Spesenprüfung durch den Arbeitgeber: Vollständigkeit, Plausibilität und Genehmigung

Bevor Sie inhaltlich in eine Spesenabrechnung einsteigen, prüfen Sie zunächst, ob alle Pflichtangaben vorhanden und lesbar sind. Unvollständige Abrechnungen werden sofort an den Mitarbeitenden zurückgewiesen – mit einem konkreten Hinweis, welche Angaben fehlen. Das spart beiden Seiten Zeit und verhindert, dass unvollständige Positionen versehentlich genehmigt werden.

• Datum: Jede Position muss ein eindeutiges Datum tragen. Ohne Datum ist keine Zuordnung zu einem Arbeitstag oder einer Dienstreise möglich.
• Betrag: Der Betrag muss in CHF oder mit Angabe der Fremdwährung und des Umrechnungskurses erfasst sein.
• Kategorie: Die Spesenkategorie (z. B. Verpflegung, Reise, Unterkunft) muss gemäss dem internen Spesenreglement zugeordnet sein.
• Geschäftszweck: Eine kurze, nachvollziehbare Begründung des geschäftlichen Anlasses ist zwingend – etwa Kundenname, Projektbezeichnung oder Anlass der Reise.
• Beleg: Originalbelege oder digitale Kopien in lesbarer Qualität müssen beiliegen. Unleserliche oder fehlende Belege führen zur sofortigen Rückweisung der betreffenden Position.

Bei Pauschalspesen (z. B. Verpflegungspauschale CHF 30 pro Tag oder Kleinspesenpauschale CHF 20 pro Tag) entfällt die Belegpflicht. Hier genügt die Angabe von Datum und Geschäftszweck. Prüfen Sie dennoch, ob die Pauschale gemäss Reglement zulässig ist.

Die Plausibilitätsprüfung geht über die formale Vollständigkeit hinaus. Sie beurteilen, ob die eingereichten Beträge und Angaben in sich stimmig und nachvollziehbar sind. Ziel ist es, Fehler, Doppelerfassungen und missbräuchliche Einreichungen frühzeitig zu erkennen.

• Betrag und Kategorie: Ist der Betrag für die angegebene Kategorie realistisch? Ein Mittagessen für CHF 120 ohne Bewirtungsanlass fällt auf. Vergleichen Sie mit üblichen Erfahrungswerten.
• Datum und Arbeitstag: Liegt das Spesendatum auf einem Arbeitstag oder einem genehmigten Reisetag? Spesen an Wochenenden oder Ferientagen erfordern eine plausible Erklärung.
• Geschäftszweck: Ist der angegebene Zweck nachvollziehbar und konsistent mit der Tätigkeit des Mitarbeitenden? Vage Angaben wie «Diverses» oder «Meeting» ohne weitere Details reichen nicht aus.
• Doppelerfassungen: Prüfen Sie, ob derselbe Beleg oder dieselbe Position bereits in einer früheren Abrechnung eingereicht wurde.

Dokumentieren Sie jede Auffälligkeit schriftlich, auch wenn Sie die Position letztlich genehmigen. Diese Dokumentation ist bei einer späteren Revision wertvoll und zeigt, dass der Prüfprozess tatsächlich stattgefunden hat.

In diesem Schritt gleichen Sie jede Position mit dem gültigen Spesenreglement Ihres Unternehmens ab. Das Reglement definiert, welche Spesenkategorien erstattungsfähig sind, welche Ansätze gelten und welche Obergrenzen einzuhalten sind. Ohne genehmigtes Spesenreglement fehlt die Grundlage für eine steuerbefreite Pauschalerstattung.

Achten Sie darauf, dass das Spesenreglement aktuell und von der zuständigen kantonalen Steuerbehörde genehmigt ist. Seit 2026 müssen Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bereits genehmigte Reglemente mit dem alten Kilometeransatz von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung, sollten aber bei nächster Gelegenheit angepasst werden.

Die Genehmigung ist der zentrale Kontrollschritt im Spesenprozess. Sie muss nachvollziehbar dokumentiert werden – mit Name des Genehmigenden, Datum der Genehmigung und gegebenenfalls Bemerkungen zu einzelnen Positionen. Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet, dass die Person, die eine Spesenabrechnung genehmigt, nicht identisch mit der einreichenden Person sein darf.

• Genehmiger festlegen: In der Regel genehmigt der direkte Vorgesetzte. Bei Spesen der Geschäftsleitung sollte der Verwaltungsrat oder eine unabhängige Stelle zeichnen.
• Datum festhalten: Das Genehmigungsdatum wird auf der Abrechnung vermerkt. Es dient als Nachweis gegenüber der Revision und als Startpunkt für die Auszahlungsfrist.
• Ablehnungen begründen: Wird eine Position oder die gesamte Abrechnung abgelehnt, muss die Begründung schriftlich erfolgen. Nennen Sie den konkreten Ablehnungsgrund und geben Sie dem Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Nachbesserung.
• Teilgenehmigungen: Einzelne Positionen können abgelehnt werden, während der Rest genehmigt wird. Kennzeichnen Sie abgelehnte Positionen eindeutig und begründen Sie jede einzeln.

Ohne dokumentierte Genehmigung fehlt bei einer Steuerrevision der Nachweis, dass die Spesen tatsächlich geprüft wurden. Die Steuerbehörde kann in diesem Fall Pauschalspesen als Lohnbestandteil aufrechnen, was zu Nachsteuern und Sozialversicherungsbeiträgen führt.

Nach der Genehmigung wird die Spesenabrechnung zusammen mit allen Belegen und dem Genehmigungsnachweis an die Buchhaltung weitergeleitet. Die Buchhaltung verbucht die Spesen auf den korrekten Konten und löst die Auszahlung aus. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zur Erstattung notwendiger Auslagen – eine zeitnahe Weiterleitung verhindert unnötige Verzögerungen.

• Genehmigungsnachweis beilegen: Die Buchhaltung erhält die Abrechnung inklusive Genehmigungsvermerk. Ohne diesen Nachweis darf keine Auszahlung erfolgen.
• GeBÜV-konforme Archivierung: Belege und Abrechnungen müssen gemäss der Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV) während zehn Jahren aufbewahrt werden. Digitale Belege sind zulässig, sofern sie unveränderbar gespeichert sind und jederzeit lesbar reproduziert werden können.
• Revisionsspur sicherstellen: Der gesamte Prozess – von der Einreichung über die Prüfung bis zur Genehmigung und Verbuchung – muss lückenlos nachvollziehbar sein. Jede Änderung an einer Abrechnung wird protokolliert.

Bewahren Sie abgelehnte Abrechnungen ebenfalls auf. Sie dokumentieren, dass der Prüfprozess funktioniert, und können bei späteren Rückfragen als Nachweis dienen.