Spesen rückwirkend einreichen: Fristen, Verjährung und Treu und Glauben

Die Erstattungspflicht des Arbeitgebers nach Art. 327a OR unterliegt der fünfjährigen Verjährungsfrist gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR. Diese Frist beginnt mit der Fälligkeit der einzelnen Spesenforderung zu laufen, also in der Regel mit dem Zeitpunkt, an dem die Auslage getätigt wurde. Solange die Verjährung nicht eingetreten ist, bleibt der Anspruch rechtlich durchsetzbar, auch wenn die Einreichung erst Monate oder Jahre später erfolgt.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Verjährung und Verwirkung. Die Verjährung muss vom Arbeitgeber aktiv eingewendet werden. Tut er dies nicht, bleibt die Forderung bestehen. Eine Verwirkung, also der ersatzlose Untergang des Anspruchs, tritt bei Spesenforderungen aus dem Arbeitsverhältnis grundsätzlich nicht ein. Allerdings kann eine extrem späte Geltendmachung unter dem Gesichtspunkt des Rechtsmissbrauchs problematisch werden.

Die meisten Unternehmen legen in ihrem Spesenreglement oder im Arbeitsvertrag eigene Einreichungsfristen fest. Üblich sind Fristen von 30, 60 oder 90 Tagen nach Entstehung der Auslage. Diese Fristen sind grundsätzlich zulässig, dürfen aber den zwingenden Erstattungsanspruch nach Art. 327a OR nicht aushöhlen. Ein Arbeitgeber kann also nicht pauschal jede verspätet eingereichte Spesenforderung ablehnen, wenn die gesetzliche Verjährung noch nicht eingetreten ist.

• Reglementsfristen als Ordnungsvorschriften — Firmeninterne Fristen gelten in der Regel als Ordnungsvorschriften. Ihre Nichteinhaltung führt nicht automatisch zum Verlust des Anspruchs, kann aber als Indiz für mangelnde Sorgfalt gewertet werden.
• Vertragliche Verwirkungsklauseln — Klauseln, die den Anspruch bei Fristüberschreitung vollständig ausschliessen, sind rechtlich heikel. Art. 327a OR ist zugunsten des Arbeitnehmers zwingend (Art. 362 OR), weshalb solche Klauseln im Streitfall oft nicht standhalten.
• Beweislast bei verspäteter Einreichung — Wer Spesen verspätet einreicht, trägt eine erhöhte Beweislast. Je länger die Verzögerung, desto schwieriger wird es, die geschäftliche Notwendigkeit der Auslage nachzuweisen, insbesondere wenn Belege fehlen oder unleserlich geworden sind.

Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter reicht Fahrtkosten von CHF 450 erst sechs Monate nach Entstehung ein. Das Spesenreglement sieht eine 60-Tage-Frist vor. Der Arbeitgeber darf die Erstattung nicht allein wegen der Fristüberschreitung verweigern, wenn die Belege vollständig vorliegen und die Auslagen nachweislich geschäftlich bedingt waren. Er kann jedoch verlangen, dass der Mitarbeiter die Verspätung plausibel begründet.

Art. 2 ZGB verpflichtet beide Vertragsparteien zu einem Verhalten nach Treu und Glauben. Für die rückwirkende Speseneinreichung bedeutet dies: Arbeitnehmende dürfen Spesenforderungen nicht ohne nachvollziehbaren Grund über längere Zeit zurückhalten. Wer beispielsweise bewusst Spesen sammelt, um sie geballt bei einer Kündigung einzureichen, handelt unter Umständen treuwidrig.

Gerichte berücksichtigen bei der Beurteilung mehrere Faktoren: die Dauer der Verzögerung, den Grund für die späte Einreichung, die Vollständigkeit der Belege und das bisherige Verhalten des Arbeitnehmenden. Wer regelmässig pünktlich abgerechnet hat und einmalig eine Frist verpasst, wird anders beurteilt als jemand, der systematisch Spesen zurückhält. Auch die Höhe der Forderung spielt eine Rolle: Bei Bagatellbeträgen ist die Toleranz grösser als bei Forderungen von mehreren Tausend Franken.

Wer Spesen rückwirkend einreichen muss, sollte strukturiert vorgehen, um die Erfolgsaussichten zu maximieren. Entscheidend ist eine lückenlose Dokumentation: Originalbelege, eine nachvollziehbare Aufstellung der einzelnen Posten und eine kurze schriftliche Begründung für die Verspätung. Je professioneller die Einreichung, desto geringer das Risiko einer Ablehnung.

• Belege sichern und sortieren — Alle Originalbelege chronologisch ordnen. Verblasste Thermopapier-Belege zusätzlich fotografieren oder scannen, bevor sie unleserlich werden.
• Geschäftlichen Zweck dokumentieren — Für jede Auslage den geschäftlichen Anlass notieren, etwa Kundenname, Projektbezeichnung oder Reiseziel. Dies ist besonders wichtig, wenn die Auslage Monate zurückliegt.
• Verspätung schriftlich begründen — Eine kurze, sachliche Erklärung beilegen, warum die Einreichung nicht fristgerecht erfolgte. Akzeptierte Gründe sind etwa Krankheit, Auslandseinsatz oder fehlende Abrechnungsinfrastruktur.
• Gespräch mit Vorgesetzten suchen — Vor der formellen Einreichung das Gespräch suchen und die Situation transparent darlegen. Eine einvernehmliche Lösung ist immer vorzuziehen.
• Spesenreglement prüfen — Das geltende Spesenreglement auf Einreichungsfristen und Eskalationswege prüfen. Manche Reglemente sehen für verspätete Einreichungen ein Genehmigungsverfahren durch die Geschäftsleitung vor.

Bei Spesen im Zusammenhang mit einer Kündigung gilt besondere Dringlichkeit. Offene Spesenforderungen sollten spätestens vor dem letzten Arbeitstag eingereicht werden. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bleibt der Anspruch zwar bestehen, die Durchsetzung wird jedoch deutlich aufwendiger und erfordert im Streitfall den Rechtsweg.