Mitarbeitenden enthalten.
- Begründung — Der Eigenbeleg muss erklären, warum kein Originalbeleg vorliegt. Ein blosser Vermerk wie «Beleg verloren» reicht bei wiederholtem Auftreten nicht aus.
- Genehmigung — Der Vorgesetzte oder die zuständige Stelle muss den Eigenbeleg visieren. Ohne Gegenzeichnung fehlt die interne Kontrolle, die bei einer Revision erwartet wird.
- Betragsgrenzen — Eigenbelege eignen sich für Kleinbeträge. Bei Beträgen über CHF 50 bis 100 empfiehlt sich eine besonders sorgfältige Dokumentation oder die Beschaffung eines Ersatzbelegs beim Anbieter.
Eigenbelege sind kein Ersatz für ein funktionierendes Belegmanagement. Häufen sich Eigenbelege bei einer Person oder Abteilung, wertet die Steuerverwaltung dies als Indiz für mangelnde Kontrolle. Im schlimmsten Fall werden sämtliche betroffenen Erstattungen als Lohn aufgerechnet.
04.Steuerrisiken und Konsequenzen bei fehlenden Belegen
Fehlende Belege sind einer der häufigsten Beanstandungspunkte bei Lohnbuchprüfungen durch AHV-Ausgleichskassen und kantonale Steuerverwaltungen. Die Konsequenzen treffen sowohl den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer und können finanziell erheblich sein.
Mögliche Konsequenzen bei beleglosen Spesen ohne genehmigtes Reglement
Die Aufbewahrungspflicht für Belege beträgt in der Schweiz zehn Jahre (Art. 958f OR). Werden Belege innerhalb dieser Frist bei einer Prüfung verlangt und können nicht vorgelegt werden, trägt der Arbeitgeber die Beweislast. In der Praxis prüfen die Ausgleichskassen Spesenbelege stichprobenartig, wobei Unternehmen mit hohen Pauschalspesen oder auffälligen Mustern häufiger kontrolliert werden.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement auszahlen
Manche KMU zahlen Pauschalen für Verpflegung oder Kleinspesen aus, ohne dass ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. In diesem Fall gelten die Pauschalen steuerlich als Lohn und unterliegen den Sozialversicherungsabzügen. Die Lösung: Vor der ersten Auszahlung das Reglement bei der zuständigen Steuerverwaltung zur Genehmigung einreichen.
Fehler 2: Eigenbelege ohne Pflichtangaben akzeptieren
Eigenbelege, die nur einen Betrag und ein Datum enthalten, genügen den Anforderungen der ESTV nicht. Fehlen Geschäftszweck, Begründung für den fehlenden Originalbeleg oder die Unterschrift des Vorgesetzten, wird der Eigenbeleg bei einer Prüfung nicht anerkannt. Jeder Eigenbeleg sollte anhand einer internen Checkliste auf Vollständigkeit geprüft werden.
Fehler 3: Systematischer Einsatz von Eigenbelegen statt Ausnahme
Eigenbelege sind als Ausnahme für Einzelfälle gedacht. Reicht ein Mitarbeitender regelmässig Eigenbelege ein, deutet dies auf ein fehlendes Belegmanagement hin. Die Steuerverwaltung kann in solchen Fällen sämtliche betroffenen Erstattungen als Lohn aufrechnen. Besser ist es, die Ursache zu beheben, etwa durch digitale Belegerfassung direkt vor Ort.
Fehler 4: Übernachtungskosten pauschal ohne Beleg erstatten
Anders als bei Verpflegung und Kleinspesen gibt es für Übernachtungen keinen anerkannten Pauschalansatz ohne Beleg. Wer Übernachtungen trotzdem pauschal erstattet, riskiert eine vollständige Aufrechnung als Lohn. Hotelrechnungen müssen immer als Originalbeleg vorliegen und aufbewahrt werden.
Fehler 5: Alte Kilometerpauschale im Reglement belassen und höheren Betrag auszahlen
Steht im genehmigten Reglement noch CHF 0.70 pro Kilometer, der Arbeitgeber zahlt aber bereits CHF 0.75 aus, entsteht eine Differenz von CHF 0.05 pro Kilometer, die nicht durch das Reglement gedeckt ist. Diese Differenz kann als Lohn qualifiziert werden. Entweder das Reglement anpassen oder den im Reglement festgehaltenen Ansatz beibehalten.
06.Häufige Fragen
Kann ich als Arbeitnehmer Spesen ohne Beleg beim Arbeitgeber einreichen?
Nur wenn Ihr Arbeitgeber ein von der Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement mit Pauschalansätzen hat. In diesem Fall erhalten Sie die Pauschale ohne Einzelbelege. Für effektive Spesen ohne Originalbeleg können Sie einen Eigenbeleg erstellen, sofern kein Beleg beschaffbar ist. Ohne Reglement und ohne Beleg hat der Arbeitgeber keine Pflicht zur steuerfreien Erstattung.
Wie hoch dürfen Pauschalspesen ohne Beleg in der Schweiz sein?
Die ESTV-Höchstansätze 2026 betragen CHF 30 pro Tag für Verpflegung, CHF 20 pro Tag für Kleinspesen und CHF 0.75 pro Kilometer für Privatfahrzeuge. Diese Ansätze gelten nur bei genehmigtem Spesenreglement. Höhere Pauschalen sind möglich, müssen aber im Reglement begründet und von der Steuerverwaltung genehmigt sein.
Was passiert, wenn die Steuerverwaltung beleglose Spesen nicht anerkennt?
Die nicht anerkannten Beträge werden als Lohnbestandteil aufgerechnet. Der Arbeitgeber muss AHV-Beiträge nachzahlen, und der Arbeitnehmer versteuert den Betrag als Einkommen. Zusätzlich fallen Verzugszinsen an. Bei vorsätzlich falscher Deklaration im Lohnausweis drohen zudem Bussen.
Muss ich als Arbeitgeber ein Spesenreglement genehmigen lassen?
Die Genehmigung ist nicht obligatorisch, aber dringend empfohlen. Ohne genehmigtes Reglement müssen alle Spesen mit Einzelbelegen nachgewiesen werden, und Pauschalen gelten steuerlich als Lohn. Die Genehmigung erfolgt durch die Steuerverwaltung des Sitzkantons und ist in der Regel kostenlos.
Wie lange müssen Spesenbelege in der Schweiz aufbewahrt werden?
Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen zehn Jahre. Dies gilt auch für Spesenbelege und Eigenbelege. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Auslage entstanden ist. Digitale Kopien sind zulässig, sofern sie den Anforderungen der GeBüV entsprechen.
Gilt die Kleinspesenpauschale von CHF 20 auch ohne Geschäftsreise?
Die Kleinspesenpauschale ist im genehmigten Spesenreglement definiert und setzt in der Regel eine auswärtige Tätigkeit voraus. Für reine Bürotage sieht die ESTV keine Kleinspesenpauschale vor. Die genauen Bedingungen hängen vom Wortlaut des jeweiligen Reglements ab.