Spesenabrechnung Selbstständige: Steuerabzüge, Belege und Verbuchung

Die saubere Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben ist die Grundlage jeder korrekten Spesenabrechnung. Nur geschäftsmässig begründeter Aufwand ist steuerlich abziehbar (Art. 27 Abs. 1 DBG). Eröffnen Sie ein separates Geschäftskonto und eine eigene Kreditkarte für berufliche Ausgaben. So vermeiden Sie, dass private und geschäftliche Transaktionen vermischt werden.

• Geschäftskonto — Führen Sie ein separates Bankkonto ausschliesslich für geschäftliche Ein- und Ausgaben. Das erleichtert die Buchhaltung und macht die Abgrenzung gegenüber der Steuerbehörde nachvollziehbar.
• Geschäftliche Kreditkarte — Bezahlen Sie berufliche Ausgaben konsequent mit einer eigenen Karte. Die Monatsabrechnung dient als zusätzlicher Nachweis.
• Privatanteil ausscheiden — Bei gemischt genutzten Gütern wie Fahrzeugen, Mobiltelefonen oder dem Homeoffice müssen Sie den Privatanteil schätzen und dokumentieren. Die Steuerverwaltung akzeptiert bei Fahrzeugen üblicherweise einen Privatanteil von mindestens 20 Prozent.

Wer private und geschäftliche Ausgaben über dasselbe Konto abwickelt, riskiert, dass die Steuerbehörde bei einer Kontrolle einzelne Abzüge nicht anerkennt, weil der geschäftliche Zusammenhang nicht nachvollziehbar ist.

Abziehbar sind alle Kosten, die geschäftsmässig begründet sind, also in direktem Zusammenhang mit der selbstständigen Erwerbstätigkeit stehen. Die Abgrenzung richtet sich nach Art. 27 DBG und der kantonalen Steuerpraxis. Nicht abziehbar sind Lebenshaltungskosten, Bussen und Kosten, die keinen geschäftlichen Bezug haben.

Beachten Sie: Im Gegensatz zu Angestellten können Selbstständige keine Pauschalabzüge für Berufskosten geltend machen. Es zählen grundsätzlich die effektiven, belegten Kosten. Einzige Ausnahme bildet die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer für das Privatfahrzeug, die auch von Selbstständigen angewendet werden kann, sofern kein Geschäftsfahrzeug in der Buchhaltung geführt wird.

Ohne Beleg kein Abzug. Dieser Grundsatz gilt für Selbstständige noch strenger als für Angestellte, weil keine Pauschalen aus einem genehmigten Spesenreglement zur Verfügung stehen. Jeder Beleg muss den Geschäftsvorfall eindeutig dokumentieren.

• Pflichtangaben auf dem Beleg — Datum, Name und Adresse des Lieferanten, Art der Leistung oder Ware, Betrag inkl. MWST-Satz (falls MWST-pflichtig) sowie bei Bewirtungsbelegen die Teilnehmer und der geschäftliche Anlass.
• Thermopapier-Belege sichern — Kassenzettel auf Thermopapier verblassen innerhalb weniger Monate. Scannen oder fotografieren Sie diese Belege sofort und speichern Sie die digitale Kopie zusammen mit dem Original.
• Digitale Belege — E-Rechnungen, PDF-Rechnungen und Online-Buchungsbestätigungen gelten als vollwertige Belege. Speichern Sie diese in einer strukturierten Ordnerstruktur mit eindeutiger Benennung.
• Aufbewahrungsfrist — Geschäftsbücher und Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Ordnen Sie jeden Beleg sofort einer Aufwandkategorie zu, zum Beispiel Reisekosten, Material oder Verpflegung. Je konsequenter Sie Belege beim Entstehen erfassen, desto weniger Aufwand entsteht am Jahresende bei der Steuererklärung.

Selbstständige, die einen Jahresumsatz von CHF 500 000 oder mehr erzielen, sind zur ordentlichen Buchführung mit doppelter Buchhaltung verpflichtet (Art. 957 Abs. 1 OR). Wer darunter liegt, muss mindestens eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Vermögensnachweis führen (Art. 957 Abs. 2 OR). Unabhängig von der Methode gilt: Jede Buchung braucht einen Beleg.

• Kontenplan einrichten — Verwenden Sie einen branchenüblichen Kontenplan (z. B. KMU-Kontenrahmen). Legen Sie für jede relevante Aufwandkategorie ein eigenes Konto an: Fahrzeugkosten, Reisekosten, Büromaterial, Repräsentation und so weiter.
• Laufend buchen — Verbuchen Sie Ausgaben zeitnah, idealerweise wöchentlich. Rückwirkende Sammelverbuchungen am Jahresende sind fehleranfällig und bei Kontrollen auffällig.
• Abschreibungen planen — Investitionen in Anlagegüter wie Computer, Fahrzeuge oder Maschinen werden aktiviert und über die betriebsübliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Die ESTV publiziert Richtwerte für Abschreibungssätze.
• Privatanteil buchen — Gemischt genutzte Ausgaben verbuchen Sie zunächst vollständig als Geschäftsaufwand und buchen den Privatanteil anschliessend als Privatentnahme gegen.

Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, die den Schweizer Kontenrahmen unterstützt und MWST-konforme Abrechnungen ermöglicht. Manuelle Buchführung in Tabellenkalkulationen ist zwar zulässig, aber fehleranfällig und bei wachsendem Geschäftsvolumen kaum praktikabel.

Wer als Selbstständige oder Selbstständiger im Handelsregister eingetragen ist und einen Jahresumsatz von CHF 100 000 oder mehr erzielt, ist grundsätzlich MWST-pflichtig (Art. 10 MWSTG). MWST-pflichtige Personen können die auf geschäftlichen Einkäufen bezahlte Vorsteuer von der geschuldeten MWST abziehen. Das reduziert die effektive Steuerbelastung zusätzlich.

• Voraussetzung für den Vorsteuerabzug — Der Beleg muss die MWST-Nummer des Lieferanten, den MWST-Satz und den MWST-Betrag ausweisen. Ohne diese Angaben ist kein Vorsteuerabzug möglich.
• Gemischte Nutzung — Bei gemischt genutzten Gütern darf nur der geschäftliche Anteil der Vorsteuer abgezogen werden. Der Privatanteil ist vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
• Ausgenommene Leistungen — Bestimmte Leistungen wie Gesundheit, Bildung oder Versicherungen sind von der MWST ausgenommen. Auf diesen Ausgaben ist kein Vorsteuerabzug möglich.
• Abrechnungsmethode — Bei der effektiven Methode ziehen Sie die tatsächliche Vorsteuer ab. Bei der Saldosteuersatzmethode ist kein separater Vorsteuerabzug möglich, da dieser bereits im reduzierten Satz eingerechnet ist.

Auch wenn Sie unter der Umsatzgrenze von CHF 100 000 liegen, können Sie sich freiwillig der MWST unterstellen. Das lohnt sich vor allem, wenn Sie hohe geschäftliche Investitionen tätigen und die Vorsteuer auf diesen Ausgaben geltend machen möchten.

Die Geschäftsausgaben fliessen über die Erfolgsrechnung in die Steuererklärung ein. Selbstständigerwerbende füllen in den meisten Kantonen ein separates Formular für die selbstständige Erwerbstätigkeit aus, in dem Umsatz, Aufwand und Gewinn deklariert werden. Der Reingewinn wird anschliessend als Einkommen besteuert.

• Jahresabschluss erstellen — Schliessen Sie Ihre Buchhaltung per Geschäftsjahresende ab. Erstellen Sie eine Erfolgsrechnung und eine Bilanz (bei doppelter Buchhaltung) oder eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Vermögensnachweis.
• Beilagen vorbereiten — Legen Sie der Steuererklärung die Erfolgsrechnung, die Bilanz, das Anlageverzeichnis mit Abschreibungen und bei MWST-Pflicht die MWST-Abrechnung bei.
• AHV-Beiträge berücksichtigen — Selbstständige zahlen AHV/IV/EO-Beiträge auf dem Reingewinn. Diese Beiträge sind wiederum als Aufwand abziehbar. Die Ausgleichskasse rechnet die Beiträge nach Erhalt der definitiven Steuerveranlagung ab.
• Fristen einhalten — Die Einreichungsfrist für die Steuererklärung variiert je nach Kanton, liegt aber meist zwischen dem 31. März und dem 30. September des Folgejahres. Fristverlängerungen sind in den meisten Kantonen online möglich.

Bewahren Sie alle Belege und die Buchhaltung auch nach Einreichung der Steuererklärung auf. Die Steuerbehörde kann innerhalb der Veranlagungsfrist Nachfragen stellen oder eine Revision durchführen. Ohne Belege werden beanstandete Abzüge gestrichen.