Pauschalspesen Lohnausweis ausfüllen: Ziffer 13.2, Reglement und Formular E
Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitenden Pauschalspesen ausrichten, müssen diese korrekt im Lohnausweis deklarieren. Fehler bei der Eintragung führen zu Rückfragen der Steuerbehörden, Aufrechnungen bei der Veranlagung oder im schlimmsten Fall zu einem Nachsteuerverfahren. Besonders häufig werden Pauschalspesen im falschen Feld eingetragen, das kantonale Spesenreglement fehlt oder die Beträge übersteigen die genehmigten Ansätze.
Diese Anleitung führt Sie in 6 Schritten durch den gesamten Prozess: vom Prüfen des Spesenreglements über das korrekte Ausfüllen der Ziffern 13.2.1 und 13.2.2 bis zum Beilegen von Formular E.
01.Voraussetzungen und rechtliche Grundlagen
Pauschalspesen dürfen nur dann im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 deklariert werden, wenn ein vom kantonalen Steueramt genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne diese Genehmigung gelten sämtliche Pauschalzahlungen als Lohnbestandteil und müssen in Ziffer 1 des Lohnausweises aufgeführt werden. Die rechtliche Grundlage bildet Art. 327a OR, wonach der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Die ESTV-Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises (ab 1.1.2026) regelt die Details zur Deklaration.
Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bestehende Reglemente, die vor 2026 genehmigt wurden, behalten ihre Gültigkeit, sollten aber bei der nächsten Überarbeitung an die neuen Vorgaben angepasst werden.
- Effektivspesen (Ziffer 13.1): Tatsächlich angefallene und belegte Auslagen. Werden in Ziffer 13.1.1 (Reise, Verpflegung, Übernachtung) und 13.1.2 (übrige Effektivspesen) eingetragen.
- Pauschalspesen (Ziffer 13.2): Fixe monatliche oder jährliche Pauschalen gemäss genehmigtem Reglement. Werden in Ziffer 13.2.1 (Auto, Repräsentation) und 13.2.2 (übrige Pauschalspesen) eingetragen.
- Mischform: Viele Unternehmen kombinieren Effektiv- und Pauschalspesen. In diesem Fall werden beide Ziffern (13.1 und 13.2) ausgefüllt. Entscheidend ist, dass keine Doppeldeklaration erfolgt.
02.Pauschalspesen im Lohnausweis eintragen: Schritt für Schritt
Die folgenden sechs Schritte decken den gesamten Prozess ab, von der Prüfung des Reglements bis zum Versand des fertigen Lohnausweises. Halten Sie das genehmigte Spesenreglement, die Lohndaten des betreffenden Jahres und das Lohnausweisformular bereit.
Schritt 1: Genehmigtes Spesenreglement prüfen
Bevor Sie den Lohnausweis ausfüllen, stellen Sie sicher, dass ein gültiges, vom zuständigen kantonalen Steueramt genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Prüfen Sie das Genehmigungsdatum und ob das Reglement die aktuell ausgerichteten Pauschalen abdeckt. Bei Unternehmen mit Sitz und Betriebsstätten in mehreren Kantonen ist die Genehmigung des Sitzkantons massgebend; die übrigen Kantone anerkennen diese in der Regel.
- Genehmigungsschreiben: Das Schreiben des kantonalen Steueramts muss vorliegen und die genehmigten Pauschalbeträge auflisten.
- Gültigkeitsdauer: Manche Kantone befristen die Genehmigung. Prüfen Sie, ob die Genehmigung für das laufende Steuerjahr noch gültig ist.
- Übereinstimmung mit SSK-Muster: Ab 2026 müssen Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Veraltete Reglemente sollten aktualisiert und neu eingereicht werden.
Liegt kein genehmigtes Reglement vor, dürfen Sie keine Pauschalspesen in Ziffer 13.2 eintragen. Sämtliche Pauschalzahlungen wären dann als Lohnbestandteil in Ziffer 1 zu deklarieren und unterliegen der Sozialversicherungspflicht.
Schritt 2: Pauschalen und Jahresbeträge ermitteln
Berechnen Sie für jeden Mitarbeitenden den genäherten Jahresbetrag der Pauschalspesen. Massgebend sind die im genehmigten Reglement festgelegten Ansätze, multipliziert mit der Anzahl Anspruchsmonate. Bei unterjährigem Ein- oder Austritt wird die Pauschale anteilig (pro rata) berechnet.
Typische Pauschalansätze gemäss ESTV-Wegleitung 2026
Beachten Sie: Die Autopauschale von CHF 0.75/km gilt ab 1.1.2026. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km brauchen keine neue Genehmigung, sofern der tiefere Ansatz beibehalten wird. Repräsentationsspesen dürfen bei Übersteigen von CHF 6000 pro Jahr maximal 5 % des Bruttolohns betragen, mit einem absoluten Maximum von CHF 24 000 pro Jahr.
Schritt 3: Ziffer 13.2.1 und 13.2.2 korrekt ausfüllen
Tragen Sie die ermittelten Jahresbeträge in die richtigen Unterfelder von Ziffer 13.2 ein. Die Zuordnung ist klar geregelt und darf nicht vermischt werden.
- Ziffer 13.2.1: Hier gehören die Pauschalen für Autokosten (Privatfahrzeug) und Repräsentationsspesen hin. Tragen Sie den genäherten Jahresbetrag ein, also die Summe aller im Kalenderjahr ausbezahlten Pauschalen dieser Kategorie.
- Ziffer 13.2.2: Hier werden alle übrigen Pauschalspesen eingetragen, insbesondere Verpflegungspauschalen, Kleinspesenspauschalen und allfällige Telekommunikationspauschalen. Auch hier ist der genäherte Jahresbetrag massgebend.
Wichtig: Es wird der genäherte Jahresbetrag eingetragen, nicht der exakte Frankenbetrag jeder einzelnen Auszahlung. Die ESTV akzeptiert gerundete Beträge, sofern sie dem genehmigten Reglement entsprechen. Tragen Sie keine Effektivspesen in Ziffer 13.2 ein; diese gehören ausschliesslich in Ziffer 13.1.
Schritt 4: Kreuzfeld bei Ziffer 15 setzen
Wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt und Pauschalspesen in Ziffer 13.2 eingetragen werden, muss zwingend das Kreuzfeld bei Ziffer 15 (Bemerkungen) angekreuzt werden. Dieses Kreuz signalisiert der Steuerbehörde, dass ein genehmigtes Spesenreglement existiert und Formular E beigelegt wird.
Das Kreuzfeld wird häufig vergessen, insbesondere bei der elektronischen Übermittlung via ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren). Prüfen Sie in Ihrer Lohnsoftware, ob das Feld automatisch gesetzt wird, oder ob Sie es manuell aktivieren müssen. Fehlt das Kreuz, kann die Steuerbehörde die Pauschalspesen als nicht belegt betrachten und aufrechnen.
Schritt 5: Formular E erstellen und beilegen
Formular E (Bescheinigung über Pauschalspesen und Naturalleistungen) muss dem Lohnausweis beigelegt werden, wenn Pauschalspesen ausgerichtet werden. Es dient als Nachweis gegenüber der Steuerbehörde, dass die deklarierten Pauschalen auf einem genehmigten Reglement basieren.
- Inhalt von Formular E: Das Formular listet die einzelnen Pauschalarten mit den jeweiligen Monats- und Jahresbeträgen auf. Es enthält zudem den Verweis auf das genehmigte Spesenreglement (Genehmigungsdatum und -kanton).
- Ein Formular pro Mitarbeitenden: Für jeden Mitarbeitenden, der Pauschalspesen erhält, wird ein separates Formular E erstellt und dem individuellen Lohnausweis beigelegt.
- Elektronische Übermittlung: Bei der Übermittlung via ELM wird Formular E als elektronischer Anhang mitgesendet. Prüfen Sie, ob Ihre Lohnsoftware dies unterstützt.
Ohne Formular E ist die Deklaration in Ziffer 13.2 unvollständig. Die Steuerbehörde kann in diesem Fall die Pauschalspesen nicht als geschäftsmässig begründet anerkennen und dem Arbeitnehmer als Einkommen aufrechnen.
Schritt 6: Lohnausweis kontrollieren und versenden
Vor dem Versand prüfen Sie den Lohnausweis auf Vollständigkeit und Konsistenz. Nutzen Sie dafür die folgende Checkliste.
- Ziffer 13.2.1 und 13.2.2 enthalten die korrekten genäherten Jahresbeträge gemäss genehmigtem Reglement.
- Ziffer 13.1 enthält nur Effektivspesen; keine Vermischung mit Pauschalspesen.
- Das Kreuzfeld bei Ziffer 15 ist gesetzt.
- Formular E ist vollständig ausgefüllt und dem Lohnausweis beigelegt.
- Die Summe der Pauschalspesen überschreitet nicht die im Reglement genehmigten Ansätze.
- Bei Mischform: Effektiv- und Pauschalspesen sind sauber getrennt deklariert.
Der Lohnausweis muss dem Arbeitnehmer bis spätestens Ende Januar des Folgejahres zugestellt werden. Ein Exemplar geht an die Steuerbehörde, ein Exemplar erhält der Arbeitnehmer, und ein Exemplar verbleibt beim Arbeitgeber. Bewahren Sie den Lohnausweis zusammen mit Formular E und dem Genehmigungsschreiben des Spesenreglements mindestens zehn Jahre auf (Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 958f OR).
Prozessübersicht
03.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalspesen in Ziffer 13.1 statt 13.2 eingetragen
Ziffer 13.1 ist ausschliesslich für Effektivspesen vorgesehen. Werden Pauschalspesen dort eingetragen, fehlt der Bezug zum genehmigten Reglement, und die Steuerbehörde kann Belege für die deklarierten Beträge verlangen. Korrektur: Pauschalspesen immer in Ziffer 13.2.1 oder 13.2.2 eintragen.
Fehler 2: Pauschalbetrag übersteigt die genehmigten Ansätze
Wird ein höherer Betrag eingetragen als im genehmigten Reglement vorgesehen, rechnet die Steuerbehörde die Differenz als steuerbares Einkommen auf. Prüfen Sie vor der Eintragung, ob die ausbezahlten Pauschalen den genehmigten Monats- und Jahresansätzen entsprechen, insbesondere bei unterjährigem Ein- oder Austritt.
Fehler 3: Fehlendes oder abgelaufenes kantonales Spesenreglement
Ohne gültiges Genehmigungsschreiben des kantonalen Steueramts dürfen keine Pauschalspesen in Ziffer 13.2 deklariert werden. Sämtliche Pauschalzahlungen gelten dann als Lohnbestandteil und sind in Ziffer 1 aufzuführen. Reichen Sie das Reglement rechtzeitig vor Jahresende zur Genehmigung ein.
Fehler 4: Formular E nicht beigelegt
Das Formular E ist die zwingende Bescheinigung über die Pauschalspesen. Fehlt es, ist die Deklaration in Ziffer 13.2 unvollständig, und die Steuerbehörde kann die Pauschalen als nicht belegt betrachten. Erstellen Sie für jeden Mitarbeitenden mit Pauschalspesen ein separates Formular E.
Fehler 5: Kreuzfeld bei Ziffer 15 vergessen
Das Kreuz bei Ziffer 15 signalisiert der Steuerbehörde, dass ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Fehlt es, wird Formular E möglicherweise nicht beachtet und die Pauschalspesen werden hinterfragt. Prüfen Sie insbesondere bei der elektronischen Übermittlung via ELM, ob das Feld korrekt gesetzt ist.
04.Häufige Fragen
Wo trage ich Pauschalspesen im Lohnausweis ein?
Pauschalspesen gehören in Ziffer 13.2 des Lohnausweises. Ziffer 13.2.1 ist für Auto- und Repräsentationspauschalen vorgesehen, Ziffer 13.2.2 für alle übrigen Pauschalspesen wie Verpflegung und Kleinspesen. Voraussetzung ist ein vom kantonalen Steueramt genehmigtes Spesenreglement.
Was ist der Unterschied zwischen Ziffer 13.1 und 13.2 im Lohnausweis?
Ziffer 13.1 ist für Effektivspesen bestimmt, also tatsächlich angefallene und belegte Auslagen. Ziffer 13.2 ist für Pauschalspesen vorgesehen, die auf einem genehmigten Spesenreglement basieren. Eine Vermischung der beiden Kategorien ist nicht zulässig.
Wann muss Formular E dem Lohnausweis beigelegt werden?
Formular E muss immer dann beigelegt werden, wenn Pauschalspesen in Ziffer 13.2 deklariert werden. Es bescheinigt die einzelnen Pauschalarten und deren Beträge. Ohne Formular E ist die Deklaration unvollständig und die Steuerbehörde kann die Pauschalen aufrechnen.
Was passiert, wenn kein genehmigtes Spesenreglement vorliegt?
Ohne genehmigtes Spesenreglement dürfen keine Pauschalspesen in Ziffer 13.2 eingetragen werden. Alle Pauschalzahlungen gelten dann als Lohnbestandteil, müssen in Ziffer 1 deklariert werden und unterliegen der Sozialversicherungspflicht. Das Reglement sollte rechtzeitig beim kantonalen Steueramt eingereicht werden.
Muss ich Pauschalspesen bei unterjährigem Eintritt anteilig berechnen?
Ja, bei unterjährigem Ein- oder Austritt wird die Pauschale pro rata berechnet. Tritt ein Mitarbeitender beispielsweise per 1. Juli ein, wird die Jahrespauschale halbiert. Im Lohnausweis wird der genäherte Jahresbetrag eingetragen, der dem effektiven Anspruchszeitraum entspricht.
Können Effektivspesen und Pauschalspesen gleichzeitig im Lohnausweis stehen?
Ja, eine Mischform ist zulässig und in der Praxis häufig. Effektivspesen werden in Ziffer 13.1 eingetragen, Pauschalspesen in Ziffer 13.2. Entscheidend ist, dass keine Doppeldeklaration erfolgt, also nicht dieselbe Ausgabe sowohl als Effektiv- als auch als Pauschalspese deklariert wird.