Kilometerentschädigung: Neuer Ansatz, Bestandsschutz, Handlungsbedarf
Ab 1.1.2026 gilt CHF 0.75/km statt CHF 0.70/km – bestehende genehmigte Reglemente behalten Bestandsschutz; neue Reglemente müssen den höheren Ansatz verwenden. Die Anpassung betrifft die steuerlich anerkannte Pauschale für geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug gemäss Art. 327a OR. Für Unternehmen mit bestehendem Spesenreglement stellt sich die Frage, ob und wann eine Anpassung nötig oder sinnvoll ist.
01.Ab 1.1.2026: CHF 0.75 pro Kilometer
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hat in der aktualisierten Wegleitung zum Lohnausweis per 1. Januar 2026 die Kilometerentschädigung für Privatfahrzeuge von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer angehoben. Dieser Ansatz deckt sämtliche Fahrzeugkosten pauschal ab: Treibstoff, Versicherung, Abschreibung, Unterhalt und Reifen. Die Erhöhung um rund 7 Prozent trägt den gestiegenen Betriebskosten Rechnung.
Kilometerentschädigung im Vergleich: Vor und nach der Änderung
Wer ab dem 1. Januar 2026 ein neues Spesenreglement erstellt oder ein bestehendes zur Genehmigung einreicht, muss den Ansatz von CHF 0.75/km verwenden. Die kantonale Steuerverwaltung prüft neue Reglemente auf Übereinstimmung mit den SSK-Mustervorlagen 2026. Ein Reglement mit dem alten Ansatz von CHF 0.70/km wird ab diesem Datum nicht mehr neu genehmigt.
Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Auswirkung: Eine Mitarbeiterin fährt monatlich 400 Geschäftskilometer mit dem Privatfahrzeug. Bisher erhielt sie CHF 280.00 pro Monat (400 km x CHF 0.70). Ab 2026 beträgt die Entschädigung CHF 300.00 pro Monat (400 km x CHF 0.75) – eine Differenz von CHF 240.00 pro Jahr.
02.Bestehende Reglemente: Bestandsschutz und freiwillige Anpassung
Unternehmen, die bereits über ein genehmigtes Spesenreglement mit CHF 0.70/km verfügen, profitieren vom Bestandsschutz. Das bedeutet: Das Reglement bleibt gültig, und es ist keine neue Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung erforderlich. Die Entschädigung von CHF 0.70/km wird weiterhin steuerlich anerkannt – sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Mitarbeitenden.
- Bestandsschutz: Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km behalten ihre Gültigkeit ohne erneute Einreichung. Die Steuerbehörde verlangt keine Anpassung.
- Freiwillige Erhöhung: Der Arbeitgeber kann den Ansatz jederzeit auf CHF 0.75/km anheben. Dafür muss das geänderte Reglement jedoch erneut bei der kantonalen Steuerverwaltung zur Genehmigung eingereicht werden.
- Neue Genehmigung bei Änderung: Jede inhaltliche Änderung am Spesenreglement – auch wenn nur der Kilometeransatz angepasst wird – löst eine neue Genehmigungspflicht aus. Das Reglement muss dann den SSK-Mustervorlagen 2026 entsprechen.
- Kein Anspruch der Mitarbeitenden auf Erhöhung: Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zur Erstattung notwendiger Auslagen. Ein genehmigtes Reglement mit CHF 0.70/km erfüllt diese Pflicht. Mitarbeitende haben keinen gesetzlichen Anspruch auf den höheren Ansatz.
In der Praxis empfiehlt sich eine Anpassung vor allem dann, wenn das Reglement ohnehin überarbeitet wird – etwa wegen neuer Verpflegungspauschalen oder organisatorischer Änderungen. Wer nur den Kilometeransatz erhöhen möchte, sollte bedenken, dass die Steuerbehörde bei der erneuten Prüfung das gesamte Reglement auf Konformität mit den aktuellen SSK-Mustervorlagen kontrolliert. Enthält das bestehende Reglement veraltete Bestimmungen, kann die Genehmigung an Auflagen geknüpft werden.
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03.Häufige Fehler
Fehler 1: Neues Reglement mit altem Ansatz von CHF 0.70/km einreichen
Wer ab 2026 ein neues Spesenreglement zur Genehmigung einreicht und noch CHF 0.70/km verwendet, erhält eine Ablehnung oder Rückweisung. Neue Reglemente müssen zwingend den aktuellen Ansatz von CHF 0.75/km enthalten und den SSK-Mustervorlagen 2026 entsprechen.
Fehler 2: Kilometeransatz ohne Genehmigung im Reglement ändern
Manche Unternehmen passen den Ansatz intern auf CHF 0.75/km an, ohne das geänderte Reglement erneut genehmigen zu lassen. Ohne gültige Genehmigung kann die Steuerbehörde die Differenz als steuerpflichtigen Lohnbestandteil qualifizieren. Jede inhaltliche Änderung erfordert eine neue Einreichung.
Fehler 3: Kilometerpauschale zusätzlich zu Treibstoffbelegen auszahlen
Die Pauschale von CHF 0.75/km deckt sämtliche Fahrzeugkosten ab – inklusive Treibstoff. Werden zusätzlich Tankquittungen erstattet, liegt eine Doppelvergütung vor. Die Steuerbehörde kann den überschiessenden Betrag als Lohn aufrechnen.
Fehler 4: Bestandsschutz fälschlicherweise auf nicht genehmigte Reglemente anwenden
Der Bestandsschutz gilt ausschliesslich für Reglemente, die vor dem 1. Januar 2026 von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt wurden. Interne Richtlinien oder Reglemente ohne formelle Genehmigung fallen nicht unter diese Regelung und müssen den neuen Ansatz verwenden.
Fehler 5: Rückwirkende Nachzahlung der Differenz ohne Reglementsanpassung
Einige Arbeitgeber zahlen Mitarbeitenden rückwirkend die Differenz von CHF 0.05/km nach, ohne das Reglement anzupassen. Solche Nachzahlungen ohne Reglementsgrundlage gelten steuerlich als Lohn und müssen im Lohnausweis deklariert werden.
04.Häufige Fragen
Muss ich meinen Mitarbeitenden die Differenz von CHF 0.05/km nachzahlen, wenn unser Reglement noch CHF 0.70 vorsieht?
Nein. Solange Ihr genehmigtes Spesenreglement CHF 0.70/km vorsieht, erfüllen Sie Ihre Pflicht gemäss Art. 327a OR. Es besteht kein gesetzlicher Anspruch auf den höheren Ansatz. Eine Anpassung ist freiwillig, erfordert aber eine neue Genehmigung des Reglements.
Gilt die Erhöhung auf CHF 0.75/km auch für Motorräder und Fahrräder?
Der Ansatz von CHF 0.75/km bezieht sich auf Personenwagen. Für Motorräder gilt ein separater, tieferer Ansatz. Fahrräder sind in der ESTV-Wegleitung nicht mit einer festen Pauschale geregelt. Prüfen Sie die kantonalen Vorgaben oder Ihr Spesenreglement für die genauen Beträge.
Kann ich im Reglement einen höheren Ansatz als CHF 0.75/km festlegen?
Grundsätzlich ja, aber Beträge über CHF 0.75/km werden steuerlich nicht mehr als Spesenersatz anerkannt. Die Differenz zum ESTV-Ansatz gilt als steuerpflichtiger Lohnbestandteil und muss im Lohnausweis unter Ziffer 1 deklariert werden.
Ab wann gilt der neue Ansatz – pro Fahrt oder pro Abrechnungsperiode?
Der Stichtag ist der 1. Januar 2026. Massgebend ist das Datum der Fahrt, nicht das Datum der Abrechnung. Fahrten bis 31. Dezember 2025 werden mit CHF 0.70/km abgerechnet, Fahrten ab 1. Januar 2026 mit CHF 0.75/km – sofern das Reglement den neuen Ansatz vorsieht.
Wie wirkt sich die Erhöhung auf den Lohnausweis aus?
Kilometerentschädigungen bis CHF 0.75/km bei genehmigtem Spesenreglement erscheinen nicht im Lohnausweis. Sie werden unter Ziffer 13.1.1 als Vermerk aufgeführt, dass ein genehmigtes Reglement vorliegt. Nur Beträge über dem ESTV-Ansatz sind lohnausweisrelevant.
Muss ich das Spesenreglement bei jedem Kanton separat neu genehmigen lassen?
Das Spesenreglement wird in der Regel beim Sitzkanton des Unternehmens eingereicht. Dieser informiert die übrigen betroffenen Kantone. Bei Betriebsstätten in mehreren Kantonen kann es vorkommen, dass einzelne Kantone zusätzliche Anforderungen stellen. Klären Sie dies direkt mit der zuständigen Steuerverwaltung.