Spesen prüfen und genehmigen als Arbeitgeber: Vier-Augen-Prinzip, Belege und Fristen
Jede Spesenabrechnung, die ein Mitarbeitender einreicht, muss vom Arbeitgeber geprüft und formell genehmigt werden, bevor eine Erstattung erfolgt. Diese Prüfpflicht ergibt sich aus der Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers und dient dazu, ungerechtfertigte Zahlungen, Regelverstösse und steuerliche Risiken zu vermeiden. Wer Spesen ohne systematische Kontrolle auszahlt, riskiert Nachforderungen durch die Steuerbehörden und Haftungsprobleme bei einer Revision.
Diese Anleitung führt Sie in 6 Schritten durch den vollständigen Prüf- und Genehmigungsprozess, vom Eingang der Abrechnung bis zur Auszahlung. Sie erfahren, welche Belege Sie kontrollieren müssen, wie Sie das Vier-Augen-Prinzip umsetzen und wann Sie Spesen ablehnen dürfen.
01.Rechtliche Grundlagen der Spesenprüfung
Die Pflicht des Arbeitgebers zur Spesenerstattung ist in Art. 327a OR verankert. Demnach hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Art. 327c OR regelt die Fälligkeit: Die Erstattung erfolgt zusammen mit dem Lohn, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde. Daraus ergibt sich, dass die Prüfung innerhalb des laufenden Lohnzyklus abgeschlossen sein muss.
Die steuerrechtliche Seite ist ebenso relevant. Die ESTV verlangt, dass Spesenerstattungen durch Belege oder ein genehmigtes Spesenreglement gedeckt sind. Fehlt die Dokumentation, können Spesen als verdeckter Lohn qualifiziert werden, was Sozialversicherungsbeiträge und Quellensteuern nach sich zieht. Ein systematischer Prüfprozess ist daher nicht nur betriebswirtschaftlich sinnvoll, sondern rechtlich geboten.
Relevante OR-Artikel für die Spesenprüfung
02.Voraussetzungen für einen funktionierenden Prüfprozess
Bevor Sie Spesenabrechnungen prüfen können, müssen bestimmte organisatorische Grundlagen vorhanden sein. Ohne diese Voraussetzungen fehlt der Massstab, an dem Sie eingereichte Abrechnungen messen können.
- Genehmigtes Spesenreglement: Ein von der kantonalen Steuerbehörde genehmigtes Reglement definiert, welche Ausgaben erstattungsfähig sind und welche Pauschalen gelten. Ohne Reglement fehlt die verbindliche Grundlage für jede Prüfung.
- Definierte Zuständigkeiten: Es muss klar geregelt sein, wer Spesen prüft und wer die Freigabe erteilt. Im KMU-Umfeld übernimmt häufig der direkte Vorgesetzte die Erstprüfung und die Buchhaltung die Zweitprüfung.
- Einheitliches Abrechnungsformular: Ein standardisiertes Formular oder eine digitale Erfassungsmaske stellt sicher, dass alle relevanten Angaben vorhanden sind: Datum, Betrag, Kategorie, Geschäftszweck und Belegnachweis.
- Kommunizierte Einreichungsfristen: Mitarbeitende müssen wissen, bis wann sie Spesen einreichen müssen. Üblich sind monatliche Fristen, zum Beispiel bis zum 5. des Folgemonats.
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Mehr erfahren →03.Spesen prüfen und genehmigen: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess beschreibt den vollständigen Prüf- und Genehmigungsablauf für Spesenabrechnungen im KMU. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Halten Sie sich an die Reihenfolge, damit keine Prüfaspekte vergessen gehen und die Dokumentation lückenlos bleibt.
Schritt 1: Prüfkriterien und Zuständigkeiten festlegen
Definieren Sie vor dem ersten Prüfvorgang, welche Kriterien eine Spesenabrechnung erfüllen muss und wer im Unternehmen welche Rolle übernimmt. Diese Festlegung erfolgt einmalig und wird bei Änderungen am Spesenreglement aktualisiert.
- Erstprüfer: Der direkte Vorgesetzte prüft die sachliche Richtigkeit. Er kann beurteilen, ob die Ausgabe im Zusammenhang mit der Arbeit stand, etwa ob eine Dienstreise tatsächlich stattgefunden hat.
- Zweitprüfer: Die Buchhaltung oder Finanzabteilung kontrolliert die formale Korrektheit: Stimmen Beträge, Belege und Kontierung? Entspricht die Abrechnung dem Spesenreglement?
- Freigabeberechtigung: Legen Sie Betragsgrenzen fest. Beispielsweise kann der Teamleiter Spesen bis CHF 500 freigeben, darüber entscheidet die Geschäftsleitung.
- Eigenspesen der Geschäftsleitung: Spesen von Geschäftsführern oder Inhabern dürfen nicht von der gleichen Person geprüft und genehmigt werden. Hier übernimmt idealerweise der Verwaltungsrat oder eine externe Revisionsstelle die Kontrolle.
Schritt 2: Eingereichte Belege auf Vollständigkeit prüfen
Sobald eine Spesenabrechnung eingeht, prüfen Sie als Erstes die formale Vollständigkeit. Jede Position muss durch einen Beleg oder eine Pauschale gemäss Reglement gedeckt sein. Fehlende oder unvollständige Belege sind der häufigste Grund für Beanstandungen bei Steuerrevisionen.
Checkliste: Pflichtangaben auf einem Spesenbeleg
Bei Pauschalspesen gemäss genehmigtem Reglement entfällt die Belegpflicht. Die aktuellen Ansätze 2026 betragen CHF 30 pro Tag für Verpflegung und CHF 20 pro Tag für Kleinspesen. Prüfen Sie bei Pauschalen, ob die Voraussetzungen erfüllt sind, zum Beispiel ob der Mitarbeitende tatsächlich auswärts tätig war.
Schritt 3: Sachliche Richtigkeit und Reglementskonformität kontrollieren
Nach der formalen Prüfung folgt die inhaltliche Kontrolle. Hier beurteilen Sie, ob die Ausgabe geschäftlich notwendig war (Art. 327a OR) und ob sie den Vorgaben des Spesenreglements entspricht. Diese Prüfung liegt typischerweise beim direkten Vorgesetzten, der den geschäftlichen Kontext kennt.
- Geschäftliche Notwendigkeit: War die Ausgabe für die Ausführung der Arbeit notwendig? Ein Taxi zum Flughafen für eine Dienstreise ist erstattungsfähig, ein Taxi nach einem privaten Abendessen nicht.
- Reglementskonformität: Liegt die Ausgabe innerhalb der im Spesenreglement definierten Kategorien und Höchstbeträge? Beispiel: Wenn das Reglement für Abendessen maximal CHF 50 vorsieht, ist eine Rechnung über CHF 120 zu beanstanden.
- Plausibilität: Stimmen Datum, Ort und Betrag mit dem Arbeitskalender und den Reisedaten überein? Eine Hotelrechnung in Genf ist nur plausibel, wenn der Mitarbeitende dort einen Termin hatte.
- Kilometerpauschale: Bei Fahrtkostenerstattungen prüfen Sie die Distanzangabe. Ab 2026 gilt eine Pauschale von CHF 0.75 pro Kilometer für das Privatfahrzeug. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung.
Achten Sie besonders auf Repräsentationsspesen. Diese müssen den effektiven Auslagen entsprechen. Übersteigen sie CHF 6000 pro Jahr, dürfen sie maximal 5 Prozent des Bruttolohns betragen, mit einem absoluten Maximum von CHF 24 000 pro Jahr.
Schritt 4: Vier-Augen-Prinzip anwenden und Freigabe erteilen
Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet, dass mindestens zwei voneinander unabhängige Personen jede Spesenabrechnung prüfen und freigeben müssen. Dieses Prinzip ist kein gesetzliches Obligatorium, gilt aber als Best Practice und wird von Revisionsstellen und Steuerbehörden erwartet. In KMU mit wenigen Mitarbeitenden lässt sich das Prinzip pragmatisch umsetzen.
Vier-Augen-Prinzip: Rollenverteilung im KMU
Dokumentieren Sie jede Freigabe mit Datum und Visum (Unterschrift oder digitale Bestätigung). Bei digitalen Workflows genügt ein elektronischer Freigabestempel mit Zeitstempel und Benutzerkennung. Wichtig: Die prüfende Person darf nicht identisch sein mit der Person, die die Spesen eingereicht hat. Auch bei Kleinstunternehmen muss diese Trennung gewährleistet sein.
Schritt 5: Unklare oder regelwidrige Spesen beanstanden
Nicht jede Spesenabrechnung wird auf Anhieb genehmigt. Wenn Belege fehlen, Beträge nicht plausibel sind oder das Reglement verletzt wurde, müssen Sie die betreffende Position beanstanden. Entscheidend ist, dass Sie dabei korrekt vorgehen und die Beanstandung dokumentieren.
- Fehlende Belege: Fordern Sie den Mitarbeitenden schriftlich auf, den fehlenden Beleg innerhalb einer angemessenen Frist (z. B. 10 Arbeitstage) nachzureichen. Kann kein Beleg beigebracht werden, darf die Position abgelehnt werden.
- Überschreitung der Höchstbeträge: Erstatten Sie nur den im Reglement vorgesehenen Höchstbetrag. Die Differenz geht zulasten des Mitarbeitenden. Dokumentieren Sie die Kürzung mit Verweis auf die entsprechende Reglementbestimmung.
- Fehlender Geschäftszweck: Verlangen Sie eine schriftliche Begründung, warum die Ausgabe geschäftlich notwendig war. Ohne nachvollziehbaren Geschäftszweck ist die Erstattung zu verweigern.
- Verdacht auf Missbrauch: Bei begründetem Verdacht auf gefälschte Belege oder fiktive Ausgaben ist die gesamte Abrechnung zurückzuweisen. Informieren Sie die Geschäftsleitung und prüfen Sie arbeitsrechtliche Konsequenzen. Art. 321e OR bildet die Grundlage für eine allfällige Haftung des Arbeitnehmers.
Halten Sie jede Beanstandung schriftlich fest, idealerweise direkt in der Spesenabrechnung oder im digitalen Workflow. Notieren Sie den Grund der Beanstandung, das Datum und die gesetzte Nachfrist. So schaffen Sie eine revisionssichere Dokumentation.
Schritt 6: Genehmigte Spesen zur Auszahlung freigeben und dokumentieren
Nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe durch beide Instanzen wird die Spesenabrechnung zur Auszahlung weitergeleitet. Gemäss Art. 327c OR erfolgt die Erstattung zusammen mit der nächsten Lohnzahlung, sofern keine abweichende schriftliche Vereinbarung besteht. In der Praxis bedeutet das: Spesen, die bis zum Stichtag der Lohnverarbeitung genehmigt sind, werden mit dem laufenden Monatslohn ausbezahlt.
- Auszahlungsweg: Spesen werden in der Regel über die Lohnbuchhaltung abgerechnet und zusammen mit dem Lohn überwiesen. Eine separate Überweisung ist möglich, muss aber im Lohnausweis korrekt deklariert werden.
- Verbuchung: Leiten Sie die genehmigte Abrechnung an die Buchhaltung weiter. Die Verbuchung erfolgt auf den entsprechenden Aufwandkonten, getrennt nach Spesenkategorie.
- Archivierung: Bewahren Sie alle Spesenabrechnungen inklusive Belege und Freigabedokumentation während 10 Jahren auf. Diese Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus Art. 958f OR.
- Lohnausweis: Effektive Spesen mit Beleg erscheinen nicht im Lohnausweis. Pauschalspesen gemäss genehmigtem Reglement werden in Ziffer 13.1.1 deklariert. Spesen ohne genehmigtes Reglement gelten als Lohnbestandteil.
Verzögern Sie die Auszahlung nicht unnötig. Wenn die Prüfung abgeschlossen ist und keine Beanstandungen vorliegen, haben Mitarbeitende einen Rechtsanspruch auf zeitnahe Erstattung. Eine systematische Verzögerung kann als Vertragsverletzung gewertet werden.
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Vier-Augen-Prinzip wird nicht eingehalten
In kleinen Unternehmen prüft und genehmigt häufig dieselbe Person die Spesen, oft sogar die eigenen. Bei einer Steuerrevision führt das zu Beanstandungen, und die Spesen können als verdeckter Lohn qualifiziert werden. Lösung: Auch bei Kleinstunternehmen eine zweite Prüfinstanz einrichten, zum Beispiel die externe Treuhand oder ein VR-Mitglied.
Fehler 2: Belege werden nicht auf MWST-Konformität geprüft
Viele Prüfer kontrollieren nur den Betrag, nicht aber ob der Beleg die Anforderungen für den Vorsteuerabzug erfüllt. Fehlt der MWST-Satz oder die MWST-Nummer des Leistungserbringers, geht der Vorsteuerabzug verloren. Prüfen Sie bei jedem Beleg systematisch die MWST-Angaben.
Fehler 3: Beanstandungen werden nur mündlich kommuniziert
Mündliche Rückfragen zu Spesenpositionen sind im Alltag üblich, genügen aber nicht als Dokumentation. Bei einer Revision fehlt der Nachweis, dass die Prüfung stattgefunden hat. Halten Sie jede Beanstandung schriftlich fest, mit Datum, Grund und gesetzter Nachfrist.
Fehler 4: Pauschalspesen werden ohne Prüfung der Voraussetzungen ausbezahlt
Pauschalspesen für Verpflegung oder Kleinspesen setzen voraus, dass der Mitarbeitende tatsächlich auswärts tätig war. Wer Pauschalen automatisch für jeden Arbeitstag auszahlt, riskiert eine Umqualifikation als Lohn durch die Steuerbehörde. Prüfen Sie bei jeder Pauschale, ob die Anspruchsvoraussetzung erfüllt ist.
Fehler 5: Auszahlung wird über den Lohnzyklus hinaus verzögert
Manche Unternehmen sammeln Spesenabrechnungen und zahlen sie quartalsweise aus. Art. 327c OR sieht jedoch die Erstattung mit der nächsten Lohnzahlung vor. Eine systematische Verzögerung verletzt den Arbeitsvertrag und kann zu berechtigten Beschwerden der Mitarbeitenden führen. Richten Sie den Prüfprozess so ein, dass genehmigte Spesen im laufenden Lohnlauf berücksichtigt werden.
05.Häufige Fragen
Wie schnell muss der Arbeitgeber Spesen auszahlen?
Gemäss Art. 327c OR muss die Spesenerstattung mit der nächsten Lohnzahlung erfolgen, sofern keine abweichende schriftliche Vereinbarung besteht. In der Praxis bedeutet das: Spesen, die vor dem Stichtag der Lohnverarbeitung genehmigt werden, sind mit dem laufenden Monatslohn auszuzahlen.
Darf der Arbeitgeber Spesen ohne Begründung ablehnen?
Nein. Eine Ablehnung muss sachlich begründet sein, zum Beispiel weil der Beleg fehlt, die Ausgabe nicht geschäftlich notwendig war oder das Spesenreglement verletzt wurde. Der Mitarbeitende hat Anspruch auf eine schriftliche Begründung und eine angemessene Nachfrist zur Nachreichung fehlender Unterlagen.
Ist das Vier-Augen-Prinzip bei Spesen gesetzlich vorgeschrieben?
Das Vier-Augen-Prinzip ist kein gesetzliches Obligatorium, wird aber von Revisionsstellen und Steuerbehörden als Best Practice erwartet. Ohne zweite Prüfinstanz steigt das Risiko, dass Spesen bei einer Revision beanstandet oder als verdeckter Lohn qualifiziert werden.
Wer prüft die Spesen des Geschäftsführers?
Die Spesen des Geschäftsführers dürfen nicht von ihm selbst genehmigt werden. In der Praxis übernimmt der Verwaltungsrat, ein VR-Mitglied oder die externe Revisionsstelle die Prüfung und Freigabe. Diese Trennung ist besonders bei Einzelunternehmen und kleinen GmbHs wichtig.
Wie lange müssen Spesenabrechnungen aufbewahrt werden?
Spesenabrechnungen inklusive aller Belege und Freigabedokumentationen müssen gemäss Art. 958f OR während 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Spesen angefallen sind. Digitale Archivierung ist zulässig, sofern die Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.
Was passiert, wenn Spesen ohne genehmigtes Reglement ausbezahlt werden?
Ohne genehmigtes Spesenreglement müssen alle Spesen durch Einzelbelege nachgewiesen werden. Pauschalspesen ohne Reglement gelten steuerlich als Lohnbestandteil und sind sozialversicherungspflichtig. Zudem müssen sie im Lohnausweis als Lohn deklariert werden, was für den Mitarbeitenden zu einer höheren Steuerbelastung führt.