Spesenreglement und Lohnausweis: Ziffer 13.1, Genehmigung und Deklaration
Nur mit kantonal genehmigtem Spesenreglement darf in Ziffer 13.1 ein Kreuz gesetzt werden – ohne Genehmigung müssen Pauschalzahlungen als Lohn unter Ziffer 1 deklariert werden. Dieser Zusammenhang ist für HR-Verantwortliche zentral, weil er über die steuerliche Behandlung von Pauschalspesen entscheidet. Die folgenden Abschnitte erklären, wie Spesenreglement und Lohnausweis zusammenwirken, welche Fehler in der Praxis häufig vorkommen und was bei Reglementsänderungen zu beachten ist.
01.Der direkte Zusammenhang zwischen Spesenreglement und Lohnausweis
Der Lohnausweis kennt in Ziffer 13.1 ein Feld mit der Bezeichnung «Vom Arbeitgeber genehmigtes Spesenreglement». Dieses Kreuz signalisiert der Steuerbehörde, dass der Arbeitgeber über ein Spesenreglement verfügt, das von der kantonalen Steuerverwaltung geprüft und genehmigt wurde. Erst diese Genehmigung erlaubt es, Pauschalspesen steuerfrei auszuzahlen, ohne dass der Arbeitnehmer Einzelbelege einreichen muss.
Auswirkung der Genehmigung auf den Lohnausweis
Für den Arbeitnehmer ist der Unterschied erheblich: Werden Pauschalspesen als Lohn deklariert, erhöht sich das steuerbare Einkommen. Zudem fallen auf diesen Beträgen AHV-, IV-, EO- und ALV-Beiträge an. Die kantonale Genehmigung ist daher nicht bloss eine Formalität, sondern hat direkte finanzielle Auswirkungen für beide Seiten des Arbeitsverhältnisses.
02.Was das Spesenreglement über den Lohnausweis bestimmt
Das genehmigte Spesenreglement definiert den Rahmen dessen, was im Lohnausweis unter Ziffer 13.1 abgedeckt ist. Nicht jede Pauschalzahlung fällt automatisch darunter – massgebend ist, was im Reglement konkret geregelt und von der Steuerverwaltung genehmigt wurde. Die Reglemente müssen seit 2026 inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
- Art der Pauschalspesen: Das Reglement legt fest, welche Spesenkategorien pauschal abgegolten werden – etwa Verpflegung, Fahrtkosten oder Kleinspesen. Nur die im Reglement aufgeführten Kategorien sind durch das Kreuz in Ziffer 13.1 abgedeckt.
- Pauschalsätze und Obergrenzen: Die konkreten Beträge müssen im Reglement beziffert sein, zum Beispiel CHF 30.– pro Tag für Verpflegung oder CHF 20.– für Kleinspesen. Die ESTV-Wegleitung und die SSK-Musterreglemente geben die zulässigen Höchstansätze vor.
- Geltungsbereich und Personenkreis: Das Reglement bestimmt, für welche Mitarbeitenden die Pauschalen gelten – beispielsweise nur für Aussendienst oder für alle Angestellten. Im Lohnausweis darf das Kreuz nur für Personen gesetzt werden, die unter den definierten Geltungsbereich fallen.
- Effektive Spesen neben Pauschalen: Werden neben den Pauschalen auch effektive Spesen vergütet, muss das Reglement klar abgrenzen, welche Kosten pauschal und welche gegen Beleg erstattet werden. Effektive Spesen erscheinen nicht in Ziffer 13.1, sondern gegebenenfalls in Ziffer 13.2.
Ein Beispiel: Ein KMU mit zehn Mitarbeitenden hat ein Reglement, das eine Verpflegungspauschale von CHF 30.– pro Aussendiensttag und eine Kleinspesenpauschale von CHF 20.– pro Tag vorsieht. Für eine Mitarbeiterin im Innendienst, die nie auswärts arbeitet, darf das Kreuz in Ziffer 13.1 nicht gesetzt werden, wenn das Reglement den Geltungsbereich auf den Aussendienst beschränkt. Zahlt der Arbeitgeber ihr trotzdem eine Pauschale aus, muss dieser Betrag in Ziffer 1 als Lohn erscheinen.
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Mehr erfahren →03.Häufige Fehler in der Praxis
In der Praxis treten bei der Verbindung von Spesenreglement und Lohnausweis regelmässig Fehler auf, die bei einer Steuerrevision zu Nachforderungen führen können. Die folgenden Konstellationen sind besonders verbreitet.
Typische Fehler und deren Konsequenzen
Besonders heikel ist die Situation, wenn ein Unternehmen den Kanton wechselt. Die Genehmigung des bisherigen Kantons verliert ihre Gültigkeit, und das Reglement muss beim neuen Sitzkanton erneut eingereicht werden. Bis zur neuen Genehmigung darf das Kreuz in Ziffer 13.1 nicht gesetzt werden.
04.Änderung des Reglements und Auswirkung auf den Lohnausweis
Spesenreglemente sind keine statischen Dokumente. Ändern sich die betrieblichen Verhältnisse oder die ESTV-Ansätze, muss das Reglement angepasst werden. Jede inhaltliche Änderung – etwa neue Pauschalsätze, ein erweiterter Personenkreis oder zusätzliche Spesenkategorien – erfordert eine erneute Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung.
Wichtig: Die Anpassung der Kilometerpauschale von CHF 0.70 auf CHF 0.75 per 1. Januar 2026 bildet eine Ausnahme. Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung. Wer den neuen Ansatz von CHF 0.75 im Reglement verankern möchte, muss dieses jedoch erneut einreichen.
Wird ein Reglement unterjährig genehmigt, gilt das Kreuz in Ziffer 13.1 erst ab dem Genehmigungsdatum. Ein Beispiel: Ein Unternehmen reicht sein Reglement im März ein und erhält die Genehmigung am 1. Juli. Für die Monate Januar bis Juni dürfen die ausbezahlten Pauschalen nicht unter Ziffer 13.1 laufen – sie müssen anteilig in Ziffer 1 als Lohn deklariert werden. Ab Juli sind die Pauschalen steuerfrei. Der Lohnausweis muss diese Aufteilung korrekt abbilden.
- Neue Pauschalsätze: Erneute Genehmigung erforderlich, bevor die höheren Beträge steuerfrei ausbezahlt werden dürfen.
- Erweiterter Personenkreis: Soll das Reglement neu auch für Innendienst-Mitarbeitende gelten, muss die Änderung genehmigt werden.
- Zusätzliche Spesenkategorien: Wird etwa eine Repräsentationspauschale ergänzt, ist eine neue Genehmigung Pflicht.
- Redaktionelle Anpassungen: Rein formale Korrekturen ohne inhaltliche Änderung erfordern in der Regel keine erneute Genehmigung.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreuz in Ziffer 13.1 ohne kantonale Genehmigung
Ein internes Spesenreglement allein genügt nicht. Ohne den formellen Genehmigungsbescheid der kantonalen Steuerverwaltung darf das Kreuz nicht gesetzt werden. Bei einer Revision werden sämtliche Pauschalspesen rückwirkend als Lohn aufgerechnet, inklusive Sozialversicherungsbeiträge.
Fehler 2: Genehmigtes Reglement beim falschen Kanton
Zuständig ist die Steuerverwaltung am Sitz des Arbeitgebers, nicht am Wohnort der Mitarbeitenden. Nach einem Sitzverlegung muss das Reglement beim neuen Kanton erneut eingereicht werden. Die alte Genehmigung ist nicht übertragbar.
Fehler 3: Pauschalen über den genehmigten Ansätzen auszahlen
Zahlt ein Unternehmen höhere Pauschalen als im genehmigten Reglement vorgesehen, wird die Differenz als Lohn qualifiziert. Beispiel: Das Reglement sieht CHF 20.– Kleinspesen vor, ausbezahlt werden CHF 30.– – die Differenz von CHF 10.– pro Tag gehört in Ziffer 1.
Fehler 4: Reglement geändert, aber nicht neu genehmigt
Wird das Reglement inhaltlich angepasst – etwa um eine Repräsentationspauschale ergänzt – ohne erneute Genehmigung, verliert das Kreuz in Ziffer 13.1 für die neuen Bestandteile seine Berechtigung. Die bisherigen, unveränderten Pauschalen bleiben gedeckt, die neuen jedoch nicht.
Fehler 5: Kreuz für Mitarbeitende ausserhalb des Geltungsbereichs
Wenn das Reglement Pauschalspesen nur für den Aussendienst vorsieht, darf das Kreuz nicht pauschal für alle Lohnausweise gesetzt werden. HR-Abteilungen müssen pro Mitarbeitenden prüfen, ob die Person unter den definierten Geltungsbereich fällt.
06.Häufige Fragen
Was passiert, wenn das Spesenreglement erst am 1. Juli genehmigt wird?
Für die Monate Januar bis Juni müssen die ausbezahlten Pauschalspesen als Lohn in Ziffer 1 des Lohnausweises deklariert werden. Ab dem Genehmigungsdatum 1. Juli dürfen die Pauschalen steuerfrei unter Ziffer 13.1 laufen. Der Lohnausweis muss diese Aufteilung korrekt abbilden.
Muss das Spesenreglement jedes Jahr neu genehmigt werden?
Nein, die Genehmigung gilt unbefristet, solange das Reglement inhaltlich unverändert bleibt. Erst bei inhaltlichen Änderungen – etwa neuen Pauschalsätzen oder einem erweiterten Personenkreis – ist eine erneute Genehmigung erforderlich.
Wo reiche ich das Spesenreglement zur Genehmigung ein?
Das Reglement wird bei der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz des Arbeitgebers eingereicht. Bei Unternehmen mit Betriebsstätten in mehreren Kantonen genügt in der Regel die Genehmigung des Sitzkantons, wobei einzelne Kantone zusätzliche Anforderungen stellen können.
Dürfen effektive Spesen und Pauschalspesen gleichzeitig im Lohnausweis erscheinen?
Ja, das ist zulässig und in der Praxis häufig. Pauschalspesen werden durch das Kreuz in Ziffer 13.1 abgedeckt, effektive Spesen erscheinen in Ziffer 13.2. Das Reglement muss jedoch klar abgrenzen, welche Kosten pauschal und welche gegen Beleg erstattet werden.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 automatisch, auch wenn im Reglement noch CHF 0.70 steht?
Nein, es gilt der im genehmigten Reglement festgehaltene Ansatz. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 bleiben gültig und brauchen keine neue Genehmigung. Wer den neuen Ansatz von CHF 0.75 anwenden möchte, muss das Reglement anpassen und erneut einreichen.
Was passiert bei einer Steuerrevision, wenn das Kreuz in 13.1 zu Unrecht gesetzt wurde?
Die Steuerverwaltung rechnet die Pauschalspesen rückwirkend als Lohn auf. Der Arbeitgeber schuldet die nachzuzahlenden Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil), und der Arbeitnehmer muss die Beträge als Einkommen nachversteuern. Zusätzlich können Verzugszinsen anfallen.