Pauschalspesen im Lohnausweis korrekt ausfüllen: Kreuz, Reglement und Sonderfälle
Pauschalspesen im Lohnausweis: Pauschalen für Zeitabschnitte gehören immer mit Betrag in Ziffer 13.2 – auch mit kantonal genehmigtem Spesenreglement; ein Kreuz in Ziffer 13.1.1 gibt es nur für effektive Spesen und Einzelfallpauschalen nach Rz 52. Trotzdem passieren bei der Deklaration regelmässig Fehler, die für Arbeitgeber und Mitarbeitende steuerliche Konsequenzen haben. Ein falsch ausgefüllter Lohnausweis kann dazu führen, dass Pauschalspesen als Lohnbestandteil aufgerechnet werden. Diese Anleitung zeigt HR-Verantwortlichen Schritt für Schritt, wie die Unterziffern 13.2.1 bis 13.2.3 und die verwandten Felder korrekt ausgefüllt werden.
01.Was in Ziffer 13.2 einzutragen ist
Pauschale Spesenvergütungen für einen Zeitabschnitt – etwa monatliche Auto- oder Repräsentationspauschalen – sind gemäss Rz 55 der Wegleitung 2026 bei allen Arbeitnehmenden betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben, auch wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Sie müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Einzelfallpauschalen nach Rz 52 fallen nicht darunter.
Fehlt der Betrag in Ziffer 13.2, obwohl Pauschalspesen ausbezahlt werden, entsteht eine Lücke in der Deklaration. Das Steueramt kann die Zahlungen als verdeckten Lohn qualifizieren und nachbesteuern. Das Kreuz in Ziffer 13.1.1 betrifft dagegen nur effektive Spesen und Einzelfallpauschalen, die alle Vorgaben von Rz 52 einhalten.
- Betrag eintragen: Jahresbetrag der Pauschale in der passenden Unterziffer 13.2.1, 13.2.2 oder 13.2.3.
- Genehmigtes Reglement vermerken: Liegt ein genehmigtes Reglement vor, gehört in Ziffer 15 der Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY am ... genehmigt».
- Konsequenz bei fehlendem Betrag: Nicht deklarierte Pauschalzahlungen können vom Steueramt als steuerpflichtiger Lohn behandelt werden.
02.Häufiger Fehler: Kreuz statt Betrag
Einer der häufigsten Fehler bei der Lohnausweis-Erstellung ist, Pauschalen für Zeitabschnitte nur mit einem Kreuz in Ziffer 13.1.1 zu deklarieren statt mit dem Betrag in Ziffer 13.2. Dieser Fehler tritt besonders in Unternehmen auf, die den Lohnausweis manuell oder mit nicht spezialisierter Software erstellen. Die Folge: Die Pauschale ist nicht deklariert, und das Steueramt kann sie dem steuerbaren Einkommen der Mitarbeitenden zurechnen.
Die Korrektur eines fehlerhaften Lohnausweises ist bis Ende Februar des Folgejahres möglich. Arbeitgeber müssen in diesem Fall einen berichtigten Lohnausweis ausstellen und sowohl den Mitarbeitenden als auch dem zuständigen Steueramt zustellen. Je früher der Fehler erkannt wird, desto geringer ist der administrative Aufwand.
Betrag vs. Kreuz bei Pauschalspesen
Pauschalspesen und Lohnausweis-Deklaration digital verwalten mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Rolle des genehmigten Spesenreglements
Ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement ist keine Voraussetzung für Pauschalspesen, schafft aber Rechtssicherheit (Rz 59 der Wegleitung). Die Genehmigung erfolgt durch die Steuerverwaltung am Sitz des Unternehmens; die Wegleitung empfiehlt, das Reglement nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen. Mit genehmigtem Reglement wird in Ziffer 15 der Genehmigungsvermerk angebracht und in Ziffer 13.1.1 kein Kreuz gesetzt; die Pauschalen bleiben in Ziffer 13.2 betragsmässig anzugeben.
Zahlt ein Unternehmen Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement aus, sind diese ebenfalls in Ziffer 13.2 anzugeben und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Ohne Genehmigung fehlt die Rechtssicherheit: Überhöhte oder nicht begründbare Pauschalen können Steuerbehörde und AHV als Lohn aufrechnen. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zwar zur Spesenerstattung, regelt aber nicht die steuerliche Behandlung von Pauschalen.
- Mit genehmigtem Reglement: Betrag in Ziffer 13.2, Vermerk in Ziffer 15. Pauschalen im genehmigten Rahmen sind steuer- und sozialversicherungsfrei.
- Ohne genehmigtes Reglement: Betrag in Ziffer 13.2. Steuerfrei, soweit die Pauschale in etwa den effektiven Auslagen entspricht; überhöhte Teile können als Lohn aufgerechnet werden.
- Reglement in Genehmigung: Pauschalen betragsmässig in Ziffer 13.2 angeben; der Vermerk in Ziffer 15 setzt die erteilte Genehmigung voraus.
04.Sonderfälle: Homeoffice, Weiterbildung und Expatriates
Neben Repräsentations- und Autopauschalen gibt es weitere Sonderfälle. Eine pauschale Kostenbeteiligung an Homeoffice oder Co-Working gehört in Ziffer 13.2.3 (übrige Pauschalspesen) mit Angabe der Art; effektiv gegen Beleg vergütete Kosten für einen externen Arbeitsplatz gehören in Ziffer 13.1.2 mit dem Vermerk «Spesen für externen Arbeitsplatz». Beiträge an die berufsorientierte Aus- und Weiterbildung werden in Ziffer 13.3 angegeben. Pauschal vergütete Berufskosten von Expatriates gehören nicht in Ziffer 13, sondern in Ziffer 2.3.
Übersicht Pauschalspesen und Sonderfälle in Ziffer 13
Werden mehrere Pauschalkategorien ausbezahlt, wird jede in ihrer Unterziffer betragsmässig angegeben. Bei mehreren übrigen Pauschalen wird in Ziffer 13.2.3 die Summe eingetragen und die Art der Leistungen angegeben.
05.Pauschalspesen im Lohnausweis deklarieren: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung richtet sich an HR-Verantwortliche und Lohnbuchhalter, die Pauschalspesen im Lohnausweis korrekt deklarieren möchten. Die Schritte gelten für den Lohnausweis ab Steuerjahr 2026 gemäss ESTV-Wegleitung.
Schritt 1: Genehmigungsstatus des Spesenreglements prüfen
Prüfen Sie vor dem Ausfüllen, ob ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement vorliegt und für das betreffende Steuerjahr gilt. Davon hängt ab, ob in Ziffer 15 der Genehmigungsvermerk anzubringen ist. Pauschalen sind auch ohne genehmigtes Reglement zulässig; sie müssen dann aber in etwa den effektiven Auslagen entsprechen, und es fehlt die Rechtssicherheit. Die Wegleitung empfiehlt, Reglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen.
- Genehmigungsschreiben: Liegt die schriftliche Genehmigung der kantonalen Steuerverwaltung vor?
- Gültigkeitszeitraum: Deckt die Genehmigung das aktuelle Steuerjahr ab?
- SSK-Konformität: Entspricht das Reglement den SSK-Mustervorlagen?
Schritt 2: Pauschalkategorien pro Mitarbeitende identifizieren
Ermitteln Sie für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter, welche Pauschalkategorien im abgelaufenen Jahr ausbezahlt wurden. Nicht alle Mitarbeitenden erhalten zwingend dieselben Pauschalen. Prüfen Sie anhand der Lohnbuchhaltung, ob Repräsentations-, Auto- oder übrige Pauschalen (z. B. eine Homeoffice-Kostenbeteiligung) geflossen sind und ob daneben Einzelfallpauschalen nach Rz 52 vergütet wurden.
Zuordnung Pauschalkategorie zu Lohnausweis-Ziffer
Schritt 3: Betrag in der zutreffenden Unterziffer von 13.2 eintragen
Tragen Sie die im Jahr ausbezahlten Pauschalen für Zeitabschnitte als Betrag in Franken ein: Repräsentation in Ziffer 13.2.1, Auto in Ziffer 13.2.2, übrige Pauschalen in Ziffer 13.2.3 mit Angabe der Art. Das gilt auch bei genehmigtem Spesenreglement (Rz 55 der Wegleitung). Die Pauschalen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
Achten Sie darauf, dass Pauschalen für Zeitabschnitte nicht nur mit einem Kreuz in Ziffer 13.1.1 deklariert werden – dieses Kreuz gilt ausschliesslich für effektive Spesen und Einzelfallpauschalen, die alle Vorgaben von Rz 52 einhalten. Kontrollieren Sie die Eingabe vor dem Drucken oder der elektronischen Übermittlung.
Schritt 4: Effektivspesen separat in Ziffer 13.1 deklarieren
Werden neben den Pauschalspesen auch Effektivspesen (gegen Beleg) erstattet, gehören diese in Ziffer 13.1: Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen in Ziffer 13.1.1, übrige effektive Spesen in Ziffer 13.1.2. Werden alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt in Ziffer 13.1.1 ein Kreuz; liegt ein genehmigtes Reglement vor, entfällt die Angabe der effektiven Spesen. Typische Effektivspesen sind Hotelkosten, Flugtickets oder Kundeneinladungen.
- Ziffer 13.2: Pauschalspesen für Zeitabschnitte: Betrag in Franken eintragen.
- Ziffer 13.1.1: Effektivspesen und Einzelfallpauschalen: Kreuz bei Einhaltung von Rz 52, sonst Betrag.
- Kombination: Betrag in 13.2 und Kreuz oder Betrag in 13.1.1 können im selben Lohnausweis vorkommen.
Schritt 5: Lohnausweis gegenlesen und auf Konsistenz prüfen
Vor der Freigabe sollte jeder Lohnausweis von einer zweiten Person gegengelesen werden. Prüfen Sie insbesondere, ob die Pauschalen als Betrag in Ziffer 13.2 stehen und ob das Kreuz in Ziffer 13.1.1 nur bei Einhaltung von Rz 52 gesetzt ist. Vergleichen Sie die Angaben mit dem Spesenreglement und der Lohnbuchhaltung. Stimmen die deklarierten Pauschalbeträge mit den tatsächlich ausbezahlten Pauschalen überein?
- Pauschalen als Jahresbetrag in Ziffer 13.2 eingetragen?
- Bei genehmigtem Spesenreglement: Vermerk in Ziffer 15 angebracht und kein Kreuz in Ziffer 13.1.1?
- Effektivspesen korrekt in Ziffer 13.1 deklariert?
- Keine Doppeldeklaration von Pauschalen und Effektivspesen für dieselbe Kategorie?
Schritt 6: Lohnausweis fristgerecht zustellen
Der Lohnausweis muss den Mitarbeitenden bis Ende Januar des Folgejahres zugestellt werden. Die Zustellung an die kantonale Steuerverwaltung erfolgt gemäss den kantonalen Fristen, in der Regel ebenfalls bis Ende Januar oder auf Anforderung. Bewahren Sie eine Kopie des Lohnausweises zusammen mit dem genehmigten Spesenreglement auf, um bei Rückfragen des Steueramts auskunftsfähig zu sein.
Wird nach der Zustellung ein Fehler entdeckt, muss ein berichtigter Lohnausweis erstellt und bis spätestens Ende Februar des Folgejahres an Mitarbeitende und Steueramt versandt werden. Bringen Sie im korrigierten Lohnausweis in Ziffer 15 den Vermerk «Dieser Lohnausweis ersetzt den Lohnausweis vom XX.XX.XXXX» an.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreuz statt Betrag für Pauschalspesen
Wird für eine Pauschale nur ein Kreuz in Ziffer 13.1.1 gesetzt, fehlt die Betragsangabe in Ziffer 13.2, und das Steueramt kann die Pauschale als zusätzlichen Lohn behandeln. Die Mitarbeitenden müssen den Betrag dann als Einkommen versteuern. Korrigieren Sie den Lohnausweis bis Ende Februar des Folgejahres und stellen Sie ihn erneut zu.
Fehler 2: Kreuz in Ziffer 13.1.1 trotz genehmigtem Spesenreglement
Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, wird in Ziffer 13.1.1 kein Kreuz gesetzt, sondern in Ziffer 15 der Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY am ... genehmigt» angebracht. Ohne Genehmigung ist das Kreuz nur zulässig, wenn alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind. Pauschalen gehören in beiden Fällen betragsmässig in Ziffer 13.2.
Fehler 3: Pauschal- und Effektivspesen derselben Kategorie doppelt deklariert
Wenn für dieselbe Spesenkategorie sowohl eine Pauschale als auch Effektivspesen deklariert werden, liegt eine Doppelentschädigung vor. Das Steueramt kann den übersteigenden Teil als Lohn qualifizieren. Stellen Sie sicher, dass Pauschalen und Effektivspesen unterschiedliche Kategorien abdecken.
Fehler 4: Homeoffice- oder Weiterbildungsvergütungen falsch zugeordnet
Pauschale Homeoffice-Beteiligungen gehören in Ziffer 13.2.3, effektiv vergütete Kosten für einen externen Arbeitsplatz in Ziffer 13.1.2 mit dem Vermerk «Spesen für externen Arbeitsplatz», Weiterbildungsbeiträge in Ziffer 13.3. Fehlt die Deklaration, können die Beträge als Lohn nachbesteuert werden. Prüfen Sie diese Positionen systematisch.
Fehler 5: Korrektur des Lohnausweises nach Frist versäumt
Wird ein Fehler erst nach Ende Februar des Folgejahres bemerkt, ist die reguläre Korrekturfrist abgelaufen. Eine nachträgliche Korrektur ist zwar möglich, erfordert aber eine Abstimmung mit dem Steueramt und verursacht erheblichen Mehraufwand. Führen Sie die Kontrolle deshalb frühzeitig durch.
07.Häufige Fragen
Werden mehrere Pauschalarten im Lohnausweis separat ausgewiesen?
Ja. Pauschale Repräsentationsspesen gehören in Ziffer 13.2.1, pauschale Autospesen in Ziffer 13.2.2 und übrige Pauschalspesen in Ziffer 13.2.3 – jeweils mit Betrag. In Ziffer 13.2.3 wird bei mehreren Leistungen die Summe eingetragen und die Art angegeben. Ein Kreuz gibt es nur in Ziffer 13.1.1 für effektive Spesen und Einzelfallpauschalen nach Rz 52.
Was passiert, wenn ich Pauschalspesen nur mit einem Kreuz in Ziffer 13.1.1 deklariere?
Dann fehlt die vorgeschriebene Betragsangabe in Ziffer 13.2, und das Steueramt kann die Pauschale als steuerpflichtigen Lohn behandeln. Sie müssen einen berichtigten Lohnausweis ausstellen und diesen bis Ende Februar des Folgejahres an Mitarbeitende und Steueramt zustellen. Im neuen Lohnausweis gehört in Ziffer 15 der Vermerk «Dieser Lohnausweis ersetzt den Lohnausweis vom ...».
Darf ich Pauschalspesen im Lohnausweis deklarieren, wenn das Reglement noch in Genehmigung ist?
Ja. Pauschalen für Zeitabschnitte sind ohnehin betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Den Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY am ... genehmigt» in Ziffer 15 dürfen Sie aber erst anbringen, wenn die Genehmigung erteilt ist. Bis dahin fehlt die Rechtssicherheit eines genehmigten Reglements.
Muss ich Pauschalspesen im Lohnausweis betragsmässig offenlegen?
Ja. Pauschale Spesenvergütungen für Zeitabschnitte sind bei allen Arbeitnehmenden betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben – auch bei genehmigtem Spesenreglement (Rz 55 der Wegleitung). Ausgenommen sind Einzelfallpauschalen nach Rz 52, etwa bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit oder Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag; hier genügt bei Einhaltung aller Vorgaben ein Kreuz in Ziffer 13.1.1.
Können Pauschalspesen und Effektivspesen im selben Lohnausweis vorkommen?
Ja. Pauschalspesen werden mit dem Betrag in Ziffer 13.2 deklariert, Effektivspesen in Ziffer 13.1 (bei Einhaltung von Rz 52 mit Kreuz in 13.1.1). Beide Einträge dürfen im selben Lohnausweis stehen, sofern sie unterschiedliche Spesenkategorien betreffen und keine Doppelentschädigung vorliegt.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 als Pauschalspese für Ziffer 13.1.1?
Eine Vergütung von höchstens CHF 0.75 pro gefahrenen Kilometer ist eine effektive Spese im Sinne von Rz 52: Sind alle Vorgaben eingehalten, genügt ein Kreuz in Ziffer 13.1.1. Wird dagegen eine fixe monatliche Autopauschale ausbezahlt, ist das eine Pauschale für einen Zeitabschnitt und gehört betragsmässig in Ziffer 13.2.2.