TCS Kilometerentschädigung: Vergleich mit ESTV-Pauschale und Steuerfolgen

Der TCS (Touring Club Schweiz) veröffentlicht jedes Jahr eine detaillierte Kilometerkosten-Tabelle für verschiedene Fahrzeugkategorien. Diese Berechnung bildet die tatsächlichen Vollkosten eines Fahrzeugs ab und liegt damit deutlich über der steuerlich anerkannten ESTV-Pauschale. Die TCS-Tabelle dient als Orientierungshilfe für Privatpersonen und Unternehmen, die wissen möchten, was ein Kilometer mit dem eigenen Fahrzeug wirklich kostet.

• Abschreibung: Der grösste Kostenblock: Der TCS rechnet den Wertverlust des Fahrzeugs über die Nutzungsdauer ein, was je nach Neupreis und Haltedauer erheblich variiert.
• Versicherung: Haftpflicht-, Vollkasko- und Teilkaskoprämien fliessen in die Berechnung ein. Höhere Fahrzeugklassen verursachen entsprechend höhere Prämien.
• Treibstoff: Benzin-, Diesel- oder Stromkosten werden auf Basis aktueller Durchschnittspreise und des Normverbrauchs der jeweiligen Fahrzeugkategorie berechnet.
• Unterhalt und Reparaturen: Service, Reifenwechsel, Verschleissteile und unvorhergesehene Reparaturen werden als Durchschnittswert pro Kilometer eingerechnet.
• Weitere Kosten: Strassenverkehrssteuer, Autobahnvignette, Parkgebühren und Finanzierungskosten ergänzen die Vollkostenrechnung.

Bei Kleinwagen können die tatsächlichen Kosten unter oder nahe bei CHF 0.75/km liegen. Ab der Mittelklasse übersteigen die TCS-Werte die ESTV-Pauschale jedoch regelmässig und teils deutlich. Die TCS-Berechnung ist methodisch fundiert, hat aber keine steuerrechtliche Verbindlichkeit.

Die ESTV-Pauschale und die TCS-Kilometerkosten verfolgen unterschiedliche Zwecke. Die ESTV legt mit CHF 0.75/km (gültig ab 1. Januar 2026, zuvor CHF 0.70/km) einen pauschalen Ansatz fest, der steuerlich als Auslagenersatz anerkannt wird. Der TCS hingegen bildet die tatsächlichen Betriebskosten ab, die je nach Fahrzeug erheblich höher ausfallen.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Konsequenz: Ein Mitarbeiter fährt monatlich 500 Geschäftskilometer mit seinem Mittelklassewagen. Der Arbeitgeber erstattet CHF 1.00/km auf Basis der TCS-Tabelle. Pro Monat erhält der Mitarbeiter CHF 500.–. Steuerlich anerkannt sind jedoch nur CHF 375.– (500 km x CHF 0.75). Die Differenz von CHF 125.– pro Monat, also CHF 1'500.– pro Jahr, muss als steuerpflichtiger Lohn im Lohnausweis unter Ziffer 1 deklariert werden und unterliegt auch den Sozialversicherungsabzügen.

Obwohl die TCS-Kilometerkosten steuerlich nicht massgebend sind, haben sie in der Praxis durchaus ihren Platz. Arbeitnehmer und Arbeitgeber können die TCS-Tabelle in verschiedenen Situationen sinnvoll einsetzen.

• Interne Kostenrechnung: Für die betriebliche Kalkulation von Projektkosten, Offerten oder Kundenverrechnungen bilden die TCS-Ansätze die tatsächlichen Fahrzeugkosten realistischer ab als die ESTV-Pauschale. KMU können so ihre Vollkosten korrekt ermitteln.
• Verhandlungsgrundlage gegenüber dem Arbeitgeber: Arbeitnehmer, die regelmässig ihr Privatfahrzeug geschäftlich nutzen, können mit der TCS-Tabelle belegen, dass CHF 0.75/km die tatsächlichen Kosten nicht decken. Dies kann als Argument für eine höhere Erstattung oder eine Anpassung der Arbeitsbedingungen dienen.
• Höhere Erstattung mit korrekter Deklaration: Rechtlich steht es dem Arbeitgeber frei, mehr als CHF 0.75/km zu erstatten. Voraussetzung ist, dass die Differenz korrekt als Lohn deklariert und die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge abgerechnet werden. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zum Ersatz aller notwendigen Auslagen, definiert aber keinen festen Betrag.
• Steuererklärung des Arbeitnehmers: Erstattet der Arbeitgeber weniger als die tatsächlichen Kosten, kann der Arbeitnehmer unter Umständen die Differenz als Berufsauslagen in der Steuererklärung geltend machen. Die kantonale Praxis variiert, und die TCS-Tabelle kann als Nachweis der effektiven Kosten dienen.

Wichtig ist die klare Trennung: Für die Lohnbuchhaltung und den Lohnausweis gilt ausschliesslich die ESTV-Pauschale als Massstab. Die TCS-Ansätze sind ein betriebswirtschaftliches Hilfsmittel, kein steuerrechtlicher Referenzwert.

Für KMU empfiehlt sich ein pragmatischer Ansatz: Im Spesenreglement wird die ESTV-Pauschale von CHF 0.75/km als Standardsatz verankert. Damit ist die steuerliche Konformität sichergestellt, der administrative Aufwand bleibt gering, und es entstehen keine Deklarationspflichten für Mehrerstattungen.

• Spesenreglement klar formulieren: Der Kilometersatz von CHF 0.75/km sollte explizit im genehmigten Spesenreglement stehen. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km brauchen keine neue Genehmigung durch die Steuerbehörde, sollten aber bei nächster Gelegenheit aktualisiert werden.
• Mitarbeitende informieren: Wenn Mitarbeitende eine höhere Erstattung wünschen, sollte der Arbeitgeber transparent kommunizieren, dass die Differenz zu CHF 0.75/km als steuerpflichtiger Lohn behandelt wird und Sozialversicherungsabzüge anfallen.
• Alternative Lösungen prüfen: Bei Mitarbeitenden mit hoher Kilometerleistung kann ein Geschäftsfahrzeug oder ein Mobilitätsbeitrag wirtschaftlicher sein als eine Kilometerentschädigung über dem ESTV-Ansatz.
• Lohnbuchhaltung korrekt führen: Wird dennoch mehr als CHF 0.75/km erstattet, muss die Differenz in der Lohnbuchhaltung als Lohnbestandteil erfasst, im Lohnausweis unter Ziffer 1 deklariert und bei den Sozialversicherungen abgerechnet werden.

Ein Rechenbeispiel zeigt den Mehraufwand: Erstattet ein KMU fünf Aussendienst-Mitarbeitenden je CHF 1.00/km statt CHF 0.75/km bei durchschnittlich 10'000 km pro Jahr, ergibt sich eine Mehrerstattung von CHF 2'500.– pro Person. Auf diese CHF 12'500.– insgesamt fallen zusätzlich Arbeitgeberbeiträge für AHV/IV/EO/ALV von rund 6.4 % an, also ca. CHF 800.– pro Jahr. Dazu kommt der administrative Aufwand für die korrekte Deklaration.