Pauschalspesen im Lohnausweis korrekt ausfüllen: Kreuz, Reglement und Sonderfälle
Pauschalspesen im Lohnausweis: nur Kreuz in Ziffer 13.1.1, keinen Betrag – Voraussetzung ist ein kantonal genehmigtes Spesenreglement. Trotzdem passieren bei der Deklaration regelmässig Fehler, die für Arbeitgeber und Mitarbeitende steuerliche Konsequenzen haben. Ein falsch ausgefüllter Lohnausweis kann dazu führen, dass Pauschalspesen als Lohnbestandteil aufgerechnet werden. Diese Anleitung zeigt HR-Verantwortlichen Schritt für Schritt, wie Ziffer 13.1.1 und die verwandten Felder 13.1.2 und 13.1.3 korrekt ausgefüllt werden.
01.Was in Ziffer 13.1.1 einzutragen ist
Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises ist für Pauschalspesen reserviert, die auf einem kantonal genehmigten Spesenreglement basieren. Die ESTV-Wegleitung 2026 schreibt vor, dass in diesem Feld ausschliesslich ein Kreuz gesetzt wird. Ein Betrag darf nicht eingetragen werden, da die Pauschale bereits durch das genehmigte Reglement legitimiert ist und keiner individuellen Offenlegung bedarf.
Fehlt das Kreuz in Ziffer 13.1.1, obwohl Pauschalspesen ausbezahlt werden, entsteht eine Lücke in der Deklaration. Das Steueramt kann die Zahlungen als verdeckten Lohn qualifizieren und nachbesteuern. Umgekehrt gilt: Wird ein Kreuz gesetzt, ohne dass ein genehmigtes Reglement vorliegt, ist die Deklaration ebenfalls fehlerhaft.
- Kreuz setzen: Genau ein Kreuz in Ziffer 13.1.1, wenn ein kantonal genehmigtes Spesenreglement vorliegt und Pauschalspesen ausbezahlt werden.
- Keinen Betrag eintragen: Die Höhe der Pauschale wird nicht im Lohnausweis ausgewiesen. Die Legitimation erfolgt über das Reglement.
- Konsequenz bei fehlendem Kreuz: Pauschalzahlungen ohne Kreuz in 13.1.1 können vom Steueramt als steuerpflichtiger Lohn behandelt werden.
02.Häufiger Fehler: Betrag statt Kreuz eintragen
Einer der häufigsten Fehler bei der Lohnausweis-Erstellung ist das Eintragen eines Betrags in Ziffer 13.1.1 anstelle eines Kreuzes. Dieser Fehler tritt besonders in Unternehmen auf, die den Lohnausweis manuell oder mit nicht spezialisierter Software erstellen. Die Folge: Das Steueramt interpretiert den deklarierten Betrag als zusätzlichen Lohnbestandteil und rechnet ihn dem steuerbaren Einkommen der Mitarbeitenden zu.
Die Korrektur eines fehlerhaften Lohnausweises ist bis Ende Februar des Folgejahres möglich. Arbeitgeber müssen in diesem Fall einen berichtigten Lohnausweis ausstellen und sowohl den Mitarbeitenden als auch dem zuständigen Steueramt zustellen. Je früher der Fehler erkannt wird, desto geringer ist der administrative Aufwand.
Betrag vs. Kreuz in Ziffer 13.1.1
Pauschalspesen und Lohnausweis-Deklaration digital verwalten mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Voraussetzung: kantonal genehmigtes Spesenreglement
Das Kreuz in Ziffer 13.1.1 darf nur gesetzt werden, wenn das Unternehmen über ein kantonal genehmigtes Spesenreglement verfügt. Die Genehmigung erfolgt durch die kantonale Steuerverwaltung am Sitz des Unternehmens. Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Ohne diese Genehmigung fehlt die rechtliche Grundlage für die steuerfreie Auszahlung von Pauschalspesen.
Zahlt ein Unternehmen Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement aus, müssen diese Beträge als Lohn unter Ziffer 1 des Lohnausweises deklariert werden. Sie unterliegen dann der Einkommenssteuer und den Sozialversicherungsabzügen. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zwar zur Spesenerstattung, regelt aber nicht die steuerliche Behandlung von Pauschalen.
- Mit genehmigtem Reglement: Kreuz in Ziffer 13.1.1 setzen. Pauschalspesen sind steuerfrei und sozialversicherungsfrei.
- Ohne genehmigtes Reglement: Pauschalspesen als Lohn unter Ziffer 1 deklarieren. Steuer- und Sozialversicherungspflicht.
- Reglement in Genehmigung: Solange die Genehmigung aussteht, dürfen Pauschalen nicht über Ziffer 13.1.1 deklariert werden.
04.Sonderfälle: Ziffer 13.1.2 und 13.1.3
Neben Ziffer 13.1.1 für allgemeine Pauschalspesen enthält der Lohnausweis zwei weitere Kästchen für spezifische Pauschalkategorien. Ziffer 13.1.2 betrifft Weiterbildungskosten, die der Arbeitgeber pauschal übernimmt. Ziffer 13.1.3 ist für Homeoffice-Spesen vorgesehen. Beide Felder funktionieren nach dem gleichen Prinzip: Kreuz setzen, keinen Betrag eintragen.
Übersicht Ziffer 13.1.1 bis 13.1.3
Werden mehrere Pauschalkategorien ausbezahlt, wird in jedem zutreffenden Feld ein separates Kreuz gesetzt. Es ist also möglich, dass ein Lohnausweis gleichzeitig Kreuze in 13.1.1, 13.1.2 und 13.1.3 enthält. Voraussetzung ist jeweils, dass die entsprechende Pauschale im genehmigten Spesenreglement geregelt ist.
05.Pauschalspesen im Lohnausweis deklarieren: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung richtet sich an HR-Verantwortliche und Lohnbuchhalter, die Pauschalspesen im Lohnausweis korrekt deklarieren möchten. Die Schritte gelten für den Lohnausweis ab Steuerjahr 2026 gemäss ESTV-Wegleitung.
Schritt 1: Genehmigungsstatus des Spesenreglements prüfen
Vor dem Ausfüllen des Lohnausweises muss sichergestellt sein, dass ein kantonal genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Prüfen Sie, ob die Genehmigung der kantonalen Steuerverwaltung schriftlich bestätigt wurde und ob das Reglement für das betreffende Steuerjahr gültig ist. Seit 2026 müssen Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
- Genehmigungsschreiben: Liegt die schriftliche Genehmigung der kantonalen Steuerverwaltung vor?
- Gültigkeitszeitraum: Deckt die Genehmigung das aktuelle Steuerjahr ab?
- SSK-Konformität: Entspricht das Reglement den SSK-Mustervorlagen (Präzisierung 2026)?
Schritt 2: Pauschalkategorien pro Mitarbeitende identifizieren
Ermitteln Sie für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter, welche Pauschalkategorien im abgelaufenen Jahr ausbezahlt wurden. Nicht alle Mitarbeitenden erhalten zwingend dieselben Pauschalen. Prüfen Sie anhand der Lohnbuchhaltung, ob allgemeine Pauschalspesen, Weiterbildungspauschalen oder Homeoffice-Pauschalen geflossen sind.
Zuordnung Pauschalkategorie zu Lohnausweis-Ziffer
Schritt 3: Kreuz in der zutreffenden Ziffer setzen
Setzen Sie in Ziffer 13.1.1 ein Kreuz, wenn allgemeine Pauschalspesen ausbezahlt wurden. Tragen Sie keinen Betrag ein. Das Kreuz bestätigt gegenüber dem Steueramt, dass die Pauschale auf einem genehmigten Reglement basiert. Wurden zusätzlich Weiterbildungs- oder Homeoffice-Pauschalen bezahlt, setzen Sie auch in Ziffer 13.1.2 bzw. 13.1.3 ein Kreuz.
Achten Sie darauf, dass wirklich nur ein Kreuz und kein Betrag im Feld steht. Viele Lohnprogramme bieten ein Freitextfeld an, das versehentlich mit einer Zahl befüllt werden kann. Kontrollieren Sie die Eingabe vor dem Drucken oder der elektronischen Übermittlung.
Schritt 4: Effektivspesen separat in Ziffer 13.2 deklarieren
Werden neben den Pauschalspesen auch Effektivspesen (gegen Beleg) erstattet, müssen diese separat in Ziffer 13.2 des Lohnausweises eingetragen werden. Hier wird im Gegensatz zu Ziffer 13.1.1 der tatsächliche Betrag angegeben. Typische Effektivspesen sind Hotelkosten, Flugtickets oder Kundeneinladungen, die über die Pauschale hinausgehen.
- Ziffer 13.1.1: Pauschalspesen: nur Kreuz, kein Betrag.
- Ziffer 13.2: Effektivspesen: Betrag in Franken eintragen.
- Kombination: Kreuz in 13.1.1 und Betrag in 13.2 können im selben Lohnausweis vorkommen.
Schritt 5: Lohnausweis gegenlesen und auf Konsistenz prüfen
Vor der Freigabe sollte jeder Lohnausweis von einer zweiten Person gegengelesen werden. Prüfen Sie insbesondere, ob in Ziffer 13.1.1 tatsächlich nur ein Kreuz und kein Betrag steht. Vergleichen Sie die Angaben mit dem genehmigten Spesenreglement und der Lohnbuchhaltung. Stimmen die deklarierten Pauschalkategorien mit den tatsächlich ausbezahlten Pauschalen überein?
- Kreuz in 13.1.1 vorhanden, kein Betrag eingetragen?
- Genehmigtes Spesenreglement deckt alle angekreuzten Kategorien ab?
- Effektivspesen korrekt in Ziffer 13.2 mit Betrag deklariert?
- Keine Doppeldeklaration von Pauschalen und Effektivspesen für dieselbe Kategorie?
Schritt 6: Lohnausweis fristgerecht zustellen
Der Lohnausweis muss den Mitarbeitenden bis Ende Januar des Folgejahres zugestellt werden. Die Zustellung an die kantonale Steuerverwaltung erfolgt gemäss den kantonalen Fristen, in der Regel ebenfalls bis Ende Januar oder auf Anforderung. Bewahren Sie eine Kopie des Lohnausweises zusammen mit dem genehmigten Spesenreglement auf, um bei Rückfragen des Steueramts auskunftsfähig zu sein.
Wird nach der Zustellung ein Fehler entdeckt, muss ein berichtigter Lohnausweis erstellt und bis spätestens Ende Februar des Folgejahres an Mitarbeitende und Steueramt versandt werden. Kennzeichnen Sie den korrigierten Lohnausweis deutlich als Korrektur.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Betrag statt Kreuz in Ziffer 13.1.1 eingetragen
Wird ein Frankenbetrag statt eines Kreuzes eingetragen, interpretiert das Steueramt die Pauschale als zusätzlichen Lohn. Die Mitarbeitenden müssen den Betrag als Einkommen versteuern. Korrigieren Sie den Lohnausweis bis Ende Februar des Folgejahres und stellen Sie ihn erneut zu.
Fehler 2: Kreuz gesetzt ohne genehmigtes Spesenreglement
Ohne kantonal genehmigtes Reglement ist das Kreuz in Ziffer 13.1.1 nicht zulässig. Das Steueramt kann die gesamte Pauschale als steuerpflichtigen Lohn aufrechnen. Holen Sie die Genehmigung nach oder deklarieren Sie die Pauschale unter Ziffer 1 als Lohn.
Fehler 3: Pauschal- und Effektivspesen derselben Kategorie doppelt deklariert
Wenn für dieselbe Spesenkategorie sowohl eine Pauschale als auch Effektivspesen deklariert werden, liegt eine Doppelentschädigung vor. Das Steueramt kann den übersteigenden Teil als Lohn qualifizieren. Stellen Sie sicher, dass Pauschalen und Effektivspesen unterschiedliche Kategorien abdecken.
Fehler 4: Ziffer 13.1.2 oder 13.1.3 vergessen
Werden Weiterbildungs- oder Homeoffice-Pauschalen ausbezahlt, aber die entsprechenden Kästchen nicht angekreuzt, fehlt die Deklaration. Die Pauschalen können als Lohn nachbesteuert werden. Prüfen Sie systematisch alle drei Ziffern 13.1.1 bis 13.1.3.
Fehler 5: Korrektur des Lohnausweises nach Frist versäumt
Wird ein Fehler erst nach Ende Februar des Folgejahres bemerkt, ist die reguläre Korrekturfrist abgelaufen. Eine nachträgliche Korrektur ist zwar möglich, erfordert aber eine Abstimmung mit dem Steueramt und verursacht erheblichen Mehraufwand. Führen Sie die Kontrolle deshalb frühzeitig durch.
07.Häufige Fragen
Wie viele Kreuze darf ein Lohnausweis in Ziffer 13.1 haben?
Ein Lohnausweis kann gleichzeitig Kreuze in Ziffer 13.1.1, 13.1.2 und 13.1.3 enthalten. Jede Ziffer steht für eine eigene Pauschalkategorie. Voraussetzung ist, dass das genehmigte Spesenreglement alle angekreuzten Kategorien abdeckt.
Was passiert, wenn ich versehentlich einen Betrag in Ziffer 13.1.1 eintrage?
Das Steueramt kann den eingetragenen Betrag als steuerpflichtigen Lohn qualifizieren. Sie müssen einen berichtigten Lohnausweis ausstellen und diesen bis Ende Februar des Folgejahres an Mitarbeitende und Steueramt zustellen. Kennzeichnen Sie die Korrektur deutlich.
Darf ich Pauschalspesen im Lohnausweis deklarieren, wenn das Reglement noch in Genehmigung ist?
Nein. Solange die kantonale Genehmigung nicht schriftlich vorliegt, dürfen Pauschalspesen nicht über Ziffer 13.1.1 deklariert werden. Die Pauschalen müssen in diesem Fall als Lohn unter Ziffer 1 ausgewiesen werden.
Muss ich Pauschalspesen im Lohnausweis betragsmässig offenlegen?
Nein. Bei einem genehmigten Spesenreglement genügt das Kreuz in Ziffer 13.1.1. Der Betrag der Pauschale wird nicht im Lohnausweis ausgewiesen. Die Legitimation erfolgt über das genehmigte Reglement, nicht über den Lohnausweis.
Können Pauschalspesen und Effektivspesen im selben Lohnausweis vorkommen?
Ja. Pauschalspesen werden mit einem Kreuz in Ziffer 13.1.1 deklariert, Effektivspesen mit dem Betrag in Ziffer 13.2. Beide Einträge dürfen im selben Lohnausweis stehen, sofern sie unterschiedliche Spesenkategorien betreffen und keine Doppelentschädigung vorliegt.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 als Pauschalspese für Ziffer 13.1.1?
Die Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 2026) kann Teil des genehmigten Spesenreglements sein. Ist sie im Reglement als Pauschale definiert, wird sie über das Kreuz in Ziffer 13.1.1 abgedeckt. Wird sie hingegen als Effektivspese auf Basis gefahrener Kilometer abgerechnet, gehört der Betrag in Ziffer 13.2.