Verpflegungsmehraufwand: Abwesenheitszeiten, 6-Stunden-Regel und Staffelung
Verpflegungsmehraufwand CHF 30 gilt ab 6 Stunden ununterbrochener Abwesenheit vom Arbeitsort – unter 6h kein Anspruch; das Spesenreglement muss Ganz- und Halbtage klar definieren. Die Abwesenheitsdauer ist damit das zentrale Kriterium dafür, ob eine Verpflegungspauschale steuerfrei ausbezahlt werden darf. Arbeitgeber, die diese Schwelle im Reglement nicht sauber abbilden, riskieren bei einer Revision die Aufrechnung als Lohnbestandteil.
01.Ab 6 Stunden Abwesenheit
Die ESTV anerkennt den Verpflegungsmehraufwand von CHF 30 pro Tag nur dann als steuerfreie Spesenvergütung, wenn die arbeitnehmende Person mindestens 6 Stunden ununterbrochen vom gewöhnlichen Arbeitsort abwesend ist. Massgebend ist der Ort, an dem die Person üblicherweise ihre Arbeit verrichtet – bei Aussendienstmitarbeitenden also nicht zwingend der Firmensitz, sondern das vertraglich vereinbarte Einsatzgebiet. Die 6-Stunden-Schwelle orientiert sich an der Praxis der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) und ist in den Musterreglementen verankert.
Abwesenheitsdauer und VMW-Anspruch
Wichtig: Die 6 Stunden müssen ununterbrochen sein. Kehrt eine Person zwischendurch an den Arbeitsort zurück und fährt später erneut los, werden die Abwesenheitsblöcke nicht addiert. Jeder Abwesenheitsblock wird einzeln beurteilt. Wer beispielsweise morgens 3 Stunden und nachmittags 4 Stunden auswärts ist, erreicht die Schwelle nicht, obwohl die Gesamtabwesenheit 7 Stunden beträgt.
02.Mittag- vs. Abendessen
Die Pauschale von CHF 30 bezieht sich auf eine Hauptmahlzeit – entweder Mittagessen oder Abendessen. Ob eine oder beide Mahlzeiten vergütet werden, hängt davon ab, wie viele Hauptmahlzeiten tatsächlich in die Abwesenheitszeit fallen. Ist eine Person beispielsweise von 07:00 bis 21:00 Uhr geschäftlich unterwegs, fallen sowohl Mittag- als auch Abendessen in die Abwesenheit. In diesem Fall kann das Spesenreglement eine doppelte Pauschale von je CHF 30, also total CHF 60, vorsehen.
- Mittagessen: Anspruch besteht, wenn die Abwesenheit die Mittagszeit (ca. 11:30–13:30 Uhr) umfasst und die 6-Stunden-Schwelle erreicht ist. Dies ist der häufigste Anwendungsfall.
- Abendessen: Anspruch besteht, wenn die Abwesenheit über 19:00 Uhr hinaus dauert und die Person nicht rechtzeitig am Wohnort essen kann. Voraussetzung ist ebenfalls eine Gesamtabwesenheit von mindestens 6 Stunden.
- Morgenessen: Wird in der Praxis selten separat vergütet. Ein Anspruch entsteht typischerweise nur bei Übernachtungen auswärts und ist dann meist im Hotelpreis oder in der Übernachtungspauschale enthalten.
Ein konkretes Beispiel: Eine Projektleiterin reist um 06:30 Uhr ab und kehrt um 20:30 Uhr zurück. Die Abwesenheit beträgt 14 Stunden und umfasst beide Hauptmahlzeiten. Sieht das Spesenreglement eine Staffelung vor, erhält sie CHF 60 steuerfrei. Fehlt eine solche Regelung im Reglement, bleibt es bei CHF 30 für die erste Hauptmahlzeit. Das Reglement muss diese Differenzierung explizit enthalten, damit die doppelte Pauschale von der Steuerbehörde akzeptiert wird.
Verpflegungsmehraufwand und Abwesenheitszeiten korrekt erfassen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Ganz- vs. Halbtag
Die Unterscheidung zwischen Ganz- und Halbtagsabwesenheit ist für die korrekte Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands entscheidend. Die SSK-Musterreglemente verlangen, dass Unternehmen in ihrem genehmigten Spesenreglement klar definieren, ab welcher Abwesenheitsdauer ein Ganztag und ab wann ein Halbtag vorliegt. Ohne diese Definition fehlt die Grundlage für eine steuerfreie Auszahlung der Pauschalen.
Typische Staffelung im Spesenreglement
Eine reine Vormittagsabwesenheit – etwa von 08:00 bis 11:00 Uhr – begründet keinen VMW-Anspruch, selbst wenn die Person nicht am Arbeitsort war. Entscheidend ist, ob eine Hauptmahlzeit in die Abwesenheitszeit fällt und die 6-Stunden-Schwelle erreicht wird. Wer nur morgens auswärts ist und zum Mittagessen an den Arbeitsort zurückkehrt, hat keinen Mehraufwand für die Verpflegung.
Das Spesenreglement sollte die Staffelung in einer Tabelle oder klaren Regelung festhalten. Die kantonale Steuerverwaltung prüft bei der Genehmigung des Reglements, ob die Abstufungen nachvollziehbar und mit den SSK-Mustervorlagen kompatibel sind. Reglemente, die pauschal CHF 30 pro Reisetag ohne Bezug zur Abwesenheitsdauer vorsehen, werden in der Regel nicht genehmigt oder bei einer Revision beanstandet.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Abwesenheitsblöcke zusammenrechnen
Zwei getrennte Abwesenheiten von je 4 Stunden ergeben keine 8-stündige Abwesenheit im Sinne der VMW-Regelung. Die 6-Stunden-Schwelle muss in einem einzigen, ununterbrochenen Block erreicht werden. Wer Blöcke addiert, riskiert die Aufrechnung der Pauschale als steuerpflichtigen Lohn.
Fehler 2: VMW ohne Bezug zur Mahlzeit auszahlen
Die Pauschale von CHF 30 ist an eine konkret auswärts eingenommene Hauptmahlzeit geknüpft. Wird der Betrag pauschal für jeden Reisetag ausbezahlt – unabhängig davon, ob tatsächlich eine Mahlzeit in die Abwesenheit fällt – fehlt die sachliche Grundlage. Die Steuerbehörde kann die Vergütung als verdeckten Lohnbestandteil qualifizieren.
Fehler 3: Keine Staffelung im Spesenreglement
Viele KMU definieren im Reglement nur einen einzigen Pauschalbetrag ohne Unterscheidung nach Abwesenheitsdauer. Die SSK-Musterreglemente verlangen jedoch eine klare Staffelung für Halb- und Ganztage. Fehlt diese, wird das Reglement bei der Genehmigung beanstandet oder die Pauschalen werden bei einer Revision nicht anerkannt.
Fehler 4: Arbeitsort falsch bestimmen
Der gewöhnliche Arbeitsort ist der vertraglich vereinbarte Einsatzort, nicht zwingend der Firmensitz. Bei Aussendienstmitarbeitenden oder Personen mit wechselnden Einsatzorten muss der Referenzort korrekt definiert sein. Eine falsche Bestimmung führt dazu, dass Abwesenheitszeiten falsch berechnet und Pauschalen zu Unrecht ausbezahlt werden.
Fehler 5: Doppelte Pauschale ohne Reglementgrundlage
Bei ganztägiger Abwesenheit mit zwei Hauptmahlzeiten auswärts dürfen CHF 60 nur dann steuerfrei vergütet werden, wenn das genehmigte Spesenreglement diese Möglichkeit ausdrücklich vorsieht. Ohne entsprechende Regelung bleibt der Anspruch auf CHF 30 beschränkt. Die fehlende Reglementgrundlage ist ein häufiger Beanstandungsgrund bei Revisionen.
05.Häufige Fragen
Gilt der Verpflegungsmehraufwand auch wenn ich um 11 Uhr abreise und um 18 Uhr zurückkehre?
Ja. Die Abwesenheit beträgt in diesem Fall 7 Stunden und überschreitet die 6-Stunden-Schwelle. Da die Mittagszeit in die Abwesenheit fällt, besteht Anspruch auf CHF 30 für das Mittagessen. Voraussetzung ist, dass die Abwesenheit ununterbrochen war und das Spesenreglement den Anspruch vorsieht.
Zählt die Fahrzeit zum Arbeitsort zur Abwesenheitsdauer?
Die Abwesenheit beginnt mit dem Verlassen des gewöhnlichen Arbeitsortes und endet mit der Rückkehr dorthin. Die Fahrzeit zwischen Arbeitsort und auswärtigem Einsatzort zählt somit zur Abwesenheitsdauer. Die Pendelzeit zwischen Wohnort und gewöhnlichem Arbeitsort zählt hingegen nicht.
Erhalte ich VMW wenn der Arbeitgeber am Einsatzort eine Kantine zur Verfügung stellt?
Stellt der Arbeitgeber oder ein Auftraggeber am Einsatzort eine kostenlose oder vergünstigte Verpflegungsmöglichkeit bereit, entfällt der Verpflegungsmehraufwand ganz oder teilweise. Der Anspruch auf die Pauschale setzt voraus, dass tatsächlich ein finanzieller Mehraufwand entsteht. Details regelt das jeweilige Spesenreglement.
Muss ich Belege einreichen wenn ich die VMW-Pauschale erhalte?
Bei einer genehmigten Pauschale von CHF 30 pro Mahlzeit ist kein Einzelbeleg für die Verpflegung erforderlich. Die Abwesenheitszeit muss jedoch dokumentiert sein, etwa durch einen Reiserapport oder eine Spesenabrechnung mit Angabe von Abfahrts- und Rückkehrzeit. Diese Dokumentation dient als Nachweis gegenüber der Steuerbehörde.
Kann der Arbeitgeber eine höhere Pauschale als CHF 30 pro Mahlzeit bezahlen?
Der Arbeitgeber kann intern höhere Beträge vergüten. Steuerlich anerkannt als Spesenvergütung sind jedoch maximal CHF 30 pro Hauptmahlzeit gemäss ESTV-Ansätzen. Der übersteigende Betrag gilt als Lohnbestandteil und muss im Lohnausweis deklariert sowie der Sozialversicherungspflicht unterstellt werden.