Verpflegungsmehraufwand: Abwesenheitszeiten und SSK-Zeitregeln
Oft wird angenommen, der Verpflegungsmehraufwand sei erst ab einer bestimmten Abwesenheitsdauer geschuldet. Eine solche Stundenregel kennen weder Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis noch das SSK-Muster-Spesenreglement. Entscheidend ist, welche Hauptmahlzeiten wegen der Arbeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts anfallen. Abreise- und Rückkehrzeiten bleiben trotzdem wichtig: Nach SSK-Muster entscheiden sie über Frühstück und Abendessen. Dieser Artikel erklärt die Zeitregeln und wie Sie sie im Spesenreglement festhalten.
01.Keine Stundenschwelle: Was für den Anspruch zählt
Stundenstufen für die Verpflegung, wie sie etwa das deutsche Reisekostenrecht für Arbeitgeber in Deutschland kennt, gelten für Schweizer Arbeitgeber nicht. Weder Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis noch das SSK-Muster-Spesenreglement knüpfen den Verpflegungsmehraufwand an eine Mindestdauer der Abwesenheit. Vergütet wird jede Hauptmahlzeit, die wegen der Arbeit – Geschäftsreise oder auswärtiger Einsatz – ausserhalb des üblichen Arbeitsorts anfällt. Massgebend ist der Ort, an dem die Person üblicherweise arbeitet; bei Aussendienstmitarbeitenden ist das nicht zwingend der Firmensitz.
Mahlzeiten nach SSK-Muster-Spesenreglement
Die SSK-Ansätze gelten im Rahmen eines genehmigten Reglements nach SSK-Muster. Ohne genehmigtes Reglement gilt Rz 52: Pauschale für eine Hauptmahlzeit höchstens CHF 30, effektive Vergütung für Mittag- oder Abendessen in der Regel höchstens CHF 35. Eine Hochrechnung der Pauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig; Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit.
Beispiel: Ein Servicetechniker fährt um 11.00 Uhr zu einem Kunden und ist um 18.00 Uhr zurück. Er isst unterwegs zu Mittag; vergütet wird dieses Mittagessen, pauschal bis CHF 30. Frühstück (Abreise nach 07.30 Uhr) und Abendessen (Rückkehr vor 19.30 Uhr) werden nach SSK-Muster nicht vergütet.
02.Mittag- vs. Abendessen
Die Pauschale nach Rz 52 von bis zu CHF 30 bezieht sich auf eine Hauptmahlzeit – Mittagessen oder Abendessen. Wer wegen der Arbeit mittags und abends auswärts isst, kann deshalb bis CHF 60 pauschal erhalten. Dafür braucht es kein genehmigtes Reglement; massgebend ist, dass beide Mahlzeiten tatsächlich wegen der Reise auswärts anfallen.
- Mittagessen: Wird vergütet, wenn es wegen der Geschäftsreise oder des auswärtigen Einsatzes ausserhalb des üblichen Arbeitsorts anfällt. Dies ist der häufigste Anwendungsfall.
- Abendessen: Nach SSK-Muster bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr. Bei früherer Rückkehr fällt es am Wohnort an.
- Frühstück: Nach SSK-Muster bei Abreise vor 07.30 Uhr oder nach auswärtiger Übernachtung, sofern es nicht im Hotelpreis inbegriffen ist; Ansatz im Muster CHF 15.
Ein konkretes Beispiel: Eine Projektleiterin reist um 06.30 Uhr ab und kehrt um 20.30 Uhr zurück. Nach SSK-Muster werden Frühstück (Abreise vor 07.30 Uhr), Mittagessen und Abendessen (Rückkehr nach 19.30 Uhr) vergütet. Nach Rz 52 sind für Mittag- und Abendessen je bis CHF 30, zusammen bis CHF 60, ohne Reglement zulässig; das Frühstück vergüten Sie gegen Beleg oder gemäss Ihrem Reglement.
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Mehr erfahren →03.Kurzeinsätze, Tagesreisen und mehrtägige Reisen
Statt Halb- und Ganztage nach Stunden zu staffeln, prüfen Sie für jede Reise, welche Mahlzeiten wegen der Arbeit auswärts anfallen. Die folgende Übersicht zeigt typische Fälle bei einem Reglement nach SSK-Muster.
Typische Fälle nach SSK-Zeitregeln
* Nur, wenn das Frühstück nicht im Hotelpreis inbegriffen ist. Ob ein Einsatz unterbrochen wird, spielt keine Rolle: Massgebend ist allein, ob eine Mahlzeit wegen der Arbeit auswärts anfällt. Wer nur morgens auswärts ist und zum Mittagessen an den Arbeitsort zurückkehrt, hat keinen Mehraufwand für die Verpflegung.
Das Spesenreglement sollte festhalten, wann Frühstück, Mittag- und Abendessen vergütet werden; das SSK-Muster mit 07.30 Uhr und 19.30 Uhr ist dafür eine bewährte Vorlage. Höhere oder andere Ansätze als nach Rz 52 brauchen die Genehmigung des Sitzkantons; im Zweifel entscheidet die kantonale Steuerverwaltung. Für Mitarbeitende, die 40–60 % ausser Haus arbeiten und eine Mittagessensentschädigung erhalten, ist im Lohnausweis Feld G anzukreuzen; über 60 % gilt Ziffer 15 «Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt».
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Ausländische Stundenstufen übernehmen
Stundenstufen, wie sie etwa das deutsche Reisekostenrecht für Arbeitgeber in Deutschland kennt, gelten für Schweizer Arbeitgeber nicht. Massgebend sind Rz 52 der Wegleitung und Ihr Spesenreglement mit Ansätzen pro Mahlzeit.
Fehler 2: VMW ohne Bezug zur Mahlzeit auszahlen
Die Pauschale ist an eine konkret wegen der Arbeit auswärts eingenommene Hauptmahlzeit geknüpft. Wird der Betrag für jeden Arbeitstag ausbezahlt, ist das eine unzulässige Hochrechnung auf Arbeitstage. Solche Beträge fallen nicht unter Rz 52 und können als Lohn aufgerechnet werden.
Fehler 3: Abendessen ohne Übernachtung oder späte Rückkehr vergüten
Nach SSK-Muster wird das Abendessen nur bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr vergütet. Bei früherer Rückkehr fällt es am Wohnort an.
Fehler 4: Arbeitsort falsch bestimmen
Der übliche Arbeitsort ist nicht zwingend der Firmensitz. Bei Aussendienstmitarbeitenden oder Personen mit wechselnden Einsatzorten muss der Referenzort korrekt definiert sein, sonst werden Mahlzeiten zu Unrecht vergütet oder verweigert.
Fehler 5: Hotelfrühstück zusätzlich vergüten
Ist das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird nach SSK-Muster kein Frühstück vergütet. Sonst wird dieselbe Mahlzeit doppelt bezahlt.
05.Häufige Fragen
Gilt der Verpflegungsmehraufwand auch, wenn ich um 11 Uhr abreise und um 18 Uhr zurückkehre?
Ja, für das Mittagessen, wenn Sie es wegen der Reise auswärts einnehmen; eine Stundenschwelle gibt es nicht. Nach Rz 52 sind pauschal bis CHF 30 zulässig. Frühstück und Abendessen werden nach SSK-Muster nicht vergütet, weil Sie nach 07.30 Uhr abreisen und vor 19.30 Uhr zurück sind.
Zählt die Fahrzeit zum Einsatzort zur Abwesenheitszeit?
Für den Anspruch zählt keine Gesamtdauer, sondern ob eine Mahlzeit wegen der Arbeit auswärts anfällt. Die Uhrzeiten von Abreise und Rückkehr bleiben aber wichtig: Nach SSK-Muster entscheiden sie über Frühstück (Abreise vor 07.30 Uhr) und Abendessen (Rückkehr nach 19.30 Uhr).
Erhalte ich VMW, wenn der Arbeitgeber am Einsatzort eine Kantine zur Verfügung stellt?
Stellt der Arbeitgeber oder ein Auftraggeber am Einsatzort eine kostenlose oder vergünstigte Verpflegung bereit, entfällt der Mehraufwand ganz oder teilweise. Dieselbe Mahlzeit darf nicht doppelt bezahlt werden. Details regelt das Spesenreglement.
Muss ich Belege einreichen, wenn ich die VMW-Pauschale erhalte?
Für Pauschalen nach Rz 52 sind keine Verpflegungsbelege nötig. Halten Sie aber Datum, Einsatzort sowie Abreise- und Rückkehrzeit fest, etwa im Reiserapport. So lässt sich die tatsächliche Reisetätigkeit gegenüber Steuerbehörde und AHV belegen.
Kann der Arbeitgeber mehr als CHF 30 pro Mahlzeit bezahlen?
Ja. Höhere Ansätze lassen sich in einem vom Sitzkanton genehmigten Spesenreglement festlegen, etwa nach SSK-Muster. Ohne genehmigtes Reglement sind Spesen über Rz 52 im Lohnausweis betragsmässig anzugeben (Rz 53). Überhöhte, nicht begründbare Beträge können Steuerbehörde und AHV als Lohn aufrechnen.