Kilometerentschädigung Änderung 2026: Neuer Ansatz, Hintergrund und Umsetzung
Ab dem 1. Januar 2026 beträgt die steuerlich anerkannte Kilometerentschädigung für Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug CHF 0.75 statt bisher CHF 0.70. Die Erhöhung um 5 Rappen pro Kilometer ist die erste Anpassung seit mehreren Jahren und spiegelt die gestiegenen Gesamtkosten der Fahrzeughaltung wider.
Für Unternehmen stellt sich die Frage, ob bestehende Spesenreglemente angepasst werden müssen und ab wann der neue Satz gilt. Die Antwort: Der neue Ansatz gilt prospektiv für Fahrten ab 2026. Wer ein genehmigtes Reglement mit CHF 0.70 hat, muss dieses nicht neu einreichen, sollte aber prüfen, ob eine freiwillige Anpassung sinnvoll ist.
01.Was hat sich bei der Kilometerentschädigung 2026 geändert?
Die zentrale Änderung betrifft den steuerlich anerkannten Pauschalsatz für Geschäftsfahrten mit dem privaten Personenwagen. Gemäss der ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis ab 1. Januar 2026 steigt dieser Satz von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer. Der Ansatz deckt sämtliche Kosten ab, die durch die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs entstehen: Treibstoff, Versicherung, Abschreibung, Unterhalt, Reifen und Steuern.
Kilometerentschädigung Privatfahrzeug: Vergleich 2025 und 2026
Für Motorräder und Fahrräder gelten weiterhin separate, tiefere Ansätze. Die Änderung betrifft ausschliesslich die Pauschale für Personenwagen. Wer effektive Kosten statt der Pauschale abrechnet, ist von der Anpassung nicht direkt betroffen, sollte aber beachten, dass die Steuerbehörden den Pauschalsatz als Plausibilitätsgrenze heranziehen.
02.Hintergrund der Anpassung: Warum steigt der Satz?
Die Kilometerentschädigung orientiert sich an den durchschnittlichen Vollkosten eines Personenwagens in der Schweiz. Der TCS (Touring Club Schweiz) publiziert regelmässig Berechnungen zu den Kilometerkosten verschiedener Fahrzeugkategorien. Diese Berechnungen fliessen in die Festlegung des steuerlich anerkannten Pauschalsatzes ein, auch wenn die ESTV den Satz eigenständig in der Wegleitung zum Lohnausweis festlegt.
- Versicherungsprämien: Die Motorfahrzeugversicherungen in der Schweiz sind in den letzten Jahren spürbar teurer geworden. Höhere Schadenssummen und steigende Reparaturkosten bei modernen Fahrzeugen treiben die Prämien.
- Abschreibung und Wertverlust: Neuwagenpreise sind gestiegen, unter anderem durch strengere Emissionsvorschriften und höhere Ausstattungsstandards. Der Wertverlust pro Kilometer fällt dadurch höher aus.
- Unterhalts- und Reparaturkosten: Moderne Fahrzeugtechnik mit Assistenzsystemen und komplexer Elektronik verteuert Reparaturen. Auch Reifenpreise und Servicekosten sind gestiegen.
- Treibstoffpreise: Obwohl die Benzin- und Dieselpreise seit den Spitzen von 2022 wieder gesunken sind, liegen sie weiterhin über dem Niveau, das dem bisherigen Satz von CHF 0.70 zugrunde lag.
Die Anpassung um 5 Rappen mag gering erscheinen, summiert sich aber bei Vielfahrern erheblich. Ein Aussendienst-Mitarbeitender mit 20 000 Geschäftskilometern pro Jahr erhält neu CHF 15 000 statt CHF 14 000 — eine Differenz von CHF 1 000 jährlich. Für das Unternehmen bleibt diese Entschädigung steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern sie den Pauschalsatz nicht übersteigt.
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Mehr erfahren →03.Anwendung in der Praxis: Prospektiv, nicht rückwirkend
Der neue Satz von CHF 0.75 gilt prospektiv ab dem 1. Januar 2026. Geschäftsfahrten, die vor diesem Datum stattgefunden haben, werden weiterhin mit CHF 0.70 pro Kilometer entschädigt. Eine rückwirkende Anwendung auf das Jahr 2025 ist nicht vorgesehen und wäre steuerlich nicht korrekt.
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die Höhe der Kilometerentschädigung kann im Arbeitsvertrag, in einem Spesenreglement oder durch betriebliche Übung festgelegt werden. Der ESTV-Pauschalsatz ist dabei kein gesetzliches Minimum, sondern der steuerlich anerkannte Höchstansatz für die pauschale Abrechnung ohne Einzelnachweis.
- Genehmigtes Reglement mit CHF 0.70: Das Reglement bleibt gültig. Eine erneute Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung ist nicht erforderlich. Das Unternehmen kann den Satz intern auf CHF 0.75 anheben, ohne das Reglement neu einreichen zu müssen, solange der ESTV-Höchstansatz nicht überschritten wird.
- Reglement mit fixem Verweis auf ESTV-Satz: Enthält das Spesenreglement eine dynamische Verweisung auf den jeweils gültigen ESTV-Ansatz, gilt ab 2026 automatisch CHF 0.75. Kein Handlungsbedarf.
- Kein genehmigtes Reglement vorhanden: Ohne genehmigtes Spesenreglement muss die Kilometerentschädigung im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.2 deklariert werden. Der Ansatz von CHF 0.75 wird von der Steuerbehörde als angemessen akzeptiert.
Die ESTV publiziert Anpassungen der Wegleitung zum Lohnausweis jeweils im Vorjahr oder zu Jahresbeginn. Unternehmen sollten die Publikation im Herbst beziehungsweise Anfang Januar verfolgen, um rechtzeitig reagieren zu können. Für 2026 wurde die Anpassung mit der aktualisierten Wegleitung ab 1. Januar 2026 kommuniziert.
04.Handlungsbedarf für Unternehmen und Mitarbeitende
Auch wenn keine formelle Pflicht zur Anpassung des Spesenreglements besteht, sollten Unternehmen den neuen Satz aktiv kommunizieren. Mitarbeitende, die regelmässig mit dem Privatfahrzeug geschäftlich unterwegs sind, haben ein berechtigtes Interesse an der korrekten Entschädigung. Eine transparente Information vermeidet Rückfragen und Unsicherheiten bei der Spesenabrechnung.
Checkliste: Massnahmen nach der Satzänderung
Spesenreglemente müssen inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Diese Anforderung wurde 2026 präzisiert. Wer das Reglement ohnehin überarbeitet, sollte gleichzeitig die Konformität mit den aktuellen SSK-Vorgaben sicherstellen und den Kilometersatz auf CHF 0.75 aktualisieren.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Neuen Satz rückwirkend auf 2025 anwenden
Der Ansatz von CHF 0.75 gilt erst für Fahrten ab dem 1. Januar 2026. Wer den neuen Satz rückwirkend auf Abrechnungen des Jahres 2025 anwendet, riskiert eine Korrektur durch die Steuerbehörde. Für 2025 bleibt CHF 0.70 der massgebliche Ansatz.
Fehler 2: Genehmigtes Reglement unnötig neu einreichen
Ein bereits genehmigtes Spesenreglement mit CHF 0.70 verliert durch die Satzänderung nicht seine Gültigkeit. Die erneute Einreichung bei der kantonalen Steuerverwaltung verursacht unnötigen Aufwand. Eine Neueinreichung ist nur nötig, wenn das Reglement inhaltlich wesentlich geändert wird.
Fehler 3: Alten Satz von CHF 0.70 für Fahrten ab 2026 beibehalten
Auch wenn das genehmigte Reglement formal CHF 0.70 nennt, dürfen Unternehmen den neuen ESTV-Satz von CHF 0.75 anwenden. Wer den alten Satz beibehält, entschädigt Mitarbeitende unter dem steuerlich anerkannten Niveau. Das kann zu Unzufriedenheit führen und widerspricht der Pflicht zum angemessenen Auslagenersatz nach Art. 327a OR.
Fehler 4: Kilometerentschädigung über CHF 0.75 ohne Nachweis auszahlen
Übersteigt die ausbezahlte Entschädigung den ESTV-Pauschalsatz, gilt der überschiessende Betrag als Lohnbestandteil. Er ist sozialversicherungspflichtig und muss im Lohnausweis deklariert werden. Höhere Ansätze sind nur mit einem detaillierten Einzelkostennachweis steuerlich vertretbar.
Fehler 5: Mischrechnung zwischen altem und neuem Satz im selben Jahr
Fahrten im Januar 2026 mit CHF 0.70 und spätere Fahrten mit CHF 0.75 abzurechnen, ist inkonsistent. Der Stichtag ist klar: Ab 1. Januar 2026 gilt einheitlich CHF 0.75 für alle Geschäftsfahrten. Eine Mischrechnung innerhalb desselben Kalenderjahres ist nicht vorgesehen.
06.Häufige Fragen
Muss ich mein Spesenreglement wegen der neuen Kilometerentschädigung 2026 ändern lassen?
Nein. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit CHF 0.70 behalten ihre Gültigkeit. Sie können den Satz intern auf CHF 0.75 anheben, ohne das Reglement erneut bei der Steuerverwaltung einreichen zu müssen. Eine Neueinreichung ist nur bei wesentlichen inhaltlichen Änderungen nötig.
Gilt die neue Kilometerentschädigung von CHF 0.75 auch für Motorräder?
Nein. Die Erhöhung auf CHF 0.75 betrifft ausschliesslich Personenwagen. Für Motorräder und andere Fahrzeugkategorien gelten separate, tiefere Ansätze. Die konkreten Sätze sind in der ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis aufgeführt.
Ab wann muss ich den neuen Kilometersatz von CHF 0.75 verwenden?
Der neue Satz gilt für alle Geschäftsfahrten ab dem 1. Januar 2026. Fahrten, die noch im Jahr 2025 stattgefunden haben, werden weiterhin mit CHF 0.70 abgerechnet. Der Stichtag ist das Datum der Fahrt, nicht das Datum der Abrechnung.
Was passiert, wenn mein Arbeitgeber weiterhin nur CHF 0.70 pro Kilometer zahlt?
Der ESTV-Pauschalsatz ist kein gesetzliches Minimum, sondern der steuerlich anerkannte Höchstansatz. Arbeitgeber dürfen einen tieferen Satz festlegen. Allerdings muss die Entschädigung gemäss Art. 327a OR die tatsächlich entstehenden Kosten angemessen decken. Bei deutlicher Unterdeckung können Mitarbeitende den Differenzbetrag einfordern.
Wann wird der Kilometersatz normalerweise von der ESTV publiziert?
Die ESTV aktualisiert die Wegleitung zum Lohnausweis jeweils im Vorjahr oder zu Jahresbeginn. Änderungen werden in der Regel im Herbst angekündigt und treten per 1. Januar des Folgejahres in Kraft. Für 2026 erfolgte die Publikation mit der aktualisierten Wegleitung ab 1. Januar 2026.
Ist die Kilometerentschädigung von CHF 0.75 steuer- und sozialversicherungsfrei?
Ja, sofern der Pauschalsatz von CHF 0.75 nicht überschritten wird und ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne genehmigtes Reglement muss die Entschädigung im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.2 deklariert werden. Beträge über CHF 0.75 pro Kilometer gelten als Lohnbestandteil und sind sozialversicherungspflichtig.