Verpflegungsmehraufwand Abwesenheitszeiten: Schwellenwerte, Berechnung und Praxisbeispiele
Die Abwesenheitsdauer bestimmt, ob und in welcher Höhe Arbeitnehmende eine Verpflegungsentschädigung erhalten. In der Schweizer Praxis haben sich zwei Schwellenwerte etabliert: mehr als vier Stunden für eine Mahlzeit und mehr als acht Stunden für die volle Tagespauschale.
Grundlage ist Art. 327a OR, der den Arbeitgeber verpflichtet, notwendige Auslagen für die Arbeitsausführung zu ersetzen. Die konkreten Abwesenheitsgrenzen ergeben sich aus dem genehmigten Spesenreglement, den SSK-Mustervorlagen und der ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis.
01.Schwellenwerte: Ab wann gilt welcher Anspruch?
Die Schwellenwerte für den Verpflegungsmehraufwand orientieren sich an der Dauer der geschäftsbedingten Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsort. Die SSK-Musterreglemente und die gängige Praxis der kantonalen Steuerverwaltungen unterscheiden zwei Stufen. Entscheidend ist, dass die Abwesenheit geschäftlich veranlasst sein muss und die Verpflegung am üblichen Arbeitsort nicht möglich war.
Verpflegungsentschädigung nach Abwesenheitsdauer (Stand 2026)
Die Pauschale von CHF 30.– pro Tag gilt gemäss ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis ab 1.1.2026 als steuerfreier Ansatz, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Arbeitgeber können im Reglement auch tiefere Schwellenwerte definieren, etwa bereits ab drei Stunden eine Entschädigung vorsehen. Die gesetzliche Untergrenze bildet Art. 327a OR: Notwendige Auslagen müssen in jedem Fall ersetzt werden.
02.Wie wird die Abwesenheitsdauer berechnet?
Die Abwesenheitsdauer beginnt mit dem Verlassen des gewöhnlichen Arbeitsorts und endet mit der Rückkehr dorthin. Der gewöhnliche Arbeitsort ist in der Regel der vertraglich vereinbarte Arbeitsplatz, also das Büro, die Werkstatt oder der Betriebsstandort. Der Wohnort ist nicht massgebend, es sei denn, die Geschäftsreise beginnt direkt von zu Hause aus, ohne dass der Arbeitsort dazwischenliegt.
- Startpunkt: Zeitpunkt, an dem die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter den gewöhnlichen Arbeitsort verlässt, um den auswärtigen Termin wahrzunehmen. Bei Reisen direkt ab Wohnort gilt der Zeitpunkt des Aufbruchs.
- Endpunkt: Zeitpunkt der Rückkehr an den gewöhnlichen Arbeitsort. Fährt die Person nach dem Termin direkt nach Hause, endet die Abwesenheit mit der Ankunft am Wohnort.
- Reisezeit: Die An- und Rückreise zählt vollständig zur Abwesenheitsdauer. Wartezeiten am Bahnhof oder Flughafen werden ebenfalls eingerechnet.
- Unterbrechungen: Private Unterbrechungen während der Geschäftsreise, etwa ein privater Einkauf, werden von der Abwesenheitsdauer abgezogen, sofern sie erheblich sind.
Bei Mitarbeitenden im Aussendienst ohne festen Arbeitsort gilt der erste Kundenbesuch als Beginn und der letzte als Ende der Abwesenheit. Das Spesenreglement sollte diese Sonderfälle explizit regeln, damit keine Unklarheiten bei der Abrechnung entstehen.
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Mehr erfahren →03.Praxisbeispiele: Halbtagesbesuch und Ganztagsreise
Zwei typische Szenarien zeigen, wie die Schwellenwerte in der Praxis wirken. Entscheidend ist jeweils die tatsächliche Abwesenheitsdauer vom gewöhnlichen Arbeitsort.
Beispiel 1: Halbtages-Kundenbesuch
Die Abwesenheit beträgt 3 Stunden und 45 Minuten. Damit liegt sie unter der Vier-Stunden-Schwelle. Es besteht kein Anspruch auf eine Verpflegungsentschädigung. Selbst wenn die Mitarbeiterin unterwegs einen Kaffee trinkt, ist dies keine erstattungsfähige Auslage im Sinne des Verpflegungsmehraufwands.
Beispiel 2: Ganztagsreise mit Kundenterminen
Die Abwesenheit beträgt 10 Stunden und 30 Minuten. Damit greift die volle Tagespauschale von CHF 30.–. Der Mitarbeiter kann diese ohne Beleg geltend machen, sofern das genehmigte Spesenreglement eine Pauschalabrechnung vorsieht. Wird stattdessen effektiv abgerechnet, muss ein Beleg für das Mittagessen eingereicht werden.
04.Abwesenheitsregeln im Spesenreglement verankern
Ein genehmigtes Spesenreglement muss die Abwesenheitsschwellen klar definieren, damit die Verpflegungspauschalen steuerlich als Spesenersatz anerkannt werden. Die SSK-Musterreglemente (Stand Januar 2026) verlangen eine inhaltliche Übereinstimmung mit den Vorgaben der Schweizerischen Steuerkonferenz. Arbeitgeber, die von den Mustervorlagen abweichen, riskieren, dass die kantonale Steuerverwaltung das Reglement nicht genehmigt.
- Schwellenwerte festlegen: Das Reglement muss angeben, ab welcher Abwesenheitsdauer eine Verpflegungsentschädigung geschuldet ist. Die gängige Praxis orientiert sich an den Stufen vier und acht Stunden.
- Messmethode definieren: Es sollte klar geregelt sein, ob die Abwesenheit ab dem Arbeitsort oder ab dem Wohnort gemessen wird und wie mit Aussendienstmitarbeitenden verfahren wird.
- Pauschale oder effektive Abrechnung: Das Reglement legt fest, ob Mitarbeitende pauschal oder gegen Beleg abrechnen. Bei Pauschalabrechnung entfällt die Belegpflicht, die Pauschale darf aber CHF 30.– pro Tag nicht übersteigen.
- Mahlzeitenabzug bei Einladungen: Wird eine Mahlzeit vom Kunden oder Geschäftspartner offeriert, entfällt der Anspruch auf die entsprechende Pauschale. Das Reglement sollte diese Kürzungsregel explizit enthalten.
Ohne genehmigtes Spesenreglement muss der Arbeitgeber Verpflegungspauschalen im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1 deklarieren. Sie gelten dann als Lohnbestandteil und sind sozialversicherungs- und steuerpflichtig. Die Genehmigung des Reglements durch die zuständige kantonale Steuerverwaltung ist deshalb nicht nur empfehlenswert, sondern für die steuerfreie Auszahlung zwingend.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Abwesenheit ab Wohnort statt ab Arbeitsort berechnen
Viele Mitarbeitende rechnen die Abwesenheitsdauer ab dem Verlassen der Wohnung. Massgebend ist jedoch der gewöhnliche Arbeitsort. Wer morgens zuerst ins Büro fährt und dann zum Kunden reist, darf nur die Zeit ab dem Büro zählen. Die falsche Berechnung führt dazu, dass Schwellenwerte fälschlicherweise erreicht werden und nicht geschuldete Pauschalen ausbezahlt werden.
Fehler 2: Verpflegungspauschale bei Abwesenheit unter vier Stunden auszahlen
Kurze Auswärtstermine von zwei bis drei Stunden berechtigen nicht zu einer Verpflegungsentschädigung. Wird dennoch eine Pauschale ausbezahlt, kann die Steuerverwaltung diese als Lohnbestandteil qualifizieren. Das Spesenreglement sollte die Vier-Stunden-Grenze klar kommunizieren.
Fehler 3: Keine Unterscheidung zwischen halber und voller Pauschale
Manche Unternehmen zahlen bei jeder Abwesenheit pauschal CHF 30.– aus, unabhängig von der Dauer. Bei einer Abwesenheit zwischen vier und acht Stunden ist jedoch nur eine Hauptmahlzeit geschuldet. Die Differenz kann bei einer Revision als geldwerter Vorteil nachbesteuert werden.
Fehler 4: Mahlzeitenabzug bei Kundeneinladung vergessen
Wird eine Mahlzeit vom Kunden oder Geschäftspartner bezahlt, entfällt der Anspruch auf die entsprechende Pauschale. Viele Mitarbeitende reichen trotzdem die volle Tagespauschale ein. Ohne systematische Kontrolle entstehen Doppelentschädigungen, die bei einer Steuerrevision beanstandet werden.
Fehler 5: Abwesenheitsregeln nicht im Spesenreglement definiert
Fehlen im Spesenreglement konkrete Angaben zu den Abwesenheitsschwellen, entsteht Interpretationsspielraum. Mitarbeitende und Vorgesetzte legen die Regeln unterschiedlich aus, was zu uneinheitlichen Abrechnungen führt. Die kantonale Steuerverwaltung kann in diesem Fall die Genehmigung des Reglements verweigern oder entziehen.
06.Häufige Fragen
Zählt die Mittagspause zur Abwesenheitsdauer beim Verpflegungsmehraufwand?
Die Mittagspause zählt zur Abwesenheitsdauer, sofern sie während einer geschäftsbedingten Auswärtstätigkeit stattfindet. Entscheidend ist, dass die Person sich nicht am gewöhnlichen Arbeitsort befindet. Eine Mittagspause im Büro unterbricht hingegen die Abwesenheit nicht, da die Person ohnehin am Arbeitsort ist.
Gilt der Verpflegungsmehraufwand auch bei Homeoffice-Tagen?
Homeoffice-Tage begründen keinen Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Die Entschädigung setzt eine geschäftsbedingte Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsort voraus. Wer von zu Hause aus arbeitet, hat keine Mehrkosten für auswärtige Verpflegung. Etwas anderes gilt nur, wenn das Homeoffice vertraglich als gewöhnlicher Arbeitsort definiert ist und die Person für einen Termin auswärts reisen muss.
Kann der Arbeitgeber höhere Schwellenwerte als vier und acht Stunden festlegen?
Der Arbeitgeber darf im Spesenreglement grosszügigere Schwellenwerte festlegen, etwa bereits ab drei Stunden eine Entschädigung vorsehen. Restriktivere Schwellenwerte, die den tatsächlichen Verpflegungsmehraufwand nicht mehr decken, verstossen gegen Art. 327a OR. Die Erstattungspflicht für notwendige Auslagen ist zwingend und kann vertraglich nicht wegbedungen werden.
Wie wird die Abwesenheit bei mehrtägigen Geschäftsreisen berechnet?
Bei mehrtägigen Geschäftsreisen wird jeder Tag einzeln betrachtet. Für den Anreisetag zählt die Abwesenheit ab dem Verlassen des Arbeitsorts, für den Abreisetag bis zur Rückkehr. Zwischentage gelten als volle Abwesenheitstage mit Anspruch auf die volle Tagespauschale von CHF 30.–.
Muss die Abwesenheitszeit für den Verpflegungsmehraufwand dokumentiert werden?
Eine Dokumentation der Abwesenheitszeit ist empfehlenswert und wird von vielen Arbeitgebern verlangt. Üblich sind Angaben zu Reiseziel, Abfahrts- und Rückkehrzeit sowie Zweck der Reise. Bei einer Steuerrevision muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass die Schwellenwerte tatsächlich erreicht wurden.