Spesenabrechnung Arbeitgeber Buchhaltung: Kontierung, MWST-Vorsteuer und Lohnabgrenzung

Bevor Sie die erste Spese verbuchen, muss der Kontenplan die nötigen Aufwandkonten enthalten. Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware die Standardkonten des KMU-Kontenrahmens bereits angelegt hat. Ergänzen Sie fehlende Konten und legen Sie fest, welche Spesenarten auf welches Konto gebucht werden.

• Reisekosten: Konto 5810 (Inland) bzw. 5820 (Ausland) für Fahrt, Verpflegung und Unterkunft. Die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer ab 2026 wird ebenfalls hier verbucht.
• Verpflegungspauschalen: Konto 5810 oder separates Unterkonto. Die Tagespauschale beträgt CHF 30 ohne Beleg.
• Repräsentation: Konto 5830 für Kundenessen und Geschenke. Naturalgeschenke sind ab 2026 bis CHF 600 pro Kalenderjahr steuerfrei.
• Kleinspesen: Konto 6800 für nicht zuordenbare Kleinausgaben. Die Tagespauschale beträgt CHF 20 ohne Beleg.

Dokumentieren Sie die Kontenzuordnung in einer internen Kontierungsrichtlinie. Diese dient als Nachschlagewerk für alle Mitarbeitenden, die Spesen erfassen oder verbuchen, und erleichtert die Einarbeitung neuer Teammitglieder.

Der Vorsteuerabzug steht und fällt mit der Qualität der Belege. Gemäss Art. 26 MWSTG muss jeder Beleg bestimmte Mindestangaben enthalten, damit die Vorsteuer geltend gemacht werden kann. Prüfen Sie jeden Beleg vor der Verbuchung auf diese Kriterien.

Bei Belegen unter CHF 400 genügt eine vereinfachte Rechnung ohne Empfängerangabe. Kassenbons von Tankstellen oder Restaurants erfüllen die Anforderungen häufig nicht vollständig. Fordern Sie in solchen Fällen eine Quittung mit allen Pflichtangaben an. Belege ohne MWST-Nummer können zwar als Aufwand verbucht werden, berechtigen aber nicht zum Vorsteuerabzug.

Die Verbuchung erfolgt nach dem Grundsatz: Aufwandkonto im Soll, Verbindlichkeit oder Bank im Haben. Jede Spesenabrechnung wird als einzelner Buchungssatz oder als Sammelbuchung mit Aufteilung auf die entsprechenden Aufwandkonten erfasst. Achten Sie darauf, dass jeder Buchungssatz einen Bezug zur genehmigten Spesenabrechnung enthält.

Pauschalspesen wie die Verpflegungspauschale von CHF 30 oder die Kleinspesenpauschale von CHF 20 werden ohne Vorsteuer verbucht, da kein Einzelbeleg vorliegt. Die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer berechtigt ebenfalls nicht zum Vorsteuerabzug, da es sich um eine Pauschale und nicht um eine effektive Auslage mit Beleg handelt.

Der Vorsteuerabzug auf Spesen ist ein häufiger Prüfpunkt bei MWST-Revisionen. Die ESTV verlangt, dass der Zusammenhang zwischen Beleg, Buchung und unternehmerischer Tätigkeit jederzeit nachvollziehbar ist. Erfassen Sie die Vorsteuer deshalb nicht pauschal, sondern pro Beleg und mit dem korrekten MWST-Satz.

• Normalsatz 8.1%: Gilt für die meisten Spesenarten: Hotelübernachtungen, Restaurantbesuche, Büromaterial, Taxifahrten.
• Reduzierter Satz 2.6%: Gilt für Lebensmittel zum Mitnehmen, Bücher, Zeitungen und bestimmte Medikamente.
• Sondersatz 3.8%: Gilt für Beherbergungsleistungen (Hotelübernachtung ohne Frühstück).
• Ausgenommene Leistungen: Kein Vorsteuerabzug bei ÖV-Billetten (von der MWST ausgenommen), Trinkgeldern und Versicherungsprämien.

Achten Sie besonders auf gemischte Rechnungen, etwa Hotelrechnungen mit Übernachtung (3.8%), Frühstück (8.1%) und Minibar (8.1%). Diese müssen in der Buchhaltung aufgeteilt werden. Wenn der Beleg die MWST-Sätze nicht separat ausweist, darf die Vorsteuer nicht abgezogen werden. Bewahren Sie die Originalbelege gemäss Art. 958f OR während zehn Jahren auf.

Die Abgrenzung zwischen Spesenerstattung und Lohn ist steuerlich und sozialversicherungsrechtlich entscheidend. Effektive Spesenerstattungen auf Basis von Belegen sind kein Lohnbestandteil und unterliegen weder der Einkommenssteuer noch den Sozialversicherungsabgaben. Pauschalspesen gemäss genehmigtem Reglement sind ebenfalls sozialversicherungsfrei, müssen aber auf dem Lohnausweis deklariert werden.

Werden Spesen fälschlicherweise als Lohn verbucht, zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer unnötig Sozialversicherungsbeiträge. Werden umgekehrt Lohnbestandteile als Spesen deklariert, drohen Nachforderungen der AHV-Ausgleichskasse und Steuernachzahlungen. Führen Sie deshalb eine klare Trennung in der Buchhaltung und im Lohnsystem.

Die Deklaration von Spesen auf dem Lohnausweis richtet sich nach der ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises. Effektive Spesen mit Belegen werden grundsätzlich nicht auf dem Lohnausweis aufgeführt. Pauschalspesen hingegen müssen zwingend deklariert werden, auch wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.

• Ziffer 13.1.1: Hier tragen Sie Pauschalspesen für Reise, Verpflegung und Übernachtung ein. Beispiel: monatliche Verpflegungspauschale von CHF 300.
• Ziffer 13.1.2: Hier werden übrige Pauschalspesen deklariert, etwa Autospesen oder Repräsentationspauschalen.
• Ziffer 13.2: Kreuzfeld: Hier bestätigen Sie, dass ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Dieses Kreuz ist Voraussetzung dafür, dass die Pauschalen steuerfrei bleiben.
• Ziffer 13.3: Angabe, ob ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung steht. Relevant für die Abgrenzung von Fahrzeugspesen.

Repräsentationsspesen, die den effektiven Auslagen entsprechen, müssen ab CHF 6000 pro Jahr besonders dokumentiert werden. Das absolute Maximum liegt bei CHF 24 000 pro Jahr, wobei die Spesen 5% des Bruttolohns nicht übersteigen dürfen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnsoftware die Spesenfelder korrekt befüllt und die Daten mit der Buchhaltung übereinstimmen.

Am Ende jeder Abrechnungsperiode stimmen Sie die Spesenkonten ab. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle genehmigten Spesenabrechnungen verbucht, alle Erstattungen ausbezahlt und alle Vorsteuerbeträge korrekt erfasst sind. Eine monatliche Abstimmung verhindert, dass sich Fehler über das ganze Geschäftsjahr kumulieren.

• Kreditoren-Abstimmung: Prüfen Sie, ob der Saldo auf Konto 2100 mit den offenen Spesenerstattungen übereinstimmt. Jede genehmigte, aber noch nicht ausbezahlte Abrechnung muss als Verbindlichkeit erscheinen.
• Vorsteuer-Abstimmung: Vergleichen Sie die gebuchte Vorsteuer auf Konto 1170 mit den vorliegenden MWST-konformen Belegen. Die Summe muss mit der MWST-Abrechnung übereinstimmen.
• Aufwandkontrolle: Vergleichen Sie die Aufwandkonten 58xx mit dem Budget. Ungewöhnliche Abweichungen können auf Fehlbuchungen oder missbräuchliche Spesenabrechnungen hindeuten.
• Periodenabgrenzung: Spesenabrechnungen, die vor dem Stichtag eingereicht, aber erst danach verbucht werden, müssen als transitorische Passiven abgegrenzt werden.

Erstellen Sie eine monatliche Abstimmungsliste, auf der Sie die Prüfpunkte abhaken. Diese Liste dient gleichzeitig als Nachweis für die interne Kontrolle und für die Revision.

Ihr Treuhänder benötigt für den Jahresabschluss und die Steuererklärung eine vollständige Dokumentation der Spesenverbuchung. Je strukturierter Sie die Unterlagen aufbereiten, desto weniger Rückfragen entstehen und desto tiefer fallen die Treuhandkosten aus.

• Spesenübersicht pro Mitarbeitenden: Aufstellung aller Spesenabrechnungen mit Datum, Betrag, Spesenart und Kontozuordnung. Idealerweise als Export aus der Buchhaltungs- oder Spesensoftware.
• Originalbelege oder digitale Kopien: Alle Belege, die den verbuchten Aufwand belegen. Digitale Belege sind gemäss GeBüV gleichwertig, sofern sie unveränderbar gespeichert sind.
• Genehmigungsnachweise: Dokumentation, dass jede Spesenabrechnung von der zuständigen Person genehmigt wurde. Bei digitalen Prozessen genügt ein Audit-Trail.
• MWST-Aufstellung: Übersicht der Vorsteuerbeträge pro MWST-Satz, abgestimmt mit der MWST-Abrechnung.
• Genehmigtes Spesenreglement: Kopie des aktuellen, von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigten Reglements. Der Treuhänder prüft, ob die verbuchten Pauschalen mit dem Reglement übereinstimmen.

Gemäss Art. 958f OR sind Geschäftsunterlagen während zehn Jahren aufzubewahren. Dies gilt auch für Spesenbelege, Genehmigungsnachweise und die zugehörigen Buchungsbelege. Stellen Sie sicher, dass Ihre Archivierung diesen Anforderungen genügt, insbesondere wenn Sie Belege digital aufbewahren.