Spesenreglement und Lohnausweis: Ziffer 13, Ziffer 15 und Genehmigung
Ein kantonal genehmigtes Spesenreglement wird im Lohnausweis in Ziffer 15 vermerkt – es schafft Rechtssicherheit, ist aber keine Voraussetzung dafür, dass Pauschalen als Spesen in Ziffer 13 gelten. Dieser Zusammenhang ist für HR-Verantwortliche zentral, weil er über Deklaration und Rechtssicherheit von Pauschalspesen entscheidet. Die folgenden Abschnitte erklären, wie Spesenreglement und Lohnausweis zusammenwirken, welche Fehler in der Praxis häufig vorkommen und was bei Reglementsänderungen zu beachten ist.
01.Der direkte Zusammenhang zwischen Spesenreglement und Lohnausweis
Ein genehmigtes Spesenreglement zeigt sich im Lohnausweis nicht durch ein Kreuz, sondern durch den Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY am ... genehmigt» in Ziffer 15 (Rz 59 der Wegleitung). In diesem Fall wird in Ziffer 13.1.1 kein Kreuz gesetzt, und effektive Spesen müssen nicht angegeben werden; Pauschalen für Zeitabschnitte bleiben in Ziffer 13.2 betragsmässig anzugeben. Die Genehmigung umfasst sowohl die effektiven als auch die pauschalen Spesenvergütungen und schafft für die Mitarbeitenden Rechtssicherheit.
Auswirkung der Genehmigung auf den Lohnausweis
Für den Arbeitnehmer ist der Unterschied erheblich: Werden Pauschalspesen als Lohn aufgerechnet, erhöht sich das steuerbare Einkommen, und es fallen AHV-, IV-, EO- und ALV-Beiträge an. Die kantonale Genehmigung verringert dieses Risiko, weil die Höhe der Pauschalen vorgängig anerkannt ist. Sie ist daher nicht bloss eine Formalität, sondern hat direkte finanzielle Auswirkungen für beide Seiten des Arbeitsverhältnisses.
02.Was das Spesenreglement über den Lohnausweis bestimmt
Das genehmigte Spesenreglement definiert den Rahmen, den der Sitzkanton für effektive und pauschale Spesenvergütungen anerkannt hat. Nicht jede Pauschalzahlung fällt automatisch darunter – massgebend ist, was im Reglement konkret geregelt und genehmigt wurde. Die Wegleitung empfiehlt, Reglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen.
- Art der Pauschalspesen: Das Reglement legt fest, welche Spesenkategorien pauschal abgegolten werden – etwa Repräsentation, Fahrtkosten oder Kleinspesen. Nur die im Reglement aufgeführten Kategorien sind durch die Genehmigung abgedeckt.
- Pauschalsätze und Obergrenzen: Die konkreten Beträge müssen im Reglement beziffert sein, zum Beispiel bis CHF 30.– pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) oder CHF 20.– pro Tag für Kleinspesen. Das Reglement legt seine Ansätze selbst fest; das SSK-Muster dient als Vorlage, und Ansätze über den Vorgaben von Rz 52 der Wegleitung brauchen die Genehmigung des Sitzkantons.
- Geltungsbereich und Personenkreis: Das Reglement bestimmt, für welche Mitarbeitenden die Pauschalen gelten – beispielsweise nur für Aussendienst oder für alle Angestellten. Die Genehmigung deckt nur Personen, die unter den definierten Geltungsbereich fallen.
- Effektive Spesen neben Pauschalen: Werden neben den Pauschalen auch effektive Spesen vergütet, muss das Reglement klar abgrenzen, welche Kosten pauschal und welche gegen Beleg erstattet werden. Pauschalen erscheinen betragsmässig in Ziffer 13.2; effektive Spesen müssen bei genehmigtem Reglement nicht angegeben werden.
Ein Beispiel (Annahme): Ein KMU mit zehn Mitarbeitenden hat ein genehmigtes Reglement, das an Aussendiensttagen eine Pauschale von CHF 30.– pro auswärtigem Mittagessen und eine Kleinspesenpauschale von CHF 20.– pro Tag vorsieht. Für eine Mitarbeiterin im Innendienst, die nie auswärts arbeitet, deckt die Genehmigung keine Pauschalen, wenn das Reglement den Geltungsbereich auf den Aussendienst beschränkt. Zahlt der Arbeitgeber ihr trotzdem eine Pauschale aus, fehlt der Bezug zu tatsächlichen Auslagen, und der Betrag muss in Ziffer 1 als Lohn erscheinen.
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Mehr erfahren →03.Häufige Fehler in der Praxis
In der Praxis treten bei der Verbindung von Spesenreglement und Lohnausweis regelmässig Fehler auf, die bei einer Steuerrevision zu Nachforderungen führen können. Die folgenden Konstellationen sind besonders verbreitet.
Typische Fehler und deren Konsequenzen
Besonders heikel ist die Situation, wenn ein Unternehmen den Sitzkanton wechselt. Zuständig für die Genehmigung ist die Steuerbehörde des Sitzkantons; klären Sie mit dem neuen Sitzkanton, ob das Reglement erneut eingereicht werden muss. Bis dahin sollte der Vermerk in Ziffer 15 nicht auf eine Genehmigung verweisen, die nicht mehr gilt.
04.Änderung des Reglements und Auswirkung auf den Lohnausweis
Spesenreglemente sind keine statischen Dokumente. Ändern sich die betrieblichen Verhältnisse oder die ESTV-Ansätze, muss das Reglement angepasst werden. Jede inhaltliche Änderung – etwa neue Pauschalsätze, ein erweiterter Personenkreis oder zusätzliche Spesenkategorien – erfordert eine erneute Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung.
Wichtig: Die Anpassung der Kilometerpauschale von CHF 0.70 auf CHF 0.75 per 1. Januar 2026 bildet eine Ausnahme. Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung. Wer den neuen Ansatz von CHF 0.75 im Reglement verankern möchte, muss dieses jedoch erneut einreichen.
Wird ein Reglement unterjährig genehmigt, wirkt die Genehmigung grundsätzlich erst ab dem Genehmigungsdatum. Ein Beispiel: Ein Unternehmen reicht sein Reglement im März ein und erhält die Genehmigung am 1. Juli. Die Pauschalen von Januar bis Juni sind deshalb nicht automatisch Lohn – sie sind wie alle Pauschalen in Ziffer 13.2 anzugeben, müssen aber ohne die Rechtssicherheit der Genehmigung in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Wie der Vermerk in Ziffer 15 für das Übergangsjahr lautet, klären Sie mit der Steuerverwaltung des Sitzkantons.
- Neue Pauschalsätze: Erneute Genehmigung erforderlich, damit die höheren Beträge von der Genehmigung gedeckt sind.
- Erweiterter Personenkreis: Soll das Reglement neu auch für Innendienst-Mitarbeitende gelten, muss die Änderung genehmigt werden.
- Zusätzliche Spesenkategorien: Wird etwa eine Repräsentationspauschale ergänzt, ist eine neue Genehmigung Pflicht.
- Redaktionelle Anpassungen: Rein formale Korrekturen ohne inhaltliche Änderung erfordern in der Regel keine erneute Genehmigung.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Genehmigungsvermerk ohne kantonale Genehmigung
Ein internes Spesenreglement allein genügt nicht für den Vermerk in Ziffer 15. Ohne den formellen Genehmigungsentscheid der kantonalen Steuerverwaltung fehlt die Rechtssicherheit: Bei einer Revision können Pauschalen, die nicht den effektiven Auslagen entsprechen, rückwirkend als Lohn aufgerechnet werden, inklusive Sozialversicherungsbeiträge.
Fehler 2: Genehmigtes Reglement beim falschen Kanton
Zuständig ist die Steuerverwaltung am Sitz des Arbeitgebers, nicht am Wohnort der Mitarbeitenden. Nach einem Sitzverlegung muss das Reglement beim neuen Kanton erneut eingereicht werden. Die alte Genehmigung ist nicht übertragbar.
Fehler 3: Pauschalen über den genehmigten Ansätzen auszahlen
Zahlt ein Unternehmen höhere Pauschalen als im genehmigten Reglement vorgesehen, wird die Differenz als Lohn qualifiziert. Beispiel: Das Reglement sieht CHF 20.– Kleinspesen vor, ausbezahlt werden CHF 30.– – die Differenz von CHF 10.– pro Tag gehört in Ziffer 1.
Fehler 4: Reglement geändert, aber nicht neu genehmigt
Wird das Reglement inhaltlich angepasst – etwa um eine Repräsentationspauschale ergänzt – ohne erneute Genehmigung, deckt die Genehmigung die neuen Bestandteile nicht ab. Die bisherigen, unveränderten Pauschalen bleiben gedeckt; die neuen müssen ohne Rechtssicherheit in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
Fehler 5: Pauschalen für Mitarbeitende ausserhalb des Geltungsbereichs
Wenn das Reglement Pauschalspesen nur für den Aussendienst vorsieht, deckt die Genehmigung keine Pauschalen an andere Mitarbeitende. HR-Abteilungen müssen pro Mitarbeitenden prüfen, ob die Person unter den definierten Geltungsbereich fällt.
06.Häufige Fragen
Was passiert, wenn das Spesenreglement erst am 1. Juli genehmigt wird?
Für Januar bis Juni fehlt die Rechtssicherheit eines genehmigten Reglements. Die Pauschalen werden dadurch nicht automatisch Lohn: Sie sind wie alle Pauschalen betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Ab wann die Genehmigung wirkt, ergibt sich aus dem Entscheid des Sitzkantons.
Muss das Spesenreglement jedes Jahr neu genehmigt werden?
Nein, die Genehmigung gilt unbefristet, solange das Reglement inhaltlich unverändert bleibt. Erst bei inhaltlichen Änderungen – etwa neuen Pauschalsätzen oder einem erweiterten Personenkreis – ist eine erneute Genehmigung erforderlich.
Wo reiche ich das Spesenreglement zur Genehmigung ein?
Das Reglement wird bei der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz des Arbeitgebers eingereicht. Bei Unternehmen mit Betriebsstätten in mehreren Kantonen genügt in der Regel die Genehmigung des Sitzkantons, wobei einzelne Kantone zusätzliche Anforderungen stellen können.
Dürfen effektive Spesen und Pauschalspesen gleichzeitig im Lohnausweis erscheinen?
Ja, das ist zulässig und in der Praxis häufig. Pauschalspesen erscheinen betragsmässig in Ziffer 13.2, effektive Spesen in Ziffer 13.1 – bei genehmigtem Reglement entfällt deren Angabe. Das Reglement muss jedoch klar abgrenzen, welche Kosten pauschal und welche gegen Beleg erstattet werden.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 automatisch, auch wenn im Reglement noch CHF 0.70 steht?
Nein, es gilt der im genehmigten Reglement festgehaltene Ansatz. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 bleiben gültig und brauchen keine neue Genehmigung. Wer den neuen Ansatz von CHF 0.75 anwenden möchte, muss das Reglement anpassen und erneut einreichen.
Was passiert bei einer Revision, wenn der Genehmigungsvermerk in Ziffer 15 zu Unrecht angebracht wurde?
Dann fehlt die Rechtssicherheit, auf die sich der Lohnausweis beruft. Die Behörden prüfen die Pauschalen wie bei einem Unternehmen ohne genehmigtes Reglement: Was in etwa den effektiven Auslagen entspricht, bleibt Spesenersatz; überhöhte oder nicht begründbare Beträge können rückwirkend als Lohn aufgerechnet werden. Dann schuldet der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge und der Arbeitnehmer die Nachsteuer, zuzüglich allfälliger Verzugszinsen.